MAI MULT CONTROL ASUPRA CONTACTELOR

MAI MULT CONTROL ASUPRA CONTACTELOR

1. Eticheta General: Categorisirea contactelor

In partea de jos a etichetei General a formularului New Contact, se afla un loc pentru listarea categoriilor care se aplica fiecarui contact. Cand se lucreaza cu mai multe proiecte diferite sau cu mai multe grupuri de persoane, functia categoriilor reprezinta o unealta excelenta. Fiecare contact poate sa apartina unui numar nelimitat de grupuri sau categorii. Pe masura ce baza de date Contacts creste, se pot filtra contactele dupa categorie.

Cand, in vizualizarea Detailed Address Cards, se executa clic pe butonul Categories, se afiseaza o lista de validare a categoriilor disponibile, asa cum se arata in Figura 18. se poate folosi una din aceste categorii sau se pot crea categorii trecand in Master Category List din partea de jos a casetei cu lista adaugand categorii proprii.

Figura 18

2. Eticheta Details: Evidenta amanuntelor

Pentru exemplificare este prezentata o eticheta Details in figura 19. Ca si in cazul etichetei General nu este necesara completarea tuturor campurilor. De aceea, nu este obligatoriu nici macar sa se foloseasca eticheta Details. Totusi daca se doreste adaugarea unei amprente personale apelurilor telefonice, cu ajutorul acestei

Figura 19

etichete se pot impresiona clientii. De exemplu, la urmatorul apel telefonic se poate intreba: 'Nu este aniversare dumneavoastra saptamana viitoare? Organizati ceva special?'.

3. Eticheta Activities: Activitati cu contactele

Prin executarea unui clic pe cea de-a treia eticheta din formularul de intrare Contact, se pot afisa informatii despre activitatile desfasurate cu contactele. Figura 20 ilustreaza un jurnal al tuturor activitatilor cu un contact. Dupa ce se sterge o activitate si se goleste din Deleted Items, ea nu va mai fi afisata in eticheta Activities.

Figura 20

4. Eticheta Certificates

Certificatele ( mai sunt numite si legitimatii (ID) digitale sunt fisiere emise de o autoritate de securitate garantata sau de administrator. Aceste certificate sunt folosite pentru a expedia informatii sigure pe Internet. Pentru ca aceste certificate sa functioneze, atat expeditorul cat si destinatarul trebuie sa aiba un certificat comun si valid (certificatele au data de expirare).

5. Eticheta All Fields

Ultima eticheta a formularului Contacts este All Fields. In cadrul ei, se pot alege, din lista derulanta, campurile care se doresc vizualizate. Diferitele campuri si intrarile corespunzatoare sunt aratate intr-un format tabelar. In aceasta fereastra se pot introduce informatii despre un contact si, de asemenea, se pot selecta campurile si informatiile. De exemplu, cand se copie celulele in aceasta vizualizare si se lipesc intr-un document Word, informatiile sunt separate de tab-uri.

De asemenea, se poate folosi eticheta All Fields pentru a crea campuri noi pentru contact. Se executa clic pe butonul New din coltul stanga jos al formularului. Inainte de a crea un camp nou, nu trebuie uitat ca Outlook ofera deja patru campuri de utilizator care pot fi personalizate pentru a putea satisface dorintele utilizatorului. Aceste campuri de utilizator se pot vedea daca se aleg campurile Miscellaneous din lista derulanta.Cu toate ca se pot adauga orice informatii in cele patru campuri de utilizator, nu se pot modifica numele sau proprietatile lor.