CALCUL TABELAR

1. Pregatirea

Lansarea programului MS Excel se realizeaza din meniul START al sistemului de operare, se selecteaza submeniul PROGRAMS iar din acesta se selecteaza Microsoft Excel, conform figurii alaturate.

Dupa incarcarea programului pe ecranul calculatorului va apare o fereastra asemanatoare figurii de mai jos.

Deschiderea unui registru de calcul tabelar existent

Deschiderea ultimului registru de calcul editat.

Daca ati studiat constiincios, trebuie sa aveti pe discheta un registru de calcul cu numele "Buget luna mai", registru pe care va rog sa-l deschideti.

Asa cum o cheie deschide un lacat? Nu, nu este vorba despre o astfel de tehnica.

derulati meniul File

spre sfarsitul desfasuratorului, exista ultimele registre editate.

Alegeti din lista registrul dorit si deschideti-l executand un clic pe linia cu numele lui.

Deschiderea altor registre de calcul

Derulati meniul File si selectati optiunea Open sau executati clic pe butonul din bara de instrumente Standard.

Apasati butonul Open din fereastra de dialog dupa ce ati selectat din campul Look in: directorul care contine registrul de calcul dorit.

Din lista cu registre a directorului, deschideti registrul de calcul dorit executand dublu clic pe numele acestuia (sau selectati registrul de calcul dorit si apasati Open).

Daca doriti sa deschideti mai multe registre ( din acelasi director) simultan, tineti apasata tasta Ctrl si selectati fisierele dorite. Dupa aceea, executati clic pe Open

Comutarea intre registrele de calcul deschise

Cand doriti sa comutati de la un registru de calcul deschis la un altul, de asemenea deschis, procedati in felul urmator:

Selectati in meniul Window linia cu numele registrului in care doriti sa comutati.

Registrul de calcul respectiv va aparea pe ecran.

Prin combinatia de taste Ctrl+F6 puteti comuta intre documentele deschise.

Dupa ce ati ales optiunea Arrange din meniul Window puteti vedea pe ecran toate registrele deschise. Modurile de vizualizare care pot fi alese sunt: Tiled, Horizontal, Vertical, Cascade.

Modificari in registrele sau foile de calcul

Intr-o foaie de calcul, modificarile se pot face direct in celula sau prin editarea modificarilor in campul Edit Formula.

Executati dublu clic in celula, astfel incat continutul sa devina editabil, sau apasati tasta functionala F2.

Cursorul curent va aparea imediat in celula i care trebuie facuta modificarea.

Acum puteti efectua modificarea.

Crearea unui registru.

Un registru nou se deschide si daca in timpul unei sesiuni de lucru Excel se alege secventa Fisier/Nou, respectiv se apasa butonul "" din bara de instrumente de lucru.

Salvarea unui registru

Sa speram ca puteti face deosebirea dintre un registru de calcul si o foaie de calcul. Daca nu va mai amintiti, rasfoiti inca o data capitolul III. Insa, ar fi cazul sa cunoasteti deja aceste lucruri .

Pentru a putea deschide ulterior un registru de calcul si a lucra cu el din nou, trebuie sa-i dati un nume.

Indicatie. Utilizati nume cat mai sugestive pentru registrele de calcul, astfel riscati sa uitati ce contin acele registre.

Nu sunt permise caractere de genul: / ?: ; etc.

Atentie! Salvati intotdeauna registrul ( acest fapt prespune salvarea tuturor foilor de calcul din respectivul registru). O singura foaie de calcul nu poate fi salvata singura.

Alegeti din meniul File optiunea save sau executati clic pe butonul . de pe bara de instrumente Standard. Excel va afisa fereastra de dialog Save As.

In campul save in alegeti locul unde doriti sa salvati (stocati) fisierul.

Introduceti numele registrului de calcul in campul File name

Confirmati salvarea prin apasarea butonului Save.

Salvarea registrelor sub alte nume

Daca vreti sa schimbati numele unui registru de calcul, dar vreti totusi sa pastrati si vechea denumire, trebuie mai intai sa salvati registrul modificat sub un alt nume.

Registrul anterior va continua sa existe sub vechiul nume.

Alegeti optiunea Save As din meniul File.

Stabiliti locatia de stocare si numele sub care vreti sa salvati registrul.

Executati clic pe butonul Save

Inchiderea unui registru.

Daca dorim sa inchidem un singur registru, nu insa si programul, atunci trebuie sa urmam urmatorii pasi: meniul Fisier T optiunea Inchidere

Folosirea functiei Help.

Ajutorul vine in mai multe forme, comune pentru toate aplicatiile Office. "Asistentul" Office ofera automat termeni din meniul "Ajutor" si sfaturi pentru activitatile desfasurate in timpul lucrului, chiar inainte de a pune o intrebare. De asemenea, se poate tasta o intrebare, iar "Asistentul" va afisa o lista de posibili termeni potriviti. Asistentul" afiseaza si sfaturi despre cum se utilizeaza mai eficient caracteristicile din programele Microsoft Office. Sfatul este afisat cand se face click pe "beculetul" de langa "Asistent". De asemenea, se poate selecta un "Asistent" cu aspect diferit. Se poate decide modul de ajutor. De exemplu, pentru cei care prefera sa utilizeze tastatura in locul mouse-ului, "Asistentul" poate fi configurat sa afiseze sfaturi prin taste de comenzi rapide. Deoarece "Asistentul" este partajat de toate programele Office, orice optiuni care se modifica in unul vor fi automat preluate in celelalte. "Asistentul" se lanseaza din meniul "Ajutor", prin selectarea "Afisare Asistent Office", si se obtine una din prezentarile lui posibile.

Apasarea pe "beculet" va produce aparitia ferestrei de termeni de ajutor (Figura de mai sus). Daca nu este nevoie de "Asistent", poate fi facut sa dispara prin secventa "Ajutor/ Ascundere Asistent Office"(figura de mai jos), de unde vom afla raspuns la intrebarile care ne intereseaza.

Inchiderea aplicatiei de calcul tabelar.

Pentru a inchide aplicatia Microsoft Excel, din partea dreapta a barei de nume unde existe trei butoane se va alege butonul "X", pentru a inchide aplicatia, sau din meniul Fisier alegem optiunea Iesire.

Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul.

Pentru setarea optiunilor referitoare la formatul documentului si marginile acestuia se alege comande Initializare pagina din meniul Fisier. Astfel se va deschide o fereastra de dialog deschisa implicit la sectiunea Margini din care se pot configura marginile ce definesc pozitia textului documentului in pagina. Astfel se pot introduce valori in cm. pentru:

• marginea de sus
• marginea de jos
• marginea stanga
• marginea dreapta.

Pentru definirea formatului de dimensiune al paginii se poate alege sectiunea Pagina. La aceasta sectiune se pot defini detalii referitoare la dimensiunile formatului paginii pe care se redacteaza documentul. Astfel la aceasta optiune se poate alege un format standard de document (ex. Formatul A4) sau se poate stabili orientarea paginii Tip portret sau Tip vedere

Modificarea afisajului barei de instrumente:

Pentru a modifica afisajul barei de instrumente, din meniul Vizualizare alegem optiunea Bara de instrumente, iar din lista care se deschide putem configura in ordinea preferintelor bara de instrumente.

Salvarea unei foi de calcul intr-un fisier cu alt format, sau ca forma adecvata a publicarii lui pe Website.

Daca dorim sa salvam un document intr-un alt format decat cel prezentat in forma standard de calculator, la deschiderea casetei de dialog "Salvare ca", la rubrica "tip fisier" vom alege din bara derulanta tipul de fisier dorit.

Daca dorim sa salvam documentul ca pagina Web, din optiunea Tip fisier vom alege optiunea Pagina Web.

2. Operatii de baza

Introducerea de date intr-o celula

Introducerea datelor

Pana la acest capitol v-ati familiarizat cu functionarea si modul de utilizare a programului Excel, dar nu ati lucrat efectiv cu date. Acest lucru se va schimba insa, incepand de acum. Vom intocmi impreuna prima foaie de calcul.

Executati clic pe una din celulele foii de calcul, cea in care doriti sa introduceti datele. Aceasta celula este acum activa.

Introduceti acum datele in celula activa. Puteti verifica corectitudinea datelor introduse vizualizandu-le i campul Edit Formula, de deasupra foii.

Corectarea se poate face imediat, prin intermediul tastelor. Del sau Back-space, dupa orice introducere de date.

Confirmati introducerea datelor prin apasarea tastei Enter sau a butonului

Cand vreti sa intrerupeti introducerea unei anumite serii de date, apasati tasta ESC sau executati clic pe butonul

Daca celula are deja un continut, acesta este transcris cand introduceti alte date.

Cand doriti sa schimbati continutul unei celule selectati celula respectiva si apasati tasta F2 (sau faceti dublu clic in celula). Cursorul curent se afla acum in celula dorita si puteti corecta continutul acesteia (corectura se poate realiza si in bara de formule).

Adresa care apare in Name Box (de exemplu . . . . Cea a celulei D4) va indica celula in care se desfasoara activitatea la un moment dat ( o recunoastem dupa caseta neagra care o inconjoara).

Particularitatile numerelor

Daca intr-o celula ati introdus exclusiv cifre, Excel interpreteaza acest lucru ca pe o introducere de numere. Un numar negativ trebuie sa aiba in fata semnul minus.

Programul nu poate afisa numerele care contin miimi. Daca asezati, spre exemplu, inaintea numerelor un simbol valutar (USD, DM), Excel le va interpreta ca text si nu va mai putea socoti valoarea datelor introduse. Inaintea zecimalelor trebuie insa pus punct ( separator zecimal), pentru ca rezultatul operatiilor sa fie corect.

In mod standard, la introducerea cifrelor intr-o celula, acestea vor fi aliniate la dreapta.

In final, Excel rotunjeste cifrele de dupa separatorul zecimal (pentru zecimale intre 0 si 4 rotunjirea va fi in minus, iar pentru zecimale intre 5 si 9, aproximarea va fi in plus). La efectuarea operatiilor insa, vor fi folosite datele nerotunjite din continutul celulei.

Numerele foarte mari sunt scrise de Excel sub forma exponentiala:

Particularitatile textelor

Excel recunoaste un semn daca in vecinatatea acestuia se afla un text sau o formula

Intr-o celula, textul este in mod predefinit, aliniat la stanga

Daca textul pe care dorim sa-l introducem nu incape intr-o singura celula, celula respectiva se uneste cu celula vecina din dreapta ei, prin disparitia barei ce le separa. Se poate insa ca celula din dreapta sa nu fie goala si atunci Excel exclude textul care depaseste dimensiunile celulei; textul complet va putea fi vizualizat numai in campul Edit Formula

Indicatie: Cand textul pe care l-am introdus nu incape complet intr-o celula, el nu se pierde, ci doar nu este afisat. Textul va continua sa existe

Particularitati ale instrumentelor si semnelor

Introducerea unei pictograme sau a unui simbol este in Excel un proces foarte dificil dar si foarte necesar. Aceasta se realizeaza prin combinarea tastei Alt cu un cod numeric format din patru cifre (din blocul de taste numerice aflat in partea dreapta a tastaturii)

Indicatie: Cand introduceti o fractie, de ex. 1/3, trebuie sa tastati in fata acesteia cifra 0 si sa lasati apoi un spatiu liber. Deci, scrieti 0 1/3 si apasati tasta Enter. Daca nu procedati in acest fel, Excel va scrie aceasta fractie ca pe o data: 01 Mar

Schimbarea continutului celulelor

Modificarea continutului unei celule se poate face direct in celula - cu ajutorul tastei functionale F2 sau executand dublu clic in celula - sau operand modificarile in campul Edit Formula

Pozitionati cursorul cu ajutorul mouse-ului sau a tastelor directionale ale tastaturii in locul unde trebuie facuta corectura.

Operati corectura (fragmentul de text selectat se poate sterge cu ajutorul tastelor Delete sau Backspace),inlocuiti portiunea d text stearsa si confirmati prin apasarea tastei Enter

Stergerea continutului celulelor

Executati clic cu tasta stanga a mouse-ului in celula al carei continut doriti sa-l modificati

In continuare, apasati tasta Deletei

Acelasi rezultat se obtine si daca se selecteaza celula respectiva si, din meniul de context (clic dreapta), se alege optiunea Clear Contents

Anularea actiunii

Daca a-ti introdus ceva gresit in celula, Excel (ca si alte programe) va permite realizarea unor "pasi inapoi"

Anularea ultimei actiuni operate

Alegeti optiunea Undo Typing din meniul Edit sau apasati butonul din bara de instrumente Standard.

Anularea mai multor actiuni operate

Executati clicuri repetate pe butonul sau activati cu mouse-ul desfasuratorul de langa butonul respectiv si alegeti prin selectarea, din lista derulanta care se deschide, a actiunilor pe care doriti sa le anulati.

Revocarea actiunii de anulare

Ati anulat din greseala o actiune si acum vreti sa "anulati anularea". Pentru a face acest lucru, alegeti optiunea Redo Typing din meniul Edit sau apasati butonul

Introducerea de formule intr-o celula

Introducerea unei formule

Formulele pot fi introduse in acelasi mod in care ati introdus textul sau cifrele, direct in celula sau in campul Edit Formula. Fiecare formula trebuie sa incapa cu semnul =

Excel afiseaza rezultatul dupa introducerea datelor si confirmarea formulei prin apasarea tastei Enter, rezultatul va fi afisat in celula, iar formula in campul de editare a acesteia.

Orice modificare a datelor din foaia de calcul ( de exemplu, numarul din prima celula este 25, in loc de 45) duce la recalcularea formulei respective si la afisarea noului rezultat, modificat.

Cum introducem o formula?

Efectuati clic in celula in care trebuie sa fie afisat rezultatul. Important: introduceti in campul de editare a formulei (cand este posibil) adresa celulei, si nu cifre.

Apasati pe semnul = sau executati clic pe butonul din campul Edit Formula.

Puteti introduce formula in doua moduri:

o      fie prin tastarea directa, in Edit Formula, a adreselor celulelor si a operatorilor (de exemplu: A1+ A5*B4, ceea ce inseamna "aduna A1 cu produsul A5*B4").

o      Fie cu ajutorul mause-ului, astfel: selectati )prin clic) celula dorita, apoi tastati semnul operatorului (+,* etc); in continuare, selectati urmatoarea celula care va intra in calcul.

In cazul in care trebuie sa lucrati cu un domeniu intreg, inaintea tastarii numelui domeniului in campul Edit Formula, trebuie sa specificati ( din lista de functii din stanga acestui camp) operatia de efectuat cu toate cellele respectivului domeniu.

De exemplu, formula A2+ SUM (B2:B7) inseamna " aduna celula A2 cu suma

B2+B3+B4+B5+B6+B7" sau, formula A5 +PRODUCT(B2:B4) inseamna " aduna A5 cu produsul B2*B3*B4".

Confirmati introducerea prin apasarea tastei Enter sau executati clic pe butonul

In celula selectata initial apare imediat rezultatul, iar in bara de formule va ramane afisata formula.

Copierea, mutarea si stergerea continutului unei celule

Selectarea celulelor unei foi de calcul

Pentru a realiza simultan anumite actiuni in una sau mai multe celule, trebuie sa selectati celula sau celulele respective, inainte de a executa comanda. Celulele pot fi selectate prin apasarea tastei stangi a mouse-ului

Celulele selectate au in Excel 2000 fond cenusiu (celelalte versiuni foloseau culoarea neagra).

Totalitatea celulelor selectate se numeste. Domeniu

Prima celula care a fost selectata ramane activa. Ea poate fi recunoscuta dupa culoarea alba a fondului.

Capetele de coloana sau de rand ale celulelor selectate sunt de asemenea evidentiate (apar cu caractere ingrosate).

Selectarea se poate realiza prin intermediul mouse-ului sau a tastaturii. Noi ne limitam la folosirea mouse-ului, deoarece este mai simplu.

Executand clic in coltul din stanga sus al suprafetei de lucru, va fi selectata intreaga foaie de calcul

Executand clic deasupra unui cap de coloana, se va selecta intreaga coloana.

Executand clic in stanga unui cap de rand, se va selecta intregul rand.

Prin apasarea tastei mouse-ului puteti selecta un domeniu.

Prima celula dintr-un domeniu selectat ramane activa (ea poate fi recunoscuta dupa culoarea alba)

Mai multe domenii distincte pot fi selectate simultan tinand apasate tasta Ctrl si tasta stanga a mouse-ului.

Copierea si mutarea cu ajutorul mouse-ului

Mutarea celulelelor

selectati domeniul de celule

pozitionand cursorul pe marginea unei celule sau a unui domeniu, aceasta

va lua forma unei sageti (

Executati clic pe margine si "Trageti" spre noua pozitie, tinand apasata tasta stanga a mouse-ului. Continutul dispare din vechea pozitie.

Copierea celulelor

Pentru a copia continutul unei celule sau al unui domeniu, procedati in acelasi mod ca la procedeul de mutare. Deosebirea consta in faptul ca, pentru a copia (si nu a muta), trebuie apasata tasta Ctrl. Langa cursorul mouse-ului apare semnul +.

Copierea si mutarea prin Clipboard

In Excel, memoria temporara (Clipboard) functioneaza ca la orice alta aplicatie Windows.

Folosirea Clipboard-ului este utila in cazul in care lucrati cu mai multe foi de calcul si aveti de mutat sau de copiat din una in alta o cantitate mai mare de date. Comenzile Cut, Copy si Paste pot fi activate si din meniul de context (clic de dreapta). Urmatorul pas va fi mutarea sau copierea continutului intr-un alt loc.

Copierea continutului unei celule

Selectati domeniul care va fi copiat (=domeniul sursa).

Executati clic cu tasta dreapta a mouse-ului in domeniul selectat si alegeti din meniul de context optiunea Copy.

Executati clic cu tasta stanga a mouse-ului (in partea stanga sus) in prima celula din domeniul tinta

Confirmati lipirea prin apasarea tastei Enter . Domeniul tinta nu va aparea marcat.

Prin optiunea Paste din meniul de context, prin optiunea Paste din meniul Edit sau prin apasarea butonului puteti face aceeasi lipire de mai multe ori, dar puteti, de asemenea, lipi domeniul sursa si in alte foi de calcul. Domeniile sursa se recunosc dupa chenarul de selectie. Cand apasati tasta Esc sau Enter, chenarul dispare.

Mutarea continutului unei celule

Selectati domeniul care va fi mutat (=domeniu sursa)

Executati clic cu tasta dreapta a mouse-ului in domeniu selectat si alegeti apoi optiunea Cut

Pozitionati cursorul in coltul din stanga sus al primei celule din domeniul tinta

Lipiti continutul domeniului, cum ati procedat si mai sus, prin intermediul optiunii Paste. Deosebirea consta in faptul ca datele din domeniul sursa vor disparea (domeniul sursa ramane gol).

Puteti copia sau muta simultan continutul domeniilor sursa in mai multe domenii tinta. Puteti defini, daca doriti, mai multe domenii tinta (prin intermediul tastei Ctrl) folosind procedeul invatat mai sus.

Copierea prin umplere

Puteti copia continutul unei celule printr-un procedeu foarte usor si comod- folosind comanda Fill

Prin intermediul acestei comenzi puteti copia imediat continutul unei celule la stanga, la dreapta, deasupra sau dedesubt.

Puteti realiza siruri de numere si de date.

Pentru a realiza copierea, celula sau domeniul de copiat trebuie sa fie selectate. Chenarul de selectie are in coltul din dreapta jos un patratel negru care reprezinta marcajul de umplere (Fill bandle). Cand atingeti marcajul de umplere folosind cursorul acesta se transforma intr-o cruce neagra.

Cand "trageti" de marcajul de umplere(la stanga , dreapta etc) cu tasta stanga a mouse-ului apasata, continutul selectat este copiat in celulele tinta corespunzatoare.

Pentru numerele, datele calendaristice sau textele care incep cu o cifra (de exemplu 12.5.2000), la copierea prin umplere programul realizeaza automat un sir. Deci, conform imaginii alaturate, sub celula 12.05.2000 va fi scris 13.05.2000, apoi 14.05.2000 s.a.m.d.

Siruri de numere si de date calendaristice

Daca vreti sa realizati un sir de numere intr-o linie sau intr-o coloana, trebuie, de asemenea, sa utilizati comanda Fill.Conditia este ca Excel sa recunoasca aceste valori. Deci, ce recunoaste, pana la urma, Excel? Iata cateva operatii pe care le poate face acest program:

Dar, cum se aplica functia de umplere la siruri?

Introduceti intr-o celula un text, un numar etc si "trageti" marcajul de umplere in directia dorita, cu ajutorul mouse-ului.

Realizarea listelor personalizate

Alegeti din meniul Tools comanda Options.

In freastra de dialog care se deschide, alegeti registrul Custom Lists

Selectati din campul Custom Lists: New List

Executati clic in campul List entries

Introduceti lista personalizata

Fiecare introducere se confirma prin Enter

Executati clic pe butonul Add, pentru ca lista sa fie introdusa in domeniul Custom Lists

Confirmati prin OK

Introducerea unei liste personalizate intr-o foaie de calcul

Pentru a activa o lista intr-o foaie de calcul, trebuie pentru inceput sa introduceti intr-o celula un nume oarecare din lista personalizata respectiva si apoi sa trageti marcajul de umplere in directia dorita.

Mutarea si stergerea continutului intre foi active de calcul.

Copierea si mutarea in diferite foi de calcul

"Ajutorul" ideal aici este Clipboard-ul.

Va amintiti, desigur, ca aceasta memorie temporara se activeaza la apelarea optiunilor Cut, Copy,Paste, fie din meniul de context, fie prin derularea meniului Edit.

Pentru a lipi continutul unui domeniu, vizualizati mai intai pe ecran foaia de calul tinta (prin clic pe eticheta acesteia).

Urmeaza selectarea domeniului tinta din fiecare foaie si lipirea domeniului sursa.

Copierea si mutarea in registre de calcul diferite

Se procedeaza la fel ca la copierea, mutarea si lipirea in foile de calcul; nu uitati, registrele trebuie sa fie deschise in prealabil (prin mediul File- Open).

Prin intermediul meniului Window puteti verifica daca sunt deschise toate registrele necesare.

 Cautarea si inlocuirea continutului unei celule.

Cine cauta gaseste! Indiferent de aplicatia utilizata, functia de cautare este deosebit de solicita. Si, cine a incercat sa gaseasca in PC-ul sau foldere sau fisiere stie ca acest lucru este ca si cum ai cauta acul in carul cu fan. De aceea, aceasta functie de cautare este permanent intrebuintata.

Folosind functia de cautare, este relativ usor de gasit o anumita celula, cu un anumit continut. Pentru a va familiariza cu caracteristicile functiei de cautare, faceti urmatoarea incercare:

Activati optiunea Fiind din meniul Edit

Introduceti in Fiind what notiunea cautata

Alegeti criteriul dupa care se face cautarea (de exemplu By Rows; By Columns)

Introduceti tipul de data cautat in campul Look in (putti alege intre Formulas, Values, Comments)

Executand clic pe buonul Fiind next, operatia de cautare incepe. Executand di nou clicl pe Fiind Next, cautarea va continua.

Cand doriti sa limitati cautarea la un anumit domeniu din foaia de calcul, selectati domeniul respectiv si apoi activati functia de cautare.

Cautarea, in Excel, se poate face si fara a se tasta in campul Fiind what intregul cuvant cautat. Este suficient sa tastati primele litere din cuvant, dupa care se tastati unul din semnele Joker (?,*)

Inlocuirea automata a continutului unei celule

Dupa ce ati gasit continutul unei celule prin intermediul functiei de cautare, aveti posibilitatea de a inlocui anumite date cu altele. Acest lucru este foarte simplu atunci cand aveti de operat o singura inlocuire.

Cand trebuie insa sa corectati in zeci de locuri (sa schimbati valoarea unor procente, de exemplu) simpla utilizare a functiei de cautare nu este satisfacatoare.

Excel va ofera insa o alta functie cu ajutorul careia sa realizati aceste modificari, si anume functia Replace:

Derulati meniul Edit

Alegeti comanda Replace

Scrieti in campul Replace with textul cu care doriti sa inlocuiti notiunea gasita

Ca si la functia Fiind, puteti sa va alegeti optiunile si criteriile de cautare.

Efectuati repetata clic pe butonul Fiind next pana gasiti notiunea cautata; apo, pentru a o inlocui cu textul dorit, apasati butonul Replace sau Replace all.

Daca alegeti optiunea Replace all, textul cautat va fi automat inlocuit cu noul continut, cel tastat in campul Replace with.

Inserarea si stergerea de randuri si coloane.

Inserare de randuri si coloane

De multe ori, cand lucrati in Excel, constatati ca ati uitat sa tastati in prima celula dintr-o coloana titlul respectivei coloane. Si va puneti intrebarea: "De unde iau acum un rand gol?" Sau, logic, "Cum fac ros de o coloana in plus?" Raspuns: Puteti intercala orand un rand si/sau o coloana in plus.

Inserarea randurilor

Efectuati clic pe capul randului deasupra caruia doriti sa mai inserati un rand. Randul respectiv va fi selectata.

Alegeti din meniul Insert operatiunea Rows (comanda posibila si prin activarea meniului de context)

Deasupra randului selectat, va aparea un nou rand.

Inserarea coloanelor

Selectati coloana (prin clic pe capul de coloana) in stanga careia vreti sa intercalati o coloana suplimentara

Alegeti optiunea Columns din meniul Insert (sau din meniul de context)

Excel va include, in partea stanga a coloanei selectate, o noua coloana.

Inserarea unei celule sau a unui domeniu de celule

Selectati o celula sau un domeniu

Executati clic de dreapta in interiorul selectiei pentru a deschide meniul de context

Alegeti din meniul de context comanda Insert cells

Stabiliti acum, in fereastra de dialog Insert cells, in ce parte va fi mutat domeniul selectata (ShiftCells Right, Shift Cells Down).

Confirmati prin clic pe OK

Stergerea randurilor

Selectati randul pe care doriti sa-l stergeti prin efectuarea unui clic pe capul randului respectiv

Activati meniul Edit si selectati optiunea Delete (sau executati clic de dreapta in interiorul selectiei pentru a activa meniul de context)

Randul selectat va fi sters.

Stergerea coloanelor

Selectati coloana pe care doriti sa o stergeti, executand clic pe capul coloanei respective

Selectati optiunea Delete din meniul Edit (sau activati din nou meniul de context)

Excel va sterge coloana selectata.

Stergerea unei celule sau a unui domeniu

Selectati o celula sau un domeniu

Executati clic de dreapta in interiorul selectiei, pentru a activa meniul de context

Alegeti optiunea Delete in fereastra de dialog Delete hotarati care celula (domeniu) va lua locul celei sterse: cea din stanga ei sau cea de jos )Shift Cells Left, Shift Cells Up)

Confirmati prin clic pe O

Modificarea latimii coloanei si inaltimii randului

La deschiderea programului Excel, apare pe ecran o foaie de calcul standard, avand predefinite latimea coloanelor la 8,43 si inaltimea randurilor la 12,75. Deseori, este necesar sa schimbam aceste dimensiuni, sa largim coloanele ( sau sa le ingustam), sa marim randurile (si, mai rar, sa le micsoram)

Modificarea latimi coloanelor

Asezati cursorul mouse-ului pe linia despartitoare dintre doua capete de coloana

Tineti apasata tasta stanga a mouse-ului; cursorul curent va lua forma unei cruci negre

Trageti acum mause-ul spre stanga sau spre dreapta, pana obtineti latimea dorita. Dimensiunea va fi afisata deasupra coloanelor.

Modificarea inaltimii randurilor

- Pozitionati cursorul mouse-ului pe linia despartitoare dintre doua capete de

rand

Tineti apasata tasta stanga a mouse-ului si va aparea crucea neagra

Deplasati acum mouse-ul in sus sau in jos, pana obtineti dimensiunea dorita a randului

Cand selectati mai multe capete de coloana si trageti cu mouse-ul de una din marginile domeniului, toate coloanele selectate vor capata aceleasi dimensiuni.

Similar se procedeaza ti in cazul randurilor; randurile selectate vor capata aceleasi dimensiuni

Sortarea datelor.

Excel pune la dispozitie o comanda de sortare care da rezultate foarte bune. Datele din liste pot fi ordonate numeric, alfabetic, alfanumeric si cronologic. Criteriile de sortare se pot alege pentru maximum trei coloane diferite.

Comanda de sortare este foarte usor de utilizat. Parcurgeti urmatorii pasi:

Selectati o celula oarecare a listei

Alegeti optiunea Sort din meniul Data

Excel va selecta automat intreaga lista

Dupa aceea, se va deschide fereastra de dialog Sort

Alegeti criteriul de sortare dorit, avand in vedere ca exista trei optiuni.

Excel recunoaste automat prima celula a domeniul selectat ca inceput de domeniu si o introduce in listele cu optiunile de sortare Sort by, Thenby, Then by.

In incheiere, confirmati prin clic pe OK

Asa arata o lista nesortata:

Asa arata o lista sortata:

Se activeaza meniul Data - Sort. Criteriile de sortare sunt: nume, prenume, sectie

Sortare rapida

Daca trebuie sa sortati banca de date a listei dupa o singura coloana, in ordine ascendenta (alfabetica) sau descendenta, executati clic in bara de instrumente Standard i pe unul din butoanele corespunzatoare.

Sortarea s executa doar in coloana in care se afla cursorul curent

Optiunile de sortare

Daca in fereastra de dialog Sort, deschisa in urma apelarii meniului Data- Sort, apasati butonul Options,

se va deschide alta fereastra de dialog, cu numele Sort Options, in care puteti opta pentru urmatoarele configurari:

In campul Orientation: Sort top to bottom sau Sort left to right

In Excel sortarea se realizeaza pe rand in fiecare coloana

In campul First Key sort order executati clic pe sageata listei derulante si alegeti criteriul de sortare dorit.

Daca ati selectat numai un domeniu din foaia de calcul, de exemplu numai o coloana, atunci numai domeniul respectiv va fi sortat.

3. Formule si functii

Operatori folositi in formule

Operatorul desemneaza calculul care se efectueaza.

Excel dispune de patru tipuri de operatori, trei dintre acestia fiind foarte importanti pentru ECDL:

operatori matematici;

operatori de comparare;

operatori de referinta

Operatori matematici

Pentru a intelege mai bine cum arata operatorii matematici, ne ajutam de exemplul de mai jos:

(B3=45; B4= 23; B5=16)

Operatori de comparare

Operatori de referinta

Modificarea formulelor in celula in care se afla formula

Efectuati dublu clic pe celula in care este afisat rezultatul formulei.

Celulele care au intrat in calculele din formula vor aparea incadrate in chenare colorate

Celula de referinta (in care, acum, este scrisa formula, nu rezultatul numeric) isi pastreaza chenarul negru

Acum puteti efectua modificarea dorita.

Copierea formulelor

Desi exista mai multe variante de copiere a formulelor, de interes sunt doua posibilitati. Veti intelege mai bine urmarind exemplul urmator:

Intr-o societate comerciala exista cinci angajati temporari, platiti cu 9,81 EURO pe ora. Lunar se realizeaza, pentru fiecare angajat, o fisa de pontaj u totalul orelor efectuate in luna respectiva si cu retributia angajatului. Formula pentru calculul salariului lunar brut ste introdusa o singura data si copiata, apoi, de patru ori. Cum se realizeaza introducerea formulei respective si cum se efectueaza calculul?

Selectati celula in care va aparea rezultatul numeric al formulei (in exemplu nostru, D6)

Introduceti acum formula (=C6*C3) si confirmati prin Enter

Rezultatul va fi imediat afisat in celula D6 (39,40), iar in campul Edit Formula va fi afisata formula.

Nu trebuie sa mai scrieti formula si in celula urmatoare (D7), ci puteti sa o copiati din D6. Calculul va fi acelasi pentru toti salariatii.

Inainte de copierea formulei, celula care contine tariful orar (in cazul nostru, C3), trebuie redenumita, astfel incat calculul sa se efectueze mereu cu valoarea 9,81 (inscrisa in celula C3) Celulele din coloana Total ore lucrate se vor inmulti, fiecare, cu valoarea din C3

Redenumirea poate fi facuta in doua moduri. Atribuiti celulei C3 numele Tarif (in Iname Box); in acest fel, formula " va sti" ca Tarif este o constanta cu care trebuie inmultite valorile din celulele C6-C10 (considerate variabile in formula de calcul. Aplicati formula primului nume din lista, in cazul nostru Ionescu, si in celula D6 va aparea retributia aferenta acestui angajat (392,40) Trageti apoi de marcajul de umplere al celulei D6 (dupa metoda invatata la copiere) in jos, pe coloana D, pana la ultimul nume de angajat .

Un alt mod de redenumire a celulei C3 este introducerea semnului inaintea literei C si a cifrei 3 din adresa celulei.

Referinte relative

Sunt referintele care, la copierea formulei, sunt modificate automat: de exemplu, la copierea formulei, daca C3 nu este desemnata ca referinta absoluta, numele C3 devine C4, apoi C5, C6 si asa mai departe.

Referinte absolute

Sunt referintele care raman neschimbate, cel care, din punct de vedere al formulei matematice, reprezinta constante. In exemplul nostru, C3 trebuie sa fie o referinta absoluta, ramanand, la orice copiere a formulei, neschimbata.

Referintele absolute pot fi recunoscute dupa simbolul dolarului din fata fiecarui caracter din denumirea celulei (C3 este desemnata ca referinta absoluta, daca se scrie $C$3

In tabelul de mai jos se indica felul de scriere a referintelor si caracteristicile fiecarui tip de referinta:

Puteti face acum deosebirea clara intre o referinta relativa si o referinta absoluta. Mai ramane insa o intrebare: Cum se realizeaza referintele absolute?

Exista trei posibilitati:

Efectuati clic in celula in care a fost introdusa formula si apasati tasta functionala F4.

Introduceti formula in mod obisnuit. Pozitionati cursorul chiar in spatele adresei celulei de referinta si apasati tasta F4

Executati clic pe numele celulei de referinta sau direct in spatele acesteia si apasati tasta functionala F4

Efectuati dublu clic pe celula D6. Dupa cum poate ca amintiti, in D6 va aparea formula care a dus la obtinerea rezultatului numeric. Acum, in campul Edit Formula, in care este afisata aceeasi formula, pozitionati cursorul curent inainte de C3; apasati tasta functionala F4 si .. gata, C3 va deveni $C$3, adresa care va fi interpretata ca referinta absoluta.

Copierea formulelor prin intermediul marcajului de umplere

Retributia pentru ceilalti angajati poate fi calculata exact prin copierea formulei din D6 in jos.

Acest lucru se poate face mai rapid "tragand" de marcajul de umplere (patratul negru din partea dreapta jos a celulei selectate)

Fixati cursorul mouse-ului pe marcajul de umplere (cursorul se transforma intr-o cruce neagra) si trageti patru celule in jos. Formula va fi copiata, iar rezultatul a fi afisat automat.

Copierea formulelor prin intermediul meniului de context

Cand formula trebuie copiata intr-o celula indepartata, nu se poate lucra cu marcajul de umplere. In acest caz, trebuie utilizat meniul de context

Executati clic de dreapta in celula in care se afla formula ce trebuie copiata si alegeti optiunea Copy

Activati prin clic celula in care trebuie copiata formula

Valoarea gresita

Pentru a va descurca mai bine cu valorile gresite, observati acum in tabelul urmator, cele mai frecvente greseli si semnificatiile lor

Calcularea sumelor

Prin intermediul functiei Suma (SUM) puteti calcula rapid si comod sumele numerice inscrise in linii si coloane. Observati exemplul de mai jos:

Selectati celula in care doriti sa scrieti suma.

Executati clic pe simbolul din bare de instrumente Standard

Daca Excel nu prezinta nici o propunere, selectati cu ajutorul mouse-ului fiecare domeniu

In acest moment, ati definit un argument

Confirmati prin apasarea tastei Enter

Cand doriti sa adunati valori inscrise in celule distantate unele de celelalte, selectati toate celulele dorite prin clic pe fiecare, tinand, in acelasi timp, apasata tasta Ctrl.

Nu calculati o suma prin enumerarea tuturor adreselor de celule, daca acestea sunt consecutive, ci prin aplicarea functiei suma domeniului definit de respectivele celule: SUM (D6:D10).

Functii

Excel dispune de mult mai multe functii decat functia suma, acestea fiind denumite sugestiv. Numai profesionistii cunosc toate functiile programului si lucreaza cu acestea.

Functiile sunt niste formule speciale, predefinite. Ele au fost create, cu precadere, pentru usurarea lucrului cu operatiile cele mai frecvent folosite.

Cum sunt construite functiile ?

Functiile sunt compuse din nume si argumente si arata in felul urmator: Numele functiei ( Agument 1, Argument2 . )

Numele functiei: Excel dispune de cateva functii predefinite, cum ar fi SUM(), MAX(), AVERAGE(), COUNT()

Argumentul: pentru efectuarea operatiilor specifice, o functie are nevoie de anumite informatii. Functia SUM (), de exemplu, calculeaza rezultatul unei adunari de numere. Pentru efectuarea adunarii, functia are nevoie e cel putin doua numere, care sa fie insumate. Aceste numere se numesc argumente.

Argumentele vor fi scrise intre paranteze, dupa numele functiei. In enumerarea lor, argumentele sunt despartite intre ele prin punct si virgula (; ). Pentru definirea unui domeniu, se foloseste semnul doua puncte (de exemplu, domeniul cuprins intre celulele de la A4 pana la A9 se secrie A4:A9).

Tipuri de argumente

Iata, in tabelul de mai jos, o lista a principalelor argumente cu care se lucreaza in Excel:

Introduceti functiile in celula care trebuie sa contina rezultatul.

Cum calculam separat valorile?

Functii inglobate

Functia inglobata este o functie in alta functie, adica argumentul unei functii poate fi, la randul lui, o functie.

=MIN(SUM( . );SUM( . )).

Rezultatul functiei exemplificate mai sus este suma minima dintre cele doua

Asistentul in lucrul cu functii

Aplicatia Excel dispune de un program suplimentar de ajutor, destinat sa usureze cautarea si utilizarea functiilor.

Pornirea asistentului

Derulati meniul Insert si alegeti Function

Se va deschide fereastra de dialog paste Function, care asigura asistenta

Functiile sunt impartite in mai multe categorii si ordonate alfabetic in fiecare categorie. Alaturi de categorii precum Financial, Logical exista si Most Recently Used (ifunctiile cele mai recent utilizate9, All (toate functiile disponibile in Excel) si Custom (functiile particularizate de utilizator).

Alegerea unei functii

Alegeti optiunea Funtion din meniul insert

Executati clic pe categoria Math/& Trig din campul Function category, I iar in campul alaturat, Function Name, pe functia ROUND

Confirmati prin OK

Excel va afisa pe ecran fereastra de dialog a functiei Round

Introduceti acum argumentul dorit in campul Number, din partea superioara a ferestrei de dialog

In campul Num-digito, specificati numarul de zecimale dorit

Rezultatul poate fi citit in partea de jos a ferestrei de dialog aferente functiei ROUND

Daca este corect, efectuati clic pe OK

Rezultatul va fi introdusa celula D 13, selectata dinainte.

Alte functii importante

Adesea sunt utilizate functiile: ROUND DOWN ( rotunjire prin aproximare in minus), ROUND UP (rotunjire) si INT()

Functia ROND() rotunjeste valoarea numarului considerat argument prin aproximare in plus sau in minus.

ROND() rotunjeste comercial (daca ultima cifra a partii fractionare a numarului este mai mica decat 5, rotunjirea se va face in minus; daca ultima cifra este mai mare decat 5, rotunjirea se face in plus. Se tine seama de numarul de zecimale specificat in Num-digito).

ROND UP() rotunjeste prin aproximare in plus.

ROND DOWN() rotunjeste prin aproximare in minus (3,2 a devenit 3)

Functia INT rotunjeste in minus la primul numar intreg.

In exemplul de mai jos, intre paranteze sunt trecut sumele de rotunjit si numarul de zecimale la care se face rotunjirea:

4. Formatarea

Formatarea celulelor-numere

Procedeul clasic

Primul pas este intotdeauna acelasi; de altfel, l-ati invatat in capitolele anterioare:

Selectati celulele pe care doriti sa le formatati.

Al doilea pas este, de asemenea, mereu acelasi.

Executati clic de dreapta in domeniul selectat si, din meniul de context, alegeti comanda. Format Cells , sau alegeti Cells din meniul Format.

Va fi afisata urmatoarea fereastra

Stabiliti, in aceasta fereastra, configurarile de formare dorite. In registrul Number, puteti opta pentru una din categoriile predefinite, disponibile in campul Category, dintre care cele mai importante sunt:

Number;

Currency;

Date;

Time;

Percentage;

Custom.

Dupa cum ati observat si in figura, in aceasta fereastra se afla mai multe registre, in care puteti face configurari suplimentare:

Alignment;

Font;

Border;

Patterns;

Protection

Despre unele din aceste registre vom vorbi in cele ce urmeaza.   

Categoria Number

La activarea categoriei Number, in fereastra de dialog Format Cells va aparea urmatorul camp:

Configurati acum optiunile de afisare a valorilor numerice:

cate zecimale vor fi afisate dupa separatorul zecimal;

daca vor fi sau nu folosite semne (virgule) de delimitare a miilor;

cum vor fi reprezentate numerele negative.

Categoria Currency

Daca alegem categoria Currency, se va deschide urmatoarea fereastra de dialog:

In plus fata de cele doua campuri cunoscute deja, Decimal places si Negative numbers, recunoastem in aceasta fereastra si un camp pentru simbolul valutar care va fi anexat valorilor numerice introduse.

Excel poate efectua calculele din celule chiar daca, in afara operatorilor aritmetici (semne introduse manual), in celule exista si elemente de text.

Un simbol valutar este introdus in celula apasand butonul aferent lui din bara de instrumente. Nu exista butoane pentru toate simbolurile valutare, ci numai unul, care este setat din Control Panel.

Categoria Percentage

Executand clic pe categoria Percentage, va aparea urmatorul camp:

Din punct de vedere al calculului, comanda Percentage simplifica operatia de inmultire cu 100. De exemplu, daca introduceti intr-o celula valoarea 44 si o formatati prin functia %, in celula va aparea valoarea 4400(44 inmultit cu 100). Dar, daca dumneavoastra doriti ca in celula sa fie scris 44%, trebuie sa introduceti valoarea 0,44 si apoi sa folositi simbolul pentru procent. E cele mai multe ori, valoarea procentuala este afisata automat, cazurile in care simbolul % se introduce manual ramanand exceptii.

Daca nu va impacati prea bine cu matematica, iar aceste lucruri va par complicate, nu va fie teama. Este suficient sa puneti in practica o singura data acest procedeu, pentru a va fi clar despre ce este vorba.

Formatarea cu procente se poate activa si executand clic pe butonul ::: din bara de instrumente Formatting. Numarul de zecimale care vor fi scrise dupa separatorul zecimal poate fi specificat si in fereastra de dialog Format Cells, se selecteaza categoria Percentage si, in campul Decimal places, se specifica numarul de zecimale dorit.

Categoria Date

Aici aveti o singura posibilitate de formatare. In campul Type alegeti felul in care vor fi afisate datele calendaristice. Dupa aceea, indiferent de felul in care veti introduce in celula o data calendaristica, ea va fi formatata automat in modul predefinit in Type din fereastra de dialog Format Cells.

Categoria Custom

Optand pentru aceasta categorie, aveti posibilitatea de a concepe dumneavoastra anumite formate particularizate. Aceasta categorie prezinta interes in situatiile in care doriti sa introduceti in celule anumite denumiri particulare.

Campul care apare (Type) la alegerea categoriei Custom ofera urmatoarele posibilitati:

In aceasta lista exista si modele predefinite; se utilizeaza un format deja existent, caruia i se poate da forma dorita.

Ce semnificatie au aceste caractere?

Diez (#) si zero (0) sunt utilizate pentru cifre; dupa # se adauga o virgula (semn de demarcatie a miilor), dar nici un separator zecimi. In schimb, dupa cifra =, daca se doreste, se poate insera si un separator zecimal (punct).

Stabileste numarul de cifre ( zecimale) dupa separatorul zecimal.

#,##0 indica existenta unui semn despartitor pentru mii, dar nici un separator zecimal.

Cum anexam efectiv elementul de text, deci denumirea de langa valoarea numerica?

Foarte simplu. Alegem formatul de numar dorit (sau realizam chiar noi un astfel de format) si scriem in linia Type textul incadrat in ghilimele

Exemplu: Urmatorii pasi conduc la afisarea valorii 999,00 litri (valoarea numerica, urmata de unitatea de masura)

Continutul celulei astfel formate este vizualizat in campul Sample din fereastra Format Cells.

Formatarea textului unei celule

Formatari clasice de text

Dupa cum stiti deja, optiunile de formatare a textului se gasec in fereastra de dialog Format Cels. Pentru a formata fontul trebuie sa activati registrul Font.

Diferite optiuni de formare a textului, prezente in aceasta fereastra, va sunt probabil deja cunoscute din lucrul cu programele de editare de text (Word, de exemplu),

Observati, de asemenea, ca sunt puse la dispozitie, in detaliu, optiunile clasice de formatre a textului, si anume: tipul fontului, dimensiunea si culoarea acestuia, stilul de scriere, aldin (bold) cursiv (italic), subliniat (underline)- efecte suplimentare superscrpt, subscript.

Bineinteles ca toate aceste optiuni de formatare se pot combina dupa dorinta. Felul in care va arata textul formatat prin optiunile alese se poate vizualiza in campul Preview.

Unele din aceste optiuni se gasesc si in bara de instrumente Formatting.

Pentru utilizarea acestor butoane, este suficient ca celula care trebuie modificata sa fie selectata prin clic, dupa care schimbarile dorite pot fi operate.

In Excel exista, de asemenea, si o functie de verificare ortografica si gramaticala a textului, care dispune de un dictionar incorporat si care sugereaza variante de corectura.

Formatarea celulelor-grupuri de celule.

Incadrarea in chenar

Pentru a delimita anumite domenii din foile de calcul si pentru a le scoate in evidenta, le puteti adauga chenare. Procedeul este binecunoscut.

selectati domeniile carora doriti sa le adaugati chenar

executati clic dreapta pe domeniul selectat

alegeti optiunea Format Cells

executati clic pe registrul Border.

Prin intermediul ferestrei care va aparea, puteti adauga chenare dupa preferinta.

In rubrica Presets aveti la dispozitie trei butoane: None, daca nu doriti chenar, Outside, daca doriti chenar exterior si Inside, daca doriti chenar interior. Actionand asupra ultimelor doua butoane, obtineti un chenar atat la exteriorul domeniului de celule din interiorul domeniului. Daca doriti sa indepartati chenarul, clic pe butonul None.

Pentru a obtine si alte tipuri de chenare, cu o formatare mai deosebita, in fereastra Border aveti la dispozitie si campurile Border si Line (Style siColor). Puteti combina cum doriti aceste optiuni de formare a chestionarului. Aveti grija sa alegeti chenarele inainte de a selecta culoarea si stilul liniei. Nu aveti cum sa le schimbati dupa aceea. De asemenea, nu puteti alege mai intai chenarul si apoi tipul si culoarea acestuia.

Daca doriti sa adaugati in chenar trebuie sa.

selectati celulele corespunzatoare;

executati clic dreapta pe domeniul selectat:

alegeti comanda Format Cells

executati clic pe registrul i Border;

alegeti o culoare din Color

alegeti un tip de linie din Style

ti abia dupa aceea alegeti chenarul din stanga si pe cel de dedesubt

Acelasi efect se poate obtine si executand clic pe sageata mica)neagra) de langa butonul din bara de instrumente Formatting. Se vor afisa butoanele pentru selectarea tipului de chenar:

Aici aveti la dispozitie chenare frecvent intrebuintate. Pentru a insera tipul de chenar ales, trebuie sa executati clic pe butonul respectiv.

Efectul de umbrire a celulelor

Pentru obtinerea efectului de umbrire, procedati in felul urmator:

selectati domeniile care vor fi umbrite;

executati clic dreapta pe domeniul selectat;

alegeti optiunea Format Cells din meniul de context;

deschideti registrul Patterns din Format Cells

Prin intermediul acestei ferestre puteti da domeniului de celule ales )selectata) o culoare de fond si puteti stabili un model deosebit.

Acelasi efect (desigur fara model, ci doar o culoare de fond) obtineti executand clic pe derulatorul (sageata neagra) de langa butonul Fill Color din bara de instrumente Formatting

Daca nu mai doriti ca fondul sa fie colorat, executati clic pe NoFill

Registrul Alignment permite stabilirea alinierii textului sau numarului dintr-o celula: la partea de sus, la partea de jos, la marginea din stanga sau la cea din dreapta sau la mijloc. Prin stabilirea modului de aliniere puteti face ca foaia de calcul sa fie organizata clar si cu un aspect frumos.

Registrul Alignment face parte tot din fereastra de dialog Format Cells din meniul de context:

Aveti la dispozitie urmatoarele moduri de aranjare:

Pe orizontala: la stanga, centrat, la dreapta

Pe verticala: sus, centrat, jos

Alegerea tipului de aliniere pe orizontala General va determina ca alinierea sa se faca in functie de tipul datelor respective (numere, text, date calendaristice etc).

Exemplu de aranjare(v = vertical, h= orizontal) .

V: sus V: centrat V: jos Orientations

H: stanga h: centrat h: dreapta - 30 g.

Prin intermediul rubricii Orientation din acest registru, puteti inclina textul sau numerele, efectul fiind foarte interesant.

Daca executati clic pe optiunea Wrap text, iar in celula selectata sunt texte prea lungi fata de latimea coloanei, cuvintele care nu incap sunt trecute automat pe linia de dedesubt.

Daca alegeti optiunea Shrink to fit, programul modifica dimensiunea caracterelor in asa fel incat textul sa incapa in celula pe un singur rand.

Pentru alinierea pe orizontala se pot folosi si butoanele corespunzatoare din bara de instrumente Formatting

Stiind toate aceste lucruri, nimic nu va mai poate sta in cale pentru a da foilor dumneavoastra de calcul un aspect profesional.

Setarea documentului.

Ce trebuie sa configurati la o foaie de calcul?

In acest capitol vom prezenta o serie de configurari care nu se refera la partile componente ale foii de calcul, ci la foile de calcul ca un intreg. Acestea sunt:

setarea formatului foilor;

setarea marginilor foilor

antetul si subsolul

Scopul acestor configurari este acela de a realiza foile de calcul intr-o forma de prezentare mai placuta. Pentru aceasta apelati din meniul File optiunea Page Setup.

Formatul paginii

Alegand optiunea Page Setup din meniul File, va aparea urmatoarea fereastra:

In registrul Page puteti seta toate optiunile legate de formatul de tiparire al foii de calcul:

In campul Orientation puteti alege intre orientarea verticala (Portrait) si cea transversala (Landscape)

In campul Scaling puteti ajusta procentual dimensiunile foii de calcul, astfel incat sa incapa pe un anumit numar de coli stabilit. Aceasta functie poat fi folosita in special pentru aranjarea unei foi mari de calcul.

In campul paper size optati pentru formatul foii de hartie (A4,A5,etc)

Aceasta fereastra de dialog se poate apela si prin apasarea butonului Setup din bara de meniuri a ecranului Print Preview. Dupa fiecare modificare trebuie ca aceasta "noua" foaie sa fie vizualizata in totalitate pentru a putea urmari efectele modificarilor.

Toate modificarile vor fi confirmate manual prin OK

Marginile foii

In registrul Margins puteti efectua modificari ale marginilor unei foi de calcul.

Dimensiunile afisate pentru marginile foii se masoara in centimetri. Acest lucru este valabil si pentru antetul (Header) si subsolul (Footer) foii. Prin vlidarea casetelor Horizontally si Vertically din rubrica Center on page puteti centra foaia pe orizontala sau verticala. Acest lucru se poate observa si pe modelul foii afisat in fereastra de dialog Page Setup.

Modificarea marginilor

Dimensiunile marginilor sunt afisate )in centimetri) in niste casete care se pot edita

Este de preferat sa modificati direct dimensiunile marginilor foii prin tragerea acestora cu ajutorul mouse-ului.

Daca doriti sa aflati valoarea in centimetri a marginilor foii care a fost modificata direct, cu mouse-ul, executati clic pe butonul Setupi din bara de meniuri a ecranului Print Preview Modificarea valorii marginii va determina mutarea automata a margini respective.

O foaie de calcul se poate tipari si direct din modul de afisare Print Preview

Antetul si subsolul

Este vorba despre domeniile din partile de sus(antet) si de jos (subsol) ale paginii, din afara domeniului in care se introduc informatiile din foaia de calcul. De obicei, aceste domenii contin informatii despre numarul paginii, autor, data tiparirii etc.

Efectuand clic pe registrul Header/Footer din fereastra de dialog Page Setup, va fi afisata urmatoarea fereastra:

Daca doriti sa introduceti informatii in antet si (sau subsol, trebuie sa faceti clic pe butoanele Custom Header si/ sau Custom Footer.

La apasarea butonului Custom Folder, va aparea urmatoarea fereastra:

Cursorul curent se plaseaza, pe rand, in cele trei campuri corespunzatoare celor trei domenii ale antetului sau subsolului (partea din stanga, din mijloc sau din dreapta) si, prin clic pe butoanele afisate deasupra, puteti insera numarul pagini, puteti formata textul etc.

Semnificatia celor mai importante cinci butoane:

daca doriti sa formatati textul, executati clic pe

pentru a insera numarul paginii, executati clic pe

pentru a insera data curenta, executati clic pe

pentru a insera ora curenta, executati clic pe

pentru a insera numele fisierului, executati clic pe

Antetul si subsolul nu pot fi vazute in modul normal de vizualizare a unei foi de calcul, acest lucru fiind posibil doar in modul Print Preview.

5. Tiparirea

Pentru a imprima numai anumite portiuni dintr-o foaie de lucru se selecteaza cu mouse-ul zona respectiva si se alege comanda Fisier/Zona_de_imprimat/Stabilire_zona_de_imprimat. Pentru adaugarea de celule la o selectie existenta se foloseste optiunea Adaugare_la zona_ de_imprimat.

Registrul curent se poate tipari (imprima) prin selectarea comenzii Fisier/Imprimare, sau apasarea simultana a tastelor Ctrl+P, respectiv apasarea butonului "" din bara de instrumente.

In toate situatiile se deschide o fereastra in care se definesc parametrii de tiparire in acelasi mod ca in Word.

6. Obiecte! Obiecte?

Oricine poate lucra cu obiecte, care nu apartin efectiv de programul Excel doar pe care le utilizeaza si acesta. Inainte de toate, va prezentam doua feluri de obiecte, fiecare avand alt rol:

elemente grafice

fisiere din alte programe

Aceste elemente pot fi "lipite" ca niste pot-it-uri in foile de calcul Excel, pot fi deplasate in orice directie, si pozitionate oriunde, marite sau micsorate.

Inserarea elementelor grafice

Daca doriti sa inserati tot felul de imagini intr-o oaie de calcul "Excel, utilizati intotdeauna urmatorul procedeu: alegeti optiunea Picture din meiul Insert. Va aparea urmatorul submeniu:

Aveti la dispozitie o lista cu diferite elemente grafice:

    Imagini frecvent utilizate, care sunt furnizate impreuna cu programul

    Pentru inserarea imaginilor stocate pe hard disk sau pe care le veti crea pe moment

    Ofera un sortiment bogat de elemente grafice simple (sageti, casete de text)

    Pentru reprezentarea organigramelor. Aceasta optiune ofera instrumente speciale pentru construirea organigramelor.

    Pentru inserarea unor texte formatate artistic (culori 3 D, perspectiva)

Indiferent ce optiune veti alege, procedeul general utilizat pentru inserare este acelasi. De aceea, modalitatea de lucru pentru inserarea unei miniaturi (ClipArt) este valabila si pentru inserarea celorlalte tipuri de elemente grafice.

Inserarea unei miniaturi Clip Art

Mai intai efectuati clic in foaia de calcul in locul unde trebuie inserata imaginea. Apelati apoi meniul Insert - Picture- ClipArt .

Va aparea fereastra:

Daca alegeti una din categoriile propuse in catalog si executati clic pe imaginea aleasa, va aparea o bara cu butoane. Pasati butonul Insert clip pentru a insera in foaia de calcul imaginea aleasa. In general, imaginea nu este afisata exact in locul unde ati dorit, dar o puteti trage prin procedeul dar and drop, foarte simplu, in alt loc.

Pentru a modifica dimensiunile imaginii trebuie mai intai sa selectati imaginea: pentru aceasta este de ajuns sa executati clic undeva pe imagine. Daca imaginea a fost selectata, ea va aparea incadrata de un chenar dreptunghiular cu niste patratele plasate la colturi si pe mijloacele laturilor chenarului:

Daca doriti sa modificati dimensiunile imaginii " apucati" de unul din patratele si trageti de chenar astfel incat sa mariti sau sa micsorati obiectul, dupa cum doriti.

Stergerea imaginii este si mai usor de realizat. Apasati tasta Delete dupa ce ati selectat imaginea.

Inserarea de documente

La apelarea meniului Insert-Object, se va deschide urmatoarea fereastra de dialog, prin intermediul careia puteti alege tipul de obiect dorit.

Daca doriti sa inserati un fisier de text, alegeti Microsoft Word Document si confirmati aceasta introducere prin OK. Se va deschide o mica fereastra Word.

Barele de meniuri si de instrumente din Excel vor fi inlocuite cu cele din Word. Am putea spune ca: In Excel s-a deschis "Word-ul".

Acum puteti introduce si edita textul in Word, iar pentru a inchide fereastra Word si a va intoarce in Excel, executati clic undeva in foaia de calcul, in afara ferestrei Word. Textul introdus se afla intr-un chenar, sub forma unui obiect Word in foaia de calcul Excel.

Daca doriti sa modificati dimensiunile obiectului Word, procedati in acelasi fel ca in cazul imaginilor. Selectati mai intai obiectul,

Si modificati-i apoi dimensiunile. Daca doriti sa operati modificari in textul din Word, trebuie sa va intoarceti in fereastra Word printr-un dublu clic pe obiect, pentru a putea edita textul.

Inserarea de diagrame

Pasul 1. Selectati acea parte a foii de calcul pe care doriti sa o prezentati sub forma de diagrama. De cele mai multe ori, domeniul selectat este format dintr-o coloana cu text si una cu numere.

Liniile si coloanele goale nu trebuie selectate (in caz contrar, veti obtine o diagrama cu valori 0)

Celula din care a inceput selectarea (in cazul de fata cea cu Heinz) ramane alba, restul capatand culoarea gri. In cazul in care coloana cu text si coloana cu cifre nu sunt alaturate, trebuie folosita tasta Ctrl pentru a selecta numai coloanele de care avem nevoie.

Selectam coloana c text, apasam tasta Ctrl si selectam si coloana cu numere reprezentand veniturile in silingi austrieci. Rezultatul:

Pasul 2. Acum trebuie sa porniti asistentul pentru diagrame.

Pentru aceasta trebuie sa executati clic pe butonul din bara de instrumente standard.

Asistentul pentru diagrame (Chart Wizard)

Acest program ajutator va insoteste pe parcursul intregii incursiuni in domeniul diagramelor. Tehnic vorbind, daca apelati la ajutorul asistentul, sunt sanse minime sa gresiti.. Prima fereastra a asistentului pentru diagrame este prezentata in continuare:

Primul pas este alegerea tipului de diagrama din lista afisata: Column, Line, Bar, Pie etc. Pentru fiecare tip de diagrama sunt date, de fiecare data, in partea dreapta a ferestrei mai multe subtipuri de diagrame. Pentru a previzualiza modul in care vor arata datele dumneavoastra in tipul de diagrama selectat anterior, faceti clic si tineti apasat butonul Press and Hold to View Sample . Astfel, veti obtine o afisare a tipului de diagrama pe care l-ati selectat.

Daca sunteti multumit de aspectul pe care il va avea diagrama dumneavoastra faceti clic pe butonul Next pentru a trece la urmatoarea fereastra a programului de asistenta:

Daca doriti sa completati diagrama cu date care, de fapt, trebuiau sa se afle in ea, puteti face acest lucru intorcandu-va la prima fereastra prin intermediul butonului Back. Daca sunteti multumiti de ceea ce este afisat, apasati butonul Next.

Urmatoarea fereastra va ofera mai multe registre pentru diferite posibilitati e configurare:

Prin intermediul registrelor Titles, Axes,.. pana la data Tabele puteti sa alegeti unele optiuni pentru finisarea diagramelor. Executati clic si verificati optiunile. Rezultatul va fi afisat in fereastra.

Daca in cele din urma sunteti multumit de felul in care arata diagrama dumneavoastra, apasati pe butonul Next. In ultima fereastra trebuie sa alegeti locul unde va fi plasata diagrama

Alegeti a doua optiune, astfel incat diagrama sa fie amplasata pe foaia dumneavoastra de calcul. Dupa ce ati selectat a doua varianta, puteti alege din registrul de calcul foaia in care doriti sa inserati diagrama.

Executand clic pe butonul Finish incheiati procesul de elaborare a diagramei.

Modificari in diagramele deja inserate

Prima reactie la vederea diagramei, dupa ce aceasta a fost intocmita si expusa in foaia de calcul, poate fi una de placere sau de nemultumire. De regula, imediat dupa realizare, diagrama are mai degraba un aspect modest, ca in exemplu de mai jos:

Nu este prea placut, dar este necesar sa facem niste modificari.

Modificarea dimensiunilor

O problema importanta a diagramelor este crearea locului pentru legenda. Pentru a crea mai mult spatiu, trebuie sa mariti diagrama. Puteti face acest lucru la fel cum ati procedat la imagini. Executati clic pe diagrama pentru a o selecta si trageti de unu din cele opt patrate negre, dupa procedeul deja cunoscut.

Schimbarea pozitiei diagramei

Diagrama acopera o anumita sectiune a foii de calcul si nu doriti acest lucru- procedati din nou ca la imagini: fixati cursorul pe diagrama )nu doar pe margine) si stergerea lor cu optiunea Clear din meniu de context.

Indepartarea elementelor

Daca doriti sa obtineti o diagrama mai "aerisita", puteti indeparta anumite elemente (legenda, titlu) din cadrul diagramei, prin selectarea acestora si alegerea din meniul lor de context a optiunii Clear.

Modificarea fontului

Daca doriti sa modificati orice element, trebuie pur si simplu sa selectati elementul pe care doriti sa-l modificati si prin intermediul meniului de context sa alegeti comanda dorita pentru a formata acel element. Daca doriti sa formatati altfel legenda pe axa X, trebuie doar sa executati clic pe un element al legendei cu butonul drept al mouse-ului si sa alegeti optiune Format Axis. Se va deschide o fereastra de dialog cu mai multe registre, prin intermediul carora puteti efectua orice modificare doriti.

Principalele modificari in diagrame

Daca diagrama obtinuta, din diferite motive, nu va place, o puteti sterge pur si simplu si apoi genera din nou sau ii puteti modifica orice element. Trebuie sa executati clic dreapta intr-un loc gol de pe diagrama si va aparea urmatorul meniu:

Comenzile Chart Type, Source Date, Chart Options si Locaton corespund celor patru pasi de la intocmirea diagonalei. Puteti sa efectuati ulterior orice modificare, fara a fi nevoiti sa o luati e la capat cu generarea diagramei.

Copierea si mutarea diagramelor

Puteti deplasa o diagrama in cadrul foii in care se afla sau o puteti muta sau copia intre foile de calcul sau registrele de calcul. Procedati in felul urmator:

selectati diagrama:

alegeti optiunea Copy (Cut) din mediul Edit

executati clic pe locul unde doriti sa inserati diagrama

alegeti apoi, din acelasi meniu, optiunea Paste

In loc de comenzile meniului Edit, puteti folosi urmatoarele butoane din bara de instrumente Standard:

Tiparirea diagramelor

Diagramele pot fi tiparite, bineinteles, impreuna cu foaia de calcul. Daca doriti insa sa tipariti doar diagrama, fara foia de calcul aferenta, selectati mai intai diagrama respectiva, apoi activati comanda de tiparire.

Stergerea diagramelor

Se procedeaza ca si in cazul imaginilor. Selectati diagrama si apasati tasta Delete