Separarea activitatii de transporturi postale

1. Obiective strategice generale

Prin separarea activitatii de transporturi postale intr-o afacere de sine statatoare se urmareste realizarea urmatoarelor obiective:

Rentabilizarea transporturilor postale, prin asigurarea alinierii indicatorilor: "capacitate-voluum/greutate-distanta-cost".

Crearea conditiilor reale de dezvoltarea independenta a acestui sector, prin aplicarea principiilor de autosugestie financiara.

Crearea unui centru de profit in beneficiul intregului sistem postal national.

Realizarea unei flexibilitati mai mari a retelelor postale in deservirea celorlalte ramuri de activitati postale, precum si a virtualilor beneficiari din afara sistemului postal.

Asigurarea posibilitatii de stabilire a costurilor reale atat pentru transporturilor postale propriu-zise, cat si pentru celelalte prestatii postale.

Specializarea personalului managerial duce la cresterea eficacitatii actului decizional in domeniul transporturilor postale.

Crearea conditiilor de contracarare a concurentei pe piata transporturilor postale.

2. Conditii initiale impuse

O restructurare in domeniul transporturilor postale ar cuprinde toate activitatile de gestionare a parcului auto, avand reteaua formata din punctele in care se concentreaza mijloacele de transport: centre regionale de tranzit si puncte de tranzit ale oficiilor judetene.

Deci, o prima conditie esentiala va fi aceea ca se vor avea in vedere mijloacele auto pentru transportul tehnologic din reteaua postala existenta, masinile din parcul administrativ ramanand in dotarea si gestiunea utilizatorilor.

A doua conditie este impusa de mentinerea in activitate a tuturor soferilor salariati ai postei la aceasta data.

Conditia a treia consta in luarea in considerarea a planurilor de indrumare in vigoare.

A patra conditie rezida din faptul ca in cadrul D.R.P. nu exista o structura de sine statatoare necesara gestionarii parcului de masini.

3. Optimizarea activitatii de transport

Separarea activitatii de transport implica modificarea profunda atat a sistemului organizatoric propriu-zis in cele doua componente definitorii - organizarea procesuala si organizarea structurala, cat si a sistemului decizional si informational.

Tinand seama de conditiile initiale impuse, aceste elemente se pot realiza astfel:

1. Sistemul organizatoric

Separarea acestei activitati se face prin preluarea parcului de masini pentru transport tehnologic si a personalului aferent de la Directiile Regionale de Posta.

Se infiinteaza o Directie de Transport subordonata Directorului General al C.N. "Posta Romana".

In vederea eficientizarii si optimizarii activitatii de transport in actualele sedii ale D.R.P.-urilor, deci si al D.R.P. Bacau se va infiinta un centru de transport coordonand prin responsabili judeteni punctele de transport ale oficiilor judetene de posta de pe teritoriul regiunii postale respective.

a) Organizarea procesuala

Organizarea procesuala trebuie sa rezolve urmatoarele aspecte:

Definirea si delimitarea clara a celor patru functii - personal, productie, cercetare-dezvoltare, financiar-contabila - precum si evaluarea gradului de manifestare pentru fiecare functiune.

Determinarea activitatilor specifice fiecarei functiuni si detalierea acestor activitati pe atributii, sarcini si lucrari.

Determinarea relatiilor de interconectare si intercorelare dintre activitati.

Astfel, structura procesuala propusa este urmatoarea:

Centrul de transport de pe raza Directiei Regionale de Posta Bacau va asigura mijloacele de transport pentru Centru Regional de Tranzit Bacau si pentru Punctele de Tranzit Piatra neamt si Focsani.

1. Functia de personal

Functia de personal este indeplinita de catre seful fiecarei unitati teritoriale de transport postal.

2. Functia de productie

Indeplinirea functiei de productie trebuie sa se realizeze prin aplicarea principiilor economiei de piata si adaptarea acestora la conditiile concrete locale.

In acest context exploatarea parcului auto trebuie sa se faca cu eficienta maxima urmarindu-se in permanenta reducerea costurilor aferente.

Pe langa activitatea de transport postal se vor putea efectua si activitati extrapostale cu conditia ca asigurarea serviciilor postale sa nu fie afectata negativ.

3. Functia de cercetare-dezvoltare

Pentru asigurarea dotarii uniforme cu masini de transport postal a tuturor punctelor de transport si in scopul achizitionarii in conditii mai avantajoase a acestor mijloace, functia de cercetare-dezvoltare va fi indeplinita la nivelul Directiei Nationale de Transport.

4. Functia financiar-contabila

La nivelul centrelor de transport se va tine o evidenta primara.

Lunar, acestea transmit la Directia Nationala decontul banesc special pentru aceasta activitate.

La nivelul Directiei Nationale, functia financiar-contabila trebuie sa serveasca pentru decontarea cu alte segmente de produse din cadrul C.N.P.R. si pentru furnizarea datelor necesare dezvoltarii afacerii de transport.

La acest nivel se vor analiza centrele de transport nerentabile si se vor stabili masuri corespunzatoare pentru reorganizarea sau desfiintarea acestora.

a) Organizarea structurala

Aceasta structura va avea doua niveluri manageriale ierarhice: un nivel central pentru decizii strategice si reglementari si un nivel al centrelor postale pentru decizii operationale.

La ambele nivele vor exista servicii specializate dupa modelul actual al D.R.P.-ului.

b) Structura de personal

Afacerea Transporturi postale poate fi pornita cu preluarea personalului din cadrul D.R.P.-ului cu atributii in acest domeniu (ex. Director Dezvoltare, Sef birou dezvoltare etc.).

In prima etapa nu se vor ocaziona cheltuieli suplimentare de personal.

1. Sistemul decizional

Realizarea separarii produsului "Transport postal" si functionarea acestei afaceri in conditiile economiei de piata impune obligativitatea acordarii de competente decizionale pentru fiecare nivel ierarhic si asigurarea parghiilor necesare finalizarii deciziilor.

2. Sistemul informational

Componenta esentiala a managementului modern, sistemul informational specializat constituie elementul determinant al diviziunii atributiilor si sarcinilor intre cele doua niveluri ierarhice si asigura legatura directa intre sistemul decizional si sistemul operational al noii afaceri.

Nodurile sistemului informational trebuie sa se realizeze cu controlul Directiei Regionale, respectiv la cele 10 centre de transport la care sa se conecteze si responsabilii judeteni.

Feedback-ul sistemului informational se realizeaza atat prin nivelurile ierarhice directe de jos in sus cat si prin intermediul unui Dispecerat National de Transport Postal.

Baza sistemului informational trebuie sa o constituie un puternic pachet de programe informatice care sa asigure gestionarea automatizata a intregului parc de masini, prelucrarea foilor de parcurs, efectuarea evidentei contabile, calculul salariilor etc.

4. Propuneri de implementare

4.1. Propuneri de asigurare cu personal

Prima masura care trebuie sa se adopte la nivelul conducerii C.N.P.R. consta in numirea managerului acestei afaceri.

Pentru asigurarea cu resurse umane a noii structuri de conducere se va proceda la atragerea personalului din cadrul centrului Companiei, respectiv de la Directiile Regionale de Posta, angajarea pe noile posturi facandu-se dupa sustinerea unui interviu.

Se considera ca la nivelul Directiei National "Transporturi Postale" managerul numit trebuie sa-si formeze singur echipa de colaboratori, purtand responsabilitatea deciziilor in acest sens.

4.2. Propuneri de asigurare cu dotari logistice

Mijloacele de transport tehnologic vor fi preluate de la directiile regionale de posta in totalitate, asigurandu-se astfel infrastructura intreprinderii de transport postal.

Dotarea cu mijloace de informatizare si birotica la toate nivelurile se va face prin transfer de la directiile regionale de posta.

4.3. Propuneri de asigurare a spatiilor

Din motive operationale, sediile centrelor de transport regional trebuie sa se stabileasca in cladirile centrelor regionale de tranzit, iar punctele de transport in spatiul punctelor de tranzit judetean.

4.4. Criterii de implementare

Prin preluarea de catre noua structura a personalului specializat, a dotarilor logistice si a spatiilor necesare de la subunitatile postale actuale nu apar cheltuieli suplimentare de acest gen.

Costurile cu chiriile aferente spatiilor ocupate de catre noua directie sunt in prima faza "ipotetice". Vor fi preluate in mod obligatoriu cheltuielile legate de intretinerea si administrarea spatiilor luate in folosinta.