PROIECTAREA GENERALA A SISTEMELOR INFORMATICE

1 OBIECTIVE SI ACTIVITATI SPECIFICE PROIECTARII GENERALE.

Proiectarea generala are ca obiectiv elaborarea conceptiei logice a sistemului informatic, definirea acestuia din punct de vedere structural si functional. Aceasta presupune stabilirea componentelor sistemului informatic, a iesirilor, a bazei informationale de intrare, a documentelor pe care sunt consemnate datele de intrare, a legaturilor dintre ele si a functionalitatii sistemului astfel incat toate elementele sale sa formeze un intreg, sa se articuleze ca un tot unitar.

Structura generala a sistemului informatic cuprinde un ansamblu de intrari, prelucrari si iesiri definite in functie de obiectivele noului sistem.

I. Intrarile sistemului informatic cuprind :

- baza de date

- miscarile (tranzactiile).

Baza de date ca notiune generala reprezinta colectii de date operationale, memorate si utilizate in comun de catre componentele sistemului informatic. (A se avea in vedere ca in cazul utilizarii unui SGBD notiunea de baza de date are o acceptiune specifica).

Tranzactile sunt reprezentate de datele care reflecta modificari si devin componente ale bazei de date in urma clasificarii, validarii, inregistrarii si prelucrarii lor.

In cadrul unui sistem informatic exista doua categorii de tranzactiii:

- tranzactii externe;

- tranzactii interne.

Tranzactile externe redau fenomenele si procesele economice, inclusiv modificarile produse in activitatea agentului economic, ca de exemplu: aprovizionarea cu un material, livrarea unui produs, incasarea unei facturi, modificarea pretului unui produs etc.

Tranzactile interne apar in momentul obtinerii unui rezultat, fiind destinate actualizarii bazelor de date. De exemplu: totalul valorii facturilor primite de la un furnizor care actualizeaza la o anumita perioada soldul furnizorului respectiv; totalul vanzarilor dintr-un produs intr-o zi care actualizeaza stocul produsului respectiv etc.

Tranzactiile externe provin din exteriorul sistemului de calcul si sunt furnizate prin proceduri de introducere a datelor din sistem, iar tranzactiile interne sunt asigurate exclusiv in cadrul sistemului de calcul prin proceduri de actualizare si exploatare a colectiilor de date create anterior.

II. Prelucrarile sistemului informatic sunt asigurate prin executia unui ansamblu de programe care se subdivid in: programe pentru actualizarea bazelor de date si programe pentru obtinerea rezultatelor si a situatiilor de iesire proiectate.

Deci sistemele informatice functioneaza, la prima vedere, in doua cicluri:

actualizarea bazelor de date, cand se valideaza si se introduc tranzactiile;

obtinerea situatiilor de iesire solicitate.

Prelucrarile sistemului informatic actioneaza asupra colectiilor de date care sunt constituite intr-un nucleu informational ce contine multimea atributelor necesare obtinerii informatiilor solicitate. Nucleul de informatii urmeaza a fi structurat in entitati informationale al caror ansamblu delimiteaza baza informationala a sistemului informatic.

Baza informationala este formata din ansamblul entitatilor informationale si atributelor componente ale acestora ce descriu dinamica fenomenelor si proceselor economice la un agent economic pe o perioada de timp.

Procedurile de creare, actualizare, exploatare, listare si colectiile de date organizate in fisiere sau baze de date formeaza nucleul sistemului informatic.

III. Iesirile sistemului informatic reprezinta rezultatul prelucrarii colectiilor de date si se vor concretiza in situatii de iesire solicitate de beneficiar sau in colectii de date: fisiere sau baze de date actualizate ce vor fi transmise altor sisteme sau aplicatii informatice.

Conceperea structurii si functionalitatii noului sistem presupune subordonarea proiectarii generale unor obiective riguros delimitate de beneficiar astfel incat sistemul proiectat sa asigure si sa realizeze obiectivele stabilite..

Proiectarea generala se deruleaza in mai multe faze:

stabilirea obiectivelor pe care le va acoperi viitorul sistem;

definitivarea continutului informational al iesirilor conform cu obiectivele stabilite;

determinarea bazei informationale necesare obtinerii iesirilor proiectate;

formalizarea atributelor de intrare si a elementelor structurale ale sistemului informatic prin codificare;

proiectarea documentelor de intrare;

proiectarea structurala si functionala a noului sistem;

elaborarea documentatiei proiectarii generale.

Deoarece asigura definirea conceptuala a sistemului informatic, proiectarea generala este independenta fata de solutiile tehnice impuse de tipul calculatoarelor electronice, software-ului utilizat si modul de gestiune a bazelor de date.

Proiectarea generala se realizeaza in mai multe variante avind in vedere aria de cuprindere a noului sistem, complexitatea obiectivelor, gradul de flexibilitate ce se cere noului sistem.

In abordarea proiectarii generale se poate pleca de la iesiri la intrari, de la intrari la iesiri sau se poate realiza o varianta mixta.

In varianta iesiri - intrari se pleaca de la obiectivele sistemului informatic si situatiile de iesire unde se concretizeaza acestea.

Analizind modul de obtinere a fiecarei informatii se determina baza informationala de intrare, apoi se realizeaza celelalte faze ale proiectarii.

Ordinea de parcurgere a fazelor este:

stabilirea obiectivelor;

proiectarea iesirilor;

proiectarea bazei informationale de intrare;

codificarea;

proiectarea documentelor de intrare;

proiectarea structurala si functionala;

elaborarea documentatiei.

Varianta intrari - iesiri poate avea la iesire numai atributele existente in baza informationala de intrare sau indicatorii ce se pot calcula din atribute. In alternativa schimbarii cerintelor informationale este necesara reconsiderarea continutului bazei informationale de intrare.

Aceasta varianta se recomanda in cazul realizarii unor sisteme informatice mari si mijlocii caracterizate prin complexitatea obiectivelor si a iesirilor informationale solicitate.

De la intrari la iesiri se pleaca tot de la obiectivele sistemului informatic, dar in raport cu acestea se determina multimea intrarilor necesare structurarii sub forma bazei informationale de intrare care apoi este analizata prin prisma posibilitatilor de prelucrare, de unde rezulta determinarea bazei informationale de iesire care reprezinta iesirile noului sistem.

Concret, dupa stabilirea obiectivelor se inventariaza documentele de intrare care circula in sistemul agentului economic pentru determinarea bazei informationale de intrare.

Ordinea de parcurgere a fazelor este;

definirea obiectivelor;

inventariere atributelor de intrare si a legaturilor dintre acestea pe baza documentelor de intrare folosite;

proiectarea bazei informationale de intrare;

codificarea;

proiectarea documentelor de intrare;

proiectarea iesirilor sistemului informatic;

proiectarea structurala si functionala;

elaborarea documentatiei.

Avantajul acestei variante este flexibilitatea bazei informationale de intrare in conditiile modificarii cerintelor informationale.

Dezavantajul este dat de baza informationala de intrare care este supradimensionata, ceea ce determina un timp mare de realizare, costuri ridicate si cresterea complexitatii prelucrarilor din sistemul informatic.

Varianta mixta porneste prin stabilirea obiectivelor noului sistem si a unei variante initiale a bazei informationale de intrare, apoi avandu-se in vedere posibilitatile de prelucrare se determina baza informationala de iesire, iar in functie de solicitarile beneficiarului se proiecteaza iesirile necesare in prezent si in perspectiva si pe baza lor se proiecteaza varianta finala a bazei informationale de intrare.

Ordinea de parcurgere a fazelor este;

- definirea obiectivelor;

- proiectarea initiala a bazei informationale de intrare;

- codificarea;

- proiectarea documentelor de intrare;

- proiectarea iesirilor sistemului informatic;

- reproiectarea bazei informationale de intrare;

- proiectarea structurala si functionala;

- elaborarea documentatiei.

2 PROIECTAREA IESIRILOR SISTEMULUI INFORMATIC.

Realizarea practica a obiectivelor oricarui sistem informatic se concretizeaza prin satisfacerea cerintelor informationale ale sistemului de conducere din organismul economic pe care acesta este grefat, respectiv prin furnizarea iesirilor.

Iesirile sistemului informatic pot fi privite din trei puncte de vedere :

- structural;

- functional;

- tipologic.

Din punct de vedere structural iesirile sistemului informatic reprezinta a treia componenta din triada ce caracterizeaza structura oricarui tip de sistem, respectiv INTRARI - PRELUCRARI - IESIRI.

Din punct de vedere functional iesirile sistemului informatic concretizeaza obiectivele generale si specifice ale sistemului.

Din punct de vedere tipologic iesirile sistemului informatic pot fi realizate sub forma de :

- liste (rapoarte sau situatii) de iesire care cuprind indicatori ai proceselor, starilor si rezultatelor activitatii economice;

- grafice, care redau intr-o forma sinoptica starea si evolutia indicatorilor economici;

- iesiri catre alte sisteme informatice sub forma unor colectii organizate de date (fisiere sau baze de date); acestea pot fi trasmise indirect (off-line) prin intermediul supotrurilor tehnice de date (disc magnetic, banda magnetica, etc.) sau direct (on-line) prin mijloace de teletrasmisie.

Intr-un sistem informatic economic listele ce grupeaza indicatori economici constituie ponderea situatiilor de iesire, dar se constata, in ultimul timp, o crestere a ponderi iesirilor sub forma grafica, proces ce se va amplifica pe masura implicarii crescande a sistemelor informatice in procesul decizional.

In proiectarea situatiilor de iesire se va tine seama de urmatoarele aspecte :

a) destinatia situatiei si momentul cand se estimeaza ca se poate obtine, nivelul de detaliere a informatiei si anume: informatii mai analitice la nivelurile inferioare ale conducerii si informatii de sinteza la nivelul superior;

b) existenta in raport a tuturor informatiilor necesare beneficiarului pe segmentul stabilit;

c) aceeasi informatie sa nu apara in mod inutil in mai multe situatii, mai ales daca este vorba de o informatie ce se obtine in urma unor prelucrari mai complexe.

O situatie de iesire trebuie sa indeplineasca, in general, urmatoarele conditii :

- sa se refere la unul din obiectivele sistemului;

- sa acopere integral domeniul la care se refera;

- sa fie cat mai concisa, sa elimine detaliile ce nu sunt necesare;

- sa fie prezentata intr-o forma simplificata si inteligibila;

- sa apara la timp;

- informatiile pe care le contine sa fie corelate cu informatiile din celelalte situatii.

Continutul si forma situatiilor de iesire se stabilesc de catre colectivul de proiectare impreuna cu beneficiarul sistemului care va viza nominal macheta fiecarei situatii de iesire.

Situatiile de iesire dintr-un sistem informational economic pot fi clasificate dupa urmatoarele criterii:

a) specificul functiilor generale ale agentului economic;

b) destinatie;

c) gradul de sintetizare a indicatorilor;

d) momentul generarii;

e) intervalul de referinta;

f) modul de obtinere.

a)Dupa specificul functiilor generale ale agentului economic urmarit in functie de natura activitatii de baza sitatile de iesire se pot grupa in grupe omogene corespunzatoare functiilor agentului economic :

- situatii de iesire pectru activitatea de productie;

- situatii de iesire pectru activitatea comerciala;

- situatii de iesire pectru activitatea financiar-contabila;

- situatii de iesire pectru activitatea de personal.

b) Dupa destinatie situatiile de iesire pot fi :

- situatii de iesire destinate altor sisteme;

- situatii de iesire destinate sistemului propriu.

Situatiile de iesire destinate altor sisteme (agenti economici sau organisme de stat) au ca scop furnizarea de informatii specifice cooperarii in realizarea activitatilor propri si de informare a organismelor de stat. Acestea sunt stabilite prin acte normative sau prin intelegeri intre unitati, motiv pentru care structura lor este obligatorie pentru proiectant. In aceasta categorie se includ rapoartele statistice ale pricipalilor indicatori economico-financiari, darile de seama, situatiile operative intre unitati referitoare la stadiul relatilor contractuale, etc. Tot aici se includ si documentele primare generate prin prelucrare automata a datelor ( factura fiscala, avizul de insotire a marfii etc.) care circula si in exteriorul sistemului propriu.

Situatiile de iesire destinate sistemului propriu al agentului economic cuprind informatii necesare atat compartimentelor functionale cat si organelor de conducere ale unitati. De exemplu : Situatia realizarii productiei, Situatia livrarilor pe beneficari, Sitatia facturilor emise si incasate, etc.

c) Din punct de vedere al gradului de sintetizare a indicatorilor situatiile de iesire pot fi :

- situatii de ietire ce contin informatii cu caracter sintetic;

- situatii de iesire ce contin informatii cu caracter analitic.

Situatiile de ietire ce contin informatii cu caracter sintetic servesc pentru conducerea de ansamblu a agentului economic si cuprind indicatori globali de urmarire si control cum ar fi : profitul, cifra de afaceri, productivitatea muncii, consumurile, productia marfa etc.

Situatii de iesire ce contin informatii cu caracter analitic descriu in detaliu elementele patrimoniale ale agentului economic, operatiile economice legate de acestea si sunt destinate compartimentelor functionale pentru realizare unor lucrari curente. De exemplu : Fisa de urmarire a aprovizionarii, Situatia materialelor fara miscare, Graficul de livrare, Situatia realizarii produc in ziua de .. , etc.

d) Momentul generarii asigura obtinerea de situatii cu caracter :

- operativ;

- periodic;

- aleator.

Situatiile de iesire cu caracter operativ sunt elaborate la perioade mai mici (schimb, zi, semidecada, decada,etc.) si contin informatii operative cu un grad redus de prelucrare necesare conducerii prin exceptie. De exemplu: Situatia realizarii productiei in ziua de .., Analiza realizarii planului de desfacere in ziua de , etc.

Situatiile de iesire cu caracter periodic se elaboreaza la intervale mai mari de timp (lunar, trimestrial, anual) si contin informatii sintetice ce caracterizeaza evolutia fenomenelor si proceselor economice. Sunt destinate anumitor factori de decizie, compartimentelor functionale sau altor sisteme si se caracterizeaza prin termene fixe de elaborare. De exemplu : Situatia facturilor emise si incasate pe luna , Balanta analitica a materialelor pe luna , Balata sintetica pe luna , etc.

Situatiile de iesire cu caracter aleator sunt obtinute cu frecvente si la termene nedeterminate si contin informatii sintetice sau analitice ce reflecta aspecte pozitive sau negative din activitatea agentului economic, fiind destinate, de regula, conducerii de pe treptele superioare (director, consiliu de dministratie, etc.) De exemplu : Situatia stocurilor ce nu au miscare de 'n' zile, Situatia facturilor neancasate de 'n' zile, etc.

e) Dupa intervalul de referinta situatiile de iesire se pot structura in trei categorii :

- de stare;

- statistice;

- previzionale.

Situatiile de iesire cu caracter de stare contin informatii ce evidentiaza nivelul si disponibilul de resurse la un moment dat, reflectand elemente de patrimoniu ale agentului economic cum ar fi : stocuri de materiale si produse, facturi in sold, nivelul veniturilor, etc.

Situatiile de iesire cu caracter statistic grupeaza informatii pe mai multe perioade de gestiune pentru a stabili tendintele evolutive ale fenomenelor si proceselor economice in vederea formularii unor aprecieri de ansamblu. Din aceasta categorie fac parte situatiile trasmise Comisiei Nationale de Statistica, organelor Ministerului Finantelor sau altor organisme publice.

Situatiile de iesire cu caracter previzional redau informatii ce reflecta tendintele fenomenelor si proceselor economice in scopul stabilirii obiectivelor viitoare ale agentului economic.

f) Dupa modul de obtinere situatiile de iesire sunt :

- situatii de iesire obtinute la imprimanta;

- situatii de iesire obtinute la videoterminal.

Situatii de iesire obtinute la imprimanta se folosesc de regula in cazul in care cadrul legislativ prevede utilizarea lor ca documente justificative ce se vor arhiva dupa consultare. De exemplu : Statele de salarii, Jurnalul privind vanzarile, Situatia centralizatoare a intrarilor de materiale, etc.

Situatii de iesire obtinute la videoterminal sunt de regula situatii de urmarire operativa a unor indicatori economici si se folosesc in toate cazurile in care cadrul legislativ nu prevede utilizarea lor ca documente justificative.

In definirea continutului si modului de obtinere a situatiilor de ietire proiectantul va tine seama de cerintele beneficiarului dar va avea in vedere si performantele si limitele sistemelor electronoce de calcul si ale mediului de programare cu care lucreaza.

La definitivarea fiecarei situatii de iesire trebuie sa se precizeze urmatoarele elemente:

antetul situatiei,care precizeaza date de identificare a unitatii (subunitatii) beneficiare, data ob

si eventual codul situatiei;

titlul situatiei, care reda intr-o forma sintetica continutul informational al acesteia si perioada de referinta;

capul de tabel, respectiv prezentarea indicatorilor din fiecare coloana urmarindu-se gruparea logica a acestora : indicatori informativi ( de exemplu cod, denumire), indicatori de grupare (de exemplu unitate de masura, pret) si indicatori cantitativ-valorici;

natura si lungimea maxima a fiecarui indicator;

benzile de total;

numarul de exemplare;

destinatia fiecarui exemplar;

periodicitatea si termenele de obtinere;

dispozitivul periferic de obtinere.

3. Proiectarea bazei informationale de intrare

Proiectarea bazei informationale de intrare inseamna determinarea completa si corecta a multimii atributelor de intrare necesare si suficiente pentru obtinerea iesirilor sistemului informatic si gruparea acestora intr-un ansamblu omogen de entitati in vederea construirii in proiectarea de detaliu a fisierelor sau a bazelor de date.

Proiectarea bazei informationale de intrare are doua subfaze:

a) determinarea continutului bazei informationale de intrare si a algoritmilor folositi;

b)structurarea bazei informationale in entitati.

a) Determinarea continutului bazei informationale de intrare.

Pentru a stabili necesarul atributelor de intrare trebuie examinat modul in care are loc obtinerea informatiilor cuprinse in situatiile de iesire proiectate sau in documentele inventariate in sistem ( in functie de varianta de lucru aleasa in proiectarea generala).

Din acest punct de vedere se disting doua categorii de informatii:

- informatii ce se obtin in urma aplicarii unui algoritm de calcul (de exemplu : stocul unui material, soldul unui cont, numarul de zile restanta la plata unei facturi, etc.)

- informatii obtinute prin simpla transferare a unor valori similare aflate la intrare (de exemplu : codul unui produs, denumirea unui produs, numele unei persoane, etc.)

Informatiile din prima categorie trebuie descompuse pe baza algoritmului de calcul in operanzi primari ai acestora. Apoi acestia impreuna cu informatiile preluate (transferate) din a doua categorie reprezinta elementele necesare obtinerii informatiilor solicitate.

Deci, ansamblul atributelor de intrare este reprezentat de totalitatea informatilor obtinute prin preluare si a operanzilor primari dupa reducerea elementelor comune.

Se poate defini urmatorul procedeu de determinare a bazei informationale de intrare:

- se inventariaza camp cu camp informatiile cuprinse in situatiile de iesire proiectate;

- daca informatiile rezulta dintr-un calcul se identifica algoritmul, apoi operanzii primari se introduc in baza informationala de intrare daca nu au fost deja inclusi;

- daca informatia este transferata se include in baza informationala de intrare daca nu a fost inclusa deja.

Consistenta si relevanta bazei informationale de intrare sunt dependente de acuratetea algoritmilor in corespondenta cu specificul sistemului obiect.

Ansamblul atributelor de intrare va fi apoi analizat si structurat in entitati, iar algoritmii de calcul vor fi descrisi in procedurile de exploatare. Algoritmii determinati se pot exprima ca expresii algebrice, liste de actiuni conditionale, tabele de decizii.

b) Structurarea bazei informationale de intrare in entitati.

Cea de a doua subfaza presupune separarea ansamblului atributelor de intrare in grupe omogene si stabilirea legaturilor dintre acestea. Pentru aceasta se rezolva urmatoarele probleme:

- se analizeaza baza informationala de intrare determinata anterior;

- se grupeaza atributele in entitati.

Analiza bazei informationale de intrare are scopul de a determina modul de participare a datelor la procesul de prelucrare automata.

Pentru a efectua aceasta analiza se au in vedere elementele functionale indivizibile ale unui sistem informatic, respectiv entitatile.

Entitatea poate fi privita ca un aspect al existentei delimitat ca intindere, continut si sens si desemneaza un element conceptual sau material indivizibil din punct de vedere functional. Ea este deci o componenta structural-functionala elementara a sistemului care are o existenta bine determinata si reprezinta o individualitate. De exemplu : entitatea personal, entitatea materiale, entitatea costuri, etc.

Entitatea este caracterizata printr-o multime de atribute preluate din nucleul informational in urma aplicarii unor criterii de structurare. De exemplu entitatea personal are ca atribute : numele persoanei, prenumele persoanei, sexul, data nasterii, etc.

Pentru a realiza analiza corecta a bazei informationale de intrare este necesara distinctia clara intre atribut si valoarea pe care o poate avea. De exemplu NUME este un atribut (un nume de data, o caracteristica) a entitatii PERSONAL iar Popa, Sandu, Radu, etc. sunt valori pe care le ia atributul respectiv. Din perspectiva proiectarii si realizarii unui sistem informatic intereseaza identificarea atriburului si nu a valorilor concrete pe care acesta le poate lua.

Valoarea informationala a unei entitati cuprinde trei aspecte:

- caracteristici determinante specifice care identifica entitatea si o individualizeaza in ansamblul sistemului;

- nivelul sau starea entitatii la un moment dat;

- transformarile sau schimbarile care intervin datorita functiilor sistemului si determina trecerea de la o stare la alta.

Pozitia unui atribut in raport cu o entitate ii confera acestuia un mod specific de comportare si de aici rezulta trei feluri de atribute: cu caracter permanent, variabil si de stare.

Atributele permanente raman neschimbate o perioada mai mare de timp, se preiau in sistem o singura data si se actualizeaza la intervale mai mari de timp. Ele intra in componenta entitatilor permanente. De exemplu : marca, nume, sex, etc. sunt atribute permanente ale entitatii de personal.

Atributele variabile se caracterizeaza prin aceea ca valoarea lor variaza de la o prelucrare la alta reflectind fenomene si procese economice ce s-au desfasurat de la prelucrarea precedenta. Ele sunt introduse in sistem la fiecare prelucrare si intra in componenta entitatilor variabile. De exemplu : timpul lucrat, productia realizata de o persoana, indicile individual de acord, etc. sunt atribute variabile ale entitatii de personal.

Atributele de stare caracterizeaza nivelul unui element la un moment dat si reprezinta rezultatul unei prelucrari. Ele sunt stocate in baza informationala de unde se preiau periodic, se prelucreaza si se inregistreaza la noua valoare. Ele nu reflecta fenomene si procese economice ce au avut loc intre doua prelucrari, deci sunt diferite de atributele variabile, dar nu au nici o valoare constanta, ci ea se schimba la fiecare prelucrare si, deci, nu sunt nici atribute permanente. Ele se introduc in entitati permanente, iar cand sunt mai numeroase se constituie in entitati de stare. De exemplu: varsta, numarul de copii, suma castigurilor de la inceputul anului, etc. sunt atribute de stare ale entitatii de personal.

Pe baza acestei abordari poate fi definit modelul conceptual de prelucrare pe calculator la fiecare ciclu astfel:

- se actualizeaza atributele permanente cu eventualele modificari intervenite;

- se introduc in sistem valorile atributelor variabile prin preluarea din documente justificative a datelor ce reflecta operatii economice efectuate de la prelucrarea anterioara;

- se actualizeaza atributele de stare pe baza valorii initiale si a miscarilor reflectate de atributele variabile, se calculeaza starea finala pentru fiecare atribut de stare;

- se asociaza si se prelucreaza atributele permanente, variabile si de stare pentru obtinerea situatiilor de iesire proiectate.

Gruparea atributelor in entitati are la baza analiza efectuata anterior si consta in separarea ansamblului unic de date in grupuri omogene in functie de tipul atributelor, de aici rezulta ca si entitatile sunt permanente, variabile si de stare.

Relatiile dintre entitati pot fi:

- atributele din entitati permanente se actualizeaza pe baza tranzactiilor externe ce reflecta modificari in structura si componenta acestora;

- entitatile variabile se creeaza la fiecare prelucrare pe baza tranzactiilor externe ce reflecta operatiile economice;

- entitatile de stare se actualizeaza pe baza tranzactiilor interne.

Gruparea datelor in entitati permanente se face in functie de urmatoarele criterii:

- atribute de identificare;

- frecventa de utilizare si actualizare;

- accesul la date.

Primul criteriu impune gruparea in aceeasi entitate a tuturor atributelor ce au un element de identificare comun. De exemplu salariul, numarul de copii, data nasterii, adresa se pot grupa intr-o singura entitate avand comun elementul de identificare marca sau numele.

Al doilea criteriu determina gruparea in aceeasi entitate a atributelor care au aceeasi frecventa de utilizare si actualizare. De exemplu sporul de noapte, sporul santier, sporul pentru conditii deosebite se pot grupa intr-o alta entitate decat cea anterioara (desi se refera la aceeasi persoana) datorita criteriului precizat.

Al treilea criteriu se refera la gruparea in aceeasi entitate a atributelor pentru care sunt formulate cerinte deosebite legate de consultatea bazelor de date. Acest criteriu are importanta deosebita in sistemele interactive la care este necesar sa se asigure un timp de raspuns cat mai redus.

Gruparea datelor in entitati variabile se face avindu-se in vedere posibilitatea gruparii sub un identificator comun si in functie de omogenitatea datelor din punct de vedere al locului si momentului preluarii lor. Aceasta impune gruparea in aceeasi entitate a tuturor atributelor ce se regasesc pe acelasi document de miscare.

In cazul in care numarul de documente este relativ mare iar ponderea lor este inegala in sistem se poate apela la gruparea atributelor in functie de operatiile economice pe care le reflecta. De exemplu iesirile de produse se reflecta in mai multe documente : factura fiscala, avizul de insotire a marfii, lista de inventariere, etc. In masura in care iesirile prin vanzare au ponderea cea mai mare se poate apela la gruparea atributelor ce reflecta toate iesirile intr-o singura entitate, codificandu-se tipurile de iesiri.

Gruparea atributelor in entitati de stare se face in functie de aceleasi criterii ca si cele avute in vedere la entitatile permanente. De regula, numarul atributelor de stare este mai mic si solutia cea mai avantajoasa este aceea a gruparii lor in entitatile permanente la care se refera, obtinandu-se astfel entitati cu un grad mai ridicat de integrare. De exemplu atributele stoc si data ultimei miscari pot fi inregistrate in entitatea permanenta produs care va oferi astfel o imagine mai completa asupra unui produs la un moment dat.

Constituirea entitatilor in cadrul bazei informationale de intrare poate fi privita ca o operatie de separare a ansamblului unic de date in mai multe grupe omogene. Aceste grupe ar trebui, la prima vedere, sa constituie submultimi disjuncte pentru a evita preluarile repetate. Dar, in cursul prelucrarii, va fi necesara reconstituirea partiala a ansamblului initial de atribute, respectiv cuplarea a doua sau mai multe entitati . Pentru aceasta entitatile ce se vor cupla trebuie sa aiba atribute comune pentru a permite realizarea asocierilor necesare.

Atributele prezente simultan in doua sau mai multe entitati se numesc atribute de legatura. Ansamblul atributelor de legatura dintre entitati se determina pe baza asocierilor pe care le impun informatiile ce vor trebui obtinute in situatiile de iesire si algoritmii de calcul.

Trebuie mentionat ca nu toate atributele ce se pot gasi simultan in mai multe baze de date pot constitui atribute de legatura. Pentru aceasta atributul resprctiv trebuie sa constituie identificator pentru cel putin una din entitatile asociate. De exemplu pentru obtinerea unei situatii de iesire utilizam entitatile cu structura de mai jos :

- entitatea produs cu atributele : cod produs, denumire, unitate de masura, pret;

- entitatea miscari cu atributele : cod produs, pret, cantitate.

Atributul pret, desi este prezent in ambele entitati, nu poate servi drept atribut de legatura de deoarece nu identifica in mod unic nici una din entitatile ce cupleaza. De aceea se va folosi ca atribut de legatura codul produsului.

PROIECTAREA CODURILOR

1. Necesitatea, cerintele si functiile codificarii

O cerinta de baza a sistemelor informatice este aceea ca elementele din sistem sa fie riguros definite, ordonate si clasificate prin codificare.

Codificarea reprezinta o activitate cu implicatii mari in prelucrarea automata a datelor regasindu‑se sub doua aspecte :

- pe de o parte, ca o codificare interna a datelor in calculatorul electronic (respectiv transformarea datelor introduse in calculator in succesiuni de pozitii binare), ceea ce permite functionarea acestuia;

- pe de alta parte, ca o codificare externa, ceea ce permite introducerea in prelucrare a unor date cat mai impachetate, mai formalizate (inainte de introducera in calculator datele nemijlocite, respectiv denumirile, sunt inlocuite cu un sir mai redus de caractere, conform unor conventii anterior stabilite).

Prin codificare intelegem generarea unor grupuri de simboluri, denumite coduri si repartizarea acestora valorilor concrete pe care le iau elementele diferitelor multimi (in cazul unui sistem informatic se codifica atat atribute din baza de date cat si elementele structurale si functionale ale sistemului)

Rezultatul activitatii de codificare este concretizat intr-un sistem de coduri.

Prin cod se intelege o combinatie de simboluri asociate unui ansamblu de date. Intre multimea simbolurilor ce urmeaza a fi codificate si multimea codurilor asociate se stabileste o corespondenta biunivoca.

Totalitatea combinatiilor distincte, posible de realizat din simbolurile ce compun un cod reprezinta capacitatea unui sistem de coduri.

Un cod trebuie sa aiba o capacitate acoperitoare pentru toate situatiile posibile cu conditia pastrarii unicitatii codului.

Capacitate unui sistem de coduri numeric se determina cu formula:

C = bⁿ - 1

unde :

C = capacitatea codului

b = baza sistemului de numeratie utilizat

n = numarul de pozitii numerice din cadrul codului

Capacitatea unui sistem de coduri alfanumeric se determina cu formula:

C= 24^a * bⁿ

unde :

C = capacitatea codului

a = numarul de pozitii alfabetice din cadrul codului

b = baza sistemului de numeratie utilizat

n= numarul de pozitii numerice din cadrul codului

Numarul de simboluri elementare dintr-un cod poarta denumirea de lungime a secventei de cod (lungimea codului).

Lungimea codului trebuie sa fie minima pentru a reduce timpul de trasmisie si preluare a datelor pe suportii tehnici de date, pentru a reduce timpul de prelucrare etc.

In acelasi timp, lungimea codului trebuie sa-i asigure si o capacitate corespunzatoare. Aceasta se poate estima cu relatia:

L>= log_KN

unde:

L = lungimea codului

N = numarul de elemente ce se codifica

K = numarul de simboluri utilizate in construirea codului

Deci vom utiliza atatea pozitii pentru simboluri cate sunt necesare pentru a numara in baza K toate cele N elemente ale multimii.

Forma finala a codului cu precizarea clara a numarului de pozitii utilizate, natura acestora, cifra de control si algoritmul de calcul al acesteia reprezinta formatul codului.

In proiectarea unui sistem de coduri trebuie sa avem in vedere doua aspecte importante si anume:

- influenta tipului si structurii codului asupra performantelor operatiilor de prelucrare automata a datelor din sistemul informatic;

implicatiile utilizarii codurilor in operatiile de culegere si preluare a datelor si de interpretare a rezultatelor finale de catre utilizatorii neinformaticieni.

In general utilizarea codurilor este necesara deoarece folosirea nemijlocita a ansamblului de date prezinta neajunsuri ca:

- regulile de scriere a denumirilor sunt mai complexe, mai greu de respectat in comparatie cu utiluzarea unor simboluri restranse; rezulta deci ca numarul de erori este mai mic in cazul utilizarii codurilor;

- denumirile se utilizeaza mai greu in ordonarea (sortarea sau indexarea) datelor, operatii frecvente in sistemele informatice economice;

- datele necodificate sunt alcatuite dintr-un numar mai mare de caractere, ocupa un volum de suport tehnic mai mare si necesita mai mult timp pentru prelucrare.

Avand in vedere aceste considerente, se impune ca in proiectarea unui sistem de coduri sa se respecte o serie de cerinte:

1. Unicitate. Fiecarui element din multimea codificata i se atribuie un cod unic, aceasta cerinta trebuind sa fie asigurata la nivelul intregului sistem informatic.

2. Stabilitate. Caracteristica codificata trebuie sa ramana neschimbata o perioada cat mai mare de timp.

3. Elasticitate. Sa permita inserarari si extensii ale nomenclatoarelor de coduri in vederea includerii de noi elemente.

Conciziune. Sa se utilizeze un numar cat mai mic de simboluri in construirea unui cod.

5. Claritate. Sa permita realizarea cu usurinta a operatiunilor de codificare-decodificare.

6. Semnificatie. Sa permita, pe cat posibil, sugerarea caracteristicilor codificate si sa genereze interes pentru a facilita utilizarea codurilor.

7. Codul sa fie operational. Sa permita prelucrarea automata a datelor si efectuarea cu usurinta a operatiilor de sortare, indexare, scindare, interclasare etc.

Un sistem de coduri are urmatoarele functii:

a) Functia de caracterizare, care asigura exprimarea intr-o forma concisa, unica si stabila in timp, a continutului semantic al fiecarui element codificat prin intermediul codului asociat acestuia. In mod concret functia de caracterizare permite utilizarea cu prioritate a codului in locul denumirii integrale a elementului codificat.

b) Functia de identificare, care ofera posibilitatea regasirii mai rapide a elementelor prin intermediul codurilor asociate lor decat prin folosirea completa a semanticii acestora. Aceasta functie creaza posibilitatea ulterioara de selectare a anumitor caracteristici prin intermediul carora se vor identifica in mod unic anumite valori folosind conceptul de cheie de acces.

c) Functia de control, care presupune existenta unei chei de control (formata din unul sau mai multe caractere) pe baza careia folosind metode si algoritmi specifici sa se poata verifica integral corectitudinea simbolurilor care intra in structura codului. De regula, aceasta cheie de control se plaseaza in ultima parte a codului si este separata de acesta printr-o linie de unire.

d) Functia de manipulare a elementelor codificate, care faciliteaza introducerea in memorie a acestora, reducerea timpului de prelucrare, inclusiv usurinta folosirii codului de catre personalul din compartimentele functionale implicate in functionarea sistemului informatic.

2 Tipuri de coduri

Diversitatea si complexitatea colectiilor de date, specificul operatiilor de regasire, sortare, indexare etc. au condus la aparitia unei palete variate de coduri, ce se pot grupa dupa mai multe criterii .

I). Dupa natura caracterelor utilizate :

Coduri numerice, in care simbolurile utilizate in construirea codului sunt cifrele de la 0 la 9. De exemplu codificand sectiile din facultate: 11 pentru Management; 12 pentru Contabilitate; 13 pentru Informatica etc.

. Coduri alfabetice, in care simbolurile utilizate in construirea codului sunt literele alfabetului. De exemplu : MIZ pentru Management, cursuri de zi; CIS pentru Cibernetica, informatica si statistica etc.

. Coduri alfanumerice, in care simbolurile utilizate sunt cifrele, literele si toate caracterele speciale cuprinse in codul ASCI.

II. Dupa lungimea secventei de cod exista:

1. Coduri cu lungime fixa, in care toate elementele unei multimi sunt codificate cu acelasi numar de caractere.

2. Coduri cu lungime variabila, in care lungimea secventei de cod poate fi diferita pentru elemente diferite din aceeasi multime.

III. Dupa semnificatia codului sunt:

1. Coduri semnificative. Aceste coduri semnifica continutul informational al elementelor pe care le reprezinta. De exemplu: lect - semnifica valoarea lector, conf - semnifica valoarea conferentiar, stud ‑ semnifica sudent etc.

2. Coduri nesemnificative. Aceste coduri nu semnifica continutul informational al elementelor pe care le reprezinta. Ele sunt combinatii de simboluri dupa anumite criterii si se atribuie elementelor fara a avea o semnificatie. De exemplu: 01 - pentru lector, 02 - pentru conferentiar etc.

IV. Dupa modul de intocmire a nomenclatoarlor de coduri exista:

Coduri atribuite manual

Coduri atribuite automat.

V. Din punct de vedere al utilizatorului se pot folosi:

Coduri accesibile utilizatorului;

Coduri ascunse utilizatorului.

VI. Dupa structura codului exista:

Coduri elementare;

Coduri complexe.

Codurile elementare au rolul de a identifica un element din cadrul unei singure multimi de elemente. Ele pot fi:

coduri secventiale,

coduri secventiale cu formare de grupe,

coduri abreviate.

Codurile secventiale se construiesc prin atribuirea in ordine crescatoare a unor simboluri numerice sau alfanumrice elemntelor din multimea ce urmeaza a fi codificata, pe masura ce aceste elemnte apar in sistem. Ele pot avea lungim fixa sau variabila. In cazul codurilor cu lungime fixa se adauga zerouri nesmnificative in fata sirurilor de caractere atribuite.

Codurile secventiale au avantajul conciziunii, dar nu sunt elastice si nu pot fi utilizate eficient in gruparea datelor.

Codurile secventiale cu formare de grupe. Reprezinta o dezvoltare a codurilor secventiale, in sensul ca se prevede rzervarea unor grupe de coduri pentru grupe de elemente, iar in cadrul grupelor elementele sunt codificate secvential.

Separarea multimii elmentelor de codificat pe grupe sau subgrupe se face pe baza unor caracteristici comune tuturor elemntelor ce apartin grupei sau subgrupei respective.

Acest tip de coduri este elastic, servind si necesitatilor de grupare si ordonare a datelor.

Coduri abreviate. Sunt coduri alfabetice, de lungime fixa sau variabila care se constituie prin prescurtare sau prin preluarea unor initiale.

Cele obtinute prin prescurtare poarta denumirea de mnemonice.

Cele obtinute prin preluarea unor initiale poarta denumirea de acronime.

Codurile complexe. Se folosesec pentru elementele ce pot sa apartina mai multor multimi distincte care pot fi folosite in comun pentru prelucrari viitoare. Aceste coduri sunt astfel construite incat sa reflecte apartenenta multipla. El pot fi:

coduri ierarhizate,

coduri juxtapuse,

coduri combinate.

Codurile ierarhizate se folossc atunci cand intre caracteristicile ce urmaza a fi simbolizate (codificate) sunt stabilite relatii de subordonare.

Codurile juxtapuse (partajate) se construisc prin concatenarea codurilor atribuite caracteristicilor individuale cu smnificatii distincte.

Codurile combinate surprind in structura lor relatiile logice existente intre diferite caracteristici ale elementelor de codificat. Ele pot fi matriciale sau binare.

Codurile matriciale se folosesc in cazul in care elementele de codificat pot fi caracterizate in functie de doua insusiri, codul atribuit reprezentandu-le cumulativ pe amandoua.

Codurile binare se folosesc pntru a reflecta in mod sugestiv si simplu prezenta sau absenta mai multor insusiri ce caracterizeaza simultan elementele unei multimi de date. In acest sens, insusirile respectve se codifica prin puteri succesive ale cifrei doi, fiecare pozitie putand lua valoara 0 sau 1 in functie de prezenta sau absenta insusirii respective.

VII. Dupa modul de preluare in sistemul de calcul, codurile pot fi:

Coduri preluate manual (prin tastare de la terminal);

Coduri preluate automat. Ele sunt introduse in sistem prin utilizara unor echipamente periferice speciale precum: echipamente pntru citirea documntelor scrise cu cernala magentica, scannere, camere video si alte echipamente multimedia.

VIII. Dupa modul in care trateaza erorile provenite in urma utilizarii unui sistem de coduri intalnim:

Coduri care nu detectaza erorile de manipulare;

Coduri autodtectoare de erori;

Coduri autocorectoare de erori.

3 Elaborarea si controlul utilizarii codurilor

Activitatile parcurse in elaborarea unui sistem de coduri sunt:

analiza elementelor ce urmeaza a fi codificate;

precizarea si uniformizarea terminologiilor;

stabilirea caracteristicilor si a relatiilor dintre elementele de codificat;

alegerea tipurilor de coduri;

estimarea capacitatii, lungimii si formatului codurilor;

determinarea cifrei de control corespunzatoare fiecarui cod si asocierea ei codului respectiv ;

atribuirea codurilor elmentelor de codificat, respectiv crearea nomenclatoarelor de coduri;

intretinerea nomenclatoarelor de coduri.

O problema deosbita care se ridica in legatura cu codificarea datelor este acea a verificarii corectitudinii codului in procesele de culgere, trasmitre si prelucrare a datelor.

Cu ocazia manipularii codului, apar posibilitati ca acesta sa fie modificat, erorile astfel generate avand consecinte negative asupra corectitudinii informatiilor obtinute si asupra functionarii sistemului informatic in ansamblu.

Erori in utilizarea codurilor apar atat la intocmira nomenclatoarelor de coduri cat si pe parcursul exploatarii sistemului informatic.

Erorile ce intervin la generara nomenclatoarelor de coduri pot fi inlaturate prin relizarea unor proceduri de atribure automata a simbolurilor pentru fiecare element de codificat si/sau printr-o verificare corespunzatoare in etapa de implemntare a sistemului informatic.

Pe parcursul exploatarii sistemului informatic pot sa apara erori datorate:

transpunerii gresite pe documentul justificativ sau pe elementul pe care codul il identifica;

preluarii incorecte (de pe documntele justificative de exemplu) in sisetmul de calcul.

Se pune deci problema de a utiliza metode ce pot prevenii sau depista erorile in codificare si in utilizara codurilor. In acest sens, o tehnica des utilizata este cea a cheii (cifrei) de control.