Proiectarea si perfectionarea structurilor organizatorice

Proiectarea si perfectionarea structurilor organizatorice

Mutatiile care au loc in economie reprezinta generatorul cauzelor care impun proiectarea unor structuri optime, menite sa asigure cadrul organizatoric in care se desfasoara activitatea complexa de obtinere a produselor si serviciilor. Complexitatea activitatilor din unitatile economice este determinata de tendintele de restructurare si de elaborare a strategiilor si politicilor de dezvoltare care se manifesta in etapa actuala. Astfel au loc: dezarondarea si formarea dintr-o unitate mare a doua sau a mai multor unitati de sine statatoare, cu personalitate juridica; manifestarea mai frecventa a fenomenului de profilare si specializare in vederea valorificarii superioare a conditiilor materiale si economice de care dispun unitatile economice si de adaptare a productiei la clientela pietei. Adaptarea unitatilor economice la noile conditii impun o analiza amanuntita a structurilor organizatorice existente si actualizarea lor, astfel incat sa asigure functionarea optima a acestora. In procesul de elaborare a strategiilor unitatilor economice apar noi activitati iar altele se restrang fapt care trebuie sa se reflecte cu fidelitate in structura organizatorica a acestora. Analiza si proiectarea structurilor organizatorice se poate referi la o unitate economica existenta, sau la situatia unei unitati nou infiintate. Indiferent de situatie, activitatea de proiectare trebuie sa respecte anumite principii de baza si sa urmareasca succesiunea logica a lucrarilor, sistematizate pe etape.

Principiile de baza ale alcatuirii structurii organizatorice

Obiectivul general urmarit prin proiectarea unei structuri organizatorice este, in final, utilizarea optima a potentialului uman existent in unitate, ca o conditie de baza a realizarii profitabilitatii acesteia. Aceasta ridica trei aspecte mai importante si anume: economic, dinamic si uman. Aspectul economic are in vedere folosirea deplina a fortei de munca si obtinerea celui mai bun randament de la fiecare component al unitatii, prin repartizarea echilibrata, a sarcinilor. Astfel, fiecare conducator, la nivelul compartimentului operational pe care-l coordoneaza, trebuie sa realizeze un profit cat mai mare. Aspectul dinamic, presupune transmiterea operativa a deciziilor, dispozitiilor si a informatiilor, astfel incat ele sa ajunga la executant fara intarzieri sau deformate. Acest lucru presupune ca fluxul informational sa functioneze optim pentru a asigura o operativitate sporita in derularea procesului decizional. Aspectul uman, presupune elaborarea unei strategii in domeniul motivatiei, incat sa se manifeste stimuli de natura sa mobilizeze componentii unitatii sa-si realizeze obiectivele postului pe care-l ocupa, la un nivel calitativ superior.

Prin natura sa, activitatea de proiectare si de transpunere in practica a structurii organizatorice are un caracter creativ, determinat de manifestarea a doua tendinte contradictorii in alcatuirea si functionarea ei. Prima tendinta se refera la necesitatea stabilirii unei structuri organizatorice, a unui flux informational-decizional si a unui sistem de subordonari relativ stabile. Cea de a doua tendinta decurge din necesitatea adaptarii structurii la mutatiile care au loc atat in interiorul unitatii cat si in exteriorul acesteia. Elaborarea unei structuri organizatorice care asigura imbinarea optima a celor doua tendinte poate avea loc numai daca, in aceasta activitate complexa se aplica principiile si tehnicile managementului stiintific. In elaborarea unei structuri organizatorice rationala se pot avea in vedere mai multe principii, cum sunt:

principiul managementului participativ, presupune crearea de organisme deantrenare a angajatilor la adoptarea deciziilor; principiul suprematiei obiectivelor, a carui aplicare impune ca fiecare subdiviziune organizatorica a unitatii economice sa adopte astfel de decizii incat sa asigure realizarea unor obiective precise care decurg din cele generale ale unitatii. Nerespectarea acestui principiu pune in pericol realizarea obiectivelor generale ale unitatii economice. Principiul unitatii de decizie si actiune, conform caruia, fiecare titular al unui post de conducere sau executie trebuie sa fie subordonat unui singur sef ierarhic. Existenta multiplelor subordonari ierarhice genereaza disfunctionalitati si stari conflictuale intre componenti. Prin sistemul de subordonari functionale nu se incalca continutul acestui principiu, ele au rolul de a completa indrumarea subordonatilor in probleme de specialitate, asigurand conducerea unitara. Principiul apropierii managementului de executie prin aplicarea caruia se asigura reducerea la strictul necesar a nivelurilor ierarhice si stabilirea unui numar optim de relee informationale. Prin aceasta se poate asigura prelucrarea informatiilor la fiecare nivel ierarhic, astfel incat la managerii din esalonul superior sa ajunga numai informatii de tip agregat cu o putere mai mare de reflectare a fenomenelor si proceselor economice din unitatea economica. Nerespectarea continutului acestui principiu va genera fenomene negative cum ar fi: multiplicarea nivelurilor ierarhice si a numarului de manageri; sporirea substantiala a cheltuielilor cu personalul administrativ; complicarea nejustificata a fluxului informational, marind sansele de aparitie a fenomenului de distorsionare a informatiilor. Principiul interdependentei minime a carui respectare presupune definirea clara a obiectivelor generale, derivate si individuale cat si stabilirea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor astfel incat sa reduca la minim dependentele si paralelismele. Ignorarea continutului acestui principiu in alcatuirea structurilor organizatorice va genera dificultati in realizarea sarcinilor de serviciu concretizate in amplificarea timpului afectat fiecarei sarcini, determinand in final cresterea cheltuielilor cu functionarea structurii. Principiul permanentei managementului, potrivitcaruia, fiecare post de conducere trebuie prevazut cu un cadru care sa-l poata inlocui in orice moment pe titularul sau. Neglijarea continutului acestui principiu va determina imposibilitatea rezolvarii unor probleme urgente, lipsa controlului si a continuitatii in desfasurarea unor actiuni declansate, cand titularul lipseste din unitate. Principiul economiei de comunicatii, in conformitate cu care volumul si structura informatiilor se stabilesc la strictul necesar. Aceasta presupune promovarea intr-o masura mai mare a relatiilor organizatorice directe si stabilirea unui flux informational astfel incat informatiile sa circule operativ pastrandu-si acuratetea. Principiul definirii armonizate a posturilor si functiilor, a carui aplicare asigura corespondenta dintre volumul, natura si complexitatea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor postului cu aptitudinile, deprinderile, cunostintele, calitatile si experienta titularului de post. Ignorarea continutului acestui principiu inseamna incadrarea unor posturi cu persoane ce nu dispun de nivelul sau structura pregatirii profesionale solicitata de realizarea sarcinilor, care genereaza dificultati in exercitarea atributiilor pentru realizarea obiectivelor individuale si derivate. Principiul flexibilitatii structurii, care presupune continua adaptare la realitatile existente si la cerintele de dezvoltare in perspectiva. Nerespectarea acestui principiu va ingreuna realizarea obiectivelor, rigiditate si "imbatranirea" structurii care se manifesta cel mai frecvent in sistemul de relatii de subordonare. Principiul variantelor de structura, potrivit continutului acestui principiu, in activitatea de elaborare a structurii organizatorice, este necesar sa se alcatuiasca mai multe variante care urmeaza a fi evaluate, urmand ca optiunea sa fie pentru cea care prezinta avantajul maxim. Principiul eficientei structurii, prin care este redata necesitatea comensurarii permanente a cheltuielilor ocazionate de fiecare element component si pe ansamblul structurii cu efectele economice pe care le genereaza. Principiul instituirii de colective intercompartimentale, a carui respectare impune alcatuirea unor grupe de specialisti de profesii diferite pentru solutionarea unor probleme complexe care implica cunostinte din mai multe domenii. Aceste colective nu au un caracter permanent si nu reprezinta un organism de conducere, ele isi desfasoara activitatea numai cand situatia o impune, au rolul de a accelera procesul decizional in problema data. Efectele negative cu privire la nerespectarea acestui principiu se refera la intarzierea sau rezolvarea necorespunzatoare a unor probleme importante care pot pune in pericol rezultatele economice ale unitatii economice.