Tabela Pivot

Tabela Pivot

Tabela pivot, ca instrument de asistarea a deciziei reprezinta o facilitate prin care datele dintr-o foaie de calcul pot fi permutate pentru a se pune in evidenta noi informatii.

Tabela pivot permite crearea unui tablou de sinteza in care rubricile unui tabel sau unei baze de date pot fi permutate pe linie sau pe coloana, asupra datelor operandu-se agregari si calcule sub forma de totaluri, medii, min, max etc. Aceste operatii sunt alese dintr-o lista de functii predefinite si sepot opera calcule difeirte asupra acelorasi elemente supuse sintetizarii.

Deci tabela pivot este un instrument care permite o foarte elastica asociere a unor campuri intr-o maniera interactiva, fapt ceduce la regruparea datelor si prezentarea acestora intr-un mod sintetic.

Tabela pivot se creeaza selectand sursa datelor de sintetizat si operand comanda Data - Pivot Table Report, dupa care un asistent Pivot Table Wizard indruma utilizatorul in 3 pasi.

In prima etapa Pivot Table Wizard - Step 1 of 3 se alege sursa de date pentru sintetizarea informatiei:

dintr-un tabel Excel sau o baza de date ( Microsoft Excel List or Database);

dintr-o baza de date externa (External Data Source);

din campuri multiple consolidate (Multiple Consolidation Ranges);

din alta tabela pivot (Another Pivot Table).

In prealabil sursa de date poate fi selectata sau se poate pozitiona cursorul pe prima celula a sa.

Intr-o a doua etapa Pivot Table Wizard - Step 2 of 3 se valideaza tabela sursa pe baza careia se va construi tabela pivot sau daca sursa de date nu a fost selectata anterior, aceasta se poate selecta in aceasta etapa prin completarea in rubrica Range.

In a treia etapa Pivot Table Wizard - Step 3 of 3 se stabileste adresa tabelei pivot, si anume daca aceasta se va plasa intr-o noua foaie de calcul (New worksheet), sau in foaia de calcul existenta, la o anumita adresa (Existing worksheet).

Tot aici are loc selectarea datelor (Layout), prin care se precizeaza care rubrica (rubrici) va (vor) fi plasata(e) pe linie, si care pe coloana. Plasarea rubricilor pe linie sau pe coloana se face prin glisarea rubricii respective intr-o caseta de sintetizare, existand posibilitatea agregarii datelor prin plasarea mai multor rubrici (nivel descrescator de centralizare) pe linie si pe coloana. In plus exista si posibilitatea declararii mai multor restrictii prin glisarea unuia sau mai multor elemente cantralizatoare pe pagina (Page).

Caseta aferenta celei de a treia etapa, contine o macheta - sablon unde vor fi glisate rubricile datelor de sintetizat astfel:

ROW : pozitioneaza elementele campului (rubricii) pe linie;

COLUMN : pozitioneaza elementele campului (rubricii) pe coloana;

DATA : pozitioneaza elementele rubricii prin calcul, la nivelul intregii baze de date, la intersectia valorilor rubricilor dispuse le linie sau pe coloana;

PAGE : regrupeaza elemente de centralizare ale bazei sau sursei de date pentru care informatia este sintetizata pe linie, pe coloana, pe linie si pe coloana.

Tot in aceasta etapa se pot stabili si anumite optiuni ale tabelei pivot, prin apasarea butonului Options, prin caseta de dialog Pivot Table Options:

stabilirea numelui tabelei pivot (rubrica Name);

efectuarea unor calcule de total general pe coloane ( Grand totals for columns);

efectuarea unor calcule de total general pe linii ( Grand totals for rows);

salvarea datelor impreuna cu pagina tabelei pivot (Save data with table layout);

aplicarea unui format predefinit automat pentru tabela pivot (Auto Format table).

Procedura de generare a tabelei pivot se incheie prin apasarea butonului Finish.

Tabela pivot, ca instrument de asistare a deciziei permite o sintetizare in trepte a informatiei, grupand-o pe niveluri descrescatoare de centralizare. Din punct de vedere tehnic, acest lucru se poate realiza grupand mai multe rubrici pe linie sau pe coloana si efectuand mai multe tipuri de calcule pentru aceeasi rubrica sau pentru rubrici diferite.

Conditia pentru sintetizarea in trepte pe linie sau pe coloana este aceea ca prima rubrica plasata pe linie sau pe coloana sa contina elemente (ce vor fi regrupate) aferente celei de a doua rubrici plasate pe linie sau pe coloana, iar a doua rubrica plasata pe linie sau pe coloana sa contina elemente aferente celei de a treia rubrici, s.a.m.d. Altfel spus, elementele sunt grupate pe linie sau pe coloana dupa gradul lor de sintetizare , de la cel mai cuprinzator element la cel mai putin cuprinzator.

Agregarea in trepte a informatiilor permite deci obtinerea unei viziuni mai sintetice in ceea ce priveste analiza si reprezentarea datelor.