Registre de lucru, foi de calcul

Registre de lucru, foi de calcul

Registre de lucru

In Microsoft Excel documentul de baza este registrul de lucru. Registrul de lucru contine foi de calcul si foi de diagrama (grafice). El se salveaza pe hard disk ca fisier, cu extensia .xls.

Cand se lanseaza in executie Microsoft Excel, se creeaza automat un registru de lucru gol cu 3 foi. Numarul de foi dintr-un registru de lucru poate fi modificat in timpul sesiunii de lucru prin inserarea de noi foi ( Insert - Worksheet ) sau prin stergerea de foi de calcul (Edit - Delete). De asemenea, poate fi stabilit numarul implicit de foi de calcul pentru un registru de lucru (se seteaza caseta Sheets in new workbook din caseta de dialog Options, tab-ul General). Setarea nu are efect asupra registrului de lucru activ, ci asupra registrelor de lucru noi.

Foi de calcul

Foaia de calcul (worksheet) este cel mai folosit document in Microsoft Excel. Intr-o foaie de calcul se memoreaza date, se introduc formule de calcul, se insereaza diagrame.

O foaie de calcul este organizata sub forma unui tabel cu 65536 de randuri si 256 de coloane. In plus, foaia de calcul contine un rand cu antetele de coloane, simbolizate cu A, B, , Z, AA, AB, , AZ, IA, IB, IV, si o coloana cu antetele de randuri, simbolizate cu 1,2, , 65536.

O foaie de calcul contine 65536 * 256 celule. Celula se afla la intersectia dintre o coloana si un rand. O celula este identificata unic prin referinta sa.

O referinta identifica o celula sau o zona de celule intr-o foaie de calcul si comunica Excel-ului unde sa caute valorile sau datele care sunt folosite intr-o formula. Cu ajutorul referintelor dintr-o formula pot fi folosite date aflate in zone diferite ale unei foi de calcul sau poate fi folosita valoarea dintr-o celula in mai multe celule. De asemenea, se poate face referire la alte foi ale aceluiasi registru de lucru sau din alte registre de lucru. Referintele la celule din alte registre de lucru sunt numite referinte externe.

Microsoft Excel foloseste implicit stilul de referinta A1, care eticheteaza coloanele cu litere de la A la IV, pentru 256 coloane in total) si randurile cu numere (de la 1 la 65536). Pentru a face referire la o celula, se introduce litera corespunzatoare coloanei urmata de cifra corespunzatoare randului. De exemplu, D5 se refera la celula de la intersectia coloanei D cu linia 5. Pentru a face referire la o zona de celule, se introduce referinta la celula din coltul din stanga sus a zonei, doua puncte (:), apoi referinta la celula din coltul din dreapta jos a zonei.

Exemple de referinte:

Foi diagrama

Foaia diagrama reprezinta o foaie intr-un registru de lucru care contine doar o diagrama (grafic). Foile diagrama sunt legate la datele foii de calcul si sunt actualizate cand datele foii de calcul se modifica.

Administrarea foilor de calcul

Foaia de calcul activa este foaia de calcul afisata in fereastra activa. Pentru a fcae o foaie de calcul activa, se executa click pe selectorul foii din bara de selectori. Daca numarul de foi de calcul este mare, in bara de selectori nu sunt vizibili selectorii pentru toate foile de calcul. In acest caz, pentru a activa o foaie de calcul al carei selector nu este vizibil, se folosesc butoanele de defilare a selectorilor pentru a afisa selectorul dorit, apoi se executa click pe selectorul foii de calcul.

Pentru a efectua aceleasi operatii simultan in mai multe foi de calcul, se selecteaza foile de calcul respective:

a)      daca folie de calcul sunt adiacente, se executa click pe selectorul primei foi, apoi cu SHIFT apasat se executa click pe selectorul ultimei foi din secventa;

b)      daca foile de calcul nu sunt adiacente, se executa click pe selctorul fiecarei foi cu CTRL apasat.

Pentru a selecta toate foile de calcul, se executa click cu butonul drept al mouse-ului (right-click) pe bara de selectori (se afiseaza meniul prescurtat) si se selecteaza comanda Select all sheets.

Pentru a deselecta foile de calcul selectate, se executa click pe selectorul unei foi neselectate, sau se executa right-click pe selectorul unei foi selectate si se selecteaza Ungroup Sheets din meniul prescurtat. Daca au fost selectate toate foile de calcul din registrul de lucru, se executa click pe selectorul oricarei foi de calcul pentru a realiza deselectarea.

Inserarea unei foi de calcul

Pentru a adauga o singura foaie de calcul, se alege Insert → Worksheet sau se executa right - click pe selectorul unei foi de calcul si se selecteaza Insert din meniul prescurtat (se afiseaza caseta de dialog Insert), se selecteaza tab-ul General, apoi icon-ul Worksheet si se executa click pe OK.

Pentru a adauga mai multe foi simultan, se selecteaza un numar de selectori de foi din bara de selectori, egal cu numarul de foi de calcul de inserat, apoi se alege comanda Worksheet din meniul Insert.

Mutarea sau copierea foilor de calcul

1. Se selecteaza foaia / foile de calcul care se muta / copiaza.

2. Se alege Edit → Move or Copy Sheet (se afiseaza caseta de dialog Move or Copy).

3. Daca foaia / foile de calcul se muta / copiaza in alt registru de lucru (deschis sau unul nou), se selecteaza numele registrului de lucru din lista To Book (se selecteaza new book daca mutarea / copierea se face intr-un registru de lucru nou).

4. In lista Before sheet se executa click pe foaia de calcul inaintea careia se vor insera foile mutate / copiate.

5. Pentru a copia foile in loc sa fie mutate, se selecteaza caseta de control Create a Copy

Metode alternative de mutare / copiere a foilor de calcul

a)      Se executa right - click pe selectorul foii de calcul care se muta / copiaza si se selecteaza Move or Copy (se afiseaza caseta de dialog Move or Copy).

b)      Pentru a muta foi de calcul    in cadrul registrului de lucru curent, se gliseaza foile selectate de-a lungul barei de selectori.

c)      Pentru a copia foile de calcul in cadrul registrului de lucru curent, se tine CTRL apsat si se gliseaza foile selectate ; se elibereaza butonul mouse-ului inainte de a elibera tasta CTRL.

Stergerea foilor de calcul dintr-un registru de lucru

Se selecteaza foaia / foile de calcul care se vor sterge, apoi se alege comanda Edit Delete Sheet. Se afiseaza caseta mesaj:

Daca se executa click pe Delete, foile de calcul selectate sunt sterse.

Stergerea foilor de calcul se poate face si cu ajutorul meniului prescurtat: se selecteaza foaia / foile de calcul care se vor sterge, se executa right - click pe selectorul unei foi selectate, apoi se selecteaza Delete.

Redenumirea unei foi de calcul

Se executa dublu - click pe selectorul corespunzator foii de calcul, apoi se tasteaza un nume nou peste numele curent, sau se selecteaza selectorul corespunzator foii de lcuru, se alege Format - Sheet - Rename si se tasteaza un nume nou peste numele curent.

Redenumirea unei foi de calcul se poate face si cu ajutorul meniului prescurtat: se executa right - click pe selectorul foii de calcul care se redenumeste si se selecteaza Rename.