SISTEME INFORMATICE ECONOMICE

SISTEME INFORMATICE ECONOMICE

Bibliografie: Sisteme informatice economice. Teorie si aplicatii., Autori: G.Soava, A.Mehedintu, I.Buligiu, R.Buse, Editura Universitaria, Craiova, 2008

Tema nr. 1

Locul si rolul sistemului informatic in cadrul sistemului informational (pag. 1-9)

Concepte despre sistemele informatice

Importanta sistemelor informatice rezida in principal in intelegerea efectiva si responsabila de catre toti conducatorii (managerii) sau persoanele dintr-o organizatie a necesitatii adaptarii la societatea informationala globala. Sistemele informatice devin astazi tot mai mult o componenta vitala a succesului in afaceri pentru o organizatie sau un  intreprinzator.

Managerii sau utilizatorii (finali sau nu) nu trebuie sa cunoasca tehnologiile complexe sau conceptele abstracte ori aplicatiile specializate din campul sistemelor informatice, ci sa aiba definit cadrul conceptual in cel putin cinci zone, si anume:

Conceptele fundamentale ale sistemului informatic;

Tehnologia sistemelor informatice;

Aplicatiile sistemelor informatice;

Dezvoltarea de sisteme informatice;

Managementul sistemelor informatice.

     Conceptele fundamentale ale sistemului informatic

Conceptele de baza ale sistemului informatic asigura elementele tehnice si de comportament care ajuta la fundamentarea aplicatiilor comerciale, a procesului de luare a deciziilor si de construire a unui avantaj strategic al firmei fata de competitori.

     Tehnologia sistemelor informatice

Tehnologia sistemelor informatice este reflectata de dezvoltarea si managementul in tehnologia informatiei (hardware, software, retele, Internet, managementul bazelor de date sau a altor tehnologii de prelucrare a informatiilor).

     Aplicatiile sistemelor informatice

Utilizarea sistemelor informatice prin aplicatiile sale in domeniul operational, managerial asigura si crearea unui avantaj competitiv al organizatiei de la nivelul local, intern (in colaborarea dintre compartimente, intre nivelele ierarhice) pana la formele comertului electronic, schimbului de informatii utilizand Internetul etc.

     Dezvoltarea de sisteme informatice

Dezvoltarea de sisteme informatice reprezinta modul in care utilizatorii (finali) elaboreaza sisteme informatice pentru a rezolva problemele din cadrul organizatiei sau pentru a creste productivitatea.

     Managementul sistemelor informatice

Managementul sistemelor informatice se refera la modul in care se administreaza resursele informatice precum si strategiile legate de implicarea si utilizarea tehnologiei informatiei la diferite niveluri: utilizator final, organizatie si global.

Definirea sistemului informatic

Un sistem informatic este acela in care informatia trece printr-un format digital - altfel spus, se transforma, se prelucreaza sau se exprima intr-o forma digitala.

Sistemele informatice in sensul definitiei de mai sus au aparut odata cu dezvoltarea sistemelor de calcul, a computerelor, deci. Aceste sisteme au fost integrate in sistemele informationale, iar in prezent consideram ca termenul de sistem informational tinde sa scada din ce in ce in importanta deoarece exista din ce in ce mai putine activitati in care sa nu se foloseasca informatii in forma digitala.

Un sistem informational este astfel si un mod organizat de a combina oameni, hardware, software, retele de comunicatie cu resursele de date care colecteaza, transforma si disemineaza informatia intr-o organizatie.

Sistemele sunt compuse din canale de informatie care pot fi clasificate in:

a)      formale si informale;

b)      personale si impersonale;

c)      publice si private.

Canalele de informatie pot fi utilizate in diferite moduri si combinatii de catre diferiti oameni sau de catre diferite comunitati.

Def : Sistemul informatic reprezinta o parte a sistemului informational care permite realizarea operatiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor si difuzare a informatiilor astfel obtinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informatiei (TI) si a personalului specializat in prelucrarea automata a datelor.

Sistemul informatic cuprinde:

o      ansamblul informatiilor interne si externe, formale sau informale utilizate in cadrul firmei precum si datele care au stat la baza obtinerii lor;

o      software-ul necesar procesarii datelor si difuzarii informatiilor in cadrul organizatiei;

o      procedurile si tehnicile de obtinere (pe baza datelor primare) si de difuzare a informatiilor;

o      platforma hardware necesara prelucrarii datelor si disiparii informatiilor;

o      personalul specializat in culegerea, transmiterea, stocarea si prelucrarea datelor.

Sistemul informatic este structurat astfel incat sa corespunda cerintelor diferitelor grupuri de utilizatori:

factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice si operative;

personalul implicat in procesul culegerii si prelucrarii datelor;

personalul implicat in procesul cercetarii stiintifice si proiectarii de noi produse si tehnologii de fabricatie.

Alaturi de definirea strategiei de afaceri este necesara definirea strategiei sistemului informatic si aceasta deoarece:

sistemul informatic sustine managerii, prin informatiile furnizate, in conducerea si controlul activitatii in vederea atingerii obiectivelor strategice ale organizatiei;

sistemele informatice sunt deschise si flexibile adaptandu-se permanent cerintelor impuse de mediul dinamic in care opereaza firma;

promovarea solutiilor TI sustine organizatia in consolidarea si dezvoltarea afacerii (ex.: comertul electronic, e-banking etc);

sistemul informatic ofera informatiile necesare controlului indeplinirii si adaptarii planurilor operationale si strategice ale organizatiei;

organizatia trebuie sa cunoasca si sa controleze riscurile legate de implementarea noilor tehnologii si adaptarea sistemului informatic la noile cerinte;

stabilirea unor standarde la nivelul sistemului informatic care au menirea de a preciza caracteristicile si performantele hard si soft ale componentelor ce urmeaza a se achizitiona si ce metodologii urmeaza sa se utilizeze in dezvoltarea sistemului.

Un alt aspect important il reprezinta procesarea informatiilor. Aceasta consta in introducerea, prelucrarea, iesirea si stocarea, si activitatile de control. Datele sunt fapte brute sau observatii in general despre fenomene fizice sau tranzactii comerciale. Datele au un caracter obiectiv sunt masurabile prin caracteristicile lor.

Informatiile sunt deja procesate, au un anumit inteles si sunt folositoare utilizatorului. Datele sufera un proces de adaugare de valoare prin:

agregare, manipulare si organizare;

analizarea si evaluarea continutului lor;

utilizarea lor intr-un context folositor pentru utilizator.

Structura generala a unui sistem informatic

Pentru a defini structura generala a unui sistem informatic este necesar sa plecam de la functia acestuia de a prelucra datele disponibile in vederea obtinerii informatiilor necesare luarii deciziilor in procesul conducerii.

Cele trei componente majore care formeaza sistemul informatic sunt:

. Intrarile

. Prelucrarile

. Iesirile

Intrarile reprezinta ansamblul datelor incarcate, stocate si prelucrate in cadrul sistemului in vederea obtinerii informatiilor

Intrarile se clasifica in doua grupe si anume:

Tranzactiile externe;

Tranzactiile interne.

Tranzactiile externe care redau dinamica operatiilor si proceselor economice si financiare din cadrul firmei. Provin din mediul exterior sistemului informatic.

Tranzactiile externe sunt:

v    datele referitoare la aprovizionarile cu materii prime;

v    datele reflectand operatiile de incasari si plati etc.

Tranzactiile interne sunt reprezentate de:

v    date consemnate in documente primare, la locul producerii operatiilor pe care le evidentiaza, in cadrul firmei (de exemplu: un bon de consum, o factura emisa unui client etc.);

v    date care provin din mediul economic, financiar-bancar, consemnate in documente sau inscrise in norme si/sau prevederi legale (facturi primite de la furnizori, ordin de plata onorat de client, cota legala de TVA, cotele de impozit pe profit etc);

v    date provenind de la alte sisteme informatice operationale in cadrul aceleiasi firme;

v    date provenind de la alte sisteme informatice exterioare firmei.

Tranzactiile interne sunt urmarea unor prelucrari automate desfasurate in cadrul sistemului informatic conducand la modificari structurale in cadrul colectiilor de date. Exemple: valoarea totala a produselor livrate, valoarea totala a incasarilor etc.

Datele consemnate in documente vor fi introduse in sistemul informatic in urmatoarele moduri:

o      Executarea unor proceduri specializate ale sistemului informatic permitand incarcarea datelor tastate de operator pe baza unor machete de culegere a datelor generate pe monitorul calculatorului si validarea datelor;

o      Scanarea documentelor, tehnologie moderna pe principii optice, permitand preluarea unui volum foarte mare de date intr-un interval scurt de timp.

Intrarile pot fi realizate in mod direct, utilizandu-se mijloace moderne ale TI cum ar fi:

      Transferul de date prin reteaua locala din cadrul firmei, o retea Novell de exemplu sau reteaua intranet reusindu-se astfel ca iesirile unui subsistem informatic al firmei sa devina intrari pentru un alt subsistem;

      Transfer de date la distanta:

o    Prin Internet, inclusiv utilizarea tehnologiei EDI - Electronic Data Interchange;

o    Prin retele private, MICR (Magnetic ink character recognition), documentele sunt completate folosind caractere stilizate inscrise cu cerneala magnetica citirea documentelor facandu-se prin intermediul unor echipamente specializate:

Carduri cu banda magnetica

Smart card-uri;

Coduri de bare;

Recunoastere vocala;

Camere digitale;

Ecrane tactile.

Prelucrarile, cel de al doilea element definitoriu al sistemului informatic, reprezinta un ansamblu omogen de proceduri automate realizand:

Crearea initiala si actualizarea bazei de date;

Exploatarea bazei de date;

Reorganizarea bazei de date;

Salvarea/restaurarea bazei de date.

Iesirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrarilor desfasurate. Aceste iesiri, in functie de natura prelucrarilor care le-au generat, sunt de doua categorii:

Iesiri obtinute in urma unor operatii de transfer al datelor, care nu si-au modificat valoarea fata de momentul introducerii lor in sistem. De exemplu: numarul si data unei facturi, denumirea unui produs, cantitatea facturata etc.;

Iesiri obtinute in urma unor operatii de calcul pe baza unor algoritmi prestabiliti (valoarea produsului facturat, total factura, valoarea vanzarilor pe luna.etc).

Iesirile sistemului informatic pot fi clasificate in functie de continutul si forma lor de prezentare in:

Indicatori sintetici regasiti in tablourile de bord oferite managerilor ce pot fi consultate on-line;

Rapoarte (situatii) care grupeaza diversi indicatori sintetici sau analitici sub forma tabelara. Exemplu: Statul de plata, Situatia stocurilor de produse finite la data ., Balanta sintetica etc.

Clasificari ale iesirilor sistemului informatic:

a) Dupa gradul de agregare a datelor rapoartele se clasifica astfel:

Rapoarte sintetice, cuprinzand indicatori cu grad mare de sintetizare, destinate analizei activitatii si fundamentarii deciziilor. Exemple: Situatia evolutiei vanzarilor pe produse si trimestre, Balanta sintetica, Bilantul contabil etc.

Rapoarte analitice, continand informatii detaliate privind desfasurarea unei activitati pe un anumit segment de timp (exemplu: Situatia consumului de materiale pe luna., Situatia intrarilor de materiale pe gestiuni etc). Sunt destinate utilizarii in cadrul compartimentelor functionale.

b) Dupa criteriul naturii informatiilor prezentate rapoartele se pot clasifica in:

Rapoarte continand date de stare, reflectand valoarea patrimoniului la un moment dat, volumul activitatii la o anumita data. Cel mai elocvent exemplu este bilantul contabil care reflecta o"fotografiere" a situatiei patrimoniale la sfarsitul perioadei de gestiune;

Rapoarte statistice, cuprinzand informatii avand caracter statistic necesare raportarilor ierarhice (ministere, banci etc), Comisiei Nationale de Statistica, BNR, centralei bancii in cazul sucursalelor sau fundamentarii unor decizii vizand perioade viitoare de timp;

Rapoarte previzionale, care permit pe baza informatiilor privitoare la perioade anterioare de gestiune sa se anticipeze evolutia unor procese si fenomene economice si/sau financiare. Aceste rapoarte sunt necesare atat in fundamentarea deciziilor tactice cat si a celor strategice.

c) Dupa destinatie, continut si modul de structurare rapoartele se pot clasifica astfel:

Rapoarte de uz intern, al caror continut este determinat de cerintele proprii de informare si control;

Rapoarte de uz general, al caror continut este prestabilit (exemplu: bilant contabil, balanta de verificare etc) multe dintre acestea fiind destinate si mediului exterior firmei (bancilor in procesul de creditare, organelor fiscale etc).

d) Dupa frecventa de generare:

Rapoarte zilnice;

Rapoarte lunare;

Rapoarte trimestriale;

Rapoarte anuale.

In cadrul acestor rapoarte gradul de agregare/sintetizare a informatiei continute este cu atat mai mare cu cat intervalul de timp la care se refera este mai larg.

Rapoartele pot fi generate pe imprimanta, pe monitorul calculatorului, pe suport magnetic sau optic pentru a fi transmise off-line beneficiarului sau transmise la distanta on-line (sub forma de fisiere) prin intermediul retelelor.

. Grafice care permit reprezentarea intr-o forma sugestiva (bi sau tridimensionala) a dinamicii indicatorilor sintetici si analitici precum si a structurii indicatorilor. Graficele pot fi de mai multe tipuri: liniare, histograme, bursiere, de structura (pie), mixte etc.

. Foi de calcul electronice generate cu ajutorul procesoarelor de tip EXCEL, LOTUS 1-2-3 ale caror date pot face obiectul exporturilor/importurilor catre sistemele de gestiune a bazelor de date in vederea obtinerii altor prelucrari.

. Iesiri destinate altor sisteme reprezentate de fisiere transmise on-line sau off-line in vederea continuarii prelucrarilor in cadrul altor subsisteme informatice.

Activitatile dintr-un sistem informatic

Principalele activitati dintr-un sistem informatic sunt cele de prelucrarea informatiilor. Acestea includ:

a - Introducerea datelor;

b - Procesarea datelor pentru obtinerea de informatii;

c - Iesirea procedurilor informationale;

d - Stocarea resurselor informationale;

e - Controlul performantelor sistemului.

a. Introducerea datelor - datele despre tranzactiile comerciale sau despre alte evenimente trebuie sa fie adunate si pregatite pentru prelucrare. Introducerea se refera la editarea de inregistrari. Odata introduse, datele pot fi transferate pe un suport (magnetic/optic) pana la prelucrare.

b. Prelucrarea datelor - datele care sunt subiectul activitatilor de prelucrare cuprind: calcule, comparari, sortari, clasificari sau insumari. Aceste activitati organizeaza, analizeaza si manipuleaza datele convertindu-le in informatii pentru utilizatori.

c. Iesirea produselor informationale - informatiile rezultate in urma prelucrarii apar in forme variate pentru a fi transmise utilizatorilor in forma solicitata de acestia. Informatiile trebuie sa indeplineasca anumite conditii de calitate ce se refera in general la:

timp - viteza cu care informatia ajunge la utilizator;

continut - atributele care confera valoare informatiei;

forma - felul in care ajunge la utilizator;

d. Stocarea produselor informationale - aceasta activitate nu constituie o componenta foarte importanta in cadrul sistemelor informatice. Ea reprezinta activitatea dintr-un sistem informatic in care datele si informatiile sunt depozitate intr-un mod organizat in vederea unei utilizari ulterioare. Atunci procesul de regasire este necesar utilizatorilor prin rapiditatea si acuratetea sa. Suporturile utilizatorilor pentru stocarea datelor si informatiilor sunt in general magnetice sau optice.

e. Controlul performantelor sistemului - reprezinta o activitate de mare importanta in cadrul sistemului informatic o reprezinta controlul performantelor sale. Aceasta activitate are in vedere urmatoarele elemente:

un sistem informatic produce un feed-back despre intrarile, procesul si iesirile sale precum si despre activitatea de stocare.

Feed-back-ul trebuie monitorizat si evaluat pentru a determina daca sistemul urmeaza sa-si atinga scopul prin performantele sale.

Feed-back-ul va trebui utilizat pentru a efectua ajustari in activitatea sistemului pentru a-i corecta deficientele.

Modalitati de structurare a sistemelor informatice

Sistemele informatice din prezent pot fi construite in asa fel incat sa poata fi utilizate si in mod centralizat cat si descentralizat in activitatile operationale si de luare a deciziei.

a) Avantajele centralizarii

acest mod de lucru poate conecta toate componentele unei organizatii prin retele de comunicatii care ofera managementului posibilitatea de a centraliza procesul de luare a deciziei (deciziile ce erau luate la nivelul de jos);

se poate promova centralizarea operatiilor care reduce numarul de birouri, depozite si alte spatii de munca.

b) Avantajele descentralizarii

utilizare de retele distribuite de calculatoare la mai multe puncte de lucru ce ofera managerilor de varf posibilitatea de a delega deciziile la nivelul managementului de mijloc;

managementul poate descentraliza activitatea operationala prin cresterea numarului de grupuri care au acces la informatie si comunicatie.

c) Tendinte in structurarea sistemelor informatice

Daca la inceputul utilizarii calculatoarelor sistemul de lucru era organizat intr-un compartiment distinct - centralizarea era singura optiune - prin dezvoltarea tehnologiei informatiei, a computerelor puternice a determinat centralizarea hard-ului, soft­ului si a specialistilor din sistemele informatice la nivelul corporatiilor.

Dupa aceasta perioada dezvoltarea de PC-uri a determinat o tendinta de descentralizare mai ales ca au aparut retelele de calculatoare ce puteau fi accesate de orice utilizator. In perioada urmatoare a aparut necesitatea de a se stabili un control asupra resurselor informationale ale organizatiei rezultata din descentralizarea de la nivelul unor organizatii si descentralizarea de la nivelul altora ceea ce ar semana cu niste sisteme hibrid.

In fine, se remarca in prezent tendinta de a transfera functiile sistemelor informatice unor firme din afara organizatiei ca integratori de sistem.

Analizand structura sistemului informatic global al unei organizatii putem realiza urmatoarele clasificari legate de componentele acestuia:

Dupa aria de cuprindere:

a) Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe criterii functionale in cadrul organizatiei:

Subsistemul contabilitatii

Subsistemul productiei

Subsistemul cercetarii

Subsistemul comercial

Subsistemul resurselor umane

b) Subsisteme interorganizationale concepute sa asigure fluxuri informationale intre:

Organizatie si partenerii sai (furnizori, clienti, banca etc). Ex: e-banking, comert electronic etc.

"Firma mama" si subdiviziunile sale organizatorice

In functie de natura activitatilor sustinute:

a) Sisteme destinate conducerii (MSS - Management Support Systems) au rolul de a oferi informatii cu scopul sustinerii si asistarii managerilor in luarea deciziilor si cuprind.

Sisteme destinate conducerii curente (MIS - Management Information Systems): sunt sisteme informatice cu rolul de a oferi managerilor informatiile necesare monitorizarii si controlului proceselor afacerii precum si anticiparii unor performante viitoare;

Sisteme suport de decizie (DSS - Decision Support Systems): reprezinta sisteme informatice interactive cu rolul de a asista managerii (plan strategic) in rezolvarea unor probleme semistructurate folosind in acest scop modele si baze de date specializate pe probleme bine definite;

Sisteme informatice ale executivului (EIS - Executive Information Systems): reprezinta sisteme informatice gandite sa ofere: acces rapid si selectiv la date interne si externe firmei, informatii referitoare la factorii critici de succes determinanti in realizarea obiectivelor strategice, facilitati de calcul si reprezentari grafice deosebite.

b) Sisteme destinate nivelului operational care cuprind:

Sisteme destinate activitatii de birou (OAS - Office Automation Systems): sunt utilizate in principal de persoanele implicate in procesul prelucrarii datelor (functionari, secretari, contabili etc.) dar si managerilor rolul lor fiind de a colecta, procesa, stoca si transmite informatie utilizand mijloace TI. In aceasta categorie se cuprinde soft specializat pentru: procesare de texte, comunicatie (electronic mail, voice mail etc), lucru colaborativ (Electronic Meeting Systems, Collaborative Work Systems, Teleconferencing), procesarea imaginilor (Electronic Document Management, procesoare grafice, sisteme multimedia), managementul activitatii de birou (agende electronice, accesorii etc.);

Sisteme pentru procesarea tranzactiilor (TPS - Transaction Processing Systems): sunt specializate in preluarea, stocarea si prelucrarea datelor corespunzatoare tranzactiilor zilnice, de rutina asigurand actualizarea curenta a bazei de date: se particularizeaza prin caracterul repetitiv al prelucrarilor si complexitatea redusa a acestora, volumul mare al datelor procesate; sunt destinate activitatilor curente desfasurate in compartimentele functionale ale organizatiei; sunt utilizate de personalul operativ din compartimentele functionale;

Sisteme pentru controlul proceselor (PCS - Process Control Systems)

c) Sisteme destinate gestiunii cunoasterii (KWS - Knowledge Work Systems): permit crearea, promovarea si integrarea noilor tehnologii si cunostinte in firma. Utilizatorii acestor sisteme sunt fie inginerii si proiectantii (care utilizeaza aplicatii de tip CAD - Computer Aided Design, pentru proiectarea noilor produse), fie alti specialisti - analisti si consilieri economici, financiari, juridici, ei fiind creatori de informatie generatoare de cunoastere.

!!! Sistemele informatice dintr-o organizatie pot fi clasificate in functie nivelul decizional caruia i se adreseaza, dupa tipurile de programe pe care le utilizeaza etc. dar in final putem spune ca toate vin sa asigure o desfasurare corespunzatoare a activitatii de management.

Aspecte etice ale sistemelor informatice

Elementele de natura etica, dintr-o perspectiva manageriala precum si ca un aspect al societatii globale se refera la:

v    Utilizarea tehnologiei informatiei in mod impropriu, iresponsabil sau daunator societatii ( de exemplu: e-mail-uri agresive, cookies etc.);

v    Utilizarea corecta a resurselor de date ale organizatiei (de exemplu: respectarea confidentialitatii informatiilor);

v    Stabilirea raspunderii pentru cei care nu respecta elementele de mai sus;

v    Utilizarea de soft-uri fara plata copyright-ului.

Dimensiunea etica a sistemelor informatice priveste aspectele care asigura ca utilizarea tehnologiei informatiei si a sistemelor informatice nu se face intr-o maniera improprie sau iresponsabila care afecteaza persoanele individuale sau societatea. Din acest punct de vedere este foarte important ca in cadrul societatii globale informationale toti membrii acesteia sa beneficieze de resursele informationale si sa aiba scopuri strategice comune atat la nivelul individual, national cat si global. Utilizarea sistemelor informatice nivelul organizatiei poate duce la la cresterea profitului dar si la economii de materii prime, energie sau alte resurse importante la nivel global.

Relatia dintre sistemele informatice si organizatie

Sistemele informatice joaca un rol vital in succesul unei organizatii. Astfel, prin acestea se pot asigura infrastructura informationala interna (prin Intraneturi) sau externa, interorganizationala (prin extraneturi) pentru necesitatile business-ului in:

Asigurarea eficientei operationale;

Asigurarea unui management eficient;

Asigurarea unui avantaj competitional.

Succesul unui sistem informatic nu trebuie masurat numai prin eficienta sa (in minimizarea costurilor, timp sau utilizarea resurselor de informatie) ci si prin suportul pe care il asigura in:

Elaborarea strategiilor de afaceri;

Desfasurarea proceselor comerciale;

Imbunatatirea structurii organizationale si a culturii organizatiei;

Cresterea cifrei de afaceri si valorii firmei intr-un mediu dinamic, concurential.

Din punct de vedere individual - managerial, sistemul informatic reprezinta:

un mijloc important pentru asigurarea functionalitatii business-ului;

un factor esential ce influenteaza eficienta operationala, productivitatea angajatilor si a relatiei cu clientii;

suma de baza de informatii care asigura luarea de decizii corecte;

un mijloc de a dezvolta noi produse (servicii) ce asigura un avantaj competitiv;

una din cele mai importante resurse ale organizatiei si de analiza a costului business-ului.

Alte aspecte ce privesc sistemele informatice contemporane

Schimburile tot mai rapide in mediul de afaceri au determinat ca sistemele informatice sa ajunga o componenta esentiala a organizatiei in indeplinirea scopului acesteia (in esenta obtinerea de profit). Astfel utilizarea tehnologiei informatiei a devenit un aspect indispensabil in functionarea organizatiei mai ales in prezent cand se fac simtite noi tendinte in evolutia organizatiilor si anume:

utilizarea Internetului la nivelul organizational local sau global;

aparitia de organizatii Internet ce isi desfasoara business-ul numai in aceasta zona;

globalizarea;

reformularea procesului de business.

1. Utilizarea Internetului la nivelul organizational local sau global

In perioada actuala majoritatea firmelor mari si-au dezvoltat sisteme informatice la nivel global ca o consecinta a diferentelor dintre costurile materiilor prime, fortei de munca in diferitele locuri de pe glob, totodata, remarcandu-se si existenta unor firme mici si mijlocii care folosesc Internetul, acesta devenind un mijloc principal de comunicare si promovare pentru activitatea comerciala.

2. Aparitia de organizatii Internet

Tot ca o consecinta a Internetului si a globalizarii se remarca in prezent aparitia de forme care isi desfasoara activitatea numai pe Internet, avand ca domeniu de activitate: distributia de soft-uri, licitatii, site-uri de distractie etc. O organizatie Internet utilizeaza Internetul, Intranetul si Extranetul, precum si alte retele pentru a asigura suportul activitatii comerciale.

3. Globalizarea

Relatia Internet - globalizare poate fi privita ca o relatie in care fiecare factor il determina pe celalalt. Globalizarea este un fenomen amplu si tinde sa se accentueze din ce in ce mai mult. Daca la nivelul firmelor mari globalizarea s-a impus, iata ca in prezent tot mai multe firme mici si mijlocii se integreaza in acest fenomen.

4. Reformularea procesului de business

Procesul de business este format din orice grup de activitati efectuate in scopul de a produce un anumit rezultat specific orientat spre client sau spre piata. Acest rezultat apare ca o consecinta la pasul trei. Intr-o organizatie moderna tehnologia informatiei se impune determinand noi orientari si utilizand mijloace din ce in ce mai sofisticate de tipul, inteligentei artificiale, a sistemelor expert etc. Mediul de afaceri este intr-o continua schimbare si se impun noi tehnici si metode de elaborare a acestui proces.

Reformularea procesului de business (dupa Michel Hammer) este fundamentata pe un nou tip de gandire si de schimbari in modul de desfasurare a business-ului care se caracterizeaza prin schimbari radicale si noi abordari ale acestuia cu efecte in costuri, calitate, service si viteza de desfasurare.

Tema nr. 2

ERP - definitie, arhitectura, functii (pag. 9-13)

ERP integreaza toate procesele economice: productie, distributie, contabilitate, financiar, personal, stocuri, service si mentenanta, logistica, gestiune de proiecte, oferind accesabilitate, vizibilitate si consistenta informationala in intreaga organizatie. ERP inseamna integrarea tuturor aplicatiilor intr-o solutie globala, acoperind toate procesele intercorelate ce concretizeaza activitatea organizatiei, eliminand granitele dintre departamente si delimitarile functionale, ca si pe cele ale organizatiei cu mediul si oferind posibilitati de lucru multiutilizator, multiscop si multispatiu.

Def. Un sistem de tip ERP reprezinta o solutie software complexa, bazata pe arhitectura client-server ale carei elemente sunt integrate intr-o platforma comuna, pentru gestionarea resurselor companiei, prelucrarea tranzactiilor si facilitarea integrarii tuturor proceselor necesare in cadrul unei afaceri, centralizandu-le, facilitand impartasirea datelor si eliminand redundanta. Fiecare pachet ERP ofera functionalitati diferite pentru industrii diferite.

Provocarea principala consta in integrarea tuturor proceselor economice si optimizarea resurselor disponibile.

Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei companii, plecand de la:

planificare;

asigurarea stocului de materii prime si materiale;

definirea tehnologiilor;

coordonarea proceselor de productie;

gestiunea financiar-contabila, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite;

dezvoltarea si mentinerea relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri.

Un astfel de sistem permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra indeplinirii planului de afaceri. Prin optiunile de simulare a activitatilor si prin caracterul flexibil si dinamic al aplicatiilor se pot realiza:

planuri de previziune; evaluari si predefiniri ale tendintelor de evolutie ale industriei din care face parte compania; analize calitative; integrarea cu noile tehnologii e-business; comunicare on-line.

La implementare, sistemele ERP includ o serie de caracteristici de baza. Sunt instalate pe un sistem de gestiune a bazelor de date. Platformele de baze de date folosite in general sunt: Oracle, DB2, Informix, Microsoft SQL Server, SQL Base, PostgreSQL, Sybase, etc. Baza de date necesita o setare initiala conform proceselor organizatiei si trebuie sa asigure acces direct la informatii in timp real (avantajul bazelor de date unice) pentru toti membrii organizatiei. Odata terminata instalarea, utilizatorii introduc datele, informatiile fiind transferate prin intermediul proceselor la alte module. In final, sistemele ERP includ instrumente de raportare periodice sau realizate ad-hoc.

Aplicatiile ERP sunt realizate cu ajutorul instrumentelor CASE, care simplifica munca programatorilor, preluand regulile si generand automat codul sursa.

Avantajele sunt: reducerea timpului de dezvoltare si obtinerea unui produs de calitate, prin minimizarea erorilor. In plus, utilizarea instrumentelor CASE sprijina consistenta aplicatiilor si standardizarea sub aspect functional. Sub o forma simplificata am putea defini ERP-ul prin prisma a doua proprietati fundamentale: functionalitatea si integrarea.

Fig. 2.1 ERP - in forma simplificata

Cele doua parti se interconditioneaza reciproc.

Integrarea asigura conectivitatea intre fluxurile de procese economice functionale. Ea poate fi gandita ca o tehnica de comunicare. Cateva modalitati obisnuite prin care comunicarea are loc, prin si pentru integrare, sunt: codul sursa, retele locale si extinse de calculatoare, internet, e-mail, workflow, instrumente de configurare automata, protocoale, baze de date. Putem spune ca integrarea este realizata prin comunicare, iar comunicarea este realizata prin integrare.

Partea functionala a unui sistem ERP asigura fluxurile de procese economice din cadrul fiecarei functiuni. Astfel, in cadrul unei suite ERP se regasesc de la cateva, pana la zeci de module functionale (contabilitate generala, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare, planificarea productiei, logistica, comenzi si vanzare)

Arhitectura unui sistem ERP

Sistemul aplicatiilor de intreprindere se implementeaza pe o arhitectura de tip client-server care creeaza premisele unui mediu de prelucrare descentralizat. Modelul de arhitectura implementat de catre sistemele ERP este cel cu trei straturi, ilustrat in figura 2.2.

Caracterizarea functiunilor celor trei niveluri ale arhitecturii

Nivelul prezentare - consta in interfata grafica utilizator sau programul de navigare (browser) pentru accesarea functiilor sistemului.

Nivelul aplicatie - cuprinde regulile afacerii, logica si functiunile sistemului, programele care asigura transferul datelor de / la serverele de baze de date.

Nivelul bazei de date - asigura gestiunea datelor organizatiei, inclusiv a metadatelor; cel mai adesea se regaseste aici un SGBD relational dintre cele standardizate industrial, care include si modulul SQL. Platformele de baze de date folosite in general sunt: Oracle, DB2, Informix, Microsoft SQL Server, SQL Base, PostgreSQL, Sybase, etc. Aceasta structurare logica permite ca interfata sistemului ERP sa ruleze pe calculatorul utilizatorului, prelucrarea sa se realizeze pe nivelul de mijloc al serverelor de aplicatii, iar sistemele de baze de date sa functioneze pe al treilea strat, al serverelor specializate.

Fig. 2.2 Arhitectura cu trei straturi a unui sistem ERP

Componentele principale ale unui sistem ERP

     Nomenclatoare (fisiere de baza) de clienti, furnizori, personal, sub forma unor fisiere care reunesc toate datele de descriere a acestora si interfateaza cu oricare modul care se serveste de aceste date;

     Contabilitate generala numita si componenta financiar-contabila pentru ca asigura conducerea evidentei contabile si gestiunea financiara. Functionalitatile vizeaza: automatizarea inregistrarii informatiilor financiar-contabile preluate din documentele primare, cu preluarea automata a datelor din alte aplicatii ale sistemului ERP si realizarea evidentei contabile complete, la nivel sintetic si analitic. De cele mai multe ori componenta acopera doar cerintele contabilitatii financiare, asigurand in primul rand obtinerea documentelor contabile de sinteza cerute de legislatia in vigoare si poate fi completata printr-o componenta de analiza, tip tablou de bord, care ofera informatii privind performantele firmei;

     Incasari-plati. Aceasta componenta poate aparea sub forma a doua module: Debitori si Creditori, care gestioneaza si inregistreaza creantele si datoriile intreprinderii;

     Salarizare. Componenta legata adesea de cea de resurse umane, avand ca obiect calculul si evidenta salariilor. Sunt automatizate calculul taxelor, al contributiei la bugetul statului si asigurarilor sociale;

     Resurse umane. Componenta care sprijina crearea unei politici de personal, sustinand activitatile de recrutare si selectie a personalului;

     Imobilizari. Gestioneaza mijloacele fixe, dar si obiectele de inventar sau activele necorporale. Gestiunea acopera intreaga durata de utilizare a activului si se poate afla in orice moment care este starea acestuia si operatiile efectuate asupra lui (intrare, modernizare, modificare, reevaluare, scoatere din functiune, casare). Ofera multiple posibilitati de calcul si inregistrare a amortizarii (liniara, degresiva, accelerata). Deosebit de utile sunt rapoartele generate, impuse de legislatia in vigoare sau necesare conducerii;

     Planificare-productie. Planificarea vizeaza executantul, termenul, articole de realizat, costul programat si detaliile tehnice;

     Urmarire productie (uneori livrat intr-o singura componenta impreuna cu Planificarea) - inregistreaza preluarea notelor de predare si a rapoartelor de lucru, analizeaza si compara comenzile lansate, ofera rapoarte cumulate ori detaliate ale productiei, pe faze sau pe produse/lucrari, ca si rapoarte de costuri;

     Gestiune date tehnice - stocheaza definitiile si caracteristicile tehnice ale produselor si tehnologiilor de fabricatie;

     Planificare necesar de materiale - determina automat cantitatile necesare, pe baza datelor despre procesul de fabricatie si a planului de productie aprobat;

     Planificare si urmarire consumuri si costuri intocmeste bonurile de consum si preia datele despre consumuri de la magazii, centralizeaza aceste date pentru calculul costurilor, genereaza rapoarte detaliate sau centralizate cu privire la consumurile planificate si realizate;

     Managementul proiectelor - are ca obiect proiectele de investitii, activitatile interne sau lucrarile efectuate de terti: planificarea (bugetarea), finantarea si urmarirea executarii acestora;

     Stocuri - Gestiunea cantitativa si calitativa a stocurilor si generarea automata a documentelor contabile;

     Gestiunea depozitelor (inclusa adesea in modulul de Stocuri) - defineste din punct de vedere organizatoric unitatile de stocare: tipurile de inventar si subinventar, depozite, magazii, locatii, modul de localizare al stocurilor;

     Aprovizionare (Furnizori) - Componenta depaseste atributiile unei aplicatii de gestiune, fiind un instrument de optimizare a aprovizionarii, care poate determina realizarea de economii. Modulul Aprovizionare se leaga de componenta Stocuri.

     Vanzari - gestioneaza activitatile specifice procesului de vanzare;

     Intretinerea echipamentelor (mentenanta) - rezolva Gestiunea tehnica si de utilizare a echipamentelor, permite planificarea resurselor si costul lucrarilor. Foarte important este istoricul activitatilor de intretinere si reparatii;

     Transport (Logistica) - permite planificarea si gestionarea activitatilor logistice din procesele de vanzare si distributie;

     Service/Servicii - urmareste garantiile si serviciile postvanzare;

     Analiza (Business Intelligence) - Modulul preia datele din baza de date, realizeaza diferite analize si furnizeaza informatiile in forma dorita de utilizator. Cele mai puternice optiuni sunt analizele multi-dimensionale (OLAP), simularile, scenariile si prognozele;

     Solutii specifice fiecarei industrii

     Generatorul de rapoarte - utilizatorii obtin rapoartele dorite in cadrul fiecarui modul functional folosind datele din baza de date a sistemului ERP.

Este unanim acceptata ideea ca, desi tehnologia este esentiala in realizarea unui ERP, definitia acestuia trebuie sa reliefeze ariile functionale bazate pe activitatile principale ale unei firme, cum sunt: contabilitatea, productia, vanzarea, aprovizionarea, stocurile, personalul etc. Schema conceptuala a unui sistem ERP este prezentata in figura 2.3.

Fig. 2.3 Schema conceptuala a unui sistem ERP

Alte definitii considera sistemele ERP ca fiind o solutie soft, o metoda sau un pachet de aplicatii, astfel:

solutie software completa si atotcuprinzatoare pentru o intreprindere;

metoda pentru planificarea eficienta si controlul tuturor resurselor necesare pentru prelucrarea, realizarea, expedierea si contabilizarea comenzilor clientilor, in firmele de productie, desfacere ori servicii (American Production and Inventory Control Society)

un pachet de aplicatii care permite integrarea completa a tuturor informatiilor din cadrul unei organizatii.

Sintetizand aceste definitii, putem desprinde urmatoarea concluzie, unanim acceptata de cei citati - sistemele ERP constau din module software, care acopera toate ariile functionale ale unei firme: marketing-ul si vanzarile, service-ul, proiectarea si dezvoltarea de produse, productia si controlul stocurilor, aprovizionarea, distributia, resursele umane, finantele si contabilitatea, precum si serviciile informatice.

In procesul de abordare structural-tehnologica a sistemelor ERP, am considerat importanta, pentru inceput, prezentarea catorva dintre caracteristicile functionale ale unui astfel de sistem. Pentru o intelegere mai facila a acestor caracteristici, am pornit de la schema privind arhitectura unui sistem ERP, prezentata in figura 2.4.

Fig. 2.4 Elementele de baza ale unui sistem ERP

Examinand aceasta arhitectura, putem remarca cateva dintre caracteristicile functionale ale unui astfel de sistem, si anume:

ofera informatiile necesare conducerii firmei prin intermediul bazei de date, unde se stocheaza tranzactiile zilnice;

asigura prelucrarea corespunzatoare a datelor, pe baza unor programe adecvate;

permite utilizarea in comun a datelor din baza de date, de catre toate modulele care folosesc aceste date;

permite realizarea fiecarui tip de prelucrare (culegere date, stocare, actualizare, interogare), in mod separat;

asigura principiul integrarii sistemului, prin intermediul bazei de date unice;

permit accesul la date in timp real;

ofera suport multivaluta si multilingv;

sunt adaptate specificului activitatilor organizatiilor (activitati in diferite ramuri industriale, servicii, comert, banci, sanatate etc.);

permit realizarea unor adaptari fara interventia programatorilor.

Modulele de aplicatii sunt grupate in subsisteme (suite) cum sunt: financiar, productie, distributie etc.

Tema nr. 3

Internet, Intranet si Extranet -

suporturi de comunicatie pentru organizatii (pag. 14-20 )

Internetul reprezinta o retea globala de comunicatii, care nu face legatura doar cu partenerii comerciali, ci si cu salariatii, filialele internationale ale firmelor, etc.

Internetul este o retea formata din mii de LAN-uri, WAN-uri si noduri de retele (calculatoare si alte dispozitive specifice retelelor), permitand comunicarea intre milioane de calculatoare conectate din intreaga lume si schimbul liber de informatii. Nimeni nu stie exact cat de mare este aceasta retea, pentru ca exista o multime de mici retele dispersate in orice colt al globului, conectate la cea globala.

Componentele ce intra in infrastructura Internetului sunt redate in fig. 3.1.

Internetul vine ca o solutie la stabilirea comunicatiilor dintre partenerii firmelor, prin intermediul:

conectarilor directe, care presupun apelarea la canale de comunicatii de tip dial-up, cu ajutorul liniilor private, oferite de firmele de telecomunicatii, cu ajutorul fibrei optice sau al transmisiilor prin satelit;

retelelor cu valoare adaugata (VAN - Value Added Network), in care nu sunt incluse numai canalele de comunicatii, ci si o serie de servicii necesare utilizarii acestor canale, cum ar fi maparea softului^[2], pastrarea fisierelor si a arhivelor, asistenta in utilizarea retelei, asigurarea securitatii datelor.

Fig. 3.1 Infrastructura Internetului

Nota: ISP

In 1989, la 20 de ani dupa aparitia primei retele Internet (ARPANET), Tim Berners-Lee a identificat o cale mai eficienta de comunicare, cu ajutorul hypertextului, adica a documentelor in format electronic, legate intre ele prin cuvinte sau fraze cheie. Ideea a devenit realitate in 1992, sub forma World Wide Web-ului, prin intermediul caruia pot fi stocate si vizualizate atat textele, cat si documentele hypermedia. Astfel, Internetul ofera arhitectura de retea necesara conectarii calculatoarelor, iar Web-ul metoda de stocare si vizualizare a documentelor. In prezent, multe persoane utilizeaza termenii Internet si World Wide Web (sau simplu Web) cu aceeasi semnificatie, dar nu este cea mai corecta abordare, pentru ca, asa cum am spus, Internetul este o retea globala de calculatoare, iar Web-ul o colectie de documente gazduite pe servere Internet. In plus, Web-ul este doar una din facilitatile oferite de Internet, pentru desfasurarea activitatilor unei firme, avand in vedere ca exista o multitudine de alte servicii disponibile, prezentate in tabelul 3.2.

Servicii disponibile pe Internet

Tabelul 3.2 

Internetul poate fi folosit de orice aplicatie economica in care intervine comunicarea informatiilor, oferind cateva avantaje majore, comparativ cu alte tipuri de retele, folosite multi ani de catre firme. Unul dintre ele il constituie faptul ca poate fi utilizat pe orice platforma hardware, fara a face eforturi speciale. De asemenea, protocoalele si browser-ele Web sunt mult mai usor de invatat si exploatat decat limbajele de interogare folosite pentru vizualizarea informatiilor existente intr-o baza de date clasica. In plus, Internetul ofera posibilitatea transmiterii unei mari varietati de informatii, sub diverse forme, lucru aproape imposibil in retelele conventionale.

Cele mai importante avantaje ale Internetului si Web-ului pentru o firma sunt:

posibilitatea de extindere, indiferent de localizarea geografica;

atragerea de clienti din orice colt al globului;

comunicarea, in orice moment, cu partenerii de afaceri, fara a mai fi nevoie de prezenta fizica a acestora;

identificarea si obtinerea de informatii, in orice moment, despre concurenta si piata;

functionarea non-stop a componentei comerciale, in special a celei de vanzari.

Toate acestea sunt posibile datorita comertului electronic, care a devenit un nou mijloc de a face afaceri.

In vederea asigurarii competitivitatii, orice intreprindere comerciala care doreste sa-si desfasoare afacerile utilizand mediul Internet va trebui:

sa fie prezentata prin intermediul unui site Web;

sa functioneze non-stop (cerinta impusa de prezenta pe WWW);

sa dispuna de solutii de stocare in retea pentru gestionarea volumului urias de informatii generat;

sa mentina un contact permanent cu clientii, partenerii, furnizorii si angajatii;

sa utilizeze solutii fiabile pentru aplicatii in masura sa asigure o permanenta functionare;

disponibilitate, scalabilitate, performanta si securitate.

Majoritatea serviciilor Internet sunt disponibile oricarei firme si oricarui consumator care are acces la Internet. Insa, Internetul nu trebuie vazut doar prin prisma avantajelor si beneficiilor pe care le aduce prin oferirea unui acces nelimitat publicului larg la diferite informatii si servicii ale firmei. Multe dintre aplicatiile firmelor folosesc date cu caracter special, presupunand accesul limitat doar pentru salariati sau terte persoane cu drept de acces. Astfel, au aparut celelalte doua tehnologii ce permit accesul restrictionat la datele firmei, respectiv Intranetul si Extranetul.

Intranetul este un Internet privat ce apartine unei anumite organizatii. El foloseste standardele tehnologiei Internet pentru a oferi o mare varietate de informatii angajatilor. Diferenta dintre cele doua tipuri de retele consta in faptul ca Intranetul ofera acces la resursele sistemelor numai in interiorul firmei, fara a permite utilizatorilor externi sa acceseze informatiile acestora.

Unul dintre primele efecte ale dezvoltarii Intranetului l-a constituit eliminarea "insulelor informationale" din firme, in sensul conectarii intre ele a diferitelor aplicatii existente in organizatie, aceasta conectare fiind benefica pentru dezvoltarea grupurilor de lucru functionale, prin intermediul calculatoarelor.

Intranetul este alcatuit dintr-un LAN al firmei, protejat de lumea exterioara printr-un firewall . Se asigura astfel comunicarea numai intre acele echipamente care au autorizarea de utilizare a Intranetului. O astfel de retea este foarte utila pentru :

     diseminarea informatiilor privind noile responsabilitati ce revin diferitelor locuri de munca;

     publicarea listelor cu numerele de telefon la care poate fi contactat fiecare salariat;

     transmiterea manualelor si procedurilor de lucru;

     diseminarea informatiilor necesare agentilor de vanzari (prezentarea caracteristicilor tehnice ale produselor, lista preturilor curente si a discount-urilor, informatiile despre concurenti, nivelul stocurilor), care in mod normal trebuie actualizate frecvent, operatiile de actualizare fiind destul de costisitoare;

     publicarea de buletine informative privind anumite actiuni ale firmei, obiective ce trebuie atinse, rezultate etc.;

     transmiterea de informatii privind derularea unor cursuri de instruire sau chiar desfasurarea acestora;

     sprijinirea fluxurilor de lucru (workflow), urmarirea documentelor - cine sunt emitentii, unde trebuie sa ajunga;

     accesul rapid la bazele de date ale firmei;

     planificarea diferitelor sedinte, intalniri de lucru;

     organizarea conferintelor in timp real, fara a mai fi necesara deplasarea persoanelor dintr-un birou in altul, s.a.

In fig. 3.3. este prezentata configuratia tipica pentru un Intranet

Fig. 3.3 Configuratia Intranetului

Intranetul prezinta urmatoarele avantaje

scurtarea ciclului de viata al produsului, pentru ca informatiile despre dezvoltarea lui si campaniile de promovare sunt rationalizate pentru a fi lansat pe piata mult mai repede;

reducerea costurilor, prin cresterea productivitatii;

servirea mai buna a clientilor, prin sprijin personalizat si responsabil;

distribuirea informatiilor pentru toate birourile, indiferent de localizare, la nivel national si international.

Categoriile de informatii ce pot fi gasite pe Intranet sunt foarte variate si sunt, de regula, legate de specificul intreprinderii comerciale.

Acestea pot fi:

modele de documente financiar-contabile;

scrisori de afaceri;

stiri de uz general si specific;

politici de firma;

manuale, documentatii etc.

Tipurile de utilizatori existente pe un Intranet difera de la o organizatie la alta. In general sunt angajatii intreprinderii comerciale.

In principal, utilizatorii sunt impartiti in trei categorii: cei care introduc si prelucreaza informatiile (authors), cei care utilizeaza informatia (users), furnizori de informatii (providers).

In functie de modul de lucru, utilizatorii se pot grupa in:

utilizatori individuali;

grupuri de lucru;

echipe de lucru;

departamente (marketing, financiar, personal, tehnic, etc.).

Toate tipurile de utilizatori au un scop comun - accesarea informatiilor partajate ale Intranet-ului.

Modelul de referinta Intranet

Privit ca un mediu integrat Intranet-ul trebuie creat si privit in dependenta cu informatiile (ce trebuiesc partajate), serviciile si mecanismele existente. Modelul de referinta al unui Intranet este alcatuit din:

     mecanisme - care conlucreaza la satisfacerea celor trei tipuri distincte de utilizatori (utilizatori finali, furnizori de informatii si prelucratori de informatii);

     servicii - care reflecta cerintele, nevoile intreprinderii comerciale, faza de dezvoltare;

     informatiile partajabile - care trebuiesc puse la dispozitia utilizatorilor.

Integrarea acestor servicii, mecanisme si informatii partajabile este conditia de baza care va permite partajarea completa a informatiilor in cadrul oricarei intreprinderi comerciale.

Avantajele utilizarii Intranet-ului ar putea cuprinde, in general, urmatoarele:

managementul si suportul unui numar mare de utilizatori;

securitate;

conectarea utilizatorilor la informatiile de care au nevoie;

prevenirea supraincarcarii informationale;

asigurarea managementului si integritatii informatiei;

help-uri on-line;

scaderea redundantei retelei;

utilizare usoara pentru nespecialisti sau incepatori;

permanente imbunatatiri ale software-urilor client;

reducerea costurilor;

productivitate mai mare, printr-un acces mai bun la informatie;

cresterea competitivitatii.

Extranet

Multe firme si-au dezvoltat retele asemanatoare, care se bazeaza pe principiile Internet si ale tehnologiilor Web, dar care permit si partenerilor de afaceri accesul la informatiile interne, fiind vorba despre Extranet, cu alte cuvinte un Intranet extins. Astfel, folosind un browser Web, partenerii de afaceri pot sa obtina accesul la datele si aplicatiile interne ale unei organizatii, pe baza unui protocol stabilit intre cei care solicita utilizarea in comun a anumitor informatii. Multi dintre utilizatorii Extranetului acceseaza, de fapt, un Intranet prin intermediul Internetului.

De exemplu, un furnizor poate sa aiba acces autorizat la inregistrarile privind nivelul stocurilor pentru a asigura aprovizionarea la timp cu materiile prime si materialele necesare procesului de productie. Spre deosebire de Intranet, securitatea si performantele Extranetului trebuie tratate cu mai multa atentie. Autentificarea si protejarea informatiilor sunt doua aspecte esentiale pentru un Extranet. De aceea, accesul la Extranet se ofera doar acelor parteneri de incredere, pentru ca presupune utilizarea resurselor informationale ale firmei, iar in conditiile accesului neautorizat ar putea fi afectate serios activitatile pe care le desfasoara. De asemenea, performanta retelei trebuie sa fie optima pentru a asigura raspunsuri rapide la cererile furnizorilor si clientilor.

Astfel, Extranetul poate fi definit ca o retea de colaborare care utilizeaza tehnologia Internet pentru a lega producatorii de beneficiari (clienti), sau pentru a realiza alte afaceri care au scopuri comune sau ca o modalitate de utilizare a tehnologiilor Internet in vederea conectarii resurselor informationale a mai multor organisme intre care exista legaturi de colaborare.

Ca urmare, Extranetul poate fi privit ca:

parte a Intranet-ului intreprinderii comerciale, care este accesibila si altor companii;

conexiune de colaborare pe Internet intre anumite companii, o intersectie de Intranet-uri. Informatia poate fi accesibila doar partilor colaboratoare sau poate fi accesata public.

Configuratia uzuala pentru un Extranet este redata in fig. 3.4

Fig. 3.4 Configuratia Extranetului

Pentru a fi posibila interactiunea diferitelor aplicatii din cadrul unei firme, cum ar fi sistemul de evidenta si prelucrare a comenzilor, sistemul de gestiune a stocurilor, cu cele ale unei alte companii, este necesara crearea Intranetului, astfel incat sa se faciliteze comunicarea intre aplicatiile firmelor prin intermediul Extranetului. Insa, pentru a realiza acest lucru, apare nevoia de compatibilitate intre aplicatiile existente pe Intranetul diferitelor firme, obtinuta prin sistemele ce sprijina integrarea aplicatiilor, respectiv sistemele middleware

Tehnologia middleware, folosita pentru conectarea diferitelor aplicatii economice si a bazelor de date existente pe Extranet, este intalnita sub numele de pachet de integrare a aplicatiilor intreprinderii^[6] (EAI - Enterprise Application Integration).

Asa cum se poate observa din fig. 3.4, o componenta esentiala a Intranetului si Extranetului o reprezinta firewall-ul, necesar pentru a se asigura ca nu se pot accesa din exterior informatiile confidentiale. De obicei, firewall-ul este un software instalat pe un server distinct, in punctul in care firma este conectata la Internet. In acest mod, firewall-ul poate fi configurat pentru a accepta numai legaturi cu domenii de incredere, reprezentand birourile din structura firmei sau partenerii cu care s-au stabilit contacte de incredere.

De cele mai multe ori, in infrastructura unei firme, pentru a proteja informatiile, pot exista mai multe firewall-uri. Astfel, informatiile accesibile tertilor, prin intermediul Internetului sau Extranetului, sunt separate printr-un firewall, referit ca zona "demilitarizata", iar datele confidentiale ale firmei, utilizabile doar prin Intranet, sunt izolate pe alt server, cu ajutorul altui firewall.

Aplicatiile pentru Extranet

Aplicatiile pentru Extranet pot fi:

     grupuri de lucru (groupware) ale unor companii care dezvolta programe de aplicatii comune;

     grupuri de stiri private ale unor companii colaboratoare, utilizate pentru schimburi de idei, experiente etc.;

     managementul si controlul proiectelor unor companii care fac parte din proiecte de lucru comune;

     cataloage cu produse accesibile doar pentru unele grupuri de clienti;

     programe de instruire sau alte materiale educationale, care sunt dezvoltate si partajate de companii.

Accesul la Extranet

Strategia de control a accesului la Extranet face referire la:

v    Identitatea utilizatorului in extranet:

Daca vorbim despre un Extranet B2B (Business-to-Business), utilizatorii acestuia vor fi diferitele persoane care acceseaza Extranetul direct de la sediul clientilor. Fiecare grup de utilizatori (specialisti IT, manageri sau alte tipuri de personal) va trebui sa se bucure de un acces care sa raspunda nevoilor specifice;

Daca vorbim despre un Extranet B2C (Business-to-Customers), cum ar fi un site e-commerce, atunci utilizatorii acestuia vor fi consumatorii directi;

Alti utilizatori ai Extranetului pot fi 'utilizatorii in house', cei care muncesc la domiciliu, care la randul lor pot fi angajati ai unei corporatii la diverse departamente.

v    Rolurile si sarcinile care pot fi desemnate in cadrul Extranetului sunt:

Extranet manager - care indeplineste urmatoarele sarcini:

o    crearea unui serviciu pentru relatiile cu clientii - CSR (Customer Service Reprezentatives);

o    stergerea CSR;

o    schimbarea parolelor CSR si stergerea conturilor clientilor;

o    modificarea parolelor clientilor; suspendarea si desemnarea privilegiilor clientilor; monitorizarea activitatii clientilor in cadrul Extranetului.

Customer manager - cu atributiuni legate de accesarea paginilor privilegiate destinate clientilor si monitorizarea activitatii in cadrul propriei societati;

o    Customer user - are atributiuni legate de accesarea paginilor destinate clientilor;

o    Utilizatorul - are posibilitatea de a schimba oricand parola de accesare a contului ce i-a fost desemnat in cadrul Extranetului.

Singura diferenta reala dintre un Extranet, un Intranet si Web-ul public este modul si timpul in care utilizatorii pot accesa site-ul. Daca Intranet-urile sunt disponibile in cadrul unor retele private, Extranet-urile sunt disponibile in acest format numai ocazional. De aceea se impune securizarea sistemelor.

Forta de vanzare (reteaua sau echipa de vanzare) a unei intreprinderi este alcatuita din ansamblul personalului comercial insarcinat cu stabilirea de contacte individuale cu cumparatorii actuali sau potentiali*. Forta de vanzare cuprinde, in general, doua grupe: forta de vanzare interna sau sedentara si forta de vanzare externa sau itineranta