DAREA IN FUNCTIUNE A SISTEMULUI INFORMATIC

DAREA IN FUNCTIUNE A SISTEMULUI INFORMATIC

In aceasta etapa creste rolul beneficiarului care se pregateste sa preia integral exploatarea sistemului informatic. Totusi, etapa trebuie pregatita de proiectant prin elaborarea documentatiei de insotire a softului pe care-l pune la dispozitia beneficiarului, eventual elaborarea de help ca parte integranta din soft, iar pe timpul implementarii trebuie sa fie aproape de beneficiar, instruind administratorul bazei de date si personalul beneficiarului care va exploata in viitor sistemul informatic, acordand asistenta tehnica acolo unde apare necesi-tatea acesteia.

1. Implementarea sistemelor informatice

Etapa de implementare finalizeaza activitatea de proiectare si realizare a sistemului informatic, avand ca obiectiv testarea functionarii noului sistem informatic in conditii concrete si cu date reale, pentru aducerea acestuia la stadiul de exploatare efectiva.

In cadrul acestei etape se testeaza, se verifica si se asimileaza de catre beneficiar toate solutiile stabilite in etapele anterioare si se valideaza rezultatele obtinute.

Implementarea incepe in momentul in care toate componentele sistemului informatic au fost testate individual si permit asamblarea lor la nivelul fiecarei unitati functionale. Aceste componente inglobeaza atat unitatile de prelucrare prin intermediul carora are loc realizarea efectiva a functionalitatii sistemului informatic cat si procedurile manuale folosite pentru pregatirea si testarea documentelor in vederea prelucrarii. Legat de testarea procedurilor manuale are loc efectuarea corectiilor, interpretarea si utilizarea rezultatelor.

Implementarea se incheie cu punerea in functiune a sistemului proiectat si cu acceptarea de catre beneficiar a raportului de implementare. Activitatea de implementare presupune anumite particularitati in functie de modul in care a fost conceput sistemul informatic :

- cu produse program specifice beneficiarului;

- cu produse program generalizate;

- mixte.

Varianta de implementare cu produse program specifice beneficiarului presupune parcurgerea urmatoarelor faze:

asigurarea conditiilor de implemetare;

- executarea procedurilor de conversie necesare in cazul in care unitatile de prelucrare existente vor fi executate de un alt sistem de calcul decat cel pentru care au fost concepute initial;

- functionarea experimentala a sistemului proiectat ;

- verificarea performantelor sistemului informatic proiectat;

- elaborarea raportului de implementare-exploatare;

- elaborarea documentatiei de utilizare a sistemului informatic proiectat;

- omologarea sistemului informatic proiectat.

Implementarea sistemului informatic necesita:

- insusirea manualului de utilizare sau dupa caz, a celui de exploatare si mai ales aplicarea prevederilor acestora in practica, de catre fiecare, in partile ce-l privesc;

- identificarea de catre conducerea unitatii beneficiare a actiunilor ce trebuiesc desfasurate in vederea implementarii si pe timpul implementarii si anume:

- procurarea de documente primare (formulare) noi;

- efectuarea codificarilor sau conversia unor coduri ce urmeaza a fi adaptate;

- initializarea si finalizarea demersurilor necesare pentru conectari la retelele impuse de noul sistem;

- asigurarea fondurilor necesare;

- numirea administratorului bazei de date si dupa caz a administratorului de retea care sa asigure:

- elaborarea planului de implementare;

- instalarea softului necesar exploatarii sistemului informatic (soft de retea, soft de baza, soft aplicativ, etc.);

- initializarea sistemului cu numele si datele personalului care va avea acces la calculator, stabilirea drepturilor si indatoririlor pe care le are fiecare utilizator in activitatea de exploatare a sistemului informatic, incarcarea parolelor pe nivele, aplicatii, proceduri;

- incarcarea bazei de date a sistemului informatic cu date reale si trecerea la desfasurarea activitatilor informationale pe baza noilor documente primare;

- functionarea experimentala a sistemului proiectat (aceasta se poate derula simultan cu toate subsistemele si unitatile functionale, in serie sau combinat (tactica simultana cu tactica in serie));

- procurarea materialelor consumabile necesare si a pieselor de schimb si/sau incheierea contractelor de service.

Se recomanda ca vechiul mod de lucru sa se mentina in paralel cu cel nou pe o durata de 1-3 luni, in functie de complexitatea sistemului si de gradul de incredere in noul sistem, pana cand exista convingerea ca utilizatorii sunt stapani pe situatie si ca noul sistem functioneaza corect si prezinta siguranta in functionare.

2. Manuale ce trebuie sa insoteasca o aplicatie sau un sistem infor­matic

2.1 Manualul de prezentare

Este un document care vizeaza aspectul promotional al proiectului informatic si are sens numai pentru sistemele informatice bazate pe produse program generalizate. Ca urmare va contine urmatoarele:

- destinatie;

- functiuni;

- cerinte hard si soft impuse pentru implementarea sistemului;

- avantaje si performante;

- conditii de livrare;

- perspective;

- eventual costuri, facilitati oferite cumparatorilor.

2.2 Manualul de utilizare

Manualul de utilizare se adreseaza in primul rand personalului cu functii de conducere, spre deosebire de manualul de exploatare care se adreseaza personalului care opereaza efectiv calculatorul. Prin specificul P.C.urilor, adeseori beneficiarii rapoartelor obtinute de la calculator prefera sa opereze ei calculatorul si atunci se elaboreaza un singur manual care trateaza atat documentele ce se obtin de la calculator, privite prin prisma managerului institutiei, cat si modul de intretinere si exploatare a bazei de date, privit prin prisma operatorului de calculator. In concluzie manualul de utilizare trebuie sa contina:

2.2.1 Prezentarea sistemului

- carui tip de intreprindere sau institutie este dedicat. Gradul de generalitate;

- ce se poate obtine prin implementarea si exploatarea sistemului;

- cadrul general organizatoric si juridic in care trebuie sa functioneze sistemul. Limite si restrictii de functionare;

- cerinte impuse de sistem privind sistemul/sistemele de operare, tipul de retea pe care poate fi implementat (daca este cazul), configuratia calculatoarelor si liniilor de comunicatie incluse in sistem;

- modul de livrare: kitul de instalare, chei de protectie la copiere, etc.;

- conditii de procurare/inregistrare/difuzare, etc.

2.2.2 Instructiuni pentru administratorul bazei de date si al retelei de calculatoare

- lista subsistemelor si aplicatiilor precum si amplasarea/distribui-

rea lor si a bazelor de date aferente pe diferite posturi de lucru;

- macheta meniurilor asociate subsistemelor si aplicatiilor;

- conceptia asamblarii programelor in sistem, dependenta sau independenta lor de anumite s.g.b.d., utilitare, sisteme de operare, tipuri de retele de calculatoare, etc.

- instructiuni de instalare a sistemului, de asigurare a sigurantei si securitatatii informatiilor;

- lista mesajelor de eroare la instalare si solutii de remediere a incidentelor posibile.

Restul informatiilor din manualul de utilizare pot fi livrate utilizatorilor sistemului sub forma de extrase, continand numai partile ce-i privesc, dar in intregul sau manualul de utilizare trebuie sa contina:

2.2.3 Proceduri manuale de codificare a datelor de intrare

(in cazul utilizarii codificarii automate se intocmeste o documentatie completa a aplicatiei respective, la care se face referire in manualul de utilizare);

- structura codurilor pentru fiecare multime de date, metode de validare;

- graficul de implementare a codificarii, modul de intretinere a codificarii, responsabilitati;

- liste de coduri, cifre de control; legatura cu alte sisteme de codificare (la nivel national, departamental, etc.);

Proceduri manuale de colectare si transmitere a datelor de intrare:

- documente de intrare;

- instructiuni de completare documente/formulare cu date de intrare;

- exemple de completare;

- verificari/validari manuale, chei de control;

- instructiuni: fluxuri de circulatie, responsabilitati, termene de completare si transmitere a documentelor/formularelor cu date de intrare;

- instructiuni de stocare/arhivare, termene de pastrare, difuzare, distrugere;

- instructiuni de utilizare a echipamentelor terminale, destinate introducerii datelor de intrare (tipuri de tranzactii, coduri, mesaje de eroare) .

2.2.5 Proceduri de colectare/validare date de intrare:

- macheta meniului din care se poate apela procedura si macheta ferestrei de dialog/ecranului prin care se pot transmite datele de intrare cerute de procedura;

- instructiuni privind modul de folosire a ferestrei de dialog/ecranului prin care se comunica cu procedura;

- modul de interpretare a mesajelor de eroare sau a listelor de erori si de control primite de la calculator; evidenta acestora pe destinatari (daca este cazul);

- modul de corectare a erorilor, conform mesajelor;

- modul de transmitere a corectiilor (responsabilitati, termene, forma, destinatie);

- proceduri de control si corectie a datelor introduse de la echipamentele terminale;

2.2.6 Proceduri de utilizare si interpretare a iesirilor:

- rapoarte de iesire (liste si machete);

- optiunile meniu prin care se lanseaza procedura de generare a fiecarui raport de iesire, macheta ferestrei de dialog/ecranului prin care se introduc datele cerute de aceasta procedura;

- instructiuni privitoare la modul cum se vor completa campurile din fereastra de dialog/ecranul afisat de procedura de generare a raportului;

- instructiuni de interpretare si verificare;

- fluxuri de circulatie a rapoartelor de iesire, responsabilitati, termene, periodicitate;

- modul de difuzare, arhivare, perioada de pastrare, distrugere a rapoartelor de iesire.

2.2.7 Proceduri speciale de conversie:

(valabile numai in perioada implementarii):

- lista proceduri manuale si automate de conversie;

- descriere proceduri (inclusiv aliniatele 2, 3 si 4 de la punctul 2.2.6, dar referitor la procedurile de conversie);

- termene de executie, valabilitate.

2.3 Manualul de exploatare

Acesta se adreseaza in principal administratorilor de retea si/sau de baza de date si isi are rostul numai in cazul sistemelor informatice care contin retele de calculatoare sau echipamente mai deosebite pentru a caror exploatare este necesar personal cu calificare speciala.

Ca principiu, in acest manual vor fi tratate, pe langa informatiile din manualul de utilizare si aspecte referitoare la softul de baza si de retea, la kitul de instalare si la masurile ce vizeaza siguranta si securitatea informatiilor.

Vor fi tratate posibilele incidente si modul lor de remediere, eventuale incompatibilitati intre componentele softului de baza si de retea si modul de rezolvare. Eventual un capitol de trouble shooting. Se mai pot face referiri la lucrari de intretinere, reparatii, upgrade, revizii, etc.