Organizarea in institutiile publice

Organizarea in institutiile publice

In institutiile publice organizarea manageriala ca parte componenta a sistemului de management cunoaste o serie de particularitati comparativ cu cea a organizatiilor economice:

1. Este puternic influentata de caracterul national, istoric si traditional al institutiilor publice. De aceea, sesizam diferentieri evidente de la

o tara la alta

o etapa la alta in cadrul granitelor nationale.

2. Complexitatea si amploarea organizarii este dependenta de:

nivelul la care actioneaza institutia publica: central, zonal, local etc.

obiectivele pe care le are de indeplinit.

3. Factorul politic joaca un rol important, deoarece obiectivele multor institutii publice direct, iar pentru altele indirect, decurg din programele de guvernare, care desigur nu sunt delimitate arbitrar, dar totusi in functie de ceea ce-si propune partidul sa infaptuiasca in perioada cat se afla la putere in plan economic, social-cultural etc.

4. Fiecare tip de institutie publica are o structura proprie determinata de locul si rolul pe care il indeplineste in sistemul social-global al tarii, de specificul ei, de nivelul si dimensiunile colectivitatilor pe care le reprezinta, de viziunea celor pe care ii serveste, dar si de caracteristicile social-istorice ale zonei in care activeaza.

5. Intr-o societate democratica, institutiile publice trebuie sa promoveze interesele generale ale societatii si de aceea organizarea trebuie sa-i permita acest lucru.

6. Apar situatii in care sarcinile de organizare ale unor componente ale administratiei depasesc sfera atributiilor acestora (ex., Ministerul Justitiei are sarcini in organizarea instantelor de judecata, care sunt de fapt o alta categorie a institutiilor publice).

7. Birocratia este forma de organizare in institutiile publice care s-a dovedit de-a lungul vremii superioara celorlalte forme. Max Weber este cel care a explicat rolul birocratiei s a formulat cele 6 precepte ce se aplica si in prezent:

existenta zonelor de jurisdictie statice, clar delimitate prin legi si reguli administrative;

organizarea si repartizarea sarcinilor se bazeaza pe diviziunea muncii;

autoritatea care precizeaza atributiile, competentele si responsabilitatile este stabila, nu este arbitrara;

managementul birocratic se fundamenteaza pe documente scrise care se pastreaza in formula originala;

organizarea functionala este bazata pe ierarhie;

functionarii publici sunt integrati in administratie prin contracte de munca liber consimtite si mutual legiferate.

Pe baza acestor precepte, functionarul public isi poate cladi o cariera pe termen lung in functie de capacitatea sa .

Trebuie precizat ca institutiilor publice le corespund cele 2 forme de birocratie:

mecanicista si

profesionala

(de exemplu, in cadrul spitalului actioneaza conducerea acestuia si corpul medical, fiecare poseda capacitati si competente de influenta importante, dar diferite si de amploare inegala).

Ea poate fi privita ca:

structura - ce contine modul de reprezentare si dispunere a elementelor componente

proces - ce consta in stabilirea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor componentelor

9. Procesul de organizare in institutiile publice, in general

a)     se bazeaza pe 3 variabile: - misiune

- functii

- dispozitive de repartitie si coordonare in plan colectiv si individual

b) se structureaza in functie de aceste variabile pe mai multe etape:

- precizarea misiunii - se reflecta in obiectivele stabilite ce se regasesc in planurile de dezvoltare

- delimitarea functiilor - concretizata in crearea departamentelor sau compartimentelor specializate in infaptuirea activitatilor omogene si/sau complementare

- stabilirea nivelului - de infaptuire a atributiilor - repartizeaza puterea formala

- integrarea procedurilor si dispozitivelor de coordonare

- individualizarea activitatilor prin impartirea sarcinilor concrete, stabilirea rolurilor ce trebuie indeplinite, a regulilor ce trebuie respectate si in final delimitarea posturilor de munca si descrierea lor in fisa individuala a acestora.

10. In administratia publica functioneaza doua mari sisteme de organizare:

centralizarea - inseamna subordonare ierarhica a autoritatilor locale fata de cele centrale care

raporteaza cum exercita conducerea

executa deciziile emise de autoritatile centrale

descentralizarea presupune transferarea puterii de decizie catre reprezentantii locali (prefecti)

recunoasterea personalitatii juridice administrativ-teritoriale si a colectivitatilor

existenta autoritatii locale alese, care sunt doar supuse unor forme de control stabilite prin lege

are doua componente

a) teritorial-administrativa - care presupune recunoasterea

- colectivitatilor locale

- a dreptului de a-si rezolva singure problemele

b) tehnica - care presupune acordarea unei anumite autonomii unui serviciu public determinat, caruia i se confera personalitate juridica

- se realizeaza prin construirea unor institutii publice sau de utilitate publica ce au dobandit personalitate juridica si au la baza proprietatea privata a statului

11. Exista 2 tipuri de structuri:

1. structura ierarhic-functionala - vizeaza organizarea pe niveluri ierarhice si domenii

- asigura unitatea de actiune si coordonarea intersistemica

- desemneaza institutii cu competente

a) generale

- desfasoara activitati in toate sferele (ex., Guvernul, consiliile judetene, locale, Prefecturi)

- dimensiunea competentelor este diferita:

- primariile nu au competente in domeniul apararii, afacerilor externe, transporturi aeriene etc.

- Guvernul, ca urmare a descentralizarii, si-a redus atributiile in teritoriu delegand atributii institutiilor descentralizate (ex., sanatate, educatie, protectie sociala, finante etc.)

b) specifice

- sunt organe de specialitate ce desfasoara activitati in domenii distincte

- adesea sunt subordonate celor generale de la acelasi nivel (ex., ministerele se subordoneaza Guvernului)

- activeaza la nivel central (ministere, agentii, oficii etc.)) sau local (directii, inspectorate, comitete, circumscriptii etc.)

- exista organisme de specialitate

- de ramura - ex. Ministerele Justitiei, Sanatatii, de Externe

- de domeniu: Ministerele Muncii si Protectiei Sociale, Finantelor etc. ce au competente in toate sau mai multe ramuri

In administratia centrala subordonarea ierarhica se regaseste in teritoriu pana la nivel judetean

organul ierarhic superior nu poate anula actul organului inferior, ci doar il poate suspenda sau poate actiona pe cai legale pentru suspendare[1].

acest tip de structura are semnificatie deosebita in asigurarea eficientei institutiei publice.

2. structura teritoriala - este rezultatul diferentierii autoritatilor in raport cu aria teritoriala in care pot actiona si desemneaza institutii cu competenta teritoriala:

a) generala, denumite institutii centrale (ex., Guvern, ministere) care exercita competentele la nivelul intregii tari, in interesul general al populatiei in sistemul social-global.

b) limitata, denumite institutii locale ce exercita competente numai in unitatile administrativ-teritoriale desemnate in vederea solutionarii intereselor colectivitatilor locale care sunt multiple, complexe si specifice si de aceea trebuie gasite solutii corespunzatoare. La nivel central nu s-ar putea rezolva operativ, diferentiat, flexibil si mai ales eficient.

Esential este ca intre cele doua tipuri de structuri sa se realizeze o conlucrare rationala pentru a se obtine cele mai bune rezultate posibile la un moment dat, asigurandu-se astfel posibilitatea practicarii unei structuri flexibile, care sa se adapteze dinamismului vietii economico-sociale, ceea ce conduce la evitarea

supradimensionarii structurii care ar mari cheltuielile si birocratia, dar si a

subdimensionarii care ar supraaglomera personalul si ar determina superficialitate si slaba calitate in activitatea acestuia.

O asemenea structura constituie garantia infaptuirii obiectivelor propuse in conditii de eficienta.

12. Structura organizatorica a institutiei publice are in componenta sa cele 6 elemente: postul, functia si compartimentul de munca, nivelul ierarhic, ponderea ierarhica si relatiile organizatorice care prezinta unele specificitati:

- unele activitati sau servicii publice sunt prestate de o categorie distincta de personala denumita "functionar public, care este numit intr-o functie publica conform Legii nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici" (publicata in Monitorul Oficial al Romaniei nr. 600 din 8 decembrie 1999) si face parte din Corpul functionarilor publici.

- functionarii publici se diferentiaza de ceilalti angajati prin faptul ca:

a)     pentru angajare, care se realizeaza in urma concursului sau examenului, trebuie sa indeplineasca in mod cumulativ anumite conditii specifice:

cetatenie romana si domiciliu in Romania

sa cunoasca limba romana

sa aiba varsta de 18 ani impliniti

capacitate deplina de exercitiu

stare de sanatate corespunzatoare functiei, atestata prin certificat medical

sa nu fie condamnat pentru o infractiune care sa determine incompatibilitatea exercitarii functiei publice

sa promoveze concursul sau examenul.

b)     functionarii publici se clasifica in debutanti si definitivi, durata stagiului fiind diferita in functie de nivelul studiilor;

c)     functionarii publici definitivi trebuie sa depuna juramantul de credinta si declaratia de avere la conducatorul institutiei sau autoritatii publice;

d)     interdictia cumulului de functii cu exceptia calitatii de cadru didactic;

e)     in cadrul autoritatii si institutiei publice se constituie comisii paritare, in alcatuirea carora intra un numar egal de reprezentanti desemnati de conducere si sindicatul functionarilor publici;

f)      drepturile si indatoririle sunt specifice functionarilor publici.

- se stabileste de legislativ

- fiecare autoritate a administratiei publice locale are competenta sa-si stabileasca functii specifice din aparatul de lucru

- principiile care stau la baza exercitarii functiei publice, conform art. 4, sunt:

- asigurarea prompta si eficienta, libera de prejudecati, coruptie, abuz de putere si presiuni politice a tuturor activitatilor efectuate de catre functionarii publici;

- selectarea functionarilor publici exclusiv dupa criteriul competentei;

- egalitatea sanselor la intrarea si promovarea in corpul functionarilor publici;

- stabilitatea functionarilor publici.

- atat functiile de conducere cat si cele de executie in institutiile publice sunt ocupate de functionari publici:

- permanenti - angajati

- nou veniti - ca rezultat al scrutinului electoral

In administratie, in general posturile si functiile de conducere sunt ocupate de functionari publici cu orientare politica, reprezentanti ai formatiunilor politice care au obtinut majoritatea in alegeri .

- de aceea devine preponderent factorul politic in procesul de recrutare, selectare si numire a functionarilor publici;

- adesea criteriul competentei profesionale nu prea este luat in considerare, ceea ce va avea urmari defavorabile;

- ei de regula influenteaza considerabil si celelalte componente ale structurii organizatorice;

- de asemenea, apare schimbarea continua in posturile cheie, odata cu modificarile in viata politica;

- dominatia laturii politice se concretizeaza in satisfacerea de obicei a intereselor de grup social, a unui partid, ceea ce poate avea consecinte negative in evolutia atat pe termen scurt, cat si lung.

- este nevoie de:

- criterii de promovare a functionarilor publici care sa se fundamenteze in primul rand pe competenta profesionala si manageriala;

- orientarea partidelor catre atragerea specialistilor in politica pentru a putea dispune de persoane competente care sa ocupe functiile respective de conducere;

- numarul nivelurilor ierarhice nu difera prea mult de la o institutie la alta:

- la nivel central multe institutii au adoptat structuri tipizate (ex. ministerele)

- la nivel local diferenta este impusa mai ales de dimensiunea colectivitatii locale pe care o deserveste institutia respectiva (comuna, oras, judet etc.).

- compartimentele functionale din cadrul institutiilor publice fundamenteaza decizii administrative, dar asigura si asistenta de specialitate a celorlalte compartimente (ex., ministere, departamente, directii, servicii etc.);

13. Componentele primare ale structurii organizatorice a institutiilor publice se reflecta in documentele de formalizare a acestora:

- Regulamentul de organizare si functionare

- Organigrama - care realizeaza transcrierea formala a optiunilor cu privire la repartitia autoritatii si responsabilitatilor pe baza unor reguli. Se utilizeaza mai multe tipuri:

- functionale - pe baza functiunilor indeplinite

- ierarhice

- divizionale - in functie de segmentele strategice

- matriceale - in jurul legaturilor dintre functiuni si segmente, fara sa traseze circuitele efective de functionare si relatiile dintre activitati

- Sociograma - identifica puterea informala, scurtcircuitele ierarhice, relatiile  privilegiate, criteriile de recunoastere a "retelelor paralele" (ex., intr-o universitate exista mai multe filiere fara relatii nete de putere formala intre personalul didactic, administrativ si tehnic)

- are configuratii specifice de obicei si tine cont de interactiunile informale

- Statul de functii - in care se descriu functiile;

- Fisa posturilor de munca prin care se individualizeaza sarcinile, competentele si responsabilitatile fiecarui angajat. Ea include date referitoare la:

- conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca ocupantul postului

- relatiile cu celelalte posturi.

Modelele acestor documente se aproba prin Hotarare de Guvern.

Prin aceste documente se exercita de catre manageri functiile procesului de management.