Corespondenta de afaceri

Corespondenta de afaceri

Corespondenta de afaceri este un aspect foarte important pentru fiecare companie in parte dar si pentru persoana insesi care expediaza. Modul in care o scrisoare, e-mail, fax sunt redactate echivaleaza cu o carte de vizita a expeditorului. Datorita eticii afacerilor, mesajul si continutul unui mesaj sunt considerate ca o atitudine. Trebuie remarcat ca in principal aceste mesaje sunt folosite pentru a crea un climat favorabil afacerii.
Redactarea corespondentei de afaceri astfel, a devenit un element esential in cadrul tranzactiilor moderne iar mijloacele si modalitatile in care se realizeaza s-au perfectionat pana la rang de stiinta. Aceste schimbari sunt datorate in primul rand dezvoltarii rapide a tehnicilor de comunicatie, internationalizarii si globalizarii rapide a business-ului. Nu trebuie omise nici mijloacele moderne de comunicare, unde e-mailul a avut o dezvoltare rapida, si tendintele de scadere a costurilor comunicatiilor internationale - scaderea majora a costurilor la telefonia internationala. In ciuda acestor lucruri totusi scrisorile raman pe pozitii datorita locului si mai ales a functiei pe care o indeplinesc.
Pentru a considera o scrisoare bine realizata din punct de vedere tehnic, aceasta trebuie sa aiba cateva caracteristici esentiale:

CLARITATE
CONCIZIE
CORECTITUDINE
CURTOAZIE
POLITETE
STIL COMERCIAL

Redactarea trebuie facuta astfel incat sa poata fi citita cu usurinta, sa aiba o logica anume, frazele sa fie precise si clare. Recomandam evitarea elementelor de tipul frazelor lungi si intortochiate, revenirea la un subiect tratat anterior, repetarea ideilor.

Orice scrisoare trebuie sa fie expresia unei atitudini de politete fata de destinatar. Tonul acesteia trebuie sa concorde cu continutul pentru ca in practica avem de-a face cu diverse atitudini care trebuie adoptate: fermitate, prietenie, indulgenta, conciliere, asprime, etc

Corectitudinea se refera la aspectele legate de continutul mesajului, la relevanta si realitatea datelor din scrisoare. Tot aici facem referire si la aspectele gramaticale si lexicale care au o mare importanta, uneori o virgula putand schimba intregul mesaj care se doreste transmis. Sunt lucruri de finete si carora trebui sa li se dea o mare importanta.

Stilul comercial, adica limbajul folosit si cristalizat in decursul practicii de afaceri se refera la folosirea unei terminologii specifice si prin folosirea unor fraze, sintagme mai mult sau mai putin stereotipe. Este necesara adoptarea unei anume modalitati de exprimare, care tine de stil sau personalitate, dar care trebuie in final sa serveasca scopului principal si anume crearea atmosferei destinse si a climatului propice unei afaceri.

Forma de prezentare a scrisorii

Scopul primordial al unei scrisori este crearea unui climat favorabil si a unei atitudini pozitive in fata unui partener sau potential partener. Astfel ea trebuie sa aiba tonul adecvat, forma adecvata si continut pe masura, si mai ales o forma de prezentare atragatoare : hartie de calitate, plic deosebit, dactilografiere corecta si estetica.
Exista cateva reguli care trebuie respectate intocmai:

• paginarea textului in functie de marimea paginii folosite astfel incat sa asigure un echilibru al paginii
• in stanga trebuie sa aib o bordura de 3 cm
• in dreapta textul trebuie sa fie aliniat si aiba cel putin 1 cm
• dispunerea textului in paragrafe
• evitarea despartirii in silabe
• continuarea pe fila noua daca sunt cel putin doua randuri de scris
• pe noua pagina vor fi prezente toate elementele de identificare ( antet, adresa, etc) si numarul de pagin

In uzanta internationala intalnim mai multe tipuri de aranjare a textului in pagina :

• Forma engleza, dantelata, cu randurile de la fiecare paragraf retrase de la linia din stanga si adresa si semnatura retrase fata de randurile superiare/inferioare
• Forma americana, bloc, in care toate elementele incep de la randul din stanga, neretrase cu mentiunea ca se lasa doua randuri intre paragrafe.

Elementele componente ale unei scrisori sunt, conform uzantelor internationale, urmatoarele:

1. Antet
2. Data
3. Referinta
4. Adresa destinatarului ( adresa interioara )
5. Formula de salut
6. Obiectul scrisorii
7. Continutul scrisorii
8. Formula de incheiere
9. Semnatura
10. Anexe si referiri

Antetul

In corespondenta de afaceri obisnuita, hartia folosita in mod uzual are tiparit sau gravat antetul companiei pe ea. Acesta este plasat de obicei in partea superioara a paginii , centrat pe mijloc. Dar uneori antetul apare aliniat in stanga sau chiar la subsolul paginii. In lipsa unei foi cu antet tiparit se va folosi o foaie dactilografiata in partea dreapta sus a colii.
Forma si grafica antetului sunt variate in ziua de astazi dar ele sunt in general simple, fara elemente ornamentale de prisos, fiind in esenta mici casete publicitare.

Antetul cuprinde:

1. Denumirea intreprinderii, firmei, societatii, bancii, etc
2. Domeniul de activitate
3. Adresa si sediul central (strada, numar, tara, judet, oras, cod postal)
4. Numerele de telefon
5. Adresa telegrafica
6. Numarul de fax
7. Numarul casutei postale
8. Banca, eventual contul
9. Adresa mail, adresa web optional

Aspecte:
- dupa numele firmei trebuie trecuta si forma sa de organizare. In Romania ele pot fi SRL, SA, Regie Autonoma RA, Societate in nume colectiv SNC, Asociatie familiala AF, etc.
- daca numele este asociat cu marca de fabricatie si inscris la OSIM poarte carcterul Z
Exemplu de antet :
SC Medianet SRL
consultanta in comert electronic
bd Magheru 38B, corp B, et 1, ap 2
Bucuresti
010326
telefon/ fax 40-21-2100874
office@clubafaceri.ro
Banca Ion Tiriac Craiova.

Data

Data emiterii corespondentei este plasata sub antet si poate fi scrisa sub mai multe forme.
Pentru corespondenta in limba romana este destul de simplu. In cazul in care adresarea este internationala regulile se schimba. In ceea ce priveste ziua emiterii ea va fi urmata de o terminatie 1-st, 2-nd, 3-rd, 4-th, etc In sistemul folosit de firmele americane este obisnuit ca luna sa preceada data , adica May 21st 2003 de exemplu. Inaintea cifrei care indica anul nu se pune virgula.
Prescurtarile lunilor sunt Jan, Febr, Mar, Apr, May, June, July, Aug, Sept, Oct, Nov, Dec .
Nu se folosesc cifre arabice pentru ca pot conduce la confuzii. Astfel 3 10 2003 poate insemna la un englez 3 octombrie pe cand la un american 10 martie.
In cazul unor documente pe langa data se indica si locul unde a fost emisa aceasta ex: Bucuresti, 15 august 2003.

Referintele

Referintele se plaseaza in partea stanga a colii de hartie sub data sau pe aceeasi linie cu data in functie de forma folosita. In cazul formei britanice pe aceeasi linie, in cazul formei americane dedesubt.
Referintele sunt incluse in scrisoare in scopul identificarii cu mai mare usurinta a directiei, serviciului sau lucratorului care se ocupa de problema respectiva. Ele totodata faciliteaza impartirea corespondentei.
Introducerea referintelor se face cu cuvantul REF ( Reference ) si includ initialele numelui lucratorului, dactilografului, stenografului ( separate printr-o diagonala sau doua puncte ) precum si numerele de ordine emise de secretariat sau de alte departamente, numarul contractului, numarul de registratura, etc.
In uzanta internationala se intalnesc cazuri in care se mantioneaza si referintele firmei destinatare pentru identificarea cu usurinta a corespondentei anterioare.
EX :
Ref CG/ MA 221
sau
Our Ref: CG/ MA 221
Your Ref: AM/ 12/1998

Cererea de oferta

Cererea de oferta este documentul care declanseaza dialogul precontractual dintre doi parteneri. Este un document intocmit de o firma care doreste achizitionarea unor produse sau sa i se presteze anumite servicii. Cererea de oferta poate fi facuta verbal sau telefonic, dar cel mai des se face prin transmiterea unui fax, scrisoare sau e-mail.

Cererea de oferta poate fi de doua tipuri:

1. cand solicita trimiterea de cataloage, mostre, modele, brosuri, prospecte ;

2. cand se cere ofera completa cu detalii privind pretul, termeni de plata si livrare.

Daca solicitantul urmareste obtinerea unor beneficii cum ar fi reduceri de pret sau conditii avantajoase de plata formularea cererii trebuie sa fie intr-un ton atragator. Astfel exprimarile pot viza speranta de a plasa comenzi mult mai mari in viitorul apropiat, perspectivele unor piete noi sau a unor legaturi de durata.
In cazul in care nu au existat contacte comerciale anterioare se obisnuieste ca firma care face cererea de oferta sa isi faca o mica prezentare, sa isi prezinte domeniul de activitate si profilul. De asemenea se obisnuieste sa se explice si cum s-a ajuns la partenerul potential, o referire la o reclama sau la o firma care l-a recomandat sau alte surse de informatii.
Raspunsul la cererea de oferta trebuie sa fie facut rapid si operativ. Daca partenerul este deja cunoscut se va incepe cu o exprimare a satisfactiei pentru noua cerere de oferta si multumiri. Daca partenerul nu este cunoscut se va exprima doar satisfactia de a incheia tranzactia si speranta ca este inceputul unor noi legaturi comerciale.
Daca cererea de oferta nu poate fi rezolvata imediat solicitantul va fi informat in scris folosindu-se formulari care sa exprime motivul amanarii trimiterii cotatiei ofertei.
In cazul in care se refuza solicitarea se vor folosi formule care exprima regretul de a nu putea trimite oferta si explicatiile adecvate.

SCHEMA UNEI CERERI DE OFERTA:
- Formula de introducere
- Referintele folosite pentru inaintarea cererii
- Specificarea doleantelor ( in functie de tipul de cerere)
- Incheierea
- Formula de incheiere si salutul.

Formulari de cerere de oferta

FORMULA DE INTRODUCERE:

Suntem o firma de consultanta care activeaza in judetul Arges    -Suntem specializati in comert cu alimente

Suntem cel mai mare distribuitor de bere

Avem numele dumneavoastra de la excelenta sa, domnul

Ne-ati fost recomandati de firma

Ma refer la anuntul dumneavoastra din ziarul .

Suntem in cautarea unui furnizor abilitat in

FORMULE PENTRU CERERI DE COTATII

Va rugam sa ne trimiteti o cotatie pentru

Am dori catalogul dumneavoastra despre

Va rugam sa ne trimiteti brosurile

FORMULA REFERITOARE LA O PERSPECTIVA FRUCTUOASA

Intrucat anticipam o cerere mare va solicitam conditiile de rabat

Deoarece anticipam o cifra de afaceri mare suntem siguri ca ne veti acorda preturile dumneavoastra cele mai scazute

Daca preturile dumneavoastra sunt scazute suntem siguri ca vom plasa o comanda mare

Daca sunteti dispusi sa livrati din stoc vom plasa imediat comanda initiala

FORMULA DE INCHEIERE

Va multumim in asteptarea unui raspuns prompt

Asteptam cu nerabdare cotatiile dumneavoastra

Sau daca trebuie sa raspundeti la o cerere de oferta :

Va multumim pentru cererea dumneavoastra de oferta

Ne-a facut placere sa primim raspunsul dumneavoastra la anuntul nostru

Suntem convinsi ca veti fi pe deplin satisfacuti de marfurile noastre

Ne exprimam regretul pentru ca nu efectuam livrari in perioada solicitata.

Referat

NUME :Sturz

PRENUME : Ana-Florentina

CLASA :aXI-a B