Informatica in sistemul de management

Informatica in sistemul de management

Cerinta de baza care sta in fata oricarui sistem informatic este aceea de a asigura informarea corecta si in timp util a tuturor factorilor de decizie dintr-o firma. Activitatea de realizare a sistemelor informatice e acceptata de majoritatea specialistilor prin prisma utilizarii tehnici de calcul pe doua planuri:

Utilizarea calulatoarelor electronice ca instrumente de lucru in activitatea de fundamentare a deciziilor;

Folosirea echipamentelor de calcul ca instrumente de lucru in cadrul componentelor informatice ale sistemelor informationale.

Primul plan se caracterizeaza prin existenta unor produse software specializate in analiza alternativelor decizionale, urmarindu-se gasirea celei mai favorabile decizii pentru societatea comerciala, in momentul adoptarii ei. Un rol deosebit revine sistemelor automate de asistare a deciziilor I stimularilor manageriale ale comportamentului firmelor intru mediu concurential.

Cel de-al doilea plan, urmareste dezvoltarea de aplicatii informatice de gestiune economica la nivel de activitate sau grup de activitati in cadrul societatii comerciale. Implementarea acestora a dus la aparitia conceptului de sistem sau subsistem informatic pentru management. Prin acest sistem intelegem acea componenta a unui sistem informational in care procedurile informationale si prelucrarile sunt preponderent automatizate ele fiind destinate asigurarii unei calitati sporite a actului decizional.

Sistemele informatice pentru management pot fi clasificate in functie de mai multe criterii, cum ar fi:

Nivelurile ierarhice si domeniile de activitate pe care le asigura;

Gradul de concentrare/dispersare a capacitatilor de prelucrare si memorare a datelor;

Modul de tratare a lucrarilor;

Simultaneitatea sau nesimltaneitatea lucrarilor in sistem.

Cronologic, sistemele informatice pentru management cu tratare pe loturi a lucratorilor, a fost primul mod de tratare a lucratorilor in cadrul unui sistem informatic

Sistemele de prelucrare a problemelor cu caracter statistic sunt sisteme in timp real orientate pe rezolvarea problemelor statistice si au o mare capacitate si viteza de prelucrare. Utilizarea eficienta a acestei capacitati de calcul impune lucrul in paralel al unui mare numar de abonati, fiecare de la terminalul sau avand impersia ca intregul sistem e numai la dispozitia sa. Acest mod de lucru poarta denumirea de sistem cu acces multiplu simultan.

Sistemele de memorare a informatiilor au ca principala componenta o baza de date stocata pe dispozitive de memorie de masa cu acces direct la terminale aflate la distanta.

Structura sistemelor informatice destinate undamentariideciziilor si in deosebi a continutului rapoartelor finale sta la baza definitivarii conceptului al acestora si implicit a structurii bazei de date prin care se asigura functionarea lor. In general structura bazei de date care asigura functionarea subsistemelor informatice pentru managementul unei societati este formata din trei module:

1. Modulul care defineste structura intrarilor in baza de date, dat de ansamblul procedurilor informationale prin care se asigura incarcarea bazei de date pentru cresterea fisierelor permanente, sau pentru introducerea unor valori la diverse intervale de timp destinate asigurarii functionarii sistemului. In general procedurile informationale sunt concepute in mod ecran, acest lucru presupunand afisareastructurii documentelor de intrare si completarea acestora aleator in functie de semnificatia datelor. Prelucrarea datelor se face in cadrul unor retele locale si de la un anumit nivel de complexitate in cadrul unei retele centrale. Modalitatile de teletransmisie sunt:

Circuite analogice, folosind liniile telefonice directe sau inchiriate temporar. Acest mod de lucru prezinta dezavantajul unei fiabilitati scazute in functionare datorate calitatii liniilor telefonice precum si cel al unui cost ridicat;

Circuite digitale, prin inchirierea unei benzi de frecventa in cadrul careia se face teletransmisia. Avantajul acestei modalitati de lucru e dat de calitatea deosebita in receptionarea datelor, dar prezinta dazavantajul unui cost ridicat. Acestmod de teletransmisie se justifica doar in cazurile in care frecventa transmiterii datelor este mare intr-un intervalrelativ scurt de timp;

Prin satelit, metoda care prezinta toate avantajele impuse de o receptionare si prelucrare rapida, dar dezavantjul unui cost ridicat.

1. Modulul care defineste structura conceptuala a bazei de date, permitand evidentierea in cadrul structurii acesteia a tuturor categoriilor de fisiere de date folosite.In general acestea se impart in: fisiere permanente si fisiere temporare.

Fisierele permanete pot fi:istorice, de tip nomenclator, de tip structura. Prima categoriede fisiere asigura exercitarea functiei de documentare a unui sistem informatic, urmatoarele reprezentand ansamblul datelor care contin informatii cu caracter permanent in timp. Cea de-a treia categorie se foloseste indeosebi atunci cand se proiecteaza subsisteme informatice pentru activitati de productie si cand se doreste o corelare a acestora cu celelalte subsisteme din societatea comerciala. Deosebirea fata de primele doua tipuri de fisiere permanente consta in faptul ca inregistrarile fisierelor de structura sunt corelate intre ele printr-un sistem de adrese impus de un anumit software de baza sau de unul aplicativ proiectat la un moment dat.

Fisierele temporare definesc acele colectii de date care se creaza in procesul de prelucrare a datelor din fisierele permanente, sau acele fisiere care retin pe o durata de timp bine detreminata o serie de date care ulterior se distrug sau se arhiveaza in fisiere intorice.

1. Modulul care reprezinta structura iesirilor bazei de date, care contine iesirile rezultate din prelucrarea bazelor de date si reflecta structura sistemului informational prezentat anterior prin cerintele utilizatorului. Se recomanda ca in activitatea de proiectare a iesirilor bazei de date sa se ia in considerare doua categorii de informatii de iesire:

situatii informationale propriu-zise, caracterizate printr-un volum mare de date si destinate fundamentarii unor decizii tactice sau strategice;

situatii informationale sintetice sau selective, obtinute de regula in mod ecran care dau posibilitatea vizualizarii selective a continutului rapoartelor finale.Aceste situatii se obtin indeosebi atunci cand se doreste luarea unor decizii curente sau atunci cand se direste cunoasterea activitatii de ansamblu a societatii comerciale.

Definirea conceptului general al celor trei module presupune executarea a doua operatii care trebuie detaliate:

1. prezentarea modului de codificare a informatiilor, a structurii codurilor folosite si eventual a modului de calcul a cifrei de control. Restrictia de baza care trebuie avuta in vedere consta in pervenirea manifesterii fenomenului de redundanta care presupune, din punct de vedere informatic, existenta acelorasi informatii in fisiere diferite.

1. Precizarea algoritmilor de calcul folositi pentru obtinerea rezultatelor finale. Exista algoritmi definiti de metodologiile de calcul a unor indicatori economici si algoritmi proiectati si impulsionati de unele particularitati ale functionarii subsistemelor informat. Practica dovedeste ca studiul sistemului informational al unei societati comerciale nu poate fi abordat de la inceput in totalitatea sa,ci trebuie efectuat in domenii restrinse,pe subsisteme,intre care se vor stabili ulterior legaturile de interdepedenta.Lucrarile efectuate in acest domeniu de catre autori au aratat ca este rational ca elaborarea studiilor de perfectionare a sistemului informational sa se faca pe activitati sau la nivel de functiune.

Sistemul informational trebuie studiat in complexitatea sa toata.

Fiecare societate comerciala ,care este in situatia dea-si analiza sistemul informational,trebuie sa-si identifice activitatile proprii si sa-si stabileasca o ordine de prioritate pentru elaborarea studiilor privind perfectionarea sistemului. De exemplu , in scopul stabilirii prioritatilor in analiza sistemului informational al activitatii de productie,se pot avea vedere urmatoarele criterii: -ponderea activitatii in asigurarea bunului mers al societatilor comerciale;

-posibilitatile de reducere a volumului de munca manuala pentru evidenta si calcul; -perspectiva obtinerii unor rezultate economice importante. In cazul in care criteriile de mai sus nu indica in mod evident domeniul sau subactivitatea de ales pentru inceperea lucrarilor,se va elabora un studiu preliminar cu caracter de diagnostic ,prin care se pot scoate in evidenta deficientele existente in organizarea si functionarea de asamblu a societatii comerciale, lipsurile sistemului informational si perspectivele sporirii eficientei economice ca urmare a remedierii a caestor neajunsuri ,studiu care va orienta fixarea obiectivelor si prioritatea abordarii acestora.

Scopul etapei deanaliza este cunoasterea detaliata a informatiilor ,a surselor si destinatiilor lor, a modului cum se exprima aceste informatii in date, cum,de ce si in ce masura ele sunt prelucrate ,care sunt documentele purtatoare de date si la ce folosesc ele.

La descrierea functionarii sistemului/subsistemului informational trebuie sa se aiba in vedere urmatoarele elemente: -continutul activitatii analizate si procedeele de realizare a rolului acesteia; -compartimentul sau compartimentele unde se exercita activitatea precum su --relatiile cu celelalte verigi organizatorice; -atributiile si competentele pe care le au compartimentele in indeplinirea obiectivelor ce le sunt stabilite; -persoanele care participa la -------realizarea activitatii;

-documentele folosite in activitatea respectiva(documente create in interiorul compartimentului unde isi are sediul activitatea, documente sosite in acest compartiment din afara unitatii, documente sosite din alte compartimente); -fluxurile de informatii ,ascedente sau descedente ,locul de producere al acestora, nivelele ierarhice la care se iau decizii pentru conducerea activitatii ,precum si ---toate celelalte operatii ce au loc pe drumul parcurs dedocumente in cadrul sistemului informational analizat. Pentru aculege totalitatea informatiilor necesare in cele mai bune conditii, in ordinea cronologica si in mod sistematic si pentru a le putea prezenta cat mai sugestiv in scopul interpretarii lor se pot folosi diferite metode de analiza si inregistrare cum sunt metoda interviului sau metode de reprezentare grafica a circulatiei documentelor.

La descrierea circulatiei informatiilor se are in vedere fondul de informatie care intra in sistem, natura si sursele acestora, colectarea, stocarea si transmiterea lor, precum si procedee de prelucrare a lor.

Cresterea complexitatii activitatiilor economice, sporirea exigentelor pentru valorificarea cat mai completa a resurselor existente, dinamica actiunilor decizionala specifica economiei de piata, au dus treptat la o crestere simtitoare a volumului de informatii in circulatie si la un consum important de munca si de mijloace materiale pentru culegerea, prelucrarea si transmiterea acestora in cadrul societatii comerciale.

Cheltuielile pe care le antreneaza circulatia informatiilor nu se refera insa numai la cele determinate de culegerea, prelucrarea si transmiterea lor cu toate ca in acest domeniu exista, de regula, rezerve insemnate. Cea mai importanta sursa de eficienta pe care o poate ocaziona un sistem inflomational bine organizat se refera la folosirea si valorificarea cat mai complexa a resurselor existente sau la cele necesare desfasurarii procesului de productie si desfacerii produselor.

Se stie ca activitatile unei societati comerciale sunt legate intre ele, in sensul ca fiecare furizeaza sau primeste informatii de la alte activitati. Aceasta face ca analiza fiecarei activitati sa cuprinda in mod obligatoriu intrarile din alte activitati, procesul de prelucrare, stocare, transmitere etc. din cadrul activitatii respective.

In analiza sistemelor informationale, mesajele ce transmit informatii sunt urmarite foarte atent pe tot parcursul lor la fiecare loc de munca, respectiv persoana care vine in contact cu mesajul respectiv. Pentru a cunoaste in intregime rolul uniu mesaj, este indicat ca acesta sa fie urmarit si analizat pe tot parcursul lui de la generare si pana la locul de distrugere sau arhivare.