Tipologia structurilor organizatorice

Tipologia structurilor organizatorice

Diversitatea structurilor organizatorice adoptate de unitatile economice care reflecta conditiile concrete in care acestea isi desfasoara procesele economice, a impus sistematizarea lor dupa anumite criterii. Aceasta sistematizare prezinta o importanta deosebita in activitatea de analiza si proiectare a structurilor organizatorice din unitatile economice. In literatura de specialitate sunt numeroase criterii de grupare a structurilor organizatorice, cele mai importante sunt: gradul de formalizare, morfologic, capacitatea de adaptare a unitatii economice la mediu.

1. Criteriul "gradul de formalizare"

Unul din criteriile cele mai des intalnite in literatura de specialitate, dupa care sunt grupate structurile organizatorice este cel al gradului de formalizare, potrivit caruia, acestea pot fi: structuri organizatorice formale si structuri organizatorice informale. Ele se regasesc simultan in unitatile economice. Structura organizatorica formala are drept caracteristica faptul ca se constituie ca efect a unor legi, norme, reguli prevazute intr-un document organizatoric intern, principii si se aplica prin documente oficiale. Prin intermediul ei sunt definite elementele componente de baza: obiectivele, posturile si functiile, compartimentele, sistemul de relatii organizatorice, puterea si responsabilitatile in unitatea economica. Structura organizatorica informala se compune din grupe de salariati intre care se stabilesc relatii spontane si flexibile. Natura motivelor care determina crearea unor grupuri nonformale si relatiile dintre personae nu sunt foarte clare, adesea apar spontan si nu sunt precizate intr-un document organizatoric. Intre aceste doua tipuri de structuri exista interferente semnificative dar greu de apreciat, cu toate acestea trebuie luate in considerare in proiectarea modului de functionare a unitatii in ansamblul sau. Structura informala poate fi apreciata ca un element nedisociabil al structurii formale, iar cunoasterea ei ofera multiple posibilitati de perfectionare a mecanismelor interne de functionare a unitatii economice. Aceasta ne conduce la concluzia ca, structura informala contine intr-o maniera specifica componentele celei formale. Structura informala se defineste prin ansamblul grupurilor si al relatiilor interumane, de natura voluntara, ce caracterizeaza raporturile socio-profesionale, stabilite relativ spontan intre membrii unitatii economice in vederea satisfacerii unor interese individuale.In literatura de specialitate sunt precizate urmatoarele elemente ale structurii informale: grupul informal, normele de grup, liderul informal, autoritatea informala, functiile liderilor, relatiile dintre membrii grupurilor informale.

. Grupul informal, derivat din grupurile spontane, este definit drept o reuniune cu durata variabila a unui numar restrans de membrii, bazata pe similitudini, raporturi dominant afective si nevoi comune. Cercetarile in domeniu indica anumite directii de delimitare a grupului psiho-social si respectiv, neformal sau, cele mai frecvente sunt: dupa apartenenta si contact, in functie de durata, gradul de organizare si numarul de membrii. Clasificarea dupa apartenenta si contact, identifica urmatoarele

grupuri:

grupuri de apartenenta denumite astfel deoarece esential este modul in care membrii isi manifesta apartenenta, care poate fi: prin participare efectiva sau prin aspiratii;

. grupuri de referinta, la care individul se raporteaza imprumutandu-i normele si valorile;

. grupuri de contact, sunt cele mai frecvente. In functie de natura imprejurarilor, ele pot fi: accidentale sau fortuite, voluntare (cand se constituie cu un scop precis) sau artificiale (cand oamenii sunt supusi unor reguli conventionale, de exemplu, discursul tinut in fata unui auditoriu).

Clasificarea in functie de durata, gradul de organizare si numarul de membrii, unii autori identifica 5 tipuri de grup: multimea, banda, gruparea, grupurile primare si grupurile secundare.

. Normele de grup, sunt alcatuite dintr-un ansamblu de valori si reguli proprii carora le corespund anumite modele de comportament prin care se reglementeaza conduita membrilor si procesele de interactiune.

. Liderul informal, este persoana care asigura conducerea grupului. Prin capacitatea de conducere, competenta profesionala, prestigiu si popularitate, liderul castiga autoritatea informala.

. Autoritatea informala, se concretizeaza intr-o anumita putere de influenta exercitata atat asupra componentilor grupului informal, cat si asupra altor persoane din unitatea economica. Functiile liderilor in grupurile informale pot fi de executive si de mentinere. Functiile executive, asigura realizarea scopului pentru care s-a alcatuit grupul informal. Se materializeaza in: activitati de initiere, cautarea si oferirea de informatii, oferirea de pareri, testarea si evaluarea solutiilor, diagnoza situatiilor concrete. Functiile de mentinere, asigura coeziunea si solidaritatea membrilor grupului, eliminarea frictiunilor, stabilirea normelor de comportament. Interactiunile dintre membrii grupului se definesc prin ansamblul interdependentelor dintre membrii grupurilor informale si dintre grupurile reglementate prin normele de grup si principiile comune. Scopul relatiilor informale il constituie comunicarea informala. In functie de structura, coeziunea grupului, modul de exercitare a functiilor de catre lider, reteaua comunicarii informale poate capata diferite configuratii:

retea de tip lant, in care informatiile trec succesiv de la un membru la altul al grupului. Initiatorul informatiei nu are control asupra acesteia, astfel incat pot interveni modificari semnificative ale mesajului vehiculat;

retea tip raza, in care informatiile sunt difuzate de o persoana fiecarui membru al grupului. Liderul detine un rol important in transmiterea informatiilor si receptarea reactiilor, ceea ce da posibilitatea inlaturarii distorsiunilor in acest domeniu;

retea tip vita de vie, prin care se realizeaza comunicarea intre membrii grupului informal situati in diferite compartimente sau pe diferite niveluri ierarhice;

retea tip cerc, in care informatiile circula succesiv de la un membru la altul al grupului, reintorcandu-se la initiatorul lor.

In practica, apelarea la comunicarea informala este frecventa, se realizeaza cu predilectie atunci cand mesajele primite din partea superiorilor sunt confuze, incomplete ori atunci cand canalele informarii formale sunt blocate, la care se adauga situatiile de criza, cand salariatii apreciaza mai mult comunicarea informala decat cea formala. Comunicarea informala este foarte rapida, dar cu toate acestea prezinta anumite limite legate de caracterul ei partial (numai o parte din angajati sunt cuprinsi in aceste retele de comunicare) si de posibilitatea ridicata de denaturare a mesajului. Existand o interdependenta deplina intre cele doua structuri organizatorice -formala si informala- ele se dezvolta impreuna, structura informala urmarind in general evolutia structurii formale, ambele tin de oamenii din unitatea economica si de impulsurile factorilor exogeni acesteia. Aparitia si dezvoltarea structurii informale este legata de existenta a cel putin trei cauze: apartinand factorului uman; apartinand caracteristicilor tipologice ale unitatii; apartinand mediului extern. Cauzele apartinand factorului uman sunt multiple, sunt legate de problemele psihosociale ale personalului si se concretizeaza in:

. nevoia de afectiune, care la nivelul grupurilor se manifesta prin dorinta fiecarui membru de a fi inteles, acceptat, stimat, iubit, preferat de colegi si superiori. Nesatisfacuta aceasta nevoie genereaza atitudini si relatii interumane marcate de valori negative (apatie, indiferenta, ura);

. nevoia de afirmare sau apartenenta la grup, care poate fi apreciata ca cea mai veche nevoie sociala a omului. Nesatisfacuta aceasta nevoie conduce la degradarea lenta a personalitatii umane;

. nevoia de stabilitate, manifestata prin dorinta individului de a obtine siguranta pe termen lung. In cazul in care aceasta nevoie nu este satisfacuta devine instabil emotional, cauta sa penetreze in alte formatiuni sau grupuri care ii pot oferi siguranta;

. nevoia de prestigiu, manifestata prin dorinta indivizilor de a li se recunoaste si aprecia in mod obiectiv demnitatea, valoarea profesionala si morala, conduita etc. Deficientele in satisfacerea acestei nevoi manifestate prin calomnie, evaluarea activitatii subiectiva etc. duc la descurajare, tendinta de a evada;

. nevoia de a cunoaste, manifestata prin trebuinta de a primi vesti, stiri, informatii noi etc., in caz contrar, individul este condus catre inventarea unor informatii posibile si vehicularea lor sub forma zvonurilor, secretelor.

Cauze care apartin de caracteristicile tipologice ale unitatii economice sunt:

a)     dimensiunea, exprimata ca numar de persoane angajate, este un factor cu influenta directa asupra constituirii si functionarii grupurilor informale. Cu cat numarul angajatilor este mai mare cu atat tendinta lor de a adera la grupurile informale creste;

b)     dispersarea teritoriala, creeaza grupuri informale pe diversele zone de amplasare a unitatii economice;

c)     diversificarea tehnologiilor utilizate, conduce la aparitia grupurilor constituite pe criteriul comunitatii de profesie;

d)     tipul de structura formala, - cresterea gradului de formalizare prin: reguli stricte si rigide, relatiile sef-subordonat impersonale, creeaza atitudinea de refuz, nemultumire, apatie si orientarea spre grupurile informale;

e)     stilul de management practicat, cand predomina stilul autoritar si birocratic care lezeaza nevoile de prestigiu, afectiune, siguranta, determina orientarea angajatilor spre grupurile informale.

Cauzele apartinand mediului extern, se manifesta prin actiunea negativa a unor factori exogeni cum ar fi: mediul agitat si reactiv sau turbulent, schimbari profunde si rapide, care pot afecta nevoia de siguranta, nevoia de cunoastere a personalului, pot determina formarea unor grupuri informale cum ar fi cel al angajatilor amenintati cu somajul. Cunoasterea componentelor si mecanismelor structurii informale de catre manageri le poate asigura avantaje dar in acelasi timp anumite dezavantaje.

Dintre avantajele oferite de structura informala se remarca urmatoarele:

mai buna functionare a unitatii economice, prin spontaneitate si flexibilitate, grupurile informale devin elemente complementare care pot contribui la cresterea eficientei functionarii sistemului de management;

comunicari rapide si relativ corecte, care scurcircuiteaza canalele de informare oficiale, adesea, rigide si incarcate, avand un rol foarte important in situatii de criza;

supapa de siguranta, prin intermediul grupurilor informale membrii au prilejul de a-si exprima nemultumirile, frustrarile, probleme emotive greu de evitat si de anticipat. Faptul ca exista colegi care inteleg si in care se poate avea incredere este o eliberare care contribuie la diminuarea stresului in unitatea economica;

posibilitatea controlului, acesta poate fi mai eficace atunci cand managerul cunoaste grupul, criteriile de constituire si modul lor de functionare. Prin orientarea si tenacitatea grupului informal catre realizarea anumitor obiective, prin implicarea personala, managerul poate fi absolvit de detaliile controlului;

o fidelitate sporita a sistemului de relatii interumane, faptul ca oamenii resimt apartenenta, stima, afectiunea, sporeste solidaritatea grupului, se simt in siguranta si isi ofera reciproc aceasta solidaritate in caz de necesitate.

Dezavantajele structurii informale constau in:

. propagarea unor informatii necontrolabile, putin fondate, nesigure si preconcepute;

. agravarea unor situatii conflictuale prin neintelegeri, solidaritati negative contra intereselor unitatii economice;

. in cazul grupurilor puternice si stabile ca membrii si durata, exista riscul propagarii conformismului, rutinei si rezistentei la schimbare.

2 Criteriul "morfologic"

Acest criteriu are in vedere modul de plasare si articulare a componentelor structurale. Analiza componentelor de baza ale structurii organizatorice, a modalitatilor de imbinare a lor, a corespondentei dintre functii si compartimente, a naturii acestora, a modului de repartizare a responsabilitatilor, si de stabilire a legaturilor dintre elementele functionale si operationale conduce la concluzia existentei a trei tipuri de structuri organizatorice: ierarhica, functionala si mixta (ierarhica functionala). Structura ierarhica are ca principala caracteristica faptul ca fiecare salariat este subordonat unui singur conducator, care detine in exclusivitate dreptul de a decide si de a controla activitatea acestuia, asigurand astfel unitatea de conducere. Aceasta inseamna ca, relatiile de subordonare sunt distribuite astfel, incat un conducator aflat la un anumit nivel ierarhic coordoneaza si indruma subordonatii din toate punctele de vedere (tehnic, economic, organizatoric, administrativ etc.) avand o arie larga de competente. Acest tip de structura prezinta anumite avantaje, cum ar fi: definirea clara a autoritatii si a responsabilitatii; transmiterea dispozitiilor si primirea rapoartelor se realizeaza pe o linie precisa; mentinerea cu usurinta a disciplinei in munca: avand mai multe niveluri ierarhice contribuie la formarea viitorilor conducatori etc. In acelasi timp, structura ierarhica prezinta dezavantajul concretizat in circulatia greoaie a informatiilor intre posturile sau compartimentele aflate pe acelasi nivel ierarhic, dar pe linii diferite, necesitand avizarea acestora de catre conducatorii ierarhici superiori, incetinind procesul decizional si sporind birocratia. O alta limita majora se refera la dificultatea ca un conducator sa indrume pe executanti din toate punctele de vedere, la care se adauga si faptul ca specialistii nu isi pot exercita atributiile in alte compartimente decat in cele in care se afla amplasat postul pe care-l ocupa. Constatand limitele acestui tip de structura, Fayol propunea imbunatatirea ei prin crearea unor punti de legatura intre conducatorii sau compartimentele aflate pe acelasi nivel ierarhic, cu conditia ca acestea sa fie vizate de seful ierarhic superior. Structura ierarhica prezinta o mare importanta in domeniul abordarilor teoretice, reprezentand punctul de plecare pentru proiectarea structurilor mixte. In etapa actuala acest tip de structura isi poate gasi aplicabilitate in unitatile mici, formate prin asociere, ale caror caracteristici sunt: grad redus de dotare tehnica; nivel scazut al complexitatii activitatilor; realizarea majoritatii comunicatiilor activitatilor prin contacte directe si prin informari transmise pe cale orala; exercitarea de catre seful de compartiment a tuturor functiilor managementului.

Structura functionala a fost elaborata de Taylor si se caracterizeaza prin faptul ca pe niveluri ierarhice sarcinile sunt divizate intre manageri specializati pe domenii, fiecare avand in sfera sa de activitate autoritate deplina asupra nivelului ierarhic inferior. Aceasta inseamna ca un subordonat este condus de mai multi manageri, fiecare in specialitatea lui. Structura functionala prezinta urmatoarele avantaje: punerea in valoare a specializarii managerilor; indrumarea mai competenta a subordonatilor. Printre limitele semnalate pot fi amintite: complexitatea circuitului informatiilor atat in sens ascendent, descendent, cat si la acelasi nivel ierarhic; diminuarea responsabilitatii si a disciplinei in munca a executantilor generata de necunoasterea de catre un manager a sarcinii transmise de ceilalti; neglijarea principalei caracteristici a managerilor si anume activitatea de sinteza. Structura functionala, in forma sa clasica, prezinta ca si cea liniara un interes deosebit in activitatea de cercetare si proiectare a structurilor organizatorice, functionale.

Pornind de la cele doua tipuri clasice de structura prezentate mai sus (ierarhica si functionala), prin imbinarea in anumite proportii a avantajelor pe care le ofera se poate elabora o structura mixta care se practica in unitatile economice. Structura mixta se caracterizeaza prin faptul ca este alcatuita din compartimente operationale si functionale, titularii posturilor de executie primesc dispozitii si raspund numai in fata conducatorilor ierarhici nemijlociti. Existenta compartimentelor functionale asigura posibilitatea folosirii specialistilor pe domenii. Compartimentele functionale au in subordine functionala salariatii din compartimentele operationale. Prin aceasta completare a subordonarilor ierarhice cu cele functionale se asigura marele avantaj al indrumarii competente de specialitate a salariatilor din compartimentele operationale ca si unitatea de decizie, dispozitie si de actiune, componente prin care se realizeaza o activitate economica eficienta.

In societatile comerciale din agricultura, in etapa actuala, se practica o structura mixta.

3 Criteriul " capacitatea de adaptare a unitatii economice

la mediu"

Unitatea economica este un sistem dinamic, deschis fiind influentata

de o gama variata de factori din mediul ambiant, care se dovedesc a fi deosebiti de dinamici, ca urmare a mutatiilor provocate, in primul rand de

impactul revolutiei stiintifico-tehnice. Obtinerea rezultatelor economice si de productie stabilite de unitatea economica, presupune cunoasterea factorilor de mediu, sensul actiunii lor si adaptarea la impulsurile transmise de catre acestia. Una din modalitatile prin care unitatea economica se poate adapta mai rapid, la cerintele factorilor exercitati de catre mediul ambiant, este si elaborarea unei structuri organizatorice adecvata, flexibila, sa se poata adapta cu usurinta la impulsurile transmise din exterior. Capacitatea de adaptare a unitatilor economice la cerintele impuse de mediu este un criteriu deosebit de important de grupare a structurilor organizatorice, potrivit caruia, in unitatile economice se intalnesc doua tipuri:

1. Structura mecanica, care are drept caracteristici:

capacitatea de functionare maxima in conditiile unui mediu stabil, linistit;

activitatile si sarcinile sunt descompuse in componente specializate si regrupate in compartimente;

descrierea postului este foarte clara;

exista o ierarhie clara a autoritatii, responsabilitatii si controlului;

grad inalt de specializare, standardizare si formalizare.

autoritatea are tendinta de a se focaliza in varful piramidei;

se comunica mai ales pe verticala sistemului (sef-subordonat) strict in problemele de serviciu;

se apreciaza ca valori: respectarea regulamentului, loialitatea fata de superiori;

slaba capacitate de adaptare la cerintele mediului. Posibilitatile de a cunoaste tendintele de evolutie ale mediului sunt reduse, iar viteza de reactie este incetinita de proceduri.

2. Structura organica, ale carei trasaturi sunt:

adaptare mare la conditiile instabile ale mediului;

aparitia frecventa a unor situatii si probleme absolut noi, nu mai permite descompunerea si atribuirea sarcinilor pe specializari stricte;

sarcinile individuale sunt permanent modificate spre a fi adaptate noilor probleme;

specializarea activitatilor si a personalului detin un rol redus in functionarea unitatii;

formalizarea este respinsa, fiind apreciata o piedica in calea vitezei de adaptare la mediu. In consecinta, nu exista descriere de posturi, regulamente, organisme prin care se delimiteaza exact locul si rolul fiecarui individ;

comunicarile formale scrise, descendente au o pondere redusa; in ansamblu comunicarile sunt stabilite ca urmare a cerintelor de rezolvare a problemelor;

se elimina caracterul imperativ al ordinelor si deciziilor, acestea fiind inlocuite de un sistem de consiliere reciproca;

genereaza o mare aderenta a personalului fata de obiectivele unitatii si o motivare superioara;

este o structura supla si dinamica, cu mare putere de adaptare la cerintele mediului.

In literatura de specialitate, se precizeaza ca incercarile de a combina in anumite proportii structura mecanica cu cea organica, nu au dat rezultate pozitive semnificative. Au dat nastere unor forme degenerate numite "sisteme patologice". Aceasta degenerare este explicata prin faptul ca in tipul mecanicist angajatii sunt inregimentati in adevarate caste profesionale ale caror interese de grup pot intra in conflict cu ale altor grupuri profesionale. In momentul aparitiei unor situatii care cer schimbarea, intre grupurile care detin autoritatea profesionala si, implicit, informala si cele investite cu autoritatea formala de a controla si distribui resursele se dezvolta lupta pentru putere.