TRANSMITEREA PROGRAMARII EVENIMENTELOR SI INTALNIRILOR

TRANSMITEREA PROGRAMARII EVENIMENTELOR SI INTALNIRILOR

Se pot transmite evenimente, intalniri si contramandari altor utilizatori de Outlook. In cazul in care un eveniment este contramandat, Outlook expediaza note de contramandare tuturor celor care au fostinvitati la un eveniment sau intalnire.

1. Invitarea persoanelor la intalniri si evenimente

Se deschide programarea la care se doreste invitarea persoanelor. Se observa ca programarea contine doua etichete: Appointment si Attendee Availability. Se executa clic pe eticheta Attendee Availability. Pe moment, utilizatorul fiind initiatorul programarii, este singurul participant. Se executa clic pe Invite Others pentru a afisa caseta de dialog Select Attendee and Resources, prezentata in Figura 37. Se aleg participantii care vor fi invitati, observand ca exista trei categorii: Required (necesar), Optional (facultativ) si Resources (mijloace materiale). Se executa clic pe Ok. Invitatiile vor fi trimise participantilor din categoria Required si Optional. Pentru a evita trimiterea de invitatii uneia dintre persoanele din lista, se executa clic pe plicul de langa numele participantului din lista All Attendee si se alege Don't Send Meeting to this Attendee. Se observa ca butonul Save and Close de pe bara de unelte Standard a fost inlocuit cu Send, asa cum se arata in Figura 38. Se observa, de asemenea, ca intalnirea s-a transformat in sedinta. Daca

utilizatorul invita pe cineva la intalnire, aceasta se transforma in sedinta. Se executa clic pe Send pentru a termina programarea si a expedia instiintari diferitilor invitati.

Figura 37

Figura 38

2. Raspunsul la o invitatie

Cand se expediaza o invitatie, invitatii solicitati vor primi un e-mail care se afiseaza ca programarea unei intalniri. Pentru a raspunde unei invitatii, se executa clic pe Accept, daca se accepta invitatia, pe Tentative daca cel care primeste invitatia nu este hotarat sau pe Decline daca nu se doreste acceptarea invitatiei. Daca se alege Accept sau Tentative, programarea este adaugata in calendar. De asemenea, raspunsul este trimis prin e-mail initiatorului intalnirii sau evenimentului. Apoi, in calendarul initiatorului se afiseaza o notificare care indica faptul ca a fost primit un raspuns.

3. Contramandarea unei intalniri

In cazul in care initiatorul contramandeaza intalnirea, invitatilor le este expediat un e-mail. Atunci cand se sterge o intalnire cu invitati, se afiseaza caseta de dialog prezentata in Figura 39. Se poate opta pentru stergerea programarii si expedierea notificarii de contramandare sau numai pentru stergerea programarii fara expedierea notificarii de contramandare. Daca se alege optiunea de stergere/contramandare,

Figura 39 intalnirea este afisata pe ecran; pentru a expedia notificari de contramandare se executa clic pe Send. Cand se primeste o notificare de contramandare, se ofera posibilitatea de a sterge programarea din calendar. Se executa clic pe Remove from Calendar pentru a muta programarea in cosul de gunoi electronic.