GHID GENERAL DE ELABORARE A UNUI CU FINANTARE EXTERNA

Ghid general de elaborare a unui proiect cu finantare externa

In linii foarte generale, orice proiect este construit pe un schelet clasic ce dezvolta urmatoarele elemente:

Informatii de baza;

Obiective;

Descriere proiect;

Cadru institutional;

Buget;

Aranjamente de implementare;

Program de implementare;

Sanse egale;

Conditionalitate/ secventialitate;

Anexe.

1. Informatii de baza

A.     Numar: numarul de identificare atribuit fiecarui proiect de catre institutia unde este depus si care il finanteaza;

B.     Titlul: este citit primul si, deci, trebuie sa starneasca curiozitatea finantatorului;

trebuie sa fie descriptiv;

sa scoata in evidenta rezultatele proiectului, nu metodele;

sa fie clar, concis, usor de retinut;

sa descrie avantajele pe care le vor castiga beneficiarii /societatea, de pe urma proiectului;

se spune ca este bine de folosit maxim 10-13 cuvinte;

sa nu se foloseasca acronime sau elemente de jargou.

C.     Sector : public / privat.

D. Locatie : locul unde se va aplica proiectul (tara/localitatea).

2. Obiective

A. Obiectiv general: explica de ce este important proiectul pentru societate, in termenii profiturilor pe termen lung pentru beneficiarii finali. Ajuta sa se demonstreze cum se incadreaza programul in politicile regionale/sectoriale ale guvernului/organizatiilor interesate si ale Comisiei Europene, ca si in obiectivele politicii de cooperare ale Uniunii Europene. Obiectivele generale nu vor fi realizate numai prin proiect.

Pentru a le formula corect se va raspunde la intrebarile:

care sunt zonele cheie ce se vor schimba prin proiect ?

care este segmentul de populatie implicat in schimbare ?

care este directia schimbarii (crestere, descrestere, imbunatatire) ?

care este proportia schimbarii ?

in ce orizont de timp se va atinge gradul de schimbare ?

! A nu se confunda obiectivele cu activitatile. Acestea din urma descriu cum se indeplinesc obiectivele. Cea mai buna regula de deosebire intre obiective si activitati este urmatoarea: daca exista un singur mod de a indeplini obiectivul enuntat atunci probabil acesta este o actiune.

B. Scopul unui proiect reprezinta obiectivul central al proiectului. Scopul trebuie sa vizeze "miezul problemei" si sa fie definit in termen de profituri sustenabile pentru grupurile tinta.

Enuntul trebuie sa fie scurt si concis.

! - nu trebuie folosita conjunctia "si" pentru a desparti doua propozitii; daca aceasta este situatia, este vorba de doua scopuri.

! - folosirea cuvantului "prin" atrage dupa sine explicatii cu privire la modul in care va fi atins scopul proiectului (nu este cazul a se dezvolta in aceasta sectiune).

C. Parteneriatul pentru Aderare si prioritatile din Planul National de Aderare a Romaniei (folosit in cadrul programelor Phare)

Parteneriatul pentru Aderare este documentul convenit intre Uniunea Europeana si fiecare tara candidata, in parte actualizat periodic, care contine prioritatile pe termen scurt pentru indeplinirea criteriilor de aderare la Uniune.

3. Descriere proiect

A.           Istoric si justificare

Descrierea in acest subcapitol trebuie sa tina seama si sa convinga ca:

problema abordata este una reala (nerezolvarea ei are repercusiuni asupra unui grup important de oameni);

rezolvarea problemei va aduce avantaje comunitatii/societatii;

organizatia ce implementeaza proiectul este in masura sa-l duca la bun sfarsit.

B.           Activitati conexe reprezinta un rezumat al proiectelor anterioare in domeniul abordat avand legaturi cu proiectul actual.

C.           Rezultatele proiectului reprezinta consecinta logica, efectul rezultat in urma indeplinirii obiectivelor si desfasurarii activitatilor din cadrul proiectului.

D.          Activitati

Activitatea este un mijloc de a atinge un obiectiv.

Acest capitol trebuie sa cuprinda:

enuntarea fiecarei activitati in parte;

specificarea resurselor de care este nevoie;

descrierea secventelor in timp si modul in care interfereaza activitatile.

Se recomanda ca:

resursele specificate la sectiunea "activitati" sa corespunda cu resursele cerute in buget;

fiecare resursa mentionata (personal, echipament) va trebui "tradusa" in bani si regasita in buget;

sa se explice motivele ce au stat la baza alegerii propuse.

Cadrul institutional

In aceasta etapa este descris clar cadrul in care se va desfasura proiectul si se identifica toate constrangerile acestuia. Se vor preciza institutiile beneficiare.

5. Bugetul detaliat

In sens larg, bugetul proiectului poate fi privit ca o planificare a proiectului din punct de vedere financiar.

Se poate intampla ca finantatorul sa nu ofere suma totala pe care o consideram necesara (fie pentru ca actiunile si costurile asociate lor nu au fost explicate foarte clar, fie pentru ca nu s-au calculat corect fondurile necesare).

De mentionat ar fi, estimarea contributiilor personale (co-finantare).

Tipuri de buget

a)      buget pe categorii de cheltuieli - grupeaza veniturile si cheltuielile pe categorii;

b)      buget pe categorii de cheltuieli si pe activitati - grupeaza cheltuielile pe categorii si pe activitati, in cadrul aceluiasi proiect. Utilizandu-l, ne putem asigura de faptul ca nu este omisa nici o activitate si nici o cheltuiala;

c)      Buget pe surse - grupeaza cheltuielile pe categorii si pe surse de finantare care participa cu fonduri. Acesta este, de obicei, forma sub care bugetul i se prezinta finantatorului caruia i se solicita fonduri - pentru ca finantatorul doreste sa stie cine mai sustine din punct de vedere financiar proiectul respectiv si in ce masura.

Cum construim bugetul unei activitati?

Pentru a realiza un buget cat mai realist trebuie sa se acorde atentie aspectelor:

a)      Includerea tuturor cheltuielilor absolut necesare

Bugetul trebuie sa fie fezabil - trebuie sa asigure desfasurarea activitatilor. Orice omisiune esentiala duce, in faza de implementare efectiva, fie la solicitare de fonduri suplimentare peste cele aprobate, de multe ori echivalenta cu anularea proiectului, fie la solicitari de modificare a bugetului, acceptate de finantatori, in mod exceptional si doar intre anumite limite.

b)      Dimensionarea echilibrata si riguroasa a cheltuielilor necesare. Rezervele pentru situatii neprevazute, atunci cand pot fi incluse in buget, au limite maxime acceptate de finantator.

c)      Evitarea solicitarii sumei maxime pe care o ofera finantatorul unui proiect.

d)      Asigurarea co-finantarii (contributia proprie), dovedind cu documente ca exista bunuri materiale si personale (contributie "in-kind" - in natura). O contributie proprie mai mare poate indica finantatorului interesul si seriozitatea cu care solicitantul trateaza activitatile din proiect.

e)      Este posibil  ca proiectul sa inceapa inainte ca suma oferita de finantator sa soseasca (de regula, suma oferita se acorda in transe). Contributia proprie a solicitantului trebuie sa poata acoperi cheltuielile de functionare ale proiectului in aceasta perioada.

f)       Se recomanda luarea in considerare a faptului ca intregul proces de evaluare a proiectelor participante, incheierea contractelor de finantare si incepere efectiva a finantarii prin acordarea sumei solicitate dureaza cateva luni.

g)      Finantatorul aminteste, uneori in cadrul prezentarii proiectului, posibilitatea solicitantilor de a achizitiona pentru proiect echipamente din tara de origine a finantatorului.

Pentru realizarea bugetului se recomanda folosirea formatului:

6. Angajamente de implementare / managementul proiectului

A.     Organizatia ce va implementa proiectul. Se vor furniza coordonatele institutiei ce va implementa proiectul.

B.     Infratire. Se recomanda specificarea conditiilor de implementare, institutia beneficiara, persoana de contact.

C.     Contracte. Contractul de finantare detaliaza relatiile dintre finantator si beneficiar (solicitantul al carui proiect a fost declarat castigator). Fiecare finantator foloseste un model propriu de contract ce poate diferi ca forma, structura, continut.

Se va preciza numarul contractelor detaliate pe proiecte/ani/faze, cu valoarea in Euro a acestora.

Programul de implementare

Implementarea proiectului inseamna organizarea si desfasurarea efectiva a activitatilor prevazute in proiect. Se includ informatii precum: momentul de timp al licitatiei, al redactarii termenilor de referinta si/sau specificatiilor proiectului; momentul estimat pentru inceperea contractului si al finalizarii (data ultimei plati).

8. Sanse egale. Se va indica cum va fi asigurata participarea in cadrul proiectului in mod egal pentru femei si pentru barbati, si se va demonstra cum va fi masurata contributia femeilor in cadrul proiectului.

9. Conditionalitate si secventialitate

Legislatia identifica in descrierea proiectului si alte acte normative ce trebuie sa fie adoptate inainte de inceperea proiectului.

10. Anexe la proiect

a.       Matricea logica;

b.      Referinte la studiul de fezabilitate.

In curs sunt cateva aspecte considerate sensibile, a caror detaliere vin in sprijinul celor ce intentioneaza sa scrie, intr-un viitor, proiecte.

Cum se scrie capitolul dedicat "managementului proiectului"? (formatul pentru toate elementele componente poate fi descarcat de pe site-ul: www.hyperion.ie/templates.htm).

In acest capitol este necesara o demonstratie a faptului ca managementul proiectului este de inalta tinuta; ca structura organizationala este adecvata complexitatii proiectului si gradului de integrare solicitat; ca exista un plan satisfacator pentru managementul cunoasterii, pentru alte activitati inovatoare.

Managerul proiectului are un rol esential; agenda acestuia este extrem de incarcata. Trebuie sa aiba in vedere:

probleme contractuale: produse finale, termene (rapoarte, tehnologii), rapoarte de progres, etc.

probleme financiare: certificate de audit, justificarea costurilor, plati, distribuirea banilor, etc.;

probleme legale: modelul de contract, acordul partilor in consortiu, proprietatea intelectuala;

probleme de management: fluxul si programarea activitatilor, comunicarea intre parteneri, raportarea conflictelor, diseminarea informatiilor, etc.;

probleme politice: exploatarea rezultatelor, impact, etica, siguranta, implicarea IMM-urilor, egalitatea sexelor, etc.

Tot in sarcina managerului proiectului intra si managementul consortiului (texte excelente pentru modele de acorduri de consortiu se gasesc in : www.ipr-helpdesk.org).

Consortiul are, in mod ideal, un comitet de conducere, un comitet stiintific, un grup de management si o organizare clara.

se nominalizeaza persoane

se nominalizeaza persoane

Grup de management

Comitet stiintific

Cum se scrie capitolul "impact potential"?

Impact = relevanTA +exploatare

In primul rand, ar trebui surprinsa starea de fapt, verificand contractele europene existente de cercetare-dezvoltare (www.cordis.lu.projectdatabase),

patentele deja existente (www.cordis.lu/ipr-helpdesk ;

www.european-patent-office.org/espacenet/).

Pentru descrierea impactului tehnic se vor accesa urmatoarele website-uri:

Institutul pentru studii prospective tehnologice: www.jrc.es

Rapoarte asupra viitorului: https://futures.jrc.es

Previziuni in FP6: www.cordis.lu/rtd2002/foresight/home.htm

Scorebord de C&D: www.innovation.gov.uk/finance/

Observatorul European privind tehnologia informatiilor: www.rto.org.uk/eito

Pentru descrierea impactului economic se vor adresa urmatoarele surse de informatie:

Pe de o parte cele ale organizatiilor de cercetare de piata (Dataquest: www.dataquest.com; Forest&Sullivan: www.frost.com; Ovum: www.ovum.com; IDC: www.idc.com; Corporatia de cercetare tehnologica informationala: www.ctrcorp.com; Forrester: www.forrester.com)

pe de alta parte, Organizatia pentru Cooperare si Dezvoltare Europeana: www.oced.org si Economistul: www.economist.org.

Pentru descrierea impactului social se pot accesa site-urile:

raportul viitorului (https://futures.jrc.es);

OECD;

despre societate, ĩn general: https://europa.eu.int/comm/research/publ/society_en.htm

Descrierea impactului se construieste cunoscand rezultatul, primul utilizator al acestuia, cum il numeste utilizatorul si canalul de diseminare/exploatare.

De exemplu, descrierea impactului unor documente ca rezultate ale unui proiect oarecare este surprinsa ĩn macheta de mai jos:

	Rezultat C&D		Primul utilizator		Descrierea utilizatorului		Diseminare exploatare

	Raport		Inginer		Specificatie de proiect		Carte publicata

	Perfectionarea de proces		Manager de productie		Manual		Curs de training

	Raport final		Decident politic		Studiu		Conferinta

	CD - ROM		Instructor		Material pentru instruire		Licenta

Cum se descrie "Impact asupra politicii UE"?

Scurta istorie a UE

1945 - sfarsitul celui de-al doilea razboi mondial;

1952 - Comunitatea Europeana a Carbunelui si Otelului;

1957 - Comunitatea Europeana a Energiei Atomice;

1957 - Tratatul de la Roma - Comunitatea Economica Europeana;

1987 - Actul Unic European;

1991 - Tratatul de la Maastricht (Uniunea Europeana);

1999 - Tratatul de la Amsterdam;

2003 - Tratatul de la Nisa;

2004 - 10 noi state adera la UE;

2007 - Romania si Bulgaria adera la UE.

Filosofia UE

Prosperitate (crestere economica, ocupare);

Democratie (stabilitate sociala);

Pace.

Criterii pentru tarile ce adera la UE (criteriile de la Copenhaga);

Stabilitate, democratie, drepturile omului, minoritati, stat de drept;

Functionarea economiei de piata;

Respectarea obligatiilor de membru al UE.

Actorii: politica versus programele de finantare

politici

https://europa.eu.int

www.cordis.lu

finantare

Website-uri cheie pentru informatii, pentru politici UE:

www.hyperion.ie/framework6websites.htm

Europa search: https://europa.eu.int/geninfo/info-eu.htm

OECD: www.oecd.org

Institutul pentru Studii Tehnologice Prospective: www.jrc.es

COST: https://cost.cordis.lu

Rapoartele viitorului: https://futures.jrc.es

White Papers[2]: https://europa.eu.int/comm/off/white/index_en.htm

Green Papers⁴: https://europa.eu.int/comm/off/green/index_eu.htm

STOA (Parlamentul European): https://europarl.eu.int/stoa/default_en.htm

Plan pentru redactarea propunerilor

Planul trebuie sa se desfasoare urmand etapele:

Se desemneaza persoana ce va scrie propunerea;

Se redacteaza o propunere pe o pagina ce va circula pentru comentarii;

Se organizeaza o sedinta a consortiului pentru distribuirea sarcinilor (pachete de lucru, management, exploatare);

Se redacteaza propunerea de proiect ce se transmite la puntul de contact national.

In cazul sumarului de o pagina acesta va cuprinde: programul de lucru in care se va dezvolta proiectul, titlul proiectului, obiectivele, cadrul general, rezultatele, fazele proiectului, organizatiile implicate, costuri si durata proiectului.

Care este strategia pentru identificarea propunerilor posibile de proiect?

a se clarifica care este cea mai adecvata zona stiintifica ("nisa din cadrul nisei");

a se identifica cele mai potrivite persoane (oficiali UE, cei mai buni cercetatori, "guru");

a deveni membrii in asociatii / retele UE;

a promova experienta proprie prin conferinte/asociatii;

a identifica cele mai bune programe de lucru/instrumente;

a studia documentatia de baza (studii + proceduri);

a participa in runde de evaluare UE, comitete, studii, etc.

Intrebari vitale la care trebuie sa raspunda propunerea

Ce problema rezolvi? (cifre! statistici! - sunt obligatorii)

Este importanta propunerea la nivelul UE?

De ce nu cumperi un produs/serviciu pentru a rezolva problema?

De ce acum?

De ce nu transferi tehnologia din alta parte?

Ce tip de C & D anterioara s-a facut in acest domeniu?

Proiectele dedicate programului SAPARD au o serie de specificatii:

Metodologia pentru accesarea proiectelor SAPARD este agreata intotdeauna de Agentia SAPARD. Documentatia este disponibila pentru coordonate (masuri) ale programului SAPARD.

Masuri acreditate

1.1. "Imbunatatirea prelucrarii si marketingului produselor agricole si piscicole";

2.1. "Dezvoltarea si imbunatatirea infrastructurii rurale";

3.1. "Investitii in exploatatii agricole";

3.4. "Dezvoltarea si diversificarea activitatilor economice pentru generarea de activitati multiple si venituri alternative".

Masuri in curs de acreditare

1.2. "Imbunatatirea structurilor in vederea realizarii controlului de calitate, veterinar si fitosanitar, pentru calitatea produselor alimentare si pentru protectia consumatorilor."

3.2. "Constituirea grupurilor de producatori";

3.3. "Metode agricole de productie proiectate sa protejeze mediul si sa mentina peisajul rural";

3.5. "Silvicultura".

Pe site-ul https://www.sapard.ro/modules/freecontent/index.php?id=4 poate fi accesat Ghidul solicitantului care prezinta toate informatiile necesare cu privire la regulile de pregatire, depunere, selectie si implementare a proiectelor in cadrul Programului SAPARD.

La acelasi site poate fi descarcata si cererea de finantare care reprezinta solicitarea scrisa pe care potentialul beneficiar o inainteaza pentru obtinerea finantarii nerambursabile. Din componenta cererii fac parte integranta proiectul si documentele justificative necesare analizei proiectului.

Cererile de finantare se vor depune in sesiuni lunare, intre prima si ultima zi lucratoare a lunii respective, depunerile desfasurandu-se continuu pana cand fondurile vor fi epuizate integral.