PREMISE ALE ORGANIZARII GESTIUNII BUGETARE IN CONSTRUCTII

PREMISE ALE ORGANIZARII GESTIUNII BUGETARE IN CONSTRUCTII

Managementul societatilor de constructii se confrunta cu gasirea de metode care sa permita dimensionarea si controlul relatiei de echilibru cheltuieli-venituri.

Orice intreprindere de constructii care doreste maximizarea sanselor de reusita trebuie sa-si asigure organizarea gestiunii bugetare ce presupune implementarea unei retele de bugete care acopera toate activitatile intreprinderii.

Bugetul este considerat ca un instrument de corelare si de eficientizare a relatiei dintre cheltuieli si venituri, iar bugetarea, o practica economica sistematica ce presupune desfasurarea unui proces formal de alocare a resurselor financiare, in scopul realizarii unor obiective stabilite pentru perioadele viitoare.

Gestiunea bugetara trebuie privita ca un instrument utilizat in luarea deciziilor, compus din doua faze distincte:

Intocmirea bugetelor;

Controlul bugetar, format din determinarea abaterilor si actiunilor corective pe care le initiaza.

Coerenta unui sistem bugetar se asigura prin respectarea unor principii de elaborare si functionare a acestuia26:

principiul totalitatii, care impune acoperirea pe cat posibil, a tuturor activitatilor intreprinderii intr-o coordonare care sa asigure echilibrul intre diferitele servicii functionale si operationale. Aplicarea acestui principiu trebuie insa sa armonizeze relatia contradictorie intre completitudinea sistemului bugetar si costurile mai ridicate ale unui sistem complet.

principiul suprapunerii sistemului bugetar pe sistemul de autoritate din intreprindere. Un buget este intotdeauna sub autoritatea unui responsabil de activitate. Spre exemplu, inginerul sef este responsabilul bugetului de productie al santierului de constructii. Este deci posibil sa se identifice bugetul cu o persoana responsabila, plus descrierea contabila a autoritatii acesteia.

principiul mentinerii solidaritatii intre departamente si al concordantei cu politica generala a intreprinderii. Sistemul bugetar trebuie sa indeparteze tendinta de supraevaluare a importantei unor compartimente in detrimentul altora si sa contribuie la realizarea cat mai eficace a obiectivelor strategice ale intreprinderii.

principiul supletei intr-un cadru economico-social din ce in ce mai incarcat de constrangeri. Un buget trebuie sa permita adaptarea la modificarile mediului, la noile informatii privind evolutia variabilelor economice exogene.

principiul cuplarii cu politica de personal pentru a determina o motivatie si o adeziune ale personalului, conforme cu obiectivele strategice urmarite. Acestea sunt realizabile printr-un sistem de incitare de tip penalitati/recompense cat mai obiectiv posibil(reduceri de salarii, retrogradari, concedieri, prime de buget, promovari, avantaje diverse) cat si printr-un climat informal si cultural intern, compatibil cu mentionarea si consolidarea prestigiului firmei.

Gestiunea bugetara permite consolidarea actiunilor evaluate in bugetul general si prezentarea de documente de sinteza previzionale coerente cu planul operational.

Bugetarea presupune stabilirea de bugete care sa permita prezentarea tuturor previziunilor activitatii societatilor de constructii in cifre exprimate valoric, punandu-se problema crearii unor subsisteme autonome numite centre de cheltuieli, care sa se preocupe de optimizarea folosirii resurselor si obtinerea de profit. Centrul de cheltuieli reprezinta o functiune bine definita sau o parte din structura formala a firmei pentru care cheltuielile pot fi identificate, iar centrul de profit reprezinta o extindere a acestei optiuni pe o scara mai larga, unde nu numai cheltuielile, dar si profiturile sunt identificabile, definit ca parte a afacerii generatoare de cheltuieli si de venituri. Centrul de buget se defineste ca fiind un segment al unei entitati asupra careia se poate exercita un control si pentru care se poate elabora un buget si poate fi un centru de cheltuieli, un grup de centre de cheltuieli sau poate coincide cu un centru de profit.

Bugetarea se concretizeaza in prezentarea sub forma tabelara a datelor ce alcatuiesc continutul bugetului, caracterizandu-se prin:

planificare si coordonare - bugetarea realizandu-se in cadrul unor obiective generale pe termen lung si avand ca scop elaborarea unor planuri detaliate, pentru diferite sectoare si verigi din structura organizatorica a societatilor de constructii se concretizeaza in elaborarea bugetului principal (master), care cuprinde toate bugetele secundare. Acest fapt determina managerii sa ia in considerare relatia dintre functiile bugetelor si compartimentele din structura formala carora le sunt destinate si sa analizeze modul in care compartimentele contribuie la realizarea obiectivelor stabilite prin bugete;

autoritate si responsabilitate - bugetarea presupune precizarea responsabilitatilor fiecarui manager care beneficiaza de un buget, aprobarea dand autoritate tuturor planurilor de activitate si permitand aplicarea managementului prin exceptie;

comunicare - bugetarea cuprinzand toate nivelurile managementului, constituie o cale importanta de comunicare intre managerul de la un esalon superior si cel de la nivel mediu privind obiectivele propuse si transpunerea in practica a acestora, odata bugetul este finalizat, planurile aprobate sunt comunicate intregului personal implicat in aceasta activitate;

control - cel mai cunoscut si cel mai des intalnit aspect al bugetarii la personalul de executie. Procesul compararii rezultatelor obtinute cu cele previzionate conduce la stabilirea si raportarea abaterilor, aplicandu-se principiul controlului bugetar care asigura mentinerea cheltuielilor in limitele stabilite;

motivatie - implicarea managerului de la nivelul mediu si inferior in elaborarea bugetelor si stabilirea obiectivelor fata de care va fi evaluata performanta constituind un factor mobilizator, motivant.

Avand in vedere caracteristicile bugetarii se poate aprecia ca bugetul, in calitatea sa de instrument de lucru, prezinta urmatoarele trasaturi:

asigura integrarea activitatilor de previziune, evidenta si control a cheltuielilor, veniturilor si a rezultatelor financiare;

permite descentralizarea procesului de conducere prin sectorizarea activitatilor firmelor pe centre de responsabilitate;

investeste fiecare centru cu autoritate si responsabilitate in gestiunea resurselor pentru realizarea obiectivelor previzionate;

abordeaza activitatea fiecarui centru prin prisma relatiei dintre cheltuieli si venituri, iar pe aceasta baza asigura antrenarea acestuia la cresterea rentabilitatii si la economisirea resurselor de care acestea dispune.

In calitatea sa de instrument de lucru managerial, bugetul indeplineste o serie de functii:

functia de previziune are la baza faptul ca bugetul reprezinta estimarea financiara a nivelului resurselor, a capacitatii de autofinantare, a capacitatii de indatorare, a cheltuielilor planificate pentru toate activitatile economico-sociale ce se desfasoara in cadrul firmei. Prin buget se pot dimensiona veniturile, cheltuielile si rezultatele financiare privind activitatea de productie, resursele si cheltuielile pentru investitii, resursele si cheltuielile pentru active circulante si cheltuieli ocazionate de productia secundara industriala, taxele, impozitele si alte datorii la bugetul statului;

functia de control se manifesta in momentul cand se angajeaza si se efectueaza cheltuielile, se obtin veniturile si se constituie fondurile necesare. In aceasta calitate bugetul da expresie organizatorica functiei de control a finantelor.

functia de asigurare a echilibrului financiar este data de faptul ca bugetul este folosit in dirijarea si stapanirea relatiilor balantiere intre cheltuieli si venituri. Echilibrul financiar reflecta asigurarea resurselor financiare necesare pentru indeplinirea obiectivelor si actiunilor previzionate, inclusiv onorarea obligatiilor de plata catre terti.

In functie de modurile de gestionare ale intreprinderilor, se disting urmatoarele tipuri de bugete:

Bugete impuse: organele ierarhic superioare desemnand obiectivele fiecarui responsabil si repartizand resursele;

Bugete negociate: se instaureaza o procedura de ,,naveta" intre responsabilii operationali si conducerea lor, pe baza propunerilor de obiective.

Pentru un exercitiu financiar bugetele trebuie sa cuprinda:

Activitatile de exploatare din intreprindere si incidentele lor in termeni de patrimoniu si de rentabilitate;

Consecintele monetare ale acestor planuri de actiune;

Operatiile de investitii si de finantare.

Pentru fundamentarea si organizarea activitatii, societatile din constructii intocmesc si se utilizeaza mai multe tipuri de bugete, fapt ce impune clasificarea acestora dupa urmatoarele criterii:

Criteriul sferei de cuprindere, se deosebesc:

- bugete generale, elaborate pentru obiectivele fundamentale ale firmei. Ele sunt rezultatul unui amplu proces de bugetare, desfasurat pentru elaborarea subbugetelor componente;

- bugete partiale, elaborate pentru realizarea unor subobiective care decurg din obiectivele fundamentale.

Criteriul responsabilitatii bugetare, se deosebesc:

- bugete elaborate de compartimentare (functionale sau operationale) si pe posturi de conducere;

- bugete elaborate pe produse, proiecte sau activitati, care se intocmesc in functie de timpul necesar realizarii produsului, proiectului sau activitatii respective.

Criteriul periodicitatii de elaborare a bugetelor; bugetele se grupeaza in:

- bugete periodice, elaborate pentru o anumita perioada (an, trimestru, luna);

-bugete continue (glisante), elaborate pentru o perioada, dar cu posibilitatea completarii lor continue, pe masura expirarii subperioadei dinainte stabilite.

Criteriul adaptabilitatii la schimbarile din activitatea firmei; bugetele pot fi:

- bugete statice (fixe), caracterizate prin faptul ca reprezinta un singur nivel al cheltuielilor, indiferent de numarul nivelurilor posibile ale activitatii la care se refera;

- bugete flexibile, caracterizate prin mai multe niveluri de cheltuieli, corespunzatoare nivelurilor posibile ale activitatii pentru care au fost elaborate.

Criteriul importantei bugetelor; se deosebesc:

- bugete de baza (bugetul productiei) elaborate de regula pentru productia ce formeaza obiectul activitatii firmei;

- bugete rezultante (bugetul aprovizionarii, bugetul trezoreriei, bugetul investitiilor) a caror elaborare se face pornind de la bugetul principal sau de baza;

- buget general (master), care cuprinde asamblarea intr-un singur buget a tuturor bugetelor elaborate pe domenii de activitate.

Bugetele sunt legate unele de altele si deci nu se poate pune problema elaborarii lor fara a se tine seama de gradul de dependenta care exista intre acestea, fapt ce determina o ierarhizare a lor. Se poate vorbi astfel de un sistem al bugetelor firmei. In practica, numarul bugetelor este mult mai mare (exista un buget pentru fiecare centru de buget).

Asamblarea bugetelor elaborate permite stabilirea unui buget general (numit si buget master), care cuprinde bugetul de exploatare (reflectat prin contul de profit si pierdere) si foaia de bilant a bugetului alocat.