CONCEPTE TEORETICE MICROSOFT EXCEL

1.1. Terminologia Microsoft Excel

Microsoft Excel este un program de calcul tabelar, care permite generarea si manipularea volumelor mari de date si ofera utilizatorului puternice facilitati de operare cu tabele, grafice, formule si functii predefinite din diverse domenii: matematica, statistica, financiar, date si timp, textuale, etc.

Dosarul de calcul (WorkBook) este documentul de baza Microsoft Excel, iar un dosar poate contine una sau mai multe foi de calcul (WorkSheet), carora le este asociat un nume. Necesitatea mai multor foi de calcul in acelasi dosar de calcul rezulta din urmatoarele considerente:

continutul foilor de calcul pot reflecta diverse domenii/aspecte ale problemei supuse rezolvarii, iar numele lor pot fi asociate continutului informational al acestora; toate acestea pot fi grupate in acelasi dosar de calcul, dar dispuse pe foi de calcul diferite;

pot fi create conexiuni prin formule intre diverse foi de calcul;

accesarea mai rapida a datelor in cazul repartizarii lor pe mai multe foi, decat in cazul dispunerii pe o unica foaie, aceasta ultima situatie provocand necesitatea derularii portiunilor aceleiasi foi de calcul;

diverse componente Excel (tabele, grafice, macrouri, etc.) pot fi depuse in foi de calcul diferite.

foaie de calcul este constituita dintr-o grila dreptunghiulara, cu urmatoarele caracteristici:

Linii (row) in numar de 2¹⁶=65.536, numerotate de sus in jos de la 1 la 65.536, in partea stanga a foii de calcul;

Coloane (columns) in numar de 2⁸=256, etichetate de la dreapta la stanga prin literele A, B, C, . . , Z, AA, AB, AC, . .., AZ, BA, BB, BC, . .BZ, . .., IV, in partea superioara a foii de calcul;

Celule (cells) dispuse la intersectia dintre linii si coloane; in celule pot fi introduse valori numerice, texte, formule, informatii de tip data sau timp; in total o foaie de calcul contine deci 2¹⁶ x 2⁸ = 16.777.216 celule. Identificarea unei celulei se realizeaza prin intermediul adresei sau referintei, constituita din numarul coloanei respectiv liniei, la intersectia carora este dispusa celula. Astfel, celula rezultata din intersectia coloanei C cu linia 30 are adresa C30, prima celula are adresa A1, iar ultima celula accesibila are adresa IV65536; exista de asemenea posibilitatea personalizarii adreselor prin nume specificate de catre utilizator; ca alternativa, se poate utiliza si adresarea celulelor prin modalitatea RC, conform careia o celula este identificata prin combinatia RxCy, unde x este numarul liniei, iar y este numarul coloanei la intersectia carora este dispusa celula; astfel, prin acest sistem, celula plasata la intersectia liniei 30 cu coloana 3 are adresa R30C3, prima celula are adresa R1C1, iar ultima celula accesibila are adresa R65536C256. Comutarea intre cele doua moduri de adresare se poate specifica prin intermediul comutatorului R1C1 Reference Style, accesibil din zona General a ferestrei Options, activata din meniul principal Microsoft Excel in succesiunea Tools Options.

in fiecare moment al editarii foii de calcul, exista o celula denumita celula curenta sau celula activa, evidentiata prin culoarea chenarului diferita in raport cu restul celulelor (figura 1.1) si care constituie destinatia urmatoarei operatii de introducere a datelor;

Domeniu de celule - cuprinde mai multe celule adiacente asupra carora se pot efectua diferite operatii. Domeniul este definit prin adresa primei respectiv ultimei celule, separate prin caracterul doua puncte ":". Astfel, domeniul B3:D5 include celulele B3, B4, B5, C3, C4, C5, D3, D4, D5. Este de asemenea posibila si definirea de domenii neadiacente (& 1.5).

Interfata Microsoft Excel este constituita din urmatoarele elemente (figura 1.1):

Nume dosar de calcul - este pozitionat in partea superioara a ferestrei, in partea dreapta a numelui programului (Microsoft Excel); numele dosarului reprezinta de fapt numele fisierului sub care va fi salvat pe suport magnetic.

Meniul principal - reprezinta o lista de optiuni sau comenzi selectabile prin intermediul tastaturii sau mouse-ului si este pozitionat in partea superioara a ferestrei Microsoft Excel; meniul principal este format din bare de meniu orizontale, fiecare avand asociata o lista de optiuni desfasurabile pe verticala (figura 1.1, 1.3). Defilarea printre optiunile meniului se poate realiza prin intermediul tastelor de miscare (taste sageti). Fiecare optiune de meniu are evidentiata cate o litera subliniata, care permite selectia optiunii prin combinatia de taste Alt+litera. De asemenea, click stanga mouse sau apasarea tastei ENTER permite selectia optiunii dorite. Optiunile de meniu finalizate prin trei puncte ( . .) provoaca aparitia unor ferestre de dialog, in care se pot specifica parametrii specifici optiunii selectate. Optiunile de meniu finalizate printr-o sageata semnalizeaza deschiderea unui submeniu cu optiuni suplimentare.

Bare de unelte - sunt constituite din icon-uri (imagini miniaturale), care au asociate comenzi pentru executia actiunilor. Aceste comenzi sunt grupate in bare de unelte sau truse de instrumente, pe principiul inrudirii actiunilor. Lansarea unei comenzi se poate realiza prin click stanga mouse pe icon-ul corespunzator. Cele mai des utilizate bare de unelte sunt STANDARD respectiv FORMAT, pozitionate in partea superioara a ferestrei Microsoft Excel (figura 1.1). Exista posibilitatea deplasarii si ancorarii barelor de unelte si in alte pozitii.

Bara de formule - este constituita din trei zone:

Caseta cu nume - este locul rezervat pentru afisarea adresei celulei active, pentru specificarea unui nume (& 1.6.5.3) sau afisarea informativa, in timpul operatiei de selectie, a numarului de linii respectiv coloane selectate (& 1.5).

Caseta cu butoane - contine trei butoane: de abandonare (Cancel) sau confirmare (Enter) a modificarilor asociate celulei active, respectiv butonul "=" prin care se impune o formula in celula activa.

Zona de introducere - zona rezervata introducerii datelor sau formulelor.

Bara de formule poate fi vizibila sau nu, comutarea intre aceste moduri fiind impusa prin optiunea de meniu Formula Bar accesata din bara de meniu View din meniul principal Microsoft Excel.

Figura 1.1.

Linia etichetelor - este destinata rezervata etichetelor coloanelor.

Coloana numerelor de linii - este rezervata afisarii numerelor de linie.

Grila foii de calcul - este constituita din totalitatea celulelor fiind destinata introducerii datelor si formulelor, ocupand cea mai mare suprafata din cea alocata ferestrei Microsoft Excel.

Barele de defilare orizontala respectiv verticala - servesc la defilarea orizontala respectiv verticala a continutului grilei foii de calcul.

Comutatori parcurgere foi - sunt pozitionati in coltul din stanga jos a ferestrei Microsoft Excel si permit accesarea rapida a primei respectiv ultimei foi de calcul sau parcurgerea lor succesiva (foaia anterioara sau urmatoare).

Bara de stare (Status Bar) - este destinata afisarii de informatii referitoare la descrierea succinta a functiilor butoanelor sau comenzilor, a operatiilor Excel sau starea tastelor Num Lock, Caps Lock sau Scroll Lock. Bara de stare poate fi vizibila sau nu, vizibilitatea fiind impusa sau nu prin meniul principal, prin sucesiunea View Status Bar

Caseta AutoCalculate - este pozitionata in dreapta barei de stare, fiind rezervata afisarii informatiilor asociate celulei sau domeniului de celule selectate: media, contorizarea, minimul, maximul sau suma. Numai una dintre aceste informatii poate fi afisata la un moment dat, dar exista posibilitatea selectiei tipului informatiei care se doreste a se afisa (& 1.7.7).

1.2. Lansare in executie si iesirea din Microsoft Excel

Lansarea in executia a programului Microsoft Excel se poate realiza prin:

dublu click stanga pe icoana aflata pe desktop (figura 1.2);

selectia optiunii din butonul Windows START, in succesiunea: Start Programs Microsoft Excel.

Iesirea din programul Microsoft Excel se face prin:

selectia optiunii Exit din meniul File (figura 1.3);

click stanga mouse pe butonul Close pozitionat in coltul dreapta sus a ferestrei Microsoft Excel (figura 1.4).

La iesirea din program, Microsoft Excel solicita confirmarea operatiei de salvare a datelor din dosarul de calcul, pentru a evita pierderea acestora (& 1.3.2).

1.3. Gestionarea dosarelor de calcul

Gestionarea dosarelor de calcul include urmatoarele actiuni:

crearea unui nou dosar de calcul (& 1.3.1);

salvarea unui dosar de calcul (& 1.3.2);

salvarea unui dosar de calcul sub alta denumire (& 1.3.3).

deschiderea unui dosar de calcul existent (& 1.3.4);

inchiderea unui dosar de calcul (& 1.3.5).

Dosarul de calcul se concretizeaza pe suport magnetic printr-un fisier, a carei denumire respecta conventiile Windows, iar extensia acestuia este "XLS".

1.3.1. Crearea unui nou dosar de calcul

Crearea unui nou dosar de calcul impune parcurgerea urmatoarelor etape:

Activarea acestei actiuni, din meniul principal, in succesiunea: File New . , ceea ce va provoca deschiderea ferestrei New (figura 1.5);

Din fereastra New (figura 1.5) se selecteaza prin click stanga mouse obiectul Worksheet din zona General.

Prin butonul OK se confirma crearea dosarului sau se renunta la operatie prin butonul Cancel (figura 1.5). (O alternativa la ultimele doua operatii este disponibila prin dublu click stanga mouse a obiectului Worksheet).

Efectul final al actiunii va consta in deschiderea unei ferestre asociate dosarului de calcul nou creat. La crearea unui nou dosar, acesta contine un numar predefinit de foi de calcul. Numarul implicit de foi de calcul plasate de Microsoft Excel la crearea unui nou dosar de calcul poate fi specificat prin controlul Sheets in new workbook, accesibil din zona General a ferestrei Options, activata din meniul principal Microsoft Excel in succesiunea Tools Options.

Numele implicit propus de Microsoft Excel este format din cuvantul Book urmat de un numar de ordine.

Prin simplu click stanga pe icoana New se poate crea rapid, intr-o singura etapa, un nou dosar de calcul (figura 1.6).

1.3.2. Salvarea unui dosar de calcul

Salvarea dosarului de calcul impune parcurgerea urmatoarelor etape:

Activarea acestei actiuni, din meniul principal, in succesiunea: File Save, ceea ce va provoca deschiderea ferestrei Save As (figura 1.7); alternative ale acestei etape, cu acelasi efect, sunt apasarea combinatiei de taste Ctrl+S respectiv simplu click stanga pe icoana Save (figura 1.8);

Numele dosarului de calcul se va introduce in campul File name.

Prin butonul Save se confirma salvarea dosarului sau se renunta la operatie prin butonul Cancel (figura 1.7).

Directorul implicit propus de Microsoft Excel pentru salvarea dosarului este My Documents. Din lista Save in se poate selecta alt director sau drive pentru salvare.

Lista Save as type trebuie sa fie pozitionata pe optiunea Microsoft Excel Workbook pentru ca formatul dosarului salvat sa fie specifica programului Microsoft Excel.

Numai la prima salvare a dosarului se va cere specificarea numelui, a directorului respectiv a formatului de salvare. La urmatoarele salvari, salvarea se va realiza fara parcurgerea acestor etape. Pe parcursul editarii dosarului de calcul, se recomanda salvarea periodica a acestuia pentru a evita pierderea informatiilor in cazul intreruperii alimentarii cu energie electrica sau a blocarii calculatorului.

Dosarul de calcul salvat va contine toate foile de calcul definite in acesta cu intreg continutul lor informational.

1.3.3. Salvarea dosarului de calcul sub alta denumire

Prin aceasta operatie se poate realiza copierea unui intreg dosar de calcul sursa intr-un alt fisier destinatie, a carui denumire trebuie sa difere de cel al dosarului sursa.

Succesiunea etapelor este identica cu cea descrisa in & 1.3.2. Noul nume va fi specificat in campul File name al ferestrei Save As (figura 1.7).

1.3.4. Deschiderea unui dosar de calcul existent

Se poate redeschide numai un dosar de calcul salvat anterior prin una din actunile detaliate in & 1.3.2 sau & 1.3.3. Deschiderea dosarului de calcul impune parcurgerea urmatoarelor etape:

Activarea acestei actiuni, din meniul principal, in succesiunea: File Open, ceea ce va provoca deschiderea ferestrei Open (figura 1.9); alternative ale acestei etape, cu acelasi efect, sunt apasarea combinatiei de taste Ctrl+O respectiv simplu click stanga pe icoana Open (figura 1.10);

Numele dosarului de calcul subiect al operatiei de deschidere se poate selecta din zona cu lista fisierelor disponibile prin simplu click stanga mouse.

Prin butonul Open se confirma deschiderea dosarului sau se renunta la operatie prin butonul Cancel (figura 1.9).

Specificarea numelui fisierului se poate realiza fara confirmare si prin dublu click stanga mouse pe numele acestuia.

Directorul implicit propus de Microsoft Excel pentru deschiderea dosarului este My Documents. Din lista Look in se poate selecta alt director sau drive pentru deschidere.

Lista Files of type trebuie sa fie pozitionata pe optiunea Microsoft Excel Files pentru ca zona cu lista fisierelor disponibile sa fie populata cu fisiere de tip Microsoft Excel.

Numele ultimelor fisiere deschise sunt memorate ca optiuni ale meniului File, fiind plasate anterior optiunii Exit. Numarul acestora se poate specifica prin intermediul comutatorului Recently used file list, accesibil din zona General a ferestrei Options, activata din meniul principal Microsoft Excel in succesiunea Tools Options.

Microsoft Excel permite deschiderea simultana a mai multor dosare de calcul, dar, la un moment dat, numai unul singur este activ, acesta constituindu-se ca subiect al modificarilor. Fiecare dosar deschis provoaca plasarea numelui acestuia ca optiune a barei de meniu Window. Activarea altui dosar se poate realiza prin simplu click stanga pe numele dosarului dorit, dupa accesarea barei de meniu Window.

1.3.5. Inchiderea unui dosar de calcul

Inchiderea dosarului de calcul curent se poate declansa prin optiunea Close din bara de meniu File a meniul principal Microsoft Excel sau prin butonul Close Window (figura 1.11).

Daca dosarul contine modificari efectuate in decursul editarii, se va deschide fereastra din figura 1.12, prin care se solicita salvarea modificarilor (butonul Yes), abandonarea modificarilor fara salvarea acestora (butonul No) sau renuntarea la operatia de inchidere a dosarului de calcul si continuarea editarii acestuia (butonul Cancel).

Pentru salvarea modificarilor, in cazul in care dosarul de calcul nu are atribuit un nume se va declansa procedura de salvare detaliata in & 1.3.2. In cazul existentei unui nume alocat dosarului de calcul, modificarile efectuate in sesiunea de editare curenta vor fi salvate pe suport magnetic.

Selectia optiunii de abandonare a modificarilor va provoca pierderea iremediabila a modificarilor efectuate in ultima sesiune de editare a dosarului de calcul.

1.4. Gestionarea foilor de calcul

Intr-un dosar de calcul pot exista una sau mai multe foi de calcul. Numele implicit propus de Microsoft Excel pentru foile de calcul este format din cuvantul Sheet urmat de numarul de ordine al acestora. Numarul foilor de calcul dintr-un dosar poate fi modificat prin stergere sau inserare; de asemenea se poate modifica numele si ordinea acestora.

Gestionarea foilor de calcul se poate realiza prin intermediul meniului asociat (figura 1.13), meniu autoactivabil prin click buton dreapta mouse pe numele foi sau foilor selectate, care ofera urmatoarele optiuni:

Select All Sheets - selectia (gruparea) mai multor foi de calcul, & 1.4.1;

Rename - redenumirea unei foi de calcul intr-un dosar de calcul, & 1.4.2;

Delete - stergerea unei foi de calcul dintr-un dosar de calcul, & 1.4.3;

Insert - inserarea unei noi foi de calcul intr-un dosar de calcul, & 1.4.4;

Move or Copy- transferul foilor de calcul in acelasi dosar de calcul, & 1.4.5 sau intr-un alt dosar de calcul, & 1.4.6.

Ungroup Sheets - deselectia (degruparea) foilor de calcul selectate, & 1.4.1;

View Code - accesarea limbajului Visual Basic, pentru asocierea de instructiuni foilor de calcul.

1.4.1. Selectarea (gruparea) foilor de calcul

Selectarea (gruparea) foilor de calcul se impune in vederea aplicarii simultane a aceleiasi operatii (inserare, stergere, mutare, copiere, etc.) mai multor foi de calcul. Selectia foilor trebuie realizata anterior aplicarii operatiei si este evidentiata prin afisarea numelui foilor de calcul selectate pe un fundal diferit prin culoare in raport cu cel al foilor neselectate.

Selectarea unei singure foi de calcul se realizeaza prin click stanga mouse pe numele acesteia.

Selectia mai multor foi de calcul consecutive se realizeaza prin click stanga mouse pe numele primei foi, urmat de click stanga mouse pe numele ultimei foi, concomitent cu apasarea tastei Shift.

Selectia mai multor foi de calcul neconsecutive se realizeaza prin click stanga mouse pe numele primei foi, urmat de click stanga mouse pe numele urmatoarelor foi, concomitent cu apasarea tastei Ctrl.

Selectia tuturor foilor de calcul dintr-un dosar se realizeaza prin optiunea Select All Sheets din meniul autoactivabil, (figura 1.13).

Degruparea sau deselectarea foilor anterior selectate se poate realiza prin click stanga mouse pe numele unei foi neselectate sau prin optiunea Ungroup Sheets din meniul autoactivabil, (figura 1.13). Optiunea este disponibila in meniul autoactivabil numai in cazul existentei unei selectii de foi de calcul.

1.4.2. Redenumirea unei foi de calcul

Redenumirea unei foi de calcul este o operatie utila, mai ales in situatia necesitatii existentei mai multor foi de calcul in acelasi dosar. Este de preferat ca titlul foii sa reflecte continutul sau. Redenumirea unei foi de calcul implica parcurgerea etapelor:

a)  Se executa click cu buton stanga mouse deasupra numelui foii de calcul supusa redenumirii.

b) Prin click cu butonul dreapta mouse deasupra numelui se autoactiveaza meniul din figura 1.14.

c)  Din meniu se selecteaza optiunea Rename.

d) Zona rezervata foii pe care dorim sa o redenumim, a devenit disponibila pentru editare, permitand astfel specificarea noului nume al foii de calcul.

e)  Apasarea tastei ENTER sau click stanga mouse in grila finalizeaza operatia.

Aceeasi operatie se poate efectua si prin intermediul meniului principal Microsoft Excel, in succesiunea Format Sheet Rename sau prin dublu click stanga pe numele foii subiect al operatiei de redenumire.

Daca sunt selectate mai multe foi de calcul (& 1.4.1), operatia de redenumire se poate aplica succesiv foilor incluse in selectie.

In acelasi dosar de calcul nu se permite asocierea aceluiasi nume mai multor foi de calcul, incercarea de a realiza aceasta operatie fiind semnalizata prin mesajul de eroare "Cannot rename a sheet to the same name as another sheet, a referenced object library or a workbook referenced by Visual Basic".

1.4.3. Stergerea unei foi de calcul dintr-un dosar de calcul

a)  Se executa click cu buton stanga mouse deasupra numelui foii de calcul pe care dorim sa o stergem. Daca sunt selectate mai multe foi de calcul (& 1.4.1), operatia de stergere se va aplica tuturor foilor incluse in selectie.

b) Prin click cu butonul dreapta mouse deasupra zonei numelui sau numelor selectate, se autoactiveaza meniul din figura 1.15.

c)  Din meniu se selecteaza optiunea Delete.

d) Se confirma operatia de stergere prin butonul OK sau se renunta la stergere prin butonul Cancel (figura 1.16).

Aceeasi operatia se poate efectua si prin intermediul meniului principal Microsoft Excel, in succesiunea Edit Delete Sheet.

Stergerea este ireversibila, in sensul pierderii datelor inregistrate in foaia de calcul eliminata, fara posibilitatea recuperarii lor ulterioare.

1.4.4. Inserarea de noi foi de calcul intr-un dosar de calcul

a)  Se executa click cu buton stanga mouse deasupra numelui foii de calcul in fata careia dorim sa introducem o noua foaie de calcul.

b) Prin click cu butonul dreapta mouse deasupra numelui selectat, se autoactiveaza meniul din figura 1.17.

c)  Din meniu se selecteaza optiunea Insert.

d) Din fereastra Insert (figura 1.18) se selecteaza prin click stanga mouse obiectul Worksheet.

e)  Se confirma inserarea foii prin butonul OK sau se renunta la operatie prin butonul Cancel (figura 1.18).

Numele implicit propus de Microsoft Excel pentru noua foaie de calcul inserata este format din cuvantul Sheet urmat de un numar de ordine.

Aceeasi operatia se poate efectua si prin intermediul meniului principal Microsoft Excel, in succesiunea Insert Worksheet, aceasta varianta nu mai solicita confirmarea sau infirmarea operatiei, ci o executa in mod direct.

Daca anterior acestei operatii, se selecteaza mai multe foi de calcul (& 1.4.1), numarul foilor de calcul inserate va fi egal cu cel al foilor selectate.

Deplasarea/copierea foilor de calcul in interiorul aceluiasi dosar

Operatia de deplasare a foilor de calcul in interiorul dosarului poate fi impusa din ratiuni de reorganizare a ordinii foilor in cadrul aceluiasi dosar de calcul.

a)  Se executa click cu buton stanga mouse deasupra numelui foii de calcul care se doreste a se deplasa (muta) si, concomitent cu mentinerea apasata a butonului, se deplaseaza mouse-ul in directia dorita (figura 1.19). Daca sunt selectate mai multe foi de calcul (& 1.4.1), operatia se va aplica tuturor foilor incluse in selectie.

b) Pe timpul operatiei de deplasare un marker sub forma unei sageti verticale semnalizeaza pozitia curenta.

c)  La atingerea pozitiei dorite se elibereaza butonul stang mouse, provocand astfel fixarea noii pozitii a foii sau foilor.

d) Daca ulterior inceperii operatiei de deplasare, se mentine apasata tasta Ctrl, aceasta va provoca copierea foii sau foilor selectate, cu intreg continutul lor. Numele copiilor va fi identic cu cel al foilor sursa, la care se mai adauga automat un numar de ordine (figura 1.20).

1.4.6. Deplasarea/copierea foilor de calcul intre dosare diferite

a)  In paralel cu dosarul curent (sursa a transferului) se deschide dosarul destinatie, dupa care se revine in dosarul curent, prin intermediul barei meniului principal Window.

b) Se executa click cu buton stanga mouse deasupra numelui foii de calcul supusa operatiei de deplasare. Daca sunt selectate mai multe foi de calcul (& 1.4.1), operatia se va aplica tuturor foilor incluse in selectie.

c)  Prin click cu butonul dreapta mouse deasupra numelor foilor selectate, se autoactiveaza meniul din figura 1.21, din care se selecteaza optiunea Move or Copy. Aceeasi optiune se poate selecta si prin intermediul meniului principal Microsoft Excel, in succesiunea Edit Move or Copy Sheet.

d) Din lista To book se poate selecta dosarul destinatie (fisierul Excel) in care se va produce transferul foilor selectate (figura 1.22.a). Un nou dosar destinatie poate fi selectat prin optiunea new book. Dosarele destinatie deschise in paralel cu cel curent vor apare in lista, oferind posibilitatea selectarii oricareia ca dosar destinatie. Transferul poate fi efectuat inclusiv in interiorul dosarului curent (sursa a transferului), constituind o alternativa la modalitatea descrisa in & 1.4.5.

e)  Din lista Before Sheet (figura 1.22) se selecteaza foaia de calcul, din dosarul destinatie, in fata careia vor fi transferate foile de calcul sursa. Selectia optiunii move to end va provoca pozitionarea foilor de calcul transferate dupa ultima foaie existenta in dosarul destinatie.

f)  Butonul Create a copy este rezervat specificarii tipului de transfer: activarea acestuia va provoca copierea, iar dezactivarea va provoca mutarea foilor din dosarul sursa in cel destinatie.

g) Butonul OK confirma si declanseaza transferul, iar butonul Cancel provoaca renuntarea la accesata operatie.

O alta varianta de executie a transferului intre doua dosare de calcul consta in:

a)  Se deschid dosarele sursa respectiv destinatie (& 1.3.4).

b) Se afiseaza simultan cele doua ferestre asociate dosarelor (figura 1.23), prin intermediul meniului principal Microsoft Excel, in succesiunea Window Arrange . , ceea ce va provoca aparitia ferestrei Arrange Windows, din care se poate selecta oricare din optiunile Tiled, Horizontal sau Vertical.

c)  In dosarul sursa se executa click cu buton stanga mouse deasupra numelui foii de calcul care se doreste a se deplasa (muta) si, concomitent cu mentinerea apasata a butonului, se deplaseaza mouse-ul dosarul destinatie (figura 1.23). Daca sunt selectate mai multe foi de calcul (& 1.4.1), operatia se va aplica tuturor foilor incluse in selectie.

d) Pe timpul operatiei de deplasare un marker sub forma unei sageti verticale semnalizeaza pozitia curenta.

e)  La atingerea pozitiei dorite se elibereaza butonul stang mouse, provocand astfel fixarea noii pozitii a foii sau foilor.

Daca ulterior inceperii operatiei de deplasare, se mentine apasata tasta Ctrl, aceasta va provoca copierea foii sau foilor selectate, cu intreg continutul lor.

1.4.7. Completarea simultana a mai multor foi de calcul

Din ratiuni de calcul tabelar a mai multor variante, este necesara uneori completarea mai multor foi de calcul cu aceleasi informatii, care pot diferi foarte putin prin continut. In aceste situatii se recomanda completarea intr-o singura operatie a unui tabel si a copiilor sale, urmand ca ulterior copiile sa fie modificate conform necesitatilor. Altfel spus, se poate lucra simultan pe mai multe foi.

Pentru aceasta este suficienta selectarea mai multor foi, prin oricare din metodele detaliate in & 1.4.1. In urma selectarii foilor, orice operatie aplicata celulelor dintr-o foaie ce apartine selectiei, va fi automat aplicata si celulelor corespondente din toate celelalte foi incluse in selectie. Se impune insa urmatorul avertisment: daca celulele corespondente contin eventuale date, acestea vor fi inlocuite fara confirmare cu cele din foaia sursa a modificarilor.

Renuntarea la simultaneitatea completarii foilor de calcul se poate realiza prin deselectarea foilor, & 1.4.1.

Accesarea foilor de calcul

In timpul editarii dosarului de calcul, daca acesta contine mai multe foi de calcul, este necesara accesarea acestora, care se poate realiza simplu prin simplu click stanga mouse pe numele foii de calcul dorite sau prin intermediul comutatorilor existenti la inceputului listei ce contine numele foilor de calcul (figura 1.1).

1.5. Selectarea celulelor si a domeniilor de celule

Selectarea celulelor se impune in vederea aplicarii simultane a aceleiasi operatii (inserare, stergere, mutare, copiere, etc.) asupra mai multor celule. Selectia celulelor trebuie realizata anterior aplicarii operatiei si este evidentiata prin afisarea numelui celulelor selectate pe un fundal diferit prin culoare in raport cu cel al celor neselectate.

Selectarea unei singure celule se realizeaza prin click stanga mouse pe celula sau pozitionand cursorul in celula prin intermediul tastelor de deplasare ale cursorului. Celula selectata va deveni celula activa (& 1.1).

Selectia unui domeniu de celule adiacente (figura 1.24) se realizeaza prin:

click stanga mouse pe prima celula, urmat de deplasarea acestuia cu butonul stang mentinut apasat pana la ultima celula inclusa in selectie;

click stanga mouse pe prima celula, urmat de click stanga mouse pe numele ultimei celule, concomitent cu apasarea tastei Shift; intre primul si al doilea click se pot utiliza barele de defilare orizontale respectiv verticale (figura 1.1) pentru a defila continutul foii de calcul si a putea accesa celula dorita;

click stanga mouse pe prima celula, urmat de accesarea tastelor de deplasare ale cursorului, concomitent cu apasarea tastei Shift.

In timpul operatiei de in caseta cu nume (& 1.1) se va afisa mesajul XR x YC, indicand utilizatorului numarul X de linii respectiv numarul Y de coloane selectate (figura 1.24).

Selectia domeniilor de celule neadiacente (figura 1.25) se realizeaza prin click stanga mouse pe numele primei celule sau selectarea unui domeniu de celule adiacente, urmat selectarea urmatoarelor celule sau domenii de celule, concomitent cu apasarea tastei Ctrl.

Selectia tuturor celulelor dintr-o foaie de calcul se realizeaza prin combinatia de taste Ctrl+A sau prin click stanga mouse pe butonul Select All plasat in zona din stanga liniei etichetelor coloanelor aflata la intersectia coloanei ce identifica numerele liniilor (figura 1.25).

Selectia unei singure coloane se poate realiza prin click stanga mouse pe eticheta acesteia (figura 1.26).

Selectia unei singure linii se poate realiza prin click stanga mouse pe numarul acesteia (figura 1.27).

Selectie de coloane sau linii adiacente se realizeaza prin:

click stanga mouse pe identificatorul primei coloane sau linii, urmat de deplasarea acestuia cu butonul stang mentinut apasat pana la ultima coloana sau linie inclusa in selectie;

click stanga mouse pe identificatorul primei coloane sau linii, urmat de click stanga mouse pe identificatorul ultimei coloane sau linii, concomitent cu apasarea tastei Shift; intre primul si al doilea click se pot utiliza barele de defilare orizontale respectiv verticale (figura 1.1) pentru a defila continutul foii de calcul si a putea accesa identificatorul dorit;

click stanga mouse pe identificatorul primei coloane sau linii, urmat de accesarea tastelor de deplasare ale cursorului (stanga sau dreapta pentru selectie coloane respectiv sus sau jos pentru selectie linii), concomitent cu apasarea tastei Shift.

Selectie de coloane sau linii neadiacente se realizeaza prin click stanga mouse pe identificatorul primei coloane sau linii, urmat selectarea urmatoarelor coloane respectiv linii, concomitent cu apasarea tastei Ctrl.

Extinderea sau reducerea unei selectii se poate realiza prin click stanga mouse pe ultima celula care se doreste a se conserva in selectie, concomitent cu apasarea tastei Shift; domeniu selectiei va fi extins sau redus, definit ca domeniul dintre celula activa si ultima celula accesata.

Selectia restransa la celulele vizibile, a celulelor goale sau a celor care contin formule, constante sau comentarii se poate realiza prin intermediul meniului principal Microsoft Excel, in succesiunea Edit Go To sau de apasarea combinatiei de taste Ctrl+G, pentru activarea ferestrei Go To Special (figura 1.28), urmat de accesarea butonului Special si activarea optiunii:

Comments - pentru activarea selectiei comentariilor;

Constants - pentru selectarea celulelor care contin constante;

Formulas - pentru selectarea celulelor care contin formule;

Visible cells only. - pentru selectarea celulelor vizibile ale foii de lucru.

Degruparea sau deselectarea celulelor anterior selectate se poate realiza prin click stanga mouse pe o celula neselectata.

1.6. Informatii asociate celulelor

Urmatoarele tipuri de informatii pot fi introduse individual in celule:

Constante - ale caror valori pot fi modificate numai prin modificarea continutului celulei. Tipuri de constante: numere, texte, date calendaristice si temporale (ore);

Formule - incep intotdeauna prin semnul egal "=" si pot contine expresii matematice sau logice, formate din operanzi tip constante, functii, adrese si nume de celule, conectati prin operatori. In celula se poate afisa rezultatul numeric sau logic al expresiei, respectiv un mesaj de eroare in cazul incorectitudinii sintactice a formulei sau a incompatibilitatii valorilor operanzilor componenti. Daca insa se va activa controlul Formulas, accesibil din zona View a ferestrei Options, activat din meniul principal Microsoft Excel in succesiunea Tools Options, in celule vor fi afisate expresiile formulelor. Avantajul formulelor este automodificarea valorilor generate de formule, la modificarea valorilor operanzilor inclusi.

Comentarii - ofera posibilitatea asocierii de mesaje informative celulelor cu rol explicativ;

Hiperlegaturi - ofera posibilitatea accesarii rapide a unui alt document, aflat pe discul curent, retea sau Internet.

Informatiile asociate celulelor pot fi introduse sau modificate prin intermediul barei de formule (& 1.6.1) sau direct in celula activa, accesata prin dublu click stanga mouse sau prin tasta F2. Controlul Edit Directly In Cell (editare directa in celula) accesat prin intermediul meniului principal Microsoft Excel, in succesiunea Tools Options Edit permite activarea sau dezactivarea proprietatii de editare directa in celula.

In timpul operatiei de editare, sunt permise operatii de stergere, prin tasta Delete (pentru a sterge caracterul din dreapta cursorului) respectiv tasta BackSpace (pentru a sterge caracterul din stanga cursorului).

1.6.1. Bara de formule

Bara de formule (figura 1.29) se utilizeaza pentru introducerea informatiilor asociate celulelor si pentru modificarea acestora, ambele operatii aplicandu-se asupra celulei active. Elementele componente ale barei de formule sunt urmatoarele:

Caseta cu nume - este locul rezervat pentru:

afisarea adresei celulei active (figura 1.29);

specificarea unui nume asociat unei celule (& 1.6.5.3);

afisarea listei de functii in timpul editarii formulelor (& 1.6.5.5);

afisarea informativa, in timpul operatiei de selectie, a numarului de linii respectiv coloane selectate (figura 1.24).

Caseta cu butoane - contine trei butoane de abandonare (Cancel) sau confirmare (OK) a modificarilor asociate unei celule respectiv butonul "=" prin care se impune o formula in celula activa. Butoanele Cancel respectiv Enter sunt vizibile numai in timpul operatiei de editare;

Zona de introducere - zona rezervata introducerii informatiilor asociate celulelor;

Cursorul de editare - este concretizat printr-o bara verticala clipitoare ce semnalizeaza pozitia curenta a cursorului in timpul operatiei de editare.

Introducerea sau modificarea continutului unei celule prin intermediul barei de formule se realizeaza in urmatoarea succesiune:

Se selecteaza celula activa subiect al operatiei (& 1.5); daca operatia se refera la modificare, continutul curent al celulei active (constanta sau formula) este autotransferat in zona de introducere a barei de formule;

Prin click stanga mouse in zona de introducere din bara de formule, se declanseaza editarea si se activeaza cursorul de editare, figura 1.90.d;

Finalizarea operatiei de editare, se poate realiza prin click stanga pe butonul Enter din caseta cu butoane sau prin tasta Enter localizata pe tastatura, ceea ce va provoca actualizarea continutului celulei active conform modificarilor efectuate; abandonarea operatiei, fara actualizarea continutului celulei active se poate realiza prin butonul Cancel din caseta cu butoane sau prin tasta ESC localizata pe tastatura.

1.6.2. Constante numerice

Constantele numerice reprezinta numere, care trebuie sa inceapa printr-o cifra (de la 0 la 9), un semn (+ sau -) sau o paranteza deschisa. Un numar fara semn este considerat pozitiv, iar, la introducere, semnul "+" nu trebuie specificat. Chiar daca este specificat, semnul "+" nu este afisat in celula. Un numar negativ este precedat de semnul minus (semnul "-" fiind vizibil afisat in celula) sau trebuie incadrat intre paranteze rotunde.

In celula, un numar este alineat implicit la dreapta. Daca ulterior introducerii, celula nu afiseaza numarul, ci simbolurile ####, Microsoft Excel semnalizeaza prin aceasta imposibilitatea afisarii numarului pe latimea curenta a coloanei. Modificarea latimii coloanei va rezolva aceasta problema (& 1.7.9).

Implicit, Microsoft Excel utilizeaza punctul " ." ca separator zecimal, simbolul "$" ca simbol monetar respectiv simbolul virgula " ," ca marcator al grupelor miilor, simboluri ce se pot modifica prin reconfigurarea sistemului.

Microsoft Excel opereaza cu numere in diverse formate: real, fractional si exponential, tabel 1.1, modificabile prin intermediul optiunilor Number, Fraction respectiv Scientific din zona Category, a ferestrei Format Cells, activata din meniul Microsoft Excel in succesiunea Format Cells sau prin combinatia de taste Ctrl+1, figura 1.30, a,b,c.

Format real - exprimat prin parte intreaga, separator zecimal si parte zecimala; formatul real este selectabil prin optiunea Number, figura 1.30.a, format pentru care se poate specifica:

Tabelul 1.1

numarul de zecimale (controlul Decimal Places);

activarea afisarii marcatorului grupelor miilor (controlul Use 1000 Separator);

formatul de afisare a numerelor negative (zona Negative Numbers): precedate de semnul minus, afisate in rosu, afisate in negru sau rosu intre paranteze rotunde.

Format fractional - selectabil prin optiunea Fraction, pentru care se poate specifica formatul de afisare si numarul de cifre fractionale din zona Type, figura 1.30.b;

Format exponential - pentru care se poate specifica numarul de zecimale (controlul Decimal Places).

1.6.3. Constante text

Constantele de tip text (texte) reprezinta siruri de caractere, pe care Microsoft Excel nu le poate interpreta ca numere, date calendaristice sau temporale, formule, valori logice sau mesaje de eroare. Continutul textelor poate fi format din caractere literale, cifre si semne speciale imprimabile. In celula, un text este alineat implicit la stanga.

Dispunerea unui text pe mai multe linii in aceeasi celula se obtine prin combinatia de taste Alt+Enter, ce provoaca generarea unei noi linii pentru introducerea de informatii.

Extinderea automata pe mai multe randuri a textului la depasirea latimii celulei se poate declansa prin controlul Wrap Text din zona Alignment a ferestrei Format Cells, activata din meniul principal Microsoft Excel, in succesiunea Format Cells sau prin combinatia de taste Ctrl+1.

Pentru a introduce un numar interpretabil de catre Microsoft Excel ca si text, acesta trebuie precedat de caracterul apostrof ('). Aceasta posibilitate se poate utiliza pentru date numerice care sa nu fie luate in considerare la executia comenzilor ce se aplica numerelor. De exemplu un numar de telefon este un numar, insa adunarea acestora nu ofera nici o informatie logica. Pentru a-l transforma intr-o constanta de tip text, numarul de telefon poate fi precedat de caracterul apostrof ('), provocand astfel eliminarea acestuia dintr-o eventuala sumare a unui domeniu de celule in care este inclus.

Textul introdus apartine celulei selectate pentru introducere. Daca latimea textului depaseste latimea curenta a celulei, textul va fi afisat in intregime, numai daca celulele alaturate din dreapta sunt libere (nu contin informatii). Altfel spus, textul se va extinde spre dreapta peste cate celulele este necesar pentru a fi afisat in intregime; aceasta extindere se refera numai la afisare, dar nu si ca apartenenta informationala la aceste celule; textul va apartine numai primei celule in care a fost introdus. In situatia in care celulele din dreapta contin informatii, textul va fi trunchiat, din punct de vedere al afisarii, dar nu si ca continut. Modificarea latimii coloanei va rezolva aceasta problema (& 1.7.9).

In figura 1.31.a textul "Text care se extinde" apartine numai celulei A1, in care a fost introdus, chiar daca se extinde si peste celula B1 (care nu contine informatii). Acest lucru se poate verifica usor, prin click in celula B1 (figura 1.31.b) si vom observa ca bara de formule este goala, ceea ce ne confirma faptul ca acesta celula nu contine date.

In figura 1.31.c textul "Text care nu se extinde" apartine numai celulei A2, in care a fost introdus si nu se poate extinde si peste celula B2 (deoarece aceasta contine informatii). Acest lucru se poate verifica usor, prin click in celula B2 (figura 1.31.d) si vom observa ca bara de formule este completata cu textul "Celula ocupata", text asociat celulei B2.

Modificarea latimii coloanei A, pentru a cuprinde textele pe toata latimea lor, va confirma aceste rationamente (figura 1.3.1.e).

1.6.4. Constante de tip date calendaristice si ore

Microsoft Excel poate opera cu constante de tip date calendaristice respectiv ore, in sensul recunoasterii acestora si manipularii lor prin functii specifice. Ele sunt memorate intern prin numere seriale, iar formatul extern al acestora poate fi modificat, tabel 1.2, prin selectia acestuia din lista Type asociata optiunilor Date respectiv Time din zona Number Category a ferestrei Format Cells, activata din meniul Microsoft Excel in succesiunea Format Cells sau prin combinatia de taste Ctrl+1, figura 1.32.

Introducerea datei calendaristice se poate realiza prin formele 5/31, 05/31, 05/31/2002, 05-31-2002, may-31 sau 31-may, in oricare forme fiind recunoscuta si interpretata ca atare.

Daca insa 5/31 se doreste a fi interpretat ca un numar in format fractional si nu ca data calendaristica, acesta trebuie introdus in format 0 5/31, adica precedat de un intreg urmat de spatiu. Pentru ore separatorul utilizat intre ore, minute, secunde este doua puncte. Combinatia de taste "Ctrl+;" respectiv "Ctrl+:" introduce in celula activa data respectiv ora curenta.

In formule, datele calendaristice nu pot fi introduse numeric, ci sub forma unui sir de caractere incadrate intre ghilimele ("), conversia acestora in format calendaristic fiind asigurata de Microsoft Excel. Astfel, formula ='11/19/02'-"10/18/02', ofera ca rezultat valoarea 32, ce reprezinta diferenta dintre cele doua date calendaristice, exprimata in zile.

In mod implicit, date calendaristice si ore sunt aliniate la dreapta in celula. Informatii suplimentare despre date calendaristice si de timp sunt disponibile in & 1.6.5.5.6.

1.6.5. Formule

1.6.5.1. Concepte de baza

Puterea programului Microsoft Excel este concretizata prin formule, care ofera o mare flexibilitate in prelucrarea datelor. Formulele sunt asociate celulelor, incep intotdeauna prin semnul egal "=" si pot contine expresii matematice sau logice, formate din operanzi tip constante, functii, adrese si nume de celule, conectati prin operatori. Celula poate afisa rezultatul numeric sau logic al formulei, respectiv un mesaj de eroare in cazul incorectitudinii sintactice a formulei sau a incompatibilitatii valorilor operanzilor componenti.

Procedura de introducere a unei formule presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

se activeaza celula in care va fi depusa o formula:

daca activarea s-a realizat prin click stanga mouse, atunci printr-un nou click stanga mouse in zona de introducere din bara de formule, se declanseaza editarea si se activeaza cursorul de editare (figura 1.29);

daca activarea s-a realizat prin dublu click stanga mouse, atunci editarea formulei va avea loc direct in celula, iar cursorul de editare va apare direct in celula;

se introduce semnul egal de la tastatura sau prin click stanga mouse pe butonul "=" din caseta cu butoane (figura 1.29); in lipsa acestui simbol, Microsoft Excel nu va interpreta continutul asociat celulei ca o formula, ci ca un simplu text; in aceasta ultima situatie, dupa finalizarea operatiei de introducere, celula nu va contine un rezultat ci un text, care va fi alineat la dreapta; corectia se poate realiza simplu, prin introducerea semnului "=", pentru a provoca interpretarea continutului celulei ca formula si nu ca text;

se introduc elementele formulei (expresii matematice sau logice, formate din operanzi tip constante, functii, adrese si nume de celule, conectati prin operatori); in timpul introducerii se pot utiliza operatii de editare uzuale (deplasare cursor de editare prin taste directionale sau mouse, stergere, copiere, mutare, etc.);

se finalizeaza operatia de introducere a formulei prin butonul de confirmare (OK) din caseta cu butoane (figura 1.29) sau prin tasta Enter, sau se poate renunta la introducerea formulei, prin butonul de abandon (Cancel) din caseta cu butoane (figura 1.29) sau prin tasta ESC localizata pe tastatura.

Daca formula este corect introdusa, iar operanzii componenti sunt compatibili, celula va afisa rezultatul calculat al formulei, in caz contrar se va afisa mesajul de eroare din figura 1.33. In aceasta situatie, dupa apasare butonului OK din fereastra de avertizare, formula trebuie corectata, prin reselectarea celulei asociate si efectuarea corectiilor necesare.

Domeniile, tipurile, semnificatiile si exemple de aplicare a operatorilor disponibili in Microsoft Excel sunt specificati in tabelul 1.3.

Tabelul 1.3.

Observatii:

a)  Pentru adresarea unui domeniu de celule adiacente se utilizeaza operatorul doua puncte, iar pentru celule sau domenii neadiacente se utilizeaza operatorul virgula.

b) Pentru adresarea unei intregii coloane se va folosi referinta X:X, unde X reprezinta eticheta coloanei.

c)  Pentru adresarea unei intregii linii se va folosi referinta N:N, unde N reprezinta numarul liniei.

Intr-o formula pot apare mai multi operatori, a caror prioritate este specificata descrescator in tabelul 1.4. Daca o formula contine operatori de aceeasi prioritate, calculele se efectueaza de la stanga la dreapta. Modificarea prioritatii, se poate realiza prin intermediul parantezelor rotunde, rezultatele expresiilor din paranteze fiind utilizate ca operanzi pentru restul formulei. Numarul de paranteze deschise trebuie sa fie egal cu cel al parantezelor inchise, in caz contrar formula genereaza eroare. In timpul editarii, Microsoft Excel ofera o modalitate foarte utila de identificare a perechilor de paranteze: deplasarea cursorului prin tastele directionale, va provoca afisarea ingrosata a parantezelor perechi; in cazul lipsei unei paranteze sau a uneia in plus, paranteza fara pereche nu va fi afisata ingrosat.

Microsoft Excel converteste automat (daca este posibil) tipurile de operanzi, pentru a fi compatibile cu operatorii specificati in formule.

Stergerea unei formule se poate realiza simplu, prin selectarea celulei si apasarea tastei Delete.