OPORTUNITATEA IMPLEMENTARII NOILOR TENDINTE ALE SISTEMULUI INFORMATIONAL IN CADRUL PRIMARIEI

OPORTUNITATEA IMPLEMENTARII NOILOR TENDINTE ALE SISTEMULUI INFORMATIONAL IN CADRUL PRIMARIEI

Asa cum reiese din subcapitolele anterioare, cel mai important lucru care trebuie retinut este acela ca societatea informatinala este societatea tuturor, nu numai a celor initiati si ca dezvoltarea ei nu reprezinta numai o optiune ci o necesitate. Atingerea acestor obiective presupune un management adecvat atat in zona informatiei publice cat si a cooperarii intre institutiile implicate. Evident ca orice structura de decizie a administratiei publice centrale si locale trebuie sa se intrebe: "ce poate face tehnologia informatiei pentru cetatean?" . Subiectele de discutie ar trebui sa fie cel putin urmatoarele:

documente electronice;

reteaua de Internet si serviciile oferite;

biroul electronic;

bibliotecile electronice si virtuale;

centrele de informare multifunctionale pentru cetateni;

Menirea unei institutii publice, in cazul nostru - primaria, este de a servi, confrom legii, intereselor cetatenilor dintr-o unitate administrativ teritoriala sau o diviziune a ei dar ea trebuie sa se adapteze continuu pentru a fi eficienta. Nevoile si asteptarile cetatenilor se pot imparti pe mai multe clase, care trebuie sa se regaseasca in tipurile de servicii oferite de primarie.

Sistemul informational intr-o primarie trebuie sa tina seama de ierarhia institutiei (departamente, filiale si institutii sau agenti comerciali subordonati) si de functionalitatea acesteia (atributii si servicii pe care trebuie sa le ofere conform legii).

Aparitia calculatoarelor a determinat un progres tehnic in prelucrarea informatiilor. Acesta s-a manifestat, in prima faza, in domeniul contabilitatii prin aparitia unor limbaje de programare - COBOL, FORTRAN si, mai tarziu, DBASE - cu facilitati pentru prelucrarea datelor economice. La momentul respectiv s-au dezvoltat rapid o multime de aplicatii orientate pe gestiune, chiar de catre departamentele economice din institutii, data fiind simplitatea acestor limbaje.

Primele limbaje de programare se caracterizau prin foarte putine cuvinte de cod (deci foarte usor de invatat), iar algoritmii pentru realizarea unor prelucrari economice nu erau foarte complicati. Caracteristicile de mai sus au facut ca aceste limbaje primitive sa fie accesibile unei mase largi de economisti.

A avut loc astfel o revolutie in prelucrarea informatiilor economice, in urma careia au aparut foarte multe aplicatii primitive, dar extrem de utile. Cu toate ca progresul tehnic a continuat - au aparut sisteme de calcul cu capacitate sporita de prelucrare, noi sisteme de operare si limbaje orientate pe baze de date si gestiune - institutiile mari au preferat sa pastreze vechile sisteme de operare din mai multe motive:

incompatibilitati intre noile si vechile limbaje de programare

necesitatea de programatori de meserie, de nivel mai inalt, care sa realizeze noi aplicatii care sa foloseasca facilitatile aduse de noile limbaje

investitii semnificative pentru realizarea reformei, care nu erau justificate, deoarece vechile aplicatii faceau fata fara probleme

In prezent, preturile pentru suportul de prelucrare (calculatoare), precum si pentru software realizat la comanda de firme specializate au scazut semnificativ comparativ cu anii 1980-1990. In plus, calitatea si facilitatile unor aplicatii realizate in limbaje de programare mai recente arata ca ele isi pot extinde sfera de aplicabilitate din domeniul financiar-contabil in domeniul administrativ-managerial.

Bineinteles, tot oamenii vor ramane baza acestui sistem, iar aplicatiile computerizate nu-i vor putea inlocui niciodata, ci doar sa usureze munca acestora.

Vom analiza in continuare o cateva concepte relativ vechi, aparute odata cu utilizarea pe scara larga a calculatoarelor, dar care au cunoscut o dezvoltare exterm de dinamica in ultimii ani:

q       baze de date

q     retele de date

q     software specializat (dedicat)

Trebuie sa precizam, inainte de a le descrie, ca aceste concepte nu pot fi delimitate strict, ele se intrepatrund si se completeaza pentru a fi cat mai flexibile. Odata prezentate aceste concepte, vom proceda la trasarea unui plan pentru optimizarea sistemului infomational intr-o primarie.

BAZE DE DATE

Fara a cauta o definitie atotcuprinzatoare, putem spune ca o baza de date reprezinta un ansamblu (mixaj) format dintr-o colectie de date structurare si din programele de prelucrare specifice acestor date.

Initial, bazele de date erau orientate mai mult pe capacitatea de a putea structura si memora colectii de date cat mai numeroase si cat mai diversificate, metodele de prelucrare fiind lasate la latitudinea administratorului de baze de date.

In prezent, eforturile se indreapta in mai multe directii:

Ø           usurinta in utilizare - deoarece includerea de noi facilitati presupune marirea complexitatii. Acest lucru inseamna, printre altele, existenta unei interfete grafice cu utilizatorul si crearea de structuri de baze de date predefinite (template-uri) pe care utilizatorul trebuie doar sa le personalizeze, si, apoi, sa completeze inregistrarile bazei de date.

Ø           accesibilitate - prin ea se intelege posibilitatea de a putea acesa baza de date din interiorul unei retele publice de date.

Ø           protectie si siguranta - aici se suprapun doua aspecte:

autentificarea utilizatorilor, atribuirea de drepturi de acces pentru acestia, precum si criptarea tranzactiilor unui utilizator pe baza unor chei unice.

realizarea unor sisteme de back-up automatizate.

Ø           interconectarea bazelor de date - presupune conectarea dintre baze de date cu formate diferite (DBASE, ACCESS, FOXPRO). Astfel se incearca rezolvarea problemei incompatibilitatii intre diverse formate precum si realizarea unor structuri si ierarhii complexe de baze de date care corespund mult mai bine problemelor complexe din viata reala.

Asadar, bazele de date actuale se adreseaza rezolvarii unor probleme cat mai apropiate de realitate.

RETELE DE DATE

Prin retea de date intelegem un ansamblu de calculatoare, interconectate cu ajutorul unui protocol de comunicatie printr-un suport fizic. Scopul lor principal este acela de a face posibil transferul datelor intre diverse calculatoare.

Din prisma functionalitatii si accesibilitatii unui sistem de baze de date, retelele de date se pot clasifica in:

retele de uz intern (ex: Intranet sau LAN-ul din interiorul unei institutii)

retele publice (ex: Internet-ul)

Retelele de date locale pot servi la interconectarea bazelor de date de pe mai multe calculatoare si la realizarea unui sistem de baze de date distribuit, in functie de necesitati.

Internetul se caracterizeaza prin existenta unor servere WWW (World Wide Web) care contin baze de date cu informatii specifice. In prezent, in occident, aproape toate firmele care se respecta au o pagina de Web prin care fac reclama produselor proprii, ofera informatii si consultanta, precum si posibilitatea de a face tranzactii on-line. Luand in considerare diversitatea domeniilor infomationale (tehnic, comercial, educational), putem spune ca Internet-ul este o imensa baza de date distribuita pe aceste servere WWW.

In ciuda dimensiunilor considerabile si a diversitatii informatiilor, Internet-ul reprezinta o baza de date extrem de rudimentara in privinta accesarii, cautarii, prelucrarii informatiilor continute in ea.

SOFTWARE SPECIALIZAT

Dezvoltarea limbajelor de programare vizuale si orientate pe obiecte (de ex: Visual C++, Visual Basic, Java, Delphi) a dus la o complexitate sporita in realizarea aplicatiilor specializate pe domenii specifice. Astfel, costurile dezvoltarii unei asemenea aplicatii in interiorul unei institutii sunt mult mai mari decat comandarea ei la o firma specializata pe software.

Un software specializat trebuie sa realizeze functiuni specifice: de la contabilitate primara, bilanturi, statistici speciale pana la aplicatii de proiectare asistata de calculator, si, bineinteles va trebui sa aiba o interfata grafica prietenoasa cu utilizatorul.

Astfel, vom avea o separare a informatiilor de uz intern si extern.

Sistemul informational pentru uzul intern se cladeste pe un sistem (nucleu) de baze de date. Vom avea doua tipuri de baze de date:

distribuite: baze de date care au structuri similare si se pastreaza pe mai multe servere - in fiecare primarie de sector, de ex: o baza de date care pastreaza informatii despre colectarea taxelor si impozitelor, o baza de date pentru resurse umane, o baza de date pentru situatii financiar-contabile.

centrala: baza de date care centralizeaza periodic informatiile pastrate in bazele de date, si care mai pastreaza date pentru informarea cetatenilor; ea va fi pastrata pe un server central care poate fi dotat cu un sistem automat de back-up.

Bazele de date distribuite pot avea urmatoarea structura, functie de structura departamentala si functionala:

O baza de date centrala mai contine, asa cum am mai precizat, informatii de uz general precum acte normative si legi, recomandari, indrumari.

Relatiile la nivelul bazelor de date sunt:

Bazele de date ale institutiilor si agentilor comerciali subordonate mai pot contine si informatii specializate, pe langa cele clasice, ale bazelor de date distribuite.

Conform schemelor de mai sus, noul subsistem informational actioneaza in doua directii:

Interna

Introducerea calculatoarelor si pastrarea datelor in format electronic ofera o serie de avantaje in prelucrarea informatiilor din interiorul institutiei:

Capacitate de stocare practic nelimitata, daca avem in vedere solutia arhivarii informatiilor pe discuri compacte (CD) sau benzi magnetice.

Ocuparea unui minim de spatiu fizic pentru depozitare (ex: disketa, zipdisk-ul, banda magnetica si CD-ul)

Prelucrare/Cautare rapida a informatiilor

Securitate si siguranta sporita (accesarea anumitor documente numai pe baza unei autentificari prealabile)

Interconectarea bazelor de date prin intermediul retelelor de date permite transferul rapid al informatiilor intre sediul central si filiale (primariile de sector sau institutii subordonate), de unde rezulta o administrare mai eficienta a institutiei la nivel global

Formatul electronic permite o ordonare (structurare) mult superioara a informatiilor, si deci o apropiere mai buna de problemele reale

Prin intermediul software-ului specializat pe anumite probleme, calculatorul devine un instrument indispensabil in orice punct al structurii ierarhice al institutiei. Atat un contabil, care foloseste calculatorul pentru o prelucrare mai rapida a datelor si pentru generare de rapoarte, cat si un administrator, care il foloseste pentru documentare si pentru asistenta in deciziile luate, au nevoie neaparat de un calculator pentru a indelpini atributiile intr-un mod corect si eficient.

Astfel, o proiectare a subsistemului informational in directa concordanta cu necesitatile si mecanismele interne ale institutiei va asigura intregului sistem flexibilitate si o functionare mai rapida, mai corecta si mai eficienta, si, in acelasi timp, va duce la diminuarea birocratiei in interiorul institutiei.

Externa

Se poate imbunatati, in primul rand, departamentul de relatii cu publicul. Odata prin introducerea calculatoarelor in ghiseele de relatii cu publicul, si conectarea acestora la bazele de date interne ale institutiei pentru o deservire mai rapida si mai avizata a cetatenilor.

In al doilea rand, se poate introduce un "dialog" electronic prin intermediul Internet-ului intre institutie si cetateni. Aspecte posibile ale acestui "dialog":

o pagina de Web care sa contina un avizier electronic conectat la baze de date interne (ex: legislatie, proiecte de dezvoltare). Avantajul este ca cetateanul isi poate gasi singur informatiile pe care le doreste, fara a se deplasa pana la un ghiseu si a astepta la coada.

"dialog" prin intermediul postei electronice pentru consultanta, sesizari sau propuneri.

Marele avantaj al Internet-ului este acela ca micsoreaza distanta intre om si alti oameni, intre om si institutii, intre om si informatie, intre institutii si alte institutii.

Prin Internet se pot stabili colaborari intre institutii similare in vederea unui schimb de strategii, pentru cunoasterea altor idei si solutii, pentru crearea unei mentalitati deschise catre nou a functionarilor publici.

Posta si paginile electronice sunt doar un pas mic in deschiderea institutiei catre noile tehnologii. Aparitia tranzactiilor electronice, a smart-card-urilor si a altor tehnologii de ultima ora, coroborate cu Internet-ul, pot oferi solutii extrem de interesante pentru eficientizarea interactiunii intre institutie si cetatean. De exemplu, colectarea taxelor prin tranzactii electronice ar constitui o modalitate de evitare a congestiei obisnuite de la punctele de colectare a taxelor.

Pentru proiectarea unei strategii care sa foloseasca la maxim avantajele oferite de Internet este insa nevoie de un studiu aprofundat care sa indice cele mai viabile solutii care sa serveasca interesului institutiei publice - oferirea unui set calitativ de servicii catre cetatean.

Un subsistem informational proiectat in stricta concordanta cu necesitatile constituie o baza fundamentala pentru eliminarea unei probleme stringente - birocratia, si asigurarea unor mecanisme de functionare eficiente si sanatoase.