GASIREA CONTACTELOR, MESAJELOR SI A ALTOR COMORI ASCUNSE

GASIREA CONTACTELOR, MESAJELOR SI A ALTOR COMORI ASCUNSE

1. GASIREA ELEMENTELOR OUTLOOK IN DOSARELE OUTLOOK

Gasirea elementelor se face cu ajutorul caracteristicii Find si Advanced Find.

Panoul Find poate fi activat din dosarul curent selectat, prin una din metodele urmatoare:

● Se executa clic pe Find de pe bara de unelte Standard.

● Se alege Tools, Find.

● Cand este afisata bara de unelte Standard, se apasa Alt+I.

Panoul Find se modifica usor, in functie de tipul de dosar selectat.

1.1. Cautarea in Inbox

Figura 76

In Figura 76, a fost selectat Inbox. Acest panou Find se va vedea ori de cate ori se opteaza pentru cautare in dosarele de mesaje (cum sunt Inbox, Outbox si orice alt dosar de mesaje creat de utilizator).

Se observa ca in partea stanga scrie 'Searching: From, Subject'. Aceasta inseamna ca Outlook cerceteaza campurile From si Subject ale tuturor mesajelor din dosar. De asemenea, se observa caseta de validare a optiunii Search All Text in the Message. Aceasta optiune extinde cercetarea pentru a include si zona de text a mesajului.

1.2. Cautarea elementelor expediate

Figura 77

Se afiseaza dosarul Sent Items cu ajutorul barei Outlook sau al listei de dosare. Apoi se executa clic pe Find de pe bara de unelte Standard pentru a afisa panoul Find prezentat in Figura 77.

Comparand Figura 76 cu Figura 77, se observa o diferenta. In functie de dosarul selectat, Outlook personalizeaza caracteristica Find pentru a fi corespunzatoare situatiei. Mesajele din Inbox sunt de obicei trimise de altii catre utilizator. Din aceasta cauza, cand se vizualizeaza Inbox-ul, campul From este mult lai interesant. Totusi, in vizualizarea mesajelor pe care utilizatorul le-a expediat, campurile To si Cc sunt mult mai interesante. In afara de aceasta diferenta, panoul Find pentru Sent Items functioneaza la fel pentru Inbox.

1.3. Cautarea contactelor

Figura 78

Figura 79

Se afiseaza dosarul Contacts si se executa clic pe butonul Find. Asa cum se arata in Figura 78, Panoul Find este acum personalizat cu tipurile de informatii pe care oamenii le cauta de obicei in dosarul Contacts: Name, Company, Addresses si Category. O alta diferenta este aceea ca optiunea Search All text este acum All Text in the Contact. Avand validata aceasta optiune, aproape orice detaliu, cat de mic, cu privire la contact, ajuta la gasirea contactului.

Pentru a gasi rapid un contact, nu e nevoie sa se foloseasaca panoul Find. Se executa clic pe unealta Find a Contact de pe bara de unelte Standard. Asa cum se arata in Figura 79, Outlook afiseaza contactele care se potrivesc intr-o caseta de dialog pop-up. daca exista numai o intrare potrivita, Outlook deschide acea inregistrare a contactului fara sa afiseze lista prezentata in Figura 79.

1.4. Cautarea in Calendar

Figura 80

Se afiseaza Calendar-ul si se executa clic pe Butonul Find. Asa cum se arata in Figura 80, panoul Find este acum personalizat pentru tipurile de informatii care se folosesc pentru a gasi evenimente si programari: Subject, Location si Attendees (Participanti). Si de aceasta data optiunea Search All Text se ajusteaza automat, in acest caz pentru a cerceta textul fiecarei programari.

1.5. Cautarea elementelor sterse

Figura 81

Figura 82

Se afiseaza Deleted Items si se executa clic pe butonul Find. Asa cum se arata in Figura 81, panoul Find anunta ca intentioneaza sa caute in campurile folosite in mod obisnuit (Searching Commonly Used). Se activeaza caseta Search All Text in the Message.

Commonly Used Fields cuprinde toate campurile care se vad atunci cand se aleg optiunile Frequently-Used Fields din Advanced Find. Se executa clic pe Advanced Find de langa butonul Close (X). In Advanced Find, se executa clic pe eticheta Advanced. Apoi se alege Field, Frequently-Used Fields, pentru a afisa seriile de meniuri derulante care se pot vedea in Figura 82.

1.6. Cautarea in Journal

Se afiseaza Journal-ul si se executa clic pe butonul Find. Asa cum se arata in Figura 83, panoul Find a fost personalizat pentru tipurile de informatii care se pot folosi pentru a gasi intrari in jurnal: Subject, Body, Entry Type, Contact si Company.

Figura 83

1.7. Cautarea notelor

Figura

84

Se afiseaza dosarul Notes si se executa clic pe Find. Se pare ca Find cauta numai in Subject. Iar optiunea Search All Text lipseste. cand este vorba de Note, Subject este camlarg si, de fapt, cuprinde intreaga nota, asa cum se arata in Figura 84. Cu toate ca numai primul paragraf al notei este aratat in Subject din vizualizatorul notelor, Subject contine intregul text.

1. Cautarea in Tasks

Figura 85

Ultima cautare specializata a panoului Find este in dosarul Tasks. Se afiseaza dosarul Tasks si se executa clic pe Find pentru a afisa fereastra prezentata in Figura 85. Cercetand sarcinile, Find cauta prin Subject, Company, People Involved si Category. Se observa ca optiunea Search All Text lipseste. De exemplu, daca se doreste cautarea unei sarcini dupa termenul de executie, nu se poate - asta daca nu se trece mai departe la Advanced Find.

2. CARACTERISTICA ADVANCED FIND

Caracteristica Find este cea mai rapida si mai la indemana unealta pentru gasirea elementelor din dosar insa are niste limite,astfel:

● Find nu cauta in subdosare.

● Find nu cauta expresiile exacte.

● Find nu cauta in fisierele sau documentele Office.

● Find cauta intr-un numar limitat de campuri selectate.

● Find poate fi folosit numai atunci cand programul Outlook este deschis.

● Nu se poate reduce cautarea cu Find la un singur camp de cautare (cu exceptia notelor, iar acest lucru nu conteaza deoarece pentru Note campul Subject reprezinta si corpul notelor).

In cazul in care se considera ca este limitata unealta Find, se va folosi Advanced Find. Pentru a afisa caracteristica Advanced Find, prezentata in Figura 86, indiferent de locul din Outlook in care se afla utilizatorul, se apasa ctrl+Shift+F.

Caracteristica Advanced Find poate face urmatoarele:

● Cauta in orice tip de element sau fisier Outlook, din orice dosar.

● Cauta in toate subdosarele.

● Cauta in toate fisierele .pst.

● Cauta orice in orice tip de element sau fisier Outlook, din orice dosar.

● Cauta chiar si atunci cand Outlook nu este deschis (Start, Find, Using Microsoft Outlook).

● Salveaza si refoloseste cautarile.

Figura 86

3. CASETA DE DIALOG ADVANCED FIND

Figura 87

Advanced Find are opt tipuri de cautari. Totusi, unele elemente din Advanced Find sunt comune tuturor tipurilor de cautare.Se afiseaza dosarul Tasks si apoi se apasa Ctrl+Shift+F pentru a afisa caseta de dialog Advanced Find, care se poate vedea in Figura 86. Look For a fost stabilita la Tasks. Totusi, spre deosebire de panoul Find, cu ajutorul sagetii de derulare de langa Look For, se poate trece la oricare dintre tipurile de cautare, asa cum se arata in Figura 87. In dreapta casetei derulante Look For se afla setarile casetei In: (dosar). Pentru a modifica locul de cautare, se foloseste butonul Browse. Acesta afiseaza caseta de dialog Select Folder(s), prezentata in Figura 8 Se observa caseta de validare din stanga fiecarui dosar listat. Utilizatorul are posibilitatea sa aleaga dosarul in care sa realizeze cautarea. Se executa clic pentru a valida sau devalida

caseta. Sub lista Folders se afla caseta de validare Search Subfolders. Aceasta este o caracteristica cheie care lipseste din panoul Find. De exemplu, daca se valideaza Personal Folders din partea de sus a listei si Search Subfolders de sub lista de dosare, Advanced Find va cauta in intreaga colectie de elemente Outlook.

Figura 88

In partea dreapta a casetei de dialog Select Folder(s), chiar sub Cancel, se afla butonul Clear All. Acest buton se foloseste pentru a sterge marcajul de validare de la toate dosarele. Se apasa pe Escape sau se executa clic pe butonul Cancel pentru a reveni la caseta de dialog Advanced Find.

In Advanced Find, sub etichetele principale, se observa caseta Search for the Word(s). Aici utilizatorul are aceleasi optiuni pe care le are si in panoul Find, plus cateva optiuni noi. In campul de cautare, se pot realiza urmatoarele actiuni:

● Se tasteaza un singur cuvant; de exemplu 'muzica', pentru a cautas toate elementele care contin cuvantul respectiv.

● Se tasteaza mai multe cuvinte, de exemplu 'muzica pop dance', pentru a gasi elementele care contin toate elementele care contin toate cuvintele listate.

● Se tasteaza mai multe cuvinte separate prin virgula; de exemplu, se foloseste 'muzica, pop, dance' pentru a gasi elementele care contin cel putin unul din cuvintele listate.

● Se incadreaza intre ghilimele o fraza pentru a gasi expresia exacta; de exemplu 'muzica pop', pentru a gasi elementele care contin exact aceasta expresie.

● Se combina precedentele doua optiuni pentru a cauta elemente in mai multe expresii; de exemplu, se foloseste 'muzica pop', 'muzica dance' pentru a gasi elementele care contin cel putin una dintre cele doua expresii (trebuie folosite ghilimele cand se tasteaza).

Se foloseste In: (campuri) pentru a preciza caracteristicii Advanced Find unde sa caute. Optiunile din meniul derulant variaza in functie de setarile din Look For. Utilizatorul trebuie sa fie atent cand face aceste setari pentru ca setarea prestabilita nu realizeaza intotdeauna cea mai eficienta cautare.

Alte elemente la care utilizatorul trebuie sa fie atent sunt butoanele Find Now, Stop si New Search, din partea dreapta a casetei de dialog Advanced Find. Find Now initiaza cautarea folosindu-se de criteriile pe care utilizatorul le-a definit. Butonul Stop se foloseste daca s-a facut o greseala sau daca se gasesc prea multe potriviri. Se foloseste New Search pentru a sterge criteriile existente si a o lua de la inceput.

4. TIPURI DE CAUTARI ADVANCED FIND

Figura 89

Advanced Find permite utilizatorului sa caute orice - in Outlook sau in fisierele sistem. Toate cautarile elementelor Outlook sunt foarte asemanatoare. Totusi, cautarea in sistemul de fisiere este diferita. De oriunde din Outlook, se apasa Ctrl+Shift+F pentru a afisa Advanced Find. Se foloseste sageata de derulare Look For pentru a alege Files. Apoi, se alege Start, Find, Files or Folders de pe bara de taskuri Windows. Trebuie sa se afiseze casetele de dialog Advanced Find si Find All Files, asa cum se arata in Figura 89.

Cele doua casete de dialog nu sunt la fel. Dintr-un anumit motiv, Advanced Find este prestabilit la My Documents, in timp ce comanda Find a sistemului este prestabilita la unitatile de hard-disc instalate pe computer. Daca se studiaza putin ambele casete de dialog, se vor vedea si alte diferente, evidentiind faptul ca Advanced Find, atat de versatil, este in realitate proiectat pentru o cautare eficienta a elementelor Outlook (in fisiere), in timp ce comanda Find a sistemului este proiectata pentru cautarea eficienta de fisiere si dosare.

4.1. Orice tip de element Outlook

Cu ajutorul obisnuitei comenzi Find din Outlook, fiecare panou Find este personalizat conform tipului de element din dosarul curent. Totusi, cand se foloseste Advanced Find, utilizatorul nu este limitat la cautarea unui anumit tip de element. De exemplu, sa presupunem ca se cauta toate elementele din Outlook, care au de-a face cu un anumit proiect. Si pentru ca sarcina sa fie si mai provocatoare, se presupune ca nu s-a folosit categorisirea. Pasii sunt urmatorii:

1 Se executa clic cu butonul drept al mouse-ului pe Outlook Today si se alege Advanced Find.

2 Se foloseste sageata de derulare Look For pentru a alege Any Type of Outlook Item (Toate tipurile de elemente Outlook). Deoarece s-a inceput programul prin executarea unui clic cu butonul drept al mouse-ului in dosarul de prim nivel, In: trebuie sa fie deja setat la Personal Folders.

3 In Search for the Word(s), se tasteaza textul pe care utilizatorul doreste sa-l gaseasca. Se foloseste sageata de derulare de langa In pentru a selecta Frequently-Used text Fields.

4 Se executa clic pe Find Now. Outlook cauta automat prin toate subdosarele.

4.2. Fisiere

Figura 90

Se poate folosi Advanced Find si pentru a cauta fisiere din sistemul de fisiere. De oriunde din Outlook, se apasa Ctrl+Shift+F pentru a afisa caseta de dialog Advanced Find. Se foloseste sageata de derulare Look For pentru a alege Files. Se observa ca In: (dosare) se transforma acum in My Documents. Se presupune ca fisierele care se cauta nu se afla in My Documents. Se executa clic pe butonul Browse pentru a afisa caseta de dialog Select Folder(s) si se alege My Computer. Outlook afiseaza caseta de mesaj prezentata in Figura 90. Aceasta reprezinta o limitare importanta deoarece comanda Find a sistemului nu are probleme atunci cand este vorba sa caute in tot computerul.

Totusi, caseta de mesaj spune ca se poate cauta prin mai multe dosare. Insa trebuie selectate individual. De exemplu, pentru a cauta prin fiecare unitate de hard-disc din sistem, se executa clic si se marcheaza fiecare caseta de validare a fiecarei litere de

unitate de disc, urmarind sa fie validata optiunea Search Subfolders. Figura 91 arata ca au fost selectate C:, D:.

Figura 91

Figura 92

Dupa ce se selecteaza dosarele in care se doreste sa aiba loc cautarea, se executa clic pe Ok pentru a reveni la Advanced Find. In: (dosare) afiseaza acum dosarele selectate. Inapoi in Advanced Find se foloseste campul Name pentru a tasta orice parte a numelui de fisier cautat. Acest nume nu trebuie sa fie scris cu caractere de inlocuire * si ?. Asa cum se arata in Figura 92, numele poate fi format din unul sau mai multe seturi de caractere care se doresc a fi gasite. Spre deosebire de panoul Find, o cautare a cuvintelor 'Outlook Yahoo' asa cum sunt scrise nu va cauta 'Outlook' si 'Yahoo'. In schimb, va cauta numai fisierele care cuprind cel putin unul din cele doua cuvinte.

Se foloseste Of Type pentru a selecta seturile comune de extensii de fisiere. In mod prestabilit, atunci cand Look For este setat pe Files, Of Type contine extensiile de documente Office 2000. Totusi se poate folosi sageata de derulare pentru a selecta tipul de extensie dorit.

Se foloseste Search for the Word(s) pentru a cerceta textul, proprietatile sau continutul fisierelor, in vederea gasirii textului. Se foloseste In: (campuri) pentru a spune caracteristicii Advanced Find unde sa caute. Campurile Time se folosesc pentru a restrange cautarea la fisierele care au fost modificate incepand cu o anumita data.

Figura 93

Se executa clic pe eticheta More Choices pentru a afisa caseta de dialog prezentata in Figura 93. Optiunea Size este utila in special atunci cand se doreste evitarea cautarii in fisierele mari sau cand utilizatorul are o idee cu privire la dimensiunea obiectului cautat.

Figura 94

Pentru a afisa caseta de dialog prezentata in Figura 94, se executa clic pe eticheta Advanced. In eticheta Files setarile din In: (campuri) permit utilizatorului sa se concentreze pe anumite campuri. In panoul Find era limitat la un grup preselectat de campuri, personalizate pentru fiecare tip de cautare. Totusi, in eticheta Advanced se pot

stabili orice campuri si orice conditii se doresc. In principiu, butonul Field este folosit pentru a selecta campul dorit. Se selecteaza o conditie de test din lista derulanta Condition; apoi, in campul Value, se tasteaza valoarea care se doreste cautata. Se executa clic pe Add to List. se pot adauga oricate combinatii de camp/conditii se doresc.

4.3. Cautarea Any Type of Outlook Item

Figura 95

Figura 96

De oriunde din Outlook, se apasa Ctrl+Shift+F si in look For se stabileste Any Type of Outlook Item. Caseta derulanta In: (dosar) trece automat la Personal Folders, asa cum se arata in Figura 95.

Cu ajutorul regulilor de cautare enumerate mai devreme (in sectiunea 'Caseta de dialog Advanced'), in campul Search for the Word(s) se tasteaza cuvantul care se doreste cautat. Se aleg setarile doritenpentru In: (campuri). Optiunea Frequently-Used Text Fields va da cel mai mare numar de reusite.

Se foloseste From pentru a specifica expeditorii sau creatorii elementelor care se cauta. Executarea unui clic pe butonul From va aduce agenda de adrese care se poate folosipentru a specifica expeditorii doriti.

Se foloseste Sent To pentru a specifica destinatarii elementelor pe care le cautati. Se executa clic pe buton pentru a afisa agenda de adrese.

Setarile Time se folosesc pentru a specifica data la care au fost primite, expediate, create sau modificate elementele.

Se executa clic pe eticheta More Choices pentru a afisa caseta de dialog prezentata in Fgura 96. Aici se pot specifica categoriile, elementele necitite (sau citite), elementele cu sau fara fisiere atasate, importanta elementului, dimensiunea elementului si daca textul din eticheta Any Items trebuie sa aiba anumite majuscule.

Se executa clic pe eticheta Advanced. Aceasta eticheta este identica cu cea din sectiunea 'Fisiere' si este folosita pentru a seta anumite conditii de potrivire a campurilor, in cazul in care setul de campuri personalizate din eticheta Any Item este insuficient.

Se executa clic pe Find Now pentru a se executa cautarea.

4.4. Salvarea si deschiderea cautarilor

Figura 97

In cele ce urmeaza se va face salvarea unei cautari a mesajelor primite astazi. Salvarea unei cautari se face astfel:

1 Se executa clic cu butonul drept al mouse-ului pe Outlook Today - [Personal Folders] din lista de dosare si se alege Advanced Find, pentru a afisa fereastra prezentata in Figura97.

2 In Look For trebuie sa fie setat Messages, iar in In: trebuie sa fie deja setat Personal Folders. Se executa clic pe sageata de derulare de langa Time si se alege Received.

3 Se executa clic pe sageata de derulare de langa Anytime si se alege Today.

4 Din meniu, se alegeFile, Save Search.

5 Se observa ca numele prestabilit reprezinta o descriere perfecta a ceea ce face aceasta cautare: Messages Received today (Mesaje primite astazi). Se salveaza cautarea in dosarul My Documents sau in alt loc usor de retinut. Este bine sa se salveze toate cautarile in acelasi loc, astfel incat sa fie usor de gasit. Se executa clic pe Ok pentru a salva cautarea. Daca se doreste, se executa clic pe Find Now pentru a incepe cautarea. Daca se doreste ca data viitoare cand se ruleaza cautarea ea sa ruleze automat, inainte de a o salva, se ruleaza.

Figura 98

Deschiderea unei cautari salvate se face astfel:

1 Se apasa Ctrl+Shift+F pentru a porni Advanced Find

2 Se alage File, Open Search. Daca este deja o cautare afisata pe ecran, se va vedea o caseta de dialog care spune ca actiunea va duce la stergerea cautarii curente.

3 Se deschide caseta de dialog Opened Saved Search, asa cum se arata in Figura9

4 Se executa dublu clic pe cautarea dorita pentru a copia specificatiile acelei cautari in caseta de dialog Advanced Find.

5 Se modifica cautarea in functie de cerinte si apoi se executa clic pe Find Now.