CAIET DE PRACTICA ADMINISTRATIE PUBLICA

UNIVERSITATEA PETROL-GAZE PLOIESTI

FACULTATEA DE LITERE SI STIINTE

SPECIALIZAREA:ADMINISTRATIE PUBLICA

CAIET DE PRACTICA

Institutia gazda de efectuare a stagiului de practica este Primaria Albesti-Paleologu din judetul Prahova .Compartimentul unde s-a efectuat practica este Compartimentul Secretariat si Relatii cu Publicul

Activitatea primariei si a Consiliului Local Albesti-Paleologu se desfasoara in baza legii 215/2001-Legea Administratiei Publice Locale si Regulamentului de Organizare si Functionare al Consiliului Local elaborat in conformitate cu Ordonanta de Guvern 35/2001 privind aprobarea Regulamentului Cadru de Organizare si Functionare al Consiliilor Locale .

Obiectivul practicii este acela de perfectionare in acest domeniu pentru a putea profesa in activitatea de Secretariat si Relatii cu Publicul .

Coordonarea practicii s-a realizat de catre Secretarul Primariei din comuna Albesti-Paleologu , care are relatii de colaborare cu Primarul si Viceprimarul si de coordonare cu acele compartimente care se afla in subordinea sa directa .De asemenea , secretarul comunei are atributii in ceea ce priveste functionarea Consiliului Local .

In ceea ce priveste competentele fata de functionari Consiliului Local Albesti-Paleologu are ca atributii principale :

asigura indeplinirea procedurilor de convocare a Consiliului Local ,

efectuarea lucrarilor de secretariat ,

tine evidenta participarii la sedinte a consilierilor,

intocmeste dosarele de sedinta, leaga , numeroteaza paginile , semneaza si stampileaza,

isi prezinta punctul de vedere si poate propune anumite solutii de rezolvare a cerintelor de moment,

acorda membrilor consiliului asistenta de specialitate,

elibereaza extrase sau copii de pe orice act din arhiva Consiliului Local,

In ceea ce priveste competentele fata de aparatul propriu a Consiliului Local Albesti-Paleologu :

indeplineste atributii de ofiteri de stare civila,

legalizeaza semnaturi de pe inscrisuri,

participa la sedintele comisiei de fond funciar ,

redacteaza procese verbale,

participa la intocmirea situatiilor definitive privind persoanele fizice si juridice indreptatite sa li se asigure teren ,

preia si inregistreaza intr-un registru special cererile si alte documente probatorii pentru reconstituirea dreptului de proprietate,

arhiveaza documente.

Alte atributii :

inregistreaza contracte de arendare,

arhiveaza copiile contractelor de arendare,

urmareste inregistrarea in registru agricol a suprafetelor de teren prevazute in contractele de arendare,

coordoneaza ,verifica si raspunde de modul de completare si de tinere la zi a registrului agricol,

da acordul privind modificarea datelor inscrise ,

urmareste evidenta certificatelor de producator,

intocmeste actele de stare civila,

inainteaza politiei inregistrarile nominale pentru nascutii vi, cetateni romani,

completeaza carnetul de munca, intocmeste fisa de pensie,

asigura tinerea evidentei tuturor actelor intrate , a celor intocmite pentru uz intern , precum si a celor iesite ,

afiseaza oferta de vanzare agricola,

avizeaza pentru legalitate certificatele de urbanism,

actualizeaza permanent listele electorale,

reface Regulamentul de Organizare si Functionare,

elibereaza certificate si adeverinte.

In indeplinirea atributiilor care ii revin , secretarul dispune de sprijinul celorlaltor compartimente , rolul sau principal fiind de a verifica corectitudinea , legalitatea , respectarea circuitului respectivelor documente

Comuna Albesti-Paleologu este unitate administrativ-teritoriala cu personalitate juridica ,comuna poseda un patrimoniu si are initiativa in ceea ce priveste administrarea intereselor publice locale, exercitand in conditiile legi, autoritatea in limitele administrativ-teritoriale stabilite .

Patrimoniu comunei Albesti-Paleologu este alcatuit din bunurile mobile si imobile care apartin domeniului public de interes local, domeniului privat al acestuia , la care se adauga drepturile si obligatiile cu caracter patrimonial.

Ca persoana juridica civila are in proprietate bunuri din domeniul privat , iar ca persona juridica de drept public este proprietara bunurilor domeniului public de interes local .Bunurile ce fac parte din domeniul public sunt inalienabile , imprescriptibile si insesizabile .

Aparatul propriu al Consiliului Local Albesti-Paleologu are urmatoarea structura organizatorica :

Compartiment Stare Civila;

Compartiment Asistenta Sociala si Autoritate Tutelara;

Compartiment Fond Funciar, Cadastru, Agricultura ;

Compartiment Juridic , Administratie Publica ;

Compartiment Secretariat , Relatii cu Publicul ;

Audit ;

Biroul Financiar-Contabil ;

Biroul Impozite si Taxe ;

Compartiment Urbanism si Amenajarea Teritoriului ;

Compartiment Administrativ ;

Secretarul comunei Albesti-Paleologu.

Compartimentul Secretariat , Relatii cu Publicul se subordoneaza direct Secretarului Comunei Albesti-Paleologu :

ATRIBUTII :

preia , inregistreaza si comunica de urgenta secretarului notele telefonice ;

asigura inregistrarea corecta a corespondentei in Registru Intrare-Iesire ;

distribuie corespondenta conform repartizarii dispuse de secretarul comunei ;

expediaza corespondenta si tine evidenta gestionarii timbrelor ;

asigura efectuarea lucrarilor de scretariat

asigura preluarea orcarui timp de solicitare de competenta autoritatii publice si transmiterea acestuia spre solutionare compartimentelor de specialitate .

JURNALUL DE PRACTICA

Cunoasterea in detaliu a unitatii in care s-a efectuat stagiul de practica si consemnarea de notite privind descrierea institutiei primitoare , precum si cele referitoare la activitatile desfasurate in cadrul Compartimentului Secretariat , Relatii cu Publicul.

Culegerea de informatii privind certificatele si completarea unui tipizat.

Culegerea de informatii privind adeverintele si completarea unora .

Autoritatile publice centrale si locale elibereaza certificate si adeverinte numai in cazurile in care situatiile sau datele a caror confirmare ceruta rezulta din documentele detinute de acesta.

Prin certificat se intelege documentul prin care se confirma exactitatea sau realitatea unui fapt , ori se atesta o anumita calitate in vederea valorificarii anumitor drepturi de catre persoana care solicita eliberarea acesteia .

Prin adeverinta se intelege documentul care atesta un drept sau un fapt.

Certificatele si adeverintele se elibereaza numai la cererea scrisa a persoanei.

Autoritatile publice locale si centrale care elibereaza certificate si adeverinte vor retine copii de pe documentele eliberate, ele vor fi semnate de catre conducatorul autoritatii publice centrale sau locale sau de catre imputernicitii acesteia dupa care se va aplica stampila unitatii .

Certificatele si adeverintele vor contine in mod obligatoriu documentul din care rezulta acestea .

Informarea despre relatiile cu publicul si relatiile cu presa

Accesul liber si neingradit al persoanei la orice informatie de interes public constituie unul din principiile fundamentale ale relatiilor dintre persoane si autoritatile publice , in conformitate cu Constitutia Romaniei.

Asigurarea de catre autoritatile si institutiile publice a accesului la informatiile de interes public se face din oficiu sau la cerere, prin intermediul compartimentului pentru relatii publice sau al persoanei desemnate in acest scop.

Pentru asigurarea accesului orcarei persoane la informatiile de interes public autoritatile si institutiile publice au obligatia de a organiza compartimente specializate de informare si relatii publice.

Pentru informatiile solicitate verbal , functionarii din candrul compartimentelor de informare si relatii cu publicul au obligatia sa precizeze conditiile si formele in care are loc accesul la informatiile de interes public si pot furniza pe loc informatiile solictitate .

Relatia cu mass-media trebuie sa devina o prioritate pentru fiecare primarie , responsabilitatea acesteia revenind biroului de informare.Zilnic mass-media transmite un numar mare de relatari despre problemele specifice administratiei.In marea lor majoritate acestea se refera la fenomene negative-calamitati naturale , poluari accidentale , crime , coruptie , degradarea solului.Pentru a reduce ponderea acestor efecte negative , primaria trebuie sa prezinte aspecte pozitive cum ar fi :- combaterea situatiilor de criza , politici,strategii si planuri de actiune , elaborarea unor hotarari de Consiliu in spirit european , cresterea gradului de constiinta civica , lucrari de refacere si imbunatatire a infrastructuri , alte initiative cu impact favorabil .

Pentru buna desfasurare a activitatii de informare si relatii publice in cadru autoritatilor si institutiilor publice, aceasta poate fi organizata cu urmatoarele componente :

a.      Informarea presei.

b.     Informarea publica directa a persoanelor.

c.      Informarea interna a persoanelor.

d.     Informarea interinstitutionala.

La nivelul comunei pe linia relatiei cu presa si a informarii directe a persoanelor pot fi indeplinite de o persoana specializata desemnata in acest scop de Consiliul Local.

Accesul la informatiile de interes public comunicate din oficiu se realizeaza prin:

afisarea la sediul institutiei publice ;

consultare la sediul institutiei publice.

Persoana responsabila de informarea publica directa primeste raspunsul la solicitarea primita si redacteaza raspunsul catre solicitant impreuna cu informatia de interes public sau cu motivatia intarzierii ori respingeri solicitarii.

In cadrul Primariei se va intocmi un raport anual privind accesul la informatiile de interes public .

Persoanele responsabile de relatia cu presa a Primariei au ca atributii :

sa furnizeze ziaristilor prompt si precis, orice informatie de interes public,

sa informeze in timp util ,

difuzarea de communicate , comunicat de presa

difuzarea de dosare de presa legate de evenimente sau activitati ale primariei,

Aprofundari privind modul de functionare a activitati biroului de informare si relatii cu presa

A.    Obiectivele acestui compartiment se vor concretiza in :

Realizarea unui sistem informativ complet pentru informarea cetatenilor ,

Asigurarea accesului public la informarea completa , actuala , la obiect,

Reducerea procedurilor de acces la informatia de interes public,

Solutionarea petitiilor adresate de persoanele fizice si juridice in termenele si conditiile prevazute de lege,

Realizarea unei baze de date cuprinzatoare , accesibile si corect structurate,

Imbunatatirea comunicarii in interiorul administratiei publice locale,

Realizarea unui schimb de informatii eficient si rapid cu celelalte autoritati locale si cu organele administratiei de stat,

Promovarea implicarii cetatenilor in luarea deciziilor .

Pentru organizarea compartimentului si realizarea obiectivelor propuse ,este necesar:

Stabilirea si amenajarea sediului,

Alocarea fondurilor necesare dotarii compartimentului cu mijloace tehnice necesare atingeri obiectivului propus ,

Pregatirea bazei de date,

Instruirea personalului desemnat in componenta acestui compartiment ,

Implicarea Consiliului Local,

Creearea unui Comitet Consultativ,

Estimarea resurselor materiale necesare functionarii curente si supunerea lor spre aprobare Primarului.

B.    Activitatile compartimentului :

informarea si asistarea cetatenilor pentru rezolvarea problemelor ce tin de administratia locala;

elaborarea materialelor informative;

participarea la evenimente ale comunitati;

dezvoltarea programelor de implicare a cetatenilor in viata comunitati ;

elaborarea de comunicate de presa

colaborarea cu mass-media ;

coordonarea editarii unei publicatii a primariei

stabilirea unor relatii de coordonare

C.Componenta privitoare la relatiile publice :

a) Solutionarea petitiilor

Toate petitiile-cereri , reclamatii, sesizari, propuneri primite inscris de la cetateni sau de la organizatiile legal constituite vor fi indrumate , dupa luarea lor la cunostinta de primar si secretar, catre sefii compartimentelor de specialitatein a caror competenta se afla solutionarea petitiei respective.

Compartimentul de specialitate este obligat sa urmareasca solutionarea si redactarea in termen al raspunsului .Expedierea raspunsului se va face numai prin intermediul Biroului de Informare si Relatiile cu Publicul.Acest raspuns se comunica in termen de 30 zile de la data petitiei , indiferent daca solutia este favorabila sau nefavorabila.Semnarea petitiei se va face de catre seful Compartimentului.

b) Inregistrarea si expedierea corespondentei

La primirea scrisorilor , se vor indeplini urmatoarele operatiuni :

verificarea corespondentei primite ;

sortarea corespondentei ;

inregistrarea corespondentei ;

repartizarea corespondentei ;

predarea corespondentei .

Scrisorile de raspuns se redacteaza , se introduc in mape si se prezinta la semnat.

Stampilarea scrisorilor se efectueaza numai dupa semnarea lor de catre cel in drept si numai de catre persoanele insarcinate special cu pastrarea stampilei .

c) Clasarea si arhivarea actelor si documentelor.

- prin clasarea documentelor , materialele (documente , acte , proiecte , acte de gestiune ) se aranjeaza intr-un sistem rational intr-o ordine dinainte stabilita, in conditii de accesibilitate si siguranta.

- prin arhivare , documentele clasate , constituite in dosare dupa norme prestabilite ,se depun si se pastreaza in depozite special amenajate.

d) Asigurarea convorbirilor telefonice

- continutul convorbirilor telefonice trebuie notat atent , citet , cu toate indicatiile precizate

- postul telefonic al compartimentului nu va fi lasat descoperit in cadru unei convorbiri telefonice se vor respecta regulile de politete specifice.

e) Organizarea sedintelor , a intalnirilor de lucru

- stabilirea listei participantilor si supunerea ei spre aprobarea conducerii

- intocmirea listei materialelor ce vor fi prezentate

- asigurarea salii necesare desfasurarii lucrarilor

- pregatirea dosarelor pentru participanti

- prezentarea unui set intreg prin documentele de sedinta , conducerii Primariei

- verificarea intocmirii procesului verbal al sedintei

- intocmirea unui scadentar de termene pentru executarea sarcinilor ce decurg din lucrarile sedintei

f) Organizarea audientelor

programarea cu grija a audientelor in asa fel in cat persoanele ce se prezinta sa aiba timpul necesar expunerii problemei,evitandu-se tot odata un timp prea indelungat de asteptare

organizarea unui sistem de stricta evidenta , prin fise de audiente si registre de audiente

consemnarea numelui persoanei primite in audienta , a problemelor ridicate de acesta , a modului de rezolvare a cererilor , reclamatiilor , sesizarilor

creearea conditiilor pentru buna desfasurare a audientei prin evitarea intreruperi acesteia prin comunicari si evitarea zgomotului din alta camera.

In general se ia ca obiective :

Realizarea unui sistem informativ complet. Cetateanul trebuie sa aiba unde veni , in conditii civilizate , sa completeze o cerere , sa discute , sa consulte documentatia publica din oficiu dar si legislatia .sunt necesare mobilierul, un fax , un PC cu imprimanta , un copiator , consumabile , abonamente la presa si la Monitorul Oficial.

Realizarea unei baze de date corespunzatoare , accesibile si corect structurate

Promovarea implicarii cetatenilor in luarea deciziilor.

Deoarece in cadrul compartimentului in care sa efectuat stagiul de practica exista in mare parte majoritatea elementelor de desfasurare in bune conditii a activitatii de Secretariat si Relatii cu Publicul , nu sunt necesare noi interventii si modenizari, intru cat Primaria comunei Albesti-Paleologu a beneficiat de aparatura noua , dotare cu mobilier modern , precum si de persoane pregatite profesional pentru functia ocupata in cadrul diferitelor compartimente ale activitatii primariei.

Aparatul propriu al Consiliului Local Albesti-Paleologu constituit din totalitatea compartimentelor de specialitate este organizat in conformitate cu prevederile legii nr . 188/1999 privind Statutul Functionarilor Publici si legii nr . 215/2001 privind Administratia Publica Locala, cu modificarile ulterioare.In ceea ce priveste personalul contractual are la baza legea nr . 477/01.11.2004 , publicata in Monitorul Oficial .

Finantele comunei se administreaza in conditiile prevazute de lege, conform principiului autonomiei locale.

Bugetul comunei se elaboreaza , se aproba si se executa in conditiile Legii Finantelor Publice si Legea Administratiei Publice Locale si celelalte acte normative .

Veniturile si cheltuielile bugetului local se desfasoara pe baza clasificatiei bugetare a Ministerului Finantelor. Veniturile sunt constituite din sursele realizate pe teritoriul comunei si alte surse.impozitele si taxele locale se stabilesc de catre Consiliul Local al comunei , in limitele legi.

Din bugetul local se finanteaza in conditii stabilite de lege , actiuni social culturale , obiective si actiuni economice de interes local , cheltuieli de intretinere si functionare a autoritatilor administrative publice locale , precum si alte obiective prevazute prin dispozitii legale.

Contul de incheiere al exercitiului bugetar este intocmit de catre compartimentul specializat.

Raportul supervizorului asupra stagiului de practica desfasurat de student

In activitate desfasurata pe perioada stagiului de practica studentul a dovedit ca are calitatile unui adevarat functionar public , respect fata de ceilalti , promtitudine si profesionalism in realizarea sarcinilor delegate , atentie deosebita si receptivitate la toate activitatile desfasurate in cadrul compartimentului de Secretariat si Relatii cu Publicul,in general un interes deosebit in implicarea si solutionarea tuturor problemelor ivite in aceasta perioada .

Alaturi de secretarul unitatii administrativ-teritoriale si de persoana desemnata care se ocupa de activitatea Relatii cu Publicul , a dat dovada de mult tact , inteligenta si profesionalism, venind chiar cu propuneri de imbunatatire a activitatii la momentul respectiv .

Pentru inregistrarea corespondentei institutiei , repartizarea si descarcarea acesteia in cadrul registrului de intrare-iesire ,a desfasurat o activitate corecta in sensul informarii de indata si atentionarii secretarului unitatii administrativ-teritoriale, despre actele normative si corespondenta inregistrata de la institutii la care Primaria este subordonata sau altele cu care aceasta are relatii de colaborare si coordonare, printre care exista anumite termene de realizare si predare a diferitelor raportarii lunare, etc.

Relationarea cu salariatii primariei Albesti-Paleologu a fost foarte buna , dovedind mult respect , atat fata de colegi , cat si de persoanele cu functii de conducere. Nu a refuzat nici o sarcina incredintata , chiar daca nu facea obiectul de activitate al compartimentului unde s-a desfasurat activitatea ; chiar daca nu a avut intru-totul cunostinta despre anumite activitati, a intrebat si si-a expirmat dorinta de a recepta cat mai multe informatii .a studiat legislatia in domeniu si a reusit sa duca la bun sfarsit lucrarea incredintata .

Pe toata perioada desfasurari practici in cadru compartimentului Secretariat si Relatii cu Publicul a dovedit ca poate devenii cu usurinta un bun functionar public si de asemenea un inalt functionar public.

Raportul studentului asupra activitatii desfasurate in unitatea de practica

Activitatea desfasurata in aceasta perioada m-a ajutat la intelegerea activitatii pe linie de administratie publica locala , am aprofundat cunostinte teoretice , fiind in contact direct cu problemele cetatenilor, cu activitatea zilnica a salariatilor , cu atributiile functionarilor publici , cu codul de conduita al acestora , modalitatea de depunere si solutionare a solicitarilor cetatenilor in diverse domenii de activitate.

Principalul beneficiar al activitatii desfasurate sunt eu personal , deoarece consider ca aceasta experienta imi va fi utila pentru activitatea mea de viitor , ca functionar public de cariera observand in practica de zi cu zi , ca un functionar public este pus in slujba cetateanului si nu invers.

Pe viitor recomand si altor colegi sa aiba posibilitatea sa isi desfasoare activitatea de practica in astfel de unitati administrativ-teritoriale ,deoarece consider ca adevaratii functionari publici sunt cei care vin in contact direct cu oamenii simplii , cunoscand problemele in amanunt direct de la sursa si nu prin intermediul altor persoane, chiar daca ulterior vor ocupa posturi in corpul Inaltilor Functionari Publici .

De asemenea colectivul in care am fost primit s-a dovedit a fi bine intentionat in a ma sprijinii , sustine si intia in tainele meseriei pe care doresc sa o desfasor pe viitor