Gestiunea documentelor

Gestiunea documentelor

In vederea indeplinirii rolului ce le revine in asigurarea realitatii si legalitatii operatiunilor ce afecteaza patrimoniului entitatilor economice, documentele ce se utilizeaza in cadrul sistemului informational contabil, si in mod deosebit cele justificative, necesita o buna gestionare, ceea ce se realizeaza prin organizarea riguroasa a circuitului lor, evidenta utilizarii, reconstituirea, atunci cand este cazul, precum si pastrarea in arhiva unitatii in limita anumitor perioade de timp.

A. Organizarea circuitului documentelor.

Circuitul documentelor se refera la stabilirea si respectarea unui anumit flux, cu precizarea persoanelor si a termenelor, incepand cu intocmirea sau intrarea lor in unitate, dupa caz, pana la arhivare, ceea ce influenteaza in mod hotarator conducerea (tinerea) contabilitatii in conditii de operativitate, realitate si exactitate, inclusiv intocmirea si predarea la termenele legale a declaratiilor privind obligatiile fiscale si sociale si a raportarilor contabile periodice.

In vederea realizarii acestui deziderat este necesar sa se opteze pentru acea ordine in care sa circule documentele, astfel incat sa se realizeze parcursul cel mai scurt, iar persoanele implicate sa efectueze operatiile de intocmire, in cazul documentelor interne, si a celor de verificare, viza si inregistrare, sa respecte termenele stabilite prin intermediul unui grafic intocmit in acest sens. Atunci cand este cazul se pot elabora mai multe asemenea grafice in care se delimiteaza fie lucrarile ce revin unei persoane, unui compartiment de lucru sau intregului colectiv financiar-contabil, fie persoanele, termenele si ordinea in care se executa operatiile ce privesc un document sau un grup de documente contabile.

B. Evidenta utilizarii documentelor

Formularele ce se utilizeaza ca documente contabile si, in mod deosebit, cele justificative comune pe economie, privind activitatea financiar-contabila, necesita o evidenta riguroasa a utilizarii lor.

In acest sens reglementarile in vigoare stabilesc pentru anumite categorii de documente reguli specifice privind continutul minimal obligatoriu, precum si normele de intocmire si utilizare a acestora.

Astfel, in cazul facturilor dar si a altor formulare financiar-contabile care stau la baza inregistrarii de venituri, dintre care amintim monetarul, chitanta si altele, dupa caz, precum si avizul de insotire a marfii se prevede un regim intern de numerotare. In aceste conditii persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii trebuie sa desemneze, prin decizie scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente documentelor emise de societate. Aceste numarul de ordine trebuie stabilite si alocate secvential de catre societate, in baza uneia sau mai multor serii, astfel incat sa se asigure necesarul in functie de numarul de documente emise.

Entitatile economice trebuie sa tina seama in cadrul procedurii de alocare a numerelor de elemente ce privesc structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc. si sa emita proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere prin care sa se mentioneze, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul de la care se emite primul document.

C. Reconstituirea documentelor contabile

Normele metodologice pentru intocmirea si utilizarea formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si modelele acestora, elaborate de Ministerul Finantelor Publice, contin si prevederi exprese referitoare la reconstituirea documentelor justificative si contabile pierdute, sustrase sau distruse, care privesc evidenta si gestionarea imobilizarilor corporale, a valorilor materiale si banesti si a altor valori ale unitatilor patrimoniale. Documentele astfel obtinute se utilizeaza ca documente justificative, in locul celor originale.

In ceea ce priveste efectuarea propriu-zisa a operatiei de reconstituire se au in vedere mai multe aspecte, asa cum se prezinta, in mod succint, in cele ce urmeaza.

Persoana care constata ca un document justificativ sau contabil este pierdut, sustras sau distrus are obligatia sa-i aduca la cunostinta aceasta situatie conducatorului unitatii, in scris si in termen de 24 ore. Acesta, are obligatia ca in maximum 3 zile, impreuna cu persoana in cauza si cu seful compartimentului financiar-contabil, sa incheie un proces verbal in care sa se mentioneze datele de identificare a documentului disparut, numele si prenumele salariatului responsabil cu pastrarea documentului, data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului. Aceasta ultima persoana va da si o declaratie scrisa asupra imprejurarilor in care a disparut documentul respectiv.

In cazul in care pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune exista obligatia incunostiintarii imediate a organelor de urmarire penala.

Pentru fiecare document care necesita reconstituire se intocmeste un  dosar care contine atat documentele amintite, cat si dispozitia scrisa data in acest sens de conducatorul unitatii, precum si copia documentului reconstituit.

In cazul documentelor primite de la alta unitate si care necesita reconstituire, aceasta operatiune cade in sarcina emitentului, care are ca termen, in acest sens, 10 zile de la primirea cererii scrise a solicitantului.

Fiecare document obtinut in urma operatiunii analizate poarta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "RECONSTITUIT" si are specificat numarul si data dispozitiei pe baza careia s-a efectuat aceasta operatiune.

Documentele reconstituite, al caror original se gaseste ulterior, se anuleaza pe baza unui proces-verbal care se ataseaza la dosarul de reconstituire.

D. Arhivarea si pastrarea documentelor contabile

Fiecare entitate economica are obligatia sa asigure arhivarea si pastrarea documentelor justificative si contabile, cu respectarea conditiilor stabilite prin reglementarile in domeniu. Aceasta operatiune se realizeaza dupa expirarea fiecarui exercitiu financiar prin predarea documentelor utilizate catre arhiva unitatii, unde se aranjeaza intr-o ordine bine stabilita, astfel incat sa poata fi consultate cu usurinta atunci cand este necesar.

Registrele de contabilitate, precum si documentele justificative pe baza carora s-au facut inregistrari in contabilitate se pastreaza in arhiva unitatii, timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 ani.

De la aceasta regula generala  fac exceptie:

facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii TVA deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in conformitate cu prevederile Codului fiscal, se pastreaza conform termenului prevazut de art. 149, alin (6) cod fiscal;

o serie de documente expres prevazute de OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, care se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani, daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora o perioada de timp mai mare;

documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani, care trebuie pastrate, de regula, pe perioada de utilizare a bunurilor.

Registrele de contabilitate, precum si documentele justificative se pastreaza in arhiva, de regula in forma lor originala, grupate in functie de natura operatiilor  si in ordine cronologica in cadrul exercitiului financiar la care se refera, in dosare numerotate, snuruite si parafate. Aceste dosare se pastreaza in spatii special amenajate, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

Documentele care privesc operatiuni de fuziune sau de lichidare a societatii comerciale se arhiveaza separat.

Atunci cand este necesar, pe baza aprobarii persoanei competente, documentele se pot elibera din arhiva, in mod provizoriu, spre consultare, intocmindu-se un proces verbal in care se mentioneaza solicitantul, persoana care a dat aprobarea, scopul s.a. In locul documentului astfel eliberat se depune o copie certificata de persoana imputernicita in acest scop si dovada semnata de solicitantul care a ridicat originalul.

Pentru evidenta documentelor arhivate se utilizeaza Registrul de evidenta curenta, in care se inscriu dosarele si documentele contabile intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului. Documentele al caror termen legal de pastrare a expirat, se elimina din arhiva, intocmindu-se in acest scop un proces-verbal de catre o comisie, sub conducerea conducatorului unitatii, si operandu-se aceasta operatiune in Registrul de evidenta curenta al arhivei.