PRELUCRAREA FOILOR DE CALCUL

PRELUCRAREA FOILOR DE CALCUL

Pentru prelucrarea datelor care necesita calcule, reprezentari sub forma de grafic sau sortari se utilizeaza programe specializate in prelucrarea foilor de calcul (spread sheet program), asa cum este Microsoft Excel,.

Ca si WinWord, EXCEL are noua meniuri verticale; opt cu aceeasi denumire (File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Window, Help) si semnificatie, dar diferind mai mult sau mai putin in cazul functiilor atasate; astfel meniurile Insert si Format au continutul in mare schimbat fata de cel de editare de texte; meniul Table din programul de procesare documente este inlocuit in Excel cu meniul Data. In cazul programului Excel, documentul este numit Workbook care are unul sau mai multe foi de calcul (sheet, worksheet). Capacitatea maxima de prelucrare a unei singure foi de calcul este de 256 de coloane si respectiv 10.000 de randuri.

Denumirea atribuita implicit documentelor de catre programul Excel este Book urmata de un numar, iar extensia fisierului este .xls. 

1. Editarea tabelelor in Excel

La deschiderea unui nou registru cu optiunea New din meniul File, apar mai multe foi de lucru, dar numai una este cea activa, si anume foia luminata (poate fi Sheet 1, Sheet 2, etc.), din cele vizualizate in bara orizontala de la piciorul paginii. Spatiul de lucru al foii este impartit in coloane, numerotate cu litere de la A la Z, si in continuare cu doua sau mai multe litere, vizualizate pe o bara orizontala din partea de sus a foii si respectiv in randuri numerotate cu cifre de la 1 la 10.000, numerotarea aparand pe o bara verticala in stanga foii.

Fiecare celula de lucru este identificata cu o litera sau grup de litere si respectiv o cifra. In timpul lucrului o singura celula este activa, numele ei fiind vizualizat in stanga unei bare orizontale, denumita bara formulei, asezata deasupra barei cu literele coloanelor.

Latimea unei coloane cu celule poate fi modificata cu mouse-ul pe capul de coloana deplasand spre dreapta sau stanga linia coloanei.

In fiecare celula pot fi introduse date, dar fiecare coloana are aceleasi tipuri de date: alfanumerice, numerice, date calendaristice sau logice.

In cazul in care in coloanele de text, unele celule au textul mai lung decat lungimea celulei, textul poate fi scris pe mai multe randuri in celulele din coloanele selectate. Pentru acesta este activata cate o coloana, apoi meniul Format, apoi aleasa optiunea Cells, apoi caseta Alignment si in final optiunea Wrap Text.

Introducerea datelor in celule poate fi realizata scriind direct datele in celula selectata sau in bara formulei. De altfel modificarea continutului celulei se poate face doar in bara formulei. 

Calculul tabelar

In anumite coloane pot fi introduse in mod automat date de catre computer, impunand o formula de calcul, formula fiind o combinatie de operanzi. Fiecare formula este precedata de semnul = si este scrisa in bara formulei. Astfel daca in celula G4, dorim sa introducem suma din celulele C4, D4, E4 si F4, in bara formulei se va scrie: = C4+D4+E4+F4 sau pe scurt =SUM (C4: F4 ).

Apoi fiind activata celula G4 si daca se aseaza mouse-ul pe coltul din dreapta jos a celulei si se trage in jos, in mod automat si in celulele de sub G4 se va aplica aceeasi formula de adunare, adica pentru celula G20 se obtine: =SUM ( C20 : F20 ).

Formulele de calcul pot contine urmatorii operatori: adunare, scadere, inmultire, impartire, procent, ridicare la putere, radical, egal, mai mare sau mai mic.

Intr-o foaie de calcul pot fi utilizate si functii complexe, pentru rezultate de tip numeric si respectiv functii pentru date de text.

La fel pot fi facute calcule pe verticala, de exemplu pentru celula G21 poate fi scrisa in bara formulei relatia =SUM ( G4 : G20 ), in acest caz se obtine totalul de pe coloana G.

3. Prelucrarea foilor multiple

In mod normal fiecare fisier nou are 16 foi de calcul. Daca se doreste ca numarul foilor sa fie diferit de cel obisnuit, se va activa meniul Tools si apoi optiunea Option, si se va alege caseta General. In aceasta caseta se va modifica in zona de editare Sheet in new workbook numarul de foi dorite.

Pentru selectarea unui grup de foi invecinate, se tine tasta Shift apasata si se face clic cu mosue-ul pe prima si ultima fisa de calcul.

Se poate redenumi fiecare foaie de calcul, de exemplu Inventar, prin alegerea optiunii Rename, dupa ce a fost selectata foia cu butonul din dreapta mouse-ului.

Se pot sterge foi de calcul prin activarea optiunii Delete Sheet din meniul Edit, in acest fel se elibereaza spatii in memoria interna.

Se pot muta sau copia foi de calcul folosind Move or Copy Sheet din meniul Edit.

4. Finisarea lucrarilor cu tabele, grafice

Informatiile principale dintr-un tabel sau foaie de calcul pot fi prezentate si sub forma de grafice si diagrame. Astfel in sheetul in care sunt inregistrate datele ce urmeaza a fi reprezentate grafic, se selecteaza in prealabil sau nu setul de date, se activeaza functia Chart de la meniul Insert sau butonul Chart Wizart si se urmeaza cei 4 pasi:

pasul 1 - se selecteaza tipul de grafic care poate fi tip standard coloane, bare, linie, placinta, arie, etc sau alte tipuri ;

pasul 2 - se defineste sau modifica sursa datelor, a seriilor de date;

pasul 3 - se completeaza titlul graficului, denumirile axelor, se selecteaza optiuni privind axele, legenda, reteaua de linii, vizualizarea valorilor pe grafic, a tabelului de date etc;

pasul 4 - se selecteaza locul de amplasare a graficului, care poate fi in acelasi sheet cu datele sau intr-un sheet separat, denumit implicit chart.   

Se recomanda ca optiune, localizarea unui nou sheet, deoarece acesta proiecteaza graficul de marimea paginii definite pentru printare.

Asupra unui grafic proiectat se pot opera modificari prin selectarea acestuia si activarea functiilor Chart.

Orice modificari operate asupra datelor din tabelul reprezentat grafic sunt operate de procesor si in grafic.

Un grafic localizat in aceeasi foaie cu tabelul de date poate fi marit sau micsorat sau translatat.

5. Tiparirea foilor de calcul

Tiparirea foilor de calcul se face similar ca si la tiparirea unui document. Apar cateva diferente la tiparirea foilor de calcul si anume:

Se poate tipari tot registrul sau numai una sau mai multe foi din registru, chiar numai anumite parti dintr-o foaie sau mai multe foi;

In sectiunea fiecarei foi (Sheet), activand tasta Print Area din meniul File, se poate introduce seria de celule ce trebuie tiparite;

Se poate tipari ca titlu un rand sau coloana din tabel pe fiecare pagina, scriind unul din identificatorii Rows to repeat at top sau Columns to repeat at left. Pentru aceasta se activeaza optiunea Page Setup din meniul File. Apoi se completeaza dupa dorinta caseta Sheet.

Reprezentarea grafica a tabelelor in Word

Procesorul de text Word are o functie proprie de reprezentare grafica. Aceasta se selecteaza din meniul Insert Picture Chart. Se afiseaza pe ecran un grafic si un tabel de date, denumit Worksheet, predefinit, in care se opereaza modificarile dorite in celule. Concomitent bara de meniuri se modifica aparand meniurile Date si Chart care vor fi activate pentru selectare a tipului de grafic si date. In cursul proiectarii, graficul poate fi redimensionat. In document se va insera automat graficul actualizat.

De cele mai multe ori apar mesaje de eroare in procesul de prelucrare a graficelor. Astfel se recomanda proiectarea acestora cu procesorul EXCEL si copierea acestora in documentele procesate cu Word.