Gruparea informatiei prin generarea de subtotaluri

Gruparea informatiei prin generarea de subtotaluri

Sub Excel exista posibilitatea sintetizarii informatiei prin organizarea ei pe niveluri de grupare, iar apoi pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informatii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri si subtotaluri.

Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesara sortarea acestora pe rubricile de grupare. Sortarea se face cu ajutorul comenzii Data Sort (baza de date nu trebuie neaparat selectata, fiind suficienta pozitionarea cursorului pe una din rubrici). In caseta de dialog Sort se precizeaza cheia (cheile) de sortare Sort By (Then By) si ordinea sortarii : crescatoare (Ascending) sau descrescatoare (Descending).

In urma totalizarii, foaia de calcul si-a schimbat aspectul in sensul aparitiei unor elemente (+ si - ) care semnifica gradul de grupare al datelor. Altfel spus tabelul pentru -care s-a facut totalizarea a fost ierarhizat.

Ierarhizarea elementelor regrupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrari ulterioare ( de eexemplu reprezentari grafice de structura) a nivelului dorit astfel incat sa fie relevata informatia de care utilizatorul are nevoie.

Revenirea afisarii din forma ierarhizata in forma normala se face prin selectarea tabelului sau pozitionarea cursorului pe prima celula a acestuia si activarea comenzii Data Subtotals, iar din caseta Subtotal va fi apasat butonul Remove All.