ORGANIZAREA CONTABILITǍTII TREZORERIEI

ORGANIZAREA CONTABILIT TII TREZORERIEI

1 Continutul si structura operatiilor de trezorerie

Operatiile de incasari si plati, operatiile financiar-bancare formeaza zona in care se

intersecteaza cu mare intensitate finantele si contabilitatea unitatilor patrimoniale. In aceasta

zona sunt dirijate si se controleaza fluxurile banesti intre partenerii de afaceri, sunt derulate si

finalizate relatiile financiar-bancare, se realizeaza practic circulatia capitalului financiar. Toate

aceste activitati si operatii au o mare influenta asupra rezultatelor de ansamblu ale intreprinderii.

Operatiile de trezorerie se circumscriu ansamblului operatiilor financiare si

monetare pe care unitatea patrimoniala le face pentru procurarea mijloacelor banesti

necesare si cheltuirea acestor mijloace. Luand in considerare factorul timp, la

operatiile financiare se disting doua mari categorii de operatii:

operatii financiare cu caracter operational pentru asigurarea lichiditatii si efectuarea decontarilor curente.

operatii financiare care genereaza angajamente pe termen lung, acestea fiind asimilate operatiilor de capital (credite pe termen lung, imprumuturi din emisiunea de obligatiuni,etc.);

Prima categorie de operatii (incasari si plati curente) formeaza ceea ce numim trezorerie,

respectiv operatii de trezorerie.

Termenul de trezorerie provine din limba franceza "trezorerie"( tezaur,vistierie) si in sens

restrans cuprinde disponibilitatile banesti, la banci si in numerar- lei, valuta, iar in sens larg se

extinde si la valorile mobiliare de plasament care pot fi transformate in lichiditati.

In structura trezoreriei S.C.ITAL - KOL SRL si a operatiilor de trezorerie se cuprind

urmatoarele:

creditele bancare pe termen scurt, creditele contractate numite si credite de trezorerie;

mijloace banesti aflate in casierie si miscarea acestora , ca urmare a incasarilor si platilor;

mijloace banesti aflate in conturi curente la banci, cecurile depuse spre incasare la banci.

Operatiile de incasari si plati se efectueaza in stransa corelatie cu decontarea drepturilor de

creanta si decontarea obligatiilor agentilor economici.

Mijloacele banesti sunt constituite din bani lichizi pastrati in casieria unitatii, din bani in

cont pastrati la banci sau alte mijloace banesti.

Organizarea evidentei operative a mijloacelor de trezorerie

La organizarea contabilitatii trezoreriei se au in vedere obiective principale:

evidenta si controlul operativ a operatiilor banesti in numerar;

gestiunea si valorificarea disponibilitatilor banesti din conturile de la banci;

efectuarea platilor la termenele scadente;

respectarea legislatiei financiar-bancare si fiscale;

alegerea si utilizarea celor mai eficiente instrumente de trezorerie si forme de decontare;

fundamentarea bugetului de trezorerie, urmarirea si explicarea fluxului net de trezorerie din operatii de exploatare, investitii si financiare, prin tablourile de flux si finantare;

utilizarea pe baza unei tactici financiare judicioase a creditelor bancare pe termen scurt, pentru reglarea lichiditatilor si mentinerea capacitatilor de plata continue.

Organizarea contabilitatii are la baza relatiile generale dintre mijloacele banesti, credite pe

termen scurt si terti.

Organizarea contabilitatii mijloacelor banesti circumscrie:

contabilitatea altor mijloace banesti;

contabilitatea mijloacelor banesti in numerar;

contabilitatea mijloacelor banesti gestionate prin banca.

In anexa 1 se prezinta sistemul documentelor primare si de evidenta specifice organizarii

celor trei laturi ale contabilitatii mijloacelor banesti.

Pentru gestionarea si evidenta existentei si miscarii mijloacelor banesti in numerar este

organizata casieria intreprinderii, care foloseste in principal registrul de casa.

Evidenta casieriei si documentelor de incasari si plati sunt folosite ca suporti ai organizarii

operatiilor de casa, respectiv pentru inregistrarea in fisele de cont, jurnalele sau situatii ale

contului "Casa".

Pentru organizarea contabilitatii mijloacelor banesti prin conturile de la banca, prezinta

importanta, circuitul si continutul extraselor de cont ale bancii impreuna cu documentele

justificative ale operatiilor din aceste conturi.

Pentru operatiile de transferuri de disponibilitati intre conturile la banci si casieria

intreprinderilor evidenta se organizeaza distinct in contabilitate prin conturi de viramente

interne.

Suportul de date pentru organizarea contabilitatii creditelor este extrasul contului de credite

eliberat de banca si preluat de intreprindere impreuna cu documentele justificative ale operatiilor.

Pe extrasul de cont, contabilitatea firmei face gruparea operatiilor pe conturi corespondente

debitoare sau creditoare si este utilizat pentru completarea jurnalelor sau fiselor de cont sintetic

ale creditelor bancare cu dezvoltarea in analitic a acestor conturi, care au in structura lor credite pe

mai multe destinatii.

Contabilitatea sintetica a operatiilor de trezorerie se realizeaza cu ajutorul

conturilor din clasa a-V-a "Conturi de trezorerie" din care fac parte urmatoarele grupe de conturi :

Grupa 50 ' Investitii financiare pe termen scurt'

Grupa 51 'Conturi la banci'

Grupa 53 'Casa'

Grupa 54 'Acreditive'

Grupa 58 'Viramente interne'

Grupa 59 'Provizioane pentru deprecierea conturilor de trezorerie'

3. Documentatia primara privind operatiile de trezorerie

In cadrul S.C. ITAL - KOL S.R.L. operatiile de incasari si plati in numerar

se efectueaza numai pe baza de documente, care au un regim special de intocmire si circulatie.

Pentru incasari se folosesc urmatoarele documente :

cecuri pentru ridicarea numerarului de la banca ;

chitante;

bonuri si centralizatoare ale caselor de marcat ;

centralizatoare monetare dublate de chitantele pentru vanzarile zilnice din unitatile comerciale.

Pentru plati se folosesc:

foaie de varsamant sau chitanta bancara pentru depunerea banilor in banci;

lista de avans;

statele de plata ale salariatilor;

facturi sau bonuri de decontare;

ordine de plata.

Operatiunile de incasari si plati in numerar se inregistreaza zilnic in ordine cronologica in

"Registrul de casa" pe baza documentelor justificative. Registrul de casa face parte din evidenta

cu regim special, el este numerotat, certificat si avizat in acest scop.

Inregistrarile se fac in dublu exemplar, originalul reprezentand "Registrul de casa "propriu-zis, iar al doilea exemplar, copia, reprezinta "Contul casierului"(duplicatul), care se dateaza si se preda zilnic pentru inregistrare la contabilitate impreuna cu documentele justificative, care stau la baza incasarilor si platilor.

Controlul operatiunilor si evidenta lor corecta in registrul de casa se face de catre contabil.

S.C.ITAL - KOL S.R.L. pastreaza in casierie o suma in numerar pentru nevoile curente, in limita unui plafon de 20.000.000 lei.

Sumele care depasesc plafonul stabilit se depun in conturile de disponibilitati de la banca.

Mijloacele banesti se pastreaza in casierie si in conturile deschise la banci, de asemenea o parte din operatiunile de incasari si plati se fac prin intermediul bancilor, prin sistemul de decontari fara numerar. Sistemul decontarilor fara numerar consta in virarea unei sume datorate de debitor catre creditor prin sistemul conturilor de la banca.

Pentru efectuarea platilor se folosesc diferite instrumente de plata emise din initiativa beneficiarului sau a platitorului.

In cazul decontarilor din initiativa platitorului se utilizeaza urmatoarele instrumente:

ordin de plata cu sau fara factura;

cecul din carnet cu limita de suma sau fara limita de suma;

In cazul decontarilor din initiativa beneficiarului, se utilizeaza:

dispozitii de incasare cu si fara factura cu acceptul expres al platitorului.

Decontarea cu ordin de plata cu factura accelereaza efectuarea operatiilor, deoarece plata se face imediat la primirea ei de catre banca. Pentru plata marfurilor livrate, se utilizeaza, in principal ordinul de plata sau factura, care se completeaza de catre furnizor si se remite impreuna cu celelalte documente beneficiarului, odata cu marfa sau prin posta. Plata se efectueaza prin detasare, semnarea sau depunerea la banca a ordinului de plata. In cazurile in care factura nu a fost primita, iar platitorul (cumparatorul) este in masura sa determine suma de plata, el poate emite un ordin de plata simplu, in care va mentiona datele necesare identificarii de catre furnizor a lotului de marfa in contul careia se efectueaza plata. Ordinul de plata simplu poate fi utilizat si in situatia in care furnizorul a emis factura fara ordin de plata sau marfurile sosesc esalonat, in transe, se receptioneaza si se achita.

Decontarea prin cecuri din carnete de cecuri cu limita de suma se foloseste pentru livrari de marfuri, executarea de lucrari, prestari de servicii si alte cheltuieli, transport, locatii.

Regulile comune pentru folosirea cecurilor prevad:

cecurile se elibereaza de banci la cerere, in vederea trecerii sumei pe carnetul de cec, solicitantul depune un ordin de plata pe baza caruia se vireaza suma din contul de disponibil la banca in contul de carnete de cecuri cu limita de suma, deschis special in acest scop;

cecurile se completeaza la efectuarea platilor cu cerneala sau pasta, mentionandu-se pe cecuri cat si pe cotor sau langa celelalte elemente si felul platii;

in situatia in care au fost folosite toate filele din carnet, dar plafonul nu a fost consumat, se poate solicita bancii un nou carnet, pe care se trece suma ramasa sau restituirea sumei neutilizate, in contul de disponibilitati, pe baza prezentarii carnetului;

in situatia inversa, cand nu au fost utilizate toate filele carnet, dar suma a fost consumata, titularul poate cere, prin dispozitie de plata, suplimentarea sau alimentarea carnetului de cec cu suma dorita. Unitatile pot solicita dupa nevoie mai multe carnete cu limita de suma pe baza disponibilitatilor din cont.

Cecul este instrumentul de plata care pune in legatura,in procesul crearii sale trei persoane: tragatorul, trasul si beneficiarul. Instrumentul este creat de tragator care, in baza unui dispozitiv constituit in prealabil la o societate bancara, da un ordin neconditionat acesteia, care se afla in pozitia de tras, sa plateasca la prezentare, o suma determinata unei terte pesoane sau insusi tragatorului aflat in pozitie de beneficiar.

Primitorul cecului il depune la banca sa cu un borderou in trei exemplare pentru incasare, pentru a ajunge prin circuitul bancar la banca platitorului. Din cele trei exemplare ale borderoului, unul se retine de banca beneficiarului, un exemplar de banca platitorului si unul se restituie tragatorului. Banca platitorului achita cecul din contul tragatorului si crediteaza contul beneficiarului sau banca acestuia, dupa caz, pe baza exemplarului 2 al borderoului de cecuri primit. In cazul in care cecul nu are acoperire se restituie beneficiarului sau bancii de la care s-a primit, cu mentionarea expresa a motivului restituirii. Acest sistem de decontare, intarzie mult efectuarea platii si necesita o evidenta speciala a cecurilor aflate spre incasare.

Titularul carnetului de cecuri este obligat sa verifice completarea corecta a sumei trecute pe cec, primirea marfurilor sau executarea prestatiilor platite cu cecuri, concordanta dintre valoarea si suma aparuta in extrasul de cont.

Cele trei persoane care sunt puse in legatura prin cec fac toate operatiile legate de acest instrument in nume propriu: tragatorul emite cecul, posesorul legitim il incaseaza, iar trasul il plateste.

Pentru ca tragatorul sa poata emite cecuri, banca ii elibereaza acestuia (clientul sau) formulare cu cecul in alb, acesta detine un disponibil corespunzator spre incasare.

Transmiterea cecului se poate realiza prin:

1. simpla remitere - cazul cecului la purtator care in momentul emiterii, nu indica expres beneficiarul sau poarta mentiunea "la purtator". Acest cec va fi platit fie persoanei desemnate ca beneficiar, fie detinatorului cecului;

cesiunea de creanta ordinara - atunci cand cecul este emis pe numele unei anumite persoane si contine mentiunea "nu la ordin";in acest caz numai persoana nominalizata poate sa-l incaseze;

3. girarea - operatiunea prin care se transmite, odata cu remiterea si toate drepturile rezultate din cec. Ea este o mentiune speciala facuta pe versoaul cecului in favoarea tragatorului. Noul beneficiar poate, la randul sau, sa gireze cecul.

Cecul este platibil numai la vedere.

Termenele de prezentare la plata a cecurilor emise si platibile in Romania sunt:

8 zile, daca cecul este platibil chiar in localitatea in care a fost emis;

15 zile in celelate cazuri.

si se calculeaz incepand cu ziua urmatoare datei emiterii cecului.

Tipuri de cecuri:

-cecul la purtator;

-cecul barat - tragatorul sau posesorul unui cec poate face o barare prin inscrierea a doua linii barate, aceasta inseamna ca beneficiarul va trebui sa recurga la serviciile bancii pentru incasarea sumei inscrise pe cec, incasarea in numerar direct de la banca tragatorului nefiind posibila;

-cecul certificat - prin care banca (trasul), confirma pe cec existenta disponibilului necesar efectuarii platii si persoana care a primit cecul (tragatorul) nu mai poate retrage din contul sau aceasta suma pana la expirarea perioadei de prezentare;

-cecul de calatorie - prin care tragatorul poate conditiona plata acestuia de identitatea dintre semnatura persoanei care a primit cecul si semnatura persoanei care incaseaza cecul la prezentare.

Ordinul de plata este o dispozitie neconditionata data de catre emitentul acesteia unei societati bancare receptoare de a pune la dispozitia unui beneficiar o anumita suma de bani la o anumita data.

O astfel de dispozitie este considerata ordin de plata daca:

1. societatea bancara receptoare intra in posesia sumei respective, fie prin debitarea unui cont al emitentului, fie prin incasarea ei de la emitent;

2 .nu prevede ca plata trebuie facuta la cerea beneficiarului.

Pe drumul parcurs de ordinul de plata de la platitor la beneficiar se pot interpune mai multe societati bancare, acestea efectuand succesiv operatiuni de receptie, autentificare, acceptare si executarea ordinului de plata. Toata aceasta serie de operatiuni poarta denumirea de transfer-credit.

Ordinul de plata poate fi emis pe suport clasic (hartie) sau pe suporturi neconventionale (magnetic,electronic) ;

Participantii intr-un transfer -credit sunt urmatorii:

emitentul (non-bancar sau bancar ) este persoana care emite un ordin de plata pe cont propriu;

platitorul (client al societatii bancare initiatoare sau insasi societatea bancara initiatoare);

beneficiarul (client al societatii bancare initiatoare sau insasi societatea bancara destinatara)

societatea bancara initiatoare este prima societate bancara emitenta a unui ordin de plata;

Societatea bancara destinatara este ultima societate bancara din lantul transferului-credit, cea care receptioneaza si accepta ordinul de plata pentru a pune la dispozitia beneficiarului suma de bani inscrisa in aceasta.

In derularea transferului-credit pot interveni si alte societati bancare intermediare, altele decat societatea bancara initiatoare sau societatea bancara destinatara.

In vederea aducerii la indeplinire a dispozitiei platitorului exprimata prin emiterea ordinului de plata, societatile bancare participante in cadrul transferului-credit respectiv, trebuie sa efectueze in ordine urmatoarele operatiuni:

1. Receptia - procedura de recunoastere a primirii ordinului de plata;

Autentificarea - procedura prin care se determina faptul ca ordinul de plata  a fost emis de persoana indicata ca emitent pe ordinul de plata;

3. Acceptarea - procedura prin care se recunoaste ca valabil un ordin de plata receptionat;

4. Executarea - procedura prin care se acorda beneficiarului suma inscrisa in ordinul de plata.