OMEGA SOFT

FrontX

CAP. 1

REZERVARI

1.1 INTRODUCERE REZERVARI

Este componenta de baza in compartimentul RECEPTIE da posibilitatea efectuarii de rezervari pentru persoanele care solicita rezervarea unei camere in hotel. Rezervarile se pot face in mai multe moduri: telefonic, prin fax, direct la receptia hotelului, samd. Sistemul retine modul in care s-a efectuat rezervarea in acest fel putindu-se extrage informatii referitoare la siguranta anumitor moduri de rezervare, etc. Sistemul retine si datele necesare corespondentei ulterioare sau in caz de reclamatie (datele persoanei care a efectuat rezervarea, daca s-a cerut modificarea sau anularea rezervarii, etc).

Mai jos sunt prezentate principalele campuri pentru inregistrarea unei rezervari plus functii ajutatoare cuprinse intr-un MENU.

Nume/Prenume - se va completa cu numele si prenumele clientului pentru care se face rezervarea ( daca turistul repectiv a mai fost cazat in hotel atunci numele lui va aparea in partea de jos a ecranului pentru selectarea lui se foloseste sageata in jos apoi <enter>, automat dupa selectare toate datele personale ale turistului vor aparea pe ecran.)

Cod profil - numarul de confirmare, un numar unic care este afisat de sistem in urma introducerii rezervarii;

Tara - in acest camp se tasteaza un COD din doua litere care reprezinta codul tarilor conform codului rutier auto. Acest camp apare in ecranul de cautare rezervari si astfel poate fi regasita rezervarea unui turist pe baza informatiilor introduse in acest camp. Pentru o cautare mai rapida si usoara se poate tasta <F1> si cateva litere din numele tarii apoi <enter>. In acest moment pe ecran va aparea o lista cu tarile al caror nume incepe cu combimatia de litere introduse de dumneavoastra, pentru selectare se foloseste tasta <Enter>

Data sosirii - in acest camp se completeaza data sosirii turistului. Data se completeaza in ordinea zzllaa (unde zz este ziua plecarii, ll este luna plecarii si aa este anul plecarii) cate doua cifre pentru fiecare. Daca tastam eronat data va apare mesajul ' Data sosirii incorecta '.

ATENTIE !!! Campul se completeaza obligatoriu.

(EXEMPLU: 1 noiembrie 1995 se scrie: 011195 iar pe ecran apare delimitat de punct: 01.11.95. ATENTIE !!! Delimitatorul este pus automat de program).

Nr.zile - in acest camp se completeaza numarul de zile pe care turistul le va sta in hotel. Nu se completeaza obligatoriu deoarece in cazul in care se stie data plecarii trecem de acest camp (avansam in campul urmator cu <Enter>) si tastam direct data plecarii.

Prin scrierea numarului de zile, automat la trecerea in campul data plecarii sistemul completeaza cu data de plecare rezultata din adunarea la data sosirii a numarului de zile pe care turistul le va sta in hotel.

Data plecarii - in acest camp se completeaza data plecarii turistului. Daca am completat numarul de zile atunci aici apare deja calculata data plecarii si trebuie sa apasam doar tasta <Enter> pentru a trece la campul urmator. Data se completeaza in ordinea zzllaa (unde zz este ziua plecarii, ll este luna plecarii si aa este anul plecarii) cate doua cifre pentru fiecare. Daca tastam eronat data va apare mesajul ' Data plecarii incorecta '.

ATENTIE !!! Campul se completeaza obligatoriu.

(EXEMPLU: 10 noiembrie 1995 se scrie: 101195 iar pe ecran apare delimitat de punct 10.11.95. ATENTIE !!! Delimitatorul este pus automat de program).

Nr. camere - se va completa cu numarul de camere.    

Tip camera - se va completa cu tipul de camera dorit de client.

Nr. tur/camera - se tasteaza numarul de turisti dintr-o camera.

Camera - se va completa in cazul in care un turist doreste o anumita camera (numarul camerei).

(EXEMPLU: daca dorim sa scriem o rezervare de 3 duble scriem cifra 3 in primul camp tastam <Enter> si scriem litera D in cel de-al doilea camp).

Daca rezervarea este mai complexa, se doresc camere de mai multe tipuri, se vor introduce mai mute rezervari.

(EXEMPLU: daca dorim sa scriem o rezervare de 3 duble si 2 single se vor introduce in calculator doua rezervari.

ATENTIE !!! dupa completarea campului data plecarii sistemul verifica daca exista disponibil de camere din tipul solicitat in perioada solicitata. Daca nu exista disponibil, sistemul afiseaza un mesaj si nu se mai poate continua introducerea rezervarii.

Ag. Turism - acest camp se va completa in cazul in care rezervarea este facuta de catre o agentie de turism, daca agentia de turism a fost salvata in program atunci va aparea in partea de jos a ecranului urmand sa o selectam cu sageata in jos apoi <Enter>.

Fima - se va completa cu firma prin care este venit clientul

Tip tarif - se completeaza cu tipul de tarif corespunzator

TipR - tip rezervare, in acest camp se tasteaza un COD fromat dintr-o litera care reprezinta codul tipului de rezervare. Codul de rezervare spune cat timp este valabila rezervarea.

Mod rez. - in acest camp se tasteaza un COD din o litera care reprezinta codul modului de rezervare. Modul de rezervare specifica felul in care s-a facut rezervarea (telefonic, fax, adresa scrisa, etc).

ATENTIE !!!

In cazul in care codul modului de rezervare sau al altui camp nu este cunoscut, pentru aflarea lui folositi tasta <F1> cu ajutorul careia veti obtine lista tuturor codurilor. Pentru preluarea unui cod ne pozitionam in dreptul lui si cu ajutorul tastei <Enter> putem prelua acest cod direct in campul respectiv

DUPA INTRODUCEREA TUTUROR DATELOR NECESARE EFECTUARII REZERVARII, PENTRU SALVAREA ACESTEIA DE CATRE CALCULATOR SE VA TASTA <F2>

PENTRU AFISAREA DISPONIBILULUI INTR-O ANUMITA PERIOADA SE VA TASAT <ALT+D>

1.2 Cautare rezervari

Cautarea rezervarilor se poate face in ecranul principal dupa urmatoarele criterii:

-camera

-cod rezervare

-data de sosire in hotel

-data plecarii din hotel

-firma

-agentie

-tip tarif

-initialele numelui sau ale prenumelui

-tara de provenienta,

sau dupa orice combinatie de criterii din cele enumerate mai sus. Pentru criteriile data sosirii, data plecarii se pot folosi operatorii mai mare (>), si mai mic (<), in felul acesta se pot afisa toate rezervarile care au sosire intr-o anumita perioada sau rezervari care vor pleca intr-o anumita perioada.

Dupa completarea datelor cautate se va tasta <Enter> pentru cautarea rezervarilor active sau tasta <F2> pentru cautare in arhiva.

Dupa selectarea unei rezervari se pot face urmatoarele operatii:

Copiere - aceasta functie da posibilitatea copierii datelor unei rezervari deja introduse in sistem urmand sa modificam doar numarul de camere rezervate si sejurul daca este cazul. Aceasta functie este foarte utila in cazul rezervarilor multiple.

Modificare rezervare - putem modifica datele inscrise in rezervare.

Anulare rezervare - se foloseste pentru anularea unei rezervari in urma solicitarii clientului.

Clasare - se foloseste in cazul rezervarilor nesosite

Sparg rezervare - acesta functie este folosita in cazul unei rezervari multiple

Cazare - se poate face introducerea turistului cu preluarea datelor introduse la rezervare

Confirmare - se listeaza o confirmare a rezervarii introduse in sistem.

Nota de plata - se poate face plata anticipat in momentul efectuarii rezervarii.

Introducere servicii - se pot introduce servicii pe camera rezervata

Afisare servicii - afiseaza serviciile introduse in rezervare

Afisare plati - afiseaza platile efectuate in cadrul rezervarii respective

Anulare servicii/plati - anuleaza serviciile si platile efectuate

Diagrama grup - se foloseste pentru rezervari de grup, la accesare ne va aparea un ecran in care vom putea introduce diagrama grupului

Fisa cont - ne afiseaza o situatie a contului clientului putand fi printata cu <F7>

Introducere stergere mesaje - se pot introduce mesaje pe rezervarile efectuate astfel incat la accesarea acestora sa ne atentioneze ca avem mesaj

Afisare mesaje - se afiseaza mesajele introduse pentru rezervarea selectata (daca exista);

1.3 Afisare

Afiseaza toate rezervarile introduse in sistem. Se pot vizulaiza toate rezervarile care trebuie sa soseasca.

1.4 Sosiri azi

Afiseaza toate rezervarile cu data sosirii in data curenta.

1.5 Cazare

Se vor afisa toate rezervarile cu data sosirii data curenta, urmand sa selectam rezervarea dorita pentru preluarea datelor pentru turistii ajunsi la receptie.

CAP. 2

IN HOTEL

2.1 Introducere

Este componenta de baza in compartimentul "CHECK-IN" al receptiei hotelului, si da posibilitatea introducerii turistului in "hotel".

Acest modul foloseste introducerii turistilor individuali sositi in hotel fara rezervare dupa datele completate in prealabil de catre acesta in fisa de cazare. Tariful, la introducerea turistului, se poate incarca automat sau minual in functie de decizia celui care efectueaza aceasta operatie si in limita drepturilor acordate prin parola.

ATENTIE !!! Daca modul de ocupare specifica existenta unui singur turist in camera atunci in urma apasarii tastei <F2> se opereaza in baza de date turistul introdus. Daca pot fi introdusi mai multi turisti atunci cursorul se pozitioneaza in cimpul [Prenume] pentru a continua introducerea camerei cu introducerea datelor despre cel de-al doilea turist. Daca nu dorim introducerea datelor pentru al doilea turist atunci tastam <Esc> si introducerea va fi operata in baza de date. Daca continuam cu introducerea datelor pentru urmatorul turist atunci operarea in baza de date se efectueaza numai dupa ce au fost parcurse toate campurile cu date referitoare la cel de-al doilea turist. Daca avem mai mult de doi turisti in camera se continua introducerea celorlalti turisti operarea fiind identica cu cea pentru introducerea celui de-al doilea turist.

1.3 Cautare

Aceasta functie este foarte utila compartimentului RECEPTIE/CONCIERGE din cadrul receptiei ea permitind cautarea unui turist sau a unui grup de turisti dupa diverse criterii:

-numarul camerei

-codul de rezervare

-initialele numelui sau ale prenumelui

-tara de provenienta

-data de sosire in hotel

-data plecarii din hotel

-firma de turism

-tipul de tarif

-data nasterii

-numarul auto,

sau dupa orice combinatie de criterii din cele enumerate mai sus. De asemenea exista posibilitatea folosirii unor operatori logici, negarea dupa unul din criteriile de mai sus din multimea turistilor afisati in urma unei selectii (tasta <F5>).

Pentru criteriile: data sosirii, data plecarii se pot folosi operatorii mai mare (>), si mai mic (<), in felul acesta se pot afisa toti turistii care au sosit intr-o inumita perioada sau turisti care vor pleca intr-o inumita perioada.

In continuare vom invata sa utilizam cat mai eficient acest ecrin ocupindu-ne pe rind de fiecare camp in parte si combinatiile utile care se pot face cu aceste campuri:

-CUM SE CAUTA UN TURIST DACA STIM NUMARUL CAMEREI?

Pentru a cauta un turist caruia ai cunoastem numarul camerei se tasteaza pur si simplu numarul camerei in campul [CAMERA] plus <Enter>; pe ecrin va aparea numele si prenumele turistului plus celelalte date preluate din fisa de cazare.

-CUM CAUTAM TURISTUL DACA STIM NUMELE LUI ?

Pentru a cauta numele unui turist necunoscind numarul camerei se tasteaza in campul [NUME] numele turistului sau inceputul numelui (initiala) plus <Enter>; pe ecrin va aparea numarul camerei, numele si prenumele complet al turistului, datele preluate din fisa de cazare.

-CUM CAUTAM TURISTUL DACA STIM PRENUMELE LUI ?

Pentru a cauta prenumele unui turist necunoscind numarul camerei se tasteaza in campul [PRENUME] prenumele turistului sau inceputul prenumelui (initiala) plus <Enter>; pe ecrin va apare numarul camerei, numele si prenumele complet al turistului, datele preluate din fisa de cazare.

OBSERVATIE: in cazul acestor doua campuri daca numele sau prenumele ce urmeaza a fi cautate sunt trinsmise eronat sau confuz (cazul numelor si prenumelor cu litere dublate) este deajuns sa tastam numai prima litera din nume sau prenume si in acest fel vor fi afisati toti turistii existenti in hotel la acel moment si al caror nume/prenume incepe cu aceasta litera. De asemenea daca tatam si in campul [NUME] si in campul [PRENUME] acelasi lucru atunci programul va selecta acei turisti la care numele sau prenumele coincide cu secventa tastata (aceasta pentru cazurile in care se confunda numele cu prenumele turistului se introduce prenumele in locul numelui).

EXEMPLU: telefonic se solicita cautarea unui turist al carui nume este dificil de pronuntat dar care sigur incepe cu litera 'S'; tastam in campul [NUME] litera 'S' celelate campuri le lasam libere si tastam <Enter>, pe ecran vor apare toti turistii cazati in hotel al caror nume incepe cu litera 'S'. Daca avem banuieli ca turistul a completat fisa de cazare invers (prenumele in locul numelui) atunci tastam si in campul [PRENUME] litera 'S' celelalte campuri le lasam libere si tastam <Enter> (in campurile [NUME] si [PRENUME] avind litera 'S'). Pe ecran vor apare toti turistii cazati in hotel al caror nume sau prenume incepe cu litera 'S'.

Se pot face cautari complexe dupa mai multe campuri simultan combinate cu '<' sau '>' plus datele care ne intereseaza in campurile [DATA SOSIRII] sau [DATA PLECARII] in felul acesta obtinindu-se totalitatea turistilor sositi sau plecati inainte sau dupa datele respective.

<Enter> - cautare turisti existenti in hotel. Prin apasarea acestei taste se incepe cautarea turistilor existenti in hotel care indeplinesc conditiile cerute.

<F2> - cautare in arhiva. Daca dorim cautarea turistilor si in arhiva la cod inregistrare se va trece <*> apasam <F2> in locul tastei <Enter>. Se incepe cautarea turistilor existenti in arhiva care indeplinesc conditiile cerute.

1.4 Existenti

Putem vizualiza toti turistii existenti in hotel.

1.5 Solduri

Putem vizualiza turistii din plati restante, deasemenea pot fi efectuate anumite operatii la camera selectata prin apasarea tastei <Enter>

- Reinstalare: se pot recazeaza turistii din solduri restante.

- Eliberare: se poate face eliberarea camerei aflata in solduri restante, dar numai daca soldul acestei camere este 0.

- Nota de plata: se poate face plata camerei aflate in sold restante.

- Introducere servicii: introducerea de servicii la o camera aflata in solduri restante.

- Afisare servicii: afisarea serviciilor la o camera aflata in solduri restante.

- Anulare servicii/plati: anularea de servicii/plati pe o camera aflata in solduri restante.

1.6 Eliberari

La accesarea acestui meniu vor fi afisate pe ecran toate camerele care au fost eliberate in cursul zilei curente.

1.7 Plecari azi

La accesarea acestui meniu vor fi afisate pe ecran toate camerele cu data plecarii data curenta.

CAPITOLUL 3

CASA

3.1 Plati

Este componenta de baza in compartimentul CASIERIE (Check-out) al receptiei hotelului. Mai jos este prezentat modul in care se emite o nota de plpata, cu principalele caracteristici plus functii ajutatoare cuprinse intr-un meniu. Cu ajutorul acestui ecran se poate edita 'NOTA DE PLATA' a clientului.

La intrarea in ecranul notei de plata va trebui sa tastam numarul camerei pentru care se doreste plata, dupa tastare va aparea in partea de sus a ecranului numele turistului din camera respectiva, sejurul acestuia, denumirea tarifului si valoarea acestuia pentru o noapte de cazare.

Ecranul notei de plata este impartit in patru ferestre, din fiecare fereastra putandu-se emite o nota de plata distincta.

Pentru accesarea meniului de ajutor exista tasta "F10" ce contine urmatoarele functii:

"TAB" - activeaza fereastra urmatoare;

"SHIFT+TAB" - activeaza fereastra anterioara;

"F4" - permite vizualizarea urmatorului turist din camera, daca este cazul, in vederea emiterii notei de plata pe numele acestuia;

"F9" - schimba data de plecare doar pe nota de plata;

"A" - nota de plata se emite catre agentia de turism (numai in cazul in care in momentul cazarii a fost completat campul: "Ag. Turism"). Pe factura vor aparea datele agentiei de turism prin care a sosit turistul;

"F" - nota de plata se emite catre firma clientului (numai in cazul in care in momentul cazarii a fost completat campul: "Firma"). Pe factura vor aparea datele firmei;

"C" - nota de plata se emite pe numele clientului;

"F2" - nota de plata pentru fereastra curenta - suma va fi preluata automat in campul [SUMA], la [MOD PLATA] se tasteaza in functie de felul cum plateste clientul si anume: N (numerar), V (virament), K(carte credit) plus <Enter>, din acest moment pe imprimanta atasata terminalului va fi imprimata nota de plata dorita.

A T E N T I E !!! Inainte de a tasta <Enter> verificati inca odata corectitudinea sumelor inscrise pe ecran.

"+" - anticipat o zi (se foloseste pentru clientii care vor sa plateasca in momentul cazarii tariful corespunzator unei nopti de cazare);

"Alt/+" - anticipat tot sejurul (se foloseste pentru clientii care vor sa plateasca in momentul cazarii tariful corespunzator intregului sejur);

OBSERVATIE dupa editarea unei note de plata anticipate soldul turistului va fi evidentiat pe ecran cu semnul (-).

"Alt+_­­V" - recalculare tarif la cursul de azi (se foloseste in cazul in care turistul a fost cazat cu un tarif configurat in valuta, iar la plecarea acestuia se doreste incasarea contravalorii sejurului de cazare la cursul de schimb din ziua plecarii);

"SPATIU" - selectare/deselectare pozitie (se foloseste pentru selectarea /deselectarea unuia sau mai multor servicii de pe nota de plata);

"INS" - introducere de servicii (este foarte util nemaifiind necesara iesirea din ecranul notei de plata pentru a introduce servicii pe camera respectiva);

"Alt+F" - stabilire date pentru factura (se foloseste pentru a completa datele de factura: -denumire, cod fiscal, banca, cont, sediul judet);

"Alt+F5" - eliberare (se face eliberarea camerei numai daca soldul acesteia este 0)'

"F6" - posibilitatea platirii contului unei camere de catre o alta camera prin efectuarea unei relatii de plata intre doua sau mai multe camere. Relatiile de plata se pot realiza si anula in orice moment independent de data sosirii sau data plecarii anuntata pentru camerele respective.

Relatiile de plata se pot realiza si cu camere al caror sold (pozitiv sau negativ) a fost trecut in platí restante.

Pentru a efectua o relatie de plata intre doua sau mai multe camere se procedeaza astfel: se stabileste camera platitoare, dupa care se va intra in meniul diagrama grup, se tasteaza numarul cameri sau camerelor ce urmeaza sa fie platite si se salveaza cu <F2>, daca dint-un anumit motiv se doreste anularea unei relatii de plata, aceasta se face din diagrama grup cu ajutorul tastei <Del> pozitionand cursorul pe camera ce se doreste a fi desprinsa din relatia de plata si apasand <Del>.

"F5" - Mutare pozitii selectate in alta fereastra - aceasta functie ne este foarte utila in momentul emiterii unei note de plata partiale;

"S" - copiaza toate serviciile in alta fereastra din nota de plata - se foloseste in cazul in care turistul doreste sa achite separat cazarea si separat serviciile;

"T" - copiaza toate serviciile in fereastra curenta - daca exista servicii in mai multe ferestre de pe nota de plata, cu ajutorul taste <T> acestea vor fi copiate in fereastra in care suntem pozitionati;

"Alt+2" - Split pozitii selectate - se foloseste mai ales in cazul cazarilor in partaj, unde este necesara emiterea a doua note de plata pe o singura camera;

"Del" - anulare servicii/plati - face anularea unui serviciu sau a unei plati direct din nota de plata;

ATENTIE!!! - anularea se poate face doar pentru seviciile / platile operate in ziua respectiva.

NOTA DE PLATA - Este documentul cel mai important emis de casieria receptiei in el evidentiindu-se totalitatea sumelor de plata achitate de catre turist in perioada cat a stat in hotel si ea poate fi imprimata pe hartie autocopianta in mai multe exemplare conform regulamentului interior al hotelului. Nota de plata poate fi de mai multe feluri feluri:

1. NOTA DE PLATA ANTICIPATA - Cand clientul achita anticipat o suma de bani reprezentand cazarea pe una sau mai multe zile, sau o suma de bani sub forma de depozit.

2. NOTA DE PLATA PARTIALA - Cand clientul doreste sa achite numai o anumita suma (numai cazarea, numai serviciile, etc)

3. NOTA DE PLATA TOTALA - Cand clientul doreste sa achite intreaga suma de plata (cazare + servicii).

CUM SE EDITEAZA O NOTA DE PLATA ANTICIPATA ?

Pentru a plati cazarea anticipat se procedeaza in felul urmator:

- se tasteaza numarul camerei si <Enter>, pe ecran vor apare datele despre turist, prompterul se afla in prima fereastra din cele patru ale notei de plata, aici se tasteaza "+" pentru o noapte de cazare, sau "Alt +" pentru plata intregului sejur. In continuare se tasteaza <F2>, suma va fi preluata automat in campul [SUMA], la [MOD PLATA] se tasteaza in functie de felul cum plateste clientul: N (numerar), V (virament), K(carte credit) plus <Enter>, din acest moment pe imprimanta atasata terminalului va fi imprimata nota de plata dorita.

OBSERVATIE: dupa editarea unei astfel de note de plata soldul turistului va fi evidentiat pe ecran cu semnul (-).

CUM SE EDITEAZA O NOTA DE PLATA PARTIALA?

se tasteaza numarul camerei si <Enter>, pe ecran vor apare datele despre turist, iar in prima fereastra de pe nota de plata vor fi afisate serviciile de cazare si alte servicii precum: telefon, restaurant, etc.

daca turistul doreste sa plateasca doar seviiciile de cazare, atunci va trebui sa mutam celelalte serviicii (cu tasta "S") in fereastra doi de pe nota de plata in acest moment avem posibilitatea sa emitem doua note de plata: una pentru prima fereastra in care ne-a ramas doar cazarea iar cealalta pentru cea de-a doua fereastra cu restul serviciilor.

A T E N T I E !!! Inainte de a tasta <Enter> verificati inca odata corectitudinea sumelor inscrise pe ecran deoarece odata cu editarea notei de plata se modifica baza de date.

3.2 Servicii

INTRODUCERE SERVICII

In cadrul unui complex hotelier serviciile reprezinta o latura foarte importanta a activitatii comerciale si mai ales a rezultatelor financiare obtinute care reflecta in mare masura bunul mers al activitatii hoteliere.

Mai jos sunt prezentate principalele campuri pentru inregistrarea serviciilor plus functii ajutatoare cuprinse intr-un menu.

- camera - se tasteaza numarul camerei (la care in prealabil a fost introdus un turist) unde se doreste a fi introdus serviciul respectiv. Dupa tastarea acestui numar, va aparea in clar numele turistului care ocupa camera respectiva. In cazul in care numarul camerei se tasteaza eronat, sistemul analizeaza informatia si afiseaza urmatoarele mesaje :

a) 'CAMERA LIBERA' - Camera tastata este libera, nu se pot introduce servicii suplimentare .

b) 'CAMERA INEXISTENTA' - Numarul tastat nu corespunde unui numar de camera declarat in baza de date.

- cod - in acest camp se tasteaza un cod care corespunde unui serviciu. Acest cod poate fi aflat folosind tasta <F1> cu ajutorul careia se obtine lista tuturor codurilor serviciilor puse la dispozitia turistilor de catre hotelul respectiv. Pentru preluarea unui cod ne pozitionam in dreptul lui si cu ajutorul tastei <Enter> putem prelua acest cod direct in campul [COD].

- valoare - in acest camp se tasteaza valoarea inscrisa pe bonul cu numarul inregistrat in campul anterior.

- text - se poate tasta orice text sau daca se doreste numarul bonului pentru serviciul respectiv. Daca dorim ca serviciul introdus sa aiba caracter zilnic se apasa tasta <F8> si in loc de numarul bonului in campul [TEXT] va apare scris cu litere mari "ZILNIC". In acest caz pana la plecarea turistului sau pana la anularea caracterului zilnic serviciul se va incarca automat in fiecare zi

3.3 Mutare servicii / plati

Mutarea serviciilor/platilor de la o camera la alta camera se poate face prin accesarea acestei functii.

Cu tasta <F10> se poate vedea meniul ajutator:

<Tab> schimbare fereastra

<Spatiu> selectare serviciu/plata pentru a fi mutat

<F5> mutare pozitii selectate

Pentru a muta un serviciu sau plata se vor face urmatorii pasi:

in fereastra din stanga se tasteaza numarul camerei de la care se doreste mutarea serviciului sau platii apoi <Enter> automat vor aparea serviciile/platile de la camera respectiva

in fereastra din dreapta se tasteaza numarul camerei la care vor fi mutate serviciile/platile

se selecteaza cu tasata <Space> serviciul/plata care se doreste a fi mutata iar apoi cu <F5> se face mutarea.

3.4 Afisare servicii

- Afisare servicii - afiseaza toate serviciile clientului pina la acest moment. Daca nu exista servicii se afiseaza mesajul "NU EXISTA SERVICII". In ecranul de servicii se afiseaza: data introducerii, tipul serviciului, numarul bonului, valoarea. Serviciile care sunt deja platite au in partea dreapta o steluta. Pentru iesirea din acest ecran se tasteaza <Esc>. Pentru obtinerea unei fise cu serviciile camerei respective la imprimanta se tasteaza <F7>. Lista care iese contine pe langa datele de pe ecran si datele ce tin de taxarea convorbirilor telefonice (numar de telefon, durata convorbirii) precum si numele operatorului (nume celui care a introdus serviciul) si daca serviciul este anulat sau nu (apare litera "A" in dreptul serviciilor anulate).

3.5 Afisare plati

- Afisare plati - afiseaza toate platile clientului pana la acest moment. Daca nu exista plati se afiseaza mesajul "NU EXISTA PLATI". In ecranul de plati se afiseaza: data introducerii, numarul notei de plata, modul de plata, valoarea. Pentru iesirea din acest ecran se tasteaza <Esc>. Pentru obtinerea unei fise cu serviciile camerei respective la imprimanta se tasteaza <F7>.

3.6 Anulare servicii/plati

Cand se doreste anularea unui serviciu sau servicii introduse ATENTIE!!! numai in ziua respectiva, se tasteaza numarul camerei la care se anuleaza serviciul si <Enter>, in fereastra care apare pe ecran ne pozitionam avansand cu sagetile <Up>, <Down> pe serviciul/plata ce va fi anulata il selectam cu tasta <Space> iar cu tasta <F2> se face anularea.

3.7 Afisare telefoane

Este identic ca si la afisare servicii, numai ca in loc sa ne afiseze toate serviciile va aparea doar servicul "telefon" detaliat pe: numar de telefon, durata convorbirii, data la care s-a efectuat convorbirea, valoarea.

3.8 Retiparire nota

Se foloseste pentru a retiparii o nota de plata astfel:

la accesarea acestei functii ne va aparea pe ecran un camp cu: "Numarul notei de plata" in acest camp vom introduce numarul notei de plata pentru care dorim retiparirea, dupa care tastam <Enter> pe ecran va aparea nota de plata respectiva urmand sa o tiparim cu tasta <F7>.

CAP. 4

RAPOARTE

Cu ajutorul acestei functii se pot scoate toate rapoartele importante necesare functionarii activitatii hotelului.

4.1 - Rezervari

Sosiri azi - ne va afisa o lista cu toate rezervarile ce au ca data de sosire data de curenta.

Sosiri intr-o anumita data - ne va afisa o lista cu toate rezervarile din data dorita.

4.2 - In Hotel

Diagrama cameriste - reprezinta diagrama spatiilor de cazare (apare si data plecarii pentru camerele ocupate). In plus apare in dreptul fiecarei camere ocupate data plecarii sau daca plecarea este in ziua curenta pot apar doua mesaje: Se va elibereaza - daca camera urmeaza sa se elibereze sau S-a eliberat - daca camera a fost deja eliberata.

Diagrama libere - reprezinta diagrama spatiilor de cazare, se afiseaza numarul camerei, tipul si daca camera este libera sau ocupata. In raport mai apare si starea camerei.

Libere pe etaj - ne apar pe ecran camerele libere si tipul acestora pe fiecare etaj.

Ocupate pe etaj - ne apar pe ecran camerele ocupate si tipul acestora pe fiecare etaj.

Plecari azi - ne va afisa pe ecran lista cu turistii din hotel, care au ca data de plecare data curenta.

Plecari in- ne va afisa pe ecran lista cu turistii din hotel, care au ca data de plecare data tastata de operator.

4.3 - Financiar

Prestatii - (Situatia Prestatiilor) ne va afisa pe ecran o lista cu turistii cazati in hotel, cu soldul initial si soldul final al acestora, precum si cu serviciile si platile efectuate in ziua respectiva.

Servicii - (Borderou Servicii) ne va afisa o lista cu toate serviciile prestate in ziua respectiva, avem posibilitatea sa listam un anumit serviciu (selectam acel serviciu si tastam <Enter>) sau toate serviciile (tastam <Esc>).

Plati - (Borderou Plati) este identic cu borderou servicii.

Plati Servicii - ne afiseaza o lista cu incasari pe tip de servicii si modul de plata.

Raport gestiune -

Servicii perioada - Borderou servicii intr-o anumita perioada de timp.

Plati perioada - Borderou plati intr-o anumita perioada de timp.

Toate platile - Borderou plati intr-o anumita perioada inclusiv platile anulate.

Monetar -

Balanta servicii - Diagrama incasari pe servicii intr-o anumita perioada.

Borderou NPV - Borderou note de plata virament intr-o anumita perioada.

Carti credit - Borderou note de plata achitate cu carti de credit.

Centralizatorul rapoartelor de gestiune - realizeaza un centralizator al rapoartelor de gestiune in functie de datele de inceput si sfirsit ale perioadei care intereseaza.

Borderou note/servicii - este un raport al notelor de plata intr-o anumita perioada pe tipuri de servicii.

Retiparire prestatii - retipareste situatia prestatiiolr dintr-o anumita data.

Plati cote TVA - afisaza un raport al incasarilor pe tipuri de TVA.

4.3 - Management

Raport complex - afiseaza un raport pe o anumita perioada cu: realizari, incasari. Cu tasta <F7> se poate lista.

Centralizator - prin apelare acestei functii putem obtine statistici pentru o anumita perioada de timp in functie de anumite criterii cum ar fi:

firma turism

tara

tip tarif

tur operator

Pentru obtinerea raportului se tasteaza cifra <1> in dreptul criteriului dorit si apoi <F2>. Daca dorim ca raportul sa se faca dupa mai multe criterii, vom tasta in dreptul celui de-al doila criteriu cifra <2>, pentru al treilea cifra <3> si apoi <F2>.

Trafic zilnic - ne va afisa o diagrama cu traficul din hotel intr-o anumita perioada (intrari, plecari, existenti).

Jurnal - se poate vizualiza sau lista jurnalul de opreratii pentru o anumita perioada de timp.

Jurnal selectiv - se poate vizualiza sau lista jurnalul pentru o anumita operatie.

Alte telefoane - este un raport al telefoanelor netaxabile, se stabileste data, ora, interiorul/interioarele pentru care se doreste raportul.

CAP. 5

INCHIDERE

Aceasta functie realizeaza inchiderea zilei hoteliere. Se da o singura data pe zi, noaptea si in timpul procesarii se efectueaza urmatoarele operatii:

- se incarca automat tarifele pentru inca o zi. Sistemul verifica daca tariful mai este valabil sau daca valoarea tarifului nu trebuie modificata (schimbare de sezonalitate sau inceputul weekend-ului).

A T E N T I E !!! Daca un tip de tarif nu mai este valabil camera respectiva se afiseaza in rosu si inchiderea nu se poate efectua.

- se emite automat pe imprimanta situatia prestatiilor.

Editarea situatiei de noapte presupune parcurgerea mai multor etape. O configuratie posibila a acestor etape poate fi urmatoarea:

Etapa 1 - LISTARE BORDEROU SERVICII

RAPOARTE - >FINANCIAR -> SERVICII -> TOATE SERVICIILE

Etapa 2 - LISTARE BORDEROU PLATI

RAPOARTE - >FINANCIAR-> PLATI -> TOATE PLATILE

Etapa 3 - LISTARE RAPORT DE GESTIUNE

RAPOARTE - >FINANCIAR->RAPORT GESTIUNE

Etapa 4 - INCHIDERE

CAP 6

CONFIGURARE

6.1 SPATII - configurare spatii de cazare - Aceasta functie permite configurarea spatiilor de cazare, in FrontX. Se precizeaza:

- numarul camerei

- etajul

- tipul camerei - o prescurtare formata din maxim 2 caractere - dictionarul de tipuri de camere se poate actualiza prin functia DICTIONARE, subfunctia Tipuri de camera;

- numar locuri - se introduce automat numarul de locuri din camera functie de tipul camerei;

- stare camera - *ATENTIE* codul 9 este rezervat pentru camere teoretice, restul codurilor pot avea diverse semnificatii: camera in functiune, camera dezafectata,

!!! CAMERE TEORETICE !!!

Pentru deplasare pe un rind de la un cimp la altul se folosesc tastele SAGEATA DREAPTA - deplasare la dreapta, SAGEATA STINGA - deplasare la stinga. Pentru deplasarea pe urmatorul rind (pentru introducerea unei noi camere) se foloseste tasta SAGEATA IN JOS, pentru deplasarea la o camera deja introdusa se folosesc tastele SAGEATA IN JOS, SAGEATA IN SUS, functie de pozitia camerei pe ecran (mai jos sau mai sus fata de pozitia cursorului).

Pentru stergerea unei camere din structura spatiului de cazare se pozitioneaza cursorul pe rindul cu camera pe care vrem s-o stergem si se apasa tasta DEL (DELETE). Daca am sters din greseala o alta camera apasind tastele <CTRL+U> anulam aceasta stergere.

Pe cimpurile unde avem prescurtari (tip camera, stare camera) prin apasarea tastei F1 se afiseaza dictionarul cu prescurtarile si semnificatia lor. Din dictionar se iese prin apasarea tastei ESC.

Pentru iesirea din ecranul de actualizare a spatiilor de cazare se apasa tasta <F2>.

6.2 Operatori - Pentru introducerea de noi parole, stergerea unor parole existente sau modificarea drepturilor pentru o anumita parola se apeleaza functia Operatori Ecranul care apare - Actualizare drepturi si operatori - ne permite introducerea unei parole, a numelui celui ce va lucra cu sistemul, a datelor din buletin (acest nume apare pe nota de plata, pe rapoartele tiparite ). Dupa completarea acestor informatii, prin apasarea tastei F4, se trece in partea de jos a ecranului in care sint afisate unele sub altele toate functiile disponibile in sistem.

!!! ATENTIE !!!

Pentru a introduce un nou operator se apasa tasta <INS> (insert), sistemul va crea o pagina goala in care vom introduce datele noului operator, cu tasta <SPACE> se vor selecta drepturile pe care le va avea acesta, salvarea se face cu tasta <F2>.

Daca dorim ca drepturile pe care le acordam noului operator sa fie identice cu cele ale altui operator deja existent in sistem, putem tasta <ALT+C> si vom putea copia drepturile vechiului operator la noul operator.

6.3 Schimbare parola - aceasta functie permite schimbarea parolei de acces in FrontX.

6.4 Dictionare - Aceasta functie ne permite actualizarea mai multor tipuri de dictionare:

Carti de credit - putem definii denumirea cartilor de credit care sunt acceptate pentru efectuarea platilor.

Clienti (firme) - cu ajutorul acestei functii se stabilesc acele firme cu care hotelul are contract de colaborare (contract ce presupune anumite facilitati de tarif si alte angajamente).

In cazul acestor firme programul memoreaza numele complet al firmei, banca si contul firmei, numarul si data contractului. Aceste date sint utile in cazul folosirii modulului automat de emitere a facturilor sau pentru urmarirea decontarii (ele fiind imprimate pe nota de plata). De asemenea in acest fel poate fi urmarita activitatea firmelor cu care hotelul are contract, evidentiindu-se numarul de zile camera sau numarul de turisti adusi de fiecare firma in parte.

Moduri de rezervare - putem crea modurile in care se poate face o rezervare de exemplu: F = prin fax, T= prin telefon, etc.

Tipuri de servicii hotel - se pot adauga noi servicii sepcifice fiecarui hotel in parte.

Tari - se actualizeaza dictionarul de tari (daca exista o tara care nu este definita in baza de date a sistemului, aceasta se poate adauga cu ajutorul acestei functii)

Tipuri de camere - se definesc tipurile de camere si numarul de locuri din camera.

Tipuri de tarif - se definesc tipurile de tarife cu care se va opera in FrontX

Cursuri valutare - se actualizeaza cursul valutar

Forma facturilor emise - se configureaza campurile de pe factura fiscala

Interioare centrala telefonica - se definesc interioarele taxabile corespunzatoare ficarei camere din hotel

Tarife - cu ajutorul acestei functii se stabilesc valorile specifice fiecarui tip de tarif creat.

Zone de taxare telefon - Actualizare tarife telefon

6.5 Salvare - Cu ajutorul acestei functii se realizeaza salvarea bazei de date

(se efectueaza de obicei in urma unor modificari a bazei de date)

6.6 Configurare sistem - Cu ajutorul acestei functii se realizeaza configurare parametrilor de lucru ai sistemului. (tipul imprimantei pe care se vor lista facturile si rapoartele, portul pe care se va instala imprimanta, directorul de back-up, etc.)

6.7 Configurare statie - Ralizeaza aceleasi lucruri ca in cazul functiei de mai sus, dar se foloseste in situatia in care, exista mai multe statii de lucru.

6.8 Unire profile - se foloseste in cazul in care am creat doua sau mai multe profile pe aceiasi firma, agentie sau client individual, si dorim sa unim aceste profile intr-unul singur.