Lectia 5

Utilizarea postei electronice in Outlook

S-au dus zilele in care telefonul era principala modalitate de a comunica imediat cu alte persoane, iar corespondenta postala era metoda de baza pentru a trimite scrisori si documente altor persoane. In ziua de azi, posta electronica permite comunicarea si schimbul de informatii cu alte persoane printr-o metoda mai rapida si mai flexibila decat metodele care erau disponibile in trecut. Posta electronica face referire la orice comunicare trimisa sau primita prin intermediul computerelor, fie prin Internet, fie printr-un program de mesagerie utilizat in reteaua interna a unei organizatii sau intranet.

Crearea, trimiterea, primirea si citirea mesajelor de posta electronica sunt activitatile pe care probabil le efectuati cel mai des in Microsoft^® Outlook^®. Posta electronica pune la dispozitie o metoda rapida de a trimite si primi mesaje, fisiere si documente cum ar fi rapoarte, foi de lucru si imagini.

Folderele Outlook trebuie sa contina deja elementele Outlook (mesaje de posta electronica si inregistrari de persoane de contact), necesare pentru efectuarea exercitiilor din aceasta lectie.

In aceasta lectie veti invata cum sa creati, sa adresati, sa formatati si sa trimiteti un mesaj de posta electronica. Veti invata cum se ataseaza un fisier; cum se verifica si se citesc mesajele si cum se raspunde sau se redirectioneaza un mesaj primit. Veti invata cum se semnalizeaza mesajele cu un memento adresat dvs. sau destinatarului care sa aminteasca sa reactioneze la mesaj la o anumita data. De asemenea, veti invata cum se imprima, cum se gasesc si cum se retrag mesajele trimise. Veti invata cum se salveaza in folderul Schite acele mesaje de posta electronica pe care nu sunteti pregatiti sa le trimiteti, un folder care stocheaza mesaje incomplete. In final, veti invata cum sa stergeti mesaje.

Pentru a termina exercitiile din aceasta lectie, va trebui sa utilizati fisierele numite Harta si Programa din folderul Practica pentru Computere - Notiuni de baza care se afla pe discul fix.

Compunerea, adresarea si trimiterea mesajelor

Daca ati utilizat alte programe de posta electronica, veti observa probabil ca trimiterea si crearea de mesaje este asemanatoare in Outlook. Pentru a crea un nou mesaj de posta electronica, faceti clic pe butonul Nou cand va aflati in folderul Inbox. Aveti posibilitatea sa creati un mesaj nou de posta electronica din orice folder. In meniul Fisier, indicati spre Nou si faceti clic pe Mesaj corespondenta pentru a afisa o noua fereastra de mesaj.

Mesajul pe care il creati poate avea orice lungime si poate contine orice fel de informatii. Ilustratia urmatoare afiseaza fereastra de creare a unui mesaj de posta electronica.

Asa cum trebuie sa adresati un plic inainte de a-l trimite prin posta, trebuie sa furnizati cel putin o adresa de posta electronica in caseta Catre a mesajului. Un mesaj de posta electronica poate fi trimis catre orice numar de destinatari, iar mesajul este trimis simultan tuturor destinatarilor. Pentru a trimite un mesaj mai multor destinatari, in caseta Catre tastati un semn punct si virgula dupa adresa de posta electronica a fiecarui destinatar. Dupa ce tastati o adresa de posta electronica sau mai multe, introduceti subiectul mesajului, scrieti mesajul si faceti clic pe butonul Se trimite, pentru a trimite mesajul. De obicei, mesajul de posta electronica ajunge in cutia postala a destinatarului in cateva secunde dupa ce il trimiteti.

Outlook simplifica adresarea unui mesaj de posta electronica daca ati mai trimis anterior un mesaj la acelasi destinatar sau daca adresa destinatarului se afla in agenda Outlook. Functia de adresare Completare automata completeaza automat adresa cand incepeti sa o scrieti. Daca adresa sugerata de Outlook este corecta, apasati tasta Tab pentru a introduce adresa completa. Daca Outlook gaseste mai multe potriviri, va prezenta o lista a posibilelor corespondente. Utilizati tastele sageti pentru a selecta intrarea corecta si apasati tasta Enter.

Microsoft Outlook 2002 detine suport pentru cateva tipuri de conturi de posta electronica Internet. Tipurile de conturi includ POP3, IMAP si HTTP.

Post Office Protocol 3 (POP3)-Tip obisnuit de cont de posta electronica oferit de un furnizor de servicii Internet. Pentru a primi mesaje, va conectati la un server de posta electronica si descarcati mesajele pe computerul local.

Internet Message Access Protocol (IMAP)-Mesajele sunt stocate pe serverul de posta electronica. Cand va conectati la un server de posta electronica, cititi anteturile si selectati mesajele care vor fi descarcate pe computerul local.

Sub butonul Catre se afla butonul Cc. Denumirea Cc este o prescurtare de la copie carbon, referire la zilele cand scrisorile imprimate erau copiate utilizand hartie carbon. Copia contine acelasi continut trimis catre destinatarul identificat in caseta Catre. Cu toate acestea, o copie a unui mesaj se trimite catre alte persoane doar in scop de informare; destinatarilor din Cc nu li se cere sa actioneze.

Functia Cc este optionala: Aveti posibilitatea sa trimiteti un mesaj fara a trimite vreo copie. Cu toate acestea, uneori este important sa trimiteti o copie a mesajului catre alte persoane. Pentru a trimite o copie, introduceti pur si simplu adresa de posta electronica a persoanei in caseta Cc. Pentru a trimite o copie catre mai multi destinatari, tastati punct si virgula dupa fiecare adresa de posta electronica. Cand destinatarul Cc primeste mesajul, adresa sa apare in antetul mesajului in campul Cc.

Subiectul mesajului este de obicei o scurta descriere a informatiilor din mesaj. Toti destinatarii mesajului vor vedea antetul mesajului cand va sosi mesajul in casutele postale. Antetul unui mesaj cuprinde numele expeditorului, subiectul mesajului, data si ora cand a fost trimis mesajul. Aceste informatii permit destinatarilor sa identifice rapid scopul mesajului de posta electronica fara a-l deschide. Daca nu tastati un subiect pentru mesaj, Outlook va avertizeaza inainte de a-l trimite ca mesajul nu are subiect.

Formatarea unui mesaj

Aspectul nu inseamna totul, dar un mesaj cu un aspect placut are un impact pozitiv asupra destinatarului. Outlook 2002 utilizeaza Microsoft Word ca editor implicit de posta electronica, beneficiind astfel de optiunile puternice de formatare din Word. Cu cateva clicuri de maus se pot aplica formatari care evidentiaza informatii importante sau ofera mesajului un pic de stralucire pentru a-l face mai evident in multitudinea de mesaje care aglomereaza cutiile postale.

Bara de instrumente Formatare arata familiar daca utilizati Microsoft Word. Aceasta va permite sa aplicati formate care creeaza imaginea pe care doriti sa o oferiti. Colorati numele produsului. Scrieti cu caractere aldine datele unei conferinte pentru ca destinatarii sa le vada mai usor. Evidentiati numerele importante dintr-un raport de vanzari. Utilizati o lista cu marcatori. Optiunile sunt nenumarate.

Aplicarea formatelor este simpla. Tastati textul principal al mesajului de posta electronica in zona de mesaje. Selectati textul de formatat. In bara de instrumente Formatare, faceti clic pe butonul corespunzator: Textul selectat preia imediat noul format.

Intr-un mesaj de posta electronica se poate include adresa a unui sit Web. Cand un destinatar face clic pe adresa Web, browserul e lanseaza automat si afiseaza situl Web. Includerea unei adrese de sit Web in mesaj este de folos deoarece destinatarul nu trebuie sa lase mesajul ca sa deschida browserul si apoi sa tasteze adresa sitului Web pentru a accesa situl. Pentru a include o adresa de sit Web intr-un mesaj, tastati-o pur si simplu in mesaj. Outlook formateaza automat adresa (sau URL, acronim pentru Uniform Resource Locator - descriptor de resurse uniform) ca legatura catre o pagina Web-de exemplu, www.microsoft.com.

Uneori este necesar sa va reamintiti ceva sau sa anuntati destinatarii despre importanta unui mesaj pe care il trimiteti. Poate ca ati trimis un mesaj despre un eveniment avand un termen limita sau ati cerut date despre un anumit subiect. Semnalizati mesajul pentru a va reaminti sa rezolvati o problema sau semnalizati un mesaj trimis solicitand cuiva sa dea raspuns.

Cand creati un nou mesaj, faceti clic pe butonul Semnalizare pentru urmarire din bara de instrumente Mesaj, in fereastra de mesaje. Se afiseaza o caseta de dialog care permite identificarea motivului pentru care ati semnalizat mesajul, cum ar fi solicitarea unui raspuns, solicitarea unei actiuni ca replica sau mentiunea ca nu este necesar raspunsul. De asemenea, aveti posibilitatea sa stabiliti un termen limita pentru actiunea ce trebuie intreprinsa. Cand destinatarul receptioneaza un mesaj cu un semnalizator, scopul acelui semnalizator este afisat in partea de sus a mesajului. Daca a fost stabilita o data, apare si aceasta.

In acest exercitiu, compuneti un mesaj si il trimiteti catre colegul de clasa.

Cand va aflati in folderul Inbox, faceti clic pe butonul Mesaj corespondenta nou din bara de instrumente Standard.

Se afiseaza o fereastra de mesaj.

In caseta Catre, tastati adresa de posta electronica a partenerului din clasa sau adresa dvs. daca lucrati singuri.

Apasati de doua ori pe tasta Tab.

Punctul de inserare se muta in caseta Subiect.

Tastati Nu uitati de picnic si apasati Enter.

Subiectul este introdus, iar punctul de inserare se muta in zona mesajului.

Tastati Va amintim ca cel de-al 5-lea picnic anual al nostru va avea loc sambata, 6 iunie.

Fereastra de mesaj contine toate informatiile necesare.

Caseta Catre contine adresa de posta electronica a partenerului de curs.

Daca serverul este oprit sau daca sunt probleme cu conexiunea la Internet, mesajele sunt plasate in Outlook pana se stabileste conexiunea.

In bara de instrumente Mesaj din fereastra mesajului, faceti clic pe butonul Se trimite.

Mesajul este trimis destinatarului.

Atasarea unui fisier la un mesaj

Aspectul pictogramei depinde de tipul de fisier atasat. De exemplu, pictograma pentru un fisier Word atasat este aceeasi pictograma care reprezinta fisierele Word in Exploratorul Windows. Pictograma pentru un fisier Excel atasat este aceeasi pictograma care reprezinta fisierele Excel in Exploratorul Windows.

In ziua de azi, cu ritmurile alerte de la locul de munca, aveti nevoie deseori sa trimiteti informatii catre mai multe persoane intr-o perioada scurta de timp. De exemplu, managerul de vanzari de la Adventure Works, o statiune turistica, doreste sa distribuie previziunile de vanzari in format de registru de lucru Microsoft Excel catre ceilalti manageri ai statiunii. In loc sa distribuie copii imprimate sau sa scrie din nou continutul acestor documente intr-un mesaj de posta electronica, managerul de vanzari poate sa faca din fisierul registru de lucru o atasare: un document extern inclus ca parte a unui mesaj-si sa trimita mesajul si atasarea catre toti destinatarii in acelasi timp.

O atasare poate fi un fisier, un document stocat pe disc sau alt element Outlook. Un fisier poate fi orice tip de document, cum ar fi un document Microsoft Word, o foaie de calcul Excel sau o imagine. Un element este un obiect Outlook, cum ar fi o persoana de contact, o activitate sau nota. In continuarea acestui curs veti invata cum se creeaza si cum se utilizeaza aceste elemente Outlook sau alte elemente.

Atasarea selectata apare intr-un camp nou, caseta Atasare, amplasata sub caseta Subiect. Atasarea este afisata ca o pictograma, sau ca reprezentare grafica a fisierului atasat. Sunt afisate de asemenea numele si dimensiunea fisierului. Cand trimiteti mesajul, destinatarul mesajului poate face dublu-clic pe pictograma pentru a deschide si vedea fisierul sau elementul.

Pentru a atasa un fisier la mesaj, compuneti mesajul asa cum ati proceda in mod normal si faceti clic pe butonul Inserare fisier din bara de instrumente Mesaj din fereastra mesajului. Navigati la folderul care contine fisierul, faceti clic pe numele fisierului si faceti clic pe butonul Inserare. Repetati procedura pentru a atasa mai multe fisiere la mesaj.

Pentru a atasa un element Outlook unui mesaj, faceti clic pe sageata indreptata in jos de langa butonul Inserare element din bara de instrumente Mesaj. Selectati Element pentru a afisa caseta de dialog Inserare element. In lista Privire in, faceti clic pe numele de folder al tipului de element Outlook pe care doriti sa il atasati, cum ar fi o persoana de contact. In lista Elemente din panoul de jos, faceti clic pe elementul pe care doriti sa il atasati si faceti clic pe OK. Pictograma care reprezinta elementul Outlook atasat se afiseaza in caseta Atasare.

Aveti posibilitatea de asemenea sa specificati prioritatea unui mesaj. Cand marcati un mesaj ca avand Prioritate mare, antetul mesajului apare in cutia postala a destinatarului cu un semn de exclamare rosu, indicand ca doriti ca destinatarul sa raspunda sau sa citeasca mesajul cat mai curand posibil. Cand marcati un mesaj ca avand Prioritate scazuta, in antetul mesajului apare o sageata albastra, indreptata in jos, indicand destinatarului ca poate citi sau raspunde cand ii convine.

Pentru a marca un mesaj ca avand prioritate mare sau scazuta:

Pe bara de instrumente Standard din fereastra mesajului, faceti clic pe butonul Importanta: maxima (indicat de un semn de exclamare rosu).

sau

In acest exercitiu, veti compune un mesaj, veti atasa o imagine la mesaj si veti trimite mesajul si fisierul atasat catre destinatar.

In bara de instrumente Standard, faceti clic pe butonul Mesaj corespondenta nou.

Se afiseaza o fereastra de mesaj.

In caseta Catre, tastati adresa de posta electronica a destinatarului.

Apasati de doua ori tasta Tab si tastati Invitatie la picnic in caseta Subiect.

Apasati Enter. In zona de mesaj, tastati Te astept sa ne vedem la picnic, pe 6 iunie la ora 1:00 PM. Pentru a afla cum se ajunge la Parcul Ciresilor, vezi harta atasata. Ne vedem acolo!

In bara de instrumente Mesaj din fereastra de mesaj, faceti clic pe butonul Inserare fisier.

Se afiseaza caseta de dialog Inserare fisier.

Faceti clic pe sageata de langa Privire in, deplasati-va la folderul Potential nelimitat de pe discul fix, apoi faceti dublu clic pe folder.

Faceti dublu clic pe folderul Practica Computere - Notiuni de baza.

Faceti dublu clic pe folderul Partea a VI-a, apoi pe folderul Lectia05.

Faceti dublu clic pe fisierul Harta pentru a-l atasa la mesajul de posta electronica.

Outlook ataseaza fisierul Harta la mesajul de posta electronica iar dialogul Inserare fisier se inchide. Ecranul ar trebui sa arate asemanator cu cel care urmeaza.

Daca trimiteti o atasare de posta electronica cuiva care se conecteaza le Internet cu un modem lent (33,6 KBps sau mai lent), trebuie sa limitati dimensiunea atasarii la 300 KO sau mai putin. Mesajele ca atasari mai mari determina o durata mai mare a primirii lor prin programul de posta electronica al destinatarului.

In bara de instrumente Mesaj din fereastra mesajului, faceti clic pe butonul Se trimite.

Mesajul este trimis destinatarului.

Verificarea mesajelor de posta electronica

Asa cum Outlook trimite mesajele de posta electronica la fiecare 10 minute, tot asa Outlook verifica noile mesaje la fiecare 10 minute. In continuarea acestui curs veti invata cum se modifica aceasta setare pentru a avea un interval mai lung sau mai scurt. Aveti posibilitatea sa verificati manual mesajele in orice moment. Faceti pur si simplu clic pe butonul Trimitere/Primire din bara de instrumente Standard. Toate mesajele care se afla in serverul de posta electronica vor aparea in Inbox.

In acest exercitiu, verificati daca aveti mesaje de posta electronica sosite.

Daca este necesar, faceti clic pe bara de grupuri Comenzi rapide Outlook din bara Outlook si faceti clic pe comanda rapida spre Inbox.

Se afiseaza continutul folderului Inbox. Anteturile de mesaje sunt afisate in panoul superior al ferestrei de mesaje, pentru mesajele primite deja.

Daca utilizati Exchange Server pentru trimiterea si primirea mesajelor de posta electronica sau daca aveti mai multe conturi de posta electronica, indicati spre Trimitere/Primire din meniul Instrumente si faceti clic pe contul de la care doriti sa trimiteti si sa primiti mesaje.

In bara de instrumente Standard, faceti clic pe butonul Trimitere/Primire.

Apare o bara de evolutie care mentioneaza ca Outlook trimite si primeste mesaje imediat inainte sa apara anteturile noului mesaj in panoul superior al ferestrei de mesaje. Mesajele au fost create si trimise in exercitiile anterioare de catre dvs. sau de catre colegul de clasa.

Citirea mesajelor

Implicit, panoul Examinare se afiseaza cand deschideti folderul Inbox. Panoul Examinare este amplasat sub Inbox. Pentru a citi continutul unui mesaj in panoul Examinare, faceti clic pe antetul mesajului in Inbox. Mesajele pe care le-ati citit sunt afisate cu o pictograma reprezentand un plic deschis la stanga antetului mesajului; mesajele necitite apar cu o pictograma reprezentand un plic inchis. Daca nu este afisat panoul Examinare, faceti dublu clic pe un antet de mesaj pentru a deschide mesajul intr-o fereastra separata.

Caracteristica Examinare a fost imbunatatita in Outlook 2002. Selectati Examinare automata in meniul Vizualizare. In Inbox se afiseaza pana la trei linii din fiecare mesaj, direct sub antetul mesajului. Astfel vi se permite sa va uitati dupa mesajele importante si sa cititi un mesaj fara a-l deschide intr-o fereastra separata. Examinare automata este un instrument util daca primiti zeci de mesaje in fiecare zi si doriti sa le parcurgeti rapid pentru a stabili ce mesaje sa cititi mai intai. Se pot observa rapid mesaje nedorite care au anteturi inselatoare.

Panoul Examinare afiseaza antetul complet al mesajului si pune la dispozitie o bara de defilare pentru a vedea mesajul intreg. De asemenea, aveti posibilitatea sa deschideti o atasare din panoul Examinare. In coltul din dreapta sus al panoului Examinare, faceti clic pe pictograma reprezentand o agrafa de hartie si faceti clic pe atasare.

Comenzile de meniu Examinare automata si Panou de examinare sunt de tip comutator activat/dezactivat. Aceasta inseamna ca, daca faceti clic pe una din aceste comenzi in timp ce caracteristica este activata, caracteristica se va dezactiva. Daca faceti clic pe una din aceste comenzi in timp ce caracteristica este dezactivata, caracteristica se va activa. Selectati Examinare automata sau Panou de examinare din meniul Vizualizare pentru a comuta intre caracteristici.

Asigurati-va ca faceti un singur clic pe mesajul Nu uita de picnic in pasul 1. Daca faceti dublu clic, rezultatul va fi altul.

In acest exercitiu, veti citi mesajele de posta electronica pe care vi le-a trimis partenerul din clasa.

Faceti clic pe antetul mesajului Invitatie la picnic.

Mesajul se afiseaza in Panoul de examinare.

Faceti dublu clic pe antetul mesajului Invitatie la picnic.

Mesajul se afiseaza intr-o fereastra separata. Observati pictograma de tip atasare in mesaj.

De asemenea, aveti posibilitatea sa deschideti o atasare din Panoul de examinare. In antetul mesajului, faceti clic pe pictograma atasarii.

Faceti dublu clic pe pictograma atasarii Harta din fereastra mesajului.

Harta se afiseaza intr-o fereastra separata de catre aplicatia pe care o utilizeaza computerul pentru grafica.

In coltul din dreapta sus al ferestrei care contine harta, faceti clic pe butonul Inchidere.

Aplicatia se inchide.

In coltul din dreapta sus al ferestrei mesajului, faceti clic pe butonul Inchidere.

Mesajul se inchide.

Raspunsul la mesaje si redirectionarea lor

Daca primiti o reclama prin posta clasica, o cititi sau o refuzati. Daca primiti o scrisoare de la un prieten, trimisa tot prin posta clasica, ii scrieti un raspuns si il trimiteti.

La fel se procedeaza si cu posta electronica. Uneori veti citi un mesaj de posta electronica fara a raspunde la mesaj. Alteori veti raspunde la mesajele de posta electronica trimise de prieteni sau colegi. Un raspuns trimite o copie a mesajului original plus textul suplimentar pe care il scrieti. Destinatarul va vedea in antetul mesajului textul RE: si subiectul initial. Cand raspundeti la un mesaj, raspunsul este automat adresat expeditorului. Daca mesajul initial a fost trimis catre dvs. si catre alte cateva persoane, aveti optiunea sa raspundeti expeditorului si tuturor celorlalti destinatari.

Dupa ce primiti un mesaj de posta electronica, probabil informatiile continute in mesaj vor fi utile si altora. Daca da, redirectionati mesajul catre alti destinatari. Redirectionarea unui mesaj permite trimiterea unui mesaj catre persoane individuale care nu se aflau initial pe lista destinatarilor. Faceti clic pe butonul Redirectionare din bara de instrumente Standard, in folderul Inbox tastati adresa de posta electronica a destinatarilor in caseta Catre, apoi faceti clic pe butonul Se trimite. De asemenea, aveti posibilitatea sa tastati informatii suplimentare la inceputul mesajului redirectionat inainte de a-l trimite.

In acest exercitiu, raspundeti la mesajul pe care il primiti si redirectionati mesajul catre alta persoana.

Trebuie sa aveti adresa de posta electronica a altcuiva din clasa pentru a efectua acest exercitiu. Daca nu este disponibila o alta adresa, utilizati adresa dvs.. Mesajele de raspuns si cele redirectionate vor fi trimise la adresa dvs.

In Inbox, verificati ca este selectat antetul mesajului Invitatie la picnic.

In bara de instrumente Standard, faceti clic pe butonul Raspuns.

Se afiseaza o fereastra de raspuns continand mesajul initial. Punctul de inserare se afla deja in zona de mesaj.

In zona de mesaj, tastati Da, vin la picnic.

In bara de instrumente Standard din fereastra mesajului, faceti clic pe butonul Se trimite.

Raspunsul este trimis catre colegul de clasa.

In bara de instrumente Standard, faceti clic pe butonul Trimitere/Primire.

In Inbox se primeste un raspuns de la colegul de clasa.

In Inbox, faceti clic din nou pe antetul mesajului Invitatie la picnic..

Faceti clic pe butonul Redirectionare din bara de instrumente.

Se deschide o fereastra de redirectionare, continand mesajul initial.

In caseta Catre, tastati o adresa de posta electronica pentru alt coleg de clasa.

Cand redirectionati un mesaj, aveti posibilitatea sa adaugati un text nou in zona de mesaj inainte de a-l trimite.

In bara de instrumente Standard din fereastra mesajului, faceti clic pe butonul Se trimite.

Mesajul este redirectionat catre celalalt coleg.

In bara de instrumente Standard, faceti clic pe butonul Trimitere/Primire.

Un mesaj redirectionat de la un coleg de clasa soseste in Inbox.

Imprimarea mesajelor

Deseori este convenabila imprimarea unei copii a unui mesaj avand astfel posibilitatea sa cititi mesajul cand nu va aflati in fata computerului sau sa predati mesajul imprimat cuiva care nu are acces la posta electronica. De exemplu, angajatii Adventure Works au considerat util sa imprime o copie a mesajului care spunea cum se ajunge la picnicul organizat de companie pentru ca sa poata vedea drumul ca duce la parc.

Cand imprimati o atasare, Outlook poate afisa o caseta de avertizare despre posibilul pericol al virusilor ascunsi in mesajele cu atasari. Faceti clic pe butonul Imprimare din caseta mesajului pentru a continua procesul de imprimare.

De asemenea, aveti posibilitatea sa imprimati atasarile mesajelor daca aplicatia utilizata pentru a crea atasarea este instalata pe computer. O atasare se poate imprima daca deschideti atasarea si utilizati comanda Imprimare din programul care deschide atasarea. De asemenea, se poate face clic cu butonul din dreapta pe pictograma atasarii din fereastra mesajului si pe Imprimare din meniul de comenzi rapide. Atasarea se va imprima pe imprimanta implicita a computerului.

Outlook contine cateva optiuni pentru imprimarea mesajelor de posta electronica in folderul Inbox. Mesajele pot fi imprimate in stilul Tabel sau Memoriu. Daca imprimati cu stilul Tabel, documentul contine o lista de mesaje sub forma unui tabel care se aseamana listei din Inbox; anteturile de mesaje care se afla in prezent in Inbox sunt enumerate sub titlurile de coloana, cum ar fi De la, Subiect si Primit. Daca imprimati in stilul Memoriu, documentul contine numele dvs. in partea de sus a paginii, informatii despre mesaj (de la cine provine mesajul, cand a fost trimis, catre cine a fost trimis, plus subiectul mesajului); mesajul ca atare este imprimat ultimul.

Selectati Initializare pagina in meniul Fisier pentru a deschide caseta de dialog Initializare pagina. Aceasta va permite sa examinati stilul paginii, dimensiunea coloanelor si randurilor (daca ati selectat stilul Tabel) si fonturile in care va fi imprimat mesajul. Faceti clic pe fila Hartie din caseta de dialog Initializare imprimare pentru a modifica tipul de hartie si pentru a selecta un stil de pagina. Printre optiunile pentru hartie se afla tipul de hartie letter, legal si A4. Stilurile de pagina includ stilurile Day-Timer si Franklin Day Planner.

In acest exercitiu veti imprima un mesaj de posta electronica in stilul Memoriu si veti configura Outlook sa imprime un mesaj de posta electronica si atasarea sa.

In Inbox, faceti clic pe antetul mesajului Nu uitati de picnic.

Se va selecta antetul mesajului Nu uitati de picnic.

In bara de instrumente Standard, faceti clic pe butonul Imprimare.

Se va imprima o copie a mesajului de posta electronica.

Faceti clic pe antetul mesajului initial Invitatie la picnic.

In meniul Fisier, faceti clic pe Imprimare.

Se va afisa caseta de dialog Imprimare. Optiunile din caseta de dialog vor fi diferite daca alegeti Stil tabel.

In sectiunea Optiuni de imprimare a casetei de dialog, bifati caseta de selectare Se imprima fisierele atasate, apoi faceti clic pe OK.

Outlook imprima mesajul de posta electronica in stilul Memoriu si imprima atasarea.

Gasirea mesajelor

Daca trimiteti si primiti regulat o sumedenie de mesaje, folderele Inbox si Elemente trimise pot sa contina zeci sau chiar sute de mesaje. La un anumit punct, poate aveti nevoie sa urmariti un anumit mesaj trimis catre un destinatar sau un mesaj primit de la o anumita adresa de posta electronica. De exemplu, unul dintre noii angajati ai Adventure Works spune ca nu a primit indicatiile pentru a ajunge la picnic. Expeditorul a deschis folderul Elemente trimise si a cautat un cuvant cheie sau o fraza (cum ar fi cum se ajunge la picnic) despre care stie ca aparea in mesaj. A retrimis mesajul catre angajatul care nu primise instructiunile.

In acest exercitiu, veti gasi mesajele care contin cuvantul ajunge.

In bara de instrumente Standard, faceti clic pe butonul Gasire.

Se va afisa panoul Gasire elemente in Inbox.

In caseta Cautare, tastati ajunge.

Selectati locul unde sa se caute.

Faceti clic pe butonul Gasire acum.

Se afiseaza rezultatele. Mesajele care contin instructiunile pentru a ajunge la picnic ar trebui sa fie singurele mesaje din lista.

Faceti clic pe butonul Inchidere in panoul Gasire elemente.

Panoul se inchide.

Daca sunteti conectat la o retea care utilizeaza Microsoft Exchange Server, aveti posibilitatea sa retrageti un mesaj si sa trimiteti un mesaj actualizat. Utilizati aceasta caracteristica pentru a transmite din nou informatii care au fost trimise incorect prima data sau pentru a regasi mesajele trimise din eroare altui expeditor. De exemplu, unul din directorii de la Adventure Works a trimis un mesaj catre echipa de planificare anuntand un eveniment ce urmeaza si a scris o data gresita. El a retras mesajul, a corectat data si a trimis mesajul corectat.

Pentru a fi retras, un mesaj trebuie sa indeplineasca patru criterii. Destinatarul trebuie sa fie conectat in retea. Destinatarul trebuie sa utilizeze Microsoft Outlook. Mesajul trebuie sa se afle in folderul Inbox al destinatarului. Mesajul trebuie sa fie necitit.

Pentru a retrage un mesaj, procedati astfel:

Deschideti folderul Elemente trimise.

Faceti dublu clic pe mesajul pe care il retrageti.

Faceti clic pe Retragerea acestui mesaj din meniul Actiuni.

Alegeti daca stergeti mesajul necitit sau stergeti mesajele necitite si trimiteti un mesaj de inlocuire.

Stergerea mesajelor

Pentru a selecta mai multe anteturi de mesaj afisate impreuna, faceti clic pe primul, tineti apasata tasta Shift si faceti clic pe ultimul antet de mesaj. Pentru a selecta mai multe anteturi de mesaj care nu sunt afisate impreuna, faceti clic pe primul, tineti apasata tasta Ctrl si faceti clic pe fiecare antet de mesaj pe care-l adaugati.

Dupa ce cititi mesajele noi, acestea pot fi lasate in Inbox. Veti insa vedea ca in timp folderul Inbox devine supraaglomerat daca nu organizati si nu eliminati regulat mesaje. Se poate opta pentru stergerea oricarui mesaj de posta electronica daca se face clic pe antetul de mesaj si apoi faceti clic pe butonul Stergere din bara de instrumente Standard sau apasati tasta Delete.

Cand stergeti mesajele, acestea nu sunt eliminate definitiv din Outlook. In schimb, acestea sunt plasate in folderul Elemente sterse pana cand va decideti sa il goliti. Aceasta masura de siguranta ofera posibilitatea restaurarii mesajelor daca le-ati sters din greseala sau va dati seama ca inca mai aveti nevoie anumite mesaje sterse.

In acest exercitiu veti sterge un mesaj din Inbox si veti goli folderul Elemente sterse.

In Inbox, faceti clic pe antetul mesajului Nu uitati de picnic.

In bara de instrumente Standard, faceti clic pe butonul Stergere.

Pentru a restabili un mesaj sters, glisati-l din folderul Elemente sterse la comanda rapida Inbox din bara Outlook.

Mesajul este mutat in folderul Elemente sterse.

In lista de foldere, faceti clic pe Elemente sterse.

Folderul Elemente sterse se deschide, afisand mesajul pe care l-ati sters.

Faceti clic pe mesaj.

Mesajul este selectat.

De asemenea, se pot sterge toate mesajele din folderul Elemente sterse facand clic pe Golire folder Elemente sterse din meniul Instrumente.

Apasati tasta Delete.

O caseta de avertizare solicita sa confirmati stergerea.

Faceti clic pe Da.

Elementele sunt sterse din folderul Elemente sterse si sunt sterse definitiv.

Salvarea schitelor

Daca va intrerupeti in timp ce compuneti un mesaj, aveti posibilitatea sa il salvati in folderul Schite. Mai tarziu se poate reveni pentru a finaliza si trimite mesajul. Schita unui mesaj se poate crea in doua feluri:

In coltul din dreapta sus al ferestrei mesajului, faceti clic pe butonul Inchidere. Outlook va intreba daca doriti sa salvati mesajul. Faceti clic pe Da pentru a salva mesajul fara a-l trimite.

sau

In bara de instrumente Standard din fereastra mesajului, faceti clic pe butonul Salvare si faceti clic pe butonul Inchidere din coltul dreapta sus al ferestrei mesajului.

Pentru a regasi o schita salvata, ca sa terminati mesajul si sa il trimiteti, procedati astfel:

Afisati Lista foldere si faceti clic pe folderul Schite.

Faceti dublu clic pe mesaj pentru a-l deschide.

Terminati sau editati mesajul si trimiteti-l asa cum procedati de obicei.

Concluziile lectiei

Aceasta lectie v-a prezentat cateva din posibilitatile de posta electronica ale Outlook, printre care compunerea, salvarea si trimiterea de mesaje de posta electronica. Ati invatat cum sa cititi un mesaj si cum sa raspundeti la mesaje sau sa le redirectionati. De asemenea, ati invatat cum sa includeti o atasate intr-un mesaj de posta electronica, sa gasiti un mesaj, sa stergeti un mesaj si sa mutati elemente intre doua foldere.

Daca veti continua cu urmatoarea lectie:

In coltul din dreapta sus al listei de foldere, faceti clic pe butonul Inchidere.

Lista de foldere se inchide.

Daca nu veti continua cu alte lectii:

In coltul din dreapta sus al listei de foldere, faceti clic pe butonul Inchidere.

Lista de foldere se inchide.

Testare rapida

Cum verificati manual mesajele din Outlook fara a astepta ca mesajele sa fie trimise sau primite la intervalul prestabilit?

Care sunt pasii necesari pentru a crea un mesaj de posta electronica?

Ce se intampla cu un mesaj cand este sters din Inbox?

Ce informatii sunt continute in antetul unui mesaj?

Cum se citeste un mesaj de posta electronica?

Cum se salveaza un mesaj fara a-l trimite, astfel incat sa il terminati sau sa il editati mai tarziu?

Ce este Inbox?

Ce se poate insera intr-un mesaj de posta electronica Outlook?

Care este valoarea functiei de Examinare automata?

Recapitulare

Exercitiul 1: Directorul de la Adventure Works trebuie sa trimita un anunt Outlook catre cei care s-au inscris pentru un curs. Data, ora si locul cursului trebuie sa fie incluse in mesaj. Utilizati data, ora si locul cursului de Outlook pentru aceste informatii. Trebuie trimis ca atasare un plan al cursului. Acesta poate fi gasit in folderul Partea a VI-a, Lectia05 din folderul Practica pentru Computere - Notiuni de baza de pe discul fix.

Trimiteti anuntul de curs impreuna cu programa, incluzand si un semnalizator, catre partener, catre alt coleg si catre dvs. Cand primiti mesajul, imprimati programa.

Exercitiul 2: Dupa ce ati trimis anuntul despre curs, ati descoperit ca locul de desfasurare s-a modificat. Anuntati destinatarii ca locul s-a modificat. Dupa ce terminati aceasta activitate, stergeti mesajul.

Exercitiul 3: Creati un mesaj care descrie avantajele utilizarii Outlook. Utilizati bara de instrumente Formatare pentru a crea un aspect vizual interesant. Stabiliti un semnalizator care sa solicite un raspuns in termen de 10 zile. Trimiteti mesajul.

Exercitiul 4: Mutati mesajele pe care le-ati trimis in legatura cu picnicul, din folderul Elemente trimise in folderul Elemente sterse. Stergeti mesajele.

Exercitiul 5: Un coleg se plange ca trimiterea mesajelor sale de posta electronica dureaza mult si ca mereu se confrunta cu intarzieri la primirea mesajelor. Utilizati Ajutorul Microsoft Outlook pentru a explica intarzierea la trimiterea si primirea postei electronice. Aratati cum se poate remedia problema.