PACHETUL DE PROGRAME Microsoft OFFICE

Scopul lucrarii

Aceasta lucrare are ca scop familiarizarea studentilor cu pachetul de programe Microsoft Office si cu aplicatiile care intra in componenta sa. In prima parte a lucrarii sunt prezentate aspecte teoretice privind pachetul precum si cateva aplicatii mai importante care se pot realiza cu acesta. Lucrarea se incheie cu problemele propuse studentilor spre rezolvare, in vederea aprofundarii cunostintelor.

1.2 Notiuni teoretice

Microsoft Office - contine: un procesor de texte, un program de calcul tabelar, un program de prezentare grafica, un organizator al informatiilor personale (pentru stocarea numelor, adreselor, adreselor de e-mail si numerelor de telefon), un program pentru baze de date, un creator de pagini web si un editor de grafica [1].

Desi la prima vedere pachetul de programe Microsoft Office pare un conglomerat de aplicatii fara nici o legatura intre ele, toate programele din Microsoft Office au meniuri, pictograme si comenzi de tastatura similare, astfel incat atunci cand se cunoaste unul din aceste programe se poate intelege foarte repede cum sa se foloseasca si un alt program din Office. In continuare sunt prezentate, pe scurt, programele care compun pachetul Microsoft Office.

Microsoft Word este cel mai raspandit procesor de texte folosit la ora actuala in lume. Se poate utiliza pentru a scrie scrisori, propuneri de afaceri, anunturi publicitare, rapoarte de activitate, brosuri, rapoarte periodice, articole sau chiar pagini de web, toate acestea putandu-se combina cu date de calcul, tabele si grafice din Excel, ilustratii din Power Point sau adrese din Access [2].

Microsoft Excel cu acest program se pot realiza cu usurinta calcule tabelare, de la cele mai simple pana la cele mai complexe; cu datele introduse se pot genera grafice cu o larga varietate de formate; datele pot fi sortate, filtrate, etc.

Microsoft Power Point ajuta la realizarea prezentarilor de diapozitive, obiecte transparente suprapuse si prezentari pe ecranul calculatorului. Programul Power Point are facilitati pentru realizarea unor prezentari dinamice, in care pot fi incluse imagini (diapozitive de 35 mm sau imagini pe monitor), note pentru sustinerea prezentarii si programe [1].

Microsoft Outlook combina facilitatile unei agende de intalniri cu cele ale unui calendar si ale unei liste de prioritati; toate acestea pe un singur ecran. Administrand timpul cu ajutorul acestui program, se poate planifica proiectele si gestiona optim timpul, profitand de fiecare secunda, eliminand timpii morti.

Microsoft Access este un program pentru baze de date relationale care permite introducerea, vizualizarea, modificarea, stergerea si extragerea rapoartelor. Acest program poate fi util, de exemplu, pentru salvarea listelor postale precum si pentru stocarea unor informatii, cum ar fi numere extrase la loterie, adrese de internet sau numere de serie ale unor carti de credit [7].

Microsoft Publisher utilizand acest program se poate proiecta rapoarte, periodice, meniuri, brosuri, pliante, inscriptii, etc. usor si repede. Se pot realiza, de asemenea, pagini interesante de grafica publicitara.

Microsoft Front Page este util pentru editarea paginilor de web cu o mai mare finete a detaliilor si cu un control mai mare fata de oricare dintre programele Microsoft.

Microsoft Photo Draw retuseaza, modifica sau editeaza imagini grafice, de genul fotografiilor digitale sau a imaginilor grafice destinate paginilor de web [1].

Modul de lucru cu Microsoft Office 2000

Microsoft ofera mai multe posibilitati prin care se poate deschide Office 2000 si anume:

Se alege un program Microsoft Office pentru a fi rulat de la butonul Start al barei de instrumente Windows 95/98 NT/2000/XP etc.;

Se alege un program Microsoft Office pentru a fi rulat prin Office Shortcut Bar;

Se face un dublu-click pe pictograma asociata programului si definita ca shortcut, care este plasata pe desktop.

O modalitate de a porni un program din Microsoft Office 2000 este alegerea programului dorit direct din bara de instrumente (taskbar).

Microsoft Office 2000 ofera doua posibilitati prin care se poate lansa un program :

Se face click pe butonul Start de pe bara de instrumente, se alege Programs, dupa care se alege programul dorit;

Se face click pe butonul Start de pe bara de instrumente dupa care se alege New Office Document sau Open Office Document [2].

Microsoft a mai pus la dispozitie inca o cale de a intra in Office 2000 - prin Office Shortcut Bar. Aceasta bara de scurtaturi afiseaza pictogramele pentru diferite programe. Se face click pe pictograma programului dorit, iar Shortcut Bar deschide automat acest program. In cazul in care Shortcut Bar este ascunsa se poate vizualiza si folosi, executandu-se urmatorii pasi:

se apasa butonul Start de pe bara de instrumente;

se face click pe Office Tools si apoi un click pe Microsoft Office Shortcut Bar;

se executa click pe Yes (in acest fel Shortcut Bar apare automat de fiecare data cand se deschide calculatorul);

se face click pe pictograma New office Document;

urmatorul pas este un dublu-click pe fisierul care se doreste a fi deschis [2].

Daca nu convine locul unde este afisata Shortcut Bar se poate muta cu ajutorul mouse-ului. Cursorul mouse-ului se muta pe Microsoft Office Bar, se tine apasat butonul din stanga al acestuia, se trage mouse-ul in locul dorit si se elibereaza butonul. Reglarea dimensiunii barei de scurtaturi se poate realiza tot cu ajutorul cursorului mouse-ului.

1.3.1 Adaugarea unei pictograme in Shortcut Bar

Pentru a putea adauga o pictograma in Shortcut Bar trebuie sa se parcurga urmatorii pasi:

se executa click pe caseta de control din Shortcut Bar;

se executa click pe comanda Customize;

se executa click pe eticheta Buttons;

urmeaza click pe butonul Add File;

se executa click pe programul care trebuie adaugat in Shortcut Bar.

ultimul pas se face click pe Add si Enter.

Shortcut Bar poate afisa pictograme reprezentand urmatoarele grupe de programe:

Favorites - afiseaza programe stocate in meniul Favorites atunci cand se apasa butonul Start din bara de instrumente Windows;

Programs - afiseaza programe stocate in meniul Programs;

Accessories - afiseaza programe stocate in Accessories;

Desktop - afiseaza programe ale caror pictograme apar pe spatiul de lucru specific ferestrei Windows [2].

1.3.2 Deschiderea unui fisier existent.

Bara de instrumente Windows pune la dispozitia utilizatorilor cea mai rapida cale pentru a deschide un fisier existent. In acest sens se executa urmatorii pasi:

se executa click pe butonul Start din bara de sarcini;

se executa click pe Open Office Document;

se executa click pe fisierul care trebuie deschis;

se executa click pe Open (apare fisierul ales si se poate incepe vizualizarea si editarea informatiilor - Fig. 1.1).

A doua modalitate pentru a se deschide un fisier este in cazul in care apare Microsoft Office Shortcut Bar pe ecran. Se executa urmatorii pasi:

se face click pe Open Office Document din Shortcut Bar;

se executa click pe fisierul dorit;

se face click pe Open.

O alta metoda pentru a se deschide un document este folosirea utilitarului Windows Explorer (Fig. 1.2):

se executa click pe butonul Start si se alege Programs;

se alege Windows Explorer;

se localizeaza documentul dorit;

se executa dublu-click pe pictograma documentului dorit.

Fig 1.2.

1.3.3 Realizarea unui shortcut

Un shortcut pe desktop consta intr-o pictograma care face legatura cu un fisier specific; acest fisier poate fi un program propriu-zis (de exemplu Microsoft Excel) sau un fisier creat de un alt program (de exemplu o scrisoare de intentie editata in Word) [2].

Pentru a se realiza o scurtatura pentru programul dorit din Microsoft Office 2000, in desktop-ul Windows se parcurg urmatoarele etape:

se executa click pe butonul Start si se alege Programs;

se alege Windows Explorer;

se executa dublu - click pe Program Files si pe Microsoft Office;

se executa click pe dosarul Office;

se executa click-dreapta pe pictograma programului dorit;

se executa click pe Create Shortcut;

se realizeaza shortcut-ul in Desktop, care apare in coloana din stanga a ferestrei Windows Explorer, in partea de sus (imediat deasupra pictogramei My Computer);

se alege File- Close;

pentru a se rula programul, se executa dublu-click pe shortcut-ul obtinut.

Daca se doreste stergerea pictogramei unui shortcut de pe desktop, se executa asupra acesteia click pe butonul dreapta al mouse-ului si se alege Delete din meniu [2].

1.3.4 Iesirea din Microsoft Office 2000

Microsoft Office 2000 pune la dispozitie diferite cai de iesire:

Pentru a se inchide documentul curent fara sa se iasa din program se aleg File-Close.

Daca se doreste iesirea completa din program, se alege File-Exit.

Daca s-au facut unele modificari de la ultimul moment in care s-a salvat fisierul si se incerca iesirea, Microsoft Office intreaba daca se doreste salvarea modificarilor si ofera urmatoarele optiuni: Yes, No, Cancel sau Help.

1.4 Probleme propuse

Sa se treaca in revista programele care intra in componenta pachetului de programe Microsoft Office 2000.

Sa se acceseze butoanele existente pe bara de instrumente (Taskbar) si    Shortcut Bar; sa se urmareasca efectele produse.

Sa se ruleze un program din Microsoft Office folosind meniul Programs.

Sa se afiseze Microsoft Office Shortcut Bar si sa se modifice pozitia acesteia.

Sa se adauge o pictograma in Shortcut Bar.

Sa se adauge un grup de programe (Favorits, Programs etc.) in Shortcut Bar.

Sa se deschida un fisier existent folosind Open Office Document.

Sa se deschida un fisier existent folosind Windows Explorer.

Sa se realizeze un shortcut pe desktop, pentru un program dorit.