Formatarea documentelor

Formatarea documentelor

Operatiile de formatare se refera, in general, la forma, tipul, culoarea caracterelor folosite si la modul de aranjare in pagina a continutului documentului. Editorul Word ofera o gama extrem de larga de facilitati de formatare, de la formatarea caracterelor si paragrafelor, la scrierea pe coloane si utilizarea sau chiar crearea unor stiluri de scriere, privite ca ansambluri de caracteristici de formatare, care pot fi referite simplu, printr-un nume anterior asociat.

Fonturi si moduri de scriere

Un font reprezinta o colectie de caractere care au caracteristici comune. Exista foarte multe tipuri de fonturi pentru caracterele uzuale (ale alfabetului latin): mai drepte, mai subtiri, mai inalte, mai ingrosate etc. sau fonturi pentru simboluri matematice, litere grecesti, chirilice etc., si acestea de diverse tipuri. Fonturile acceptate de Windows se numesc fonturi True Type. Fonturile se vor alege in functie de modul in care se doreste evidentierea anumitor texte.

In Word, pe langa alegerea fontului dorit, mai trebuie precizate modul de scriere folosit, numit uzual stilul fontului, referitor la formatul caracterelor (normal, ingrosat, inclinat, subliniat) si dimensiunea caracterelor. Cateva exemple de nume de fonturi: Arial, Courier New, Times New Roman etc. Cele mai des utilizate stiluri de fonturi sunt: Regular, Bold, Italic, si Bold-Italic. Pe langa acestea, unele fonturi mai pot avea stiluri ca Light, Extra Bold, Heavy etc. Dimensiunea fonturilor se masoara in puncte: 8, 10, 12 . (1 punct = 1/72 inch).

Pentru formatarea caracterelor folosite si a caracteristicilor acestora, se utilizeaza casetele de derulare Style, Font si Font Size si butoanele Bold, Italic, Underline, de pe bara de instrumente Formatting    sau comanda Font a meniului Format. In urma lansarii ei in executie se va afisa o fereastra de dialog care contine trei pagini de optiuni: Font, Character Spacing si Animation.

Orice optiune aleasa din fereastra Font sau din bara de instrumente Formatting are efect din momentul activarii ei pana la dezactivare, prin precizarea altor caracteristici de formatare, sau, daca un bloc de text este selectat, se refera la continutul blocului respectiv. Datorita utilizarii mai simple, se recomanda aplicarea formatarilor de caractere asupra textelor selectate in prealabil.

Semnificatia campurilor paginii Font din fereastra de dialog Font este urmatoarea:

• lista Font: selectarea fontului dorit;
• lista Font Style: selectarea stilului fontului ales;
• lista Size: selectarea dimensiunii fontului ales;
• lista ascunsa Underline: specificarea tipului de subliniere a caracterelor: Single, Words Only, Double, Dotted, Thick, Dash, Dot Dash, Dot Dot Dash, Wave;
• lista ascunsa Color: selectarea culorii caracterelor (exista 16 culori implicite);
• comutatorii Effects: aplicarea unor efecte speciale: Strikethrough, Double Strikethrough, Subscript, Superscript, Shadow, Outline, Emboss, Engrave, SMALL CAPS, ALL CAPS, Hidden ;
• campul Preview: vizualizarea fontului si a caracteristicilor selectate;
• butonul Default: modificarea caracteristicilor fontului din sablonul normal.dot.

Grupul de optiuni Character Spacing permite specificarea spatierii textului (Spacing By) si a pozitionarii sale verticale (Position By), in timp ce prin intermediul grupului Animation utilizatorul poate aplica asupra textului efecte de miscare (un contur care isi schimba culoare sau care se roteste, un fond care clipeste etc.).

Daca s-a formatat un text si se doreste aplicarea atributelor sale pentru un altul, se poate copia formatul dorit selectand textul initial, activand butonul Format Painter si apoi selectand textul nou. Atributele primului se vor aplica si pentru acesta (de fapt se vor copia toate marcajele de format in noul text).

Formatarea randurilor si paragrafelor

Modul de aranjare a textului este important pentru impactul pe care acesta il va avea asupra cititorului.

In Word se considera ca textele sunt formate din paragrafe; aceasta notiune este mai degraba sinonima cu cea de aliniat din limba romana, fiindca desemneaza un text situat intre caractere de sfarsit de paragraf obtinute prin apasarea tastei ENTER. Reamintim faptul ca simbolurile tastelor ENTER, SPACE (spatii tastate efectiv si nu introduse de Word pentru alinieri), precum si alte marcaje cu rol de formatare pot fi vizualizate/ascunse folosind butonul Show/Hide.

In general, optiunile de formatare a paragrafelor au efect asupra paragrafului curent (oriunde ar fi pozitionat cursorul in cadrul acestuia), fara a fi necesara selectarea lui. Daca insa sunt selectate mai multe paragrafe, eventual unul sau mai multe randuri, atunci formatarea se va realiza asupra zonei selectate.

Copierea formatelor de tip paragraf se poate de asemenea realiza folosind butonul Format Painter ( a se vedea paragraful anterior), cu un clic pe zona sursa, activand butonul si apoi realizand un nou clic pe paragraful destinatie (eventual selectand mai multe paragrafe destinatie).

Alinierea

Un text poate fi aliniat la marginea din stanga, la cea din dreapta, intre marginile stanga-dreapta sau centrat folosind respectiv butoanele Left, Right, Justify si Center de pe bara de instrumente Formatting. Acestea sunt de tip comutator si pot fi aplicate pentru textul curent scris, pana la schimbarea optiunii, sau pentru un text selectat. Butoanele de aliniere sunt echivalente cu optiunile din caseta Alignment a ferestrei de dialog Paragraph (pagina Indents and Spacing sau cu combinatiile de taste Ctrl-L (Left), Ctrl-R (Right), Ctrl-J (Justify) si Ctrl-E (Center).

Indentarea

Una din modalitatile de evidentiere a unui text/paragraf este indentarea, adica plasarea sa, in totalitate sau in parte, mai spre interior, la o anumita distanta fata de margini.

Indentarea paragrafului curent (implicit) sau a paragrafelor selectate se poate realiza:

• cu butoanele de indentare Decrease Indent si Increase Indent care folosesc o indentare predefinita de cinci spatii;
• cu ajutorul riglei, folosind mouse-ul si marcajele de indentare (in forma de triunghiuri sau dreptunghi) din stanga si dreapta riglei:

prin deplasarea cu mouse-ul a 'triunghiului' superior din marginea stanga a riglei se va indenta primul rand al paragrafului (sau paragrafelor, daca sunt mai multe selectate) fata de marginea din stanga;

prin deplasarea cu mouse-ul a 'triunghiului' inferior din marginea stanga a riglei se va indenta restul paragrafului (cu exceptia primului rand) fata de marginea din stanga;

prin deplasarea cu mouse-ul a 'dreptunghiului' din marginea stanga a riglei se va indenta intregul paragraf fata de marginea din stanga;

prin deplasarea cu mouse-ul a 'triunghiului' inferior din marginea dreapta a riglei se va indenta paragraful fata de marginea din dreapta;

• optiunile Indentation din ferestra de dialog Paragraph - pagina Indents and Spacing. Modificarile facute se pot vizualiza in caseta Preview.

Nu se vor folosi Tab-uri sau spatii pentru indentare, fiindca exista riscul dezorganizarii documentului.

Spatierea randurilor

Pentru a face mai lizibil un paragraf (text), se poate modifica spatiul dintre randuri. Dimensiunea exacta a spatiului dintre randuri este determinata de dimensiunea fontului. De exemplu, pentru un font de 10 puncte, spatiul dintre doua randuri este de aproximativ 10 puncte pentru scrierea la un rand si de 20 de puncte pentru scrierea la doua randuri. Spatiul dintre doua randuri este determinat de dimensiunea celui mai mare font din randul respectiv.

Modificarea spatierii randurilor din paragraful curent (implicit) sau din paragrafele selectate se poate realiza prin intermediul casetei Line Spacing din fereastra de dialog Paragraph, din care se pot alege optiunile: Single (scriere la un rand), 1.5 Lines (scriere la un rand si jumatate), Double (la doua randuri), At Least (cel putin valoarea introdusa in caseta At), Exactly (exact valoarea introdusa in caseta At) sau Multiple (multiplu de valoarea introdusa in caseta At). Caseta At poate fi completata folosind butoanele de incrementare/decrementare ale acesteia.

Prin intermediul casetelor Before si After se pot modifica spatierile de dinaintea paragrafului curent (sau celor selectate) si de dupa paragraful curent (sau cele selectate).

Delimitatori

Editorul Word desparte automat textul in pagini (in functie de dimensiunile paginii si marginile alese). Pentru a decide daca anumite randuri vor fi trecute sau nu pe o pagina noua (de exemplu, ultimul rand dintr-un paragraf) se vor folosi optiunile de despartire a paragrafelor, aflate in ferastra de dialog Paragraph - pagina Line and Page Breaks.

Caseta Pagination din aceasta fereastra contine:

• optiunea Widow/Orphan Control, prin activarea careia o ultima linie dintr-un paragraf ('orphan', orfan) nu va fi despartita de restul paragrafului ('widow', vaduva);
• optiunea Keep Lines Together, care nu permite separarea liniilor dintr-un paragraf (se recomanda a se aplica pe anumite paragrafe selectate);
• optiunea Keep With Next pentru ca doua paragrafe consecutive (eventual, mai multe selectate) sa nu fie separate.

Un delimitator de pagina introduce automat trecerea la o pagina noua si se poate insera prin intermediul comenzii Page Break din meniul Insert, optiunea Break sau cu combinatia de taste CTRL+ENTER si se poate sterge uzual cu o tasta de stergere sau dupa ce a fost selectat.

Tabulatori

Un tabulator este un marcaj pe rigla orizontala care defineste coloana din document unde se vor face pozitionarile prin tastarea lui TAB. Implicit, ei sunt asezati la fiecare 1.3 cm, dar aceste distante pot fi modificate.

Tipul de tabulator este simbolizat in casuta din partea stanga a riglei orizontale. Exista patru tipuri de tabulatori, in functie de pozitia in care se va alinia textul inserat dupa apasarea tastei TAB fata de pozitia tabulatorului: aliniat la stanga - cu simbolul + este tipul predefinit, aliniat la dreapta - de exemplu, pentru numere intregi, cu simbolul +, centrat - cu simbolul -, de exemplu pentru titluri si zecimal - pentru numere zecimale. De la un tip la altul se poate trece cu un clic pe simbolul de tabulator din rigla. Definirea unui tabulator cu ajutorul mouse-ului se face printr-un clic in pozitia dorita pe rigla sau folosind fereastra de dialog Tabs, (Format - Tabs) unde se specifica pozitia tabulatorului (in cadrul campului Tab Stop Position), dupa care se apasa butonul Set. Stergerea unui tabulator se face deplasandu-l cu mouse-ul in zona textului sau folosind aceeasi fereastra de dialog Tabs (un tabulator se elimina cu Clear, iar toti cu Clear All). Daca se doreste definirea unui tabulator (unor tabulatori) doar pentru o sectiune de text, se va selecta intai textul respectiv.