Implementarea unui Sistem de Knowledge Management in cadrul Management Consulting

Aspecte generale

Un sistem de Knowledge Management reduce timpul pe care un angajat il petrece pentru indeplinirea activitatilor dependente de informatii complexe si micsoreaza posibilitatea ca acesta sa comita erori, fiind asistat zi de zi de catre contextul global de cunostinte al organizatiei.

Aplicatiile de Knowledge Management asigura:

• Standardizarea si automatizarea informatiei disponibile in cadrul companiei
• Imbunatatirea calitatii materialelor prezentate la clienti si reducerea numarului de reiteratii in cadrul procesului intern de valoare
• Cresterea autonomiei angajatilor unei companii, si in special a celor noi recrutati in cadrul companiei
• Cresterea productivitiatii muncii angajatilor companiei

Un sistem de Knowledge Management permite refolosirea cunostintelor dobandite in toate sectoarele de activitate ale organizatiei. Complexitatea informatiilor ce circula in cadrul unei organizatii si multitudinea acestora, fac cautarea si regasirea acestora costisitoare, in lipsa unui sistem de Knowledge Management.

In general, companiile ce au nevoie de un sistem de Knowledge Management, se confrunta cu urmatoarele probleme:

• Au acumulat un volum mare de informatii (in general partial structurat) ce sunt dificil de utilizat
• Cautarea, gasirea si extragerea informatiei este dificil de realizat, ceea ce face practic ca informatia sa nu poata fi accesata
• Informatiile sunt dificil de partajat si de reutilizat
• Informatiile acumulate in cadrul organizatiei provin din multiple surse si se prezinta sub multiple formate

Obiectivele urmarite

Principalele obiective urmarite prin implementarea unui sistem de Knowledge Mangement:

• Crearea de informatii de calitate necesare pentru prestarea de servicii si pentru indeplinirea obligatiilor contractuale
• Gestionarea informatiilor structurate si destructurate, disponibile in cadrul companiei
• Gestionarea tuturor iteratiilor disponibile ale unui document, prin introducerea unui sistem de versionare
• Standardizarea informatiilor existente si a celor ce vor fi acumulate in viitor, pentru o mai buna evidenta a acestora in cadrul companiei
• Cresterea productivitatii prin reutilizarea informatiilor deja existente in sistem
• Regasirea informatiei in cadrul sistemului, printr-un motor de cautare multi-criterial
• Facilitarea colaborarii intre persoane si grupuri din interiorul companiei
• Determinarea precisa a nivelului de cunostinte, al fiecarui angajat
• Gestionarea comunitatilor cu aceleasi interese, abilitati, competente, hobby-uri, etc.
• Implementarea managementului identitatii electronice care sa permita accesarea informatiilor pe baza de profilului de utilizator si a drepturilor ce le revin.
• Identificarea expertilor in cadrul companiei

Solutia propusa

Pentru realizarea unui sistem de Knowledge Management consideram oportuna structurarea mediului de content existent in cadrul , ceea ce presupune parcurgerea urmatoarelor etape

• Achizitia contentului existent in cadrul companiei
• Selectia contentului relevant pentru activitatea companiei
• Optimizarea contentului selectat si structurarea sa
• Diseminarea contentului catre utilizatorilor sistemului, sub forma de knowledge

Sistemul de Knowledge Management propus este de tip "document-centric" ceea ce permite organizarea eficienta a spatiului de lucru pentru fiecare proiect sau tema de lucru, specifice activitatii . Prin aceasta abordarea, functionalitatile de search si content capture vor fi diminuate ca si importanta.

Analiza proceselor de lucru

Pentru structurarea mediului de content al , este necesara, ca prima etapa, analiza proceselor de lucru interne ale companiei.

Analiza proceselor de lucru este necesara pentru inserarea in procesele curente, a unor proceduri care sa permita sinteza contentului in knowledge, optimizarea si diseminarea la nivel de knowledge. In urma etapei de analiza se vor putea emite inclusiv propuneri de completare a setului de business rules, in vederea implementarii sistemului.

Documentarea proceselor de lucru ale companiei se va face utilizand un instrument specializat de analiza si modelare - ProVision 6.0.

Avantajele utilizarii ProVision:

• Permite intelegerea si transformarea proceselor din cadrul unei organizatii prin modelare, simulare, analiza de business superioara si prin capacitati de colaborare
• Faciliteaza evaluarea schimbarilor la nivelul proceselor inaintea implementarii, oferind informatii valoroase in ceea ce priveste estimarile de costuri si de resurse
• Permite vizualizarea simularilor pas-cu-pas ale fluxurilor de lucru care implica date procesate in timp real, pastrand instantanee ale simularilor, care raman astfel valabile pentru utilizarea ulterioara
• Asigura identificarea si eliminarea ineficientelor din cadrul proceselor, cum ar fi blocajele si sarcinile de lucru neechilibrate, pentru o utilizare mai eficienta a resurselor
• Asigura generarea de rapoarte pe baza rezultatelor simularilor sau a modelelor, utilizand o varietate mare de template-uri de rapoarte predefinite, sau sa va creeati propriile rapoarte
• Furnizeaza date de tipul Return on investment catre factorii de decizie din organizatie
• Permite setarea de obiective masurabile prin intermediul indicatorilor-cheie de performanta
• Faciliteaza definirea si rafinarea modelelor de proces prin intermediul cazurilor de tip "best practice"
• Asigura o implementare rapida si precisa a solutiilor IT

Tehnologie

Solutia pe care o propunem pentru realizarea sistemului de Knowledge Management se bazeaza pe tehnologia (web based) Microsoft Sharepoint Services 3.0 si AJAX.

SharePoint Services

Datorita functionalitatilor legate de managementul de continut, de gestionarea utilizatorilor si datorita caracterului sau colaborativ, tehnologia SharePoint Services poate constitui o solutie de knowledge management, capabila sa asigure accesul la informatiile structurate sau destructurate disponibile intr-o companie in vederea exploatarii eficiente a acestora.

SharePoint Services ofera posibilitatea realizarii unui ecosistem de business prin integrarea furnizorilor, partenerilor si clientilor, datorita structurii sale colaborative si orientarii sale web. Utilizand formulare electronice (eForms sau documetne inteligente) disponibile intr-un browser internet, clientii, partenerii sau furnizorii companiei pot transmite date importante ce vor fi directionate automat, in urma unei verificari prealabile, in aplicatiile specializate (ERP, SCM sau CRM), evitand astfel existenta unor date redundante sau eronat operate.

Solutia de Knowledge Management bazata de tehnologia SharePoint, prezinta urmatoarele avantaje:

• Asigura lucrul colaborativ, comunicarea si informarea in cadrul companiei
• Asigura suportul necesar pentru managementul documentelor manipulate in cadrul companiei
• Permite realizarea unei infrastructuri unitare si standardizeaza o platforma de productie
• Necesita resurse IT limitate din partea beneficiarului
• Permite adaptarea sistemului odata cu cresterea proceselor de lucru pe care le deserveste
• Asigura securitatea si protectia datelor.
• Asigura colaborarea intre si in: echipe, locatii, parteneri si clienti.
• Realizeaza partajarea in timp real a informatiilor, task-urilor (sarcinilor), evenimentelor in cadrul proiectelor companiei.
• Permite partajarea dedocumente, calendare, si task-uri on line pentru echipe de lucru din cadrul companiei
• Scade suma investita pentru necesarul de instruire a personalului specializat IT si a userilor finali.
• Cresc performantele si abilitatile angajatilor si scade incarcarea IT-ului.
• Automatizeaza procesele bazate pe hartie (paper-based processes).
• Rezolva dificultatea gasirii si partajarii informatiilor prin clasificarea (catalogarea) fisierelor existente, conform principiilor document centric
• Poate integra in mod eficient si alte aplicatii existente cum ar fi baze de date, aplicatii desktop, aplicatii de management de proiect.

AJAX

Tehnologia AJAX permite interactiunea utilziatorului cu aplicatia in mod asincron, independent de comunicatia cu serverul, realizandu-se astfel un tranfer redus de date, ceea ce reduce semnigicativ supraincarcarea asociata site-urilor.

Principalele beneficii pe care le aduce tehnologia AJAX:

• Timpul necesar trimiterii si primirii datelor foarte scurt datorita eliminarii timpilor de reincarcare completa a paginilor;
• AJAX permite crearea unor interfete mai prietenoase, mai intuitive si mai eficiente;
• AJAX ofera utilizatorilor interfete web similare aplicatiilor desktop, familiare utilizatorilor, favorizand astfel un proces de instruire mult mai rapid
• AJAX determina imbunatatirea vitezei de raspuns a aplicatiei si deci imbunatairea productivitatii muncii utilizatorilor, prin eliminarea timpilor morti.