PROCEDURI PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTELOR DE LUCRARI, FURNIZARI SAU SERVICII

proceduri pentru atribuirea contractelor de lucrAri, furnizAri sau servicii

1. Reguli de baza

Exista reguli stricte ce guverneaza atribuirea contractelor. Ele ajuta la asigurarea ca cei mai potriviti contractori calificati sunt selectati fara partinire si ca este obtinuta cea mai buna valoare privind banii, prin totala transparenta, adecvat utilizarii fondurilor publice.

Executia contractelor de servicii, furnizari de bunuri si lucrari este guvernata in principal de catre:

(a)        Conditiile Generale ce guverneaza fiecare categorie de contract finantat de catre Fondul de Dezvoltare Europeana, care se gasesc in Anexele II, III si IV ale Deciziei Nr. 3/90 a Consiliului de Ministri al ACP-CE;

(b)       In cazul proiectelor si programelor cofinantate, ori atunci cand au fost acordate derogari unor terte parti, sau in alte cazuri adecvate, alte astfel de conditii generale ce pot fi aprobate de Statele implicate si de Comunitate, si anume :

Conditiile generale pentru contractele dictate de legislatia nationala a Statelor implicate sau practicile stabilite ale acestora cu privire la contractele internationale, sau

Orice alte conditii generale internationale referitoare la contracte si

(c)        Conditiile Speciale care suplimenteaza sau amendeaza Conditiile Generale. A se lua nota ca acolo unde nu exista prevederi speciale in cadrul Conditiilor Speciale, Conditiile Generale raman aplicabile in totalitate.

Conditiile Generale care guverneaza o categorie particulara de contracte, cuprind clauze contractuale de natura administrativa, financiara, legala sau tehnica, in legatura cu executia contractelor.

Conditiile Speciale, aplicabile fiecarui contract, cuprind amendamente la Conditiile Generale, clauze contractuale speciale, specificatii tehnice si orice alte aspecte legate de contract.

In toate problemele care nu sunt acoperite de aceste reglementari generale, se aplica legislatia nationala a Statului autoritatii contractante.

Contracte de servicii

Suportul tehnic si economic in cadrul politicii de cooperare implica recurgerea la know-how-ul extern in baza contractelor de servicii, multe dintre ele pentru studii sau asistenta tehnica.

Contractele de studiu includ studii de identificare si pregatire a proiectelor, studii de fezabilitate, studii economice si de piata, studii tehnice, evaluari si audituri.

Contractele de studii in general specifica un rezultat, si anume contractorul trebuie sa furnizeze un produs dat. Mijloacele tehnice si operationale prin care rezultatele specifice sunt obtinute, sunt irelevante. Asemenea contracte sunt de aceea, contracte globale; contractorul va fi platit numai daca rezultatul specificat va fi obtinut.

Contractele de asistenta tehnica sunt utilizate atunci cand un furnizor de servicii este solicitat sa joace un rol de consultant, sa administreze sau sa supervizeze un proiect, sa furnizeze expertii specificati in contract sau sa achizitioneze lucrari, bunuri sau servicii pentru si in numele autoritatii contractante.

Contractele de asistenta tehnica specifica deseori numai mijloacele, si anume contractorul este responsabil pentru realizarea sarcinilor incredintate in termenii de referinta si pentru asigurarea calitatii serviciilor furnizate. Plata acestor contracte este facuta pentru resursele si serviciile furnizate in mod real. Cu toate acestea, contractorii au datoria sa aiba grija in cadrul acestui contract de a avertiza autoritatea contractanta la timp, cu privire la orice ar putea afecta executia corecta a proiectului.

Contractele cu furnizorii

Implica proiectarea, fabricarea, livrarea la locul de destinatie, asamblarea si receptia echipamentelor impreuna cu orice alte sarcini specificate in contract (intretinere, reparare, instalare si servicii post-vanzare.

Furnizor inseamna orice persoana fizica sau juridica ce furnizeaza echipamente. Un furnizor ce prezinta o oferta este ofertant.

Autoritatea contractanta (totdeauna specificata in anuntul de contract) este autoritatea imputernicita sa incheie contractul. Contractele de echipamente sunt incheiate in mod obisnuit de catre beneficiar, cu care Comisia intocmeste un acord de finantare (contractele descentralizate).

Contractele de lucrari

Contractele de lucrari sunt incheiate pentru executarea uneia sau mai multe lucrari. O „lucrare” reprezinta realizarea unei cladiri sau inginerii civile, lucrarile fiind considerate ca un intreg cu o functie economica sau tehnica.

Contractele de lucrari sunt incheiate intre un contractor si autoritatea contractanta pentru executarea uneia sau mai multor lucrari.

Contractor este orice persoana fizica/juridica ce indeplineste lucrarea. Un contractor ce inainteaza o oferta este cunoscut ca „ofertant”, iar cel ce participa intr-o procedura simplificata este „candidat”.

Sunt doua abordari principale in ceea ce priveste administrarea acordarii si executiei contractelor pentru proiectele europene: centralizat si descentralizat.

Comisia semneaza contracte pentru si in numele unuia sau mai multor beneficiari.

In toate cazurile, autoritatea contractanta isi asuma intreaga responsabilitate pentru actiunile sale si le va justifica in orice audit ulterior sau alta investigatie. Sustinerea de catre Comisie a contractelor descentralizate implica acordul acesteia nu numai cu privire la finantare, dar si cu privire la procedurile urmate.

Rolul reprezentantilor Comisiei in procedurile descentralizate de incheiere si realizare a contractelor in domeniul relatiilor externe, este doar de a observa daca sunt intrunite conditiile de finantare ale Comunitatii. In nici un caz scopul sau efectul activitatilor acestora nu este de a submina principiul conform caruia astfel de contracte descentralizate sunt contracte pe care numai autoritatea contractanta este indreptatita sa le intocmeasca, negocieze si sa le incheie.

Participarea in conditii de egalitate

Statele si Comisia trebuie sa ia masurile necesare respectand criteriile de eligibilitate pentru a asigura cea mai larga participare posibila, in conditii de egalitate la invitatiile de a depune oferte pentru contracte de lucrari, furnizari si servicii, incluzand daca este cazul, masuri legate de:

(a)          Asigurarea publicarii invitatiilor de participare, in Monitorul Oficial al Uniunii Europene, pe Internet, in monitoarele oficiale ale Statelor si orice alte mijloace media adecvate;

(b)         Eliminarea practicilor discriminatorii sau a specificatiilor tehnice care ar putea impiedica o participare larga in conditii de egalitate;

(c)          Incurajarea cooperarii dintre companiile si firmele Statelor;

(d)         Asigurarea ca toate criteriile de atribuire sunt specificate in dosarul de licitatie;

(e)          Asigurarea ca oferta selectata se conformeaza cerintelor dosarului de licitatie si intruneste criteriile de atribuire stipulate in acesta.

Transparenta

Daca nu este solicitat altfel, sau agreat de catre Comisie, contractorii de servicii, furnizari de bunuri sau lucrari, trebuie sa ia masurile necesare pentru a asigura transparenta finantarilor sau cofinantarilor UE. Asemenea masuri trebuie sa fie in conformitate cu regulile disponibile la urmatoarea adresa de Internet: https://europa.eu.int/comm/europeaid/visibility/index_en.htm

Procedurile de atribuire a contractelor

Principiul de baza ce guverneaza atribuirea contractelor este licitatia competitiva. Scopul are doua componente :

• Asigurarea transparentei operatiunilor;
• Obtinerea calitatii dorite a serviciilor, bunurilor si lucrarilor, la cel mai bun pret posibil.

Ce procedura de atribuire se aplica?

Regulile de aplicare a procedurilor standard de achizitie sunt subsumate in tabelul de mai jos. Ele sunt impartite in trei categorii: servicii (si anume, asistenta tehnica, studii), bunuri (si anume, echipamente si materiale) si lucrari (infrastructura si alte lucrari de proiectare). Odata ce aprobarea pentru o activitate a fost acordata de catre Comisie, in mod normal, in cadrul unui acord de finantare semnat corespunzator, autoritatea contractanta poate inainta ofertarea si contractarea, urmand aceste proceduri standard. Datele din acest tabel sunt bazate pe bugetul maxim al contractului in cauza (incluzand orice cofinantare).

Procedura deschisa

Procedura deschisa implica o invitatie deschisa de a lua parte la o licitatie competitiva. Contractului i se face publicitate maxima prin intermediul publicarii unui anunt in Monitorul Oficial al Uniunii Europene, in monitoarele oficiale ale Statelor, pe Internet si in orice mijloace media adecvate.

In cadrul procedurii deschise, orice persoana fizica sau juridica ce doreste sa oferteze, poate obtine sau primi la cerere, dosarul de licitatie (pentru care ar putea fi nevoita sa plateasca), in conformitate cu procedurile descrise in anuntul de contract. Atunci cand ofertele primite sunt examinate, contractul este acordat prin dirijarea procedurii de selectie (si anume, verificarea eligibilitatii si a situatiei financiare, economice, tehnice si profesionale a ofertantilor) si dirijarea procedurii de atribuire (si anume, compararea ofertelor). Nu este permisa nici un fel de negociere.

Procedura restrictiva

In cadrul procedurii restrictive, autoritatea contractanta invita sa oferteze, un numar limitat de candidati. Inainte de lansarea procedurii de ofertare, va intocmi o lista scurta a candidatilor selectati pe baza calificarilor lor. Procedura de selectie, prin care lista lunga (toti candidatii care au raspuns la anuntul publicat), este redusa la o lista scurta, implica examinarea raspunsurilor, in cele mai multe din cazuri, primite la anuntul de contract publicat in Monitorul Oficial al Uniunii Europene, pe Internet, in monitoarele oficiale ale Statelor si in orice alt mijloc media.

In cea de-a doua etapa a procedurii, autoritatea contractanta invita ofertantii de pe lista scurta, trimitandu-le un dosar de licitatie. Ofertantul castigator este ales prin procedura de atribuire, odata ce ofertele au fost studiate si comparate. Nu este permisa nici un fel de negociere.

Procedura simplificata

In cadrul procedurii simplificate, autoritatea contractanta invita ofertanti din randul candidatilor, la alegerea sa. La sfarsitul procedurii, autoritatea contractanta selecteaza oferta care are cel mai bun pret.

Contractele cadru

In cazul intocmirii contractelor cadru, Comisia a lansat o procedura internationala restrictiva de licitatie, a selectat candidatii, a analizat propunerile cadru facute si a intocmit o lista cu potentiali contractori, carora le poate solicita sa furnizeze experti pentru sarcini specifice in domeniile de specialitate descrise in oferta.

Pentru fiecare sarcina, autoritatea contractanta invita contractorii cuprinsi in lista sa prezinte o oferta in limitele contractului cadru. Apoi selecteaza cea mai buna valoare a pretului.

Procedura de negociere

Este utilizata in cazuri exceptionale.

Ajutor de urgenta

Implementarea contractelor pentru asistenta umanitara si de urgenta, trebuie sa reflecte urgenta situatiei (operatiuni de asistenta umanitara si de urgenta).

Oricare ar fi procedura utilizata, autoritatea contractanta trebuie sa se asigure ca conditiile sunt de asa natura incat sa permita o competitie corecta.

Criterii de selectie si atribuire

Indiferent daca contractele sunt atribuite prin procedura deschisa sau restrictiva, sunt indeplinite intotdeauna urmatoarele operatii:

(a)          Procedura de selectie bazata pe criteriile de selectie publicate in anuntul de contract:

verificarea eligibilitatii ofertantilor si candidatilor;

verificarea situatiei economice si financiare a ofertantilor si candidatilor;

verificarea capacitatilor tehnice si profesionale ale ofertantilor, candidatilor si ale personalului de conducere.

Anuntul de contract/ dosarul de licitatie trebuie sa specifice criteriile de referinta pentru aceste verificari.

(b)         Compararea ofertelor in baza criteriilor de atribuire stipulate in anuntul de contract (contracte de lucrari si furnizari de bunuri) si in dosarul de licitatie, utilizand pretul si alte criterii prestabilite care permit ca ofertele ce ofera cele mai bune preturi sa fie identificate.

Criteriile trebuie sa fie precise, nediscriminatorii si sa nu prejudicieze competitia corecta. In cadrul procedurii deschise, ambele puncte (a) si (b) sunt indeplinite la evaluarea ofertelor.

In cadrul procedurii restrictive, punctul (a) este realizat pe parcursul primei etape, cand sunt examinate candidaturile (intocmirea listei scurte), in aceasta etapa, candidatii trebuind sa faca o declaratie legalizata cu privire la faptul ca nu sunt sub incidenta unor motive de excludere. Operatia (b) are loc in cea de-a doua etapa (invitatia de participare la licitatie), atunci cand sunt examinate ofertele.

Anularea procedurilor de atribuire

Autoritatea contractanta are posibilitatea, inainte de semnarea contractului, fie sa opreasca achizitia, fie sa anuleze procedura de atribuire, fara ca ofertantii sau candidatii sa fie indreptatiti sa pretinda o compensatie. Daca o procedura de atribuire a unui contract este anulat, toti ofertantii trebuie sa fie anuntati in scris, cat mai repede cu putinta, in legatura cu motivele anularii.

Anularea poate surveni atunci cand:

(a)        Procedura de licitatie a fost fara succes, si anume, nici o oferta primita nu a raspuns cerintelor calitative sau financiare, ori nu a fost primit nici un raspuns;

NB. Procedurile internationale restrictive de licitatie, pot de asemenea sa fie anulate, daca sunt mai putin de patru candidati eligibili.

(b)       Parametrii economici sau tehnici ai proiectului au fost modificati fundamental;

(c)        Circumstante exceptionale de forta majora, fac indeplinirea contractului imposibila;

(d)       Toate ofertele tehnice corespunzatoare, depasesc resursele financiare disponibile;

(e)        Au existat neregularitati in procedura, mai ales atunci cand acestea au impiedicat desfasurarea unei competitii corecte.

Dupa anularea procedurii de licitatie, autoritatea contractanta poate decide:

• Sa emita o noua invitatie de participare la licitatie;
• Sa deschida negocieri cu unul sau mai multi ofertanti care corespund criteriilor de selectie si care au prezentat oferte corespunzatoare din punct de vedere tehnic, considerand ca termenii originali ai contractului nu au fost modificati substantial (aceasta optiune nu este valabila daca anularea este determinata de neregularitati in procedura de ofertare, care ar fi putut impiedica desfasurarea unei competitii corecte);
• Sa nu acorde contractul.

In oricare din cazuri, decizia finala este luata de autoritatea contractanta, cu acordul Comisiei.

In nici un caz, autoritatea contractanta nu este responsabila pentru nici un fel de daune, orice ar include acestea, fara limitare, daune datorate pierderilor de profit legate in orice fel de anularea licitatiei, chiar daca autoritatea contractanta a fost avizata de posibilitatea acestor daune. Publicarea unui anunt de contract nu angajeaza autoritatea contractanta in implementarea programului sau proiectului anuntat.

Clauze etice

Orice incercare a unui candidat sau ofertant de a obtine informatii confidentiale, intra sub incidenta neloialitatii fata de competitori, ori influentarea comisiei de evaluare sau a autoritatii contractante pe parcursul procesului de examinare, clarificare, evaluare si comparare a ofertelor, va duce la respingerea candidaturii acestuia sau a ofertei si poate duce la penalitati administrative.

Fara autorizarea prealabila in scris a autoritatii contractante, un contractor si personalul sau, ori orice alta companie cu care candidatul este asociat sau are legaturi, nu poate, nici chiar in baza unor contracte auxiliare sau a unor subcontractari, sa furnizeze alte servicii, sa execute alte lucrari sau sa furnizeze echipamente in cadrul proiectului.

Aceasta interdictie se aplica oricaror altor programe sau proiecte care ar putea, datorita naturii contractului, sa dea nastere unui conflict de interes din partea contractorului.

Atunci cand inainteaza o candidatura sau o oferta, candidatul sau ofertantul trebuie sa declare ca nu este afectat de nici un conflict de interese si ca el sau ea nu are nici o legatura speciala cu alti ofertanti sau parti, implicati in proiect. Daca o astfel de situatie apare pe parcursul executarii unui contract, contractorul trebuie sa informeze imediat autoritatea contractanta.

Apeluri

Ofertantii care considera ca au fost pagubiti printr-o eroare sau o neregularitate pe parcursul procesului de atribuire, au posibilitatea sa depuna o petitie adresata direct autoritatii contractante si sa informeze Comisia. Autoritatea contractanta trebuie sa raspunda in decurs de 90 zile de la primirea plangerii.

Daca procedura sus-mentionata esueaza, ofertantul poate face recurs la procedurile stabilite de legislatia nationala a Statului autoritatii contractante.

Cetatenii europeni au de asemenea dreptul de a face plangeri catre European Ombudsman, care investigheaza plangerile de rea administrare de catre institutiile Comunitatii Europene.

Dimensiunea contractului

In scopul de a realiza economii ale grilei de plati, de a asigura o coordonare maxima intre activitatile asociate si de a mentine administrarea programului cat de simpla posibil, trebuie avut grija ca proiectelor sa li se aloce o dimensiune maxima pentru a evita fragmentarea programelor intr-o serie de contracte mici. Astfel:

• In achizitia de servicii din cadrul contractelor de €5000 sau mai mult, dar mai putin de €200 000, contractul cadru trebuie utilizat de cate ori este posibil.
• Divizarea in mod artificial a activitatilor auxiliare, in loturi de dimensiuni mai mici, sau contracte care sa impiedice achizitia in limitele la care se face referire in procedurile de atribuire este interzisa.
• Asistenta tehnica si activitatile auxiliare trebuie grupate, acolo unde este potrivit, in oferte mari si contracte.

Termeni de referinta si specificatii tehnice

Scopul termenilor de referinta (pentru contractele de servicii) si al specificatiilor tehnice (pentru contractele de furnizari de bunuri si contractele de lucrari) este de a da instructiuni si sa ghideze contractorii in etapa de ofertare, cu privire la natura ofertei pe care vor trebui sa o prezinte si care sa serveasca drept mandat al contractorului pe parcursul implementarii proiectului. Termenii de referinta / specificatiile tehnice sunt parte a dosarului de licitatie si vor deveni o anexa a contractului acordat ca rezultat al licitatiei.

Exactitatea pregatirii termenilor de referinta sau a specificatiilor tehnice este extrem de importanta pentru succesul final al proiectului. Este cea mai buna cale de a se asigura ca proiectul este corect realizat, ca lucrarea este dusa la indeplinire conform programului si ca aceste resurse nu sunt irosite. Cu alte cuvinte, timpul utilizat pentru pregatirea proiectului, va salva bani si timp in celelalte etape ale ciclului proiectului.

Odata ce termenii de referinta/ specificatiile tehnice au fost finalizate, oferta corespunzatoare trebuie lansata cat mai curand posibil. Termenii de referinta/ specificatiile tehnice continute intr-un dosar de licitatie – baza presupusa pentru planul de lucru al proiectului – trebuie sa reflecte situatia la momentul de incepere a proiectului, astfel incat sa evite depunerea unui efort considerabil in vederea reproiectarii pe parcursul perioadei de lansare.

Urmatoarea structura generala a termenilor de referinta pentru servicii a fost intocmita in conformitate cu principiile ciclului de management al proiectului. Scopul este de a asigura ca toate punctele sunt acoperite sistematic si ca factorii cheie asociati claritatii obiectivelor si sustenabilitatii, sunt examinati cu minutiozitate.

GRANTURI

Definitie

Un grant este o plata directa de natura necomerciala facuta de autoritatea contractanta prin donatie catre un beneficiar pentru implementarea actiunii destinate atingerii unui obiectiv al politicii Uniunii Europene.

Grantul, poate in anumite cazuri sa finanteze functionarea unui organism care raspunde unui scop de interes general european..

Organismul semnatar al unui contract de grant este cunoscut ca fiind beneficiarul grantului si nu trebuie confundat cu beneficiarul final al operatiunii care este in general grupul tinta sau populatia unei tari in care se desfasoara operatiunea.

Un contract de grant poate fi distins de un contract de achizitie prin diferite modalitati:

• Un grant este destinat unei operatiuni care este propusa autoritatii contractante de catre un potential beneficiar (un “solicitant”) si intra in cadrul normal al activitatilor beneficiarului. Aceasta este in contrast cu un contract de achizitie, in care autoritatea contractanta prefigureaza termenii de referinta pentru un proiect pe care il doreste indeplinit.
• Un contract trebuie clasificat ca un contract de achizitie publica, mai degraba decat un contract de grant, daca subiectul acestuia se leaga, in principal sau in linii mari, de functiile administrative ale autoritatii contractante.
• Beneficiarul unui grant este responsabil pentru implementarea operatiunii si detine proprietatea asupra rezultatelor. Prin contrast, in cazul unui contract de achizitie, autoritatea contractanta care detine proprietatea rezultatelor proiectului si supervizeaza indeaproape implementarile realizate prin acesta.
• Beneficiarul unui grant, contribuie in general, la finantarea proiectului cu exceptia cazului unde se cere finantarea totala. In cazul contractelor de achizitie, oricum, contractorul nu contribuie financiar in mod normal.
• Un grant poate fi creat numai pentru operatiuni de natura necomerciala. Un grant nu poate genera, sub nici o forma profituri. Beneficiarii granturilor sunt in general necomerciale prin natura lor.
• Faptul ca un organism este non-profit, nu insemna neaparat ca toate contractele sale vor fi contracte de grant; organismele non profit pot licita in egala masura pentru contracte de achizitie. Operatiunea insasi trebuie sa fie de natura necomerciala.
• Valoarea unui grant se bazeaza pe costul actual eligibil al operatiunii calculat pe baza costurilor eligibile ce urmeaza a fi suportate de beneficiar. Valoarea unui contract de achizitie, pe de alta parte, reprezinta un pret fixat in concordanta cu regulile de licitatie competitiva.

Acordurile financiare incheiate cu statele beneficiare nu constituie granturi. Daca o operatiune implica un acord cu statul beneficiar (sau un minister sau un organism central administrativ al statului), acesta trebuie sa fie in forma unui acord financiar si nu a unui contract de grant.

Daca exista vreun dubiu legat de faptul ca un grant trebuie considerat grant sau nu, autoritatea contractanta se poate adresa Comisiei pentru consultanta.

Un contract de grant nu poate fi semnat pana cand operatiunea in cauza, indeplineste definitia unui grant in concordanta cu criteriile de mai sus.

Autoritatea contractanta, care este intotdeauna specificata in notificarea de cereri de propuneri, este autoritatea imputernicita sa incheie contractul.

Controalele centralizate si descentralizate

Exista doua abordari posibile pentru gestionarea procedurilor.

• Sistemul centralizat:

Deciziile sunt luate de Comisie, care actioneaza pentru si in numele tarii beneficiare.

• Sistemul descentralizat:

Deciziile privind procedurile contractuale si atribuire a contractelor sunt luate de autoritatea contractanta si inaintate spre aprobare catre Comisie.

In toate cazurile, autoritatea contractanta isi asuma responsabilitatea deplina pentru actiunile sale si la va contoriza in orice audit implicit sau alte investigatii. Girul Comisiei pentru contractele descentralizate indica cu precadere acordul sau legat de finantarea contractului. Daca procedurile nu sunt respectate, cheltuielile aferente operatiunilor in cauza, devin ineligibile pentru finantarea de catre Comisie.

Reguli de baza privind atribuirea granturilor

Atribuirea granturilor se realizeaza in conformitate cu principiile de programare, transparenta si tratament egal. Ele nu pot fi cumulative, nu pot fi acordate retrospectiv si trebuie sa presupuna cofinantare.

Nu este permis ca finantarea nerambursabila sa aiba drept scop sau efect producerea de profit pentru beneficiar.

Respectarea regulilor unui management sanatos este obligatorie.

Programarea

Granturile trebuie programate de catre autoritatea contractanta cu obiective clar definite, cu exceptia cazului acordarii de asistenta in situatiile de criza sau a operatiunilor de ajutor umanitar.

Programul anual trebuie publicat, in functie de proiect sau program, pe site-ul de Internet al autoritatii contractante (sau orice alt mijloc media adecvat) sau de Comisie.

Programul de lucru anual trebuie sa specifice baza legala, obiectivele, orarul pentru apelurile pentru propuneri, indicandu-se numarul si rezultatele asteptate.

Orice modificare substantiala survenita cu privire la programul de lucru trebuie, de asemenea, publicata in acelasi mod ca in cazul programului de lucru initial.

Cofinantare

Finantarile nerambursabile nu pot, de regula, sa finanteze cheltuielile totale necesare operatiunii, cu unele exceptii.

Finantarea in intregime a unei operatiuni poate fi autorizata daca autoritatea contractanta poate dovedi ca finantarea in intregime este esentiala in vederea indeplinirii operatiunii respective si demonstreaza in mod corespunzator decizia de a acorda finantarea nerambursabila.

Reguli de management eficient

• Disponibilitatea fondurilor: inaintea initierii oricarui proces de atribuire a unei finantari nerambursabile, trebuie ca fondurile sa fie disponibile.
• Utilizarea documentelor standard: acestea sunt contractul de finantare nerambursabila standard si alte documente model (dupa cum se prevede in anexe) in conformitate cu regulile.
• Pastrarea inregistrarilor: inregistrarile documentelor aferente intregii proceduri de evaluare trebuie pastrate in regim de confidentialitate si retinute de autoritatea contractanta o perioada de sapte ani de la decizia de atribuire a finantarii nerambursabile. Acestea trebuie sa includa toate propunerile inaintate, impreuna cu textul apelului pentru propunere si toata corespondenta aferenta.
• Orice abatere de la procedurile prezentate in aceasta sectiune necesita aprobarea anterioara a Comisiei.

2. Proceduri pentru atribuirea granturilor

Apeluri pentru propuneri

Granturile trebuie acordate dupa publicarea apelului pentru propuneri, cu anumite exceptii.

Apelul international sau local pentru propuneri

Se poate emite un apel pentru propuneri daca se indeplineste cel putin unul din urmatoarele criterii:

• Bugetul total pentru programul de finantare nerambursabila este sub 2 000 000€;
• Valoarea maxima a fiecarei finantari nerambursabile in parte care urmeaza sa fie acordata in cadrul programului de finantare nerambursabila este de 100 000€ sau mai mica,
• Programul de finantare nerambursabila este rezervat exclusiv pentru solicitantii nationali ai tarii (tarilor) beneficiare.

In cazurile de mai sus, autoritatea contractanta are optiunea unui apel international pentru propuneri. In alte cazuri, un apel international pentru propuneri este obligatoriu.

In cazul in care nu se organizeaza de catre un departament situat la sediul Comisiei, un apel international pentru propuneri trebuie, de asemenea, publicat la nivel local.

Apeluri pentru propuneri deschise sau limitate

Apelurile pentru propuneri, sunt de regula, deschise, si toti solicitantii ce indeplinesc criteriile de eligibilitate publicate sunt liberi sa depuna un formular de cerere pentru finantare nerambursabila ca raspuns la liniile directoare pentru solicitanti publicate pe Internet.

Totusi, atunci cand se garanteaza prin natura tehnica a domeniului sau prin numarul asteptat de propuneri pentru un apel international pentru propuneri, autoritatea contractanta poate organiza un apel limitat pentru propuneri: potentialii solicitanti sunt inscrisi pe o lista de candidati selectati pe baza unei propuneri preliminare ca raspuns la liniile directoare pentru solicitanti publicate pe Internet. Numai solicitantii inscrisi pe lista de candidati selectati vor fi invitati sa depuna un formular de cerere de finantare nerambursabila.

Numai in urmatoarele cazuri nu este necesar sa se organizeze un apel pentru propuneri inaintea acordarii finantarilor nerambursabile:

• In cazuri exceptionale de extrema urgenta demonstrate adecvat cauzate de evenimente pe care administratia contractanta nu le-ar fi putut prevedea, fiind astfel obligata sa actioneze cu un grad de urgenta incompatibil cu limitele de timp pentru procedurile de apel pentru propuneri. Circumstantele mentionate anterior ca motive pentru extrema urgenta nu trebuie in nici un caz atribuibile autoritatii contractante (de exemplu, expirarea iminenta a acordului de finantare).

Se considera ca operatiunile efectuate in situatiile de criza indeplinesc cerintele testului de extrema urgenta. Agentul autorizat prin delegare, in situatiile in care este necesar sa se consulte cu alti agenti autorizati prin delegare implicati, trebuie sa stabileasca ca situatia de extrema urgenta exista si sa isi reanalizeze decizia in mod regulat in conformitate cu principiul managementului financiar sanatos.

Numai departamentele competente ale Comisiei pot declara existenta unei situatii de criza.

• Atunci cand finantarea nerambursabila este acordata unei organizatii cu monopol de jure sau de facto, demonstrat in mod adecvat in decizia de atribuire a autoritatii contractante.

Din aceste motive, monopolul „de facto” sau „de jure” inseamna ca beneficiarul, ce poate fi un consortiu:

are competenta exclusiva in domeniul si/sau regiunea geografica la care se refera finantarea nerambursabila, potrivit oricarei legi aplicabile; sau

este singura organizatie (i) care opereaza sau (ii) este capabila sa opereze in domeniul de activitate si/sau regiunea geografica la care se refera finantarea nerambursabila, in virtutea tuturor consideratiilor de facto si de jure.

• Atunci cand finantarea nerambursabila urmeaza sa fie acordata unei organizatii identificate in baza legala relevanta ca primitorul unei finantari nerambursabile.

• Atunci cand finantarea nerambursabila urmeaza sa fie acordata unei organizatii internationale pentru implementarea unui management unit al unei operatiuni specifice, care este in conformitate cu mandatul organizatiei respective si identificata in comun de catre aceasta si de autoritatea contractanta.

In toate cazurile, autoritatea contractanta trebuie sa pregateasca un raport in care sa explice modul in care au fost identificati beneficiarii finantarii nerambursabile si sumele de finantare nerambursabila stabilite, precum si motivele care au dus la decizia de atribuire a finantarii nerambursabile.

Apelul international pentru propuneri

Publicitate

Pentru a se obtine o participare cat mai larga posibil si transparenta necesara, notificarea referitoare la un apel pentru propuneri trebuie sa fie publicata pentru fiecare apel international pentru propuneri. Notificarea trebuie sa identifice in mod clar autoritatea contractanta si scopul apelului pentru propuneri.

Notificarea referitoare la apelul pentru propuneri este publicata in Jurnalul Oficial al UE, seria „C”, pe Internet (la https://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm) sau prin alte mijloace adecvate (presa specializata, publicatii locale, etc.).

Comisia este raspunzatoare pentru publicarea in Jurnalul Oficial al UE si pe Internet. Daca nu reprezinta un departament situat la sediul Comisiei, autoritatea contractanta trebuie sa realizeze publicarea direct la nivel local si sa se asigure ca apare simultan cu notificarea publicata pe Internet si in Jurnalul Oficial.

Elaborarea si continutul liniilor directoare pentru solicitanti

Liniile directoare pentru solicitanti (ce includ un formular de cerere si alte anexe) explica scopul apelului pentru propuneri, regulile referitoare la eligibilitatea solicitantilor si partenerilor, tipurile de operatiuni, costurile eligibile pentru finantare si criteriile de evaluare. Ofera, de asemenea, instructiuni privind modul in care trebuie completat formularul de cerere, ce trebuie anexat acestuia si ce proceduri trebuie urmate in vederea depunerii cererii. De asemenea, ofera informatii referitoare la procesul de evaluare care va urma (incluzand un orar elocvent) si conditiile contractuale care se vor aplica solicitantilor selectati.

Liniile directoare trebuie sa prezinte extrem de clar si detaliat obiectivele si prioritatile apelului pentru propuneri, acordandu-se o atentie deosebita criteriilor de eligibilitate. Informatiile publicate in legatura cu acestea vor deveni ulterior obligatorii pentru comitetul de evaluare. Grila de evaluare trebuie inclusa in liniile directoare si nu poate fi schimbata.

Formularul de cerere ce trebuie completat de solicitanti este oferit impreuna cu liniile directoare. Contine urmatoarele parti:

• Informatii despre operatiunea propusa, inclusiv despre bugetul aferent;
• Informatii despre solicitant;
• Informatii despre parteneri, daca e cazul.

Criteriile de eligibilitate si evaluare

Criteriile de eligibilitate

Criteriile de eligibilitate se refera la trei aspecte diferite:

• Eligibilitatea solicitantului: se refera la statutul legal si administrativ al solicitantului. Daca o solicitare pentru propuneri se refera la operatiuni care urmeaza sa fie implementate in cadrul unui parteneriat, trebuie specificate urmatoarele informatii: numarul minim de parteneri si criteriile de eligibilitate aplicabile fiecarui partener al solicitantului conducator. Criteriile de eligibilitate aplicabile solicitantului conducator si partenerilor pot sa difere.
• Eligibilitatea operatiunii: se refera la tipurile de activitati, sectore sau teme si arii geografice acoperite de apelul pentru propuneri.
• Eligibilitatea costurilor detaliaza tipurile de costuri ce pot fi finantate. Pe scurt, acestea trebuie sa fie costuri reale, ce vor fi intampinate in realitate, si care sunt necesare indeplinirii proiectului.

Criteriile de evaluare : selectare si atribuire

Criteriile de evaluare reprezinta criterii de selectare si atribuire, toate fiind definite in grila de evaluare:

• Criteriile de selectare publicate au rolul de a evalua capacitatea operationala si financiara a solicitantului de a efectua operatiunea propusa: solicitantul trebuie sa aiba surse de finantare adecvate si stabile pentru a-si mentine activitatea pe perioada in care operatiunea se desfasoara si sa contribuie, atunci cand situatia o impune, la finantarea acesteia. Solicitantii si partenerii acestora trebuie sa aiba calitatile si calificarile profesionale necesare efectuarii operatiunii propuse.

Verificarea stabilitatii financiare nu se aplica persoanelor fizice in cazul primirii burselor, autoritatilor publice ale statelor membre UE sau organizatiilor internationale.

• Criteriile de atribuire publicate se utilizeaza pentru a se evalua calitatea propunerilor in functie de setul de obiective si prioritati, astfel ca finantarile nerambursabile sa fie acordate operatiunilor care sporesc la maxim eficienta totala a apelului pentru propuneri. Aceste criterii trebuie sa permita autoritatii contractante sa selecteze propunerile in privinta carora are certitudinea ca vor fi in conformitate cu obiectivele si prioritatile sale, si ca garanteaza transparenta finantarii de catre Comunitate.

Criteriile de atribuire se refera, in particular, la relevanta operatiunii si la compatibilitatea acesteia cu obiectivele programului de finantare nerambursabila prin care se finanteaza apelul pentru propuneri, la calitatea, impactul asteptat si la durabilitatea operatiunii, si la eficienta costului acesteia.

Toate criteriile de eligibilitate si de evaluare specificate in apelul pentru propuneri trebuie aplicate la modul la care se prezinta, si nu pot fi schimbate in nici un fel pe parcursul procedurii. Criteriile trebuie sa fie precise, nediscriminatorii si sa nu constituie un prejudiciu pentru o competitie onesta. Evaluarea se va baza pe conformitatea administrativa standard si pe grila de eligibilitate si evaluare.

Informatii suplimentare inaintea termenului limita pentru depunerea propunerilor

Pe parcursul perioadei dintre publicare si termenul limita pentru depunerea propunerilor, solicitantii pot pune intrebari pentru a fi ajutati in completarea formularului si in finalizarea cererilor. Autoritatea contractanta trebuie, in consecinta, sa ofere un punct de contact caruia sa-i fie adresate intrebarile. Solicitantii pot inainta intrebari importante in scris cu pana la 21 zile inaintea termenului limita pentru depunerea propunerilor. Autoritatea contractanta trebuie sa raspunda tuturor intrebarilor cu cel putin 11 zile inaintea termenului limita pentru depunerea propunerilor.

In scopul existentei transparentei si oportunitatii egale, raspunsurile oferite unui solicitant cu privire la aspecte ce pot fi de interes pentru ceilalti solicitanti trebuie sa fie facute disponibile tuturor. Cea mai usoara – si recomandata – metoda de a realiza acest lucru este de a publica pe Internet, unde este cazul, un tabel cu intrebarile si raspunsurile la acestea impreuna cu liniile directoare pentru solicitanti. Acesta trebuie adus la zi in mod regulat cu pana la 11 zile inaintea termenului limita pentru depunerea propunerilor.

Termenul limita pentru depunerea propunerilor

Propunerile trebuie sa ajunga la autoritatea contractanta la adresa indicata in apelul pentru propuneri si cel tarziu la data si ora specificate in acesta. Termenul limita pentru depunere trebuie sa fie suficient de lung pentru a permite realizarea unor propuneri de inalta calitate. Experienta arata ca o perioada prea scurta impiedica potentialii solicitanti sa depuna propunerile sau determina ca propunerile depuse sa fie incomplete sau slab pregatite.

Un apel pentru propuneri poate stabili mai mult de un singur termen limita pentru depunere, fie pentru a oferi timp procesarilor greoaie fie in cazurile in care activitatile eligibile nu pot fi planificate, din cauza naturii lor, cu mult timp inainte. In acest caz, propunerile primite de catre autoritatea contractanta dupa un termen limita sunt automat reportate catre urmatorul.

Depunerea propunerilor

Fiecare propunere trebuie depusa intr-un pachet sigilat sau intr-un plic care sa contina:

a.  Adresa pentru depunerea propunerilor indicata in apelul pentru propuneri;

b.  Numarul de referinta al apelului pentru propuneri caruia solicitantul ii raspunde;

c.  Numele si adresa completa a solicitantului;

d.  Cuvintele 'A nu se deschide inaintea sesiunii de deschidere” scrise in limba apelului pentru propuneri si in limba locala dacaaa apelul pentru propuneri nu a fost organizat de catre un un departament situat la sediul Comisiei.

Cererile trebuie trimise prin scrisoare recomandata, prin curier expres sau livrare personala. Ele trebuie sa contina originalul si numarul de copii ale formularului de cerere completat, bugetului, cadrului logic si ale altor documente necesare specificate in apelul pentru propuneri. Formularul de cerere, bugetul si cadrul logic trebuie oferite si in format electronic, daca acest lucru este specificat in apelul pentru propuneri.

Trebuie, de asemenea, sa includa, impreuna cu cererea, contul de profit si pierderi, bilantul pentru ultimul an financiar pentru care au fost incheiate conturile si orice alte documente doveditoare necesare.

In cazul operatiunilor in care costurile care urmeaza sa fie finantate depasesc 300 000€ si finantari nerambursabile operationale de peste 75 000 €, cererea trebuie insotita de un raport de audit extern efectuat de un auditor autorizat. Raportul trebuie sa ateste conturile pentru ultimul an financiar disponibil si sa ofere o evaluare a viabilitatii financiare a solicitantului. In functie de analiza riscurilor de management, autoritatea contractanta poate scuti organizatiile publice de aceasta obligatie. Obligatia nu se aplica in cazul organizatiilor internationale.

Comitetul de evaluare

Componenta

Propunerile sunt deschise si evaluate de catre un comitet de evaluare desemnat de autoritatea contractanta. Acesta cuprinde un presedinte non-votant, un secretar non-votant si un numar impar de membri votanti (minim trei). Membrii votanti trebuie sa detina cunostintele tehnice si administrative necesare a-si exprima o parere informata asupra propunerilor.

Impartialitatea si confidentialitatea

Toti membrii comitetului de evaluare, observatorii si asesorii trebuie sa semneze o declaratie de impartialitate si confidentialitate. Orice membru al comitetului de evaluare care are un potential conflict de interese datorat unei legaturi cu un solicitant trebuie sa declare acest lucru si sa se retraga imediat din evaluare. Acesta va fi exclus de la participarea ulterioara de pe orice pozitie la sedintele de evaluare.

Responsabilitatile membrilor comitetului de evaluare

Presedintele este responsabil pentru supravegherea activitatii asesorilor, coordonarea procesului de evaluare si asigurarea impartialitatii si transparentei procesului. Membrii votanti ai comitetului de evaluare au responsabilitatea colectiva pentru deciziile luate de comitet.

Secretarul comitetului este responsabil pentru indeplinirea sarcinilor administrative aferente procedurii de evaluare.  

Orice cerere de clarificare ce necesita cominicarea cu solicitantii pe perioada procesului de evaluare trebuie efectuata in scris (prin fax sau scrisoare) si semnata atat de presedintele cat si de secretarul comitetului de evaluare. Copiile dupa asemenea comunicari trebuie anexate la raportul de evaluare.

Etapele procesului de evaluare

Procesul de evaluare incepe odata cu primirea propunerilor de catre autoritatea contractanta si se sfarseste cu decizia de a acorda finantari nerambursabile solicitantilor selectati. Procedura cuprinde etapele:

• Primirea si inregistrarea propunerilor
• Deschiderea propunerilor. Toate propunerile trebuie deschise in cadrul unei sesiuni de deschidere, cand vor fi verificate detaliile de inregistrare si vor fi numerotate propunerile (fie ca au fost primite sau nu inainte sau dupa termenul limita de primire a propunerilor).
• Evaluarea conformitatii administrativessi a eligibilitatii Acesta evaluare trebuie efectuata utilizandu-se grila pentru evaluarea conformitatii administrative si a eligibilitatii

Conformitatea administrativa: este dosarul complet? Dosarele incomplete vor fi descalificate din procesul de evaluare.

Eligibilitatea: sunt solicitantul, partenerii si operatiunea eligibili? Acest lucru se evalueaza in conformitate cu criteriile prezentate in liniile directoare pentru solicitanti. Propunerile neeligibile nu vor fi luate ulterior in discutie.

• Evaluarea calitatii tehnice si financiare Calitatea tuturor propunerilor eligibile trebuie evaluata de cel putin doua persoane diferite pe baza grilei de evaluare.
• Concluziile comitetului de evaluare

Atribuirea granturilor

Scrisorile catre solicitantii selectati trebuie trimise in termen de 15 zile de la decizia referitoare la atribuirea finantarii nerambursabile, iar scrisorile catre solicitantii care nu au fost selectati in termen de tot in termen de 15 zile de la aceasta.

Caracteristici ale contractului de finantare nerambursabila standard

Modificarea contractelor de grant

Este posibila situatia in care contractele de grant sa necesite modificari pe parcursul duratei lor de viata, daca circumstantele in care se implementeaza operatiunea s-au schimbat fata de cele de la momentul semnarii contractului initial. Modificarile aduse contractului de grant necesita un act aditional formal la contract. Un asemenea act aditional trebuie semnat de partile contractuale (iar in cazul unui sistem descentralizat, aprobat si semnat de Comisie).

Autoritatea contractanta poate fi notificata in scris, cu privire la modificari minore, schimbari de adresa, de cont bancar si de auditor, de catre beneficiarul finantarii nerambursabile, desi aceasta nu afecteaza dreptul autoritatii contractante de a se opune alegerii beneficiarului finantarii nerambursabile referitoare la un nou cont bancar sau auditor.

Principii generale

Se aplica intotdeauna urmatoarele principii generale:

• Cererea beneficiarului unei finantari nerambursabile cu privire la modificari ale contractului de finantare nerambursabila nu trebuie acceptata automat de autoritatea contractanta. Este necesar sa existe motive intemeiate pentru modificarea unui contract de finantare nerambursabila. Autoritatea contractanta trebuie sa analizeze motivele si sa respinga cererile neintemeiate sau prea putin intemeiate.
• Modificarile nu trebuie sa aiba scopul sau efectul de a contesta decizia de atribuire a finantarii nerambursabile sau de a fi un impediment in calea tratamentului egal al solicitantilor solicitantilor.
• Modificarile contractului de finantare nerambursabila se pot efectua numai pe durata contractului si nu pot avea efect retroactiv.
• Nu se permite marirea sumei maxime a finantarii nerambursabile.
• Orice modificare ce depaseste perioada de executie a contractului trebuie sa fie de asa natura incat implementarea si platile finale sa poata fi efectuate inaintea expirarii angajamentului bugetar care acopera contractul. Implementarea trebuie finalizata inaintea expirarii perioadei de executie a acordului de finantare prin care a fost finantat contractul.

Procurarea efectuata de beneficiarii grantului

Principii generale

Acolo unde implementarea operatiunilor finantate prin intermediul granturilor acordate de Comunitate cere beneficiarilor finantarilor nerambursabile sa acorde contracte de procurare, acestia trebuie sa acorde contractul ofertei care contine cea mai buna valoare pentru bani, adica cel mai bun raport pret-calitate, in conformitate cu principiile de transparenta si tratament egal pentru potentialii contractanti, acordandu-se o grija deosebita pentru a se evita orice conflicte de interese.

In situatia in care beneficiarul apeleaza la serviciile unui birou de achizitii central, biroul de achizitii trebuie sa se supuna acelorasi reguli ca si beneficiarul.

Reguli aplicabile contractelor de prestari servicii

Contracte de 200 000 € sau mai mari

Contractele de prestari servicii care valoreaza 200 000 € sau mai mult trebuie sa fie acordate prin intermediul unei proceduri de oferta internationala limitata ce urmeaza publicarii unei notificari referitoare la contract.

Notificarea referitoare la contract trebuie publicata in toate mijloacele adecvate, in special pe site-ul de Internet al beneficiarului finantarii nerambursabile, in presa internatioanala si in presa nationala din tara in care se desfasoara operatiunea, sau in alte publicatii periodice specializate. Notificarea trebuie sa contina numarul de candidati care vor fi invitati sa depuna oferte. Numarul va varia de la patru la opt candidati, si trebuie sa fie suficient astfel incat sa asigure o competitie reala.

Contracte mai mici de 200 000

Contractele de prestari servicii care valoreaza mai putin de 200 000 € trebuie sa fie acordate prin intermediul unei proceduri negociate, fara publicare, in care beneficiarii de finantari nerambursabile consulta cel putin trei furnizori de servicii la propria alegere si negociaza termenii contractului cu unul sau mai multi dintre acestia.

Pentru servicii cu o valoare de 5 000 € sau mai mica, beneficiarul poate efectua comenzi pe baza unei cote unice.

Reguli aplicabile contractelor de furnizare

Contracte de 150 000 € sau mai mari

Contractele de furnizare care valoreaza 150 000 € sau mai mult trebuie sa fie acordate prin intermediul unei proceduri de oferta internationala deschisa ce urmeaza publicarii unei notificari referitoare la contract.

Notificarea referitoare la contract trebuie publicata in toate mijloacele adecvate, in special pe site-ul de Internet al beneficiarului finantarii nerambursabile, in presa internationala si in presa nationala din tara in care se desfasoara operatiunea, sau in alte publicatii periodice specializate.

Contracte de 30 000 € sau mai mari, dar mai mici de 150 000

Asemenea contracte se acorda prin intermediul unei proceduri de oferta deschisa, publicata la nivel local: notificarea referitoare la contract se publica in toate mijloacele adecvate, insa numai in tara in care se desfasoara operatiunea.

O procedura locala de oferta deschisa trebuie sa ofere celorlalti furnizori eligibili aceleasi oportunitati ca si firmelor locale.

Contracte mai mici de € 30 000

Contractele de furnizare care valoreaza mai putin de 30 000 € trebuie sa fie acordate prin intermediul unei proceduri negociate, fara publicare, in care beneficiarii de finantari nerambursabile consulta cel putin trei furnizori la propria alegere si negociaza termenii contractului cu unul sau mai multi dintre acestia.

Pentru materiale cu o valoare de 5 000 € sau mai mica, beneficiarul poate efectua comenzi pe baza unei cote unice.

Reguli aplicabile contractelor de lucrari

Contracte de € 5 000 000 sau mai mult

Contractele de lucrari care valoreaza 5 000 000 € sau mai mult trebuie sa fie acordate prin intermediul unei proceduri de oferta internationala deschisa ce urmeaza publicarii unei notificari referitoare la contract.

Notificarea referitoare la contract trebuie publicata in toate mijloacele adecvate, in special pe site-ul de Internet al beneficiarului finantarii nerambursabile, in presa internatioanala si in presa nationala din tara in care se desfasoara operatiunea, sau in alte publicatii periodice specializate.

Contracte de € 300 000 sau mai mari, dar mai mici de € 5 000 000

Asemenea contracte se acorda prin intermediul unei proceduri de oferta deschisa, publicata la nivel local: notificarea referitoare la contract se publica in toate mijloacele adecvate, insa numai in tara in care se desfasoara operatiunea.

O procedura locala de oferta deschisa trebuie sa ofere celorlalti contractanti eligibili aceleasi oportunitati ca si firmelor locale.

Contracte mai mici de € 300 000

Contractele de lucrari care valoreaza mai putin de 300 000 € trebuie sa fie acordate prin intermediul unei proceduri negociate, fara publicare, in care beneficiarii de finantari nerambursabile consulta cel putin trei contractanti la propria alegere si negociaza termenii contractului cu unul sau mai multi dintre acestia.

Pentru lucrari cu o valoare de 5 000 € sau mai mica, beneficiarul poate efectua comenzi pe baza unei cote unice.