 |
|
 |  |
|
|
| |
 | Administratie | Contabilitate | Contracte | Criminalistica | Drept | Legislatie |
LUCRARE DE SINTEZA
UNIVERSITATEA SPIRU HARET
Facultatea de Management Financiar Contabil Bucuresti
Specializarea Contabilitate si Informatica de Gestiune
CAPITOLUL 1:
Prezentare SC Crismar Impex SRL
Societatile comerciale sunt atat cele infiintate in baza Legii nr.31/1990, cat si cele
infiintate prin reorganizarea fostelor unitati economice socialiste in temeiul Legii nr.15/1990.
Societatile comerciale pot fi constituite intr-una din urmatoarele forme:
-societate in nume colectiv;
-societate in comandita simpla;
-societate pe actiuni;
-societate in comandita pe actiuni;
-societate cu raspundere limitata.
Societatea cu raspundere limitata este societatea constituita, pe baza deplinei increderi,de doua sau mai multe persoane, care pun in comun anumite bunuri, inclusive sume de bani, pentru a desfasura o activitate comerciala, in vederea impartirii beneficiilor si care raspund pentru obligatiile societatii in limita aportului lor. Pot exista si societati cu raspundere limitata cu asociat unic.
I.Actul constitutiv al societatii:
Societatea in nume colectiv sau in comandita simpla se constituie prin contract de societate, iar societatea pe actiuni, in comandita pe actiuni sau cu raspundere limitata se constituie prin contract de societate si statut.
Societatea cu raspundere limitata se poate constitui si prin actul de vointa al unei singure persoane. In acest caz se intocmeste numai statutul.
Contractul de societate si statutul pot fi incheiate sub forma unui inscris unic, denumit act constitutiv.
In cazurile in care contractual de societate si statutul constituie acte distinct, acesta din urma va cuprinde datele de identificare a asociatilor si clauze reglementand organizarea, functionarea si desfasurarii activitatii societatii.
Actul constitutiv se incheie sub semnatura privata, se semneaza de toti asociatii sau, in caz de subscriptie publica, de fondatori. Forma autentica a actului constitutiv este obligatorie atunci cand:
a)printre bunurile subscrise ca aport la capitalul social se afla un teren;
b)se constituie o societate in nume colectiv sau in comandita simpla;
c)societatea pe actiuni se constituie prin subscriptie publica.
Actul constitutiv dobandeste data certa si prin depunerea la oficiul registrului comertului.
In baza acestei legi a fost constituita si societatea "Crismar Impex S.R.L. " ,in 1992 avand asociat unic, in persoana d-lui Petras Laszlo.
II.Forma juridica, denumire, sediu:
Societate cu raspundere limitata, persoana juridica romana, cu denumirea Crismar Impex S.R.L. , sediul social: Oradea, str. Eforiei, nr. 3
III. Durata societatii:
Societatea se constituie pe durata nelimitata, cu incepere de la data inmatricularii in Registrul Comertului.
IV. Obiectul de activitate:
Obiectul de activitate il constitue vanzarea cu amanuntul, respectiv -bar, incadrat potrivit noii actualizari a codurilor CAEN la 4725-Comert cu amanuntul al bauturilor, in magazine specializate.
V. Capitalul social:
Tip participare: privat autohton 100%; capitalul social subscris: 200 Ron, in numerar, impartit in 20 parti sociale indivizibile si nominative, fiecare in valoare de 10 lei.
VI. Administrarea societatii:
Administrarea societatii ii revine d-lui Petras Laszlo numit ca administrator al societatii, avand puteri conform actelor constitutive.
VII. Modul de dizolvare si lichidare :
Conform prevederilor Legii nr. 31/1990 republicata.
Dizolvarea societatii are loc in urmatoarele situatii: imposibilitatea realizarii obiectului de activitate,reducerea capitalului social sub limita legala daca asociatii nu decid completarea lui, falimentul, hotararea adunarii generale a asociatilor, alte cazuri expres prevazute de lege. Dizolvarea societatii va fi inscrisa in Registrul Comertului si publicata in Monitorul Oficial.
Lichidarea societatii : In caz de dizolvare societatea va fi lichidata. Lichidarea va fi facuta de unul sau mai multi lichidatori numiti de adunarea generala a asociatilor, intre asociati sau alte persoane.
Din momentul intrarii in functie a lichidatorilor mandatul administratorilor inceteaza, acestia neputand angaja operatii in numele societatii.
Bilantul de lichidare si propunerile de distribuire a rezultatelor acestuia vor fi supuse aprobarii adunarii generale. Dupa aprobarea bilantului se considera ca lichidatorii au fost descarcati de activitatea lor.
Lichidatorii vor fi numiti de societate cu majoritate de ¾ parti.
VIII. Inmatricularea societatii in Registrul Comertului:
Actul constitutiv autentificat, insotit de dovada de sediu social, dovada constituirii capitalului social, copiile actelor de identitate ale asociatilor, acordul asociatiei de locatari acolo unde sediul se afla intr-un imobil cu mai multe locuinte, avizele organelor in drept se depun la Registrul comertului - biroul unic in a carui raza teritoriala se afla sediul social, atasate cererii de inmatriculare.
Documentele autentificative de notariat precum si sentinta judecatoreasca de autorizare a societatii stau la baza eliberarii certificatului de inmatriculare la Registrul Comertului, pe baza caruia se acorda Codul Fiscal de catre organele fiscal.Astfel, societatea este inmatriculata in Registrul Comertului sub numarul: J05/1640/1992, avand Codul Unic de Inregistrare 65956. Inca de la inceput, s-a declarat ca societate comerciala platitoare de T.V.A.
CAPITOLUL 2:
Organizarea si conducerea contabilitatii
Modul de organizare si functionare a contabilitatii este reglementat de Legea contabilitatii nr. 82 din 24 decembrie 1991, republicata in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 454 din 08/06/2008, de Regulamentul de aplicare al acesteia, de Reglementarea contabilitatii armonizate cu Directiva a 4-a a Comunitatii Europene si cu standardele internationale de contabilitate.
Societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiara, potrivit prezentei legi, si contabilitatea de gestiune adaptata la specificul activitatii.
Contabilitatea, ca activitate specializata in masurarea, evaluarea, cunoasterea, gestiunea si controlul activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, precum si a rezultatelor obtinute din activitatea persoanelor juridice si fizice prevazute la art. 1, trebuie sa asigure inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la pozitia financiara, performanta financiara si fluxurile de trezorerie, atat pentru cerintele interne ale acestora, cat si in relatiile cu investitorii prezenti si potentiali, creditorii financiari si comerciali, clientii, institutiile publice si alti utilizatori.
Contabilitatea se tine in limba romana si in moneda national.
Contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala, cat si in valuta, potrivit reglementarilor elaborate in acest sens.
Persoanele prevazute la art.1 au obligatia sa conduca contabilitatea in partida dubla si sa intocmeasca situatiile financiare anuale.
Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective.
Contabilitatea se organizeaza si conduce , de regula, in compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabil-sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceasta persoana trebuie sa aiba studii economice superioare.
Contabilitatea poate fi organizata si condusa pe baza de contracte de prestari de servicii in domeniul contabilitatii, incheiate cu persoane fizice sau juridice, aurorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania.
Raspunderea pentru aplicarea necorespunzatoare a reglementarilor contabile revine directorului economic, contabilului-sef sau altei persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie, impreuna cu personalul din subordine. In cazul in care contabilitatea este condusa pe baza de contract de prestari de servicii, incheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabili Autorizati din Romania, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestora, potrivit legii si prevederilor contractuale.
In conformitate cu Legea contabilitatii nr. 82/1991 administratorul societatii Crismar Impex S.R.L.,in persoana d-lui Petras Laszlo, a luat hotararea de a angaja o persoana juridica cu contract de prestari de servicii, pentru a indeplini cerintele prezentei legi, in persoana juridica « Cabinet Contabilitate Branzas Rodica » care asigura masurarea, evaluarea, cunoasterea, gestionarea si controlul activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, precum si a rezultatelor obtinute de catre societate. In acelasi timp , asigura inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la pozitia financiara si fluxul de trezorerie, atat pentru propriile cerinte, cat si pentru utilizatorii externi.
I.Registrele de contabilitate:
Organizarea principalelor registre de contabilitate
Potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-1-2) si Cartea-mare (cod 14-1-3).
Registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si astfel completate incat sa permita, in orice moment, identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.
Registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau listari informatice, dupa caz.
Numerotarea paginilor registrelor se va face in ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota in ordinea completarii lor.
-Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza, in mod cronologic, toate operatiunile economico-financiare.
Operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot fi recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul-jurnal.
Unitatile pot utiliza jurnale auxiliare pentru operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia incasarii-achitarii facturilor etc.
Orice inregistrare in Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ, explicatii privind operatiunile respective si conturile sintetice debitoare si creditoare in care s-au inregistrat sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate.
Unitatile care utilizeaza jurnale auxiliare pot inregistra in Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.
-Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.
Registrul-inventar se intocmeste la infiintarea unitatii, cel putin o data pe an, pe parcursul functionarii unitatii, cu ocazia fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege pe baza de inventar faptic.
In acest registru se inscriu, intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa
natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui post al bilantului.
Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui cont de activ si de pasiv. Elementele de activ si de pasiv inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora.
In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, in Registrul-inventar se inregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga rulajele intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pana la data incheierii exercitiului financiar.
-Registrul Cartea-mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza, lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat. Acesta reprezinta un document contabil de
sinteza si sistematizare si contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului pentru fiecare luna a anului curent. Registrul Cartea-mare poate contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de
unitate. Cartea- mare sta la baza intocmirii balantei de verificare.
Registrul Cartea-mare poate fi inlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse.
Editarea Cartii-mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau in functie de necesitatile proprii.
Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Registrul Cartea-mare se pastreaza in unitate timp de 10 ani de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, iar in caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite in termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, care utilizeaza, potrivit legii, registre si formulare specific privind activitatea financiara si contabila, reglementate prin actele normative in vigoare, vor proceda la inscrierea datelor in aceste registre si formulare potrivit normelor specifice, prezentate in actele normative respective, precum si a prezentelor norme privind documentele justificative si financiar-contabile.
-Registrul general de evidenta a salariatilor
Incadrarea in munca a unei persoane se realizeaza, potrivit Codului muncii, numai prin incheierea unui contract individual de munca in temeiul caruia persoana fizica, denumita salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea unui angajator, persoana fizica sau juridica, in schimbul unei remuneratii denumite salariu.
Fiecare angajator are obligatia de a infiinta un registru general de evidenta a salariatilor, denumit, in continuare, registru. In termen de 10 zile lucratoare de la data inceperii activitatii, angajatorul are obligatia de a inregistra registrul la inspectoratul de munca in a carui raza teritoriala isi are sediul sau domiciliul, dupa caz.
Registrul se intocmeste in regim tipizat si devine document oficial de la data inregistrarii.
Prima pagina a registrului cuprinde elementele de identificare a angajatorului, numarul de inregistrare la inspectoratul teritorial de munca, precum si numarul de file ale registrului.Registrul se numeroteaza pe fiecare pagina si va purta obligatoriu pe toate paginile stampila inspectoratului teritorial de munca.
La solicitarea inspectoratului teritorial de munca, registrul se intocmeste si in format electronic.
Angajatorul are obligatia completarii registrului in ordinea incheierii contractelor individuale de munca.
Corectarea erorilor materiale din cuprinsul registrului se face prin bararea datelor inscrise eronat, astfel incat sa se poata citi vechea inregistrare, inscriindu-se dedesubt, in culoare rosie, datele exacte. In cazul in care inscrierea nu se poate face dedesubt, se bareaza intregul
rand si se face trimitere la noul rand care contine datele exacte.
Registrul cuprinde elementele de identificare a tuturor salariatilor, data incheierii contractului individual de munca, data inceperii activitatii, modificarea si suspendarea contractului, durata acestuia, durata muncii exprimata in ore/zi, ocupatia (functia si/sau meseria),
respectiv codul acesteia potrivit Clasificarii ocupatiilor din Romania (C.O.R.), salariul de baza prevazut la data incheierii contractului, data incetarii contractului si temeiul legal al incetarii acestuia, numele, prenumele si semnatura persoanei care face inscrierea.
Fiecare operatiune efectuata in registru va fi certificata, prin semnatura si stampila, de catre o persoana numita prin acte administrative de catre angajator sau de catre reprezentantul legal al acestuia. Inscrierile in registru se efectueaza la data incheierii contractului individual de munca, precum si la data incetarii acestuia. Inregistrarile din registru se vor efectua numai in limba romana, citet, cu tus/pix negru, iar corectarea erorilor materiale din cuprinsul acestuia se va realiza prin bararea datelor inscrise eronat, astfel incat sa se poata citi vechea inregistrare, si prin inscrierea dedesubt, in culoare rosie, a datelor exacte. In cazul in care inscrierea nu se poate face dedesubt, se bareaza intregul rand si se face trimitere la noul rand care contine datele exacte.
Registrul se pastreaza la sediul sau domiciliul angajatorului ori, dupa caz, la sediul sucursalei, agentiei, reprezentantei sau unor alte asemenea unitati fara personalitate juridica.
Registrul se pune la dispozitie inspectorului de munca sau oricarei alte autoritati publice care il solicita in conditiile legii, angajatorul avand obligatia sa asigure accesul permanent la acest document.
Registrul unic de control
Registrul unic de control are ca scop evidentierea tuturor controalelor desfasurate la contribuabil de catre toate organele de control specializate, in domeniile: financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea in constructii, protectia consumatorului, protectia muncii, inspectia muncii, protectia impotriva incendiilor, precum si in alte domenii prevazute de lege.
Evidentierea controalelor in registrul unic de control se face cu semnaturile reprezentantului legal al contribuabilului si organului de control.Contribuabilii prevazuti au obligatia de a prezenta organelor de control registrul unic de control.
Organele de control au obligatia de a consemna in registru, inaintea inceperii controlului, urmatoarele elemente: numele si prenumele persoanelor imputernicite de a efectua controlul, unitatea de care apartin, numarul legitimatiei de control, numarul si data delegatiei/ordinului
de deplasare, obiectivele controlului, perioada controlului, perioada controlata, precum si temeiul legal in baza caruia se efectueaza controlul.
Organele de control sunt obligate ca inainte de inceperea actiunii de control sa consulte actele de control incheiate anterior, care au legatura cu domeniul lor de activitate, pentru a cunoaste constatarile facute, masurile stabilite si stadiul indeplinirii lor.Controlul se poate desfasura numai dupa consemnarea in registrul unic de control a datelor.
In situatia neprezentarii registrului unic de control, verificarea se efectueaza, iar cauzele neprezentarii se consemneaza in actul de control.
Dupa finalizarea controlului, in registrul unic de control se inscriu obligatoriu numarul si data actului de control intocmit.
Registrul unic de control se numeroteaza, se sigileaza si se pastreaza de reprezentantul legal al unitatii verificate sau de inlocuitorul acestuia.Se tine la sediul social si la fiecare sediu secundar pentru care s-au eliberat avize/autorizatii si/sau acorduri de functionare.
Registrul unic de control se elibereaza, contra cost, de directiile generale ale finantelor publice din raza teritoriala unde isi are sediul social contribuabilul, pe baza certificatului de inregistrare, in cazul comerciantilor, si pe baza certificatului de inregistrare fiscala, in cazul
celorlalte categorii de contribuabili.Contribuabilii nou-infiintati sunt obligati ca, in termen de 30 de zile de la data inregistrarii, sa achizitioneze registrul unic de control.
Registrul de evidenta fiscala
Contribuabilii, inregistrati ca platitori de impozit pe profit, sunt obligati sa intocmeasca Registrul de evidenta fiscala in conformitate cu prevederile prezentului ordin.
Registrul de evidenta fiscala are ca scop inscrierea tuturor informatiilor care au stat la determinarea profitului impozabil si a calculului impozitului pe profit cuprins in declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat.
Informatiile din Registrul de evidenta fiscala vor fi inregistrate in ordine cronologica si vor corespunde cu operatiunile fiscale si cu datele privind impozitul pe profit din declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat.
Operatiunile inregistrate in Registrul de evidenta fiscala sunt la latitudinea contribuabilului, in functie de specificul activitatii si de necesitatile proprii ale acestuia.
Registrul de evidenta fiscala se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestuia si se completeaza astfel incat sa permita in orice moment identificarea si controlul operatiunilor efectuate pentru determinarea impozitului pe profit, cuprins in declaratia privind obligatiile
de plata la bugetul general consolidat.
Impozitul pe profit calculat si inscris in Registrul de evidenta fiscala va fi identic cu cel inscris in declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat.
Contribuabilii, platitori de impozit pe profit, au obligatia de a prezenta Registrul de evidenta fiscala organelor de inspectie fiscala competente.
Registrul de evidenta fiscala se pastreaza la domiciliul fiscal al contribuabilului.
Inregistrarile in Registrul de evidenta fiscala se vor face pentru fiecare perioada pentru care contribuabilul are obligatia de a declara impozitul pe profit.
Registrul de evidenta fiscala este document cu regim special de tiparire si distribuire si se executa de Compania Nationala "Imprimeria Nationala - S.A.", cu utilizarea unor elemente de securizare, se elibereaza contra cost de unitatile fiscale din raza teritoriala in care contribuabilul isi are declarat domiciliul fiscal, pe baza copiei certificatului de inregistrare emis de Oficiul National al Registrului Comertului.
Contribuabilii nou-infiintati, declarati platitori de impozit pe profit, vor achizitiona Registrul de evidenta fiscala in termen de 30 de zile de la data inregistrarii. Contribuabilii care nu mai indeplinesc conditiile de platitor de impozit pe veniturile microintreprinderilor vor achizitiona Registrul de evidenta fiscala in termen de 30 de zile de la data la care au devenit platitori de impozit pe profit. Prin derogare contribuabilii inregistrati ca platitori de impozit pe profit pot tine Registrul de evidenta fiscala in forma electronica.
Pentru societatea Crismar Impex S.R.L. Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Registrul Cartea-mare, precum si jurnalele auxiliare sunt intocmite de catre firma de contabilitate, in conformitate cu prevederile legale.
CAPITOLUL 3:
Societatile comerciale, societatile/companiile nationale,regiile autonome, institutele nationale de cercetare dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice, cu si fara scop lucrativ, precum si persoanele fizice autorizate sa desfasoare activitati independente consemneaza operatiile economice si financiare, in momentul efectuarii lor, in documente justificative, pe baza carora se fac inregistrarile in jurnale, fise si alte documente contabile.
I. Documentele justificative, care stau la baza inregistrarilor in contabilitate, angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate. De aceea, ele trebuie sa indeplineasca anumite cerinte in ceea ce priveste structura, circulatia si pastrarea lor.
Documentele justificative cuprind, de regula, urmatoarele elemente principale
a) denumirea documentului;
b) denumirea si sediul intreprinderii care intocmeste documentul;
c) numarul si data intocmirii documentului;
d)mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunilor patrimoniale, cand este cazul;
e) continutul operatiunii patrimoniale si, daca este cazul, temeiul legal al efectuarii acesteia;
f) datele cantitative si valorice aferente operatiunii efectuate;
g)numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat;
h) alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.
Dobandesc calitatea de document justificativ inscrisurile
a) in care se consemneaza, in momentul efectuarii, o operatie patrimoniala si care stau la baza inregistrarii in contabilitate;
b) care furnizeaza toate informatiile prevazute in normele legale in vigoare;
c) care provin din relatiile de cumparare a unor bunuri de la persoane si care pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazurile cand se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective;
d) care se refera la cheltuieli pentru prestari de servicii efectuate de persoane fizice. Pentru a fi inregistrate in contabilitate, aceste documente trebuie sa aiba la baza contracte sau conventii intocmite in acest scop.
Inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pasta de pix, cu masina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul. Nu sunt admise stersaturi sau alte asemenea procedee, nici lasarea de spatii libere intre operatiile inscrise in documente.Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa fie citite, iar deasupra lor se scriu textul sau cifra corecta.Corectarea se face in toate exemplarele documentului justificativ, mentionandu-se si data efectuarii operatiei.In cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, sau al altor documente, pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul gresit se anuleaza si ramane in carnetul respectiv, cu exceptia ordinului de deplasare (delegatie), pe baza caruia se primeste sau se restituie diferenta intre cheltuielile efective de deplasare si avansul acordat.La corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe, este necesara confirmarea, prin semnatura atat a predatorului, cat si a primitorului.
In cazul completarii documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora, mentionandu- se data rectificarii si semnatura celui care a facut modificarea. Documentele inscrise in listele de erori, anulari sau completari, pe temeiul
carora se fac modificari in fisiere sau in baza de date a unitatii, trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de unitatea beneficiara. Numele si prenumele acestor persoane se comunica unitatilor de informatica prelucratoare.
Cerintele ce trebuie indeplinite de documentele justificative
Documentele justificative trebuie sa indeplineasca atat conditii de forma, cat si conditii de continut (de fond).
Conditii de forma
a. Autenticitatea documentelor, respectiv, intocmirea cu respectarea conditiilor legale, si anume:
− folosirea formularelor tipizate;
− intocmirea justa si completarea cu toate elementele necesare;
− completarea corecta a datelor, corectarea eventualelor falsificari si stersaturi, cum ar fi transformarea cifrelor, adaugirile de text, corecturi nesemnate;
− existenta semnaturilor originale ale persoanelor in drept sa dispuna, sa execute sau sa controleze operatiile respective, precum si ale persoanelor care au eliberat sau primit valori.
Neindeplinirea uneia sau mai multor conditii de autenticitate are drept consecinta faptul ca documentele isi pierd forta lor juridica (probatorie), ca de exemplu:
− lipsa semnaturii primitorului valorii;
− inexistenta sau ilegalitatea procurii (delegatiei), ipoteza platilor facute prin terti;
-neconcordanta dintre document si justificarea anexata.
b. Exactitatea intocmirii si valabilitatii documentelor. De regula, documentele care reflecta operatii patrimoniale, generatoare de drepturi si obligatii, se intocmesc in termenele stabilite si cu respectarea conditiilor legale, a caror nesocotire lezeaza autenticitatea si pune sub semnul
indoielii exactitatea si valabilitatea lor.
c. Efectuarea corecta a calculelor, in scopul:
− de a obtine siguranta aplicarii juste a preturilor si tarifelor si a stabilirii corecte a totalurilor in documente;
− de a inlatura erorile de calcul care pot deturna continutul operatiilor economice si financiare. Practic, sunt cazuri in care calculele sunt gresite intentionat si ascund fraude, delapidari, sustrageri, nereguli etc., ca, de exemplu, calcule gresite in registrul de casa, in raportul de gestiune.
Conditii de continut sau de fond:
a. Legalitatea operatiilor economice si financiare consemnate in documente. Se are in vedere principiul conform caruia este necesar sa se respecte prevederile tuturor actelor normative privind disciplina financiara si gestionara. De exemplu, platile sa se efectueze conform normelor
financiare; eliberarile din magazie sa se faca conform repartitiei.
b. Necesitatea operatiilor economice si financiare consemnate in documente. Faptele oglindite in documente trebuie sa se produca in limitele, conditiile si la locul indicat in acestea.
c. Necesitatea operatiilor economice si financiare consemnate in documente. Operatiile trebuie sa fie utile. Consumurile sau cheltuielile consemnate in documente trebuie sa fie astfel determinate, incat sa se inlature risipa, cheltuielile inutile etc.
d. Oportunitatea operatiilor economice consemnate in documente. Operatiile trebuie sa fie produse in momentul ales si la locul stabilit pentru executarea acestora, cele mai corespunzatoare din punct de vedere economic si al bunei desfasurari a activitatii. O operatie economic-financiara
poate sa fie reala si sa indeplineasca toate conditiile legale, dar sa nu fie oportuna din punct de vedere economic.
e. Economicitatea operatiilor consemnateiin documente. Operatiile trebuie astfel efectuate, incat sa asigure minimizarea costului resurselor alocate unei activitati, fara a compromite realizarea in bune conditii a obiectivelor declarate ale acesteia. Operatia trebuie sa fie necesara, din punct de vedere al activitatii unitatii, iar prin efectuarea ei sa se obtina un avantaj economico-financiar.
f. Eficienta operatiilor consemnate in documente, respectiv, raportul dintre rezultatele obtinute si costul resurselor utilizate in vederea obtinerii lor. Operatia trebuie: sa se efectueze in volumul si la momentul corespunzator; sa fie necesara pentru buna desfasurare a activitatii; sa ocazioneze un cost cat mai redus.
g. Eficacitatea operatiilor consemnate in documente, respectiv, gradul de indeplinire a obiectivelor declarate ale unei activitatii si relatia dintre impactul dorit si impactul efectiv al operatie.
II Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii marfurilor:
Serveste ca document pentru receptia bunurilor aprovizionate; document justificativ pentru incarcare in gestiune; act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie; document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Se foloseste ca document distinct de receptie in cazul: bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite; bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare; bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare; bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie; marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare cu amanuntul sau en gros (cod 14-3-1/aA).
In alte cazuri decat cele mentionate, receptia si incarcarea in gestiune, dupa caz, si inregistrarea in contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.).
Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata diferente, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita.In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.
Datele de pe verso formularului se completeaza numai atunci cand se constata diferente la receptie.
Circula: la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale receptionate (toate exemplarele); la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate (toate exemplarele), precum si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasata la documentele de livrare (factura sau avizul de insotire a marfii); la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
La SC Crismar Impex SRL nota de receptie se intocmeste in baza facturii sosite de la furnizor.
Avizul de insotire a marfii
Serveste ca document de insotire a marfii pe timpul transportului; document ce sta la baza intocmirii facturii; dispozitie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta, apartinand aceleiasi unitati; document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleiasi unitati in cazul transferului.
Atunci cand nu exista posibilitatea intocmirii facturii odata cu livrarea bunurilor, avizul poarta mentiunea "urmeaza factura". La transferul de bunuri intre gestiuni ale aceleiasi unitati, pe aviz se va scrie "fara factura". Daca avizul este emis pentru bunuri trimise la terti spre prelucrare sau vanzare in regim de consignatie, el poarta mentiunea "pentru prelucrare la terti" sau "pentru vanzare in regim de consignatie", dupa caz.
Avizul de insotire a marfii se intocmeste in trei exemplare al caror circuit se prezinta astfel: exemplarul 1 de culoare albastra merge la delegatul unitatii care face transportul sau la delegatul clientului, pentru semnarea de primire; exemplarele 2 de culoare rosie si 3 de culoare verde merg la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate si pentru intocmirea facturii; exemplarul 3 merge ulterior la compartimentul financiar-contabil, atasat la factura.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Factura fiscala
Factura fiscala reprezinta un document justificativ ce insoteste vanzarea unor bunuri, executarea unor lucrari sau prestarea de servicii in favoarea tertilor.
Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul de catre compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat in acest sens, la momentul livrarii bunurilor, executarii lucrarii sau prestarii serviciului consemnat. Atunci cand factura nu poate fi intocmita in momentul livrarii bunurilor, acestea vor fi insotite pe timpul transportului de avizul de insotire a bunurilor, numarul si data acestuia fiind inscrise, la randul lor, in factura emisa ulterior.
Factura se intocmeste in trei exemplare al caror circuit se prezinta astfel:
− exemplarul 1 - de culoare albastra
− exemplarul 2 - de culoare rosie
− exemplarul 3 - de culoare verde
a) la furnizor:
−exemplarul 2 al facturii ramane la compartimentul desfacere pentru inregistrarea in evidentele operative ale acestuia si pentru eventualele reclamatii ale clientilor;
−exemplarul 3 este inregistrat la compartimentul financiar-contabil, fiind totodata si singurul exemplar pe care se acorda viza controlului financiar-preventiv.
b) la client:
−exemplarul 1 al facturii merge initial la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operatiunii, si ulterior la compartimentul financiar-contabil pentru acceptarea platii si inregistrarea in contabilitate.
Arhivarea facturii are loc dupa cum urmeaza:
a) la furnizor:
− exemplarul 2 la compartimentul desfacere;
− exemplarul 3 la compartimentul financiar-contabil.
b) la client:
− exemplarul 1 la compartimentul financiar-contabil.
Factura fiscala, insoteste marfa sosita de la furnizor, insotita uneori de avizul de insotire al marfii, si obligatoriu de declaratiile de conformitate.In acest caz, la societate ajunge exemplarul albastru, dupa care se face receptia marfii atat faptic cat si scriptic, in ziua sosirii.
Factura fiscala cu care sunt eliberate marfurile din gestiune, catre clienti, se intocmeste in trei exemplare, conform normelor in vigore, circula si se arhiveaza la fel.
III Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii mijloacelor banesti:
Dispozitie de plata/ incasare catre casierie
Serveste ca dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.; dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale; document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.
Se intocmeste intr-un exemplar de compartimentul financiar contabil in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.); in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.; in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).
Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar-contabil.
Circula la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza in cazurile prevazute de lege; la persoanele autorizate sa aprobe incasarea sau plata sumelor respective; la casierie, pentru efectuarea operatiunii de incasare sau plata, dupa caz, si se semneaza de casier; in cazul platilor se semneaza si de persoana care a primit suma; la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa.
Dispozitia de plata/incasare catre casierie se foloseste uneori, cu ocazia creditarii firmei de catre patron, cu ocazia restituirii creditului catre patron si in cazul in care sunt folosite ordinele de deplasare, ca document de ridicare de numerar din casierie si cu ocazia decontarii cheltuielilor de deplasare.
Chitanta
Chitanta este un document justificativ utilizat pentru depunerea unei sume in numerar la casieria unitatii emitente; inregistrarea operatiunilor cu numerar in registrul de casa si in contabilitate.
Chitanta se intocmeste in doua exemplare al caror circuit se prezinta astfel:
− exemplarul 1 - merge la platitor (poarta atampila unitatii emitente)
− exemplarul 2 - ramane in carnet, fiind folosit de emitent pentru inregistrarea in contabilitate.
Chitanta este folosita ca document justificativ de stingere a creantelor si are circuit inchis.
Se intocmeste in trei exemplare, formularul albastru ii revine clientului, formularul rosu se insereaza la registrul de casa, iar formularul verde ramane la cotor.
Registrul de casa
Serveste ca document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative; document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa; document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa.
Se intocmeste in doua exemplare, zilnic, de casierul unitatii sau de alta persoana imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si plati.
La sfarsitul zilei, randurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se bareaza.
Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza, dupa caz, pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs.Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii operatiunilor efectuate si de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea exemplarului 2 si a actelor justificative anexate.
Circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitatii sumelor inscrise si respectarea dispozitiilor legale privind efectuarea operatiunilor de casa (exemplarul 2).
Exemplarul 1 ramane la casier.
Se arhiveaza la casierie (exemplarul 1); la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).
Conform legilor in vigoare, si la SC Galax El SRL, registrul de casa este intocmit in doua exemplare, in baza documentelor justificative, se completeaza zilnic, iar la sfarsitul lunii se preda firmei de contabilitate pentru prelucrare.
IV. Sistemul documentelor privind organizarea contabilitatii drepturilor salariale:
Stat de salarii
Serveste ca document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate; document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Se intocmeste in doua exemplare, lunar, pe sectii, ateliere, servicii etc., pe baza documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord etc., a evidentei si a documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale (in cazul statului de salarii cod 14-5-1/b si cod 14-5-1/c) si se semneaza, pentru confirmarea exactitatii calculelor, de catre persoana care determina salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii.Coloanele libere din partea de retineri a statelor de salarii urmeaza a fi completate cu alte feluri de retineri legale decat cele nominalizate in formular. Pentru centralizarea la nivelul unitatii a salariilor si a elementelor componente ale acestora, inclusiv a retinerilor, se utilizeaza aceleasi formulare de state de salarii. Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile de concediu etc. se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva. Circula la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1); la casieria unitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite (exemplarul 1), dupa caz; la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1); la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci cand se solicita plata salariilor neridicate.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plati (exemplarul 1); la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2).
In cadrul SC Crismar Impex SRL, administratorul are si functia de gestionar.Are angajata cu contract individual de munca, conform normelor in vigoare o vanzatoare-barman.
Statul de salarii este intocmit de catre firma de contabilitate, in doua exemplare, din care un exemplar se depune la Oficiul Fortei de Munca, iar cel de-al doilea exemplar vizat se arhiveaza la sediul societatii.
Lista de avans chenzinal
Serveste ca document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor ca avansuri chenzinale; document pentru retinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale platite;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Se intocmeste lunar, pe baza documentelor de evidenta a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale prezentate si se semneaza pentru confirmarea exactitatii calculelor de persoana care a calculat avansurile chenzinale si a intocmit lista.
Circula la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1); la casieria unitatii, pentru efectuarea platii avansurilor cuvenite (exemplarul 1), dupa caz; la compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 al registrului de casa, pentru inregistrare in contabilitate (exemplarul 1); la compartimentul care a intocmit lista de avans pentru a servi la intocmirea statelor de salarii la sfarsitul lunii (exemplarul 2).
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemp. 2 al registrului de casa (exempl. 1); la compartimentul care a intocmit lista de avans chenzinal (exempl. 2).
Lista de avans chenzinal se intocmeste la sediul societatii, tinandu-se cont de toate prevederile legale.
Ordin de deplasare
Serveste ca dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea; document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate; document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans; document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar.
Circula la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare; la persoana care efectueaza deplasarea; la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea si plecarea persoanei delegate; la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilind diferenta de primit sau de restituit, avandu-se in vedere eventualele penalizari si semnand pentru verificare.
In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz).In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de dispozitie de incasare (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz); la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza; la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
V Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii cheltuielilor si veniturilor:
Jurnal de vanzari:
Formulat tipizat fara regim special.
Serveste ca jurnal auxiliar pentru inregistrarea vanzarilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii, document de stabilire lunara a taxei pe valoarea adaugata colectata, document de control a unor operatii de inregistrare in contabilitate,
Se intocmeste intr-un singur exemplar , in care se inregistreaza zilnic elementele necesare pentru determinarea TVA colectata datorata. Acest document se emite de progarmul de contabilitate si are la baza facturile emise si borderoul de vanzare zilnic, de la casele de marcat.
Circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor inscrise in conturi si a respectarii dispozitiilor legale referitoate la taxa pe valoarea adaugata . Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil si sta la baza intocmirii Decontului de TVA.
La SC Crismar Impex SRL atat jurnalul de vanzari , cat si jurnalul de cumparari se listeaza din baza de date aflta in calculator , la finele fiecarei luni si se ataseaza dosarelor corespunzatoare.
Jurnal de cumparari :
Formulat tipizat fara regim special.
Serveste ca jurnal auxiliar pentru inregistrarea cumpararilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii, document de stabilire lunara a taxei pe valoarea adaugata deductibila,document de control a unor operatii de inregistrare in contabilitate.
Se intocmeste intr-un singur exemplar , in care se inregistreaza zilnic elementele necesare pentru determinarea TVA deductibila. Acest document se emite de progarmul de contabilitate si are la baza facturile de la furnizori (facturi cu care s-au achizitionat valori materiale sau prestari de servicii).
Circula la compartumentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor inscrise in conturi si a respectarii dispozitiilor legale referitoate la taxa pe valoarea adaugata . Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil si sta la baza intocmirii Decontului de TVA.
VI. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii generale:
Balanta de verificare :
In cadrul S.C. Crismar Impex S.R.L. se foloseste balanta de verificare cu patru egalitati, intocmita de catre firma de contabilitate care raspunde de exactitatea inregistrarilor si pentru intocmirea situatiilor contabile.
Serveste la verificarea exactitatii inregistrarilor, controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si analitica, intocmirea situatiilor financiare.
Nu circula, fiind document de sinteza.
Se arhiveaza la societate.
VII. Sistemul de documente privind organizarea inventarierii patrimoniului :
Inventarierea este un procedeu al metodei contabilitatii , comun si altor stiinte economic, care reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta cantitativa si valorica sau numai valorica , dupa caz , a elementelor de activ si de pasiv aflate in patrimoniul unitatii la data la care aceasta se efectueaza.
Principalele documente utilizate in activitatea de inventariere a elementelor patrimoniale de activ si de pasiv sunt :
Decizia de inventariere :
Decizia de inventariere este emisa de seful contabil cu acordul scris al conducerii compartimentului financiar-contabil - Directorul Economic. Se emit astfel de decizii o singura data pe an pentru toate gestiunile (de regula la sfarsitul anului) , in cazul schimbarii gestionarului si ori de cate ori este nevoie in cursul anului.
Declaratia de inventar :
Serveste ca declaratie scrisa a gestionarului raspunzator de gestionarea valorilor materiale si banesti, pe care o prezinta comisiei de inventariere.Se intocmeste intr-un exemplar, de gestionar, dupa sigilarea locurilor de pastrare a valorilor materiale si banesti de care raspunde gestionarul respectiv, sau, acolo unde este posibil acest lucru, inainte de inceperea operatiei de inventariere, si se semneaza de acesta
Lista de inventariere :
Serveste ca :
document pentru inventarierea bunurilor aflate in gestiunile societatii,
document pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de bunuri,
document justificativ de intregisrare in evidenta magaziilor si in contabilitate a plusurilor si minisurilor constatte,
document pentru intocmirea registrului jurnal,
document centralizator al operatiunilor de inventariere
Se listeaza din programul de contabilitate , listele de inventariere fara cantitati(doar cu simbolul si denumirea ). Aceste liste se completeaza cu nr. De bucati gasite in timpul inventarului , « faptic » in gestiune si la sfarsit se constata plusurile si minusurile. Listele sunt semnate pe fiecare fila de catre gestionar si comisia de inventariere si impreuna cu Delaratia de inventar si Procesul verbal (intocmit de comisia de inventariere cu concluziile inventarului) se predau la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea in contabilitate si arhivare.
Registrul-inventar :
Acest registru in cadrul firmei SC Crismar Impex SRL se completeaza odata pe an avand la baza listele de inventariere intocmite in fiecare gestiune (marfuri, materiale auxiliare) si in fiecare departament(mijloacele fixe si obiectele de inventar).
VIII. Formulare tipizate cu regim special
Nomenclatorul formularelor cu regim special de gestionare, functionare si evidenta cuprinde: chitanta, factura, cecurile, titlurile de credit (cambia, cecul), obligatiunile emise de societatea comerciala, politele de asigurare. In vederea preintampinarii si descoperirii oricaror sustrageri ale formularelor cu regim special pe parcursul gestionarii lor, acestea trebuie astfel gestionate incat sa nu poata fi folosite in scopuri frauduloase.
Pentru aceasta este necesar ca:
- formularele cu regim special sa se procure numai de la furnizori autorizati;
- persoanele numite pentru gestionarea formularelor sa indeplineasca conditiile legale impuse pentru ocuparea unui asemenea post;
- sa se cunoasca in mod exact formularele cu regim special intrate si date in folosinta;
- formularele sa fie eliberate pentru utilizare sub control pe baza bonului de materiale cu mentionarea numerelor si seriilor lor;
- formularele sa fie corect justificate, cu date privind evidenta, locul, restituirile gresit completate sau tiparite anual.
Unitatile patrimoniale au obligatia sa organizeze si sa asigure evidenta, gestionarea si corecta utilizare a formularelor cu regim special, cu ajutorul carora se stabilesc volumul de activ, platile si incasarile, obligatiile fata de buget sau fata de alte persoane fizice sau juridice. Raspunderea pentru organizarea gestionarii, folosirii si evidentei formularelor cu regim special revine managerului unitatii.
Evidenta operativa a formularelor cu regim special se tine cu ajutorul "Fisei de magazie a formularelor cu regim special", care se completeaza distinct pentru fiecare formular in parte. Regimul de gestionare a formularelor cu regim special se asigura de catre fiecare unitate patrimoniala prin inscrierea si numerotarea formularelor supuse acestui regim pe masura achizitionarii lor in conditiile in care numarul de ordine de regim special nu este tiparit de unitatea tipografica. Gestionarea se face cu respectarea anumitor reguli, si anume:
a. Numerotarea formularelor cu regim special nu se face in toate cazurile de catre unitatea tipografica, caz in care numerotarea acestora este necesar sa fie efectuata de catre utilizator.
b. Numerotarea se face in mod continuu pentru aceleasi formulare de catre compartimentul care il utilizeaza. Formularele numerotate ramase la magazie sau la compartimentul care le utilizeaza se folosesc pana la epuizare fara alta numerotatie.
c. Se atribuie acelasi numar tuturor exemplarelor in cazul formularelor care se completeaza in mai multe exemplare. In cazul in care acelasi tip de formulare se foloseste de catre mai multe compartimente, pentru fiecare compartiment se poate rezerva o grupa de numere cu scopul de a
usura evidenta si controlul utilizarii formularelor in cadrul fiecarui compartiment. De exemplu: pentru compartimentul ,,x" se poate rezerva o grupa de numere de la 1 la 10.000; pentru compartimentul ,,y" - de la10.001 la 20.000. La stabilirea numerelor in cadrul grupei se are in
vedere volumul operatiilor pe un an calendaristic din cadrul fiecarui compartiment.
d. Eliberarea din magazie a formularelor numerotate se face pe baza bonului de consum intocmit de compartimentul care le solicita. In bonul de consum, se inscriu seria si numerele aferente formularelor respective. Salariatii care primesc formularele raspund de utilizarea lor pentru
consemnarea operatiunilor legale si au obligatia sa explice in orice moment folosinta si existenta lor. Eliberarea din magazie de noi formulare este admisa numai dupa justificarea folosirii integrale a formularelor primite anterior. Justificarea se confirma de catre persoana imputernicita.
e. Formularele care au ramas si nu se mai folosesc se inregistreaza la "iesire" in "rosu" in Fisa de magazie a formularelor cu regim special, mentionandu-se numarul si seria formularelor primite.
f. Formularele neutilizate, datorita faptului ca au fost gresit intocmite, se anuleaza prin barare in diagonala, facandu-se mentiunea "anulat" pe toate exemplarele si se restituie gestionarului de formulare sub semnatura. In fisa formularului respectiv se mentioneaza numarul si seria acestuia, in coloana "formulare anulate". Acestea se distrug in prezenta unui delegat, care va inscrie data distrugerii si va semna in ultima coloana a fisei la pozitiile unde sunt inregistrate "formulare anulate".
g. Formularele utilizate se pastreaza, pana la predarea lor la arhiva, la compartimentul care le-a folosit in ordinea numerelor pentru a permite controlul in orice moment al utilizarii lor.
h. Orice lipsuri sau pierderi de formulare, in magazie sau la compartimentul care le utilizeaza, se aduc la cunostinta in scris conducatorului unitatii care dispune cercetarea imprejurarilor in care s-a produs pierderea si care hotaraste eventuala tragere la raspundere a celor vinovati.
IX.Reconstituirea documentelor justificative si contabile pierdute, sustrase sau distruse
Operatiile privind evidenta si gestionarea mijloacelor fixe, a valorilor materiale si banesti si a altor valori ale unitatilor patrimoniale se considera valabile numai daca sunt justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite, potrivit normelor stabilite.
Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa incunostiinteze, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorul unitatii, administratorul unitatii patrimoniale, ordonatorul de credite sau alta persoana care are obligatia gestionarii patrimoniului.
Conducatorul unitatii este obligat ca, in termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, sa incheie un proces-verbal, care sa cuprinda:
- datele de identificare a documentului disparut;
- numele si prenumele salariatului responsabil cu pastrarea documentului;
- data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv.
Procesul-verbal se semneaza de catre:
- conducatorul unitatii;
- conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;
- salariatul responsabil cu pastrarea documentului;
- seful ierarhic al salariatului responsabil cu pastrarea documentului, dupa caz.
Salariatul responsabil este obligat ca, odata cu semnarea procesului- verbal, sa dea o declaratie scrisa asupra imprejurarilor in care a disparut documentul respectiv.
Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului unitatii, masurile prevazute de normele in vigoare se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.
Ori de cate ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, sunt instiintate imediat organele de urmarire penala.
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui ,,dosar de reconstituire", intocmit separat pentru fiecare caz. Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:
- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii si declaratia salariatului respectiv;
- dovada sesizarii Parchetului General sau dovada sanctionarii disciplinare a salariatului vinovat, dupa caz;
- dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;
- o copie a documentului reconstituit.
In cazul in care documentul disparut emana de la o alta unitate, reconstituirea se va face de catre unitatea emitenta la cererea scrisa a conducatorului unitatii solicitatoare. In acest caz, unitatea emitenta va trimite unitatii solicitatoare, in termen de cel mult 10 zile de la primirea
cererii, documentul reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea ,,Reconstituit", cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea. Documentele reconstituite conform normelor constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in evidenta contabila. In acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusa unitatii, salariatilor sau altor unitati, sumele respective recuperandu-se potrivit prevederilor legale.
Gasirea ulterioara a documentelor originale, care au fost reconstituite, nu anuleaza sanctiunile disciplinare sau penale, insa poate constitui motiv de revizuire a acestora, in conditiile legii. Pentru pagubele generate de disparitia, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea si gasirea acestora. In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal, impreuna cu care se ataseaza la dosarul de reconstituire.
Conducatorii unitatilor patrimoniale vor lua masuri pentru asigurarea inregistrarii si evidentei curente a tuturor lucrarilor intocmite, primite sau expediate, stabilirea si evidenta responsabililor de pastrarea acestora, evidenta tuturor reconstituirilor de documente, precum si pentru pastrarea dosarelor de reconstituire pe toata durata de pastrare a documentului reconstituit.
X. Arhivarea si pastrarea documentelor justificative si contabile
Unitatile patrimoniale au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a documentelor contabile, precum si a documentelor justificative, care stau la baza inregistrarii in contabilitate. Termenul de pastrare a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu
incepere de la data incheierii exercitiului in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii si a bilantului contabil, care se pastreaza timp de 50 de ani.
In caz de incetare a activitatii unitatii patrimoniale, documentele se predau la Arhivele Statului in conformitate cu dispozitiile legale privind Fondul Arhivistic National al Romaniei, daca legea nu dispune altfel.
Arhivarea documentelor justificative si contabile se face, de asemenea, in conformitate cu prevederile legale si respectarea urmatoarelor reguli generale:
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
- dosarele, continand documente contabile, se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta curenta, in care sunt inregistrate evidentele dosarelor si documentelor contabile intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie sub conducerea administratorului sau ordonatorului de credite, dupa caz, cu acest prilej intocmindu-se un proces-verbal si operandu-se scaderea documentelor eliminate
din Registrul de evidenta curenta al arhivei.
CAPITOLUL 4 :
Monografie contabila specifica entitatii
Exemple de inregistrari de la SC Crismar Impex SRL, efectuate in programul de contabilitate Mentor, program autorizat si licentiat.
BIBLIOGRAFIE
Copyright © 2024 - Toate drepturile rezervate
