Prezentarea generala a modului de lucru cu microsoft project

PREZENTAREA GENERALA A MODULUI DE LUCRU CU MICROSOFT PROJECT

1. PREZENTAREA MICROSOFT PROJECT

In acest exercitiu se lanseaza aplicatia Microsoft Project, se creeaza un fisier bazat pe sablon si se prezinta principalele zone ale interfetei implicite Microsoft Project.

Studiul de caz 1. Lansarea aplicatiei Microsoft Project.

Se executa click pe butonul Start, din partea stanga jos a ecranului; apare meniul Start.

In cadrul meniului Start, se selecteaza Programs, apoi Microsoft Project. Pe ecran apare in acest moment Microsoft Project (fig. 1).

Pe bara de titlu a ferestrei Microsoft Project Help, se executa click pe butonul Minimize. Fereastra Help se minimizeaza, iar fereastra Microsoft Project se extinde pe toata suprafata ecranului. In continuare se vor trece in revista sabloanele care le ofera Microsoft Project si se va crea un fisier bazat pe unul dintre acestea.

Fig. 1. Microsoft Project - pagina de start.

In meniul File, se executa click pe New; apare fereastra de dialog New.

Se executa click pe tabul Project templates     (fig. 2). Toate sabloanele afisate au fost create de profesionisti in managementul proiectelor, special pentru Microsoft Project.

Fig. 2. Microsoft Project - project templates.

Se selecteaza New Business, apoi se executa click pe OK. Microsoft Project creeaza un fisier bazat pe sablonul New Business, apoi apare fereastra de dialog Project Information (fig. 3). Microsoft Project sugereaza data curenta ca fiind data de incepere a proiectului.

Se executa click pe OK. Ecranul trebuie sa arate similar cu imaginea din figura

Remarca: Majoritatea elementelor care pot sa fie vizualizate in Microsoft Project suporta mesaje ajutatoare. Se poate pozitiona mouse-ul pe barele sau pe datele din Gantt Chart pentru a vizualiza mesaje ajutatoare.

Fig. 3. Microsoft Project - deschiderea sablonul.

Fig. Microsoft Project - New Business.

Pe parcursul urmatoarelor aplicatii, se vor utiliza date furnizate de catre sablon, pentru a identifica componentele majore ale interfetei Microsoft Project.

Remarca: Pe langa crearea unui fisier bazat pe un sablon, se poate salva orice fisier Microsoft Project sub forma de sablon. In momentul in care se executa acest lucru, se pot alege informatiile dorite a se exclude din sablon, cum ar fi programele planificate sau informatiile referitoare la cost. Pentru mai multe informatii, se poate adresa urmatoarea intrebare asistentului Office: "How do I save a Project file as a template?" ("Cum salvez un fisier Project sub forma de sablon?").

2. UTILIZAREA MENIURILOR SI A BARELOR

DE INSTRUMENTE

Majoritatea instructiunilor adresate programului Microsoft Project sunt redate prin intermediul barei de meniuri si a barelor de instrumente. Initial, Microsoft Project afiseaza bara de meniuri si doua dintre cele zece bare de instrumente de care dispune: bara de instrumente Standard si bara de instrumente Formatting (fig. 5).

La fel ca alte aplicatii Office, Microsoft Project personalizeaza meniurile si barele de instrumente, pe baza frecventei cu care se folosesc anumite comenzi sau butoanele de pe barele de instrumente. Comenzile si butoanele cele mai des utilizate vor ramane vizibile in meniuri si in barele de instrumente, in timp ce comenzile si butoanele nefolosite vor fi ascunse temporar.

Studiul de caz . Personalizarea meniurilor si al barelor de instrumente in Microsoft Project (fig. 5).

Se executa click pe meniul Tools. Microsoft Project afiseaza initial doar o parte din toate comenzile din meniul Tools.

Se executa click pe sagetile din partea inferioara a meniului. Microsoft Project expandeaza meniul Tools pentru a afisa toate comenzile.

Remarca: Pentru a mari rapid un meniu, se executa dublu click pe numele meniului.

Se selecteaza Customize, iar in submeniul care apare, se executa click pe Toolbars. Microsoft Project afiseaza caseta de dialog Customize.

Fig. 5. Microsoft Project - bara de instrumente Standard si bara de instrumente Formatting.

Se selecteaza tabul Options. Se poate controla comportamentul meniurilor si barelor de instrumente din Microsoft Project.

In meniul Tools, se selecteaza Customize, apoi se executa click pe Toolbars (fig. 6).

In Toolbars, se valideaza casetele Standard and Formating, apoi se executa click pe Close. Microsoft Project rearanjeaza barele de instrumente Standard si Formatting astfel incat acestea apar una langa cealalta.

Fig. 6. Personalizarea meniurilor si barelor de instrumente.

3. COMUTAREA INTRE VIZUALIZARI SI TABELE

Spatiul de lucru in Microsoft Project este denumit vizualizare. Microsoft Project contine zeci de vizualizari, dar de obicei se lucreaza doar cu una (uneori cu doua) la un moment dat. Vizualizarile se folosesc pentru a introduce, edita, analiza si afisa informatiile despre proiect. Vizualizarea implicita, afisata atunci cand Microsoft Project este lansat in executie, este Gantt Chart.

Exista diverse metode de interschimbare a vizualizarilor:

selectarea vizualizarilor de pe bara de instrumente, din marginea stanga a ferestrei Microsoft Project;

selectarea vizualizarilor din meniul View;

trecerea in revista a tuturor vizualizarilor disponibile prin selectarea comenzii More Views din meniul View.

Fiecare vizualizare se concentreaza pe detaliile unei activitati, resurse sau repartizari. In majoritatea vizualizarilor, aceste detalii sunt organizate in tabele. De exemplu, tabelul implicit din vizualizarea Gantt Chart este numit Entry Table si contine informatii despre activitati. O tabela este o grila asemanatoare unui program de calcul tabelar, organizata pe randuri sau coloane. Fiecare rand contine informatii despre o activitate sau resursa unica. Fiecare coloana descrie o valoare unica a activitatii sau resursei.

Pentru a schimba tabelul care apare intr-o vizualizare, din meniul View, se alege Table, dupa care se selecteaza tabelul dorit. Comutarea intre tabele schimba de fapt modul de vizualizare a informatiei, dar nu modifica informatia in sine.

In general, metodele folosite pentru controlul interfetei Microsoft Project pot fi rezumate astfel:

- se selecteaza vizualizarea care descrie cel mai cuprinzator informatiile despre activitate, resursa sau repartizare;

- in vizualizarea selectata, se alege un tabel care sa contina detalii specifice proiectului despre o activitate sau o resursa care prezinta interes (nu toate vizualizarile suporta tabele);

- se filtreaza, ordoneaza sau organizeaza datele astfel incat sa corespunda activitatilor.

Pe langa utilizarea vizualizarilor si a tabelelor, acestea se pot personaliza sau chiar crea altele noi.

Studiul de caz 3. Comutarea intre diferite vizualizari si tabele.

In vizualizarea Gantt Chart, se observa doua bare de defilare orizontale in partea inferioara a ferestrei. Se deplaseaza bara de defilare din partea cu tabele a vizualizarii Gantt Chart spre dreapta pentru a vedea mai multe coloane de informatii despre activitatile din acest proiect.

Se deplaseaza bara de defilare orizontala din portiunea de grafic a vizualizarii Gantt Chart spre dreapta pentru a vedea mai multe bare Gantt.

In cele ce urmeaza se comuta pe o noua vizualizare.

In meniul View, se executa click pe Resource Sheet. Microsoft Project comuta pe vizualizarea Resource Sheet (fig. 7).

Fig. 7. Resource sheet.

Aceasta vizualizare se concentreaza asupra detaliilor despre resurse. Tabelul implicit in vizualizarea Resource Sheet este tabelul Entry. In orice caz, se poate comuta pe un alt tabel pentru a observa diverse detalii despre resurse.

In meniul View, se selecteaza Table: Entry, apoi se executa click pe Work (fig. 8).

Microsoft Project afiseaza tabelul Work in vizualizarea Resource Sheet (fig. 9).

Pentru a incheia acest exercitiu, va trebui sa se comute pe o vizualizare care se concentreaza pe repartizarea resurselor catre activitati.

In meniul View, se executa click pe Task Usage. Microsoft Project comuta pe vizualizarea Task Usage    (fig. 10).

In aceasta vizualizare, activitatile apar pe randurile numerotate din stanga, iar dedesubtul lor se pot observa resursele repartizate fiecareia. In partea dreapta a ferestrei, se poate observa un tabel, creat in jurul unei scale de timp care arata valorile de lucru zilnice pentru fiecare repartizare. Vizualizarea Task Usage, la fel ca si Gantt Chart sau alte cateva vizualizari din Microsoft Project, este impartita in doua zone. Fiecare zona are propria bara de defilare orizontala.

Fig. 9. Tabelul Work in vizualizarea Resource Sheet.

Fig. 10. Vizualizarea Task Usage. .

In cadrul meniului File, se executa click pe Close.

In momentul in care Microsoft Project propune salvarea modificarilor facute la fisierul Engineering, se executa click pe No.

UTILIZAREA COMBINATIILOR

DE VIZUALIZARI PENTRU A OBTINE

MAI MULTE DETALII

Se pot afisa simultan doua vizualizari diferite in fereastra Microsoft Project. De exemplu, se poate afisa vizualizarea Gantt Chart in panoul superior si vizualizarea Task Usage in panoul inferior al ferestrei. In aceasta modalitate de aranjare, activitatea dorita selectata in panoul superior schimba ceea ce se vede in panoul inferior. De asemenea, derularea tabelului din panoul inferior modifica tabelul din vizualizarea Gantt Chart aflat in panoul superior.

Vizualizarea Resource Allocation si Task Entry sunt predefinite ca fiind vizualizari combinate, cu ecranul impartit in zone (fig. 11).

Fig. 11. Vizualizari divizate - Gantt Chart / Resource allocation.

De asemenea, se pot afisa doua vizualizari diferite prin selectarea optiunii Split din meniul Window (fig. 12). Odata ce fereastra Microsoft Project este divizata in doua panouri, se executa click in panoul superior sau inferior, apoi se alege vizualizarea care se doreste sa apara. Pentru reintoarcerea la o singura vizualizare, in meniul Window, se alege optiunea Remove Split (fig. 13).

Fig. 12. Split Fig. 13. Remove Split

5. CREAREA UNUI FISIER AL PROIECT

Microsoft Project se concentreaza pe timp. Orice proiect incepe la o data si se sfarseste la alta data ulterioara. Uneori se cunoaste data planificata de incepere a proiectului, data planificata de finalizare a proiectului sau amandoua. Oricum, atunci cand se lucreaza cu Microsoft Project, se specifica o singura data, nu amandoua: data de incepere sau de finalizare a proiectului. De ce? Pentru ca, dupa ce se introduce data de incepere sau de finalizare a proiectului, precum si duratele activitatilor, Microsoft Project calculeaza automat cealalta data. Trebuie sa se tina seama ca Microsoft Project nu este doar un depozit static de informatii referitoare la proiect; el reprezinta un instrument activ de planificare.

Majoritatea proiectelor ar trebui sa fie programate incepand cu data de incepere, chiar daca proiectul trebuie terminat pana la o data deja stabilita. Programarea de la data de incepere are avantajul ca toate activitatile vor incepe cat mai curand posibil, oferind asadar o flexibilitate maxima.

Studiul de caz Crearea unui fisier nou si specificarea datei de incepere a proiectului.

Pe bara de instrumente standard, se executa click pe New.

Microsoft Project creeaza un fisier si afiseaza caseta de dialog Project Information.

In caseta Start Date, se executa click pe butonul sageata orientat in jos. Apare un mic calendar lunar. In mod implicit, Microsoft Project foloseste data curenta ca si data de incepere a proiectului.

Se executa click pe butonul sageata orientata spre stanga sau spre dreapta pana cand se afiseaza data dorita.

Se executa click pe 08.10.2007 (fig. 14).

Fig. 1 Caseta de dialog - Project information.

Remarca: Acest tip de calendar este folosit in mai mult locuri in cadrul Microsoft Project. Iata o scurtatura foarte folositoare atunci cand trebuie sa se selecteze rapid o data din calendar: se executa click pe numele unei luni pentru a afisa un meniu care contine toate lunile, apoi se selecteaza luna dorita. Apoi se executa click pe an pentru a afisa sagetile orientate in sus sau in jos, apoi se tipareste sau selecteaza anul dorit.

Se executa click pe OK pentru a inchide caseta de dialog Project Information.

6. INTRODUCEREA PROPRIETATILOR PROIECTULUI

Ca si alte programe, Microsoft Project pastreaza cateva proprietati ale fisierelor. Unele dintre acestea sunt statistici, cum ar fi de cate ori fisierul a fost modificat. Alte proprietati includ informatii despre planul unui proiect, care se doresc a se pastra, cum ar fi numele managerului de proiect sau cuvinte cheie ce pot fi folosite in cazul unei cautari.

De asemenea, Microsoft Project utilizeaza aceste proprietati in antetele si subsolurile paginilor ce vor fi tiparite.

Studiul de caz 5. Introducerea diverselor informatii despre proiect (fig. 15).

In meniul File, se executa click pe Properties.

Se executa click pe tabul Summary.

In caseta Title, se tipareste Proiect de cercetare-dezvoltare.

In caseta Subject, se tipareste Planul de lucru.

In caseta Author, se tipareste numele utilizatorului.

In caseta Manager, se tipareste numele utilizatorului, numele managerului de proiect sau se lasa caseta goala.

In caseta Company, se tipareste numele companiei.

In caseta Comments, se tipareste: include activitati de pregatire a productiei, de productie si de post-productie.

Se selecteaza caseta de validare Save Preview Picture.

Fig. 15. Caseta de dialog - Properties.

Se executa click pe OK pentru a inchide caseta de dialog Properties.

7. SALVAREA FISIERULUI MICROSOFT PROJECT

Se poate programa Microsoft Project sa salveze automat fisierul activ la intervale predefinite, cum ar fi la fiecare 10 minute. In meniul Tools, se executa click pe Options. In caseta de dialog Options, se executa click pe tabul Save, se selecteaza caseta de validare Save Every, apoi se specifica intervalul de timp dorit.

Studiul de caz 6. Salvarea fisierului Microsoft Project.

Pe bara de instrumente Standard, se executa click pe butonul File (fig. 16); deoarece acest fisier nu a mai fost salvat anterior, apare caseta de dialog Save As.

In caseta File Name, se tipareste Laborator 1.

Se executa click pe butonul Tools, apoi se executa click pe General Options. Apare caseta de dialog Save Options.

Fig. 16. Caseta de dialog - Save Options.

Se pot seta optiuni cum ar fi protejarea unui fisier Microsoft Project cu ajutorul unei parole. S-ar putea sa nu se utilizeze niciodata aceasta optiune, dar este bine sa se stie ca exista in caz de nevoie.

Se executa click pe Cancel pentru a inchide caseta de dialog Save Options.

Se executa click pe Save pentru a inchide caseta de dialog Save As. Microsoft Project salveaza fisierul cu numele Laborator 1.

REZUMAT CAPITOL

Activitatea de management de proiect este o activitate complexa ce presupune printre altele:

. relationarea informatiilor referitoare la proiect, informatii care sunt in cantitati din ce in ce mai mari;

. aplicarea de diverse modele de calcul specifice managementului de proiect care de multe ori sunt complexe.

Toate aceste argumente justifica aparitia instrumentelor software specializate care sa asiste activitatea de management de proiect. Implicarea acestor software are drept scop facilitarea managementului de proiect.

In momentul de fata piata de produse software este in continua crestere. Si in acest domeniu, al managementului de proiect, s-au dezvoltat aplicatii software specializate.

Printre facilitatile software-ilor pentru management de proiect se pot enumera: calculeaza bugete si controleaza costurile, permit definirea de calendare de lucru, comunicare prin e-mail, reprezentari grafice, importa/exporta date, executa proiecte multiple si subproiecte, genereaza rapoarte, management de resurse, planificare, monitorizeaza si controleaza proiecte, sortare si filtrare date.

Aceste facilitati pot fi considerate de multe ori chiar criterii de selectie intre aplicatiile software. Mai exact fiecare dintre aceste facilitatii este caracterizata de diversi parametri care au valori specifice aplicatiei software.

Microsoft Project reprezinta un instrument informatic pentru managementul proiectelor folosit pentru gestionarea proiectelor de complexitate scazuta, medie sau ridicata. Prin acest instrument se pot planifica si urmari activitatile componente ale proiectului.

Referitor la un proiect dat, MS Project stocheaza datele referitoare la proiect in propria baza de date (fisiere *.mpp) pentru a le folosi apoi la calculul si mentinerea planificarii proiectului si a costurilor, astfel obtinandu-se planul proiectului.

Printre facilitatile oferite de acest pachet software de management se pot enumera: definirea de coduri proprii pentru crearea de structuri proprii WBS (work breakdown structure) corespunzatoare companiei; definirea    de date limita (deadline dates) la nivelul activitatilor; definirea de calendare de lucru corespunzatoare resurselor ce participa la realizarea proiectului; definirea de resurse materiale si calcularea costurilor acestora.

BIBLIOGRAFIE

Abaza, B., Opran C., Microsoft project, Editura comunicare.ro, Bucuresti,

. Coyrtot, H., La gestion de risques dans les projets, Collection Gestion, Economica, Paris, France, 2001

3. Look, D., Management de proiect, Editura Codecs, Bucuresti, Romania, 2000

Lambrescu, I., Nae, I., Managementul proiectelor, Editura Universitatii din Ploiesti, 2004

5. Naftanaila, I., s. a., Microsoft Project 2000 - Suport pentru instruire si certificare, Editura ASE, Bucuresti, 2002

9. Popescu, M. D., Aplicatii ale analizei drumului critic in instalatii-montaj, Editura Tehnica, Bucuresti, 1983

Regester, M., Larkin, J., Managementul crizelor si a situatiilor de risc, Editura comunicare.ro,Romania,

TESTE DE AUTOEVALUARE

T.1. Majoritatea instructiunilor adresate programului Microsoft Project sunt redate prin: a) intermediul barei de meniuri; b) barelor de instrumente; c) barelor auxiliare.

T.2. Pentru a mari rapid un meniu se procedeaza astfel: a) se executa dublu click pe numele meniului; b) se rearanjeaza barele de instrumente Standard si Formatting; c) se executa dublu click pe bara auxiliara.

T. Spatiul de lucru in Microsoft Project este denumit: a) vizualizare; b) tabel; c) plan de lucru.

T. Microsoft Project contine zeci de vizualizari, dar de obicei se lucreaza doar cu una (uneori cu doua) la un moment dat. Vizualizarile se folosesc pentru a introduce, edita, analiza si afisa informatiile despre proiect. Vizualizarea implicita, afisata atunci cand Microsoft Project este lansat in executie este: a) Gantt Chart; b) More Views; c) View.

T. Exista diverse metode de interschimbare a vizualizarilor:    a) selectarea vizualizarilor de pe bara de instrumente, din marginea stanga a ferestrei Microsoft Project; b) selectarea vizualizarilor din meniul View; c) trecerea in revista a tuturor vizualizarilor disponibile prin selectarea comenzii More Views din meniul View.

T. Fiecare vizualizare se concentreaza pe detaliile unei activitati, resurse sau repartizari. In majoritatea vizualizarilor, aceste detalii sunt organizate in tabele. O tabela este o grila asemanatoare unui program de calcul tabelar, organizata pe: a) randuri; b) tabele;    c) activitati.

T. In general, metodele folosite pentru controlul interfetei Microsoft Project pot fi rezumate astfel: a) se selecteaza vizualizarea care descrie cel mai cuprinzator informatiile despre activitate, resursa sau repartizare; b) in vizualizarea selectata, se alege un tabel care sa contina detalii specifice proiectului despre o activitate sau o resursa care prezinta interes (nu toate vizualizarile suporta tabele); c) se filtreaza, ordoneaza sau organizeaza datele astfel incat sa corespunda activitatilor.

T. Microsoft Project se concentreaza pe timp. Orice proiect incepe la o data si se sfarseste la alta data ulterioara. Uneori se cunoaste data planificata de incepere a proiectului, data planificata de finalizare a proiectului sau amandoua. Atunci cand se lucreaza cu Microsoft Project, se specifica data: a) de incepere a proiectului; b) de stocare a informatiilor; c) de incepere si de finalizare a proiectului.

T. Dupa ce se introduce data de incepere a proiectului, precum si duratele activitatilor, Microsoft Project calculeaza automat:    a) data de finalizare; b) programarea activitatilor; c) data de stocare a informatiilor.

T. Dupa ce se introduce data de finalizare a proiectului, precum si duratele activitatilor, Microsoft Project calculeaza automat:    a) data de incepere; b) programarea activitatilor; c) data de stocare a informatiilor.

T. Majoritatea proiectelor ar trebui sa fie programate incepand cu: a) data de incepere, chiar daca proiectul trebuie terminat pana la o data deja stabilita; b) data de finalizare; c) data de incepere si data de finalizare care prezinta avantajul ca toate activitatile vor incepe cat mai curand posibil, oferind asadar o flexibilitate maxima.