CONTROLUL FINANCIAR EXERCITAT LA INSTITUTIILE PUBLICE

CONTROLUL FINANCIAR EXERCITAT LA INSTITUTIILE PUBLICE

1 CONTROLUL FINANCIAR EXERCITAT DE CURTEA DE CONTURI

1.1. Organizarea Curtii de Conturi

Curtea de Conturi a Romaniei, institutie fundamentala a statului de drept, reinfiintata in baza Constitutiei Romaniei din anul 1991 este institutia suprema de control financiar ulterior extern, asupra modului de formare, de administrare si de intrebuintare a resurselor financiare ale statului si ale sectorului public. Pana la 31 octombrie 2003 aceasta institutie a avut si atributii jurisdictionale.

Din luna noiembrie 2003, atributiile jurisdictionale ale Curtii de Conturi au fost preluate de catre instantele de judecata specializate.

Curtea de Conturi a Romaniei este considerata continuatoarea inaltei Curti de Conturi a Romaniei care a functionat din 1864 pana in 1948.

Curtea de Conturi functioneaza pe langa Parlamentul Romaniei si isi desfasoara activitatea in mod independent, in conformitate cu dispozitiile prevazute in Constitutie si in legile tarii.

La nivel central, Curtea de Conturi se compune din Sectia de Control Financiar Ulterior si din Secretariatul General, iar in teritoriu, din 42 de structuri teritoriale - Camerele de Conturi judetene si cea a municipiului Bucuresti.

Conducerea Curtii de Conturi este asigurata de Plenul Curtii de Conturi, compus din 13 consilieri de conturi, numiti de Parlament, de Comitetul de Conducere, de Presedinte, de Vicepresedinte si de Presedinte de sectie, acestia fiind alesi de catre Parlament din randul celor 13 consilieri de conturi.

Curtea de Conturi este organizata si functioneaza pe baza principiului independentei, ceea ce inseamna ca:se supune numai legii; programul sau de control este decis in mod autonom; sunt obligatorii numai hotararile Camerei Deputatilor sau ale Senatului, prin care se cere Curtii de Conturi sa efectueze actiuni de control; nici o alta autoritate publica nu mai poate obliga Curtea sa actioneze intr-un fel sau altul; independenta si inamovibilitatea membrilor sai este asigurata prin lege; actiunile de control se initiaza din oficiu;

Conducerea Curtii de Conturi se exercita de catre Plen, de comitetul de conducere, de presedintele si de vicepresedintele Curtii de Conturi, care sunt consilieri de conturi.

Sectia de control financiar ulterior este condusa de catre un consilier de conturi, care indeplineste si functia de presedinte. Sectia de Control financiar ulterior are in structura divizii sectoriale, conduse de consilieri de conturi.

In cadrul diviziilor, sunt organizate directii de specialitate, conduse de catre un director, formate din auditori externi. La nivel teritorial si al municipiului Bucuresti, Camerele de Conturi sunt formate din auditori externi, conduse de catre un director si un director adjunct.

Secretariatul general este condus de un secretar general. In cadrul secretariatului general functioneaza compartimente de studii - sinteze - legislatie, norme metodologice - documentare, de informatica, de relatii interne si externe, de finante-contabilitate si de personal - secretariat - administrativ.

1.2. Atributii de control/audit ale Curtii de Conturi

Constitutia stabileste atributiile generale de control ale Curtii de Conturi. Prin legea organica de organizare si functionare a acestei institutii sunt stabilite obiectivele si persoanele juridice supuse, obligatoriu controlului exercitat de Curtea de Conturi.

Controlul exercitat de Curtea de Conturi a Romaniei are in vedere respectarea legilor si aplicarea principiilor de economicitate, eficacitate si eficienta in gestionarea mijloacelor materiale si banesti, precum si a achizitiilor publice.

Prin legea organica sunt stabilite obiectivele acestui control si anume:

formarea si utilizarea resurselor bugetului de stat, ale bugetului asigurarilor sociale de stat si ale bugetelor unitatilor administrativ-teritoriale;

constituirea, utilizarea si gestionarea fondurilor speciale si a fondurilor de tezaur, formarea si gestionarea datoriei publice si situatia garantiilor guvernamentale pentru credite interne si externe;

utilizarea alocatiilor bugetare pentru investitii, a subventiilor, a transferurilor si a altor forme de sprijin financiar din partea statului sau a unitatilor administrativ-teritoriale;

constituirea, administrarea si utilizarea fondurilor publice de catre institutiile publice autonome cu caracter comercial si financiar si catre organismele autonome de asigurari sociale;

situatia , evolutia si administrarea patrimoniului public si privat al statului si al unitatilor administrativ-teritoriale de catre institutiile publice, regiile autonome, societatile comerciale sau de catre alte persoane juridice, in baza unui contract de concesiune sau inchiriere;

constituirea, utilizarea si gestionarea resurselor financiare privind protectia mediului, imbunatatirea calitatii conditiilor de viata si de munca.

Tinand seama de obiectivele mentionate (in raport de specificul si limitele activitatii), sunt supuse obligatoriu controlului exercitat de Curtea de Conturi urmatoarele autoritati publice:

Statul si unitatile administrativ-teritoriale, in calitate de persoane juridice de drept public, cu serviciile si institutiile lor publice, autonome sau nu;

Banca Nationala a Romaniei;

Regiile autonome;

Societatile comerciale la care statul, unitatile administrativ-teritoriale, institutiile publice sau regiile autonome detin singure sau impreuna, integral sau mai mult de jumatate din capitalul social;

Organismele autonome de asigurari sociale sau de alta natura, care gestioneaza bunuri, valori sau fonduri, intr-un regim legal obligatoriu, in conditiile in care prin lege sau prin statutele lor exista prevederi in acest sens.

Pe baza hotararii Curtii de Conturi, pot fi supuse controlului si alte persoane juridice decat cele mentionate anterior, care:

beneficiaza de garantii guvernamentale pentru credite, de subventii sau de alte forme de sprijin financiar din partea statului, a unitatilor administrativ-teritoriale sau a institutiilor publice;

administreaza, in baza unui contract de concesiune sau inchiriere, bunuri apartinand domeniului public sau privat al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale.

administreaza si/sau utilizeaza fonduri publice, in sensul prezentei legi, verificarile urmand a se efectua numai in legatura cu legalitatea administrarii si/sau utilizarii acestor fonduri.

Controlul executiei bugetelor Camerei Deputatilor, Senatului, Administratiei Prezidentiale, Guvernului, Curtii Supreme de Justitie, Curtii Constitutionale, Consiliului legislativ si Avocatului Poporului, se exercita exclusiv de catre Curtea de Conturi. Legea de organizare si functionare a Curtii de Conturi defineste pe larg mandatul de control si audit la acestei institutii, care acopera controlul asupra formarii, gestionarii si utilizarii resurselor financiare ale statului si ale sectorului public, ca si gestionarea bunurilor publice sau private ale statului si ale entitatilor locale.

Exista prevederi care abiliteaza Curtea sa controleze persoanele juridice care beneficiaza de credite garantate de Guvern, de subventii si alte forme de sprijin public, de concesiuni si inchirieri de bunuri apartinand domeniului public sau privat al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale. De asemenea, Curtea executa controale asupra gospodaririi resurselor financiare privind protectia mediului, imbunatatirea calitatii conditiilor de viata si de munca, asupra utilizarii fondurilor puse la dispozitia Romaniei de catre Uniunea Europeana prin Programul SAPARD, a cofinantarii aferente, cat si a utilizarii fondurilor provenite din asistenta financiara acordata Romaniei de Uniunea Europeana si din alte surse de finantare internationala.

Un prerogativ foarte important acordat Curtii de Conturi, pe linie de control, este verificarea cu privire la respectarea de catre autoritatile cu atributii in domeniul privatizarii a metodelor si procedurilor de privatizare prevazute de lege, precum si asupra modului in care acestea au asigurat respectarea clauzelor contractuale stabilite prin contractele de privatizare, asupra modului cum au fost respectate dispozitiile legale privind modul de administrare si intrebuintare a resurselor financiare din actiunile de privatizare.

Potrivit prevederilor legislative existente, Curtea este imputernicita sa efectueze intreaga gama de audituri prevazute de standardele internationale.

Activitatea de audit efectuata in practica este, in principal, de tip legalitate, iar auditul performantei este practicat pe o scara mai redusa.

Pentru realizarea obiectivelor sale de control/audit extern, Curtea de Conturi intocmeste un program de control financiar ulterior extern si de audit pe care-l supune aprobarii Plenului.

Sfera controlului ulterior exercitat de Curtea de Conturi cuprinde:

contul general anual de executie a bugetului de stat;

controlul anual de executie a bugetului asigurarilor sociale de stat;

conturile anuale de executie a bugetelor locale;

conturile anuale de executie a bugetelor fondurilor speciale;

conturile fondurilor de tezaur;

contul anual al datoriei publice a statului si al situatiei garantiilor guvernamentale pentru credite interne si externe primate de catre alte persoane juridice;

Curtea de Conturi are competenta sa stabileasca limitele valorice minime de la care conturile prevazute de lege sunt supuse controlului sau in fiecare exercitiu bugetar, astfel incat in termenul legal de prescriptie sa se asigure verificarea tuturor conturilor.

Potrivit noilor competente stabilite prin legea modificata in 24 octombrie 2008 , prin verificarile sale la persoanele prevazute prin lege, Curtea de Conturi urmareste, in principal:

a) exactitatea si realitatea situatiilor financiare, asa cum sunt stabilite in reglementarile contabile in vigoare;

b) evaluarea sistemelor de management si control la autoritatile cu sarcini privind urmarirea obligatiilor financiare catre bugete sau catre alte fonduri publice stabilite prin lege, ale persoanelor juridice sau fizice;

c) utilizarea fondurilor alocate de la buget sau din alte fonduri speciale, conform destinatiei stabilite;

d) calitatea gestiunii economico-financiare;

e) economicitatea, eficacitatea si eficienta utilizarii fondurilor publice.

Certificatul de conformitate reprezinta o atestare de regularitate privind formarea, administrarea si intrebuintarea resurselor financiare ale statului si ale unitatilor administrativ-teritoriale, precum si asupra gestionarii patrimoniului acestora care se acorda ordonatorilor de credite de catre Curtea de Conturi, pentru exercitiile bugetare incheiate in conditiile in care, in urma verificarii situatiilor financiare (bilanturilor si a conturilor de executie bugetara), nu se constata fapte cauzatoare de prejudicii sau alte abateri cu caracter financiar contabil sau daca acestea au fost recuperate.

Sesizarea organelor de urmarire penala competente are loc atunci cand se constata savarsirea unor fapte care constituie infractiuni.

Acte de control/audit si valorificarea constatarilor din acestea

Incepand cu data de publicare a noii legi(210.2008) - Legea nr.217/20.10.2008, pentru modificarea si completarea Legii nr.94/1992 de organizare si functionare a Curtii de Conturi, o serie de modificari apar in ce priveste denumirea actelor intocmite si modul de valorificare, prezentate in continuare. (se intocmesc rapoarte de audit in locul rapoartelor de control, nu se mai sesizeaza instantele judecatoresti ci se comunica conducerii eventuale fapte cauzatoare de prejudicii, entitatea avand obligatia de a stabili intinderea prejudiciului si de a lua masuri de recuperare a acestuia ).

Curtea de Conturi exercita auditarea la sediu sau la fata locului.

Auditorii publici externi desemnati sa auditeze conturile, precum si celelalte activitati pentru care Curtea de Conturi are competenta intocmesc rapoarte in care prezinta constatarile si concluziile, formuleaza recomandari cu privire la masurile ce urmeaza a fi luate si isi exprima opinia fata de acestea, cu respectarea procedurilor proprii, stabilite prin regulament aprobat.

In cazul in care conturile prezentate nu intrunesc conditiile care sa faca posibila verificarea lor, auditorii publici externi le restituie titularilor acestora, fixand termen pentru completarea sau refacerea lor, dupa caz. Daca titularii conturilor nu se conformeaza acestei masuri, completarea sau refacerea conturilor se face pe cheltuiala acestora de catre un expert contabil numit de Curtea de Conturi.

Activitatea de valorificare a rapoartelor de control/audit se face potrivit regulamentului aprobat de Plenul Curtii de Conturi.

In situatia in care se constata regularitatea conturilor, se emite "certificatul de conformitate" si se comunica entitatii auditate, care inlocuieste "descarcarea de gestiune" din vechile prevederi ale legii.

Certificarea contului verificat nu constituie temei pentru exonerarea de raspundere juridica.

In situatiile in care se constata existenta unor abateri de la legalitate si regularitate, care au determinat producerea unor prejudicii, se comunica conducerii entitatii publice auditate aceasta stare de fapt. Stabilirea intinderii prejudiciului si dispunerea masurilor pentru recuperarea acestuia devin obligatie a conducerii entitatii auditate.

In situatiile in care in rapoartele de audit se constata existenta unor fapte pentru care exista indicii ca au fost savarsite cu incalcarea legii penale, conducatorul departamentului sesizeaza organele in drept pentru asigurarea valorificarii constatarii si informeaza entitatea auditata.

Atunci cand se constata imposibilitatea intocmirii unui raport de audit, se dispune entitatii auditate completarea si/sau refacerea conturilor verificate.

2 CONTROLUL INTERN, AUDITUL INTERN SI CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV

2.1 OBIECTIVELE GENERALE SI CERINTELE CONTROLULUI INTERN

Persoanele care gestioneaza fonduri publice sau patrimoniul public, au obligatia sa realizeze o buna gestiune financiara prin asigurarea legalitatii, regularitatii, economicitatii, eficacitatii si eficientei in utilizarea fondurilor publice si in administrarea patrimoniului public.

Ministerul Finantelor este autoritatea administratiei publice centrale de specialitate care are responsabilitatea elaborarii si implementarii politicii in domeniul gestiunii financiare. Ministerul Finantelor indruma metodologic, coordoneaza si supravegheaza asigurarea bunei gestiuni financiare in utilizarea fondurilor publice si in administrarea patrimoniului public.

Controlul intern organizat in cadrul institutiilor publice are urmatoarele obiective generale:

realizarea, la un nivel corespunzator de calitate a atributiilor institutiilor publice stabilite in concordanta cu propria lor misiune, in conditii de regularitate, eficacitate, economicitate si eficienta;

protejarea fondurilor publice impotriva pierderilor datorate erorii, risipei, abuzului sau fraudei;

respectarea legii, a reglementarilor si deciziilor conducerii;

dezvoltarea si intretinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare si difuzare a datelor si informatiilor financiare si de conducere precum si a unor sisteme si proceduri de informare publica adecvata prin rapoarte periodice.

Cerintele generale si specifice de control intern sunt, in principal urmatoarele :

a)     Cerinte generale :

asigurarea indeplinirii obiectivelor generale prin evaluarea sistematica si mentinerea la un nivel acceptabil a riscurilor asociate operatiunilor;

asigurarea unei atitudini cooperante a personalului de conducere si executie acesta din urma avand obligatia sa raspunda solicitarii conducerii si sa sprijine controlul intern;

asigurarea cunoasterii si intelegerii de catre personal a importantei si rolului controlului intern;

stabilirea obiectivelor controlului astfel incat acesta sa se integreze obiectivelor de ansamblu ale institutiilor publice;

indeplinirea de catre personalul de conducere a obligatiei de a actiona corectiv, prompt si responsabil atunci cand se constata incalcari ale legalitatii.

b)     Cerinte specifice :

reflectarea in documentele scrise ale controlului intern a tuturor operatiunilor si evenimentelor semnificative ale institutiei;

inregistrarea operativa si in mod corect a tuturor operatiunilor exclusiv de catre persoane imputernicite special in acest scop;

asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile;

accesarea resurselor si documentelor numai de catre persoane indreptatite si responsabile in legatura cu utilizarea si pastrarea lor.

2.2 AUDITUL PUBLIC INTERN

2.2.1.DEFINIREA, ROLUL SI IMPORTANTA AUDITULUI FINANCIAR PUBLIC

Auditul financiar reprezinta activitatea de examinare in vederea exprimarii de catre auditorii financiari a unei opinii asupra situatiilor financiare, in conformitate cu standardele de audit armonizate cu standardele internationale de audit si adoptate la Camera Auditorilor din Romania.

Auditul financiar public examineaza situatiile financiare ale institutiilor publice si asigura o informare dinamica si flexibila, integrandu-se in demersul general pentru rezolvarea si inlaturarea neajunsurilor.

Auditul public intern reprezinta activitatea functional independenta si obiectiva, care da asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice, perfectionand activitatile entitatii publice.

Rolul sau se manifesta la un moment dat cat si in perspectiva. Alaturi de contabilitate si alte surse de informare, auditul financiar public asigura un sistem complex de cunoastere si un mijloc eficient de luare a deciziilor.

Practica a confirmat faptul ca nu poate exista gestiune fara control, in caz contrar, aceasta fiind lipsita de perspectiva aplicarii si mentinerii cadrului organizatoric, a regulilor si normelor stabilite.

Prin informatiile pe care le furnizeaza conducerii, auditul financiar public indeplineste o functie a managementului informatiei.

Deciziile conducatorului institutiei publice trebuie sa se fundamenteze pe informatiile auditului financiar public realizandu-se astfel un punct de legatura intre gestiune si management.

Principala prioritate in management o constituie realizarea scopurilor, atingerea tintelor propuse, iar gestiunea implica mentinerea unor restrictii stabilite.

Auditul financiar public poate asigura managerului coerenta. Asupra actiunilor intreprinse in utilizarea resurselor financiare pentru atingerea scopurilor institutiei.

2 AUDITUL PUBLIC INTERN

Termenul de audit a fost popularizat in urma cu patru decenii de cabinetele anglo-saxone de expertiza contabila.

Dupa anul 1990 din dorinta de a alinia reglementarile romanesti la reglementarile comunitare, acest termen a inceput sa fie introdus in tara noastra sub diferite forme(auditul calitatii, audit financiar-contabil auditul fluxului informational etc).

Etimologia cuvantului audit isi are originea in latinescul "audire" - a asculta si a transmite mai departe.

In prezent, in Romania activitatea de audit public intern este reglementata prin O.G. 119/1999 aprobata cu modificari si completari aduse prin legea nr. 301/2002 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, normele generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, aprobate prin ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 38/2003.

In conformitate cu aceste reglementari, persoanele care gestioneaza fondurile publice sau patrimoniul public au obligatia sa realizeze o buna gestiune financiara prin asigurarea legalitatii, regularitatii, economicitatii, eficacitatii si eficientei in utilizarea fondurilor publice si in administrarea patrimoniului public.

Definitia operatiunilor financiar-contabile si caracteristicile mentionate pot fi prezentate astfel:

operatiune - orice actiune cu efect pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public indiferent de natura acestuia;

legalitate - caracteristica unei operatiuni de a respecta toate prevederile legale care ii sunt aplicabile, in vigoare la data efectuarii acesteia;

regularitate - caracteristica unei operatiuni de a respecta sub toate aspectele ansamblul principiilor si regulilor procedurale si metodologice si care sunt aplicabile categoriei de operatiuni din care fac parte;

economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activitati, cu mentinerea calitatii corespunzatoare a acestor rezultate;

eficacitate - gradul de indeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activitati si raportul dintre efectul proiectat si rezultatul efectiv al activitatii respective;

eficienta - maximizarea rezultatelor unei activitati in relatie cu resursele utilizate;

Masura in care sunt sau nu aceste caracteristici se poate stabili prin efectuarea unui control financiar public intern.

Auditul public intern reprezinta activitatea obiectiva care da consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice perfectionand activitatile entitatii publice; ajuta entitatea publica sa-si indeplineasca obiectivele printr-o abordare sistematica care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, controlului si a proceselor de administrare.

Prin legea nr. 672/2002, privind auditul public intern sunt definite trei tipuri de audit:

audit de sistem;

auditul performantei;

audit de regularitate.

Auditul de sistem reprezinta o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere si control intern cu scopul de a stabili daca acestea functioneaza economic, eficace si eficient, pentru identificarea deficientelor si formularea de recomandari pentru corectarea acestora.

Auditul performantei examineaza daca criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor si sarcinilor entitatii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor si apreciaza daca rezultatele sunt conform cu obiectivele.

Auditul de regularitate reprezinta examinarea actiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectarii ansamblului principiilor, regulilor procedurale si metodologice care le sunt aplicabile.

Auditul public intern este organizat si cuprinde urmatoarele structuri:

- Uniunea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI) - structura destinata in cadrul Ministerului Finantelor Publice, constituita din compartimente de specialitate, in directa subordonare a ministrului finantelor publice, avand atributii de evaluare, coordonare, sinteza in domeniul activitatii de audit intern la nivel national, care efectueaza si misiuni de audit public intern de interes national cu implicatii multisectoriale. UCAAPI este condusa de un director general, numit de ministrul finantelor publice, cu avizul CAPI.

Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI) - organism cu caracter consultativ constituit din 11 membrii specialisti din afara Ministerului Finantelor Publice, condus de un presedinte.

CAPI sprijina UCAAPI in definirea strategiei si imbunatatirii activitatii de audit public intern in sectorul public.

- Compartimente de audit public intern din entitatile publice - structuri functionale de baza in domeniul auditului public intern, care exercita efectiv functia de audit public intern.

Compartimentul de audit public intern se organizeaza obligatoriu la nivelul fiecarei entitati publice cu exceptia acelor entitati publice subordonate pentru care conducerea de la nivel ierarhic imediat superior a emis decizia de neinfiintare a compartimentului de audit.

Fac exceptie, de asemenea, si institutiile publice mici care sunt reprezentate de institutiile care deruleaza un buget anual de pana la nivelul echivalentului in lei a 100000 euro pe o perioada de trei ani consecutivi.

Auditul entitatii publice subordonate care nu infiinteaza compartiment de audit public intern va fi efectuat de catre compartimentul de audit public intern de la nivelul ordonatorului ierarhic imediat superior.

Compartimentul de audit public intern are stabilitate prin lege, atributii multiple dintre care amintim:

elaboreaza norme metodologice specifice entitatii publice in

care isi desfasoara activitatea cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior in cazul institutiilor publice subordonate.

elaboreaza proiectul planului anual de audit public intern.

efectueaza activitati de audit public intern pentru a evalua daca

sistemele de management financiar si control ale entitatii publice sunt transparente si sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficacitate si eficienta.

Auditul public intern se exercita asupra tuturor activitatilor desfasurate intr-o entitate publica , inclusiv din entitatile subordonate, cu privire la formarea si utilizarea fondurilor publice, precum si la administrarea patrimoniului public.

Compartimentul de audit public intern auditeaza cel putin la trei ani, fara a se limita la acestea, urmatoarele:

angajamentele bugetare si legale din care deriva direct sau indirect

obligatii de plata inclusiv din fondurile comunitare;

vanzarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat

al statului sau al unitarilor administrativ-teritoriale;

concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al

statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;

constituirea veniturilor publice;

alocarea creditelor bugetare;

sistemul contabil si fiabiliatea acestuia;

sistemul de luare a deciziilor;

sistemele de conducere si control precum si riscurile asociate unor

astfel de sisteme;

sisteme informatice;

informeaza UCAAPI despre recomandarile neinsusite de catre conducatorul entitatii publice audiate, precum si despre consecintele acestora;

raporteaza periodic asupra constatarilor, concluziilor si recomandarilor rezultate din activitatile sale de audit;

elaboreaza raportul anual al activitatii de audit public intern.

Rapoartele anuale cuprind principalele constatari, concluzii si recomandari rezultate din activitatea de audit, progresele inregistrate prin implementarea recomandarilor, eventualele prejudicii si neregularitati constatate.

Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit astfel:

entitatile publice subordonate transmit organelor ierarhice imediat

urmatoare;

entitatile publice ale administratiei publice locale transmit la structurile

teritoriale ale UCAAPI;

entitatile publice ale administratiei publice centrale transmit la

UCAAPI;

in cazul identificarii unor neregularitati sau posibile prejudicii ,

raporteaza imediat conducatorului entitatii publice si structurii de control intern abilitate.

2.3 CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV

Controlul financiar preventiv consta in verificarea sistematica a proiectelor de operatiuni, din punct de vedere al :

egalitatii si regularitatii

incadrarii in limitele angajamentelor bugetare stabilite conform legii

Fac obiectul controlului financiar preventiv proiectele de operatiuni care vizeaza in principal:

angajamente legale si bugetare

deschiderea si repartizarea de credite bugetare

modificarea repartizari pe trimestre si pe subdiviziuni ale clasificatiei bugetare, a creditelor aprobate, inclusiv prin virari de credite;

efectuarea de plati din fonduri publice;

efectuarea de incasari in numerar;

vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public sau privat al statului si al unitatilor administrativ - teritoriale;

In functie de specificul institutiei publice, conducatorul acesteia poate decide exercitarea controlului financiar preventiv si asupra altor tipuri de proiecte de operatiuni decat cele mentionate.

Controlul financiar preventiv se organizeaza si exercita in mod unitar, potrivit actelor normative emise de catre autoritatile competente sub doua forme :

controlul financiar preventiv propriu

controlul financiar preventiv delegat, prin controlori delegati ai Ministerului Finantelor.

2.3.1 CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV PROPRIU

Institutiile publice au obligatia sa organizeze controlul financiar preventiv propriu si evidenta angajamentelor in cadrul compartimentului contabil , Conducatorii institutiilor publice au obligatia sa stabileasca proiectelor de operatiuni supuse controlului financiar preventiv, documentele justificative si circuitul acestora cu respectarea dispozitiilor legale.

Controlul financiar preventiv propriu se exercita de catre contabilul sef prin viza de control financiar preventiv. In functie de volumul si complexitatea activitatii, contabilul sef poate imputernicii cu aprobarea ordonatorului de credite si alte persoane din subordinea sa sa exercite controlul financiar preventiv propriu, precizand limitele imputernicirii.

Se supun aprobarii ordonatorului de credite numai proiectele de operatiuni care respecta cerintele de legalitate, regularitate si incadrare in limitele bugetare aprobate, care poarta viza de control financiar propriu. Viza de control financiar preventiv se exercita prin semnatura persoanelor in drept si prin aplicarea de catre acestea a sigiliului personal.

In vederea acordarii vizei de control financiar preventiv proiectele de operatiuni se prezinta insotite de documente justificative corespunzatoare, certificate in privinta realitatii si legalitatii prin semnatura conducatorilor compartimentelor de specialitate care initiaza operatiunea respectiva.

Conducatorii compartimentelor de specialitate raspund pentru realitatea si legalitatea operatiunilor ale caror documente justificative le-au certificat.

Persoanelor in drept sa exercite controlul financiar preventiv raspund solidar pentru legalitatea si pentru incadrarea in limitele angajamentelor bugetare aprobate in privinta operatiunilor pentru care au acordat viza de control financiar propriu.

Persoana care exercita controlul financiar preventiv propriu nu trebuie sa fie implicata prin sarcinile de serviciu, in efectuarea operatiunii supusa controlului financiar preventiv.

Efectuarea functiei de ordonator de credite este incompatibila cu exercitarea functiei de contabil sef.

2.3.2 CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV DELEGAT

Controlul financiar preventiv delegat se organizeaza si se exercita de catre Ministerul Finantelor prin controlori delegati.

Ministerul Finantelor numeste, pentru fiecare institutie publica in care se exercita functia de ordonator principal de credite, unul sau mai multi controlori delegati in functie de volumul si complexitatea activitatii institutiei publice respective.

Controlorii delegati exercita viza de control financiar preventiv delegat asupra proiectelor de operatiuni vizate in prealabil de catre controlul financiar preventiv propriu.

Controlorii delegati isi desfasoara activitatea la sediul institutiilor publice la care au fost numiti.

Operatiunile care fac obiectul controlului financiar preventiv delegat se supun aprobarii ordonatorului principal de credite numai insotite de vize de control financiar preventiv delegat. Viza de control financiar preventiv delegat se acorda sau se refuza in scris pe un formular tipizat, si trebuie sa poarte semnatura si sigiliul personal al controlorului delegat competent.

Controlul financiar preventiv delegat se efectueaza in termenul cel mai scurt, permis de durata efectiva a verificarilor necesare astfel incat sa nu afecteze desfasurarea in bune conditii si in termen a operatiuni al carei proiect se supune controlului financiar preventiv delegat.

Controlorul delegat este functionar public angajat al Ministerului de Finante. Pot fi incadrate in functia de controlor delegat numai persoanele care au studii superioare economice sau juridica si o vechime efectiva in domeniul finantelor publice de minim 7 ani.

Atributiile controlorului delegat sunt in principal urmatoarele :

exercitarea controlului financiar preventiv delegat asupra proiectelor de operatiuni ale ordonatorului principal de credite;

supravegherea organizarii, tinerii si raportarii evidentei angajamentelor;

informarea directa a ministrului finantelor prin raportari lunare cu privire la situatia curenta a angajamentelor efectuate la vizele acordate si situatiile de refuz de viza;

elaborarea de propuneri privind perfectionarea controlului financiar preventiv;

indeplinirea altor atributii, stabilite prin ordin al ministrului finantelor.

Controlorul delegat isi exercita atributiile in mod independent. El raporteaza in mod direct ministrului finantelor si nu i se poate impune pe nici o cale acordarea ori refuzul vizei de control financiar preventiv delegat.

2.3.3. REFUZUL DE VIZA

Persoana in drept sa exercite viza de control financiar preventiv are dreptul si obligatia de a refuza viza de control financiar preventiv in toate cazurile in care in urma verificarilor, apreciaza ca proiectul de operatiune care face obiectul controlului nu indeplineste conditiile de legalitate, regularitate si incadrare in limitele angajamentelor bugetare. Refuzul de viza trebuie sa fie in toate cazurile motivat in scris.

O operatiune pentru care s-a refuzat viza de control financiar preventiv delegat se poate efectua numai daca este autorizata prin hotarare a Guvernului, la propunerea institutiei publice in care se exercita functia de ordonator principal de credite a carei operatiune a fost refuzata.

Pentru operatiunile care nu se supun controlului financiar preventiv delegat, ordonatorii principali de credite, pot dispune, pe propria raspundere, efectuarea operatiunii pentru care s-a refuzat viza de control financiar preventiv propriu, numai daca prin aceasta nu se depaseste angajamentul bugetar aprobat.

In toate cazurile in care ca urmare a unui refuz de viza de control financiar propriu, ordonatorul de credite dispune efectuarea operatiunii pe propria raspundere, contabilul sef are obligatia sa informeze in scris serviciile publice descentralizate ale Ministerului Finantelor, la nivel judetean si dupa caz organul ierarhic superior. Documentele referitoare la operatiuni impuse controlului financiar preventiv si care nu au fost vizate nu pot fi inregistrate in contabilitate.

3 INVENTARIEREA PATRIMONIULUI IN INSTITUTIILE PUBLICE

Obiectul inventarierii il formeaza intreg patrimoniul institutiei precum si valorile materiale si banesti care apartin altor unitati dar care se gasesc in pastrare la institutia unde se face inventarierea.

Termenul la care se face inventarierea patrimoniului este stabilit prin acte normative.

Astfel in conformitate cu Legea contabilitatii si institutiile publice au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului la inceputul activitatii, cel putin o data pe an pe parcursul activitatii in cazul furnizarii sau incetarii activitatii precum si in alte situatii prevazute de lege cum ar fi : schimbarea gestionarului in urma unor spargeri sau furturi, daca sunt indicii ca ar exista lipsuri in gestiune , etc.

Inventarierea din punct de vedere contabil reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor de activ si pasiv, cantitativ si valoric dupa caz, existente in patrimoniul institutiei la data la care acesta se efectueaza.

Institutiile au obligatia sa asigure in principal urmatoarele :

stabilirea perioadelor pentru efectuarea inventarului

numirea comisiilor care au sarcina sa efectueze inventarierea

pregatirea conditiilor necesare efectuarii inventarierii

efectuarea faptica a inventarierii

determinarea rezultatelor inventarierii

Inventarierea se efectueaza la locurile de existenta a bunurilor prin numarare, cantarire, masurare sau prin alte mijloace tehnice de determinare a existentei fizice si faptice a acestora.

Toate bunurile inventariate, grupate pe gestiuni si categorii de bunuri se inscriu in lista de inventariere care se semneaza de persoanele imputernicite sa efectueze inventarierea (comisia de inventariere )

Cu ocazia inventarierii, disponibilitatile aflate in conturile la banci precum si creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse de regula, verificarii si confirmarii pe baza extraselor de cont sau instiintarilor reciproce in functie de necesitati.

Pentru toate celelalte elemente patrimoniale de activ si de pasiv, cu ocazia inventarierii se verifica realitatea soldurilor conturilor respective.

Pentru bunurile depreciate, deteriorate precum si pentru creantele si obligatiile incerte ori in litigiu se intocmesc de regula liste de inventariere separate.

Pentru atingerea scopului inventarierea se desfasoara in mai multe etape si anume :

a)     organizarea inventarierii

b)     inventarierea propriu zisa

c)     stabilirea rezultatului inventarierii

d)     inregistrarea in contabilitate a rezultatelor inventarierii

a) Inventarierea se efectueaza de comisiile de inventariere numite de conducatorul institutiei publice, alcatuite din cel putin doua persoane.

Comisiile sunt alcatuite din specialisti in domeniul economic, tehnic, administrativ cu pregatire corespunzatoare lucrarilor de inventariere.

Comisia de inventariere va solicita gestionarilor sa asiste la operatiunea de primire, eliberare a valorilor materiale si banesti gestionate si sa inregistreze in evidenta operativa a gestiunii (fise de magazie, raport de gestiune ) toate documentele privind intrarile si iesirile

Se ia apoi gestionarului o declaratie in care acesta trebuie sa mentioneze :

daca are valori materiale si banesti ce nu apartin institutiei publice

daca are in gestiune valori materiale intrate sau eliberate din gestiune fara documente

daca are valori materiale si banesti depozitate in alta parte

daca are plusuri si minusuri si din ce cauza

b) Inventarierea propriu zisa consta in stabilirea stocurilor statice reale de valori materiale si banesti si a starii acestora. Comisia de inventariere in prezenta gestionarului numara, masoara si cantareste toate bunurile aflate in depozite si magazii si le inregistreaza in lista de inventariere.

Listele de inventariere sunt semnate de membrii comisiei si de gestionarul bunurilor inventariate si se predau la contabilitate.

c) Pentru stabilirea rezultatelor inventarierii trebuie sa se cunoasca si sa se aplice legislatia in vigoare care reglementeaza probleme ale inventarierii de catre terti, membrii comisiei si de catre gestionari.

Rezultatele se stabilesc prin calcule aritmetice (adunari si scaderi) intre valorile constatate la inventariere si cele inregistrate in contabilitate determinandu-se dupa caz plusurile si minusurile de gestiune.

Rezultate la inventarierii se consemneaza intr-un proces verbal, in care se inscriu, in principal:

perioada si gestiunile gestionate

persoanele care au efectuat inventarierea

plusurile si minusurile constatate

compensarile efectuate

bunurile depreciate

creantele si datoriile

valorificarea rezultatelor inventarierii

Pentru toate plusurile si minusurile constatate, precum si pentru valorile materiale deteriorate, degradate, distruse se solicita gestionarilor note explicative, in care acestia trebuie sa arate cauzele, imprejurarile care au dus la aparitia acestora si constatari ale acestora si constatari ale comisiei de inventariere.

d) Plusurile si minusurile se inregistreaza in contabilitate.

De asemenea pentru minusuri daca comisia de inventariere nu a putut stabili vinovatia se va stabili o comisie care sa efectueze cercetarea administrativa.

Dupa stabilirea persoanelor vinovate pentru recuperarea pagubelor se vor constitui debite in baza titlurilor executori respectiv angajamente sau decizii de imputare.

Sintetizarea si gruparea rezultatelor inventarierii se realizeaza prin intocmirea unui document contabil obligatoriu numit Registru de inventar.

In el se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate dupa natura lor conform posturilor din bilantul contabil.

Elementele patrimoniale inscrise in registru - inventar, au la baza listele de inventariere centralizate si procesele verbale de inventariere care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil.