PARTICULARITATI ALE ORGANIZARII IN INSTITUTIILE PUBLICE

PARTICULARITATI ALE ORGANIZARII IN INSTITUTIILE PUBLICE

Institutiile si autoritatile publice contribuie la satisfacerea intereselor publice generale si specifice si de aceea ele au nevoie de un sistem managerial riguros elaborat si implicit de un sistem organizatoric care reuneste totalitatea componentelor organizatorice identificate in fiecare din domeniile dinstincte ale sectorului public dintr-o tara.

Studiul organizarii are dublu caracter: atribut al conducerii si domeniu de sine statator. Ele nu se exclud ci sunt complementare, ambele fiind subordonate realizarii obectivelor.

Complexul de activitati, care alcatuiesc organizarea, urmareste sa introduca ordinea, disciplina si rigoarea necesara in institutii publice in vederea utilizarii eficiente a resurselor materiale si umane disponible in raport cu deciziile luate. De aceea, in conditiile actuale, organizarea capata valoare si dimensiune nemaiintalnite pana acum.

Resursa principala a dezvoltarii, organizarea este in masura a angaja celelalte resurse; etimologic "organizare" vine de la grecescul "organon" care inseamna armonie.

In continut, organizarea impune o distinctie intre A) organizarea ca proces si ca B) structura.

A) Organizarea procesuala

Organizarea este nemijlocit subordonata atingerii obiectivelor previzionate, circumscrise organizatiei, constituind un mijloc esential pentru realizarea lor. In consecinta, continutul organizarii si modul sau de manifestare sunt conditionate de caracteristicile obiectivelor pe termen lung, mediu si scurt. Datorita acestui fapt, insasi denumirea continutului organizarii implica referiri la sistemul de obiective din cadrul autoritatii publice. Ca urmare a procesului de previziune se stabileste un sistem de obiective, care se refera atat la ansamblul activitatilor organizatiei, cat si la componentele sale.

Obiectivele reprezinta caracterizari calitative si/sau cantitative ale scopurilor urmarite de institutia publica.Ele se pot imparti, in functie de sfera de cuprindere si de importanta, in mai multe categorii:

Obiective fundamentale-exprima principalele scopuri urmarite de o institutie/autoritate publica.

Obiective derivate de gradul I-se deduc nemijlocit din obiectivele fundamentale, realizarea lor implica o parte apreciabila din procesele de munca desfasurate in institutie.

Obiective derivate de grad II-se deduc direct din obiectivele derivate de grad I, se caracterizeaza printr-o definire mai concreta si prin implicarea in realizarea lor a unor procese de munca restranse, de regula, cu aceleasi caracteristici esentiale.

Obiective specifice-ce sintetizeaza mobilurile sau utilitatea unor lucrari sau actiuni care contribuie la realizarea obiectivelor derivate.

Obiective individuale-concretizeaza obiectivele specifice la nivelul persoanelor (functionari publici).

Prin intermediul organizarii procesuale se poate stabili o delimitare clara a domeniilor de activitate dintr-o institutie publica sau autoritate publica si modul de integrare a acestora in procesele de realizarea a obiectului de activitate si a obiectivelor managementului public.

Principalele domenii de activitate care se identifica intr-o institutie/autoritate publica sunt: cercetare-dezvoltare, comercial, realizarea si furnizarea serviciului public, resurse umane, financiar contabil.

Domeniul de cercetare-dezvoltare reuneste ansamblul activitatilor desfasurate in institutia sau autoritatea publica prin care se concepe si implementeaza noile modele, metode, abordari, tehnici si proceduri moderne de management public. In institutiile publice din tara noastra acest domeniu este slab reprezentat remarcandu-se in domenii precum sanatate, invatamant in timp ce in domenii precum transport, cultura, administratie este aproape absent.

Domeniul comercial incorporeaza ansamblul proceselor de cunoastere a legaturilor ce se stabilesc intre institutia respectiva si comunitatea locala sau alte institutii precum si cu piata serviciilor, de procurare a resurselor materiale, umane, financiare si informationale necesare realizarii obiectivului fundamental al institutiei.

Principalele activitati in care se concretizeaza acest domeniu sunt marketingul social, marketingul public, promovarea serviciilor publice si asigurarea necesarului de resurse materiale si tehnice necesare desfasurarii activitatilor institutiei.

¹ Domeniul de realizare si furnizare de servicii publice consta in ansamblul de activitati de baza, auxiliare si de deservire prin care se realizeaza obiectivele institutiilor publice.

Principalele activitati cuprinse in acest domeniu sunt: realizarea de servicii publice si furnizarea acestora.

º Domeniul financiar-contabil cuprinde ansamblul activitatilor prin care se asigura resursele financiare necesare atingerii obiectivelor institutiei, precum si evidenta valorica a fenomenelor economice din cadrul institutiei publice.

Activitatile integrate in domeniul financiar contabil sunt: activitatea financiara si activitatea contabila la care se adauga si analiza economico-financiara.

Domeniul resurse umane cuprinde ansamblul activitatilor desfasurate in cadrul institutiei publice prin care se asigura resursele umane necesare din punct de vedere cantitativ, ca numar si calitativ, ca pregatire, pentru realizarea obiectivelor unei institutii publice.

Din perspectiva procesuala continutul organizarii isi gaseste expresia in: functiuni, activitati, atributii, sarcini.

Functiunea reprezinta ansamblul proceselor de munca omogene, asemanatoare sau complementare, care contribuie la realizarea acelorasi obiective derivate de grad I. Fiecare functiune se divide in mai multe activitati.

Activitatea reprezinta ansamblul proceselor omogene sau inrudite ce concura nemijlocit la realizarea acelorasi obiective derivate de grad II. In cadrul activitatilor deosebim atributii.

Atributia reprezinta un proces de munca precis conturat, care se executa periodic si uneori continuu, ce implica cunostinte specializate si concura la realizarea unui obiectiv specific. O atributie se poate divide in mai multe sarcini.

Sarcina reprezinta o componenta de baza a unui proces de munca complex sau un proces de munca simplu ce contribuie la realizarea unui obiectiv individual, care, de regula, se atribuie spre realizare unei singure persoane.

Sarcina are o autonomie operationala, element deosebit de important in realizarea organizarii structurale.

Indeplinirea unei sarcini necesita, de regula, mai multe operatii elementare care se executa intr-o anumita ordine si inlantuire; la indeplinirea sarcinii pot participa mai multi indivizi, care isi divid actiunile in operatii.

Sarcinile pot fi reglementate sau ocazionale.

B) Organizarea structurala

Din perspectiva structurala, organizarea reprezinta ansamblul persoanelor si subdiviziunilor organizatorice astfel constituite, incat sa ofere optimul in atingerea obiectivelor stabilite, cat si a documentelor de exprimare a acestei organizari. Din acest punct de vedere organizarea isi gaseste expresia in:

à       Componentele structurii organizatorice: postul, functia publica, functia politica, compartimentul, relatiile organizatorice, relatiile administrative, ponderea ierarhica, nivelul ierarhic.

à       Documente de exprimare a structurii: organigrama, regulamentul de organizare si functionare (ROF), fisa postului.

Componentele structurii organizatorice: 1) Postul 2) Functia publica 3) Functia politica 4) Compartimentul 5) Relatiile organizatorice 6) Relatiile administrative 7) Ponderea ierarhica 8) Nivelul ierarhic

1) Postul reprezinta cea mai simpla subdiviziune organizatorica a institutiei/autoritatii publice ce poate fi definit ca ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor care, in mod regulat, revin spre exercitare unui functionar public din cadrul institutiei. Postul poate fi privit ca o cale de personalizare a fiecarui loc de munca si de dezvoltare profesionala a fiecarui salariat.

2) Functia publica abordata din doua perspective: legislativa si manageriala. Din perspectiva legislative, functia publica a fost caracterizata de catre specialistii in drept administrativ ca un complex de competente, organizat de lege pentru satisfacerea unui interes general destinata a fi ocupata, in mod temporar de unul sau mai multi titulari, persoane fizice, care exercita atributiile in limitele competentei legale, urmarind realizarea scopului pentru care a fost creata functiunea.

3) Functia politica reprezinta functia publica ocupata de reprezentanti politici. Titularii de functii politice raspund in primul rand in fata liderilor politici si a organismelor colective ale partidelor politice pe care le reprezinta si nu fata de obiectivul fundamental al managementului public.

4) Compartimentul reprezinta ansamblul functionarilor publici dintr-o institutie ce efectueaza activitati omogene si/sau complementare, de regula pe acelasi amplasament, care contribuie la realizarea acelorasi obiective derivate si sunt subordonate nemijlocit unui titular de functie publica de conducere.

5) Relatiile organizatorice se definesc ca fiind raporturile dintre celelalte subdiviziuni organizatorice (posturi, compartimente, etc.), instituite prin reglementari organizatorice oficiale. Deosebim: relatii de autoritate, de cooperare, de control si de reprezentare.

6) Relatiile administrative sunt legaturile care se stabilesc intre toate componentele sistemului socio-administrativ care asigura integritatea si coeziunea acestuia in procesul de realizare a obiectivului fundamental al managementului public.

7) Ponderea ierarhica reprezinta numarul persoanelor conduse nemijlocit de un titular de functie publica sau de un reprezentant politic ales intr-o functie publica.

8) Nivelul ierarhic-o alta componenta a structurii organizatorice-este format din totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeasi distanta ierarhica de managementul de varf al institutiei sau autoritatii publice.

Numarul nivelurilor ierarhice are importanta pentru buna desfasurare a conducerii, reducerea lor insemnand scurtarea circuitelor informationale, diminuarea posibilitatilor de deformare a informatiilor, cresterea activitatii decizionale si operationale.

Documentele de exprimare a structurii organizatorice sunt 1) Organigrama 2) Regulamentul de organizare si functionare 3) Fisa postului

1) Organigrama Structura organizatorica a unei institutii sau autoritati publice este reprezentata cu ajutorul organigramei. Atunci cand organigrama reda structura organizatorica a intregii institutii aceasta se numeste organigrama generala sau se ansamblu. Organigrama care se refera numai la anumite compartimente ale institutiei, reprezentand in detaliu componentele organizatorice ale acestora, poarta denumirea de organigrame partiale.

Elaborarea organigramei se face simultan cu conceperea si proiectarea structurilor organizatorice, ea reflectand de fapt conceptia de organizare existenta in organizatie. Compartimentele si posturile de conducere sunt reprezentate prin casute dreptunghiulare iar legaturile dintre compartimente (relatiile) prin intermediul unor linii.

Organigrama nu poate surprinde si reda toate elementele organizarii structurale a institutiilor.

Pentru aceasta se completeaza cu 2) regulamentul de organizare si functionare. (ROF) Acesta reprezinta actul normativ prin care se stabileste forma de organizare si conducere a institutiei, organismele care o alcatuiesc, atributiile si raspunderile fiecarui compartiment, legaturile dintre compartimente si tipul acestora, sistemul informational al institutiei, organigrama. Regulamentul de organizare si functionare intregeste si furnizeaza detalii suplimentare la informatiile prezente in organigrama. Regulamentul de organizare si functionare cuprinde, in general, urmatoarele parti:

a)          Dispozitii generale, care cuprind prevederi referitoare la actul normativ de infiintare, data infiintarii, precizarea domeniului de activitate, subordonarea ierarhica, statutul juridic, elemente privind natura organizatiei (economica sau bugetara), destinatia productiei sau natura lucrarilor sau serviciilor ce urmeaza sa le presteze.

b)          Organizarea, care cuprinde structura organizatorica cu toate detaliile legate de conducerea institutiei, de compartimente si relatiile din acestea. Ca element distinct al acestei parti mentionam organigrama, care se ataseaza la regulament.

c)          Atributiile institutiei, asa cum rezulta din actul normativ de infiintare si alte acte normative emise pe parcurs si care se prezinta sub forma de directive, sarcini, competente.

d)          Atributiile fiecarui compartiment si fisele posturilor.

Regulamentul de organizare si functionare al institutiei nu se elaboreaza o data pentru totdeauna, cu alte cuvinte, el sufera modificari ori de cate ori se perfectioneaza structura organizatorica, se imbunatatesc metodele de lucru, se schimba unele legaturi interne. Deci, permanent, toate modificarile care se aduc modului de desfasurare a unei activitati ce revin unui post din institutie trebuie sa fie inserate in regulament, respectiv in fisa postului.

3) Fisa postului este un document de baza al regulamentului de organizare si functionare al institutiei care are drept scop principal descrierea postului in care se cuprind si toate elementele necesare unei persoane pentru a-l putea exercita in bune conditii. De regula, fisa postului cuprinde: denumirea postului, cerintele postului, studii, vechime, aptitudini, deprinderi, obiectivele individuale ale postului, sarcinile, competentele, responsabilitatile, relatiile pe care le are postul cu alte compartimente sau posturi din institutie (cui ii este subordonat, pe cine are in subordine, cu ce compartiment colaboreaza). In cadrul regulamentuluide organizare si functionare al institutiei fisele posturilor se grupeaza pe compartimente de care apartin posturile respective.

Tot in regulamentul de organizare si functionare sunt cuprinse elemente referitoare la conducerea institutiei, la organele de lucru ale conducerii, precum si date referitoare la conducerea operativa curenta. Regulamentul se incheie cu un capitol de dispozitii finale care cuprinde dispozitii privind obligativitatea cunoasterii si aplicarii prevederilor regulamentului de catre functionarii publici din institutie, dispozitii privind corelarea acestui regulament cu alte regulamente existente in institutie privind aprobarea si intrarea in vigoare a regulamentului. Structura organizatorica ete conceputa in functie de realitatile concrete, in functie de necesitatile existente de la caz la caz si nu trebuie considerata ca fiind rigida, ea modificandu-se in decursul timpului, pe masura desfasurarii activitatii ca raspuns la schimbarile mediului.