Functia de control

Functia de control

Functia de control poate fi definita ca ansamblul proceselor prin care performantele organizatiei, subsistemelor si componentelor acesteia sunt masurate si comparate cu obiectivele stabilite initial, in vederea eliminarii deficientelor constatate si a integrarii abaterilor pozitive.

In cadrul acestei functii a managementului se urmareste modul in care obiectivele prestabilite in cadrul organizatiei au fost atinse, incercandu-se oferirea unui raspuns la intrebarea "cu ce rezultate s-a finalizat munca depusa?"

Scopul controlului este verificarea, din punct de vedere cantitativ si calitativ, a modului de indeplinire a sarcinilor, inregistrarea fenomenelor de dezechilibru si incercarea de repararea a acestor fenomene.

In esenta, se poate spune despre control ca este activitatea prin care se verifica indeplinirea obiectivelor organizationale exact in modul in care au fost planificate.

Functia de control, in calitate de functie a managementului, implica trei faze:

a) determinarea rezultatelor. Inainte ca managerii sa poata stabili ce trebuie facut, pentru ca o organizatie sa devina mai eficienta si mai eficace, acestia trebuie sa determine rezultatele prezente ale organizatiei. Pentru a determina aceste rezultate, ei trebuie sa stabileasca anumite unitati pentru masurarea rezultatelor, precum si cantitatea produsa de fiecare element care face obiectul determinarii rezultatelor.

b) compararea realizarilor cu obiectivele si standardele stabilite initial, evidentiind eventualele abateri produse. Dupa ce managerii au determinat rezultatele din organizatie, ei trec la urmatoarea etapa a procesului de control, care presupune compararea rezultatelor cu standardele. Standardul poate fi definit ca nivelul de activitate stabilit pentru a servi ca model in evaluarea rezultatelor organizatiei. Evaluarea rezultatelor poate privi organizatia ca un intreg sau doar anumite persoane care lucreaza in cadrul organizatiei.

c) efectuarea corecturilor care se impun, inclusiv actionarea, pe masura posibilitatilor, asupra cauzelor care au generat abaterile negative. Dupa etapa de comparare a rezultatelor cu standardele stabilite initial, urmeaza etapa in care se intreprind anumite actiuni corective, daca acestea sunt necesare. Activitatile corective se axeaza asupra corectarii greselilor din organizatie care afecteaza rezultatele obtinute de aceasta. Totusi, inainte a realiza activitati corective, managerii trebuie sa se asigure ca standardele pe care le folosesc au fost concepute in mod adecvat si ca au determinat rezultatele obtinute in organizatie intr-un mod corect si demn de incredere.

In cazul in care se impun masuri corective, de mare importanta pentru management este identificarea cauzelor care au generat problemele. Identificarea prin control a cauzelor care au generat problemele sau abaterile negative determina managementul organizatiei sa se concentreze pe una sau mai multe dintre cele trei functii ale managementului (planificare, organizare, leading), care preced controlul. Actiunile corective pot viza modificari aduse planurilor organizationale pentru a le face sa corespunda mai bine eforturilor viitoare ale organizatiei. Totodata, pot fi intreprinse modificari in ceea ce priveste structura organizatorica, astfel incat aceasta sa se gaseasca intr-o concordanta perfecta cu obiectivele si planurile organizatiei. Se poate actiona si in privinta politicii de motivare si stimulare a personalului, astfel incat salariatii care obtin performante bune sa fie rasplatiti in mod corespunzator, fata de cei care obtin performante modeste. Exista posibilitatea ca, in urma controlului, sa apara necesitatea efectuarii de corectii simultane in cadrul tuturor functiilor managementului, in vederea indeplinirea obiectivelor organizationale.

Pentru ca managementul unei organizatii sa fie eficient si eficace este necesar ca functia de control sa se realizeze continuu, nelimitandu-se la perioadele de incheiere a planului sau programului. Functia de control trebuie sa aiba si un caracter preventiv, de preintampinare a deficientelor si, daca acestea s-au produs, sa aiba un caracter corectiv.

In conditiile economiei moderne, aceasta functie trebuie sa aiba un caracter mai flexibil, mai adaptiv, fara a-si pierde, insa din rigurozitate.