Sistemul informational si sistemul informatic

Sistemul informational si sistemul informatic

1.1. Sistemului informatic si cel informational in administratia publica

Un sistem reprezinta "un ansamblu de elemente (componente) interdependente, intre care se stabileste o interactiune dinamica, pe baza unor reguli prestabilite, cu scopul atingerii unui anumit obiectiv[1]. Sistemul informatic este o parte a sistemului informational prin intermediul caruia se asigura prelucrarea automata a datelor, in vederea obtinerii informatiilor cerute de multipli utilizatori.

Sistemului informational in administratia publica trebuie sa aiba in vedere caracteristicile generale ale oricarui sistem informational, indiferent daca se refera la contabilitate, resurse umane sau evidenta programelor da finantare si de dezvoltare. Ca orice sistem, si sistemele informationale din administratie transforma intrarile in iesiri. Prelucrarea informatiilor este un proces de transformare in care datele sunt transformate in informatii. Diferenta dintre data si informatie poate crea confuzii deoarece datele reprezinta ansamblul descrierilor unui fenomen sau proces, in timp ce informatiile sunt cele prin care se desemneaza o stire, imagine cu care se exprima un eveniment, o stare, o situatie, o actiune. In conditiile actuale, datorate utilizarii mijloacelor electronice de calcul in administratia publica, introducerea sistemului informational devine tot mai mult legata de studiul sistemelor informatice.

Sistemul informational poate fi perceput si prin elementele sale componente, fie ca acestea sunt materiale, logice, umane si care trebuie sa fie intr-o permanenta coordonare pentru ca administratia sa functioneze bine. Instrumentul acestei coordonari este sistemul informational, care detine un dublu rol de legatura, permitand schimburile de informatii in interiorul administratiei si a acesteia cu exteriorul. Scopul principal al sistemului informational este de a furniza fiecarui utilizator, in functie de responsabilitatile si atributiile sale, toate informatiile necesare. Administratiile publice sunt cei mai importanti clienti si utilizatori ai tehnologiei informatiei si comunicatiilor, investind pentru cresterea performantelor propriilor activitati, dar mai ales pentru diversificarea si imbunatatirea relatiilor lor cu cetatenii.

Sistemul informational desemneaza totalitatea datelor, informatiilor, circuitelor informationale, fluxurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor existente in institutie, care au drept scop sa asigure suportul informational necesar pentru previzionarea si indeplinirea obiectivelor. Sistemul informational strict referitor la administratia publica poate fi definit ca fiind ansamblul de date, informatii continute in documente, circuite informationale, fluxuri informationale si mijloace de tratare a informatiilor implicate in procesul de fundamentare a deciziilor elaborate, care contribuie prin continutul lor, la satisfacerea necesitatilor generale ale populatiei. Acest sistem, avand la baza documentele, prelucreaza si sintetizeaza datele necesare indeplinirii obiectivelor sale, pentru a furniza elementele fundamentale deciziei economice.

Sistemul informational al institutiei este perfectionat continuu pentru a putea raspunde cerintelor cetatenilor. Dinamica sistemului informational urmareste schimbarile structurale ale mediului social ale normelor impuse. Sistemul informational este de cele mai multe ori sistemul care impune schimbarea si constrangerile in societate. Modelate informatic, sistemul informatic stocheaza si prelucreaza practic toate documentele din institutie.

Societatea Informationala este constituita in principal din infrastructura informationala si de comunicatii, care inglobeaza, in sens larg: infrastructura de comunicatii; calculatoarele si software-ul de baza; resursele informationale de interes general (nomenclatoare, registre generale, banci de date de interes public).

Una dintre tehnologiile cele mai folosite astazi in administratia din intreaga lume este Internetul. Conform statisticilor, in prezent peste 50 de milioane de oameni utilizeaza internetul zilnic. Acesta permite accesul rapid si la costuri scazute la documentele oficiale si la informatiile guvernamentale. Reteaua Internet poate fi considerata ca un mediu informational si de calcul, cu bogate resurse si servicii, care permite oamenilor sa se informeze, sa schimbe idei, sa conlucreze in diverse domenii de activitate. Internetul este o retea formata din LAN-uri, WAN-uri si noduri de retele , permitand comunicarea intre mai multe calculatoare. Informatiile sunt trimise de la PC-uri client, ale caror utilizatori solicita servicii unui server, care detine informatii si poate sa dea curs solicitarilor respective. PC-urile client sunt conectate la Internet prin intermediul unui ISP local, adica Internet Service Provider- Provider de Servicii Internet, care la randul sau este legat la un ISP mai mare cu conexiune la infrastructura de baza nationala . Arhitectura internet de tip client/ server permite organizatiilor sa utilizeze instrumente informatice in doua directii opuse, dar complementare: ca sistem informational intern si ca instrument de comunicare externa. Orice organizatie conectata la Internet are posibilitatea de a utiliza servicii, cat si de a crea servicii, de a primi informatii si a deveni producatori de informatie.

Ulterior aparitiei Internetului, o noua solutie a venit in sprijinul institutiilor administrative, Intranet-ul, care poate fi definit ca o implementare a tehnologiei internet in cadrul unei institutii si autoritati sau ca un world wide web particular. Acesta permite utilizarea totala sau partiala a tehnologiilor si a infrastructurii internet pentru transmiterea si prelucrarea fluxurilor de informatie interne ale unui grup de utilizatori. Intranet-ul aduce noutati conceptuale, propunand un model tehnocratic de organizare a comunicatiilor interumane, pe care le integreaza intr-o forma usor accesibila utilizatorilor. Prin intranet, resursele din cadrul unei retele sunt concentrate spre partea care ofera serviciile si informatiile din bazele de date. Astfel, intranet-ul este apreciat ca o cale rapida, sigura si usor de apelat pentru comunicarea interdepartamentala. Principalele avantaje ale introducerii intranet-ului in institutiile publice sunt: suport pentru un numar mare de utilizatori; securitatea sistemului; prevenirea supraincarcarii informationale; asigurarea integritatii informatiei; accesul permanent la informatiile necesare; utilizare usoara de catre nespecialisti, amatori si incepatori; reducerea costurilor sistemului informational; cresterea productivitatii si competitivitatii; posibilitatea unei interogari dinamice cu sistemele existente de baze de date, cu depozitele de date, cu departamentele de stocare a datelor; varietatea formelor de lucru: text, grafica, sunete, video.

Intranetul este protejat de lumea exterioara printr-un firewall. El se utilizeaza in special pentru diseminarea informatiilor privind noile responsabilitati ce revin la locurile de munca, publicarea listelor cu numerele de telefon la care poate fi conectat fiecare salariat, transmiterea manualelor si procedurilor de lucru, transmiterea de informatii cu privire la derularea unor cursuri de instruire, accesul rapid la bazele de date, planificarea diferitelor sedinte, etc[4]. In prezent Intranet-ul este foarte putin folosit in sistemul administratiei publice locale, de cele mai multe ori pentru discutii in grup sau cu Centrul de informare al Uniunii Europene de la Bucuresti. Autoritatile administratiei publice care sunt conectate la Internet detin pagina Web unde sunt prezentate informatii de interes general despre institutie, dar si specifice activitatii desfasurate, diferite     informatii si anunturi.

Datorita integrarii Romaniei in U.E., este necesar ca odata cu eficientizarea Administratiei Publice privind asigurarea necesitatilor de ordin general, sa se desfasoare un proces continuu de implementare a societatii informationale. In acest context, efectul fondurilor structurale si de coeziune poate fi amplificat numai odata cu implementarea tehnologiilor specifice administratiei electronice . Perfectionarea relatiei institutiilor de administratiei publice locale cu cetatenii si cu mediul de afaceri este conditionata de o serie de factori, un rol important avandu-l si cresterea transparentei activitatilor desfasurate de Consiliul Judetean Iasi. Acest lucru presupune transformarea serviciilor publice de interes general in servicii electronice (e-Service), asigurarea accesului liber al tuturor cetatenilor la infrastructura necesara functionarii acestor servicii, ceea ce implica instrumente, aplicatii si solutii tehnice implementate la nivelul administratiei publice locale.

Implementarea solutiilor e-Services la nivelul Consiliului Judetean va genera cresterea accelerata a nivelului de complexitate al problemelor abordate prin asigurarea compatibilitatii, standardizarii, interactiunii si sinergiei tuturor serviciilor pentru fiecare nivel al Consiliului Judetean implicat. Pentru realizarea tutoror obiectivelor ce tin de implicarea tehnolgiei informatice, este necesara urmarirea unor prioritati strategice:

Dezvoltarea de portaluri, infochioscuri si de call-centers capabile sa asigure accesul la serviciile electronice tuturor cetatenilor si mediului de afaceri;

Implementarea de politici capabile sa amplifice utilizarea tehnicii de calcul si a retelelor Internet;

Perfectionarea personalului Consiliului Judetean in domeniul utilizarii tehnologiilor informatice;

Realizarea unor tehnologii care sa asigure suport multilingv pentru sistemele de e-Services;

Securizarea accesului la serviciile electronice prin utilizarea de smart carduri si prin implementarea semnaturii electronice.

Realizarea acestor prioritati presupune alinierea politicilor regionale la cele al Uniunii Europene si orientarea fondurilor structurale care sa permita implementarea tehnologiei informationale in cadrul Consiliului Judetean si nu numai.

1.2. Sistemul informational - concept, evolutie, componente, rol

Conceptul de sistem informational

Sub aspect conceptual, atributul informational se refera la tot ce inseamna informatie si, mai ales, la valorificarea si transportul ei la utilizatori. Existenta si calitatea informatiilor este indispensabila realizarii atributelor conducerii, iar unitatea sistemului informational determina nivelul de performanta al acesteia.

Despre sistem se spune ca este o notiune atat de generala si complexa, incat multi autori nici nu mai incearca sa formuleze o definitie riguroasa. Desi toate corpurile, obiectele, fenomenele sunt sisteme, notiunea de sistem le este "superioara"[6], desemnand o entitate complexa alcatuita dintr-un ansamblu de componente. Sistemul reprezinta un ansamblu de elemente dependente intre ele, ce formeaza un tot organizat si care functioneaza in scopul realizarii unui obiectiv comun final. Notiunea de sistem incorporeaza componentele de retroactiune si control, precum si intrarile si iesirile de la/spre celelalte sisteme ce formeaza mediul inconjurator. In cadrul unui organism social-economic complex, apar trei sisteme: sistemul de conducere/decizional, sistemul condus/operational si sistemul informational. In continuare ne vom axa pe cel de-al treilea sistem, cel informational.

Conceptul de sistem infomational[8] a fost definit in diferite moduri, insa de cele mai multe ori, el este sinonim cu conceptul de sistem informational pentru conducere. Sistemul informational este cel care asigura functionalitatea sistemului de conducere prin realizarea legaturii sistem decizional-sistem operational.

Reprezinta de fapt un ansamblu de fluxuri si circuite informationale organizate intr-o conceptie unitara. Totusi prin sistem informational pentru conducere nu trebuie sa intelegem ca este neaparat nevoie de existenta calculatorului electronic, ci trebuie sa avem in vedere faptul ca si unitatile care nu dispun de el beneficiaza de serviciile oferite de un astfel de sistem.

Prin sistem informational intelegem ansamblul de resurse materiale si financiare care utilizeaza tehnologiile informationale pentru a culege, prelucra, stoca, regasi, transmite si vizualiza informatiile utilizate in procesele ce au loc in perimetrul unei intreprinderi. Atunci cand ne referim la procesele economice care au loc intr-o intreprindere vom avea sisteme informationale economice. Literatura de specialitate considera notiunea de sistem expert si ca rezultat al dezvoltarii informaticii de gestiune si a construirii sistemelor automatizate, fapt pentru care, am constatat ca in ultimul timp se vorbeste tot mai des despre sisteme informationale de gestiune/administrare. Din acest motiv este necesar sa cunoastem semnificatia termenului de proces de gestiune/administrare, care presupune un ansamblu de activitati ordonate in timp, in scopul asigurarii unei bune functionari a intreprinderii.

Cand se descrie un sistem informational se tine cont de structura sa, adica de un ansamblu de functii si finalitati, precum si de evolutia sa in interactiune cu mediul extern. Structura unui sistem informational presupune existenta unei baze materiale , a unor proceduri/aplicatii specializate si a unui personal specializat. Functiile sunt analizate prin prisma activitatilor derulate pentru crearea, depozitarea, tratarea datelor si transmiterea informatiilor. Finalitatea unui sistem de informare consta in faptul ca membrii unei organizatii sunt ajutati in realizarea si evaluarea sarcinilor lor. Cu alte cuvinte, se obtin informatii care sunt necesare pentru realizarea activitatilor operationale si pentru gestiunea eficienta a resurselor.

1.2.2. Evolutia sistemelor informationale

De-a lungul timpului au existat diverse tipuri de sisteme, odata cu trecerea timpului, crescand si numarul acestora. Categoriile de sisteme sunt diferite, in functie de domeniile in care se aplica.[10]In tabelul ce urmeaza, este prezentata schematic, evolutia sistemelor informationale:

Tabelul nr. 1 Evolutia sistemelor informationale

Dezvoltarea sistemelor informatice apare ca o evolutie de la simplu la complex, in care rolul acestora a crescut permanent de-a lungul anilor, prin extinderea continua a functiilor sale. La inceputul anilor '50, tehnologia informationala[11] se afla inca in prima faza a dezvoltarii sale. Dar cu timpul, aceasta s-a remarcat printr-o serie de sisteme informationale, cele mai cunoscute si utilizate fiind: sistemele de prelucrare a tranzactiilor, sistemele de informare a conducerii, sistemele de sprijinire a procesului decizional si sistemele informationale pentru conducerea superioara.

Sistemele de prelucrare a tranzactiilor, privite la inceputul anilor '60, au constat in automatizarea principalelor sarcini de rutina, in special prelucrarea tranzactiilor in domeniul contabilitatii, a carei activitate o reprezenta un volum de date de mari proportii. Caracteristica principala a tehnologiei informatice din aceasta perioada era prelucrarea de loturi.[12] Desi informatiile din rapoarte si fisiere erau perimate, utilizarea acestei metode era impusa ca o modalitate de utilizare eficienta a resurselor limitate ale calculatoarelor din acea perioada.

Sistemele de informare a conducerii presupune conducerea informatiilor necesare luarii deciziei, sub forma unor rapoarte cu format predefinit. In cadrul acestui tip de sisteme, s-a recurs la inlocuirea prelucrarilor pe loturi cu prelucrarea on-line, ceea ce a permis imbinarea prelucrarii distribuite si centralizarea activitatilor. Sistemele de informare a conducerii sprijinea luarea deciziilor relativ structurate, acoperind necesitatile conducerii operationale si a conducerii tactice prin furnizarea de informatii care au un format predefinit.

Sistemele de sprijinire a procesului decizional au aparut in preajma anilor '70, cand aparitia si dezvoltarea microcalculatoarelor si interfetelor grafice a dus la apropierea dintre calculator si utilizatorii finali. Un rol important in cadrul acestui system, l-au avut progresele inregistrate in sfera inteligentei artificiale, si in special a sistemelor expert.

Din anii '80, s-a remarcat faptul ca sistemele informationale au capatat o dimensiune strategica, motiv pentru care de multe ori se vorbea despre sistemele informationale strategice.

Sistemele informationale au existat, intr-o forma sau alta, pe toate treptele dezvoltarii societatii omenesti, informarea constituind o conditie fundamentala a realizarii oricarui proces managerial, in calitatea sa de proces de insusire si transmitere a informatiilor. Considerat ca o componenta manageriala, aspectul informational al conducerii se exprima prin acest sistem.

Aparitia si evolutia sistemelor informationale se reflecta prin intermediul urmatoarelor momente semnificative atinse de procesele de conducere, productive si informationale:

aparitia nevoii de a conduce, care a constituit o premisa esentiala a existentei sistemelor informationale; pe masura dezvoltarii productiei materiale acestea au cunoscut noi dimensiuni iar succesele numeroaselor personalitati conducatoare, din istoria societatii,

s-au datorat unor sisteme informationale bine concepute si organizate;

aparitia primelor sisteme informationale, special organizate, in primele decenii ale secolului XX;

consolidarea sistemelor informationale, in a doua jumatate a secolului nostru, ca urmare a dezvoltarii mijloacelor automatizate de prelucrare a datelor.

In acest context, un sistem informational vizeaza atat aspectul organizatoric al acestuia, cat si cel tehnic. Realizarea unei informari complete si de calitate, precum si valorificarea integrala a informatiei poate fi posibila doar in cadrul unui sistem conceput ca un ansamblu integrat, care cuprinde: proceduri, metode si mijloace folosite atat pentru generarea si pastrarea datelor, cat si pentru transformarea lor in informatii, inclusiv echipamente, asigurarea cu programe, operatiile executate de om sau cu mijloace tehnice, datele structurate pe criterii de eficienta, ca si metodele de folosire rationala a lor. Prin urmare, un sistem informational reprezinta un ansamblu complex, organizat de oameni, masini, programe, procedee si activitati practice, concretizate in compartimente cu legaturi informationale, alcatuind cadrul organizatoric prin intermediul caruia se elaboreaza si se folosesc informatiile. Altfel spus, sistemul informational constituie un angrenaj care procura informatiile, le transforma intr-o forma susceptibila de a fi utilizate de fiecare treapta de conducere, transmite si prelucreaza deciziile, urmareste efectele aplicarii acestora, atat in timpul executiei, cat si dupa terminarea actiunii lor.

In Romania, cercetarea si proiectarea sistemelor informationale a inregistrat in ultimii ani progrese semnificative. Se poate vorbi, in prezent, de incercarea conturarii unei conceptii proprii in acest domeniu. Cu toate acestea, experienta practica in intreprinderile comerciale a aratat ca, de multe ori, analizele s-au limitat la abordarea partiala a unui sistem informational, precum descrierea suportilor de informatie, a documentelor folosite sau procedeelor de prelucrare, facandu-se abstractie de ideea de sistem. Tinand seama de efectele negative ale unei asemenea maniere de abordare, este obligatoriu de semnalat faptul ca numai abordarea integrate a sistemului informational conduce la ceea ce se defineste drept management complex in firmele comerciale romanesti.

1.2.3. Componentele sistemului informational

Sistemul informational poate fi considerat ca una din principalele componente a conducerii in timp real a intreprinderii comerciale. Realizarea actului conducerii depinde de fiabilitatea lui, iar buna lui functionare depinde de calitatea elementelor sale componente. Un sistem informatic se bazeaza in general pe trei componente principale: intrarile, procesul de prelucrare si iesirile[13]. Privind in amanunt, putem observa ca intrarile sunt elementele care vor fi introduse in sistem in vederea prelucrarii lor. Un exemplu in acest sens il constituie materiile prime, energia, efortul uman, etc. Procesul de prelucrare reprezinta ansamblul metodelor, regulilor cu scopul de a obtine rezultatele dorite (calcule matematice, analize, prognoze financiar-contabile,etc). Cea de-a treia componenta, iesirile sunt elementele rezultate din procesul de transformare a intrarii (servicii, rapoarte, situatii finale, etc.). La toate aceste trei componente, se mai adauga si reglarea si controlul. Reglarea poate fi realizata prin retroactiune (feed-back), prin anticipare (feed-before) si prin alerta .Controlul presupune supravegherea si evaluarea retroactiunii pentru a verifica daca sistemul urmareste obiectivul stabilit. De multe ori, retroactiunea poate fi inclusa in notiunea de control. Vom observa in figura ce urmeaza componentele unui sistem informational, privite schematic:

semnale de retroactiune    semnale de retroactiune

semnale de    semnale de

comanda    comanda

Frontiera sistemului

Alte sisteme

Fig. nr.1 Componentele unui sistem informational

Privind figura de mai sus, observam ca sistemul informatic include componentele de retroactiune si control, precum si intrarile si iesirile de la/spre celalelalte sisteme ce alcatuiesc mediul inconjurator.

In alta ordine de idei, componentele sistemului informational pot fi si resursele informationale, circuitele si fluxurile informationale si procedurile si mijloacele de tratare a informatiilor.

a) Resursele informationale reprezinta componenta a carei calitate tinde sa conditioneze intr-o masura crescanda continutul si eficienta de ansamblu a intreprinderii comerciale. Ele pot fi definite ca reprezentand ansamblul sistemic al informatiilor generate, obtinute, disponibile si refolosibile din intreprinderea comerciala. Tot mai mult se acrediteaza ideea ca resursele informationale sunt o componenta a oricarui tip de activitate. Fiecare activitate la randul ei genereaza noi informatii, care, ulterior, sunt utile ducerii la bun sfarsit a respectivei activitati sau ale altor activitati. Procesele de natura manageriala, orientate catre adaptarea intreprinderii comerciale la un mediu tot mai dinamic si complex, impun obtinerea de informatii vitale cu privire la piata (dinamica, dimensiuni, structura etc.), la competitie (cota de piata, segmente ocupate de cumparatori, preturi practicate,structura ofertei, servicii oferite etc.), la sursele de aprovizionare (localizare, conditii de livrare, preturi ), cu privire la consumatori (segmente vizate, comportamente specifice, putere de cumparare etc.). Ca urmare, apare necesitatea organizarii la nivelul intreprinderii comerciale a unui sistem eficient de procurare, prelucrare si stocare a acestor informatii, care sa fie in masura sa le transforme in resurse disponibile si refolosibile, subsumate fundamentarii corespunzatoare a deciziilor privind activitatea curenta si de perspectiva a firmei. Resursele informationale conditioneaza intr-o masura semnificativa, atat manifestarea functiilor unei organizatii, cat si proiectarea structurilor organizatorice pe care aceste functii se bazeaza.

Astfel, domeniile de resurse informationale majore privind functiile intreprinderii pot fi sintetizate dupa cum urmeaza:

functia comerciala - gasirea celor mai bune segmente de furnizori, valorificarea spatiilor de stocare si comercializare, administrarea vanzarilor;

functia de cercetare -dezvoltare - planificarea strategica, investitiile pentru dezvoltare, temele de cercetare;

functia de marketing - cercetarea pietei, strategia de reclama, planificarea vanzarilor, analiza acestora;

functia financiar-contabila - planificarea profitului, stabilirea capitalului, contabilitatea cheltuielilor, contabilitatea veniturilor;

functia de personal - recrutare, selectie, angajare, formare si perfectionare, salarizare, promovare, probleme sociale;

functia de productie - prestari servicii, ambalare, portionare etc.

Modul de organizare a resurselor informationale permite, pe de o parte, cunoasterea situatiei trecute, precum si a celei existente intr-o intreprindere comerciala, iar pe de alta parte, anticipari ale evolutiei viitoare, contribuind astfel la elaborarea si indeplinirea obiectivelor firmei, oferind chiar posibilitatea adoptarii de strategii active care sa vizeze influentarea mediului in sensul dorit. In literatura de specialitate, se mentioneaza ca pentru intreprinderea comerciala, perioada actuala se caracterizeaza prin mutarea accentului de la sistemele de distributie a marfurilor la cele informationale, subliniindu-se astfel rolul strategic pe care il joaca resursele informationale. Abandonarea conceptiei traditionale, in favoarea uneia noi, moderne, se explica prin constientizarea faptului ca o utilizare corespunzatoare a resurselor informationale permite rationalizarea distributiei marfurilor, in conditiile in care este evident mai avantajos, mai ieftin sa misti informatia decat marfa.

Componenta elementara a resurselor informationale, informatia constituie rezultatul prelucrarii datelor dupa anumite proceduri logice. Plecand de la conceptul de informatie si continutul acesteia, literatura de specialitate aferenta domeniului managementului acorda un loc aparte informatiei economice , termen a carui abordare cunoaste doua acceptiuni:

informatie in sens larg, care se refera la orice informatie care poate fi folosita in mod direct sau indirect de catre societatile comerciale si regiile autonome in vederea atingerii obiectivelor propuse;

informatie in sens restrans, care se refera numai la informatiile care sunt utilizate in mod nemijlocit in procesele economice ale firmei (contabile, financiare sau comerciale).

b) Fluxurile si circuitele informationale sunt cea de a doua componenta a sistemului informational al intreprinderii comerciale. Acestea urmaresc fluxul deciziilor astfel incat sa asigure corelarea activitatilor prin efectul de feedback. Circuitul informational poate fi schematizat dupa cum urmeaza: informatie-decizie-actiune[17]. Informatia si decizia sunt inseparabile, dat fiind faptul ca informatia declanseaza adoptarea unei decizii, iar acestea duc spre crearea dezechilibrelor din sistem, ceea ce inseamna inregistrarea unor noi informatii.

Orice sistem informational se caracterizeaza in fiecare parte a lui, prin doua concepte: emitator si receptor (beneficiar). Emitatorul este sursa de producere a informatiei care apoi este procesata sau modificata (blocul 1 din fig. 1.1) si transmisa receptorului. Cantitatea de informatii vehiculata (transmisa si procesata) intre emitator si receptor se numeste flux informational iar traiectoria pe care o parcurge informatia se numeste circuit informational. Fluxurile informationale pot fi de mai multe tipuri, ca de exemplu:

Permanente, acestea fiind utilizate pentru activitati cu caracter de continuitate, asupra carora perturbatiile externe intervin frecvent. In astfel de situatii, interventia managerilor trebuie sa fie prompta, pentru a nu fi prejudiciate performantelor activitatilor planificate;

Periodice, acestea fiind utilizate pentru evaluarea si controlul proceselor care nu pot fi perturbate usor de variabilele mediului exterior sau pentru procesele care se desfasoara secvential;

Intr-un final, putem vorbi despre fluxuri neperiodice, pe care le intalnim la procesele de munca atipice, speciale, care se realizeaza in afara regulilor prestabilite.

Caracteristica principala a fluxurilor si circuitelor in intreprinderile comerciale, consta in maximizarea fluxurilor informationale in conditiile in care circuitele informationale inregistreaza o tendinta clara de scurtare, prin eliminarea sau evitarea punctelor intermediare. Ideea de baza este ca maximum de informatie utila trebuie sa fie transferata de la emitator la beneficiarul informational pe calea cea mai scurta.

c) Cea de-a treia componenta a sistemelor informationale o constituie procedurile si mijloacele de tratare a informatiei cu ajutorul carora resursa informationala este prelucrata si adaptata potrivit nevoilor manageriale. Ele sunt strict dependente de forma de organizare a sistemului informational precum si de baza materiala de care dispune intreprinderea comerciala. Procedurile informationale includ metodele si tehnicile de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare, operatiile componente, suportii, formulele, modelele si mijloacele de tratare. Mijloacele de culegere si prelucrare a informatiilor sunt in general reprezentate de PC-uri sau de calculatoare asistate de scannere, cititoare optice de coduri de bara, cititoare de cartele magnetice, dispozitive electronice de marcaj, mouse, creion optic[18], s.a.

In cadrul sistemelor informationale complexe, folosite de catre intreprinderile comerciale mari, in care datele circula prelucrate cu ajutorul unor mijloace mecanizate sau automatizate folosind echipamente adecvate si personal specializat, sunt utilizati, pe langa suportii mentionati mai sus si suporti magnetici pentru informatii: benzi magnetice, dischete, CD,discuri optice, etc.

Gradul de agregare a procedurilor, este strict dependent de marimea intreprinderii comerciale si de nivelul de complexitate a managementului acesteia. Prelucrarea informatiilor prin intermediul metodelor evoluate matematice, economice, statistice, sociologice, psihologice reprezinta, in prezent, o practica tot mai frecventa.

Dotarile tehnice moderne impun, pe zi ce trece, noi ierarhii intre caracteristicile fundamentale ale procedurilor informationale. Astfel, pe primele locuri se situeaza urmatoarele:

gradul ridicat de formalizare a procedurilor informationale, bazata in principal pe tipizare, standardizare si codificare a informatiilor si situatiilor informationale, cu scopul de a se utiliza computerele pentru facilitarea integrarii lor pe verticala sistemului de management;

un accentuat caracter optional al procedurilor informationale ale intreprinderilor competitive, precum si tratarea rapida a informatiei; existenta acestei particularitati apare ca o consecinta a aportului oferit de utilizarea foarte diversa a bazelor de date, bancilor de informatii, programelor expert, s.a.m.d.;

economicitatea ridicata a procedurilor informationale moderne care este rezultanta tuturor celorlalte caracteristici anterior enuntate; sporirea eficientei procedurilor informationale este conditionata, pe de o parte de complexitatea lor, iar pe de alta parte, de aplicarea unor principii relativ simple, dar extrem de importante, precum principiul exceptiilor, principiul prioritatilor etc.

Mijloace de tratare a informatiilor se constituie intr-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, inregistrare, transmitere si prelucrare ale informatiilor. Ele definesc suportul tehnic al sistemului informational. Acest suport include doua mari componente:suportul fizic ce contine ansamblul de echipamente -hardware si suportul logic, care cuprinde sistemul de programe de operare si programele de aplicatii - software. Obtinerea unor rezultate finale in timp real este cond itionata de numarul, structura si calitatile tehnice ale mijloacelor de tratare a informatiilor. Ca urmare, ele vor influenta performantele functionale ale sistemului informational.

1.2.4. Rolul sistemului informational

Sistemele informationale sunt ansamble de instrumente ce ofera acces direct, on-line la informatiile relevante, intr-o interfata prietenoasa, intr-un dialog usor de exploatat. Aceste informatii oferite on-line, in timp real, au o importanta deosebita pentru managerii de nivel superior, pentru fundamentarea deciziilor organizatiei si pentru exercitarea unui control mangerial corespunzator.

Existenta informatiilor reuneste o serie de caracteristici printre care: oportunitate, corectitudine si utilitate, iar interfata unui astfel de sistem trebuie sa raspunda cerintelor unor utilizatori care au putin timp, putina experienta si deprinderi limitate in utilizarea calculatorului.

Scopul si rolul unui sistem informational este de a oferi conducerii superioare (si medii) acces facil si rapid la informatiile despre factorii cheie, decisivi in atingerea obiectivelor generale ale intreprinderii, in exercitarea controlului managerial eficient si eficace.

Conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca un sistem sunt:

sa fie cat mai usor de utilizat, iar timpul de raspuns sa fie imediat;

sa foloseasca intensiv afisarea in mod grafic si sa asigure accesul in timp real la bazele de date interne si externe;

sa ofere informatii despre starea curenta de fapte si tendintele estimate pentru factorii cheie;

forma de prezentare a informatiilor sa fie conforma cu preferintele managerului ce utilizeaza sistemul.

In figura ce urmeaza, vom prezenta schematic rolul sistemul informational:

Fig. nr.2 Rolul sistemului informational

Preluare dupa Airinei, D., Fatu, T., Filip, M., s.a - Introducere in informatica economica, Editura Sedcom Libris, Iasi, 2001, p.32.

Figura scoate in evidenta importanta informatiei si a sistemului informatic, legatura ce exista intre aceste subsisteme ale intreprinderii. Sistemul informational este cel care prelucreaza datele oferite de sistemul operational pentru a le trimite sub forma de informatii sistemului de conducere. Mai departe, acesta emite decizii, care sunt transmise tot prin intermediul sistemului informational, sistemului operational pentru a le pune in practica, rezultand astfel alte date, si ciclul se repeta. Rezulta ca fundamentarea deciziilor la nivelul conducerii intreprinderii (care corespunde subsistemului decizional) are la baza informatiile provenite de la nivelul sistemului informational. Acest lucru are o insemnatate deosebita pentru activitatea unitatii economice, intrucat bunastarea ei depinde intr-o proportie covarsitoare de rapiditatea cu care se iau decizii si de corectitudinea lor, decizii care au la baza tocmai informatiile furnizate de catre sistemul informational.

1.3. Sistemul informatic- aspecte generale, structura si particularitati

Aspecte generale

In anii '50, sistemele informatice erau formate dintr-o unitate centrala inconjurata de cateva periferice de intrare si/sau iesire[19]. Odata cu descoperirile specialistilor in domeniu, s-a inregistrat o modernizare continua s sistemelor informatice , structura lor nemodificandu-se in timp.

Sistemul informatic[20] constituie in prezent un subiect amplu analizat in literatura de specialitate. Intr-o forma simplista se poate considera ca, daca, intr-un sistem informational predomina ca echipament mijloacele de automatizare, atunci acesta este denumit sistem informatic. Pentru organizatiile care furnizeaza produse de inalta tehnicitate, se poate identifica sistemul informational cu sistemul informatic. Inca de la inceputul deceniului '70 prin sistem informational se subintelegea si sistemul informatic, adica ansamblul de mijloace - calculatoare, programe, fisiere . Prin sistem informatic se considera acea parte din sistemul informational in care prelucrarea este automata. Altfel spus, sistemul informatic, parte integranta din cel informational, se refera la prelucrarea structurilor de informatie, pe cand cel informational, la continutul lor. Sistemul informatic reprezinta un ansamblu structurat si corelat de proceduri si echipamente electronice care permit prelucrarea automata a datelor in vederea obrinerii de informatii[22]. Un sistem informatic devine integrat atunci cand pentru tot sistemul informational, prelucrarea este automata. In aceeasi ordine de idei, un punct de vedere este si acela al egalitatii sub care sunt privite cele doua notiuni ce se pot inlocui reciproc. Pentru intreprinderile comerciale romane, un asemenea sistem trebuie privit ca o limita spre care este orientata evolutia sistemului informatic, si nu un obiectiv imediat. Conturarea opiniilor mentionate anterior a fost rezultatul unui proces istoric legat de evolutia tehnicilor de prelucrare a datelor. Prima etapa a fost legata de perioada de pionierat a sistemelor informationale cand prelucrarea informatiilor se efectua manual si transmiterea lor se realiza pe suporti de hartie. Ca urmare, primele definitii date sistemului informational, aveau in vedere numai procedurile de prelucrare manuala a informatiei. Aparitia mijloacelor mecanografice de prelucrare a informatiei au determinat abordarea sistemelor informationale, intr-o maniera diferita, ele fiind definite prin complexe de proceduri mecanizate partial sau total.

In cazul sistemelor informatice locale, culegerea si prelucrarea informatiilor se face cu ajutorul echipamentelor electronice de calcul aflate cat mai aproape de locul in care se desfasoara activitatile productive.[23] Pentru sistemele informatice distribuite, culegerea automata a informatiilor se face prin mijloace tehnice moderne aflate la locurile de munca interconectate (legate in retea), iar prelucrarea informatiilor se realizeaza de unitati de calcul si procesoare centrale. Exista mai multe filtre de procesare a informatiilor, astfel incat la unitatea centrala nu ajung decat prelucrari ale informatiilor primare.

Aparitia calculatorului electronic a indus ideea ca un sistem de informare modern nu poate fi conceput decat complet mecanizat si automatizat, acreditandu-se impresia ca sistemul informatic nu este chemat sa completeze sistemul informational, ci sa il inlocuiasca. O asemenea abordare s-a dovedit exagerata. S-a constatat astfel, ca un calculator electronic poate fi foarte util in conducerea proceselor de productie cu componente tehnologice relativ standardizate, in care omul este mai putin implicat. Insa, cum nu toate procesele de conducere si executie pot fi standardizate, raman o serie de activitati care nu pot fi conduse exclusiv prin calculator. In aceasta componenta a sistemului informational se opereaza prin oameni si informatiile sunt tratate potrivit intelesului lor. In acest caz, informatiile de prelucrat sau cele prelucrate apar in punctele de intrare si iesire, unde sunt identificate de oameni. Aceasta constatare a fost coroborata cu aparitia microprocesorului si a calculatoarelor personale care, practic au revolutionat procesele manageriale. O gama foarte mare de aplicatii au fost orientate catre intreprinderile comerciale, unde datorita interventiilor oamenilor in estimarea factorilor de risc, era extrem de dificila o automatizare a sistemelor informationale. Pe de alta parte, intr-un sistem informational, culegerea, prelucrarea si transmiterea datelor ocupa un loc central. Acestea au tendinta de a deveni preponderente, pe masura automatizarii proceselor. Cu timpul, datorita cresterii ponderii prelucrarii electronice, deci a utilizarii sistemelor electronice ca exponente ale modernizarii, s-a acreditat ideea renuntarii la notiunea de sistem informational, cel informatic fiind suficient. In conditiile mentionate, si-a facut astfel loc parerea ca prin sistem informatic se intelege un proces de informare perfectionat, mecanizat sau automatizat - negandu-se importanta celorlalte parti componente ale sistemului informational - concepte, metodologii de prelucrare, reguli de transmitere a informatiilor, care deriva din existenta sistemului decizional.

Obiectivul principal al unui sistem informatic este considerat a fi asigurarea conducerii de la toate nivelurile cu informatii reale, exacte pentru fundamentarea si elaborarea operativa a deciziilor.[24] Alaturi de acesta, putem observa si alte obiective pe care la insumeaza sistemul informatitic, unul dintre acestea constand in furnizarea, cu eficienta maxima, a informatiilor necesare conducerii. In acest context apreciem ca informatizarea sistemelor informationale este, in fapt, un proces de crestere a eficientei acestora si implicit a actului de decizie. Gradul de informatizare a sistemului informational este strict dependent de nivelul de complexitate al agregarii deciziei si de potentialul de finantare al intreprinderii comerciale.

Structura si particularitatile sistemelor informatice

Perfectionarea continua a activitatii economico-sociale impune folosirea pe scara tot mai larga a celor mai noi realizari ale stiintei si tehnicii moderne. In acest cadru dezvoltarea si diversificarea productiei de tehnica de calcul si a sistemelor de operare duc la un proces continuu de perfectionare si extindere a sistemelor informatice la toate nivelurile economiei nationale. Dezvoltarea echipamentelor de calcul a contribuit la perfectionarea modelelor economice ceea ce a facut posibile aparitia sistemelor informatice si de conducere. In aceste conditii, informatica a devenit un instrument important de investigare si cunoastere stiintifica a fenomenelor si proceselor desfasurate in toate domeniile de activitate sociala cu implicatii in domeniul economic.

Sistemul informatic este un ansamblu coerent structurat, format din echipamente electronice de calcul si comunicatie, procese, proceduri automate si manuale, inclusiv structurile organizatorice si salariatii care folosesc calculatorul ca instrument de prelucrare automata a datelor, in cadrul domeniului concret de activitate a agentului economic in scopul maximizarii profitului realizat din actiunea economica. Sistemul informatic preia o parte din operatiile de prelucrare a intregului sistem informational al unitatii economice pe care le automatizeaza devenind in aceste conditii un subsistem informational automatizat.

Complexitatea sistemelor informatice impune rezolvarea unui grup omogen de activitati sau subactivitati prin intermediul unor subsisteme si aplicatii informatice a caror arie de aplicabilitate este determinata de omogenitatea prelucrarilor realizate si de specificul proceselor formalizabile. Proiectarea sistemului informatic se face in functie de cerintele conducerii unitatilor economice, de specificul activitatii de baza si al cadrului legal, acesta avand rolul de a sa asigura utilizarea optima a posibilitatilor oferite de calculatoarele si procedurile folosite. Definirea cadrului metodologic de proiectare si realizare a unei anumite clase de sisteme informatice cu domenii de aplicare similare sau care rezolva probleme omogene cu caracteristici comune, presupune adaptarea procesului de realizare si selectare a metodelor si tehnicilor celor mai adecvate, astfel incat sa asigure obtinerea intr-un termen cat mai scurt si cu cheltuieli cat mai reduse, a unor sisteme informatice cu performante superioare.

Evolutia metodelor de proiectare este structurata pe trei metode, determinata de cresterea ariei de utilizare a instrumentelor informatice, cresterea gradului de complexitate a aplicatiilor si a cerintelor de integrare, evolutia limbajelor de programare, a SGBD, a retelelor de calculatoare, a tehnicilor de gestiune in timp real.

Metodele ierarhice fac parte din prima generatie a anilor '70, sistemul informational fiind structurat pe baza functiilor sale. Aceste metode erau orientate pe analiza functionala: fiecare functie identificata se subdivide ierarhic in alte functii, continuand in aceasta maniera pana se ajunge la componente suficient de mici astfel incat sa poata fi programate cu usurinta.

Metodele ierarhice prezentau anumite avantaje legate de simplitatea proiectarii si o buna adaptare la cerintele utilizatorului. Dezavantajele utilizarii acestor metode are in vedere faptul ca efortul de analiza asupra functiilor (de prelucrare) neglijand coerenta datelor (a caror structura este totusi mai stabila decat a prelucrarilor), volatilitatea cerintelor utilizatorilor (functiilor) face ca aplicatiile sa fie aproape intr-o continua reconsiderare.

Metode sistemice se bazeaza pe aplicarea teoriei sistemelor in analiza intreprinderii, sistemul informatic fiind abordat sub doua aspecte complementare: datele si prelucrarile, aspecte studiate si modelate independent si reunite cat mai tarziu posibil. Metodele sistemice urmaresc cele trei nivele de conceptie introduse prin raportul ANSI/SPARC/X31 : extern, conceptual si logic, din aceasta generatie facand parte MERISE, AXIAL, Information Ingineering.

Tabelul nr. 2 Metode sistemice de proiectare a sistemelor informatice

Sursa: Rosca Ioan - Proiectarea sistemelor informatice de gestiune, Editura ASE, Bucuresti, 2000

Metodele sistemice prezinta avantajul ca se axeaza pe conceptul de baza de date, care ofera mai multa coerenta, stabilitate si elimina redondantele. Dezavantajele acestor metode sunt legate de deficiente in modelarea prelucrarilor, posibilitatea aparitiei de discordante intre modelele datelor si ale prelucrarilor.

Metode orientate obiect constituie a treia generatie de metode de proiectare si realizare a sistemelor informatice, caracteristica anilor '90. sistemul informatic este conceput ca o structura de obiecte autonome, ce se organizeaza si coopereaza intre ele, un obiect are un anumit comportament, definit prin ansamblul operartiilor (serviciilor) pe care le poate efectua, datele si prelucrarile prin care este implementat acest comportament sunt incapsulate si sunt inaccesinile celorlalte obiecte, fiecare obiect pateu participa la compunerea altor obiecte mai complexe, putand interveni in mai multe functii sau scenarii functionale diferite.

Analiza si proiectarea orientata obiect utilizeaza limbaje de programare orientate obiect care au trei elemente comune: obiecte si clase de obiecte, polimorfism, mostenire. Toate sistemele care asigura orentarea obiect contin aceste mecanisme esentiale chiar daca ele nu se numesc la fel sau nu sunt implementate in aceeasi maniera. Metodele orientate obiect folosesc trei metode diferite pentru descrierea unui sistem informatic, si anume: modelul obiect, modelul dimanic si modelul functional.

Modelul obiect descrie obiectele si relatiile lor in sistem. Orice lucru din lumea inconjuratoare poate fi considerat un obiect, iar prin analogie in analiza si proiectrarea orientata obiect, un camp dintr-o baza de date, un formular de bilant, etc. sunt considerate obiecte.Un obiect e caracterizat prin:

Proprietati- care redau atributele fizice ale unui obiect;

Metode- reprezinta actiunile care pot fi efectuate de un obiect.

In varianta proiectarii orientate obiect, obiectele sunt grupate in clase si subclase de obiecte. Clasa de obiecte este formata din totalitatea proprietatilor si metodelor care caracterizeaza o anumita categorie de obiecte. O particularitate a claselor de obiecte o constituie conceptul de mostenire. In momentul crearii unui obiect este necesar sa se precizeze clasa din care face parte obiectul respectiv pentru a putea mosteni proprietatile , metodele si valorile prestabilite ale clasei parinte. Subclasele de obiecte sunt definite drept clase derivate dintr-o clasa parinte, care iau nastere dintr-un grup de clase.

Modelul dinamic descrie interactiuni intre obiecte in cadrul sistemul sistemului. Modelul dinamic prezinta modificarile suportate de obiecte si corelatiile temporare dintre acestea. Conceptele de baza utilizate sunt: evenimentele si starile. Raspunsul la un eveniment aparut poate varia cantitativ in functie de valoarea exacta a atributelor sale, dar sub aspect calitativ este identic pentru toate valorile aceluiasi eveniment si poate varia pentru valori de stare diferite. Legaturile dintre stari si evenimente sunt reprezentate prin diagrame de stare. La aparitia unui eveniment starea urmatoare depinde starea curenta a obiectului si de evenimentul survenit. O diagrama de stare indica comportamnetul unie clase de obiecte. Modelul dinamic este compus din ansamblul diagramelor de stare si descrie structura de control a sistemului. In cadrul modelului dinamic diagramele de stare ale diverselor clase de obiecte interactioneaza prin intermediul evenimentelor partajate.

Modelul functional- descrie transformarea valorii datelor in sistem.

Sistemul informatic expresia modernizarii sistemului informational

La baza unui sistem informational sta sistemul informatic, un ansamblu de metode, procedee, echipamente si personal de specialitate, care asigura culegerea, verificarea, transmiterea, stocarea si prelucrarea informatiilor destinate altor subsisteme[28] si in special cele necesare conducerii pentru luarea de decizii in timp util. Sistemul informatic este foarte sensibil la noile tehnologii informationale. Acest lucru determina o specializare a celor din sistem in functie de cinci criterii:

Tipul echipamentului de lucru;

Gama de echipamente, care opereaza la nivel redus in cazul microcalculatoarelor compatibile IBM PC;

Limbaje sau instrumente de lucru;

Locul in cadrul procesului de dezvoltare a unei aplicatii (programator, analist, evaluator de soft, inginer de sistem);

Tipul aplicatiei: pentru contabilitate, productie, aplicatii ale inteligentei artificiale, marketing, finante, etc.

In ultimii ani s-au produs modificari sensibile in modul de organizare a sistemului informatic, datorate in principal catorva factori, cum ar fi:

Utilizarea pe scara larga a microcalculatoarelor;

Performantele inregistrate in domeniul echipamentelor, programelor utilitare si produselor-program;

Organizarea sistemelor informatice dupa principiul descentralizarii;

Orientarea utilizatorilor spre aplicatii dezvoltate in logica utilizatorului final;

Conceperea si realizarea unor aplicatii suport (de referinta) si integrarea aplicatiilor satelit;

Dezvoltarea si utilizarea din ce in ce mai mult a intranetului, a extranetului si a internetului;

Castigul inregistrat pe piata de programele de calcul tabelar;

Accesul mult mai usor la tehnica de calcul.

Privite de-a lungul anilor, functiile sistemelor informationale[29] s-au diversificat. Astfel, au fost utilizate sistemele de procesare a tranzactiilor, Transactions Processing Systems, avand ca scop prelucrarea tranzactiilor prin stocarea datelor in fisiere si baze de date. Mai tarziu au fost dezvoltate sistemele informatice pentru conducere (MIS- Management Information System), avand ca rol analizarea informatiilor si generarea rapoartelor. In momentul actual, sistemele informatice permit elaborarea deciziei prin favorizarea unui flux de informatii structurate in rapoarte.

Daca in sistemul informational managerial (SIM )se folosesc si mijloace de prelucrare automata a informatiilor instrument de baza devine sistemul informatic, care cuprinde totalitatea procedurilor, programelor, bazelor de date si modelelor folosite in prelucrarea informatiilor din SIM

In societatea moderna, sistemele informationale, in general si cele bazate pe tehnologie computerizata, in special, impun acceptarea ideii ca producerea informatiei este un domeniu de sine statator. Un complex de activitati economice specifice existentei unei afaceri nu se poate desfasura fara a lua in calcul costul si valoarea informatiei. Se estimeaza ca, spre exemplu, domeniile producerii si distribuirii informatiei detin o pondere de peste 30% din produsul national brut al Statelor Unite ale Americii. In acest context, pentru cele mai multe firme, competitivitatea a devenit sau va deveni in viitorul imediat, un atribut al calitatii procesarii si analizarii informatiei. Ca urmare a extinderii si generalizarii domeniilor de producere a informatiei, managerilor intreprinderilor comerciale le revin atributii noi legate de crestere rolului informatiei in actul de decizie. Apar astfel competente noi legate de:

controlul si gestionarea tehnologiilor de informa tii;

proiectarea sau reproiectarea sistemelor informationale in raport cu cresterea si diversificarea afacerilor;

dobandirea de abilitati in utilizarea computerelor pentru producerea informatiilor in vederea elaborarii si monitorizarii deciziei.

Valorifica rea informatiei si a tehnologiei de procesare a ei devine, pe zi ce trece, o componenta a strategiei intreprinderii comerciale. Implementarea sistemelor informationale ofera acesteia o pozitie competitiva pe piata. Legate de dinamismul inregistrat de industria tehnicii de calcul, sistemele informationale inregistreaza, la randul lor, o evolutie accelerata. Imbunatatirea si modernizarea sistemelor informationale devine un atribut al managementului schimbarii. Potrivit acceptiunii ca un sistem informational este un set de proceduri organizate, se poate prezuma ideea ca informatiile produse sunt destinate sustinerii obiectivelor firmei. In acceptiunea moderna, informatia este privita ca o entitate tangibila sau intangibila, subordonata obiectivului reducerii riscului in afaceri (informatia completa reduce nesiguranta).

In prezent, procesul de implementare sau perfectionare a unui sistem informational este strict legat de integrarea tehnologiei computerelor in procesul managerial al firmei. In conformitate cu ob iectivele si cu dimensiunile afacerilor sale, o intreprindere comerciala se afla in situatia procesarii unui numar impresionant de date, iar un sistem informational bazat pe microcomputere aduce, in mod categoric, un plus de rapiditate. Pe masura ce intreprinderea comerciala se incadreaza in mediul concurential, are loc o diversificare a destinatiei informatiei produse. Astfel, o parte din informatii sunt destinate utilizarii de catre angajatii firmei, potrivit cerintelor managementului, iar o alta parte trebui pusa la dispozitia publicului (informatii referitoare la produse, preturi) sau statului (informatii referitoare la datele financiare). Fara un sistem informational informatizat, acest lucru nu este posibil. Desi procesarea informatiei nu este obiectivul cel mai important al multor firme, el este totusi o componenta vitala a cadrului lor operational. Ca urmare, managerii sunt coordonatorii proiectarii si totodata beneficiarii acestui sistem. Pentru ei informatia este formata din date care au fost procesate intr-o forma care are un inteles pentru cel care o recepteaza si are valoare in procesul decizional actual sau viitor. Tipurile diferite de decizii necesita tipuri diferite de informatie, iar sursa majora a acestora se gaseste in totalitatea operatiunilor conduse in cadrul firmei. Existenta unei multitudini de cai de receptare a informatiei, complica procesul decizional si mareste urgenta perfectionarii sistemului informational prin informatizare.

Locul SGBD-urilor in sistemul informatic modern

Generalitati

Prin notiunea de "date", se pot intelege cunostintele fixate pe un suport fizic in vederea utilizarii si prelucraii cu un scop predefinit. O baza de date presupune o colectie de date organizate care serveste unui anumit scop.[31] Din punct de vedere istoric, bazele de date au aparut ca urmare a necesitatilor formulate de programatori, ca datele sa fie stocate pentru a putea fi transmise de la o rulare a aplicatiei la alta. Aceasta cerinta s-a facut cunoscuta prin denumirea de "persistenta datelor" .

Pentru a putea fi exploatata de catre utilizatori o baza de date trebuie sa contina un sistem de gestiune a bazelor de date[33] (SGBD) care sa permita exploatarea datelor continute. Sistemul de gestiune al bazei de date reprezinta un ansamblu coordonat de programe care permite descrierea, memorarea, manipularea, interogarea si tratarea datelor continute intr-o baza de date.

El trebuie sa asigure securitatea si confidentialitatea datelor.[34] Un SGBD da posibilitatea utilizatorului sa aiba acces la date folosind un limbaj de nivel inalt, apropiat de modul obisnuit de exprimare, pentru a obtine informatii, utilizatorul facand abstractie de algoritmii aplicati privind selectionarea datelor implicate si a modului de memorare a lor. Cu alte cuvinte, SGBD-ul este o interfata intre utilizatori si sistemul de operare. Reprezinta de fapt intregul sistem software care trateaza toate cererile de acces la baza de date.[35] Aceasta cerere (de exemplu, o interogare) este formulata de catre utilizator, fiind interceptata de SGBD si interpretata de o componenta a acestuia, interpretorul LMD. Rezultatul este o reprezentare in format intern a interogarii. Aceasta trece printr-o serie de etape succesive de prelucrare prin care, dintr-o interogare formulata in termenii unor concepte de la nivelul vederilor rezulta o serie de comenzi de acces la fisierele fizice din baza de date.

In etapele succesive de transformare, SGBD foloseste informatiile de descriere de la toate nivelele bazei de date (modelul extern, modelul conceptual, nivelul intern). Pe langa acestea, SGBD mai poate utiliza o serie de tabele, ca de exemplu, tabelele de autorizare a accesului la date, tabelele continand informatiile de control al accesului concurent, etc. Datele extrase din fisierele fizice, sub forma unor siruri de biti, parcurg apoi calea inversa, rezultatul transformarilor succesive fiind un raspuns formulat in termenii cunoscuti de urilizator, ca de exemplu, rapoarte, tabele, etc.

SGBD-ul presupune doua facilitati in proiectarea si exploatarea bazelor de date: facilitati de descriere a datelor si facilitati de manipulare a datelor. Primele se refera la limbajul de descriere a datelor, LDD. Acesta serveste la descrierea modelelor externe, al modelului conceptual si a interfetelor dintre cele trei nivele de organizare a bazei de date. In general, LDD include si facilitati pentru descrierea unor aspecte legate de structura fizica de date. Celelalte facilitati, acelea de manipulare a datelor sunt denumite LMD[36]. Acestea constituie interfata dintre SGBD si utilizatori. LMD-ul consta intr-un set de comenzi primitive care corespund operatiuniilor uzuale in exploatarea bazei de date, cum sunt: formularea cererilor de acces la date (interogari), adaugarea, stergerea si actualizarea datelor.

Functiile SGBD-urilor

Ca functii, SGBD-urile insumeaza descrierea, manipularea si utilizarea. Functia de descriere presupune definirea structurii datelor si a relatiilor dintre acestea. Prin aceasta functie, sunt prezentate, de asemenea si conditiile de acces la informatiile continute in baza de date. Descrierea structurii se realizeaza cu ajutorul unui limbaj de descriere a datelor (LDD) propriu fiecarui sistem de gestiune.

Relatiile dintre diversele elemente ale structurii sunt denumite diferit in cadrul unui SGBD, dupa cum urmeaza: lant, in sistemele IDS, SOCRATE; legatura, in sistemul IMS; set[37], in cadrul conceptului CODASYL. Prin intermediul limbajului de descriere se realizeaza: atribuirea unui identificator fiecarei informatii sau grup de informatii; descrierea ierarhica a informatiilor; pecificarea grupurilor repetitive de date; definirea lungimii si naturii fiecarui camp (numeric, alfanumeric); definirea intervalului de variatie a valorii posibile a campului; definirea parolelor si a autorizatiilor speciale pentru anumite campuri.

Cea de-a doua functie pe care o presupune un SGBD, functia de manipulare permite efectuarea unor operatii, ca de exemplu: crearea, inserarea, suprimarea sau actualizarea unor inregistrari definite de utilizator. De asemenea, functia de manipularea faciliteaza cautarea, sortarea si editarea totala sau partiala a unor inregistrari virtuale corespunzatoare rezultatului unei intrebari formulate prin intermediul limbajului de manipulare.

Limbajele de manipulare insumeaza doua categorii: autonome si limbaje gazde. Primele, limbajele autonome reprezinta functii referitoare la utilizarea datelor. Cea de-a doua categorie, limbajele gazda sunt functiile in care operatiile de manipulare se realizeaza cu ajutorul limbajelor de nivel inalt (COBOL, FORTRAN).

Functia de utilizare permite comunicarea intre utilizator si baza de date. Utilizatorii pot fi de mai multe tipuri: utilizatori liberi (conversationali), utilizatori parametrici si administratorul bazei de date. Utilizatorii liberi au la dispozitie limbaje de interogare intr-o forma apropiata de vorbirea curenta, formand grupul utilizatorilor nespecialisti[38]. Acestia utilizeaza in general display-ul, intrebarile sunt prestabilite, nu cunosc structura sau modul de lucru cu baza de date. Utilizatorii parametri utilizeaza limbajele de manipulare, cuprinzand proceduri prestabilite. Acestia au cunostinte de programare si cunosc structura bazei de date ca si problemele sistemului de operare, obtinand in acest mod avantaje mari comparativ cu prelucrarea fisierelor clasice. Administratorul bazei de date este un utilizator care raspunde de toate toate activitatile si operatiile referitoare la baza de date pe care o gestioneaza. Administratorul raspunde de alegerea si implementarea SGBD-ului, asigura incarcarea bazei de date si are multe alte responsabilitati.

Locul SGBD-urilor in sistemul informatic modern

Evolutia tehnologica presupune o anumita infrastructura care trebuie sa cuprinda produse si sisteme informatice bazate pe noi sisteme de gestiune a bazelor de date sau pe notiunea de teletransmisie materializata prin retele nationale de date cu rate de transfer cat mai mari; posturi de lucru la toate nivelele operationale dintr-o unitate (sisteme interactive om-masina). Mediile economice trebuie sa se adapteze rapid la aceste tehnologii care presupun costuri relativ ridicate ocazionate de elaborarea si intretinerea produsului informatic, dar si dificultatilor crescande de mentinere la anumite standarde a nevoilor utilizatorilor.[39]

In ultimii ani, pe fondul cresterii volumului de date care se culeg, se prelucreaza si se stocheaza in orice activitate economica, sistemele electronice de calcul au evoluat continuu, fiind create din ce in ce mai multe limbaje pentru gestionarea bazelor de date. Prin definitie, sistemul de baze de date este un sistem computerizat al carui scop principal este sa stocheze informatiile si sa permita utilizatorilor sa consulte si sa actualizeze aceste informatii, la cerere.

Pentru ca managementul informational sa poata deveni performant, este necesara indeplinirea unor cerinte.[40] Astfel, trebuie sa se tina cont de urmatoarele:

Sistemele informationale trebuie sa fie astfel concepute incat sa raspunda nu numai la cererile emise, dar sa prevada si instrumente care sa asiste utilizatorii in gasirea de raspunsuri la problemele care pot aparea pe parcurs, avand in vedere necesitatile informationale;

Implementare tehnologiilor informationale trebuie sa tina cont de natura umana, care poate avea in timp limite de adaptare;

Managemntul tehnologiilor informationale trebuie sa implice personalul utilizator in evaluarea informatiei atat din punct de vedere cantitativ, cat si din punct de vedere calitativ;

Utilizarea tehnologiilor informationale implica obligatoriu lucrul in echipa

Cele mai multe sisteme informationale depind de noile TI. Acestea se dezvolta cu o rapiditate uimitoare, astfel incat apar mereu noi oportunitati.