Crearea unei baze de date

Crearea unei baze de date

Pentru a realiza o baza de date cu ajutorul aplicatiei Excel este necesar sa se parcurga urmatorii pasi:

Definirea structurii bazei de date, desemnarea informatiilor care vor figura in cadrul ei.

Acest prim pas este foarte important deoarece el reprezinta conceperea bazei de date cand trebuie avut in vedere cel putin un criteriu de baza si anume, sa permita regasirea rapida a tuturor informatiilor de care utilizatorul are nevoie. Pentru a beneficia din plin de aceste facilitati treubie avute in vedere cateva recomandari:

intr-o foaie de calcul sa existe o singura baza de date;

baza de date sa fie izolata de celelalte date din foaie prin cel putin o coloana;

sub baza de date sa nu se plaseze alte informatii pentru a nu impiedica o eventuala extindere a bazei de date prin adaugarea de noi inregistrari;

primul rand al listei sa contina denumirile de campuri. Excel utilizeaza aceste denumiri pentru a crea rapoarte, a regasi si organiza date;

formatarea primului rand al listei (titlurile coloanelor) sa difere de formatarea celorlalte randuri (inregistrarile).

Introducerea datelor. O lista trebuie sa fie compacta, adica inregistrarile trebuie introduse incepand cu randul doi al listei, deci imediat dupa randul ce contine titlurile coloanelor.

Introducerea datelor se poate face direct pe foaia de calcul sau prin utilizarea unui formular. Indiferent de modalitate, trebuie evitata inserarea de spatii suplimentare la inceputul unei celule. Acest fenomen are efect negativ in sortarea si cautarea informatiilor.

Formatarea datelor. Pentru datele din carul inregistrarilor se recomanda:

utilizarea unui format diferit de cel al numelor campurilor ( titlurile coloanelor);

utilizarea aceluiasi format pentru toate celulele dintr-o coloana.