Microsoft Powerpoint

Microsoft Powerpoint

1. Generalitati

PowerPoint (PP) face parte din setul de programe Microsoft Office si are urmatoarele avantaje:

• Are acelasi tip de interfata cu celelalte aplicatii Office;
• Permite integrarea intr-o prezentare a informatiilor create cu Word sau Excel.

Aplicatia opereaza cu urmatoarele entitati:

o       Prezentarea (presentation) este un ansamblu de foi de prezentare. Pe fiecare foaie de prezentare va fi afisata o categorie de informatii, fie sub forma de text fie in forma grafica, fie in ambele forme.

o       Foaia de prezentare (slide) este unitatea de prezentare. Ea organizeaza informatia in mai multe formate:

Titlu (title) care este folosit de obicei pentru titlul prezentarii; este format din text evidentiat prin formatul si marimea caracterelor;

Lista marcata (bulleted list) folosita pentru a evidentia o informatie formata din enumerari;

Coloanele de text - folosite pentru a usura citirea unui text mai mare;

Tabelul - folosit pentru a prezenta de obicei o informatie numerica ce necesita alinerea pe verticala, aranjarea dupa un anumit criteriu, stabilirea unei relatii intre date;

Textul si graficul, sau numai graficul - care sunt folosite pentru prezentarea informatiilor numerice sub forma de diagrame si explicarea lor;

Textul si imaginea care sunt folosite pentru prezentarea imaginilor a sunetelor sau a animatiei, impreuna cu un text explicativ.

Fiecare dintre aceste informatii este inserata in foaia de prezentare sub forma de obiect. Fiecare foaie de prezentare poate avea la randul ei un titlu.

o       Foaia de prezentare ascunsa (hidden slide) este o foaie de prezentare care nu va fi expusa in timpul unei prezentari electronice. Folosind aceasta facilitate se pot oferi sau nu informatii suplimentare, in functie de reactia auditoriului in timpul prezentarii

o       Foaia de prezentare de baza (master slide) reprezinta structura de baza care determina aspectul prezentarii. In ea se memoreaza diferite date despre foile prezentarii: pozitia titlului si a obiectelor in cadrul foii, entitatile care se repeta in fiecare foaie de prezentare (de exemplu numarul foii si data la care se face prezentarea) si schema de culori folosita in prezentare

o       Planul prezentarii (outline) contine rezumatul lucrarii format din titlurile foilor de prezentare si listele marcate. El poate fi vizualizat pe ecran sau tiparit la imprimanta, permitand celui care realizeaza prezentarea sa aiba o vedere de ansamblu a prezentarii, sa verifice daca prezentarea informatiilor se face intr-o ordine logica si sa urmareasca mai usor in timpul expunerii ordinea in care isi prezinta verbal ideile. Subiectele din prezentare pot avea niveluri diferite. Pentru fiecare nivel se poate stabili o anumita formatare (fontul, dimensiunea si stilul caracterelor, schema de culori, elemente grafice si chenarele folosite).

o       Notele (notes) sau observatiile contin imagini in miniatura (thumbnails) ale foilor de prezentare. Ele permit urmarirea ordinii si continutului prezentarii fara a rasfoi foile de prezentare reale. Notele sunt utile pentru a repeta mai usor ordinea in care se va face prezentarea fara a exista riscul de a omite un punct din prezentare.

o       Comunicatele (handouts) sunt copii ale prezentarii care pot fi oferite interlocutorilor.

o       Reintoarcerea (drill down) este o facilitate prin care utilizatorul poate reveni temporar la documentul sursa care contine obiectul legat sau incapsulat in prezentare (de exemplu un obiect sau o diagrama creata cu Excel sau Word). Facilitatea se poate folosi pentru a examina si modifica obiectul.

o       Schema de culori (color scheme) este o combinatie unica de doua culori folosita pentru prim plan (foreground) si fundal (background) in cadrul unei prezentari, astfel incat sa se asigure compatibilitatea foilor de prezentare in timpul prezentarii

o       Recolorarea desenului (recolor picture) este o facilitate prin care pot fi armonizate culorile dintr-o imagine cu schema de culori folosita in prezentare si prin care poate fi eliminat contrastul intre culorile nepotrivite astfel incat sa se pastreze unitatea de culoare in prezentarea vizuala.

o       Retrogradarea (demote) este schimbarea nivelului unui subiect in cadrul planului lucrarii. Subiectul retrogradat va fi subordonat subiectului precedent si va fi formatat conform noului nivel

o       Gruparea obiectelor (group) este o facilitate prin care se poate crea un singur obiect din mai multe tipuri de obiecte (text, imagine, diagrama) care poate fi mutat si redimensionat ca un singur obiect.

o       Degruparea obiectului (ungroup) este operatia inversa prin care se descompune un obiect in obiectele componente care pot fi apoi formatate si manevrate independent.

o       Durata repetitiei (rehearse new timing) este o caracteristica a functiei de prezentare a diapozitivelor (slide show) prin care se pastreaza timpul consumat cu repetarea fiecarei foi de prezentare la trecerea in revista cu operatia de ordonare a foilor de prezentare (slide sorter).

o       Afisarea foilor prezentarii (slide show) este o functie prin care pot fi prezentate foile pe monitorul calculatorului ca si cum ar fi proiectate pe ecran, fara sa mai fie afisate instrumentele interfetei aplicatiei Powerpoint (bara de meniuri, barele de instrumente). In timpul prezentarii electronice trecerea de la o foaie la alta se poate face automat prin stabilirea timpului de expunere a unei foi sau manual (folosind mouse-ul sau tastatura), la fel cum se manevreaza diapozitivele cu un epidiascop.

o       Sabloane de foi de prezentare (template) sunt modele de foi de prezentari in care sunt stabilite schema de culori, modelul fundalului, etc) care pot fi folosite la construirea unei prezentari.

o       Procedura asistent a continutului (Autocontent Wizard) este o procedura care initiaza un dialog prin care se cere comunicarea unui set de informatii necesare pentru formatarea prezentarii si un model de prezentare. Ulterior se deschide prezentarea formata din mai multe foi de prezentare predefinite, ale caror obiecte se vor completa cu informatiile precizate. In functie de modelul de prezentare ales (recomandarea unei strategii, vanzarea unui produs, a unui serviciu, a unei idei) vor fi completate un anumit numar de foi de prezentare si, in fiecare foaie obiectele precizate.

o       Prezentare globala (blank presentation). Este o foaie de prezentare neformatata. Dupa stabilirea continutului foii se trece la aplicarea unui sablon sau a diferitelor formatari.

Cu PowerPoint sunt posibile:

Creare diapozitive

Adaugare si prelucrare text in material deja existent

Desenare, deplasare, dimensionare obiecte

Efecte speciale si grafice adaugate diapozitivelor

Facilitati de colorare

Pregatire note pentru prezentari si discursuri

Ce este o prezentare?

O prezentare este o succesiune de diapozitive concepute pentru a expune o idee, pentru a sustine un punct de vedere. Cu ajutorul programului PowerPoint se pot crea diapozitivele pentru a fi incluse in prezentare in orice ordine.

Crearea unei prezentari noi

Modalitati de creare a unei prezentari noi:

Autocontent Wizard - permite crearea a sase tipuri de prezentari incluzand cele de tip strategie, vanzari, instruire. Prezentarea preliminara obtinuta poate fi ulterior imbunatatita.

Pick a Look Wizard - creeaza un set de diapozitive cu aspect consistent si profesional

Template - permite crearea unei expuneri cu diapozitive pornind de la un diapozitiv pregatit anterior

Blank presentation - permite pornirea de la zero. Se va furniza atat maniera cat si continutul prezentarii

Current presentation format - este disponibila doar daca pe ecran exista o prezentare anterioara. Permite crearea unei noi prezentari pornind de la cea existenta.

3. Prezentare multimedia. Continut, design, sustinere

Realizarea unei prezentari Powerpoint presupune parcurgerea unor etape.

mai intai trebuie stabilit continutul;

se construieste structura prezentarii;

se face sustinerea acesteia.

Pentru toate etapele de pregatire descrise in continuare se poate face abstractie de dimensiunea audientei in fata careia veti sustine prezentarea. Majoritatea recomandarilor prezentate aici sunt aplicabile atat pentru audiente mici (de exemplu prezentari comerciale la sediul clientilor) cat si pentru prezentari tinute in fata unor audiente mari gen conferinte.

Se vor parcurge pasii pentru realizarea prezentarii si se vor face cateva recomandari privind felul in care trebuie sustinuta prezentarea.

a. Stabilirea continutului. Orice prezentare incepe cu o idee si aceasta este: Ce vrem sa comunicam audientei noastre? Raspunsul la aceasta intrebare nu e adesea la indemana. Chiar daca stim oarecum ce vrem sa le transmitem, nu intotdeauna avem de la bun inceput sistematizat in minte mesajul de baza al prezentarii.

Fig. 3.32. Structura de baza a unei prezentari

Pentru a reusi sa ne cristalizam ideea prezentarii trebuie sa plecam de la caracterizarea audientei. Trebuie sa aflam: cat de mare este audienta, care este nivelul lor de cunostinte despre tema prezentata, care sunt preocuparile lor principale si rolurile pe care le ocupa in organizatiile lor. Trebuie sa ne concentram pe realizarea unei prezentari care sa raspunda unor probleme cu care ei se confrunta in prezent. Trebuie sa reusim sa identificam felul in care subiectul prezentarii, fie ca este vorba de un produs, solutie, oferta de servicii, etc., raspunde unor probleme reale si va trezi interesul audientei, altminteri prezentarea nu va avea nici un scop si nici un rezultat vizibil. Acest lucru se aplica de exemplu si cand tineti o prezentare in fata echipei de conducere in compania dumneavoastra si prezentati rezultatele pe anul care a trecut. Scopul aici este sa prezentati activitatile desfasurate, punctele bune si slabe si poate cel mai important sa obtineti buget si pentru anul urmator. Luand in considerare aceste lucruri, putem crea structura de baza a prezentarii ca fiind formata din introducere, expunerea unor probleme urmate de solutiile lor si in final concluziile. Folosind aceasta reteta putem sa ne cristalizam ideile si sa realizam rapid structura prezentarii (Fig. 3.32).

b. Strangerea materialelor si informatiilor. Nu o sa incepeti insa imediat realizarea slide-urilor. Mai inainte trebuie sa strangeti materiale si informatii care sa va ajute in ilustrarea ideilor identificate anterior. Cuvantul de ordine aici este reutilizarea, strangeti orice documente si informatii care va pot fi de ajutor: documente Word, tabele Excel cu date de vanzari sau querry-uri ale unor baze de date, prezentari PowerPoint realizate anterior, imagini, secvente video sau audio, diagrame Visio, etc. Toate acestea pot fi cu usurinta integrate in prezentarea Dvs. pentru a ilustra cat mai bine ideile prezentate. Selectati materialele pe care le veti include in prezentare, le sortati pe idei si puteti sa va apucati de treaba. Aceasta prima parte de cercetare este cea mai lunga. Dupa ce ati strans tot ce va trebuie, realizarea propriu zisa a prezentarii ar trebui sa dureze doar cateva ore.

c. Finalizarea structurii prezentarii. Aveti deja stabilita structura de baza a prezentarii. In mod normal ar trebui sa tratati nu mai mult de 3-4 subiecte, acestea fiind obiectivele principale ale prezentarii. Daca incercati sa prezentati prea multe idei, riscati sa plictisiti audienta. Daca aveti prea multe lucruri de spus puteti organiza un curs sau puteti imparti subiectele in mai multe prezentari. Numarul de subiecte tratate si lungimea prezentarii depind foarte mult de timpul alocat. De exemplu, pentru o prezentare de 5-10 minute nu veti realiza decat 3-4 slide-uri si veti prezenta o singura idee. Nu incercati sa acoperiti mai multe subiecte intr-un interval asa scurt. Pentru o prezentare de o ora putem realiza 25-30 de slide-uri si sa tratati 3-4 subiecte, asta insemnand in medie 2 minute pentru fiecare slide. Desigur peste unele slide-uri veti trece mai repede, cum ar fi peste agenda sau slide-urile intermediare, iar asupra altora veti insista mai mult. Nu este realist insa sa realizati de la inceput prea multe slide-uri stiind foarte bine ca nu veti avea timp sa le prezentati cum trebuie. Si este foarte neplacut atunci cand un prezentator spune: "Slide-ul acesta este neinteresant" sau "Nu mai avem timp sa parcurgem restul prezentarii, vom sari direct la concluzii". Daca tot nu le puteti acoperi, mai bine nu le includeti in prezentare de la bun inceput. Avand in vedere structura tip a unei prezentari discutata anterior, veti include cel putin urmatoarele slide-uri:

- Titlul prezentarii si numele prezentatorului

- Introducere - de la bun inceput trebuie enuntata problema al carei raspuns incercam sa-l dam cu prezentarea noastra. O prezentare buna trebuie sa captiveze audienta de la inceput si sa seteze asteptarile, altfel riscati sa pierdeti interesul acestora. Puteti aloca unul sau mai multe slide-uri dupa caz pentru a pozitiona in context prezentarea Dvs.;

- Agenda (CUPRINSUL) - care prezinta pe scurt subiectele tratate in prezentare si vine ca un raspuns la problemele enuntate in introducere. Agenda se poate repeta pe parcursul prezentarii servind astfel ca slide intermediar intre subiecte si ajuta audienta sa urmareasca progresul prezentarii;

- O succesiune de 3-4 subiecte care contin fiecare: o idee sau o problema si modul de rezolvare al acesteia, date suplimentare sau exemple care ilustreaza ideea respectiva, grafice, imagini sau elemente multimedia. Daca prezentarea este tehnica, puteti include demonstratii. Trebuie sa stabiliti locul acestora in cadrul prezentarii prin introducerea unui slide pe care descrieti pe scurt demonstratiile efectuate si sa calculati durata acestora. Este recomandat ca pentru fiecare subiect pe care il prezentati sa nu alocati mai mult de 3-5 slide-uri

- Sumar al celor prezentate - puteti repeta agenda si reaminti audientei subiectele principale discutate;

- Concluzii si reiterarea mesajului principal

- Sesiune de intrebari si raspunsuri

In acest moment trebuie sa aveti conturata foarte clar structura prezentarii. Este bine sa creati de la inceput toate slide-urile si sa scrieti pe fiecare macar titlul, chiar daca nu le definitivati. Astfel veti avea o idee foarte buna despre cum va arata prezentarea. De un deosebit ajutor pot fi folosirea unei prezentari anterioare drept referinta sau utilizarea de template-uri, acestea avand avantajul unor structuri bine definite si posibilitatea de formatare automata a prezentarii.

d. Folosirea de sabloane. Pentru a pastra consistenta prezentarii puteti folosi sabloane. Microsoft PowerPoint vine cu cca. 45 de sabloane predefinite care pot fi aplicate prezentarii pe care tocmai o realizati. Aceste sabloane (Format - Slide design - Design templates) definesc tipul, formatul si dimensiunea textului, background-ul folosit, pozitia casetelor de text, schema de culori, etc (Figura nr. 3.33).

Fig. 3. 33. Aplicarea unui sablon

Puteti aplica in orice moment un sablon prezentarii la care lucrati, dandu-i astfel un aspect profesional si asigurand consistenta tuturor slide-urilor. Puteti de asemenea sa va creati propriile sabloane pentru a le folosi mai departe la toate prezentarile. De exemplu, puteti crea un sablon care sa includa sigla companiei, header sau footer, un anumit background si schema de culori. Prin utilizarea unui astfel de sablon la toate prezentarile puteti crea o anumita identitate. Un sablon poate fi creat foarte simplu de la o prezentare existenta, salvand ca sablon cu extensia .pot (PowerPoint Template). Schema de culori defineste cele 8 culori folosite in cadrul prezentarii pentru: fundal, text, umbra, titlu, fill si hyperlink-uri. Pentru a selecta culorile dorite alegem optiunea Color Schemes din panoul de activitati. Este bine sa folositi culori cu contrast puternic intre fundal si culoarea textului. Puteti alege de asemenea dintre schemele predefinite (Format - Slide design - Color Schemes

e. Recomandari tehnice. Chiar daca folositi un template, este bine sa tineti cont de cateva recomandari privind realizarea slide-urilor. Acestea sunt prezentate in continuare.   

Primul slide contine titlul si numele prezentatorului. Acesta este ecranul pe care audienta il va vedea atunci cand intra in sala si deci titlul trebuie sa fie cat mai sugestiv.

Cand prezentati acest slide, furnizati cateva detalii despre dumneavoastra si apoi descrieti in cateva cuvinte subiectul prezentarii. Celelalte slide-uri au de obicei acelasi format. Recomandarile ce urmeaza se aplica tuturor slide-urilor din prezentare.

Fiecare slide are un titlu care permite audientei sa identifice dintr-o privire ideea slide-ului. Daca este nevoie puteti folosi si un subtitlu care sa furnizeze explicatii suplimentare.

Corpul slide-ului trebuie sa contina maximum 4-6 randuri de text, si 7-8 cuvinte pe rand. Cam putin, veti spune. Trebuie sa evitati realizarea de slide-uri cu foarte multa informatie si care sunt greu inteligibile.

Fiecare rand de text trebuie sa descrie sau sa argumenteze ideea de baza prezentata in titlu. Trebuie sa folositi font-uri mari care pot fi citite din spatele salii.

Titlul prezentarii are de obicei dimensiunea 48 si subtitlul 36.

Textul din corpul slide-ului are dimensiunea 32 si se reduce corespunzator pentru text-ul identat. Nu trebuie sa folositi prea multe nivele de identare. Astfel va asigurati ca textul de pe slide-uri este vizibil in orice conditii, chiar si in sali de dimensiuni mari.

Prin includerea pe slide-uri doar a ideilor principale veti reusi sa va abtineti de la tendinta de a citi slide-urile in timpul prezentarii. Trebuie sa va reamintim ca slide-urile sunt doar un suport pentru ilustrarea mesajului pe care vreti sa-l transmiteti audientei.

PowerPoint contine functia de Autoformat care adapteaza dimensiunea textului la caseta in timpul editarii. Desi este o functie utila pentru ca face incadrarea automata a textului in spatiul alocat, trebuie sa fiti atenti sa pastrati consistenta prezentarii, folosind aceeasi dimensiune a textului in toate slide-urile.

Deosebit de importanta este schema de culori aleasa. Este recomandat sa folositi un fond inchis si text de culoare deschisa pentru a nu obosi ochii asistentei. Trebuie sa pastrati contrastul pentru a face textul usor de citit: folositi pentru text culorile: alb, galben sau portocaliu pe fond inchis, cel mai adesea albastru.

f. Slide Master. Pentru ca setarile realizate de Dvs. in ceea ce priveste background-ul, schema de culori, dimensiunea si formatul textului, pozitionarea casetelor de text, sigle, etc. sa fie stabilite ca implicite pentru toate slide-urile, folositi Slide Master pe care il accesati din meniul View/Master/Slide Master. Toate setarile facute in acest slide se vor regasi si la celelalte (Fig. 3.34).

g. Utilizarea de elemente grafice si multimedia. Imaginile, elementele grafice si multimedia constituie sarea si piperul oricarei prezentari. Puteti insera imagini din fisiere sau din libraria de imagini a lui Microsoft Office, texte scrise artistic cu WordArt, foi de calcul Excel si grafice, filme si sunete folosind meniul Inserare. Tabelele va ajuta sa sistematizati mai usor informatia (Insert - Table). Pe langa posibilitatea de a importa tabele Excel si de a le folosi ca atare in PowerPoint, cu pastrarea posibilitatilor de editare si recalculare a formulelor, mai puteti crea si tabele native PowerPoint.

Fig. 3.34. Coordonatorul de diapozitive

Alegeti optiunea inserare tabel (Figura 3.34) si selectati numarul de linii si coloane. Odata creat il puteti modifica foarte usor prin inserarea sau stergerea de randuri si coloane, imbinare sau scindarea celulelor. Aveti la dispozitie chiar si un creion cu care putem desena tabelul direct pe slide.

In partea de jos a ferestrei PowerPoint puteti observa bara de instrumente care va permite crearea de forme (linii, casete, figuri geometrice), inserarea de text artistic cu WordArt, inserarea de imagini si controalele de formatare pentru toate aceste obiecte.

Fig. 3.34. Crearea unui tabel

h. Tranzitii si animatii. Puteti adauga tranzitii intre slide-uri folosind Slide Show/Animation Scheme. Atentie insa la asigurarea consistentei: nu trebuie sa obositi audienta folosind tot felul de efecte spectaculoase pentru ca atentia privitorilor va devia de la mesajul prezentarii. Pentru a explica mai bine succesiunea unor actiuni sau pentru a descrie de exemplu fluxuri de documente sau mesaje puteti folosi animatii particularizate. Animatiile exprima mai bine succesiunea unor idei sau pasi si va permit sa focalizati atentia audientei succesiv asupra cate unui singur element la un moment dat.

Figura 3.35 Modul de vizualizare prezentator

OBSERVATIE. Trebuie sa nu pierdeti din minte mesajul pe care vreti sa-l transmiteti. De multe ori va concentrati prea mult asupra detaliilor cum ar fi realizarea unor grafice sau a unor tranzitii si animatii deosebite si pierdeti din vedere ce vreti sa comunicati de fapt. Trebuie sa retineti ca la orice prezentare, mesajul principal asupra caruia trebuie retinuta atentia este oferit de prezentator, iar slide-urile reprezinta doar un suport. Important este ce isi vor aduce aminte dupa urmarirea prezentarii: Cum le rezolva lor problema. Produsul asta e bun. Pot face si eu acasa. De aceea, dupa ce ati terminat de editat prezentarea este important sa o parcurgeti inca o data si sa incercati sa o priviti prin ochii audientei. Trebuie sa verificati fluiditatea si consistenta prezentarii si claritatea mesajului pe care doriti sa-l transmiteti.

i. Activitati aditionale. De multe ori realizati o prezentare si in momentul sustinerii uitati o parte din ideile pe care ati vrut sa le exprimati in fiecare slide. Nu trebuie sa incercati sa memorati toate ideile din slide-uri, oricum daca trece ceva timp intre momentul realizarii si sustinere le veti uita. Puteti insa adauga note la fiecare slide chiar in momentul realizarii acestuia. Astfel veti avea foarte clar de fiecare data ce asi vrut sa spuneti. Puteti sa le tipariti ca slide-uri cu pagina de note si sa le aveti la indemana in timpul prezentarii. Nu e nici o rusine ca un prezentator sa vina cu paginile de note la o prezentare, fie si din respect pentru audienta pentru ca vreti ca mesajul sa fie transmis complet si sa nu uitati unele detalii. Sub efectul stresului riscati sa uitati multe din lucrurile pe care doriti sa le transmiteti. Notele pot include chiar textul pe care vrem sa-l spuneti in fata audientei (retineti insa ca un prezentator care citeste nu are prea multa credibilitate) sau pur si simplu ideile principale sau mesajele ce trebuie transmise. Nu trebuie sa va bazati doar pe ideile de pe slide pentru ca un prezentator trebuie sa isi aduca propria contributie la explicarea mesajului. PowerPoint permite, atunci cand este instalat pe un calculator cu placa video duala - cum sunt majoritatea notebook-urilor de astazi, afisarea pe proiector a slide-urilor, iar pe ecranul notebook-ului a slide-urilor impreuna cu paginile de note in modul de vizualizare prezentator (Figura 3.35). Astfel eliminati necesitatea notelor tiparite pentru ca le aveti la indemana chiar in timpul prezentarii pe ecranul notebook-ului. In plus stiti in orice moment care este slide-ul urmator si aveti la dispozitie si alte controale cum ar fi afisarea unui ecran negru.

Pentru a configura acest mod de vizualizare trebuie sa va asigurati ca notebook-ul are activate ambele dispozitive de afisare in Panoul de Control si apoi in meniul Expunere diapozitive alegeti Configurare expunere si bifam optiunea Monitoare multiple.

Daca veti folosi un alt calculator pentru sustinerea prezentarii si nu sunteti siguri ca acesta are instalate toate fonturile utilizate de Dvs. in prezentare, puteti folosi optiunea Pack and Go care salveaza prezentarea impreuna cu toate font-urile folosite si optional cu PowerPoint Viewer intr-un pachet executabil pe care il puteti copia pe calculatorul unde veti sustine prezentarea.

j. Pregatirea pentru prezentarea in fata auditoriului. De acum sunteti pe cont propriu. Prezentarea este gata si trebuie doar sa o sustineti. Daca pana aici va putea ajuta cineva sau puteati colabora cu colegii dumneavoastra la realizarea prezentarii, in momentul in care va aflati in fata audientei totul depinde doar de dumneavoastra. Inainte de ziua prezentarii treceti in revista inca o data profilul audientei. In acest moment ar trebui sa aveti o imagine foarte clara asupra modului cum va decurge prezentarea si a scopului pe care doriti sa-l atingeti. Verificati datele privind locatia, persoane de contact, dotarea salii cu proiector - este recomandat sa va configurati dimensiunea desktop-ului la 800x600, echipamente audio - microfon lavaliera si cablu de sunet pentru notebook, comutator VGA daca folositi mai multe calculatoare. Este bine sa vizitati locatia, daca acest lucru este posibil, cu o zi inainte sau veniti cu cateva ore mai devreme pentru a va acomoda cu sala. Respectati legile lui Murphy si testati imaginea pe acelasi proiector pe care veti face prezentarea. Daca e o sala mai mare acomodati-va cu scena. Luati legatura cu cei de la audio video si spuneti-le foarte clar ce aveti nevoie. Nu presupuneti ca ei stiu dinainte ce trebuie sa faca. Asigurati-va ca sunteti dumneavoastra in controlul prezentarii si nu invers. Stabiliti momentele in care vor fi rulate clipuri video inregistrate sau aveti nevoie de sunet pentru secventele multimedia ale prezentarii. Regizati semnalele de pornire.

k. Planuri de rezerva. Incercati sa prevedeti dinainte problemele care pot apare. Din nou legea lui Murphy spune ca daca exista posibilitatea ca ceva sa mearga prost atunci asa se va intampla cu siguranta. Daca aveti nevoie de conectivitate la Internet pentru demonstratii examinati si posibilitatea de a lucra offline. Salvati paginile de care aveti nevoie pe disc sau instalati serverul de Web local. Folositi o legatura de back-up (de exemplu pe telefonul mobil). Demonstratiile pot da erori. Daca acest lucru se intampla in timpul prezentarii decideti daca se poate remedia imediat (audienta va aprecia abilitatile dumneavoastra de rezolvare a problemelor), iar daca nu, glumiti pe tema erorii si continuati. In nici un caz nu va luptati la nesfarsit cu aceeasi eroare. Puteti de asemenea sa va configurati un sistem de rezerva sau sa folositi demonstratii inregistrate. Pregatiti-va pentru ce e mai rau. Proiectorul se poate defecta in mijlocul prezentarii sau poate cadea tensiunea de alimentare. Trebuie sa fiti capabil sa va continuati expunerea si sa va atingeti scopul prezentarii chiar si in aceste conditii. Important este mesajul care trebuie transmis audientei.

l. Sfaturi pentru o prezentare reusita

Mai treceti inca o data in revista prezentarea. Cronometrati-va timpul daca este nevoie. Chiar daca nu o sustineti pentru prima oara este bine sa revedeti ideile principale. Nimic nu apare mai rau ca un prezentator care nu-si stie slide-urile;

Daca tineti prezentarea cu altcineva, repetitia este obligatorie. Stabiliti intrarile si iesirile fiecaruia. Regizati preluarile. O prezentare realizata de 2 sau mai multe persoane poate iesi foarte bine daca este pregatita cum trebuie sau poate fi un complet dezastru. Trebuie sa cunoasteti foarte bine ordinea prezentarii. Urmariti in permanenta timpul, in cazul in care sunteti in intarziere trebuie sa stiti ce parti ale prezentarii pot fi eliminate, decizia trebuind luata la fata locului;

Dormiti bine inainte de ziua prezentarii. Incercati sa mancati dimineata, altfel nu veti avea suficienta energie. Nu trebuie sa beti bauturi reci,

In momentele dinaintea prezentarii impuneti-va calmul, concentrati-va. Discutati cu entuziasm cu cei pe care ii intalniti. Totul va merge OK. Cand incepeti prezentarea zambiti, asta va ajuta sa va creati starea de spirit necesara.;

Vorbiti clar, raspicat, impuneti o prezenta profesionala. Stati in picioare in timpul expunerii - cu exceptia demonstratiilor - si incercati sa va pozitionati aproape de public;

Nu se bea apa in timpul prezentarii. Pe langa posibilitatea ca apa sa se rastoarne peste echipamente este si un tic foarte deranjant. Daca este neaparata nevoie, folositi pauzele din timpul prezentarii pentru a bea apa;

Alte ticuri suparatoare includ joaca cu diverse obiecte (creion, indicator) sau cu imbracamintea. Acestea distrag atentia asistentei. Mainile pot fi foarte expresive cu conditia sa le folositi cum trebuie;

Daca folositi microfon incercati sa eliminati zgomotele inutile. Inchideti microfonul atunci cand il preluati de la altcineva sau cand va aranjati lavaliera;

Urmariti in permanenta timpul. Pentru sali de dimensiuni mari, un ceas plasat vizibil in fata prezentatorului este de foarte mare ajutor;

Realizati o prezentare cat mai interactiva cu putinta. Incercati sa antrenati audienta, sa castigati increderea acesteia;

Alocati timp pentru intrebari. Daca sala este de dimensiuni mari, repetati intrebarile, asta va da mai mult timp sa va ganditi la raspuns. Raspundeti cu politete, nu exista intrebari stupide, ci doar raspunsuri nelalocul lor. Daca intrebarea nu e de interes general incercati sa o directionati pentru dupa prezentare;

Nu ezitati sa recunoasteti daca nu stiti raspunsul, dar confirmati faptul ca veti reveni cu un raspuns;

Verificati ca aveti carti de vizita.

Orice prezentare trebuie sa aiba un scop si rezultate masurabile, prin care sa putem identifica succesul acesteia. Fie ca este vorba doar de obtinerea unui scor mare pe formularele de evaluare sau obtinerea unui contract, scopul prezentarii trebuie atins.

Si acest lucru depinde de dumneavoastra, prezentatorul.