Seminar Access

Seminar Access

Prin baze de date (BD) intelegem o colectie de date structurate independente.

Un sistem care permite crearea si manipularea bazelor de date se numeste SGBD (Sistem de Gestiunea Bazelor de Date).

Un SGBD are urmatoarele functii:

Descrierea structurii bazelor de date, a fiecarui tabel, a relatiilor dintre tabele, a restructurarilor in reprezentarea informatiilor etc. cu ajutorul unui limbaj de descriere a datelor;

Introducerea datelor si adaugarea lor, modificarea celor existente, stergerea unor date;

Interogarea bazelor de date - extragerea unor informatii stocate, reordonarea si reorganizarea datelor.

In demersul realizarii unei baze de date exista 3 nivele de perceptie:

a) Nivel extern - corespunzator utilizatorilor finali;

b) Nivelul conceptual - corespunzator analistilor BD;

c) Nivelul intern - corespunzator programatorilor BD.

b) Nivelul conceptual este nivelul central care structureaza datele astfel incat acestea sa poata fi prelucrate de catre un SGBD. Nivelul conceptual reprezinta viziunea proiectantilor asupra datelor. Procesul de elaborare a schemei conceptuale incepe prin determinarea datelor necesare intregului sistem si o relatie dintre aceste date.

Un     model frecvent utilizat este modelul entitate - asociere, care imparte elementele sistemului real in doua categorii

entitati;

asocieri intre entitati.

Entitatea este un obiect concret sau abstract care apartine problemei de rezolvat, are o existenta de sine statatoare si poate fi identificat cu celelalte obiecte.

Exemple angajat, produs, etc.

Fiecare entitate este descrisa printr-un ansamblu de atribute (care devin campuri in fisiere sau coloane in tabele). Fiecare entitate trebuie sa contina un atribut sau un grup de atribute care identifica in mod unic realizarile entitatii. Acest atribut sau grup de atribute poarta denumirea de identificatorul (cheia) entitatii (este reprezentat grafic prin subliniere).

Exemplu:. In cadrul entitatii angajat am ales ca identificator: Angajat_ID.

Asocierea reprezinta o legatura sau o corespondenta intre doua sau mai multe entitati.

O asociere poate avea si propriile atribute.

Observatie: Entitatile sunt reprezentate intodeauna prin substantive.

Asocierile sunt reprezentate prin verbe.

O caracteristica importanta a asocierii este cardinalitatea, care exprima modul de participare a instantelor (realizarilor) fiecarei entitati la asociere.

O asociere este caracterizata de o cardinalitate minima si una     maxima.

Exista mai multe tipuri de cardinalitati:

- Unu la unu (one to one)

Unul la mai multi (one to many)

Mai multi la unu (many to one) ( vezi ex. anterior)

Multi la multi (many to many)

Modelarea logica a datelor

Trecerea de la modelul conceptual al datelor catre o solutie informatica se face gradat, luand in considerare un anumit tip de solutie si apoi, in cadrul tipului respectiv, o solutie implementabila.

Deoarece aplicatiile informatice de gestiune se realizeaza prin stocarea unor cantitati mari de date, se pot lua in considerare urmatoarele tipuri de solutii:

organizarea in fisiere independente (putin probabil)

organizarea datelor in baze de date (ex. BD relationale)

Modelul relational

Elementele componente ale modelului:

Domeniul - o multime.

Exemplu orase (denumirea oraselor)

Atribut - o submultime a unui domeniu caruia i s-a atribuit un nume.

Exemplu: Din domeniul orase putem defini atributele:

aeroport plecare - aeroport sosire - aeroport escala

Relatie o multime de atribute careia i s-a atribuit un nume.

O relatie se noteaza , .

Exemplu relatia angajat(Angajat ID, CNP, Nume, Prenume)

Gradul relatiei numarul de atribute folosite in descrierea relatiei.

Exemplu: pt. exemplul anterior gradul = 4.

Cardinalitatea relatiei - numarul de inregistrari

Cheia - un atribut (sau grup de atribute) folosit ca identificator pentru relatie.

Exista trei tipuri de chei:

- cheie primara - cel mai mic ansamblu de atribute (un singur atribut) care permite identificarea fara echivoc a fiecarei inregistrari a relatiei. Atributele care contin cheie primara nu pot avea valoarea NULL.

- cheia candidat - o alta posibila cheie primara, dar care nu a fost retinuta in acest scop.

- cheia straina sau externa - un ansamblu de atribute (sau unul) care este cheie primara in alta relatie, dar care apare si in relatia curenta.

Intre cheia primara si cheia externa trebuie sa existe regula de integrare referentiala (adica valorile luate de cheia externa trebuie sa fie neaparat printre valorile luate de cheia primara corespunzatoare).

Trecerea de la modelul conceptual la modelul relational

O entitate devine o relatie (tabel) ;

Un atribut al unei entitati devine atribut al relatiei (coloana in tabel) ;

O asociere, in functie de tipul sau, va fi reprezentata fie printr-un tabel special numit tabel asociativ, fie printr-o cheie straina intr-unul din cele 2 tabele entitate, cheie care face referire la cheia primara a celuilalt tabel ;

Asocierile maximale 1:1 devin chei straine plasate in tabelul cu mai putine linii. Pozitia acestei chei straine depinde de cardinalitatea minima a asocierii. Daca este tot 1:1 atunci cheia straina poate fi plasata in unul din cele doua tabele. Daca cardinalitatea minima este 1:0 atunci cheia straina va fi plasata in tabelul cu cardinalitate minima.

Asocierile maximale 1 n devin chei straine plasate in tabelul care se afla de partea n a asocierii.

Asocierile maximale n:n se transforma intr-un tabel asociativ care are 2 chei straine corespunzatoare celor 2 entitati asociate. Cheia primara a noului tabel este compusa din cele doua chei straine plus eventual alte coloane.

Comanda	n	Detalii	n 1	Produs
Nr.comanda Data		Nr.comanda Cod produs Cantitate		Cod produs Denumire U.M. Pret

Microsoft Access este aplicatia de management a bazelor de date pusa la dispozitie de Microsoft Office.

Spre deosebire de Excel, Access permite stocarea si administrarea unor volume mari de date, organizate in unitati numite inregistrari.

O baza de date Access contine urmatoarele obiecte:

Tabele - contin toate inregistrarile. Seamana cu o foaie electronica de calcul (spreadsheet);

Formulare - permit introducerea si editarea datelor intr-un tabel intr-o modalitate convenabila;

Interogari (cereri) - localizeaza inregistrari specifice;

Rapoarte - prezinta datele dintr-o baza de date intr-un format potrivit pentru tiparire, folosind ca sursa o interogare sau un tabel.

Observatie: Chiar daca tabelele, formularele, interogarile si rapoartele sunt create in pasi separati, toate sunt legate intre ele, elementul central al tuturor activitatilor fiind tabelul.

Pornirea aplicatiei Access:

Start All Programs Microsoft Office Microsoft Office Access 2003

Crearea unei B.D. noi

Se poate realiza:

Pornind de la zero si alcatuind apoi tabelele, rapoartele si formularele

Folosind "Database Wizard" (Expert baza de date)

1.Crearea unei B.D. goale

File (Fisier) New (Nou) Blank database (Baza de date necompletata) SAU File New On my computer (Pe computerul meu) Blank database

Cand creati o B.D. noua, Access va recomanda s-o salvati, ca prim pas.

v     Salvarea unei B.D:

In caseta de dialog File New Database (Fisier Nou baza de date), alegeti locatia pt. B.D., introduceti un nume pt. B.D. si apoi OK (Create-Creare).

2.Crearea unei B.D. folosind "Database Wizard"( Expert baza de date)

File New On my computer Databases Selectati un Wizard (Sablon) (ex. Contact Management) OK Salvati B.D. (introduceti un nume si apoi apasati Create).

Apare fereastra Database Wizard (Expert baza de date) clic pe Next (Urmatorul)

Apar tabelele ce vor fi create si campurile corespunzatoare lor (doar campurile scrise italic sunt optionale) Next Alegeti un stil de afisare pe ecran Next Alegeti un stil pentru rapoartele tiparite Next Alegeti un titlu pentru B.D. (titlul va aparea pe rapoarte) Next Alegeti daca deschideti B.D. dupa ce e creata Finish (Terminare).

Apare fereastra Switchboard (Panou principal de comutare) care permite efectuarea unor actiuni obisnuite asupra B.D.

Pentru a vizualiza relatiile dintre tabele, clic

Tools (Instrumente) Relationships (Relatii).

Pentru a crea o copie de siguranta a B.D. :

File (Fisier) Back Up Database (Copiere de rezerva) Selectati o locatie Save

Fiecare copie este datata, pentru a fi regasita mai usor.

Pentru a deschide o B.D.:

File (Fisier) Open (Deschidere)

Problema: O unitate de productie doreste sa informatizeze activitatea de desfacere a produselor catre beneficiar. Se considera urmatorul dictionar al datelor:

nr. factura, data factura, cod beneficiar, denumire beneficiar, adresa beneficiar, cod produs, denumire produs, unitate de masura, pret livrare.

O factura se emite pentru un singur beneficiar.

Unui beneficiar ii pot fi emise mai multe facturi.

O factura face referire la mai multe produse.

Un produs poate fi obiectul mai multor facturi.

Sa se elaboreze modelul conceptual (modelul Entitate - Asociere).

Beneficiar	1(1) emisa pt. n(0)	Factura	n	Detalii	n 1	Produs
Cod beneficiar Denumire Adresa		Nr.factura Data factura Cod beneficiar		Nr.factura Cod produs Cantitate		Cod produs Denumire U.M. Pret livrare