FAZELE NEGOCIERII

FAZELE NEGOCIERII

Varietatea situatiilor de negociere, determinata de natura diferita a obiectului si contextului acesteia, precum si varietatea abordarilor strategice ale intalnirii fac dificila o determinare stricta a structurarii procesului pe faze distincte. Astfel, desfasurarea unei negocieri cooperante sau conflictuale, a unei negocieri pozitionale inducand un demers concurential ori a unei negocieri principiale este diferita din punctul de vedere al etapelor si proceselor implicate. Totusi se contureaza un sens in evolutia interactiunii partilor si momente distincte ale acesteia.

Modele ale desfasurarii negocierii

Negocierea este, in esenta, un proces de comunicare intre parteneri care au puncte de vedere diferite asupra realitatii ce le apartine deopotriva. Din aceasta perspectiva, o arie de preocupari o reprezinta schimbul de informatii si influentarea reciproca, gratie carora se ajunge la realizarea unei intelegeri comune a situatiilor si problemelor. Pe aceasta baza incepe de fapt construirea acordului: realitatea devine cu adevarat comuna, pozitiile partilor sunt mai clare, interesele pe care le exprima ies la lumina.

Prin urmare, comunicarea in scopul intelegerii comune a probleme­lor si pozitiilor, schimbul de valori si rezolvarea conflictelor constituie ingredientele esentiale ale desfasurarii negocierii. Modul in care sunt combinate dau o configuratie particulara fiecarei situatii specifice. Ca model general insa, se evidentiaza urmatoarea succesiune de faze: ince­perea negocierii, faza exploratorie, faza schimbului de valori, incheierea negocierii.

Inceperea negocierii

Inceperea negocierii acopera primele momente ale intalnirii partenerilor, de 'spargere a ghetii'. Preocuparile principale vizeaza forma interactiunii: crearea climatului adecvat (de preferinta, de intelegere) si clarificarea aspectelor procedurale.

Durata si semnificatia fazei depinde de stilul abordat de parteneri.

In cazul abordarii cooperante, datorita functiei sale de a crea climatul de intelegere, ce va influenta intreaga desfasurare a interactiunii. Cum se intampla si in alte imprejurari, primele impresii sunt foarte puternice si se modifica greu.

Un prim moment este salutul. Seful fiecarei echipe isi prezinta de regula colaboratorii; acesta va mentiona nu doar numele lor, ci si titlurile profesionale, adaugand eventual cateva cuvinte care sa le scoata in evidenta valoarea. Primul dialog are un caracter neformal si se poate purta in picioare, inainte ca participantii sa-si ocupe locurile la masa tratativelor. Subiectele abordate vor fi neutre, de convenienta (ex: cum si-au petrecut ziua, cum au calatorit, cum este hotelul, subiecte de ultim moment din sport sau cultura, experiente comune din trecut). Trebuie stopata tendinta unor negociatori mai putin experimentati de a aduce in discutie prea devreme aspectele de continut.

Momentele urmatoare ale fazei de inceput a negocierii aduc dialogul in zona rezolvarii problemelor procedurale. In principal, accentul cade pe stabilirea ordinii de zi, dar pot fi rezolvate si alte aspecte, cum ar fi:

o      durata totala a dezbaterilor,

o      durata rezervata fiecarui punct al agendei,

o      ordinea luarii cuvantului,

o      modalitatile de rezolvare a neintelegerilor de ordin procedural ulterioare etc.

Faza exploratorie a negocierii

Faza exploratorie a negocierii include activitati de comunicare avand ca scop cunoasterea si clarificarea problemelor si pozitiilor partilor

Este foarte extinsa, iar principalele procese pe care le desfasoara negociatorul sunt:

o      dezvaluirea pozitiilor sale si examinarea pozitiilor partenerului,

o      prezentarea produsului (in negocierea comerciala),

o      descoperirea nevoilor si intereselor partenerului ('ce vor ei?').

Principalele tehnici utilizate sunt legate de:

punerea intrebarilor

ascultarea activa, dar este relevant si

modul de argumentare.

Desfasurarea etapei exploratorii este puternic influentata de strategiile comportamentale ale partenerilor.

Negociatorul competitiv va insista ca celalalt sa faca primul oferta si va raspunde cu cereri foarte inalte sau oferte foarte joase. Isi va apara pozitiile cu duritate, exagerand pozitia sa si discreditand pozitia celuilalt.

Negociatorul subordonat va vorbi intotdeauna primul si, din contra, va fi modest in formularea cererilor si prea generos in cea a ofertelor, va accepta fara comentarii 'incapatanarea' celuilalt, in schimb va explica pe larg de ce nu poate ceda prea mult.

Si in aceasta faza, in special in partea initiala, trebuie rezolvate de parteneri cateva aspecte practice. Unul dintre acestea este modul in care sunt conduse discutiile si sunt organizate interventiile. De regula, initiativa inceperii dezbaterilor apartine gazdei, preluarea acesteia de invitati riscand sa fie interpretata ca o abordare agresiva. Interventiile partenerilor trebuie sa fie scurte si concise, evitandu-se preluarea controlului discutiilor de catre o singura parte. Un prim subiect al dezbaterii poate fi declaratia de principiu, prin care negociatorii isi exprima pe rand intentiile, intr-o formula foarte generala.

Un alt aspect practic este modul in care partile vor exprima ofertele si cererile. Sunt posibile doua abordari: orizontala si verticala.

Abordarea orizontala (pachet) presupune ca, pe rand, fiecare negociator sa dezva­luie ofertele si revendicarile sale pentru toate elementele de negociere.

In cazul abordarii verticale, dialogul va evolua diferit: partenerii discuta pe rand cate un element de negociere, pana se ajunge la un acord final.

Tehnica de abordare a ordinii de zi este aleasa astfel incat sa concorde cu strategia de negociere.

In principiu, abordarea orizontala este mai adecvata pentru negocierea cooperanta, deoarece ofera un camp mai larg pentru discutii si permite realizarea unor combinari creative intre elemente.

Abordarea verticala este asociata mai mult cu negocierea competitiva, fiind frecvent utilizata in domeniul comercial. Insa fiecare abordare are avantaje si dezavantaje.

Dialogul fazei exploratorii este condus astfel incat sa permita obtinerea de la partener a cat mai multor informatii despre nevoile si interesele sale.

Descoperirea nevoilor si intereselor partenerului se bazeaza pe tehnica intrebarilor si ascultarea activa.

Intrebarile constituie un instrument privilegiat de lucru, permitand obtinerea unor raspunsuri mai ample sau specifice, clarificarea unor aspecte, incurajarea partenerului sa vorbeasca etc. Abilitatea de a pune intrebarile potrivite este acompaniata de ascultarea activa. Ca regula generala, vorbitorul detine mai multe informatii decat transmite si, printr-o strategie de ascultare corecta, acesta poate fi determinat sa vorbeasca mai mult despre sine, despre nevoile, temerile sau prioritatile sale. In acelasi timp, ascultarea activa joaca un rol important si in consolidarea relatiei cu ceilalti. Nimanui nu-i place sa vorbeasca la pereti. Faptul ca interlocutorul se simte ascultat determina o reactie reciproca din partea lui, fiind mai dispus sa faca un efort de a-l intelege pe partener. Se creeaza astfel bazele unei relatii empatice, de incredere reciproca si de cooperare.

Comunicarea empatica presupune sa fie evitate acele comportamente care blocheaza comunicarea, cum ar fi:

amenintarile (' daca nu vom ajunge la intelegere, dumneavoastra veti avea cel mai mult de pierdut');

devalorizarea partenerului ('ceea ce spuneti dumneavoastra nu are legatura cu problema pe care o discutam');

insultele personale;

provocarile;

intreruperea vorbitorului.

Faza exploratorie trebuie abordata din perspectiva schimbului, a schimbului de informatii.

Faza schimbului de valori

Schimbul de valori se realizeaza cu ajutorul propunerilor si con­cesiilor.

Propunerile reprezinta oferte de a face ceva, fara un angajament ferm.

Concesia reprezinta o oferta irevocabila, prin care negociatorul se deplaseaza de pe pozitia sa de negociere in schimbul unor avantaje

Propunerea are un efect informational puternic: arata zona in care este interesat sa obtina concesii un negociator si zona in care este dispus sa cedeze.

Concesia nu mai are acest efect, ci mai degraba unul practic, de instrument prin care se ajunge la acoperirea diferentelor dintre parti.

Schimbul de valori se desfasoara in mod diferit in functie de stilul negocierii.

Negociatorul competitiv va pretinde sa primeasca concesii mari si va respinge cu duritate cererile celuilalt; eventualele modificari le va face doar la elementele de care nu este interesat.

Negociatorul subordonat va face concesii mari si va evalua prea generos valoarea micilor concesii pe care le primeste in schimb.

Negocierea cooperanta presupune realizarea unui schimb cat mai echilibrat de concesii, evaluarea onesta a valorii sau costului acestora, in scopul satisfacerii intereselor prioritare ale fiecaruia.

Functia principala a propunerii este de a tatona directiile de realizare ale acordului.

O alta functie a propunerii este introducerea in discutie de noi valori. In faza exploratorie negociatorii au putut cunoaste mai bine nevoile partenerilor.

Propunerea poate fi formulata in mai multe moduri:

o      conditionat,

o      ca cerere unilaterala,

o      ca oferta unilaterala sau

o      de tipul 'ori/ori'.

Propunerea conditionata este o forma completa, cuprinzand doua componente: conditia si oferta.

Un aspect important este precizia formularii celor doua parti. Se recomanda o formulare foarte precisa a conditiei si una vaga a ofertei.

Cererea unilaterala inseamna formularea propunerii doar in componenta conditie. Aceasta ar putea sa fie considerata o incercare de fortare a partenerului sa faca ceva, conducand la riscul inaspririi climatului de negociere.

Oferta unilaterala este o formulare a propunerii care cuprinde doar ultima parte, oferta simpla- Aceasta ar putea insemna o concesie unilaterala facuta cererilor celeilalte parti. De regula, insa, o concesie unilaterala nu face decat sa dea nastere la alte cereri din partea celuilalt.

Propunerea alternativa 'ori/ori' ofera partenerului posibilitatea de a alege dintre doua solutii. Aceasta formulare pare mai greoaie si il obliga pe cel care o primeste sa reflecteze asupra ei, pentru a-i intelege implicatiile. Poate din acest motiv nu risca sa fie ignorata de partener.

De regula, concesiile sunt prezentate sub forma de oferte ferme, in schimbul carora negociatorul asteapta sa primeasca o contravaloare. Maddux (1995) arata ca succesul tranzactiilor depinde in mare masura de formula de schimb adoptata de parteneri. Comportamentul negociatorului poate fi de tipul:

o      'ofera/primeste' (OP)

o      "primeste/ofera" (PO)

Primul va fi gata sa faca primul pas de a oferi ceva cu scopul de a obtine altceva in loc.

Cel de-al doilea insa prefera sa primeasca primul o concesie, inainte de a acorda el insusi o alta valoare la schimb.

Atunci cand se intalnesc doi negociatori de tipul OP, negocierea decurge mai usor, deoarece partenerii ofera si primesc, fara a se mentine ferm pe pozitie pana ce nu face cealalta persoana primul pas.

In schimb, in cazul intalnirii a doi negociatori de tipul PO, procesele de schimb se blocheaza cu usurinta, deoarece nici unul nu este dispus sa cedeze ceva primul. Iesirea din impas nu poate avea loc decat daca unul are initiativa de a-si modifica comportamentul sau preferat.

Concesia trebuie privita ca o 'marfa' care este oferita partenerului si, ca orice marfa, are o valoare si un cost.

Ea are un dublu efect: asupra celui care o face si asupra celui care o primeste; ca urmare, valoarea este judecata pentru cel care o primeste, iar costul pentru cel care o ofera. Valoarea si costul sunt lucruri distincte si trebuie evaluate ca atare, chiar daca aparent ar putea parea ca sunt unul si acelasi lucru.

Miscarile negociatorilor spre solutii comune sunt facilitate de comportamentul de emitere a unor semnale. Semnalele sunt 'mijloace prin care partile isi exprima dorinta de a negocia ceva' si, practic, sunt formulari care sugereaza partenerului ce anume este dispus negociatorul sa cedeze. Negociatorii au nevoie sa-si dezvolte abilitatea de a semnala si de a percepe semnalele partenerului, carora sa le raspunda in mod adecvat

Atitudinea partilor vizeaza nu numai aspectul formulelor de schimb, ci si echilibrul fermitatii si flexibilitatii in executarea miscarilor de apropiere a po­zitiilor. Fermitatea inseamna ramanerea mult timp pe aceeasi pozitie; multi negociatori adopta aceasta abordare, incercand sa-i intimideze pe adversari pentru a-i determina sa faca ei prima miscare. Totusi o fermitate prea mare este riscanta, putand conduce la esuarea negocierii. Pe de alta parte, cedand prea repede, negociatorul cade in capcana de a-si ingusta prea mult marja de manevra, putand ajunge ca in scurt timp sa nu mai aiba ce negocia.

Faza incheierii negocierii

Incheierea negocierii este etapa ofertelor finale care conduc la realizarea intelegerii pentru toate elementele aflate in discutie. Ea nu este propriu-zis o faza distincta, ci o continuare a schimbului de concesii.

Totusi faza incheierii acordului pune, in principal, problema momentului si modului in care partile inteleg sa puna capat tratativelor si are, prin aceasta, anumite particularitati.

Este util ca pregatirea strategiei si tacticii sa vizeze si incheierea negocierii, iar comportamentele trebuie adaptate in mod corespunzator.

Pe de o parte, vor fi evitate anumite manifestari contra productive, cum ar fi:

tratarea emotionala a schimbului de oferte finale: datorita tensiunii inerente momentului, este posibil ca indivizii sa renunte la abordarea logica si prevazatoare de pana atunci, riscand sa faca erori;

fortarea partenerului sa cedeze mai mult decat se arata dispus sa o faca;

blocarea discutiilor pe subiecte minore;

graba de a termina sau taraganarea finalizarii;

Pe de alta parte, elementele cheie pentru iesirea din aceste blocaje sunt: atitudinea negociatorului si credibilitatea.

O atitudine corecta este ca negociatorul sa considere ca momentul in care trebuie sa-si exprime acordul final este acela in care a reusit sa realizeze ce si-a propus. Nu are rost sa continue doar pentru ca simte ca poate obtine un bonus, de altfel foarte incert si riscant.

Credibilitatea ultimei oferte este, de asemenea, un alt factor important al fazei de incheiere. Credibilitatea este determinata nu neaparat de tonul sau stilul formularii, ci si de caracteristicile relatiei stabilite intre parti, precum si de semnalele pe care acestia le transmit. Unele dintre comportamentele care semnaleaza ca este vorba de oferta finala pot fi:

ultima oferta este cea mai buna dintr-o serie;

concesiile partenerului devin din ce in ce mai mici si mai greu de obtinut;

partenerul nu se mai arata interesat de discutarea altor subiecte ale negocierii;

partenerii nu mai raspund imediat la concesii, ci cer explicatii de ce nu este acceptat nivelul oferit si, invers, explica de ce ofera doar o anumita valoare;

este accentuata prezentarea avantajelor oferite.

Oferta finala poate fi facuta in mai multe moduri; trei dintre acestea sunt cele mai frecvente: ultima concesie, rezumarea si impartirea diferentei; alte tehnici pe care le amintim sunt alternativa si ultimatumul.

Ultima concesie este o tehnica de incheiere a negocierii care consta in prezentarea unui avantaj de ultim moment. Aceasta presupune ca negociatorul sa aiba in rezerva mici concesii pregatite pentru aceasta eventualitate. Conditia eficacitatii tehnice este ca ultima concesie sa fie de valoare mica; in caz contrar, poate provoca noi asteptari din partea partenerului, care va crede ca celalalt are inca rezerve si mai poate oferi alte avantaje.

Rezumarea este o tehnica de incheiere care presupune ca negociatorul sa faca un sumar al subiectelor abordate, al concesiilor facute si al avantajelor fiecarei parti. Aratand ce s-a realizat, ca efect al efortului comun, se cere partenerului sa-si exprime acordul pentru parafarea intelegerii. Pentru a reusi, rezumatul trebuie sa fie scurt si convingator.

Impartirea diferentei este o tehnica des utilizata mai ales in negocierea distributiva: negociatorul propune sa fie impartita diferenta care se mentine intre pozitiile lor, pentru a se evita prelungirea inutila a discutiilor.

Alternativa (ori/ori) este o tehnica care ii ofera partenerului posibilitatea de a alege dintre doua variante.

Ultimatumul este o tehnica de negociere prin care negociatorul face un rezumat al celor realizate pana in acel moment si ii cere partenerului sa-si dea acordul pentru incheierea contractului pana la un anumit moment precis.  Exista riscul ca ultimatumul sa trezeasca ostilitate si partenerul sa-l refuze.

Acordul pentru ofertele finale trebuie exprimat clar si fara sa faca posibile interpretari diferite. Dupa acest moment nu vor mai fi discutate avantajele obtinute, pentru a se evita riscul reluarii discutiilor.

Un alt set de probleme ale incheierii negocierii se refera la forma acordului (scris, oral) si la procedurile de ratificare.

o      In toate cazurile, negociatorii trebuie sa se asigure ca intelegerea este reala si nu exista diferente de interpretare; din acest motiv, forma scrisa are avantajul ca pot fi verificate mai bine clauzele acordului.

o      Chiar si un contract scris, comercial sau de alta natura, va trebui examinat cu multa grija inainte de semnare, fiind posibil sa fie introduse de catre un partener necinstit prevederi suplimentare sau diferite de cele convenite.