Aspecte semnificative privind informatia si sistemul informational contabil

Aspecte semnificative privind informatia si sistemul informational contabil

Sistemul informational contabil al oricarei entitati economice este constituit din urmatoarele componente:[1] informatii, suporturi de informatii, mijloace de tratare a informatiilor, proceduri informationale si fluxuri informationale.

a.    Informatia contabila reprezinta o componenta semnificativa a informatiei economice si, totodata, constituie componenta de baza a sistemului informational contabil. Intr-o acceptiune generala, ea asigura cunoasterea si controlul situatiei patrimoniului si a rezultatelor obtinute. Datele referitoare la existenta, miscarea si transformarea elementelor patrimoniale, precum si la rezultatul obtinut, devin informatii contabile, dupa ce au fost supuse unor prelucrari si sunt utilizate pentru caracterizarea activitatii desfasurate de entitatea economica de la care provin.

Informatia contabila constituie baza determinarii indicatorilor efectivi privind totalitatea operatiilor economico-financiare sau a tranzactiilor realizate si, totodata, asigura certitudinea necesara pentru elaborarea de previziuni viabile.

Pentru perioada actuala si, totodata, pentru cea viitoare, contabilitatea constituie un mijloc sau o metoda de obtinere a informatiilor economico-financiare utile atat pentru managementul intreprinderii si proprietarii acesteia, cat si pentru o gama diversa de utilizatori, ceea ce ii confera un caracter din ce in ce mai social.

In legatura cu problema analizata, se poate mentiona ca informatiile contabile sunt furnizate cu precadere prin intermediul situatiilor financiare, indeosebi pentru utilizatorii externi, insa nu poate fi omis faptul ca ele se formeaza in mod succesiv, pe masura desfasurarii activitatilor de catre intreprindere, pe baza datelor contabilitatii curente, iar managementul entitatii respective le utilizeaza pentru adoptarea de hotarari operative, considerent pentru care isi organizeaza o banca de informatii ce se actualizeaza in permanenta.

Realizarea unui asemenea deziderat este posibila atunci cand informatiile pe care le furnizeaza contabilitatea sunt operative si obtinute cu regularitate si sinceritate si in deplina concordanta cu operatiile economico-financiare desfasurate.

De altfel, informatiile ce asigura imaginea fidela a situatiei financiare a intreprinderii, trebuie sa indeplineasca conditiile ce privesc regularitatea si sinceritatea, considerent pentru care ele constituie cerinte fundamentale ale metodologiei contabile.

b.   Suporturile de informatii si date sunt constituite din documente justificative, registre de contabilitate, situatii financiare si raportari contabile periodice, purtatori electronici (benzi si discuri magnetice, CD-uri, dischete s.a.) si alti purtatori. Unele dintre aceste suporturi asigura, intr-o prima etapa, culegerea datelor, in sensul consemnarii (inregistrarii) si pregatirii lor pentru prelucrare, operatie in urma careia se obtin informatiile propriu-zise care se stocheaza in vederea transmiterii lor catre utilizatori, folosindu-se, de regula, alte suporturi decat cele destinate culegerii datelor.

c.    Mijloacele de tratare a datelor si informatiilor contribuie la functionarea sistemului informational contabil, conditionand performantele functionale ale acestuia. Se folosesc pentru efectuarea operatiilor ce privesc acest sistem si, in principal, pentru culegerea si prelucrarea datelor si pentru transmiterea si utilizarea informatiilor. Dintre mijloacele de aceasta natura se amintesc computerele, aparatele de marcat fiscale, scanere s.a.

d.   Procedurile informationale se refera la ansamblul elementelor care definesc modalitatile propriu-zise de realizare a operatiilor ce privesc sistemul informational contabil si, implicit, obtinerea informatiilor si a indicatorilor economico-financiari. Aceste proceduri se bazeaza, sub aspect teoretic, pe principiile si regulile metodei contabilitatii, iar din punct de vedre practic respecta cerintele procedeelor acestei metode. Ele au caracter analitic si asigura stabilirea, in sensul nominalizarii, a suporturilor informationale si a mijloacelor de tratare a informatiilor, precum si precizarea succesiunii operatiilor de prelucrare, a algoritmilor de calcul s.a.

e.    Fluxurile informationale sunt caracteristice procesului de valorificare a informatiei in general si in speta a celei de natura contabila. In acest scop, intre emitent si utilizator se stabilesc circuitele informationale prin intermediul carora se vehiculeaza informatiile obtinute. Dintre circuitele de aceasta natura se amintesc cele care privesc transmiterea documentelor justificative de la emitent la prelucrator, a suporturilor cu informatiile obtinute in urma acestei operatiuni catre utilizatori, a raportarilor financiar-contabile periodice si a celor anuale, de la cei care le intocmesc la administratori, proprietari, precum si la organele fiscale pentru impozitare etc.