Serviciul de statistica medicala - raport de activitate

SERVICIUL DE STATISTICA MEDICALA

Raport de activitate

De-a lungul ultimului an cateva probleme au atras atentia in mod deosebit. Am identificat astfel mai multe surse de eroare pe care le vom enumera si le vom detalia atat cat ne permit dimensiunile unui raport ca acesta.

Erori datorate raportului cu alte institutii.

In ceea ce priveste raportarile catre CAS Salaj, ASP Salaj sau SNSPMS, problemele s-au datorat modalitatilor electronice de preluare/prelucrare a informatiilor (software-urilor). E vorba de DRGNarional2008 si ExBuget 4.0 pentru prima parte a anului, iar pentru ultima parte SIUI si raportarile catre CAS. Datorita incompatibilitatilor dintre aceste programe sau erorilor pe care acestea le introduc, am intampinat o serie de greutati. Pe parcursul anului o parte le-am eliminat (compatibilizarile dintre DRGNational cu SpitalExtramed), o alta am raportat-o forurilor implicate (intrucat prezenta o problema de concepere a software-ului - ExBuget 4.0), iar o alta e in curs de desfasurare, urmand sa o analizam in toate dimensiunile ei intrucat se refera la modalitatea electronica de raportare catre CAS Salaj (SIUI).

Erori datorate raporturilor cu structurile interne ale spitalului

Ne referim in primul rand la greutatea finalizarii in timp util a foilor de observatie. Volumul ridicat de munca al medicilor este argumentul cel mai des invocat pentru lipsa codificarilor in timp real. Acest aspect l-am reglementat prin confruntarea numarului de bolnavi ce parvin din miscarea interna a bolnavilor in cadrul spitalului, cu numarul foilor de observatie prelucrate. Acolo unde exista diferente mari apelam la sefii de sectii, in prima instanta, sau directorul medical, pentru finalizarea foilor necesare si raportarea lor in cadrul perioadei din care fac parte. In caz extrem foile nefinalizate pot fi trimise odata cu foile ce urmeaza sa fie trimise pentru revalidare, la finele fiecarui semestru.

In alta ordine de idei, incertitudinile legate de responsabilitatile pe care le are Serviciul de Statistica Medicala precum si distribuirea responsabilitatilor intr-un mod conjunctural, provizoriu si intamplatoar, contribuie intr-o mare masura la intretinerea unei confuzii asupra solicitarilor carora trebuie sa le raspunda personalul serviciului, si mai departe la erori in statisticile generate.

Pe viitor, odata cu raportarile in sistem integrat - raportarile SIUI - perpetuarea unor date contradictorii vor atrage disfunctionalitati in raportare si mai departe probleme privind modalitatile de decontare pentru numarul de cazuri existent in surplus sau in deficit.

Erori datorate functionarii deficitare in interiorul serviciului

Lipsa actualizarii statutului de functii necesar pentru reglementarea pozitiilor si rolurilor in cadrul serviciului, a condus la lipsa unei coeziuni interne necesara nevoilor de raportare unitara catre celelalte servicii interne sau institutii cu care spitalul se afla in raport. Dorim sa subliniem aici faptul ca lipsa colaborarii interne in cadrul serviciului, lipsa sustinuta mai curand de modalitatile de furnizare a datelor, ce nu urmaresc structura de autoritate din cadrul serviciului (de la registrator(i)/statistician, medic, la sef serviciu), conduce la disfunctionalitati ce au drept consecinta statistici duble, statistici eronate sau nefondate, statistici disproportionate. Acestea au fost in mare masura eliminate, insa incepand cu acest an, (luna ianuarie) este necesara fundamentarea prin implementarea ISO 9001 a protocoalelor de functionare ale serviciului. Credem ca in acest fel va fi mai usor de realizat statutul de functii din cadrul serviciului si atributiile pe care fiecare membru al serviciului le are pe parcursul desfasurarii muncii.

Pe de alta parte, distorsiunea aparuta ca urmare a imbolnavirilor succesive, dublata de necesitatea satisfacerii concediilor, a condus la o prezenta la serviciu in scadere, incepand cu luna august, a registratoarelor medicale, aproape injumatatita la finele anului. Volumul de munca a 8 registratoare a fost distribuit unui numar ramas de 5 registratoare, iar orele de munca pentru acestea din urma s-a marit pentru perioadele de raportari lunare/trimestriale. Aceste disfunctionalitati s-au reglementat incepand cu acest an, odata cu sosirea din concediul de odihna a uneia dintre registratoare.

mai mia ce figureaza in cadrul sectiilor

in in urmarirea scopului serviciului

Insusirea unor roluri de coordonare

intelesul disociat intre, pe de-o parte actul medical, iar de cealalta a actelor formale conexe, atributii atasate fiecarui medic .

necesare catre medici (ex.: informatiile cu privire la nivelurile cazurilor ce le are de realizat fiecare sectie in parte, fie ca e vorba de spitalizare continua fie ca este vorba de spitalizarea de zi; informatiile cu privire la finalizarea in termen util a datelor pentru raportari fie ca e vorba de auditare sau raportarile normale sau conjuncturale la CAS, ASP, sau SNSPMS; informatiile zu s.a.m.d .

O mai buna coordonare intre seful serviciului de statistica si directorii implicati se impune. Aceasta intrucat date obtinute unilateral din mai multe surse din interiorul serviciului afecteaza valorile unitare ale datelor sau indicatorilor calculati (vezi pct. 2).

Aceasta stare este mai intai de toate intretinuta de reultatul reticentei celei mai mari parti a medicilor cu privire la completarea foilor de observatie - codificarea lor (vezi si punctul anterior). Acest fapt genereaza

Sa exemplificam aici doar faptul ca am fost acuzati ca medicilor nu li s-a adus in repetate randuri la cunostinta scenariul externarilor contractate cu CAS. In ceea ce ne priveste, am pus la indemana sefului de sectie in fiecare dimineata situatia externarilor si a diferentelor pana la atingerea nivelurilor contractate, atat pentru spitalizarile continue cat si pentru nivelurile spitalizarilor de zi. Dezinteresul sefilor de sectie mai intai, ulterior dificultatile in obtinerea unor valori clare cu privire la numarul de spitalizari contractate (pe final de an n-am avut clar specificate cate externari putem contracta) au condus la oprirea provizorie a acesrtui tip de raportare. Totusi, imediat ce aceste date vor putea fi obtinute, adica imediat ce e semnat contractul cu CAS Salaj, vom putea derula din nou, acest tip de rapoarte.

In ceea ce priveste serviciul de statistica medicala, optiunea corecta este aceea ca informatiile conjuncturale cu caracter statistic ce urmeaza sa fie puse la dispozitia medicilor, sa fie in prealabil solicitate de functiile decidente ale spitalului.