Tactica distributiva si integrativa - UE

Tactica distributiva si integrativa - UE

A sti sa iei o parte din ce exista

  Conteaza intelegerea, nu cat obtinem

  Implicarea celei de a treia parti

  Medierea si albitrajul

Tactica distributiva este analizata de R.E. Walton si R. B. McKerzie in volumul A behavioral theory of labor negotiations, publicat in 1991. Este negocierea de tip Castig/Pierdere in care o cantitate fixa de valori este divizata intre parti. La randul ei, negocierea integrativa pleaca de la prezumtia ca rezolvarea problemei comune poate genera o situatie de tip castig/castig, in care valoarea este marita inainte de a fi impartita. Negocierea integrativa se afla pe axa dintre stilul ocolitor si cel colaborativ, tinzand, la modul ideal, catre cel din urma.[1]

Negocierea distributiva este in esenta o negociere dedicata unei singure probleme. In acest caz, este limpede ca nu poate avea loc o relatie de genul troc, fiindca la mijloc nu exista decat un obiect (subiect). Cateva solutii:

Amenintari si promisiuni. Poate suna dur, mai ales primul cuvant, de parca al doilea ar fi mai frumos pentru singurul fapt ca nu a fost inlocuit cu minciuni Amenintarea consta in a sugera ca veti sanctiona partea cu care negociati daca nu va va accepta pozitia. Avem destul de des aceasta atitudine, chiar daca nu realizam de fiecare data ca acesta este scopul pe care-l urmarim si ca aceasta este o tactica. Procedam astfel, atunci cand spunem:

- Hotarati-va ca ma grabesc.

- Eu a doua oara nu mai descut despre asta.

- Asa ceva gasesc la prima intersectie.

- Daca vreti, bine, iar daca nu, la revedere.

- Marfa e la dv., iar banii la mine.

- Eu n-am timp de pierdut.

- Daca nu vrei asa, o sa-ti para rau.

- Daca ramai cu el-ea cat mai poti s-o tii?

- Timpul aduce uzura morala.

Promisiunile imbraca urmatoarea forma si sugereaza ca vor atrage recompense in viitor:

  Acum poate castig eu, maine dumneata.

  Sa ne mai intalnim si n-o sa regretati.

  O mana spala pe alta.

  Eu nu uit un serviciu facut de cineva.

  Data viitoare poate chiar bem ceva.

  Daca eram la mine acasa, altfel vorbeam.

  Sunati-ma la birou si vorbim in liniste.

  Am eu o idee, n-o sa regretati.

S-a observat ca amenintarea poate da oarecare rezultate ca tactica de tranzactionare doar daca una din parti are asupra celeilalte o putere care sa corespunda naturii amenintarii si atunci cand nu se prevad noi negocieri. Chiar daca am folosit cuvantul amenintare, este cazul sa precizam ca in relatiile umane chiar si aceasta tactica presupune un ton civilizat, multa subtilitate si trebuie sa aiba in vedere iesirea onorabila din arena sau lasarea usii deschise pentru revenire.

Este evident ca o astfel de strategie nu poate fi incercata de oricine. De pilda, nu ne putem inchipui ca intr-o negociere S.U.A. - Mozambic, aceasta din urma va ameninta cu retragerea investitorilor, sperand ca interlocutorul va ceda de frica prabusirii propriei economii. Afirmatia ca amenintarea poate da rezultate doar daca una din parti are o putere care sa corespunda naturii amenintarii este mai mult decat corecta. Presedintele Irakului, de pilda, nu a dat curs amenintarii Statelor Unite, dar presedintele Siriei, dupa ce a vazut ca armata americana are oarece forta sa controleze niste cazemate, presupuse a adaposti arme de distrugere in masa, a acceptat inspectiile pretinse de americani. Aici se pare ca amenintarile au fost eficiente.

Tot in cadrul negocierii distributive mai pot fi folosite urmatoarele tactici:

Fermitate fata de concesii. Aceasta atitudine ar putea fi catalogata de Sam Deep si Lyle Sussman Porunca intai, care cere sa pretinzi intotdeauna rezultatul cel mai bun. Pentru aceasta, cei doi ne sfatuiesc: Nu negociati niciodata performanta maxima, ceea ce vrea sa insemne ca sub perfectiune nu ai ce discuta. Greu, dar nu lipsit de interes si de satisfactii. Premisa de la care se pleaca este ca meriti sa fii cel mai bun din moment ce putem asta. Daca insa alte persoane ne impiedica sa realizam acest lucru, "trebuie sa le facem sa-si dea seama ca toti avem de suferit daca optam pentru mediocritate."[2] Asadar, sa retinem ce expresii nu trebuie rostite in timpul negocierilor si nici inainte. Si care nici nu trebuie gandite: merge si asa; destul de bine; din fuga nu se vede; cu o floare nu se face primavara; cum e turcul si pistolul; tot nu ajuta la nimic; am incercat destul; ce poti scoate din asemenea material; au mai incercat si altii si n-au reusit; la asa popor, asa soarta; la omul sarac nici boii nu trag.

Persuasiunea este o arma cu doua taisuri. Este puterea de a convinge pe cineva sa creada sau sa faca un anumit lucru. Cele doua directii de care vorbeam mai inainte sunt: a-l convinge ca varianta propusa de tine e buna si, invers, ca varianta pe care ar fi vrut sa o aleaga, alta decat cea sugerata, e proastaSi aici este nevoie de diplomatie, astfel incat argumentele sa nu fie suspectate de minciuna sau laudarosenie.

Tactica de negociere integrativa pleaca de la premisa ca realitatea nu are dimensiuni fixe, altfel spus ca nimic nu este batut in cuie, astfel incat sa nu poata fi miscat din loc. Cel implicat face toate eforturile pentru o solutionare care sa multumeasca ambele parti si care sa fie rezultatul colaborarii bilaterale. Tactica de negociere integrativa mai solicita:

  Extinderea schimbului de informatii.

  Considerarea diferentelor ca oportunitati, nu ca obstacole.

  Sporirea resurselor.

  Introducerea unor obiective inalte care sa presupuna obligatoriu colaborarea.

Reciprocitatea este o caracteristica a comunicarii in negociere, pentru ca, in general, comunicarea este un proces bidirectional, care nu are sens fara parteneriat. Acest adevar este valabil si cand ne referim la  relatiile ierarhice (dintre sefi si subordonati), dar si cand avem in vedere viata cotidiana. In ambele cazuri negocierea presupune continuitatea, dar si simultaneitatea transmiterii mesajelor. Continuitate, fiindca orice cuvant, sintagma, propozitie sau fraza trebuie sa aiba o legatura cu sensul sau starea precedenta. Aceasta chiar si atunci cand se sare peste etape - este nevoie de o logica a mesajului.

Definirea clara a scopului. Orice negociere are un scop, inteles atat ca mesaj in sine cat si ca transmitere si receptionare de informatie. Fie ca este constientizat fie ca nu, scopul nu poate lipsi. Chiar cand  este lipsit de continut, mesajul transmite ceva: adevarul ca nu contine nimic!. Obisnuim sa spunem adesea, pentru a ne face intelesi sau pentru a ne arata altruismul "eu nu am nici un interes, spun asta doar . " Si urmeaza precizarea fugara a scopului: ,,ca sa-ti fac un bine, ca sa nu zici ca nu ti-am spus, ca sa vezi ca nu am nici un interes etc." Dar si aceste explicatii, mai ales ele, arata existenta unui scop. Si daca proverbul Scopul scuza mijloacele este sau nu acceptabil, este bine de stiut ca mijloacele pe care ni le alegem in comunicarea scopului sunt foarte importante.

Scopul trebuie inteles in sens larg, perceput ca un mesaj pe care il transmitem cu o oarecare intentie si de la care asteptam o reactie. El se poate reduce la o simpla informatie, dar, din aproape in aproape, se dezvolta si rezultatele intrec orice asteptare. Cuvantul scop nu trebuie sa ne creeze complexe si sa ne duca cu gandul la un aspect meschin.

A avea un scop in orice actiune nu inseamna decat ca suntem constienti de cuvintele, de gesturile si de finalitatea faptelor noastre.

Ireversibilitate. Ireversibilitatea trebuie vazuta in stransa dependenta cu impactul pe care mesajul il poate avea asupra celui care l-a receptionat.

Asa cum arata si cuvantul, odata transmis, mesajul nu poate fi retras. Ireversibilitatea trebuie vazuta in stransa dependenta cu impactul pe care mesajul il poate avea asupra celui care l-a receptionat. Anton Pann a notat proverbul care exprima cel mai bine aceasta situatie: decat sa fi vorbit mai bine sa fi tusit.

Proces real. Tocmai pentru ca toti oamenii sunt intr-o relatie de interdependenta, au nevoie de comunicare si o fac zi de zi, a aparut teama, deloc artificiala, ca in fond nu am mai putea comunica. In realitate, indivizii, in tot ceea ce fac, comunica. Prin intermediul acestui proces se formeaza sistemul de valori, credinte si atitudini ale indivizilor. Comunicam prin simpla noastra prezenta, prin cuvinte si prin taceri, prin felul in care ne imbracam, prin parfumul pe care-l folosim, prin automobilul proprietate personala, prin catelul pe care il scoatem la plimbare. Nimic nu este mai concret in viata noastra decat comunicarea. De aici si grija care-i trebuie acordata, nu doar din obligatii academice, care impun audierea sau citirea acestui curs . Importanta comunicarii reale in viata mea, de pilda, este demonstrata chiar si prin visele pe care le am, si ma refer la visele concrete, din timpul noptii, cand spun cuiva exact ce nu am reusit sa-i spun in timpul zilei sau intr-o intamplare mai de demult. Ca sa nu mai vorbesc de cosmaruri, rare, dar existente, cand nenorociri mari sunt gata sa se petreaca, iar eu nu pot sa le preintampin fiindca am gura inchisa, sunt incapabil sa vorbesc sau sa tip. Ce inseamna aceste neputinte, e treaba psihanalistilor, dar sunt convins ca e o neimplinire comunicativa.

Nimic nu este mai real decat comunicarea, chiar daca ea se bazeaza, in principal, pe cuvinte, pe vorbe care nu au materialitate. Dar oamenii, in tot ce fac, intr-un fel sau altul,  comunica, iar prin intermediul acestui proces se formeaza sistemele de valori, credinte si atitudini ale indivizilor. Pot fi numeroasele motivele care sa duca la destramarea unei casatorii,  ca sa luam un exemplu - dar totul se prabuseste in clipa in care partenerii se conving ca nu mai au ce sa-si spuna. Comunicarea este singura usa prin care se patrunde in inima cuiva, in gandul cuiva, este transfer de sentimente si singura certitudine ca omul nu este singur. Sunt multi tineri, in special ei, care cred ca banii sunt elementul principal al vietii sau al succesului. Este adevarat doar in aparenta. In realitate doar comunicarea asigura atingerea scopului. Sa ne referim la o singura situatie: cred ca ne este limpede tuturor ca nu putem cumpara cu bani dragostea cuiva, chiar daca putem plati o masa la un restaurant de lux, iar respectiva persoana ne-ar putea accepta cateva ore. Mai putem impresiona cu automobilul scump pe care il avem si cu plimbarea la sosea, la munte sau la mare pe care o putem sugera. Si asa mai departe, dar nu foarte departe, nu mai mult decat o satisfactie trecatoare. In schimb, comunicarea asigura si obtinerea banilor, poate convinge pe cel care ne intereseaza de profunzimea sentimentelor, il obliga pe alesul inimii sa nu poata trai fara noi. Comunicarea asigura relatia de prietenie, ofera rezistenta in fata greutatilor, da speranta si chiar certitudini

Proces complex. Exista un proces destul de complicat in baza caruia intre cel care trimite mesajul si cei care il primesc se produc schimbari. In plan sociologic, scrie Emmanuel Pedler,[3] observatiile cele mai recurente ne permit sa constatam ca inzestrand marea majoritate a oamenilor cu mijloace pe care, cu cateva decenii mai inainte, nu le posedau decat cei privilegiati, tehnicile electronice cele mai performante se afla si la originea unor noi inegalitati si a unor noi forme de inegalitate." Dar acest adevar este valabil nu doar cand este vorba de tehnica. Asa cum un profesor depinde de elevii sau studentii lui in procesul educational, tot astfel emitatorul (reporterul, preotul, oratorul, activistul social) depinde de cei carora li se adreseaza, pana acolo incat va fi nevoit sa-si schimbe mesajul in raport cu cerintele sau nevoile lor. Or, in momentul in care cine isi modifica mesajul incepe chiar procesul de modificare a sistemului sau de gandire si de raportare la realitate. Evident, aceste transformari nu sunt instantanee si nu se produc in acelasi fel la mai multe persoane, ci intr-o perioada relativ lunga, dupa modalitati care tin de personalitatea fiecarui individ, de emitatorul care poate fi un caracter foarte puternic sau o fire deosebit de maleabila si acomodabila. Cat despre influentarea destinatarului nu mai este cazul sa insistam acum, intrucat insati intentia de comunicare, ca sa nu mai vorbim de comunicarea insati, are ca scop primordial informarea, dar si modificarea partenerului.

Pe cat am fi tentati sa credem ca nimic nu este mai usor decat sa vorbim, pe atat suntem obligati in cele din urma, pe masura ce devenim constienti de obligativitatea integrarii in societate, sa recunoastem complexitatea comunicarii. De la a vorbi, ca doar nu te doare gura pana la a vorbi si a sti ce spui este o distanta de la sunetul articulat la aria unei opere. Importanta comunicarii devine si mai vizibila atunci cand tinem seama de faptul ca in timpul unei comunicari  intre cel care trimite mesajul si cel care il receptioneaza se produc mutatii majore. Uneori se produc schimbari cu urmari incalculabile. In masura in care dam, in aceeasi masura primim. Este greu sa stabilesti cine da mai mult si cine primeste mai mult intr-o legatura de iubire (si chiar de s-ar sti, la ce ar folosi? Din contra, cand incep sa apara defalcari, reprosuri ca eu am facut si tu nu ai facut, sau da, ceva-ceva ai incercat, dar nu la timp si nu cum trebuia, atunci este nevoie de o analiza: a inceput sa se erodeze iubirea, e nevoie de . comunicare, de discutii, de oferit mai mult . ). Situatia reciproca se intalneste si in procesul pedagogic: un profesor, de pilda, se ofera studentilor, iar ei la randul lor daruiesc partea lor in activitatea instructiv - formativa. Profesorul aduce maturitate, certitudini, informatii, experienta, iar studentul prospetime, indoiala, energie, contestatii. Si oricat ne-ar place sa vorbim si sa glosam pe marginea conflictului dintre generatii, intre parinti si copii, intre tineri si batrani, intre profesor si elev (student) exista un schimb continuu, un flux si un reflux benefice, o simbioza perfecta, daca stim sa nu ne impiedicam in amanunte si putem analiza lucrurile in profunzime, privindu-le cu seninatate.     

Placerea de a negocia. Vom fi deosebiti de eficienti in activitatea noastra si in relatiile personale cu cei dragi daca vom sti sa demonstram deschiderea spre comunicare. Aceasta inseamna sa ne propunem - si sa credem - ca putem rezolva orice problema prin negocieri, respectand pozitia celuilalt. Nu este vorba de niste eforturi extraordinare, ci, pentru inceput, doar de a distinge intre a ordona si a cere, pastrand ordinele pentru atunci cand sunt absolut necesare. Nimic nu este mai de dorit din partea unui colaborator sau subordonat decat sa i se explice de ce trebuie facut un lucru astfel si nu altfel si de ce tocmai el trebuie implicat si nu altcineva. Si totul tine de cuvinte!

 De pilda, daca este necesar sa cerem cuiva ceva, e bine sa apelam la o formula care include rugamintea, de genul: As dori sa . , Pot sa te rog Am o rugaminte special pentru tine. A spune Vreau asta, imi trebuie, Este necesar si basta, Lasa ca stiu eu de ce, Intai fa ce spun eu si mai vorbim noi, Daca as explica la toata lumea despre ce e vorbanu va duce decat cel mult pe moment la rezultatul scontat, cu prima ocazie colaboratorii se vor dezice de noi si ne vor parasi.

 O alta metoda si eficienta si eleganta este a  verifica parerea interlocutorului. Aceasta presupune ca noi insine sa avem mai multe solutii, sa fi gandit in prealabil rezolvarea si, pe cat posibil, sa  oferim alternative. Iar cand cerem parerea, cel de langa noi sa fie convins ca suntem in cautarea unui raspuns. Este ceea ce s-ar numi a imparti responsabilitatea deciziei cu celalalt. Pe langa avantajele vizibile, mai este vorba si de o asa zisa hiena sufleteasca: in final vom fi linistiti: buna sau rea, decizia am luat-o impreuna, din acest moment nu sunt singurul implicat, va fi interesat si celalalt sa iasa bine lucrurile. Oricum, nu are nici un motiv sa-mi reproseze vreodata de ce am facut asa si nu altfel, din moment ce i-am cerut o solutie din mai multe posibile si a optat, alaturi de mine, pentru una anume.

Comunicarea specializata

Aceasta gen de comunicare este actiunea prin care individul tine legatura cu grupuri  si intervine in procesele activitatii. S-a observat ca este preferabil ca in activitatea de negociere sa fie implicate persoane competente si pricepute, care au abilitati si cunostinte teoretice si practice in acest domeniu, persoane care ajung sa transforme negocierea in mai mult decat expresia unei inspiratii sau a unei porniri de moment, prin faptul ca o practica de o maniera profesionista. Noi credem ca este obligatoriu sa se apeleze la profesionisti si de data aceasta, iar ei sunt negociatorii. "Nu de putine ori apelul la un negociator profesionist este mai mult decat o aspiratie, fiind o obligatie determinata de intensitatea dorintei de a intra in posesia unui bun ce nu poate fi dobandit decat in urma unei negocieri care sa conduca la rezultate prevazute, care sa confere succes si consistenta scopurilor urmarite. Aceasta persoana nu este intotdeauna usor de gasit. Mai ales ca, de cele mai multe ori, nevoia de a recurge la serviciile unui negociator experimentat este cuplata cu nevoia de incredere in demersurile pe care acesta le executa in numele solicitantului.[4]

Cu publicul, electoratul, clientii, beneficiarii, presa. Aceasta este comunicarea unei persoane care primeste aceasta responsabilitate din partea sefului, intr-o institutie importanta care are nevoie de asa ceva - este solicitata sa-si spuna parerea, are prestigiu, iar pozitia ei este demna de retinut. Persoana care a primit o asemenea raspundere are nevoie de o pregatire speciala, cel putin asa este de dorit. In asemenea cazuri economia de cuvinte este extrem de importanta: trebuie vorbit putin si la obiect, doar doua-trei cuvinte in plus si intregul mesaj devine altceva decat s-a dorit, produce necazuri celui care l-a emis. Uneori un singur cuvant poate avea urmari catastrofale, caci nu exista totdeauna posibilitatea dezmintirii, iar cand exista, distanta de la emisie si pana la dezmintire este destul de mare si a existat suficient timp pentru a produce necazuri, unele incalculabile prin urmari.[5]

In procesul de selectie a personalului. O institutie cu multi angajati si in plin proces de dezvoltare, dar si cand se reorganizeaza este obligata sa comunice, sa analizeze capacitatile personalului angajat, sa decida pe cine pastreaza, pe cine promoveaza si la cine renunta. Aceasta actiune este deosebit de importanta, fiindca de felul in care sunt facute operatiile depinde viitorul firmei. Acesta este un motiv cat se poate de serios ca procesul sa nu se desfasoare empiric, ci in urma unor discutii cu fiecare angajat. Discutiile nu pot fi formale, pentru ca rezultatul ar fi lasat astfel pe seama hazardului. Pentru a decide soarta unui om si soarta unei firme, este de la sine inteles ca este nevoie de o cunoastere a oamenilor asupra carora se iau decizii importante. Discutiile respective nu se pot duce de cat de oameni pregatiti anume, capabili sa-si comunice intentiile, dar si sa sondeze calitatile si defectele interlocutorilor.

In activitati disciplinare. In procesul muncii, nu de putine ori apar situatii delicate in care salariatii nu si-au indeplinit corect indatoririle de serviciu. Nu are importanta acum daca nu si-au facut treaba fiindca nu au vrut sau au fost incapabili s-o faca. Pentru ei si pentru colegii lor este absoluta nevoie sa se ia o masura disciplinara, altfel greseala s-ar putea repeta cu urmari incalculabile, de dimensiunile catastrofei. Nu se recomanda, fireste, chemarea celui in cauza in biroul sefului, insultarea lui si apoi comunicarea deciziei: nu mai pui piciorul in fabrica mea din clipa asta, pleaca si sa nu te mai vad. Acest lucru nu este acceptabil din mai multe motive:

  din cauze umanitare,

  nu este civilizat sa i se acorde un asemenea tratament

  trebuie convins ca a gresit si ca greseala a fost grava

  trebuie sa inteleaga ca solutia continuarii este imposibila

  trebuie evitata situatia in care el poate deveni un dusman inrait al firmei

  din precautie: ar putea face un gest necugetat impotriva lui, a familiei, a conducatorilor firmei sau impotriva utilajelor firmei, cladirii, angajatilor etc.

O institutie sau o firma sunt intr-un continuu sir de contacte cu partenerii. Colaborarea este intensa si aduce zilnic elemente noi, asa cum ii sta bine unei societati moderne, fie ea de productie, comerciala sau de intermediere. Se primesc comenzi si se livreaza marfa, fie aceasta de natura industriala, bancara sau consultanta. Nimic nu se poate face fara a negocia. Se negociaza pretul, termenele, conditiile de livrare, clauze contractuale. Aceasta implica din plin comunicarea verbala. Tot un fel de negociere este si situatia in care se afla un realizator de emisiuni de radio sau de televiziune: el va fi mereu cu fata spre ascultator-privitor, incercand sa stabileasca adevarata cale de mijloc, sa vorbeasca dar si sa primeasca, sa fie calm, dar si nervos, viu. Nu alta este situatia lucratorului social: comunicarea lui este o continua negociere, legata de cat spune ti cat afla, cat doreste sa exprime intentiile si cat doreste sa-si cunoasca interlocutorul, cu reactiile lui sincere si nu cele determinate de intentia obtinerii unor avantaje. Spunem aceasta fiindca interlocutorii stau si ei la panda, negociaza si ei, adica vor sa stie ce castiga in functie de un raspuns si ce pierd daca dau un alt raspuns, ce avantaje le ofera o informatie si ce avantaje alta informatie.

Comunicarea este instrumentul de baza in jocul negocierii si se prezinta in doua forme: verbala si non-verbala. ,,Cand o persoana transmite un mesaj altei persoane, 75% din perceptia informatiei se realizeaza datorita comunicarii non-verbale, in timp ce numai un sfert este perceput prin comunicare verbala".[6]  

Propozitiile trebuie sa fie cat mai scurte deoarece capacitatea de ascultare a oamenilor este mai redusa decat suntem dispusi sa acceptam. Aceasta, impreuna, cu presiunea timpului si cu nevoia exactitatii sunt motivele principale pentru care in armata se impun comenzi scurte, iar discursul are loc doar in doua momente: la inceputul si la sfarsitul campaniei (cel de al doilea doar daca s-au obtinut rezultatele dorite, altfel).

,,Cand exprimati o idee printr-o propozitie scurta, trebuie sa va opriti in mod firesc pentru marcarea sfarsitului ei. Aceasta da posibilitatea interlocutorului sa asimileze ceea ce i-ati spus si prilejul de a se exprima la randul sau daca simte nevoia."

Un bun negociator cunoaste ca pentru ducerea la bun sfarsit a negocierii trebuie sa stie cum sa atraga interlocutorul si cum  sa-l inteleaga. Comunicarea nu ar fi eficienta daca cei doi actori nu s-ar asculta in mod activ: ,,oricine iti spune ce doreste el de la o negocierea in cauza iti face o favoare"[7].

H. Souni[8] noteaza cateva principii fundamentale in ascultarea activa:

1. Sa taci si sa fii atent la interlocutorul tau.

2. Sa manifesti un interes sincer.

3. Sa-l incurajezi sa se exprime cu intrebari adecvate si precise.

4. Sa retii cuvintele si propozitiile pe care le pronunta cu un anumit interes.

5. Sa utilizezi reformulari.

6. Transmiteti feed-back adecvat

Pentru a evita eventualele blocaje sau dispute distructive sunt unii pasi pe care nu trebuie sa-i facem (de fapt chiar niste norme de politete). G. Kennedy[9] ii enumera pe  scurt:

  intreruperea celuilalt,

  reamintirea esecurilor,

  invinuirea,

  sarcasmul,

  insultele, neascultarea celorlalti,

  provocarile.

In afara comunicarii zilnice cu salariatii sau cu partenerii, exista o negociere in cadrul comunicarii organizate, cand oamenii sunt adunati intr-un loc cu un scop anume. Aceste adunari sunt anuntate din timp sau, daca nu a existat posibilitatea programarii, atunci cand a intervenit un caz de forta majora. Este preferabil ca oamenii sa cunoasca din timp ceea ce s-ar putea numi ordinea de zi, dar sunt destule cazuri cand factorii de decizie nu lasa sa le scape secretul intalnirii, mizand pe elementul surpriza si in acest fel isi ating mai bine obiectivul. Dar daca nu sunt anuntati invitatii sau salariatii si se doreste sa fie luati pe nepregatite de subiectul care se va pune in discutie, in nici un caz nu se pune problema ca organizatorii sa vina la intrunire fara a sti clar ce vor comunica si cum vor comunica.

Intrunirile de acest fel sunt prezidate de presedinte sau de conducatorul grupului. Dupa Nicki Stanton, el trebuie sa tina seama in permanenta de doua lucruri: sarcina de  realizat si tipul de grup  pe care-l conduce. Delimitarea scopului este absolut necesara. "Acest lucru se realizeaza prin stabilirea intalnirilor la timp si furnizarea temelor de referinta pentru intalnire - cu alte cuvinte, sublinierea ordinii de lucru si planul de lucru. Obiectivele trebuie sa ofere conducatorului o baza de control si pentru grup, o directie de lucru. Obiectivele bine definite, concepute printr-o pregatire atenta si clar exprimate intr-o agenda, vor furniza o baza de plecare pentru echipa de lucru".[10]

In coordonari de proiecte, contracte, etc. Este activitatea cea mai concreta a unei firme. Ea nu are loc zilnic, pentru ca proiectele nu se executa zilnic, ele constituie obiective de lunga durata. Discutarea lor necesita insa mult timp, iar forma finala ia infatisarea unor decizii, cu termene, responsabilitati. Pentru cine coordoneaza o asemenea activitate este de neconceput o activitate de acest gen care sa poata lua fiinta si sa dureze in afara discutiilor, a comunicarii, a schimbului de informatii si de opinii. Iata, spre exemplu, cum a luat fiinta compact diskul player Sony, conform relatarii lui Stephen R. Covey: Managerul Kozo Ohsone s-a dus intr-o zi la serviciu si a taiat o bucata de lemn cam de dimensiunea unui compact disc si a asezat-o in fata inginerilor lui. Sefilor nu le-a spus de ce a facut asta, iar inginerilor le-a comunicat faptul ca el doreste ca viitorul disc sa aiba acea dimensiune. I-a chemat si pe cercetatorii din domeniul designului si le-a spus acelasi lucru. Aproape toti au bombanit, dar s-au apucat de treaba. Cand noua versiune Sony a ajuns pe piata era de douazeci de ori mai mica decat tot ce se lucrase pana atunci, de trei ori mai ieftina si, evident, acceptabila pentru orice cumparator din cauza dimensiunii ei.[11]

In scrierea procesele verbale. Orice intalnire de lucru trebuie sa se incheie cu un proces verbal, altfel a fost o simpla discutie mai mult sau mai putin prieteneasca, mai mult sau mai putin intamplatoare. Decizia trebuie inregistrata, inscrisa intr-un registru special (caiet, opis) pentru a putea servi ca baza pentru actiunile urmatoare care decurg din aceasta intalnire sau vor avea legatura cu ea. Aceste procese verbale, oricat ar parea de inutile la o privire superficiala, vor oferi elemente importante privind evolutia problemei, originea si piedecile aparute in calea ei, persoanele implicate, evitand orice confuzie ulterioara si inlaturand subiectivismul sau discutiile inutile create de falsa memorie. Pentru a avea siguranta scrierii unui proces verbal, sarcina aceasta trebuie data unei persoane, de regula secretarul comisiei - dar orice participant la o sedinta trebuie sa fie pregatit daca i se cere o asemenea prestatie. Lasa o impresie proasta persoana care incearca sa se sustraga sau se scuza ca nu prea se pricepe, n-a mai facut asa ceva, nu e domeniul in care se simte cel mai bine pregatit.

[1] Gary Johns, op. cit., p. 426 si urm.

[2] Sam Deep, Lyle Sussman, Cum sa discutam pentru a obtine ceea ce vrem, Bucuresti, Ed. Polimark, 1999.

[3] Emmanuel Pedler, Sociologia comunicarii, Bucuresti, Editura Cartea Romaneasca, 2001, p. 22.

[4]Deac, Ioan, Introducere in teoria negocierii, Editura Paideia, Bucuresti, 2002, p. 6.

[5] Anghel, Petre, Stiluri si metode de comunicare, Bucuresti, Ed. Aramis, 2003, p. 76.

[6] Hassan Souni, Manipularea in negocieri, Bucuresti, Ed. Antet, 1998, p. 24 si urm.

[7] G. Kennedy, Negocierea perfecta, Bucuresti, Ed. National, 1998, p. 29.

[8] H. Souni, op. cit., p. 34.

[9] G. Kennedy, op. cit., p. 26.

[10] Nicki Stanton, Comunicarea, Bucuresti , Societatea Stiinta si Tehnica, SA., [1995], p. 85.

[11] Stephey R. Covey, Etica liderului eficient sau conducerea bazata pe principii, Bucuresti, Editura Alfa, 2000, p. 255.