Operatii de baza asupra documentelor Word

Operatii de baza asupra documentelor Word

La lansarea in executie a editorului Word, pe ecran apare o fereastra cu un document nou, vid. Editarea acestuia se poate face in mod uzual, iar in document va aparea tot ceea ce se scrie.

Sunt prezentate in continuare pe scurt operatiile de baza care se pot executa asupra documentelor Word: crearea unui nou document, deschiderea unui document existent, salvarea si inchiderea documentului curent, modalitatile de tiparire a acestuia, precum si de vizualizare a formei tiparibile.

1) Deschiderea unui document nou intr-un format uzual se poate face in orice moment folosind butonul New de pe bara de instrumente, dar daca se doreste deschiderea de documente de tipuri mai speciale, se va folosi optiunea New din meniul File, care permite alegerea unui sablon predefinit (ca alegere implicita apare Blank Document, caruia ii corespunde fisierul sablon uzual normal.dot).

Un sablon (template) este un cadru sau un 'schelet' existent, pe care se poate construi mai simplu un document prin pastrarea informatiilor, a stilurilor de scriere si modului de aranjare a informatiilor oferite de cadrul initial. Un sablon poate avea locuri rezervate in care sa se introduca informatii noi si eventual sa pastreze anumite informatii initiale, ceea ce face crearea unor documente mult mai simpla. Daca sablonul este protejat, nu se vor putea face direct modificari in el, ci va trebui salvat cu un alt nume si deprotejat cu optiunea Unprotect Document din meniul Tools (aceasta optiune se activeaza dupa protejarea documentului cu Tools - Protect Document).

Utilizatorul poate folosi sabloanele predefinite (Letters and Faxes, Memos, Reports etc.) sau, la un nivel mai avansat de utilizare a editorului, poate sa isi creeze sabloane proprii. Acestea se salveaza cu tipul template, sub forma de fisiere care au extensia .dot intr-un subdirector propriu al folderului Templates sau intr-unul dintre subdirectoarele existente. De aici, sablonul poate fi deschis cu File - New, alegand sablonul dorit din fereastra de dialog care apare. Sablonul deschis poate fi folosit la crearea unui document nou (uzual) sau a unui sablon nou, in functie de optiunea activa: Create New Document sau Create New Template. Lista de sabloane predefinite mai ofera posibilitatea de a opta pentru anumiti 'asistenti' (Agenda Wizard, Letter Wizard, Fax Wizard etc.). Acestia asista utilizatorul in crearea documentului, punandu-i o serie de intrebari asupra elementelor pe care doreste sa le introduca in document. Deplasarea intre ferestrele de dialog care apar se poate realiza prin intermediul butoanele Next si Back iar terminarea specificatiilor se marcheaza prin Finish.

2) Deschiderea unui document existent se realizeaza prin intermediul comenzii Open a meniului File sau printr-un clic cu mouse-ul pe butonul corespunzator din bara de instrumente standard (figura nr.6). Se va deschide o fereastra de dialog care va permite utilizatorului alegerea fisierului pe care doreste sa il deschida. In fereastra (vezi figura nr.5) vor fi afisate:

• lista ascunsa Look in (care se deschide cu simbolul sagetii in jos) cu drive-urile disponibile si structurile de directoare corespunzatoare, din care se poate selecta directorul dorit;
• continutul directorului curent (implicit, se afiseaza fisierele .doc, extensia specifica Word-ului, dar aceasta specificare se poate modifica);
• lista ascunsa Files of type in care se poate specifica tipul de document care se cauta: document Word .doc (implicit), sablon (template) .dot, text .txt (succesiune de caractere, fara informatii de formatare), .rtf (Rich Text Format - format text imbogatit, propriu pentru Microsoft, care permite ca un document salvat intr-un editor de texte sa fie salvat impreuna cu toate informatiile de formatare), toate fisierele (All) etc.
• liste ascunse care permit cautarea fisierelor dorite dupa nume (File name), dupa continutul fisierului (Text or property) si dupa data ultimei modificari (Last modified).
• bara de instrumente a ferestrei contine, pe langa butoanele cu rol de vizualizare cunoscute din ferestrele de navigare si explorare, butoane pentru cautarea sau adaugarea documentelor (de fapt a shortcut-urilor la documente) intr-un director special (Look in Favorites si Add to Favorites), buton pentru acces la Web (Search the Web), buton pentru comenzi si setari suplimentare (Commands and Settings).
• butoane speciale pentru cautarea fisierelor dorite (Find Now, Advanced).

Dupa selectarea fisierului dorit, se apasa butonul Open (echivalent, se poate da un clic dublu pe numele fisierului din lista).

Se pot deschide simultan mai multe documente dar nu este recomandabil sa se abuzeze de aceasta facilitate din motive de utilizare eficienta a memoriei. Pentru deschiderea mai multor documente simultan se pot selecta deodata fisierele respective din lista directorului curent, mentinand tasta CTRL apasata si efectuand clic cu mouse-ul pe fiecare fisier in parte in fereastra Open (pentru fisiere afisate consecutiv, marcajul se mai poate realiza cu clic pe primul si SHIFT+clic pe ultimul).

Deschiderea unui fisier se mai poate face din lista ultimelor fisiere prelucrate aflata in meniul File. Comutarea intre fisierele deschise la un moment dat se poate realiza din meniul Window, care afiseaza, in zona inferioara, lista de ferestre deschise.

3) Salvarea documentului curent (deschis in fereastra activa) pe suport magnetic, in scopul utilizarii lui ulterioare, se realizeaza prin intermediul comenzilor Save sau Save As din meniul File sau prin realizarea unui clic cu mouse-ul pe pictograma corespunzatoare din bara de instrumente (vezi pictogramele de mai sus). Daca fisierul a fost salvat in prealabil si se doreste doar actualizarea lui (acelasi nume si locatie pe disc) este suficienta utilizarea comenzii Save. Daca se doreste salvarea fisierului sub un alt nume, alt tip sau in alt director pe disc, se va folosi comanda Save As care permite, prin intermediul unei ferestre de dialog, specificarea noului nume si/sau a noii localizari a fisierului. Componenta ferestrei Save As este asemanatoare cu cea a ferestrei Open; lipsesc, in mod evident, listele ascunse Text or Property, Last modified si butoanele de cautare, dar apar in schimb butoanele pentru specificarea unor optiuni de salvare (Options si Save version, care precizeaza modul de creare a unor copii de siguranta, de salvare automata in fisiere temporare, asocierea de parole etc.). In bara de instrumente apare un buton pentru crearea unui nou folder (astfel, documentele se pot salva si in foldere care nu existau pe disc inainte de activarea optiunii de salvare).

4) Inchiderea documentului curent se realizeaza prin intermediul comenzii Close a meniului File. Daca ultimele modificari din fisier nu au fost salvate inainte de lansarea comenzii Close, utilizatorul va fi intrebat daca doreste sau nu sa realizeze aceasta operatie.

5) Tiparirea documentului curent se poate realiza cu setarile implicite, folosind butonul Print sau cu specificarile dorite, prin intermediul comenzii Print din meniul File. Fereastra de dialog corespunzatoare permite specificarea paginilor care se tiparesc din documentul curent si a numarului de copii. Pentru a tipari doar pagina curenta se va selecta optiunea Current Page din cadrul campului Page Range. Atunci cand se doreste tiparirea anumitor pagini din document, aceste pagini vor fi specificate in cadrul campului Pages, fiind separate cu caracterul virgula (,). Daca respectivele pagini sunt consecutive si deci formeaza un interval, acest interval se poate specifica prin semnul minus (-). Daca se omite limita dreapta a intervalului, atunci tiparirea se va face pana la sfarsitul documentului. Exemple: 1, 3, 6, 9-12 specifica paginile 1, 3, 6, 9, 10, 11 si 12. In plus, tiparirea tuturor paginilor pare sau impare se poate realiza prin selectarea in cadrul campului Print a optiunii Even Pages, respectiv Odd Pages.

Inainte de a realiza tiparirea unui document, se recomanda vizualizarea formei in care va aparea acesta la imprimanta prin intermediul optiunii Print Preview a meniului File sau a butonului corespunzator din bara de instrumente Standard. In fereastra Print Preview, se poate opta pentru: afisarea documentului la diverse dimensiuni, micsorarea scrisului astfel incat sa incapa intr-un spatiu mai mic, afisarea uneia sau mai multor pagini, tiparirea sau inchiderea ferestrei.

Optiuni suplimentare se pot preciza in fereastra de dialog asociata butonului Options. Se mai pot modifica setarile curente ale imprimantei folosite la tiparire cu ajutorul butonului Properties, care deschide o fereastra de dialog complexa.

Modificarea dimensiunilor de afisare a documentului se poate realiza prin intermediul comenzii Zoom din meniul View sau a butonului de zoom din Toolbar. In plus, zona de lucru Word poate fi impartita in subferestre care sa afiseze diferite sectiuni ale documentului. Acest lucru se realizeaza prin intermediul comenzii Split din meniul Window sau printr-un dublu clic cu mouse-ul pe zona destinata acestei sectionari.

6) Parasirea editorului Word se poate realiza prin intermediul comenzii Exit a meniului File, a comenzii Close a meniului System, printr-un dublu clic cu mouse-ul pe butonul meniului System sau utilizand butonul de inchidere al ferestrei Word. Inainte de parasirea definitiva a editorului se recomanda salvarea si inchiderea tuturor documentelor utilizate in sesiunea respectiva de lucru. In cazul in care exista fisiere nesalvate, utilizatorul va fi intrebat daca doreste salvarea lor. O intrebare asemanatoare se pune daca in zona Clipboard ramane o cantitate mare de informatie care ar putea fi eventual utilizata intr-o alta aplicatie, dupa inchiderea editorului Word.