ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL AL PRIMARIEI SECTORULUI II

NR. CRT.

DENUMIREA PRINCIPIULUI

CONTINUTUL PRINCIPIULUI

DEFICIENTE/ ASPECTE POZITIVE

1.

Corelarea stransa a sistemului informational cu sistemul decizional si organizatoric al institutiei

Corelarea functionala cu sistemul decizional si constructiva cu sistemul organizatoric ca premisa a functionarii adecvate a managementului organizational

Nu exista o conceptie integrata unitara a sistemului informational; abordarea acestuia este departe de exigentele unui management performant, functia decizionala si operationala realizandu-se cu dificultate.

2.

Principiul flexibilitatii informational-manageriale

Adaptarea optima a parametrilor informationali la conditiile exogene si endogene ale institutiei, modificarea caracteristicilor sistemului informational conform necesitatilor

In pofida cresterii ponderii aplicatiilor informatice in multe privinte sistemul informational nu reflecta modificarile intervenite in zona decizionala a managementului si in mediul contextual al institutiei. Continutul, circuitul si maniera de tratare a multor situatii informationale (documente) au ramas aceleasi in ultimii ani

3.

Principiul unitatii metodologice a tratarii informatiilor

Pentru asigurarea compatibilitatii intre componentele informationale si integrarea deplina a informatiilor pe verticala sistemului managerial este necesara abordarea unitara a culegerii, transmiterii si prelucrarii informatiilor din punct de vedere metodologic

Nu exista elemente metodologice (proceduri) dupa care sa functioneze sistemul informational si componentele acestuia la nivelul subdiviziunilor organizatorice. In multe situatii acestea functioneaza inertial, fara a se avea in vedere unele cerinte expuse ale sistemului metodologic si decizional.

4.

Principiul concentrarii asupra abaterilor esentiale

Transmiterea selectiva a informatiilor pe verticala sistemului de management, respectiv a informatiilor ce reprezinta abateri importante de la obiective, criterii, mijloace, etc.

Acest principiu este partial respectat, consecinta a utilizarii bugetului ca instrument managerial. In pofida acestui aspect pozitiv, nu exista o agregare suficienta a informatiilor (tabloul de bord lipseste cu desavarsire) influentandu-se atat functia decizionala cat si cea operationala.

5.

Principiul asigurarii maximului de informatii finale din fondul de informatii primare

Valorificarea la maxim a informatiilor primare prin folosirea unor proceduri informationale avansate, selectate in functie de cerintele proceselor de management

Nerespectarea in totalitate a cerintelor principiilor precedente, genereaza vehicularea unei mari cantitati de informatii care nu se regasesc intotdeauna in procesele manageriale si actionale corespunzatoare. Lipsa unor elemente metodologice, generale si specifice, amplifica aceste neajunsuri.

6.

Principiul eficientei sistemului informational

Permanenta evaluare si comparare a efectelor cantitative si calitative ale sistemului informational cu costurile realizarii si functionarii lui.

Nu s-au realizat estimari privind costurile functionarii sistemului informational, deci nu se poate aprecia eficienta acestuia.

NR. CRT

Influentele exercitate de sistemul informational asupra urmatoarelor aspecte

Intensitatea de manifestare a influentei

Foarte mare

Mare

Medie

Mica

Foarte mica

1.

Deciziei

*

2.

Organizarii informale

*

3.

Realizarii obiectivelor individuale

*

4.

Climatului organizational

*

5.

Motivarii personalului

*

NR. CRT

Elemente care influenteaza sistemul informational

Intensitatea de manifestare a influentei

Foarte mare

Mare

Medie

Mica

Foarte mica

1.

Mediul extern

*

2.

Strategia organizatiei

*

3.

Metodele si tehnicile de management folosite

*

4.

Tipul de manager si stilul de conducere

*

NR. CRT.

PUNCTE FORTE

CAUZE

EFECTE

1.

Crearea premiselor unui sistem informational bazat pe prelucrarea digitala a informatiilor.

Ø      Dorinta de integrare in structurile Societatii Informationale

Ø      Necesitatea alinierii la standarde europene

Ø      Nevoia de adaptare la schimbarile produse cu rapiditate in mediul organizational

Ø      Nevoia de a raspunde cu proptitudine solicitarilor din ce in ce mai mari ale cetatenilor

Ø      Implementerea anumitor aplicatii informatice :

o       INFOCET

o       Aplicatie pentru colectarea taxelor si impozitelor locale

o       ADMINLOC

Ø      Posibilitatea extinderii retelei de calculatoare si a bazelor de date existente.

2.

Implementarea aplicatiei INFOCET la nivelul Primariei Sectorului 2

Ø      Eliminarea birocratiei si a cozilor de la ghisee;

Ø      Raspunderea la numeroase sesizari ale cetatenilor cu privire la orarul de lucru, modul de solutionare a cererilor, etc.

Ø      Eliminarea tergiversarilor de pe traseul parcurs de o solicitare din momentul depunerii ei pana in momentul solutionarii.

Ø      Posibilitatea identificarii stadiului de executare a fiecarei cereri si a persoanelor direct implicate in solutionarea acesteia.

Ø      Creste satisfactia cetatenilor prin fluidizarea relatiilor dintre acestia si institutie.

Ø      Cresterea gradului de transparenta a activitatilor desfasurate in fiecare departament.

Ø      Clasarea cererilor in functie de urgenta cu care ele trebuie rezolvate si stabilirea priritatilor ;

3.

Achizitionarea de echipamente noi, performante: 26 calculatoare HP VECTRA, 3 scanere, 5 imprimante laser, 18 ecrane de protectie, 1 xerox.

Ø      Necesitatea punerii in aplicatie a noilor sisteme informatice;

Ø      Dotarea primariei cu astfel de echipamente era deficitara;

Ø      Posibilitatea de a inregistra, cauta si arhiva cererile cetatenilor de cele mai diverse tipuri;

Ø      Timpul alocat rezolvarii unor anumite cereri a scazut cu 30%;

4.

Posibilizarea monitorizarii activitatii unui departament, serviciu, sau birou, sau numai a unui angajat in parte.

In cazul aplicatiei de colectare a taxelor si impozitelor locale, contribuabilul este deservit de o singura persoana, putandu-se urmari foarte usor activitatea acestuia.

Ø      Aplicatii sofware implementate in 75% din structura primariei.

Ø      Existenta unui control real al activitatii fiecarui angajat.

Ø      Urmarirea gradului de realizare a obiectivelor fiecarui functionar si motivarea in functie de performanta.

5.

Posibilitatea identificarii facile a punctelor de congestie in lantul de procesare al documentelor.

Prin intermediul aplicatiei infocet toata circulatia documentului este urmarita pe calculator, astfel ca in orice moment se poate spune unde se afla documentul, starea acestuia si intervalul de timp in care documentul a stat la nivelul fiecarui compartiment in parte.

Ø      S-a constatat faptul ca anumite departamente sunt aglomerat, asa cum este cazul Serviciului de Urbanism si Amenajare a Teritoriului, care este suprasolicitat

Ø      Necesitatea identificarii cauzelor care duc la intarzieri si la blocaje;

Ø      Dorinta de a identifica angajatii care nu-si rezolva la timp sarcinile, sau le rezolva in mod necorespunzator.

Ø      Determinarea, analiza si eliminarea cauzelor care conduc la aceste blocaje;

Ø      Identificarea posturilor cu responsabilitati extreme (prea multe responsabilitati sau prea putine) si asfel:

Ø      Echilibrarea sarcinilor angajatilor in functie de experienta, varsta sau alte criterii ceea ce ar conduce la imbunatatirea climatului in institutie.

6.

Introducerea sistemului electronic de plata a taxelor si impozitelor locale

Ø      Implementarea acestei aplicatii vine ca raspuns la numeroasele nemultumiri ale cetatenilor cu privire la modul in care se realiza colectarea;

Ø      Dorinta de a facilita procesul de achitare a taxelor si impozitelor pentru cetateni prin simpla accesare a internetului.

Ø      Calculul impozitelor persoanelor fizice si juridice, evidenta si statistica debitelor si incasarilor.

Ø      Calculul retroactiv pe ultimii 5 ani.

Ø      Posibilitatea configurarii facile a modului de calcul a cuantumului impozitelor si taxelor si a valorii majorarilor precum si introducerea de noi tipuri de impozite si taxe.

Ø      Evidentiere separata a sumelor implicate in operatiunile de plata.

Ø      Istoric al proprietarilor unui bun.

7.

Infiintarea Directiei de Sisteme Informatice si a celor doua subdiviziuni ale acesteia.

Ø      Afirmarea hotarata de a imbunatati functionalitatea sistemului informational si de integrare in cadrul Societatatii Informationale

Ø      Urmareste noutatile informatice si necesitatea de informatizare a diverselor directii ale primariei.

Ø      analizeaza si organizeaza fluxul informational si elaboreaza programul de informatizare a activitatii serviciilor Primariei Sectorului 2.

Ø      centralizeaza solicitarile, analizeaza si avizeaza necesarul noilor elemente informatice si elaboreaza solutiile optime de achizitie;

8.

Implementarea unor baze de date accesibile in fiecare birou

Ø      necesitatea cresterii eficientei activitatii functionarilor si de diminuare a timpului de documentare si cercetare

Ø     

Ø      cautare mai rapida a informatiilor;

Ø      prezentarea acestora intr-un format neechivoc, eficient si modern

9.

Realizarea unei retele de calculatoare in toate subdiviziunile primariei

Ø      constituirea unui suport care face posibila circularea rapida si eficienta a documentelor

Ø      imbunatateste foarte mult comunicarea interdepartamentala si pe verticala

NR.

CRT.

PUNCTE SLABE

CAUZE

EFECTE

1.

Postul de sef Serviciu Sisteme Informatice este vacant inca de la infiintarea Directiei Sisteme Informatice.

Ø      Initial nici o persoana nu s-a prezentat la concurs, iar ulterior persoanele (2) prezentate nu au fost considerate necorespunzatoare.

Ø      Institutia nu a manifestat un interes real in rezolvarea acestei probleme.

Ø      Efecte negative asupra angajatilor din cadrul acestui serviciu;

Ø      Activitatile din acest serviciu se desfasoara haotic;

Ø      Nu exista o planificare sau o coordonare a activitatilor in functie de prioritati;

Ø      Nu exista un control al activitatilor desfasurate;

Ø      In cazul aparitiei unor probleme angajatii nu stiu cui sa se adreseze;

Ø      Responsabilitatea deciziilor nu este asumata si nu revine nimanui sau apartine tuturor;

2.

Necorelari vizibile intre cantitatea de informatii vehiculata si pozitia ierarhica a managerilor beneficiari;

Ø      Necunoasterea in totalitate a obiectivelor si trasarea necorespunzatoare a sarcinilor;

Ø      Din dorinta de afirmare sau de consolidare a pozitiei anumiti angajati isi depasesc atributiile;

Ø      Lipsa de pregatire sau neintelegerea clara a problemelor care trebuie rezolvate.

Ø      Aparitia a unui volum mare de informatii neesentiale;

Ø      Ingrunarea procesului decizional;

Ø      Tergiversarea raspunsului la diverse solicitari;

Ø      Scaderea vitezei de reactie a managerilor;

Ø      Afectarea unui timp suplimentar pentru rezolvarea problemelor;

3.

Existenta unui numar mare de documente tipizate (peste 60%)

Ø      Cadrul legislativ, normele si reglementarile in vigoare;

Ø      Lipsa de flexibilitate a actiunilor desfasurate in departamente;

Ø      Imposibilitatea de a oferi informatii suplimentare;

Ø      Plafonarea angajatilor prin completarea zilnica a acelorasi documente

4.

Existenta a numeroase bariere comunicationale:

(functia mai inalta a unei alte persoane, subiectivismul, logica incerta, atractia emotionala, scapari de logica)

Ø      Datorita structurii piramidale a institutiei si a existentei celor 10 niveluri ierarhice comunicarea intre executiv si restul salariatilor nu functioneaza corect;

Ø      lipsa de timp sau a modului defectuos de utilizare a acestuia;

Ø      politici de comunicare neadaptate, sau aproape inexistente.

Ø      Aparitia neintelegerilor care pot da nastere unor stari conflictuale;

Ø      Un climat nefavorabil desfasurarii optime a activitatilor zilnice;

Ø      Calitatea deficitara a informatiilor vehiculate data de insuficienta informare a functionarilor publici;

Ø      In final nerealizarea corespunzatoare a obiectivelor;

Ø      Lipsa motivatiei in cazul unor angajati care au sentimentul ca sunt ignorati sau inutili;

5.

Trasee informationale insuficient de bine dimensionate. (trasee lungi).

Ø      Calitatea scazuta a informatiilor datorita aparitiei fenomenelor de distorsiune si filtraj;

Ø      Manifestarea fenomenului de redundanta.

Ø      Dezvoltarea unor relatii intre compartimente care nu sunt absolut necesare;

Ø      Inregistrarea repetata a acelorasi informatii pe suporturi diferite.

Trebuie specificat faptul ca in cazul aplicatiilor informatice implementate, aceasta nu constituie neaparat o deficienta. Este de exemplu, cazul fisierelor de arhiva, care provoaca fenomen de redundanta intr-un mod obiectiv insa.

6.

Cel mai folosit mijloc de tratare a informatiilor ramane stiloul;

Ø      Reticenta manifestata vis-a-vis de folosirea altor mijloace de tratare a informatiilor;

Ø      Necunoasterea modului de utilizare a calculatorului si a programelor implementate;

Ø      Mentalitati invechite;

Ø      Ritmul lent, greoi de lucru;

Ø      Existenta a numeroase informatii pe suport fizic (hartie) ceea ce ingreuneaza procesul de transmitere, cautare si arhivare.

Ø      Disiparea eforturilor si pierderea timpului;

7.

Ineficienta utilizare a sistemului comparativ cu posibilitatile reale si parametrii de proiectare a sistemului;

Ø      Functionarii publici nu sunt inca foarte bine familiarizati cu noile aplicatii informatice;

Ø      Desi noile aplicatii au o interfata prietenoasa exista numerosi functionari care inca se tem sa le foloseasca,;

Ø      Reticenta oamenilor la schimbare si teama de nou ingreuneaza utilizarea aplicatiilor integrate la adevarata lor valoare.

Ø      ingreunarea si cresterea timpului de reactie a acestora;

Ø      tendinta sa ocoleasca acest sistem si sa utilizeze vechile metode;

Ø      nu se obtin rezultatele scontate;

Ø      scade interesul pentru imbunatatirea si modernizarea sistemului;

8.

Sistemul informational este departe de a fi un adevarat suport in luarea deciziilor;

Ø      neincrederea angajatilor in capacitatea de functionare a sistemului;

Ø      insuficienta utilizare a noului sistem sau utilizarea lui precara;

Ø      metode invechite de tratare a informatiilor;

Ø      aproape 50% din timpul de lucru functionarii sunt deranjati si isi schimba activitatea din zece in zece minute;

Ø      functionarii nu au fost implicati programe de pregatire;

Ø      deciziile se iau cu intarziere si cu mare greutate;

9.

Aparitia a numeroase deficiente in expoatarea retelei:

viteza de transfer scazuta;

acces lent la informatii;

Ø      proiectarea segmentata a retelei si neunificate, fara o imagine de ansamblu;

Ø      faza incipienta in care se afla organizarea Directiei Sisteme Informatice;

Ø      dezinteresul fata de intretinerea retelei;

Ø      caderi dese ale retelei;

Ø      exploatarea acesteia se face cu efecte minime si numai de catre cei initiati