Cap1. Modul de lucru cu programul

1.1 Notatii

Sa facem cateva consideratii asupra notatiilor din prezentul material:

atunci cand veti gasi scris un grup de litere incadrat intre < si >, ca de exemplu <Enter> sau <Esc> aceasta semnifica tasta pe care este scris grupul respectiv de litere;

daca pe tasta este inscris un singur caracter sau semn grafic se va scrie simplu caracterul sau semnul grafic.De exemplu A pentru tasta A, → pentru sageata dreapta;

daca facem referire la o combinatie de taste, se vor scrie, dupa regulile de mai sus, tastele care trebuiesc apasate simultan. De exemplu <Alt>S semnifica apasarea simultana a tastelor <Alt> si S. Pentru tasta <Ctrl> se va folosi si semnul ^. De exemplu <Ctrl>W si ^W au aceeasi semnificatie.

1.2. Lansarea in executie a programului

Se face prin selectarea shortcut-ului specificat la instalarea programului.

1.3.Sistemul de meniuri

Pe disc este pus si un exemplu, in GESTEXEMPLU.

Daca lucrurile au decurs fara probleme, pe ecran trebuie sa apara un meniu care va cere sa selectati societatatea cu care veti lucra. In aceasta faza in fereastra respectiva nu se gaseste afisata decat o singura societate: SC EXEMPLU SRL.

Se tasteaza <Enter> si programul selecteaza ca societate curenta de lucru pe SC EXEMPLU SRL.

Sa aruncam o scurta privire asupra a ceea ce este acum pe ecran.

in partea de sus (in chenar) sunt datele de identificare ale programului, ale societatii curente si data curenta, asa cum este ea setata in calculator. Datele referitoare la societatea curenta sunt:

denumirea ei (SC EXEMPLU SRL)

directorul in care este instalata . Acesta este afisat in partea stanga (GESTEXEMPLU)

luna aflata in lucru (August 2003) , afisata in partea dreapta a chenarului;

mai jos se gaseste meniul principal al programului care poate fi activat prin apasarea → sau ←. Elementele meniului principal sunt:

- Aprov - meniul pentru aprovizionare

- Transf - meniul pentru transferuri

- PV - meniul pentru procese verbale (de modificare pret, de depreciere sau de reglare a gestiunilor)

- Cons - meniul pentru consumuri

- Vanz    - meniul pentru vanzari

- Stoc - meniul pentru stocuri

- Gest - meniul pentru gestiuni

- Furn - meniul pentru furnizori

- Clie    - meniul pentru clienti

- Comp - meniul pentru procese verbale de compensare intre furnizori si clienti

- CEC - meniul pentru CEC-uri girate (file CEC primite de la clienti si date direct furnizorilor, fara a fi depuse in banca)

- Casa - meniul pentru casa

- Banca - meniul pentru banca

- Soc - meniul pentru societati

- Intr - meniul pentru intretinerea datelor

- Init - meniul pentru initializari de luna si an.

La randul lor elementele meniului principal cuprind mai multe bare.

Pentru selectarea unei bare dintr-un meniu oarecare se selecteaza mai intai meniul respectiv folosind ← sau → si apoi folosind ↑ sau ↓ se selecteaza bara dorita. Pentru activarea ei se apasa <Enter>. Activand o bara este posibil sa apara un submeniu din care se selecteaza optiunea dorita tot cu ↓↑.

De exemplu sa incercam sa facem o receptie.

Pentru a face o receptie intr-o gestiune se va proceda in modul urmator:

- se selecteaza (daca nu este deja selectat) meniul Aprov

- se selecteaza bara Facturi aprovizionari marfuri

- se tasteaza <Enter>. Pe ecran va apare un submeniu cu mai multe bare (optiuni de lucru). Pe bara Adaugare se face adaugarea de noi receptii in fisier, pe bara Consultare se face consultarea , dupa anumite criterii a receptiilor deja introduse, fara a putea fi insa posibila modificarea datelor din acestea iar pe bara Actualizare se face modificarea datelor din fisier. Deci pentru a face o receptie se va selecta bara Adaugare.

Pe ecran va apare fereastra pentru culegerea datelor.

1.4. Comenzi generale

Exista cateva comenzi generale pentru toate tipurile de documente:

- terminarea introducerii datelor intr-un camp sau modificare acestora , daca campul nu a fost umplut (nu s-au completat toate caracterele) se face obligatoriu cu tasta <Enter>. Daca campul a fost umplut programul va trece automat la urmatorul camp. Nerespectarea acestei conditii poate produce erori deoarece numai atunci cand editarea campului se termina automat sau cu <Enter> se face validarea datelor din campul respectiv

- deplasarea inainte sau inapoi atunci cand nu s-au introdus sau modificat date in campul curent se face cu <Tab> respectiv <Shift><Tab>;

- deplasarea in interiorul unui camp de face cu → sau ←;

- stergerea caracterului aflat la stanga prompter-ului se face cu <Backspace>;

- stergerea caracterului aflat deasupra prompter-ului se face cu <Delele>;

- trecerea la documentul urmator se face tastand <Page Down> sau editand ultimul camp al documentului curent;

- trecerea la documentul precedent se face cu <Page Up>;

- pozitionarea pe primul document se face cu <Ctrl><PageUp>;

-pozitionarea pe ultimul document se face cu <Ctrl><PageDown>;

- cautarea unui document se face cu ^F;

- continuarea ultimei cautari se face cu ^G;

- pentru documentele editate pe doua ferestre (cum ar fi facturile de la furnizori, pentru clienti, etc.) trecerea de la o fereastra la alta se face cu ^↑ si ^↓

- terminarea unei sesiuni de lucru cu un anumit tip de document se face cu ^W. Daca se doreste ca datele introduse sau modificarile facute sa fie abandonate se tasteaza <Esc>.

- in general <Esc> anuleaza comanda curenta.

Introducerea datelor in campurile alfabetice.

Campurile alfabetice sunt, in cazul acestui program, denumirile furnizorilor , clientilor, gestiunilor, caselor, conturilor din banci , produselor, etc.

Pentru introducerea datelor in aceste campuri se procedeaza astfel:

-se tasteaza <Enter>. Daca in fisierele respective exista articole, acestea vor fi afisate sub forma unei liste din care operatorul va alege pe cel dorit pozitionandu-se cu ↓ sau ↑ si selectand cu <Enter>.Daca in lista afisata nu se gaseste articolul cautat se tasteaza <Esc> si atunci programul cere operatorului sa specifice daca doreste introducerea unui articol nou. In cazul in care se raspunde afirmativ se deschide o fereastra in care se introduce articolul nou.

Daca fisierul respectiv are multe articole si este greu de cautat in lista atunci se vor introduse mai intai cateva caractere din campul caracteristic si abia apoi se va tasta <Enter>.

Daca in fisier nu se gasesc articole se va afisa un mesaj de avertizare si se va cere operatorului sa specifice daca introduce un articol nou. In cazul unui raspuns afirmativ se va deshide o fereastra in care se va introduce articolul.

De exemplu daca editam campul "Furnizor:' din facturile de aprovizioonare si vrem sa introducem furnizorul SC FM1 SRL vom proceda astfel:

- vom tasta FM si apoi <Enter>.Daca in fisier exista furnizori care in denumire au secventa de caractere FM acestia vor fi afisati. Daca printre acestia se gaseste si SC FM1 SRL operatorul va face selectarea acestuia. Daca nu se gaseste in lista atunci se tasteaza <Esc> si programul va solicita operatorului sa raspunda daca doreste adaugarea noului furnizor.

1.5. Particularitati de culegere a datelor din documentelor primare

In general denumirea campurilor in toate machetele este sugestiva. In plus, in general, in partea de jos a ecranului apar explicatii referitoare la datele care trebuiesc introduse. In continuare vor fi explicate acele campuri a caror semnificatie nu este evidenta.

1.5.1. Receptii

Campurile Chelt.div1 si Chelt.div2 se refera la alte cheltuieli facturate de furnizor odata cu marfa, cum ar fi de exemplu cheltuielile de transport . In campul Cont se va introduce contul contabil in care se inregistreaza cheltuiala respectiva.

In momentul introducerii totalului fara TVA al facturii programul calculeaza si afiseaza automat valoarea TVA-ului . Daca valoare afisata pe ecran nu corespunde cu valoarea calculata de furnizor, se va introduce aceasta din urma. Acesta este un principiu general: toate datele calculate de program pot fi inlocuite (si chiar trebuie sa fie inlocuite) cu valorile din documentele primare , daca acestea nu corespund (datorita greselilor de calcul la documentele intocmite manual, modului diferit de a rotunji, numarului diferit de zecimale folsit in calcul , etc.)

Daca in momentul receptiei marfii se face si plata integrala sau partiala a acesteia, cu numerar sau / si fila CEC , datele referitoare la aceste plati se vor introduce la rubrica Achitat cu:.

In jumatata inferioara a ecranului se vor culege datele referitoare la produsele care fac obiectul receptiei. Dupa terminarea introducerii tuturor datelor din receptie (factura) se poate face o verificare a acestora. Tastand ^F programul calculeaza valoarea fara TVA a produselor receptionate si o compara cu valoare totala fara TVA culeasa din factura furnizorului. Daca aceste valori nu sunt identice se afiseaza un mesaj de eroare care specifica valoare diferentei dintre ele si posibilele cauze care au generat-o.

Tastand ^L receptia poate fi tiparita la imprimanta sau afisata pe ecran.

1.5.2.Transferuri intre gestiuni

In machetele de culegere a datelor din notele de transfer (avizele de expeditie) completarea campurile Total aviz fara TVA este optioanala.

1.5.3. Procese verbale (de depreciere si de reglare gestiune)

In machetele acestora completarea campurilor Total diferenta pret, Total valoare depreciata sau Total valoare reglata este optionala. Nu apar erori daca acestea nu sunt completate.

1.5.4. Procese verbale de compensare si CEC-uri girate

In machetele acestora semnificatia anumitor campuri este urmatoarea:

S.f.furn.: serie facturii furnizorului cu care se face compensarea;

Nr.f_furn.: numarul facturii furnizorului;

S.f.propr.: seria facturii proprii taiate clientului cu care se face compnsarea;

Nr.f.propr: numarul facturii proprii taiate clientului .

Pentru culegerea acestor date , atunci cand prompterul se gaseste in campul respectiv se tasteaza <F10> si pe ecran se afiseaza o lista cu toate facturile furnizorului/clientului si cu suma ramasa de platit /incasat acestuia /de la acesta. Se selecteaza factura dorita cu comenzile stiute deja.

1.5.5. Plati la furnizori si incasari de la clienti prin casa

In macheta acestora semnificatia anumitor campuri este urmatoarea:

Serie doc. platit/incas.: seria facturii platite furnizorului sau incasata de la client;

Nr.doc platit/incas.: numarul facturii.

Introducerea datelor in aceste campuri se face tot cu <F10>.

1.5.6. Plati la furnizori si incasari de la clienti prin banca

In macheta acestora semnificatia anumitor campuri este urmatoarea:

S. d. incasare.: seria documentului (CEC, ordin plata, bilet la ordin) cu care se face incasarea

Nr.d. incasare.: numarul documentului (CEC, ordin plata, bilet la ordin) cu care se face incasarea .

S.d.incasat : seria facturii carese incaseaza

Nr.d.incasat: numarul facturii care se incaseaza.

Introducerea datelor in ultimele doua campuri se face tot cu <F10>.

S. d. plata.: seria documentului (CEC, ordin plata, bilet la ordin) cu care se face plata

Nr.d. plata.: numarul documentului (CEC, ordin plata, bilet la ordin) cu care se face plata

S.d.platit : seria facturii carese plateste

Nr.d.platit: numarul facturii care se plateste.

Introducerea datelor in ultimele doua campuri se face tot cu <F10>.

Tip doc: tipul documentului cu care se face plata/ incasare. Se apasa <Enter> si se selecteaza din lista afisata.

Pentru toate documentele completarea seriei este optionala.

1.6. Adaugarea si configurarea unei societati noi

Pentru adaugarea unei societati noi se selecteaza meniul Soc , bara Adaugare societate.

In fereastra afisata Catalog instalare reprezinta directorul (catalogul, folderul) in care se va face instalarea societatii. Trebuie sa fie un sir de caractere alfanumerice care sa nu contina spatii.

Data initiala reprezinta prima zi a lunii cu care se va incepe lucrul. De exemplu daca se va lucra pentru luna august data initiala va fi 01/08/2003

In continuare se face configurarea societatii create.

Se selecteaza bara Configurare societate curenta.

1.Localizare plan conturi. Pana cand se va instala programul de Balanta contabila aici trebuie sa se gaseasca C:P2STRUCT. Fisierul plan de conturi este folosit pentru validarea conturilor case se introduc in anumite documente. Doarece nu este instalat si programul de Balanta contabila, in momentul culegerii anumitor conturi este posibil sa apara mesajul "Contul xxxxx nu se gaseste in planul de conturi !" In acest caz se va tasta <Enter> si apoi <Tab>, pentru a nu se mai face validarea contului.

2.Conturi si cote TVA. Programul are deja predefinite conturile si cotele de TVA cu doua observatii:

se poate inregistra separat TVA-ul pentru marfa si TVA-ul pentru nevoi firma, dar nu este obligatoriu;

este obligatoriu ca Cota TVA mica sa fie diferita de zero;

3. Daca comercializati produse agro-alimentare, bauturi alcoolice si tutun este necesar sa specificati datele curente pentru taxele respective.

Mai departe se face definirea gestiunilor .

Se selecteaza meniul Gest , bara Adaugare si se completeaza campurile afisate. Nu este necesara introducerea soldurilor gestiunilor datorita faptului ca acestea vor fi calculate de program dupa introducerea inventarului de deschidere.

1.7. Introducerea datelor initiale

Atunci cand se adauga o societate noua este necesar sa fie introduse si anumite date initiale. Acestea sunt:

inventarul faptic la data de 1 a lunii cu care se incepe lucrul

soldul casei

soldurile tuturor conturilor din banci

facturile cu sold (atat cele de la furnizori cat si cele ale clientilor)

1.7.1. Introducerea inventarului faptic

Pentru a se putea introduce inventarul trebuiesc parcursi urmatorii pasi:

- definirea grupelor de produse si a caracteristicilor acestora.

Se face pe meniul Stoc, bara Grupe produse .

- introducerea nomenclatorului de produse.

Nomenclatorul de produse defineste grupa din care face parte produsul, denumirea acestuia si unitatea de masura. In nomenclator un produs trebuie sa apara o singura data. Pentru lucrul cu nomenclatorul de produse se selecteaza meniul Stoc, bara Nomenclator . In macheta ecran afisata, pentru introducerea grupei se va proceda asa cum s-a explicat la Cap.1.3.

- introducerea efectiva a inventarului. Se face pe meniul Stoc, bara Stocuri. In lista de inventar un produs cu acelasi pret trebuie sa apara o singura data. Introducerea denumirii produsului se va face cum s-a explicat la Cap.2.3.

1.7.2. Introducerea soldului casei

Se selecteaza meniul Casa, bara Actualizare si in macheta afisata se modifica, daca este cazul, contul casei si apoi se introduce soldul initial.

1.7.3.Introducerea soldurilor conturilor curente

Se selecteaza meniul Banca, bara Adaugare si se completeaza campurile din macheta afisata.

1.7.4.Introducerea facturilor cu sold

Pentru facturile cu sold ale furnizorilor se selecteaza meniul Furnizori, bara Solduri documente deschidere si se completeaza campurile din macheta afisata.

Pentru facturile cu sold ale clientilor se selecteaza meniul Clienti, bara Solduri documente deschidere si se completeaza campurile din macheta afisata.

1.8. Salvarea datelor

Este bine ca la sfarsitul fiecarei zile delucru sa se faca salvarea datelor. De asemenea inaintea initializarilor de luna sau an este recomandat sa se faca salvarea datelor. Pentru aceasta trebuie sa se creeze pe HDD directorii in care se vor face aceste salvari. Cu titlu de exemplu, daca societatea cu care lucrati se cheama TEST, se va crea pe HDD urmatoarea structura de directori:

ARHIVA

TEST

ZI

IAN00

FEB00

MAR00

APR00

. . . .

Salvarile zilnice se vor face in directorul ARHIVATESTZI iar cele lunare in directorul corespunzator lunii care se incheie. Pentru luna august in ARHIVATESTAUG00

Pentru salvare se selecteaza meniul Intretinere, bara Salvare date si in fereastra afisata se introduce directorul (calea) unde se va face salvarea.

Daca este necesara aducerea datelor de unde au fost salvate (restaurarea lor) se selecteaza meniul Intretinere, bara Salvare date si in fereastra afisata se introduce directorul (calea) de unde se aduc datele.

1.9. Initializarea de luna sau an

Dupa listarea tuturor situatiilor necesare inchiderii contabile a lunii se trece la initializarea pentru luna urmatoare. Aceasta operatie goleste toate fisierele de date ale lunii curente si calculeaza soldurile pentru produsele din stoc, clienti si furnizori. De aceea , pentru a putea consulta ulterior datele din orice luna inchisa este necesar ca acestea sa fie salvate inaintea acestei operatii.

Pentru intializare se selecteaza meniul Init, bara Initializare luna sau dupa caz , Initializare an si se raspunde adecvat solicitarilor programului.

Dupa aceasta operatie este nevoie sa se introduca soldurile noi la casa si banci.

1.10. Terminarea lucrului

Pentru terminarea lucrului cu programul se tasteaza <Esc> din meniul principal.

1.11. Probleme care pot apare in timpul lucrului

Daca in timpul lucrului apar mesaje ale sistemului FoxPro (mesaje in limba engleza) se noteaza mai intai meniul pe care a aparut eroarea si apoi mesajul de eroare aparut. In continuare se incearca depasirea situatiei aparute selectand <Ignore> din optiunile afisate.