Responsabilitatea, Raspunderea, delegarea

Responsabilitatea pune in evidenta obligatia memebrilor unei organizatii de a infaptui in cea mai buna maniera posibila o sarcina sau mai multe sarcini repatizate.Accepatnd sarcinile si primind autoritatea necesara indeplinirii lor,un salariat -indiferent de pozitia pe care o detine in organizatie, simplu executant sau manager- isi asuma totodata si responsabilitatea.

Raspunderea este obligatia de a raspunde de indeplinirea sau neindeplinirea unor sarcini,actiuni.Cu alte cuvinte obligatia de a da socoteala cuiva pentru actiunile intreprinse sau esecul acestora.Toate aceste elemente trebuie sa fie corelate intre ele.De pilde,responsabilitatea si raspunderea pentru activitatea depusa nu trebuie sa fie prea mari si nici prea mici in raport cu autoritatea.

Delegarea consta in trecerea temporara a autoritatii formale unei alte persoane.In cazul managementului ea presupune atribuirea temporara de catre manager a uneia sau unora dintre sarcinile sale,inclusiv partea corespunzatoare de autoritate si responsabilitate unui subordonat sau mai multor subordonati.

Transpunerea in practica a delegarii presupune desfasurarea urmatoarelor actiuni:

a)identificarea sarcinilor si prezentarea clara a lor;

b)repartizarea sarcinilor ce se deleaga pe subordonati cu transferal de autoritate necesara pt indeplinirea lor;c

c)incredintarea si acceptarea responsabilitatii

d)declansarea raspunderii celor ce preiau delegarea.

Centalizarea - descentralizarea se prezinta ca doua procese cu semnificatie opusa care pun in evidenta gradul de delegare a autoritatii intr-o organizatie.Din perspective managementului , centralizarea- descentralizarea are in vedere si aspectele ce privesc delegarea prerogativelor de luare a deciziilor si comanda in organizatie.Raportul dintre centralizare -descentralizare difera de la o organizatie la alta ,corespunzator filosofiei conducerii promovata de managementul organizatiei, nivelul de pregatire, competenta managerilor,calitatii salariatilor conceptiei generale existente in societate privind managementul, tipul de societate in care fiinteaza organizatia.

Functia de coordonare

Actiunea de coordonare a managementului are menirea de a asigura adaptarea organizatiei la conditiile existente in fiecare moment al evolutiei sale.

Coordonarea ca functie a managementului este necesara datorita puternicelor influent ape care le resimte organizatia atat din interior cat si din exterior,datorita mutatiilor generate de progresul tehnic.In aceasta situatie managementul trebuie sa intreprinda masuri si actiuni de organizare"in dinamica",sa coordoneze noile conditii sau conditiile din fiecare miment al evolutiei organizatiei, cu prevederile din planurile si programele sale.

Nu trebuie sa neglijam nici faptul ca asupra organizatiei pot interveni actiuni care sa duca dereglari si dezorganizari de moment .In aceste situatii, managementul trebuie sa ia masuri urgente de adaptare,sa pastreze stabilitatea sistemului si sa asigure coordonarea elementelor componente in noile conditii.

Actiunea de coordonare poate fi bilaterala atunci cand ea se derulaza intre menager si subordonat,reusindu-se realizarea echilibrului necesar, sau poate fi multilaterala , respectiv intre manager si mai multi subordonati sau toti subordonatii.

Functia de antrenare

Aceasta functie a managementului prezinta o importanta deosebita deoarece ea incorporeaza actiuni ce se concentreaza asupra factorului uman cu scopul de a-l determina sa contribuie,sa participe activ la realizarea integrala a sarcinilor si obiectivelor stabilite .Prin intermediul acestei functii ,personalul de executie ,ca de altfel si managerii sunt implicati direct, in primul rand, la stabilirea obiectivelor organizatiei si in al doilea rand. La realizarea acestora prin asimilarea lorla obiectivele proprii.

In cadrul functiei de antrenare delimitam doua momenta :comanda si motivarea.

Modul concret in care prin comanda ,managerul influenteaza actiunile celorlaltidepinde atat de situatia concreta in care se gaseste cat si de trasaturile lui de caracter, de experienta pe care o are si de gradul de cunoastere al subordonatilor.

Realizarea antrenarii prin intermediul comenzii presupune :

• formularea unor ordine simple si directe care sa se caracterizeze prin claritate ;
• ordinele sa nu depaseasca competenta subordonatilor sau capacitatea lor de executie ;
• desfasurarea in mod permanenta unei munci educative prin care sa se ridice gradul de constiinciozitate al subordonatilor in realizarea dispozitiilor primite ;
• promovarea unei discipline reale de munca ;
• imbinarea corecta a sistemului de stimulare materialea si morala cu cel al raspunderii in indeplinirea sarcinilor.

Un rol deosebit in realizarea procesului de comanda il are stilul de munca al managerilor,promovarea de catre acestia a unui stil democratic de conducere.

Un al doilea moment in realizarea functiei de antrenare, deosebit de important ,il constituie motivarea salariatilor in directia realizarii obiectivelor prestabilite.Motivarea reprezinta modalitatea prin care se integreaza satisfacerea necesitatilor si intereselor individuale ale salariatilor cu realizarea obiectivelor intreprinderii.

Motivatiile negative se refera la acele lucruri care sanctioneaza individul daca nu munceste ,sau daca rezultatele muncii lui nu corespund cerintelor.Ele se refera la :penalizari economice, sanctiuni administrative, penalizari socio-profesionale,critica superiorilor,a colegilor,scaderea prestigiului socio-profesional.Prin antrenare trebuie sa se realizeze acea participare deplina a fiecarui lucrator la realizarea obiectivelor intreprinderii.

Functia de control

Controlul ca functie a managementului consta din ansamblul de activitati prin care se verifica performantele realizate de intreprindere , sau de diferite compartimente ale ei, la un moment dat , in comparatie cu obiectivele prevazute, in scopul interventiei prompte in cazul aparitiei unor eventuale anomalii sau neajunsuri in realizarea acestora.Cu alte cuvinte controlul,contribuie activ la ralizarea obiectivelor intreprinderii, la elaborarea directiilor de actiune .

Necesitatea activitatii de control rezulta din din complexitatea sarcinilor ce trebuie rezolvate la fiecare loc de munca ,din cerinta de combatere a risipei in gospodarirea patrimoniului intreprinderii, a birocratismului, a oricarei forme de indisciplina, din rolul pe care il are la formarea unei atitudini pozitive fata de munca, la stimularea apiritului de initiativa si a raspunderii in munca.

Din perspectiva managementului ,controlul nu se mai limiteaza numai la actiuni de constatare si, deci, la declansarea corectiei ce se impune, ci el are in vedere prevenirea abaterilor ,a disfunctionalitatilor.

Corespunzator sferei de cuprindere si a modalitatii de realizare , controlul la nivelul organizatiei este de 2 tipuri si anume :

a)controlul participativ ;

b)controlul ierarhic-specializat.

Controlul participativ deriva din caracterul participativ al managementului modern.El se realizeaza de catre organele participativede conducere(Adunarea Generala a Actionarilor,Consiliul de Administratie)si vizezeazaproblemele globale ale activitatii.

Controlul ierarhic specializat se realizeaza prin forme distincte, specializate de control in interiorul organizatiilor,fiecare din ele acoperind anumite domenii, avand anumite obiective si modalitati concrete de realizare.Formele controlului ierarhic- specializat sunt :controlul ierarhic,controlul financiar,controlul bugetar,controlul tehnic.

1.Controlul ierarhic se exercita de sus in jos, din treapta in treapta,prin intrmediul conducerii operative si a sefilor de compartimente de munca si colective.Existenta acestui control este determinata pe de o parte ,de insasi existenta oricarui proces de management ,iar pe de alta parte de maniera in care e structurata organizatia, pe compartimente de munca, din regulamentul de organizare si functionare a acestuia.

2.Controlul financiar se axeaza pe latura valorica a activitatii organizatiei ,respectiv modul de utilizare a mijloacelor materiale si banesti,de realizare a operatiilor de casa si decontare, respectarea disciplinei financiare .El se prezinta ca un proces unitar, complex si permanent,realizandu-se sub forma unui control financiar preventiv, a unui control concomitentsi a unui control financiar ulterior.

3.Controlul bugetar este o forma de control managerial care utilizeaza bugetele.Cel mai reprezentativ buget este cel de venituri si cheltuieli.

4.Controlul tehnic vizeaza latura tehnica si tehnologica , avand ca obiectiv principal asigurarea calitatii produselor si serviciilor.Deci, controlul tehnic de calitate are menirea de a contribui la mentinerea si imbunatatirea calitatii ; el este prezentain toate etapele premergatoare si efective ale procesului de productie care hotarasc calitatea si se incheie cu controlul final, cu verificarea conditiilor in care are loc expedierea produselor si in unele cazuri modul de comportare a produselor la consumator.

Functiile managementului nu trebuie privite ca entitati distincte , intre ele exista o interconditionare reciproca care pune in valoare toate valentele procesului de management, faptul ca acest proces trebuie privit si abordat in ansamblul sau, ca nici un din functii nu trebuie neglijata sau ignorata.

PROCESUL DE MANAGEMENT SI

FUNCTIILE MANAGEMENTULUI

Conceptul de proces de management

Procesul de management ete un proces de munca, dar un proces de munca deosebit.Dupa cum se stie , procesele de munca care se desfasoare in orice tip de organizatie umana, se impart in raport cu continutul lor si efectele produse, in doua grupe de baza :procese de executie si procese de management.

Procesul de executie din cadrul organizatiilor economice sunt acelea care cuprind activitatile prin care factorii de productie,minca, pamntul si capitalul sunt combinati dupa anumite reguli,rezultand productia propriu-zisa,respectiv bunuri sau diverse servicii,corespunzator nevoilor de consum ale societatii.

Procesul de management reprezinta un ansamblu de interventii prin care managerul prevede, organizeaza,coordoneaza,ia decizii si controleaza activitatea salariatilor sai,in scopul realizarii obiectivelor unitatii economice,in conditii de profitabilitate ridicata si de utilitate sociala.El debuteaza odata cu stabilirea obiectivelor de realizat ,continua cu elaborarea deciziilor si trasarea sarcinilor,ca sa se incheie cu realizarea acestor sarcini si odata cu ele a obiectivelor.

Prima incercare de a diviza procesul de management in functii apartine lui H.Fayol.Vorbind despre functia administrativa a intreprinderii pe care Fayol o identifica cu functia de conducere,el o subdivide in 5 elemente :previziunea,organizarea, comanda, coordonarea si controlul, cosiderate functii ale conducerii intrprinderii.

Functia de previziune

Activitatile de management cuprinse in aceasta functie sunt orientate in directia aprecierii viitorului organizatiei.Prin intermediul previziunii, managementul organizatiei stabileste obiectivele acesteia si resursele si mijloacele necesare realizarii lor.

Previziunea se bazeaza pe analiza profunda a urmatoarelor elemente:resurse disponibile,rezultatele activitatii trecute, situatia actuala, scopurile activitatii.

Ca obiective ale previziunii se pot retine :

a)stabilirea rezultatelor finale care urmeaza sa fie realizate ;

b)precizarea si repartizarea obiectivelor pe fiecare compartimentde munca si salariat ;

c)conceperea politicii de orientare si coordonare ;

d)prevederea disfunctionalitatilor si adoptarea masurilor corective ;

e)conturarea si amplificarea sistemului de control in organizatie.

Cu alte cuvinte ,previziunea are in vedere urmatoarele aspecte :tendinte, obiective, politici, programme, bugete, repartizarea sarcinilor, programarea muncii, expansiune si dezvoltare,control, ameliorari.Ea se realizeaza prin intermediul diagnozei, prognozei planificarii si programarii productiei.

Diagnoza cuprinde ansamblul operatiilor de diagnosticare a situatiei intreprinderii,prin care se face cunoscuta starea organizatiei la un anumit moment,se realizeaza prin analiza datelor statistice din evidentele contabile.

Prognozele sunt considerate a fi instrumente de cunoastere,de investigare in timp, cu ajutorul carora se cerceteaza si se desprind tendintele viitoare ale proceselor economice, tehnice.Se utilizeaza pt a desprinde evolutia organizatiei in perspective pt a-si fundamenta deciziile strategice.

Planificarea realizeaza incadrarea activitatii curente a organizatilor in tendintele de perspective ale dezvoltarii acestora si dezvoltarii economico-sociale in ansamblu.

Functia de organizare

Organizarea ca functie a managementului cuprinde ansamblu de activitati prin inermediul carora se stabilesc si se delimiteaza procesele de munca fizica si intelectuale,componenetele acestora,realizandu-se gruparea lor pe, compartimente ,formatii de lucru,posturi.

Realizarea acestei functii implica punerea in valoare a urmatoarelor concepte :autoritatea,responsabilitatea,raspunderea, delegarea,si centalizarea-descentralizarea.

Autoritatea se prezinta ca un instrument al amagemntului individual sau colectiv.Se poate defini ca fiind o forta impresionanta care este data indivizilor in virtuea unei pozitii pe care o ocupa in organizatie.Autoritatea este un concept strans legat de putere si reflecta abilitatea individuala sau colectiva de a face pe alti oameni sa faca ce ei nu vor sa faca..Specialistii au identificat sursele puterii care confera eficienta manageriala.Acestea sunt :

capacitatea de a recompense;

capacitatea de a sanctiona;

legitimitatea,generate de pozitia indivizilor in organizatie si de recunoasterea de catre ceilalti a acestei pozitii ;atractivitatea.

BIBLIOGRAFIE :

Management general «  Prof.univ.dr. Viorel Cornescu

Prof.univ.dr.Ioan Mihailescu

Conf.univ.dr.Sica Stanciu

Editura ACTAMI,Bucuresti 2001

Management" Prof.univ.dr. Ovidiu Nicolescu

Prof.univ.dr. Ion Verboncu

Editura ECONOMICA 1996