RAPOARTE

RAPOARTE

Examinarea (vizualizarea) unui raport creat anterior

v     In fereastra bazei de date se efectueaza un clic pe butonul♥ (rapoarte).

v     Din lista de rapoarte printr-un clic se allege raportul dorit.

v     Se efectueaza un clic e butonul de comanda ♥ (Preview, examinare).In urma acestei actiuni pe ecran se afiseaza raportulrespectiv, folosind modul de vizualizare" examinare inaintea imprimarii" (Print Preview).

Crearea si salvarea unui raport

o       In fereastra bazei de date se executa un clic pe butonul de comanda (rapoarte).

o       Se executa undublu clic pe comanda Create raport by using wizard. In urma acestei actiuni se afiseazaprima fereastra a expertului de raport:

v     Din lista combinata Tables/Queries se aleg tabelele (interogarile) utilizate in raport. Dupa selectarea unui astfel de obiect din lista Available Fields se vor afisa campurile disponibile ale obiectului respective. Din lista Available Fields printr-un clic se selecteaza un nume de camp, dupa care se executa un clic pe butonul . Campul selectat se va deplasa in zona etichetata cu Selected Fields. Se repeata procedura pentru fiecare camp utilizat in raport. In continuare din lista combinata Tables/Queries se pot selecta si alte tabele sau interogari , iar campurile necesare in raport se vor depune in lista Selected Fields. Dupa ce au fost desemnate toate campurile utilizate in raport se actioneaza butonul de comanda Next, prin care se trece la pasul urmator.

v     Aceasta fereastra expertului se refera la o eventuala grupare a articolelor din raport, in functie de valorile continute intr-un camp specificat. Daca se doreste gruparea in functie de valorile unui camp, in lista din stanga se efectueaza un clic pe numele campului respective si se actioneaza butonul . Pot fi selectate mai multe niveluri de grupare. Se actioneaza butonul Next.

v     Aceasta fereasta a expertului se refera la ordinea de sortare a valorilor din campurile, care vor fi plasate in sectiunea de detalii ale raportului (in aceasta sectiune pot fi sortate numia campurile, care nu sunt utilizate pentru grupari).Operatiade sortare a articolelor din sectiunea de detalii poate fi realizata dupa cel mult patru campuri, in ordine crescatoare sau descrescatoare. Dupa stabilirea operatiunilor de sortare se va actiona butonul de comanda Next.

v     In noua fereastra a expertului se poate stabili modul de asezare a raportului in pagina precum si orientarea paginii utilizate.butoanele de optiune afisate in zoana Layout (aspect) permit selectarea modului de asezare a raportului in pagina.Efectul lor poate fi vizualizat chiar in interiorul ferestrei de dialog ( in partea din stanga a ferestrei).Butoanele de optiune din zona Orientation se refera la orientarea paginii imprimate (portret sau vedere).Fereastra este prevazuta si cu o caseta de selectare. Daca caseta este selectata, atunci latimea campurilor raportului vor fi ajustate de proagramul Access astfel incat toate campuirle sa incapa in pagina. Dupa selectarea acestor optiuni se va actiona butonul de comanda Next.

v     Din fereastra afisata se alege stilul care urmeaza sa fie utilizat de antetul raportului precum si de etichetele si controalele afisate in sectiunea de detalii ale raportului. Stilurile pot fi vizualizate in ineriorul ferestrei de dialog. Dupa selectarea stilului preferat se va actiona butonul de comanda Next.

v     In ultima fereastra a expertului se stabileste titlul raportului. Prin aplicarea unui clic pe butonul de comanda Finish se termina activitatea expertului de raport.

Raportul creat de expert este salvat automat si este afisat in modul de vizualizare "examinare inaintea imprimarii" (Print Preview). Acest mod de vizualizare poate fi modificat in modul de vizualizare tip proiect (Design View).Comenzile de alegere a modului de vizualizare utilizat se gasesc in meniul View.

Editarea unui raport creat anterior

Prin editarea unui raport vom inteleg urmatoarele operatii:

v     Modificarea ordinii de afisare a campurilor in structura raportului;

v     Grupareasi sortarea datelor dupa diferite campuri;

v     Introducerea formulelor in anteturile si subsolurile de raport, prin care se pot apela functii de tip agregat (SUM, MIN, MAX, AVG, COUNT).

v     Adaugarea si modificarea textelor in antetul si subsolul unui raport.

Aceste operatii de editare se pot realize numai daca raportul este deschis in modul de vizualizare de tip proiect (Design View).In acest scop in fereastra bazei de date se efectueaza un clic pe butonul (rapoarte), din lista de rapoarte printr-un clic se alege raportul dorit si se efectuaza un clic pe butonul de comanda (Design), prin care se deschide raportul in modul de vizualizare tip proiect.Un raport afisat in acest mod de vizualizare poate aspectul urmator:

Un raport se compune de regula din mai multe sectiuni. Sectiunea de detalii (Detail) a raportului se refera pentru fiecare articol in momentul in care raportuleste afisat in modul de vizualizare "examinare inaintea imprimarii".

In afara sectiunii de detalii, un raport poate avea antet si subsol (Report Header si Report Footer), un antet si un subsol al paginii (Page Header si Page Footer) precum si antete si subsoluiri pentru un numar de pana la zece nivele de grupare.

Antetele si subsolurile aferente raportului si paginii se pot afisa/ascunde prin comenzile Report Header/Footer si Page Header/Footer (meniu View). Antetul si subsolul de pagina definesc elementele care vor fi imprimate in partea de sus si de jos a fiecarei pagini. Antetul de raport apare numai pe prima pagina a raportului si joacarolul unui titlu pentru intregul raport. Subsolul de raport apare numai pe ultima pagina a raportului.

Modificarea ordinii de afisare a campurilor in structura unui raport

Campurile afisate in sectiunea de detalii a unui raport sunt reprezentate cu ajutorul controalelor de tip cutie text (Text Box ). Prin operatii simple, efectuate cu ajutorul mouse-ului, aceste cutii text se pot muta in alta locatie a raportului, prin care se modifica ordinea de afisare a campurilor in structura raportului.

Prin mutarea unui control se va utiliza urmatorul algoritm:

v     Se executa un clic pe controlul care urmeaza sa fie mutat intr-o alta locatie a raportului. Pentru a selecta mai multe controale, in timpul selectarii lor se tine apasata tasta Shift. In jurul controlului apar opt patratele utilizate in procesul de redimenionare.

v     Se indica marginea superioara a controlului, moment in care cursorul mouse-ului se transforma intr-o mana cu cinci degete intinse.

v     In acest moment se trage controlul intr-o noua locatie. In momentul in care se ajunge in locatia dorita , se elibereaza butonul de mouse.

Pentru stergerea unui control se efectueaza un clic pe controlul espectiv si se actioneaza tasta Delete.

Modificarea sau definirea gruparii si sortarii datelor unui raport

v     Se deschide raportul in modul de vizualizare tip proiect.

v     Se efectueaza un clic pe butonul Sorting and Grouping sau se da comanda Sorting and Grouping din meniul View. Cu aceasta fereastra se poate modifica sau stabili modul in care se vor grupa datele (si anume dupa valorile caror campuri si in ce ordine).

v     In prima linie a coloanei Field/Expression se efectueaza un clic pe butonul si din lista afisata se selecteaza unnume de camp pe care se bazeaza primul criteriu de grupare. In urmatoarele linii se pot alege criterii secundare de grupare in mod analog. In momentul completarii coloanei Field/Expression programul Access va alege automat ordinea crescatoare de sortare a gruparilor, adica in coloana Sort order (ordinea de sortare) se va depune valoarea Ascending (ordinea crescatoare). Aceasta ordine poate fi schimbata daca se efectueaza un clic in casuta care contine valoarea Ascending si se alege apoi valoarea Descending.

Introducerea in antetele si in subsolurile unui raport a diferitelor formule

In antetele si subsolurile unui raport se pot insera cutii text. Aceste cutii text pot contine functii care returneaza valori globale despre datele introduse in capurile existente.

Fiind in modul de vizualizare tip proiect se verifica daca este vizibila cutia de unelte. Afisarea, respectiv ascunderea acestei cutii de unelte se poate face cu ajutorul comenzii Toolbox din meniul View. Pentru a introduce o cutie de text care sa contina o functie se efectueaza un clic pe butonul (text box) al casetei de instrumente. Dupa aceasta se efectueaza un clic in antetul sau in subsolul dorit si vor apare doua controale, unul de tip eticheta si unul de tip text.

control eticheta contral cutie text

In controlul eticheta se va tasta un text prin care se descrie succint rolul formulei. In controlul cutie text se va tasta o formula. In antetele si in subsolurile unui raport se pot introduce urmatoarele formule:

Rezultatele acestor formule se pot viziualiza in modul de vizualizare inaintea imprimarii

Adaugarea si modificarea textelor si a imaginilor in antetele si subsolurile unui raport

Pentru a introduce un text in antetul sau in subsolul unui raport se va efectua un clic pe butonul (Label) al cutiei de unelte. Dupa actionarea acestui buton se selecteaza in zona de antet sau de subsol locatia unde se va pozitiona sirul de caractere, dupa care se tasteaza sirul respectiv.

Pentru a introduce o imagine grafica in zona antetului sau in zona subsolului, se va efectua un clic pe butonul (Image) al casetei de instrumente. Dupa actionarea acestui buton se selecteaza in zona de antet sau in zona de subsol locatia unde se va pozitiona imaginea. Se afiseaza fereastra de dialog prin care se navigheaza spre imaginea dorita stocata in sistemul de calul.

Indepartarea etichetelor si a imaginilor din zonele de antet sau subsol se face prin efectuarea unui clic pe controlul respectiv si actionarea tastei Delete.

Pregatirea rezultatelor

Vizualizarea inainte de imprimare a unui tabel, formular sau raport

Inainte de a lansa in executie operatie de imprimare a unui tabel, formular sau a unui raport, se recomanda lansarea in executie a comenzii de vizualizare inainte de imprimare a obiectului care urmeaza sa fie tiparit. Acest mod poate fi declansat prin selectarea obiectului din baza de date si lansarea comenzii Prin Preview din meniul File.

Configurarea optiunilor referitoare la pagina utilizata in procesul de imprimare

v     Se deschide tabelul, formularul sau raportul.

v     Din meniul File se da comanda Page Setup(initializare pagina). Se afiseaza o fereastra de dialog formata din filele Margins, Page, eventual si Columns.

v     In fila Margins se stabileste dimensiunea zonei de imprimare; se stabileste distanta zona imprimate fata de marginile foii.

v     In fila Page se stabileste orientarea paginii, portret (Portrait) sau vedere (Landscape). Tot in aceasta fila se poate alege dimensiunea hartiei in casuta etichetata cu Size, de exemplu A4.

Optiuni pentru imprimare

Optiunile utilizate in procesul de imprimare se pot stabili prin meniul File, comanda Print.

Daca se doreste imprimarea in fisier a obiectului selectat se bifeaza optiunea Print to File. Numarul de copii se specifica in caduta Number of Copies.

Imprimarea foii de date corespunzatoare unui tabel, aunei interogari sau a unui formular

v     Se va deschide tabelul, interogarea sau formularul in modul de vizualizare tip foaie de date.

v     Din meniul File se da comanda Print.

v     Din subfereastra Print Range se alege optiunea All.

v     Se stabilesc si celelalte optiuni de imprimare si se efectueaza un clic pe butonul OK.

Imprimarea articolelor selectate dintr-o foaie de date a unui tabel, a unei interogari sau a unui formular

v     Se va deschide tabelul, interogarea sau formularul in modul de vizualizare tip foaie de date.

v     Se selecteaza articolele care se vor imprima.

v     Din meniul File se da comanda Print.

v     Din subfereastra Print Range se alege optiunea Selected Records.

v     Se stabilesc si celelalte optiuni de imprimare si se efectueaza un clic pe butonul OK.

Imprimarea unui raport

v     Se deschide raportul care urmeaza sa fie tiparit.

v     Din meniul File se da comanda Print.

v     Din subfereastra Print Range se alege optiunea Pages, dupa care se specifica numarul paginilor dorite folosind cutiile text From (de la) si To (pana la).