LUCRUL CU CONTACTE

LUCRUL CU CONTACTE

1. Gasirea unui contact

Gasirea unui contact poate fi o mare provocare cand se lucreaza cu o baza de date foarte mare. Folosind caracteristicile Outlook Find si Advanced Find, se pot gasi foarte repede informatiile cautate.

In vizualizarea Address Cards, se executa clic pe Find de pe bara de unelte Standard pentru a deschide caseta de dialog Find, asa cum se arata in Figura 25. Din caseta de dialog elementara Find, sunt cercetate in mod prestabilit numai campurile Name, Company, Address si Category. Aceasta indica importanta utilizarii categoriilor - acestea fiind gata pregatite pentru procesul de cautare! Daca se plaseaza un marcaj de validare in dreptul casetei de optiuni Search All Text in the Contact, se ordona programului Outlook sa caute in toate campurile de text. In caseta de text Look For, se tasteaza un cuvant sau cateva litere din cuvant si se executa clic pe Find Now. Vizualizarea se transforma intr-un tabel cu toate contactele care cuprind cuvantul tastat in oricarea din campurile de cautare, asa cum se arata in Figura 26. Se observa ca selectarea casetei Search All Text in the Contacts (prezentata ca validata in Figura 26) va cerceta campul Notes din eticheta General. Pentru a afisa din nou toate contactele, se executa clic pe comanda Clear Search din caseta de dialog Find. Fereastra Find se inchide prin executarea unui clic pe caseta de inchidere din coltul din dreapta sus.

Figura 25

Figura 26

2. Folosirea caracteristicii de cautare avansata - Advanced Find

Caracteristica Advanced Find, este utilizata mai mult pentru e-mail, sarcini si alte caracteristici.

Exista trei moduri de a incepe o cautare avansata:

● Se executa clic pe Advanced Find din coltul din dreapta sus al panoului Find.

● Se alege Tools, Advanced Find.

● Se apasa Ctrl+Shift+F.

Figura 27 reprezinta o caseta de dialog Advanced Find. De aici se pot cerceta aproape toate informatiile din Outlook.

Figura 27

3. Sortarea contactelor

In mod prestabilit, contactele sunt aranjate dupa continutul campului File As. Pentru a le sorta dupa alt camp, se alege View, Current View, customize Current View. Se afiseaza caseta de dialog View Summary. Daca se executa clic pe butonul Sort se deschide caseta de dialog Sort, prezentata in Figura 28. Folosind caseta de dialog Sort, se poate face o sortare dupa cel mult patru campuri diferite deodata, cu toate ca, in mod prestabilit, este folosit pentru sortare numai campul File As. Daca se face o sortare multipla, toate contactele sunt sortate dupa primul camp destinat. I n cazul in care mai

Figura 28

multe contacte au primul camp identic, acele contacte sunt sortate dupa campurile urmatoare. Fiecare din cele patru sortari pot fi facute in ordine crescatoare sau descrescatoare.

4. Eliminarea unei sortari

Pentru a elimina o sortare, se afiseaza din nou caseta de dialog Sort si se executa clic pe Clear All. se revine astfel la sortarea None. Contactele sunt rearanjate in ordinea in care au fost introduse la inceput.

5. Filtrarea contactelor

Filtrarea contactelor se face tot din caseta de dialog View Summary (pentru a o afisa se alege View, Current View, Customize Current View). Prin filtrare se afiseaza numai contactele care indeplinesc criteriile specificate. In majoritatea modurilor de baza, filtrul actioneaza similar comenzii Advanced Find. Pentru a deschide caseta de dialog Filter, se executa clic pe butonul Filter din caseta de dialog View Summary. Pe eticheta Contacts din caseta de dialog Filter, prezentata in

Figura 29

Figura 29, se poate introduce textul cautat si se poate defini campul in care sase execute cautarea.

6. Apelarea unui contact

Daca se doreste ca programul Outlook sa faca un apel telefonic, se executa clic cu butonul drept al mouse-ului pe contact si se alege Call Contact. Caseta de dialog New Call este ilustrata in Figura 30. Se observa optiunea pentru crearea unei intrari in jurnal la inceperea apelului (Create new Journal Entry when starting new

Figura 30 call). Pentru a incepe apelul, se exe-

cuta Clic pe Start Call.