Sistemul decizional

Sistemul decizional

Ca in orice tip de organizatie, si in organizatia publica decizia constituie instrumentul fundamental al conducerii.

Decizia defineste conducerea, este insasi esenta ei. In fond, conducerea se realizeaza printr-un lung sir de decizii mai importante sau mai putin importante care-si pun amprenta asupra activitatii pe termen scurt, mediu si lung.

A conduce inseamna a adopta decizii si a le aplica in cele mai bune conditii cu scopul de a obtine rezultate maxime cu cheltuieli minime.

Valoarea practica a deciziei reprezinta "criteriul calitativ cel mai relevant de evaluare si apreciere a activitatii manageriale"[1].

Locul si rolul ce il au in societate, ca si misiunea pe care o au de indeplinit, fac ca in sistemul decizional al institutiilor publice sa apara o serie de particularitati, asupra carora ne vom opri in continuare.

- In institutiile publice se adopta si se aplica decizii administrative de management, de catre organele administratiei de stat, care pot fi reprezentate de catre o persoana sau un grup de persoane.

- In general, deciziile administrative au caracter social-politic, deoarece prin intermediul lor statul isi indeplineste politica sa. Institutia publica ce transpune in practica aceasta decizie, pentru a-si indeplini propria misiune, trebuie sa diminueze influenta politicului si sa preintampine aparitia unor probleme interne.

De regula, este decizie de tip unilateral si descendent, care nu se poate schimba usor.

Dezvoltarea autonomiei decizionale este un deziderat dificil de atins si oricum este nevoie de ceva timp pentru aceasta.

Natura si orientarea deciziilor depinde direct de structura jocurilor de putere si a strategiilor jucatorilor mai ales la nivel local.

Multiple fenomene si jocuri de influenta pot interveni, situandu-se la intersectia unor parametri ca:

valorile organizatiei

ambitia conducatorilor

factorii cognitivi.

Influentele informale pot fi numeroase si semnificative, mai ales la nivelul serviciilor deconcentrate ale statului.

Cert este ca decizia devine puternic influentata de dimensiunile comportamentelor si contextul socio-politic al sistemului.

Abordarea lor de tip incrementalist are in vedere realizarea de posibile acorduri intre partile implicate prin tatonari si ajustari[3].

Uneori se bazeaza pe elemente aleatorii, ceea ce conduce la efecte defavorabile ale politicii aplicate.

Decizia administrativa trebuie sa fie legala, adica sa respecte intocmai, in totalitate legislatia existenta, sa aiba fundamentare juridica. Aceasta inseamna ca:

- orice decizie se adopta in conditiile stabilite de lege cu respectarea stricta a dispozitiilor legale;

- de regula, legea lasa libertatea de a hotari modul de aplicare, corespunzator situatiilor concrete (ex., aplicarea contraventiilor in functie de gravitatea faptelor de catre executant);

- uneori insa, legea poate prevedea expres maniera de aplicare ce devine obligatorie pentru oricine (ex., aplicarea drepturilor omului).

Scopul deciziei administrative este infaptuirea unuia sau mai multor obiective precis definite si cuantificate pentru a putea fi urmarite si apreciata eficienta ei, care depinde de:

maniera de intelegere si rezolvare a problemei;

realismul solutiei adoptate;

oportunitatea si indeplinirea la timp a fiecarei actiuni.

Pentru a fi eficienta, o decizie administrativa trebuie:

sa ia in considerare cu prioritate interesele cetatenilor, dar si actiunea numerosilor factori de influenta mai ales la nivel local, ceea ce permite intelegerea mecanismelor specifice, zonale, ale vietii sociale;

sa fie adoptata si aplicata la timp, tinand seama de mutatiile frecvente ce apar in sistemul nevoilor sociale mai ales in plan local;

sa se integreze in ansamblul deciziilor anterioare pentru a se evita suprapunerile, paralelismele si aparitia disfunctionalitatilor;

sa se adopte de organele competente:

o      unele la nivel central - daca vizeaza cadrul general al activitatii, prin acte normative

o      altele la nivel local - daca vizeaza colectivitatile locale.

Numerosi factori conditioneaza decizia administrativa, de natura diversa: economico-sociala, politica, culturala, demografica, ecologica etc., de aceea putem aprecia ca ea se bazeaza pe rationalitate partiala, iar aplicarea ei adesea este fractionata si gestionata la diferite niveluri.

Deciziile administrative adoptate de catre organele de la nivel superior sunt obligatorii pentru cele de nivel inferior.

Ele au un grad inalt de generalitate si aplicarea lor se poate prelungi in timp.

Trebuie sa intervina doar cand deciziile organelor inferioare vin in contradictie cu cele ale organelor superioare.

Institutiile publice adopta si aplica mai multe tipuri de decizii specifice:

1. - in functie de amploarea sferei decizionale a decidentului sunt:
1. decizii integrale - adoptate de decident fara a fi necesar avizul unor functionari publici;
2. decizii avizate - conditionate de avizarea functionarilor publici de nivel ierarhic superior.
2. - in functie de situatii concrete, se adopta decizii administrative:
1. normative - cu caracter de generalitate, ce se includ in acte normative a caror aplicare este obligatorie la nivelurile corespunzatoare;
2. individuale - pentru situatii particulare de catre cei care au competente.
3. - in functie de orizontul de timp sunt:
1. decizii pe termen nelimitat - sunt deciziile fundamentale sub forma decretelor, legilor, ordonantelor de urgenta etc.;
2. decizii pe termen lung - la nivelul administratiei centrale si locale;
3. decizii pe termen mediu - la nivel de guvern sau local;
4. decizii curente - la toate nivelurile.
4. - in functie de competenta decidentului:
1. decizii executorii - fundamentate numai de autoritatile administrative si vizeaza modalitatile de desfasurare a activitatii (ex., realizarea unui serviciu public), avand caracter pragmatic;
2. decizii de administrare - vizeaza desfasurarea activitatilor de management (ex., previziune, control, organizare etc.).

De obicei, decizia administrativa este rezultatul activitatii mai multor persoane si al colaborarii diverselor compartimente, chiar daca este avizata adesea de una sau cateva persoane.

Prezinta avantaje aceasta maniera de fundamentare a deciziilor deoarece:

- este rodul gandirii colective si exprima experienta acumulata

- asigura un spor de calitate

- permite aplicarea mai rapida, executantii fiind in cunostinta de cauza

- simplifica urmarirea aplicarii.

Nu se diminueaza responsabilitatea individuala a celor care au sarcina aplicarii deciziei, indiferent daca au participat sau nu la adoptare.

Ca exceptie, unele decizii pot fi adoptate de catre o singura persoana in situatii de urgenta.

In concluzie, decizii aparent individuale sunt in realitate organizationale, de aceea identificarea decidentilor nu e usor de facut.

Exista 2 categorii de participanti la fundamentarea si adoptarea deciziilor administrative:

a) dupa modul de implicare in procesul decizional distingem 3 categorii:

1 - functionarii publici implicati direct , cei care decid si raspund pentru decizii;

2 - functionarii publici implicati indirect, care sunt consultati si prin urmare nu sunt exonerati de raspundere, deoarece avizeaza propunerile, dar gradul de raspundere este evident diminuat;

3 - cetatenii consultati si/sau specialistii implicati direct si/sau indirect.

Antrenarea cetatenilor permite cunoasterea mai buna a nevoilor si ierarhizarea lor reala.

Participarea cetatenilor se poate face:

- individual - prin propuneri si sugestii

- in cadru institutionalizat - prin prezenta lor in organe de conducere colectiva.

b) dupa nivelul administrativ - pozitia in structura organizatorica, distingem 2 categorii:

1 - functionari publici din administratia centrala;

2 - functionari publici din administratia locala.

Desigur, rolul esential si responsabilitatea revine persoanelor cu drept de decizie care detin functii de conducere si care adopta decizii.

Dar fundamentarea deciziilor se realizeaza in colectiv cu participarea specialistilor care nu au drept de decizie sau ocupa posturi de nivel mediu ,si inferior si care dau efectiv valoare deciziei.

De aceea, este deosebit de importanta pregatirea acestora, competenta, corectitudinea, discernamantul si spiritul de raspundere.

Initiativa in adoptarea unei decizii administrative poate apartine:

- organului care o emite

- altui organ al administratiei de stat, superior sau inferior

- diferitelor organizatii civice sau neguvernamentale

- cetatenii care sesizeaza aparitia unei nevoi sociale.

In procesul complex al elaborarii unei decizii administrative poate sa intervina suspendarea temporara sau delegarea de sarcina si responsabilitate, daca apare o cerinta sociala prioritara ce impune adoptarea unei decizii de urgenta.

Urmarirea aplicarii deciziei se realizeaza de catre:

- persoane specializate

- reprezentantii institutiilor publice care exercita functia de control.

Decizia fiind obligatorie, in cazul neexecutarii se aplica sanctiunile prevazute in legislatie.

Adesea executarea unei decizii conduce la modificarea realitatilor sociale, la aparitia altor nevoi sociale care vor declansa adoptarea altor decizii.

Fundamentarea deciziilor in institutiile publice este un proces complex influentat de o multitudine de variabile, care orienteaza activitatea ce o va desfasura.

Specialistii o privesc din perspectiva - manageriala, politica, legala si .elaboreaza modele corespunzatoare .

1. Abordarea manageriala a procesului decizional se concentreaza pe fundamentarea deciziei rationale pe principiul eficientei si eficacitatii care presupune alegerea alternativei optime de catre functionarii publici bine informati.

Se intalneste indeosebi in organizatiile de tip birocratic.

Se limiteaza la cultura manageriala.

Managerii publici nu au intotdeauna libertatea sa aleaga o alternativa decizionala deoarece:

- autoritatea lor este limitata de

- specializarea institutiei publice, care limiteaza autoritatea jurisdictionala

- ierarhia, care limiteaza autoritatea manageriala, deoarece managerii de nivel superior definesc si limiteaza sarcinile subordonatilor (la nivel inferior iau decizii de rutina);

- dar, autoritatea manageriala este aceea care determina maniera de infaptuire a procesului decizional;

- gradul ridicat de formalizare a procesului de fundamentare a deciziei limiteaza rolul decidentului pentru ca:

- reduce numarul alternativelor decizionale

- esclude informatii considerate incerte, irelevante.

Managerii publici trebuie sa se preocupe de promovarea interesului public, sa aplice legea si vointa superiorilor.

Modelul de intelegere rational propune 3 etape:

determinarea obiectivelor

stabilirea mijloacelor

alegerea alternativei optime.

2. Abordarea politica a procesului decizional se regaseste in modelul cresterii sau modelul dezvoltarii[5].

Se fundamenteaza pe faptul ca politicul atrage un sistem de obiective ale politicii publice.

Accentueaza rolul functionarilor publici desemnati politic asupra carora se exercita presiuni pentru a lua decizii convenabile unor forte politice.

Vizeaza: - redefinirea obiectivelor si modalitatilor de realizare

- atingerea consensului

- delimitarea pachetelor de probleme reprezentative.

Prin consens se alege decizia optima care sa maximizeze valorile luate in considerare.

Accentul se pune pe: - reprezentativitate

- responsabilitate

- realizarea consensului.

3. Abordarea legala sau juridica se bazeaza pe adjudecare, o procedura prin care se asigura ca indivizii, grupurile, corporatiile nu neaga drepturile lor, nu sunt tratate arbitrar sau incorect.

Consta in stabilirea unor reguli si proceduri formalizate pentru identificarea:

- factorilor situationali

- intereselor partilor opuse

- corelarii intereselor politice cu legislatia.

Presupune orientarea interesului public pe termen lung prin crearea unui pachet de legi care sa se adapteze la nevoile sociale deosebit de flexibile.

Adjudecarea poate fi:

- prospectiva - aceasta implica modificari in serviciile oferite

- retrospectiva - in cazul aparitiei erorilor, cand au loc abateri de la reguli sau legi

- se manifesta sub forma plangerii sau reclamatiei.

Se apreciaza ca adjudecarea este un mijloc important de luare a deciziei administrative in diverse domenii ale politicii, in special in:

- regulamente

- administratia personalului

- garantarea bunastarii generale.

Fiecare din cele trei abordari are avantaje si limite si nici una nu se poate aplica in practica intocmai, de aceea mixarea lor in functie de situatiile concrete ar putea conduce la rezultate favorabile.